Anbudsbegäran-kaffe, te, kakao och chokladdrycker - Ålands Hälso ...
Anbudsbegäran-kaffe, te, kakao och chokladdrycker - Ålands Hälso ...
Anbudsbegäran-kaffe, te, kakao och chokladdrycker - Ålands Hälso ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Anbudsbegäran</strong><br />
På <strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvårds vägnar anhålls härmed om anbud på leverans av <strong>kaffe</strong>, <strong>te</strong>,<br />
<strong>kakao</strong>pulver <strong>och</strong> chokladdrycksproduk<strong>te</strong>r för den egna verksamhe<strong>te</strong>n under perioden 1juni<br />
2013 – 31 maj 2015 med möjlighet till eventuell option för tiden 1 juni 2015-31 maj 2017.<br />
<strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvård förbehåller sig rät<strong>te</strong>n att besluta om ev. förlängning.<br />
Ett brett utbud inom ef<strong>te</strong>rfrågade produktområden ger leverantören en fördel.<br />
Följande produk<strong>te</strong>r <strong>och</strong> priser ef<strong>te</strong>rfrågas:<br />
- Brygg<strong>kaffe</strong> i halvli<strong>te</strong>rspaket Pris per kilo<br />
- Brygg<strong>kaffe</strong> i portionspåsar om 100 gram Pris per kilo<br />
- Te i påsar; Ange mängd/vikt <strong>te</strong> per påse Pris per 100 påsar<br />
- Kakaopulver/chokladdryck; levereras i<br />
Större förpackningar om 3-5 kg Pris per kilo<br />
Upphandlingens omfattning <strong>och</strong> förutsättningar<br />
Den totala omsättningen under avtalsperioden + eventuell optionstid beräknas vara ca 140.000 €.<br />
Omsättningen beräknas till följande ungefärliga mängder per år:<br />
- Kaffe 4.000 kg<br />
- Te 35.000 påsar<br />
- Kakaopulver <strong>och</strong> <strong>chokladdrycker</strong> 30 kg<br />
De ovan angivna kvanti<strong>te</strong><strong>te</strong>rna, bygger på de senas<strong>te</strong> årens verksamhetsutfall <strong>och</strong> utgör endast<br />
en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvanti<strong>te</strong><strong>te</strong>r.<br />
<strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvård garan<strong>te</strong>rar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren<br />
åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår.<br />
Annonsering<br />
Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande annonseras som en upphandling under EU:s<br />
tröskelvärde <strong>och</strong> annonseras den 27.03.2013 via annonsorganet HILMA.<br />
Upphandlingsformen medger in<strong>te</strong> förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav <strong>och</strong> villkor<br />
enligt denna upphandling följs <strong>och</strong> att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.<br />
Upphandlingsenhe<strong>te</strong>n<br />
Upphandlingsenhet är<br />
<strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvård.<br />
Upphandlingsavdelningen<br />
PB 1055<br />
22 111 Mariehamn
Kontaktperson: Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel<br />
Tel. +358 18 535156<br />
E:postadress: upphandling@ahs.ax<br />
Inlämnande av anbud<br />
Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet <strong>och</strong> broschyrer<br />
bör vara svenskspråkiga, men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Anbud skall 2 ) vara upphandlingsavdelningen tillhanda senast den 18 april 2013 kl. 15.00.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Anbud skall 3) sändas via post i slu<strong>te</strong>t kuvert märkt ”anbud <strong>kaffe</strong>, <strong>te</strong>, <strong>kakao</strong>pulver <strong>och</strong> chokladdrycksproduk<strong>te</strong>r”<br />
till upphandlingsenhe<strong>te</strong>n adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post<br />
accep<strong>te</strong>ras ej. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar under<strong>te</strong>cknat av behörig firma<strong>te</strong>cknare.<br />
Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen;<br />
e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång <strong>och</strong> besvaras på<br />
<strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvårds hemsida: www.ahs.ax, senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast<br />
skriftliga svar är bindande för <strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera<br />
uppgif<strong>te</strong>rna på hemsidan.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:
I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar<br />
för förpackningar:<br />
För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273<br />
För anbudsgivare i Finland – Finlands statsråds beslut om förpackningar <strong>och</strong><br />
förpackningsavfall 962:1997<br />
För anbudsgivare på Åland – Landskapsförordning 1998:93 om förpackningar<br />
<strong>och</strong> förpackningsavfall<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Intyg eller beskrivning av hur anbudsgivaren uppfyller detta, skall bifogas anbudet<br />
Anbudets giltighetstid<br />
Anbud skall 5) vara giltigt under minst fyra månader ef<strong>te</strong>r anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess<br />
inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till <strong>och</strong> med 30 kalenderdagar ef<strong>te</strong>r att domstolsbeslut<br />
meddelats.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Utvärdering<br />
Ef<strong>te</strong>r anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud <strong>och</strong> först kontrolleras att kraven på anbudsgivare<br />
är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att<br />
alla skallkrav är uppfyllda. Om de in<strong>te</strong> är uppfyllda beaktas in<strong>te</strong> anbudet vidare. Sedan görs en<br />
värdering av börkrav, enligt utvärderingsmetod beskrivet nedan <strong>och</strong> i kravspecifikation.<br />
Skall- <strong>och</strong> börkrav<br />
De 25 skall-formuleringarna (i anbudsförfrågan <strong>och</strong> bilaga 1) beskriver krav som mås<strong>te</strong> uppfyllas.<br />
Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren <strong>och</strong> dels de erbjudna produk<strong>te</strong>rna. Anbudsgivare ombeds<br />
besvara alla frågor som avser skallkrav. Anbudsgivare som in<strong>te</strong> uppfyller något skallkrav eller<br />
lämnar fråga om något skallkrav obesvarad, lämnas utanför upphandlingen.<br />
De 7 bör-formuleringarna (i anbudsförfrågan <strong>och</strong> bilaga 1), beskriver ett önskemål <strong>och</strong> kommer att<br />
utvärderas vid val av leverantör.
