Utbetalning av semester i Visma Lön 300/600 - Visma Spcs AB

Utbetalning av semester
Längre dagar, ljusare tider – och snart är
det dags för semester. I det här avsnittet
av Löneskolan lotsar Ulla Lindblad dig genom
semesterhanteringen i Visma Lön 300
och 600.
Semesterårsavslutet är snart klart och från
1 april kan anställda börja ta ut sina nya semesterdagar.
Detta gäller företag som följer
lagens semesterår 1 april till 31 mars.
I Visma Lön 300/600 kan du planera medarbetarnas
semester under valet Arbeta med –
Semester – Semesterplanering. Bilderna i artikeln
är tagna från Visma Lön 600, men funktionerna
är likadana i Visma Lön 300.
I Semesterplaneringen får du en bra överblick
över hur semestern fördelas och den går också
att skriva ut. Du registrerar planerad semester
med Snabbval Semester, uttag och förutom
i Semesterplaneringen sparas registreringarna i
kalendariet.
Olika typer av semester
Det finns olika typer av semesterdagar. Personal
som arbetat under hela intjänandeåret
får full betald semester. Personal som bara
varit anställd del av året kan få delvis betald
semester och delvis obetald.
Nyanställd personal som börjar under semesteråret
har rätt att vara ledig, men då utan
betalning – alltså obetalda dagar. En del företag
beviljar förskottssemester till nyanställd
personal, ledighet utan löneavdrag men med
eventuell återbetalningsskyldighet.
När du registrerar uttag av semester med
snabbval väljer programmet i en prioritetsordning
som följer semesterlagen. Först
plockas årets betalda dagar och sedan sparade
dagar.
För anställda som har fått en del betalda
och en del obetalda dagar plockas först de
betalda sedan de obetalda. Om förskottsdagar
finns inlagda i anställningsregistret plockas
de före obetalda dagar. Om en anställd inte
har några semesterdagar av någon typ går det
inte att registrera uttag av semester.
Allting sker automatiskt och går inte att
påverka i kalendariet.
Exempel på utbetalningar
De semestervillkor du valt på de anställda
avgör vilka lönearter programmets snabbval
använder. Registrering av semester i
12 Visma • Du&Datorn nr 61 mars 2008
Övningsbolaget sker – precis som övriga
avvikelser – med en månads eftersläpning.
Semesteruttaget kommer då med på lönekörningen
månaden efter semestern.
Nackdelen för de anställda är att semesterpengarna
betalas ut när de redan haft semester.
Fördelen för dig som sköter lönerna är
att du säkert vet att frånvaron gällde semester
och att det inte istället blev vård av sjuka barn
eller egen sjukdom. Dessutom blir utskriften
av semesterskuldlistan korrekt.
Semestervillkor 10
Sven Svensson, arbetare med löneformen
timlön och semestervillkor 10 – Semesterlagen,
arb med semesterdaglön, tar ut två dagars semester
i april månad. Jag registrerar uttaget
i kalendariet med Snabbval Semester, uttag.
Snabbvalet använder två lönearter för registreringen,
en för dagarna och en för pengarna.
Här följs alltid dagar och pengar åt.
I Svens fall blir det inget avdrag på lönen
när han har semester, eftersom han inte
har fast månadslön, men han kommer att få
timlön för 16 timmar mindre denna löneperiod.
Avvikelsen kommer med på löneutbetalningen
i maj månad.
Anders är också arbetare och har samma
semestervillkor, men han har löneformen månadslön.
När jag registrerar uttag av semester
används andra lönearter i samma snabbval.
Anders får semesterdaglönen som räknades
ut vid semesterårsavslutet och avdrag på
månadslönen.
Semestervillkor 20
Siw som är tjänsteman med semestervillkor
20 – Månadslön med semestertillägg + rörliga delar tar
också ut semester i april. Jag registrerar uttaget
i kalendariet med Snabbval Semester, uttag.
Utbetalningen av semesterlön för tjänstemän
består av två delar, grunddaglön och
semestertillägg. Detta sätt att betala ut semesterlön
kan också användas för arbetare.
En av de lönearter som används i snabbvalet
beräknar grunddaglönen med 4,6 procent
på den anställdes månadslön vid utbetalningstillfället
och en annan beräknar tillägget
med 0,8 procent på månadslönen.
Samtidigt används en löneart som gör
avdrag på månadslönen med 4,6 procent
Grunddaglönen för semestern och semesteravdraget
är samma pengar men lönearterna
bokförs på olika konton. På detta sätt
blir förändringen av semesterskulden mer
korrekt.
Om du inte vill att de anställda ska se dessa
lönearter på sin lönespecifikation tar du bort
markeringen Visas på utskrift av lönespecifikation
på lönearterna i löneartsregistret.