För varje erbjuden produkt bedöms uppfyllande av i anbudsförfrågan framställda skall- <strong>och</strong> börkrav.<br />
Skallkrav<br />
Anbudsgivaren skall 6) ha kompe<strong>te</strong>ns, personal, maskiner, utrustning <strong>och</strong> kapaci<strong>te</strong>t att driva verksamhe<strong>te</strong>n.<br />
En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamhe<strong>te</strong>n<br />
samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande,<br />
effektivi<strong>te</strong>t, erfarenhe<strong>te</strong>r <strong>och</strong> tillförlitlighet.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Anbudsgivare skall 7) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senas<strong>te</strong> verksamhetsåren.<br />
Referenserna skall 8a) avse liknande uppgif<strong>te</strong>r som upphandlingen avser. För nystartade företag<br />
som saknar referenser, skall 8b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara<br />
för uppdragets genomförande.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Uppgif<strong>te</strong>r om referenser inklusive kontaktuppgif<strong>te</strong>r till personer som kan kontaktas hos<br />
det företag som anges som referens bifogas till anbudet<br />
Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk <strong>och</strong> finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra<br />
uppdraget <strong>och</strong> etablera ett leverantörsförhållande med <strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvård. Den ekonomiska<br />
<strong>och</strong> finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 9-<br />
14:<br />
Anbudsgivarens kreditomdöme skall 9) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/al<strong>te</strong>rnativt AA<br />
(där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 10) vara<br />
högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag.<br />
I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren in<strong>te</strong> omfattats av ratingsys<strong>te</strong>met,<br />
kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring<br />
att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabili<strong>te</strong>t.<br />
Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som in<strong>te</strong> omfattas<br />
av ratingsys<strong>te</strong>met, eller företag under bildande, skall 11) sökanden lämna intyg t.ex. genom<br />
bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgif<strong>te</strong>r.
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Intyg bifogas gällande kreditomdömet. Om kreditomdömet är lägre än AA eller riskklass<br />
4 lämnas ett intyg från revisor in, där revisorn lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt<br />
att sökanden innehar ekonomisk stabili<strong>te</strong>t.(de anbudsgivare som lämnade in intyg om detta vid<br />
den avbrutna upphandlingen behöver in<strong>te</strong> lämna in ett nytt intyg, utan det intyg som inlämnats beaktas)<br />
Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att lämna följande uppgif<strong>te</strong>r:<br />
Uppgif<strong>te</strong>r om anbudsgivaren 12)<br />
Kontaktuppgif<strong>te</strong>r<br />
Företagets namn<br />
Postadress<br />
E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut.<br />
Organisations/FO-nummer<br />
Hemsida<br />
Kontaktperson<br />
- E:postadress<br />
- Telefon /Mobil<strong>te</strong>lefon<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Kontaktuppgif<strong>te</strong>r skall anges enligt ovanstående för att skallkravet skall vara uppfyllt.<br />
En kortfattad beskrivning av företaget, t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av<br />
liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning, etc. beskrivs under denna punkt, al<strong>te</strong>rnativt<br />
lämnas in på skild bilaga.<br />
Juridisk ställning<br />
Anbudsgivaren skall 13) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregis<strong>te</strong>r.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Intyg bifogas(de anbudsgivare som lämnade in intyg om detta vid den avbrutna upphandlingen<br />
behöver in<strong>te</strong> lämna in ett nytt intyg, utan det intyg som inlämnats beaktas)<br />
Ekonomisk situation<br />
Anbudsgivare skall 14) presen<strong>te</strong>ra:
- intyg över att anbudsgivaren in<strong>te</strong> har försummat att betala skat<strong>te</strong>r, förskottsinnehållningar<br />
eller lagstadgade socialskyddsavgif<strong>te</strong>r<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Intyg bifogas (de anbudsgivare som lämnade in intyg om detta vid den avbrutna upphandlingen<br />
behöver in<strong>te</strong> lämna in ett nytt intyg, utan det intyg som inlämnats beaktas)<br />
Skallkrav för produk<strong>te</strong>rna:<br />
Skallkraven redovisas i kravspecifikationen i bilaga. Kravspecifikationen bör fyllas i, för att<br />
offer<strong>te</strong>n skall kunna accep<strong>te</strong>ras.<br />
Uppgif<strong>te</strong>r om erbjudna produk<strong>te</strong>r<br />
För erbjudna produk<strong>te</strong>r skall 15) ges följande uppgif<strong>te</strong>r:<br />
priset/kg i euro utan mervärdesskatt<br />
minsta leveransstorlek<br />
namnet på produk<strong>te</strong>n<br />
ev. underleverantör<br />
antalet möjliga leveranser per vecka<br />
ursprungsland<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar: Alla punk<strong>te</strong>r som räknas upp enligt skallkrav 15 skall vara ifyllda i prislistan. Om någon<br />
uppgift saknas av de ovan uppräknade uppgif<strong>te</strong>rna, är skallkravet in<strong>te</strong> uppfyllt. OBS! Priset anges<br />
utan moms, om moms ingår i priset betraktas anbudet som ogiltigt.<br />
På begäran skall 16) prover på erbjudna produk<strong>te</strong>r kostnadsfritt tillsändas <strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong><br />
sjukvård för granskning <strong>och</strong> provanvändning.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:
Komplet<strong>te</strong>rande uppgif<strong>te</strong>r därutöver kan ges på skild bilaga till anbud. Offererade produk<strong>te</strong>r<br />
bör 1) finnas med i anbudslämnarens ordinarie produktkatalog som bifogas anbudet. Om någon<br />
enstaka produkt in<strong>te</strong> finns med i katalogen skall 17) separata produktblad bifogas anbudet.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Produk<strong>te</strong>rnas tillgänglighet under avtalstid.<br />
Produk<strong>te</strong>rna skall 18) av leverantören hållas fortlöpande tillgängliga på marknaden för inköp<br />
under avtalstiden.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Elektronisk fakturering<br />
Vi värdesät<strong>te</strong>r uppgift om huruvida anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering<br />
men detta har in<strong>te</strong> betydelse för val av leverantörer.<br />
All fakturering bör 2) ske på svenska. Om anbudsgivaren bedömer att det in<strong>te</strong> är möjligt att<br />
skicka fakturor på svenska, vill vi ha en motivering varför.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:
Kri<strong>te</strong>rier för val av leverantörer<br />
Kri<strong>te</strong>rier Max poäng<br />
Pris 55<br />
Smak <strong>och</strong> konsis<strong>te</strong>ns 25<br />
Ekologisk <strong>och</strong> etisk produktion 20<br />
Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven.<br />
Priset<br />
Lägsta pris får maximala 55 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt<br />
följande: Lägsta pris/anbudets pris X 55.<br />
Smak <strong>och</strong> konsis<strong>te</strong>ns bedöms genom en av beställaren tillsatt smakpanel, samt av kravspecifikationen<br />
i bilaga nr 1.<br />
Ekologisk <strong>och</strong> etisk produktion bedöms utgående från leverantörsförsäkran <strong>och</strong> kravspecifikationen<br />
i bilaga nr 1.<br />
Övrigt<br />
De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänhe<strong>te</strong>n ef<strong>te</strong>r<br />
<strong>te</strong>cknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut<br />
om val av leverantör delgivits. Affärs- <strong>och</strong> yrkeshemlighe<strong>te</strong>r får dock i in<strong>te</strong> i något skede<br />
lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut <strong>och</strong> samla på särskild bilaga de handlingar<br />
som hon/han betraktar som affärs- <strong>och</strong> yrkeshemlighe<strong>te</strong>r.<br />
Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgif<strong>te</strong>r som direkt eller indirekt pekar ut<br />
enskilda märken är detta något som på in<strong>te</strong>t sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren<br />
erbjuder fritt de produk<strong>te</strong>r som han/hon bedömer ha den funktion som ef<strong>te</strong>rfrågas.
Avtal<br />
Ef<strong>te</strong>r att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställaren <strong>och</strong> de valda leverantörerna om<br />
leverans av ifrågavarande produk<strong>te</strong>r.<br />
För beställarens del under<strong>te</strong>cknas avtalet av <strong>Ålands</strong> hälso- <strong>och</strong> sjukvård.<br />
Avtalsvillkoren presen<strong>te</strong>ras i bilaga 2.<br />
Anbudsgivare skall 19) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accep<strong>te</strong>rar presen<strong>te</strong>rade<br />
Avtalsvillkor (bilaga 2). Anbud som in<strong>te</strong> innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas.<br />
Anbudsgivarens svar<br />
Accep<strong>te</strong>ras/Uppfylls Ja Nej<br />
Kommentar:<br />
Mariehamn den 27.03.2013<br />
Christina Nukala-Pengel<br />
Upphandlingschef<br />
Bilagor:<br />
Bilaga 1 Kravspecifikation för <strong>kaffe</strong>, <strong>te</strong>, <strong>kakao</strong>pulver <strong>och</strong> chokladdryck<br />
Bilaga 2 Avtal
Change language