Semestertillägg
I Övningsbolaget har vi valt att betala ut
semestertillägget i samband med uttaget av
semesterdagarna. Om ditt företag istället
betalar ut alla semestertillägg samtidigt en
gång per år ska du ange detta i företagsinställningarna
för semester.
Ta bort markeringen för Semestertillägget betalas
ut vid uttagstillfället. Snabbvalet Semester,
uttag ändrar direkt inställningar när du sparar
förändringen.
När du ska betala ut semestertillägget
använder du Snabbval lönekörning Semester, ersättning.

i Visma Lön 300/600
Markera Utbetalning av semestertillägg. Beloppet
kommer inte att synas förrän på lönespecifikationen
när du skapat lönekörningen.
Rörlig semesterlön
En säljare som har fått provision kan enligt
avtal ha rätt till ett rörligt semestertillägg på
sin provision. Du kan läsa mer om beräkning
av rörligt tillägg i programmets Hjälp.
När en anställd ska få ut sitt rörliga semestertillägg
ska du också välja Snabbval lönekörning
Semester, ersättning. Markera Utbetalning
rörlig semesterlön och klicka på OK. Du ser
inte heller detta belopp förrän du har skapat
nästa lönekörning och tittar på lönespecifikationen.
Siw Eriksson har fått ut alla sina 25 semestertillägg.
Hon har fått en rörlig semesterersättning
på totalt 1 571,72. Den ersättningen
beräknades vid semesterårsavslutet och betalas
ut som en klumpsumma, inte per dag.
Siw har också tagit ut 2 dagars semester, här
används bara lönearter för daglön, dagavdrag
och semesterdagar.
Semestervillkor 30
Kalle arbetar extra på lov och ibland även på
eftermiddagar. Jag har valt semestervillkor
30 Säsongs-/Extraanställd med semesterersättning
på Kalle.
Semestervillkor 30 håller bara reda på
pengar – semesterersättning – inte dagar.
Semesterersättningen beräknas med en procentsats
på semestergrundande lön och tar
även med beräkning på semestergrundande
frånvaro. Utbetalningen kan göras vid varje
lönekörning eller vid enstaka tillfällen under
året.
När semesterersättningen ska betalas ut
väljer jag Snabbval lönekörning Semester, ersättning
och markerar Semesterersättning vid säsongs-/ex-
traanställd. Alla semesterpengar till och med
den aktuella lönen betalas ut och beloppet
visas först på lönespecifikationen.
Ett annat alternativ för extra personal som
arbetar i liten omfattning är att betala ut en
timlön inklusive semesterersättningen.
Semesterersättning på slutlön
När en anställd slutar ska du betala ut all
semesterersättning. Slutlönen för semestern
ska innehålla värdet av nya intjänande semesterdagar,
kvarvarande dagar och eventuellt
sparade dagar.
Sven Svensson slutar 18 april. Han får sin
sista lön 23 maj. Övningsbolaget har en avvikelseperiod
med en månads eftersläpning.
Sven har löneformen timlön och får både
timlön och avvikelser för april månad på
lönen i maj.
I anställningsregistret anger jag datum för
när anställningen upphör men markerar inte
rutan Har slutat.
Jag registrerar alla avvikelser för tiden 1 till
18 april i kalendariet och väljer sedan Snabbval
lönekörning Semester, ersättning för att betala ut
slutlön för semestern.
Detta snabbval kan användas för flera olika
typer av utbetalning av semestersättning.
Vilka val som är möjliga beror bland annat
på personalkategori och semestervillkor. I
inget fall visas beloppet förrän på lönespecifikationen.
På lönespecifikationen får Sven ut timlön
för perioden 1 till 18 april. Avvikelser för
samma period finns också med.
Svens semesterersättning på 38 659,52 kr
innefattar värdet av nya intjänade, betalda
och sparade semesterdagar och semesterdagarna
plockas automatiskt bort.
Om du vill veta hur summan är beräknad
kan du från Utskriftscentralen skriva ut en semesterskuldlista
innan du använder snabbvalet
i kalendariet.
Tips!
Du kan bifoga en kopia av semesterskuldlistan
när du skickar lönebeskedet
så att den anställde ser hur beräkningen
är gjord.
Fotnot: I Du&Datorn nr 58 (mars 2007)
beskrev Ulla Lindblad hur semesterårsavslut
görs i Lön 300/600. Denna och andra artiklar
från tidningens kunskapsserier hittar du under
valet Ditt företagande www.vismaspcs.se.
löneskolan Ulla Lindblad
Visma • Du&Datorn nr 61 mars 2008 13