Strategier för effektivisering - Väntetider i Vården
Strategier för effektivisering - Väntetider i Vården
Strategier för effektivisering - Väntetider i Vården
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Strategier</strong> <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong><br />
Från ekonomistyrning till kunskapsstyrning<br />
– ett arbetsmaterial
Upplysningar om rapportens innehåll lämnas på Sveriges Kommuner och Landsting<br />
av Jesper Olsson, Lena Eckerström och Michael Bergström<br />
Tel 08-452 70 00<br />
Beställning av rapporten<br />
Tel 020-31 32 30, Fax 020-32 32 40<br />
eller från vår hemsida www.skl.se/publikationer<br />
© Sveriges Kommuner och Landsting<br />
Grafisk form och produktion ETC<br />
Foto Björn Abelin, Mika Alanen, Åsa Hafmar, Pontus Charleville/Folio. Magnus Rietz/Johner.<br />
Helena Blomqvist, Noel Hendrickson, Bruno Ehrs, Jan Håkan Dahlström, Bill Brooks/Scanpix.<br />
Tryck Modintryckoffset, november 007 (Reviderad upplaga)<br />
isbn: 978-91-7164-276-9
Innehåll<br />
Förord 4<br />
Öppna jäm<strong>för</strong>elser skapar <strong>för</strong>ändringstryck 6<br />
Att lära av framgångsrika organisationer 1<br />
1. Hur skapar vi medvetenhet om behovet av <strong>för</strong>ändring? 16<br />
2. Vilka resultat <strong>för</strong>väntar vi oss att <strong>för</strong>ändringsarbetet<br />
ska leda till? 1<br />
3. Vilka resurser behöver vi <strong>för</strong> att lyckas i<br />
<strong>för</strong>ändringsarbetet? 4<br />
4. Hur och var startar vi <strong>för</strong>ändringsarbetet? 8<br />
5. Hur arbetar vi med vårdens logistik ur ett<br />
patientperspektiv?<br />
6. Hur kan vi höja organisationens lärande? 6<br />
7. Hur skapar vi långsiktighet och engagemang? 40<br />
8. Hur designar vi it-system som stödjer nya arbetssätt? 45<br />
9. Vad är det vi måste sluta göra i vårt arbete? 47<br />
Sammanfattning och diskussion 50<br />
Referenser 5
4<br />
Förord<br />
Att stödja kommuner och landsting i deras arbete att utveckla verksamheterna<br />
och <strong>för</strong>bättra resursutnyttjandet är ett prioriterat uppdrag<br />
<strong>för</strong> Sveriges Kommuner och Landsting. Som ett led i detta arbete publicerar<br />
vi rapporter med öppna jäm<strong>för</strong>elser av kvaliteten i kommunernas<br />
och landstingens verksamheter. Ett av huvudsyftena med dessa är att ge<br />
ett underlag <strong>för</strong> jäm<strong>för</strong>ande analyser, vilket är en viktig del i ett offensivt<br />
utvecklingsarbete.<br />
I och med den ökade öppenheten om resultat och fokus på kunskapsstyrning<br />
blir det allt viktigare <strong>för</strong> kommunerna och landstingen att skapa<br />
<strong>för</strong>utsättningar <strong>för</strong> att omsätta kunskap till praktik. Men att gå från<br />
jäm<strong>för</strong>elser till att använda data <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra resultaten är ett stort<br />
steg som kräver ett långsiktigt och strategiskt arbete. Att utforma system<br />
<strong>för</strong> detta är en viktig och samtidigt svår ledningsuppgift.<br />
För att understödja framväxten av dessa system driver Sveriges Kommuner<br />
och Landsting ett arbete inom fyra sinsemellan sammanhängande<br />
strategiska områden <strong>för</strong> att stödja medlemmarna med att utveckla<br />
system <strong>för</strong> kunskapsstyrning.<br />
Nationella mätsystem baserat på it som effektivt belyser osunda<br />
variationer i resultat och som svarar på frågor om <strong>för</strong>ändringar leder till<br />
<strong>för</strong>bättringar.<br />
Agerande baserat på kunskap om praktik och ledningssystem. Kvalitetssäkrad<br />
kunskap som beskriver de bästa arbetssätten <strong>för</strong> att minska<br />
osunda variationer i praktiken likväl som kunskap om hur effektiva och<br />
till<strong>för</strong>litliga ledningssystem <strong>för</strong> kunskapsstyrning bör utformas.<br />
Verksamhetsnära utveckling. Tillämpandet och in<strong>för</strong>livandet av den<br />
kunskapsbas som krävs <strong>för</strong> att i praktiken omsätta kunskap till handling<br />
<strong>för</strong> att åstadkomma varaktiga <strong>för</strong>bättringar <strong>för</strong> patienterna.<br />
Integrerande ledarskap med <strong>för</strong>mågan att <strong>för</strong>a samman strategisk ledning<br />
och professioner genom att integrera de tre <strong>för</strong>egående områdena;<br />
nationella mätsystem baserat på it, agerande baserat på kunskap och det<br />
verksamhetsnära utvecklingsarbetet.
Det integrerande ledarskapet verkar långsiktigt, ser helheter och skapar<br />
delaktighet mellan de som arbetar i vården, patienter, professioner,<br />
anhöriga och politiker.<br />
Föreliggande arbete, <strong>Strategier</strong> <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong>, är en del av stödet<br />
inom det sistnämnda strategiområdet integrerande ledarskap.<br />
<strong>Strategier</strong> <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong> avser att stödja det fortsatta lärandet och<br />
utforskandet om vad som krävs <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra <strong>för</strong>mågan att omsätta<br />
Öppna jäm<strong>för</strong>elser till bättre resultat och ökad effektivitet. En <strong>för</strong>sta version<br />
av materialet togs fram till en workshop med landstingens ledningar<br />
den 30 november 2006. Materialet bygger på internationell forskning,<br />
egna internationella fallstudier, egna nationella studier samt iakttagelser<br />
av utvecklingstrender på nationell nivå i Danmark, Norge och England.<br />
De vetenskapliga rönen har, genom ett antal idéseminarier, stämts av och<br />
anpassats tillsammans med <strong>för</strong>eträdare från landstingen.<br />
I arbetet har följande personer varit delaktiga: Jesper Olsson, Mattias<br />
Elg, Lena Eckerström, Roger Molin och Michael Bergström.<br />
Min <strong>för</strong>hoppning är att detta arbetsmaterial kan vara en utgångspunkt i<br />
det fortsatta arbetet att utveckla kunskapsstyrda ledningssystem med <strong>för</strong>måga<br />
att agera på Öppna jäm<strong>för</strong>elser och annan kvalitetssäkrad kunskap.<br />
Håkan Sörman<br />
VD<br />
5
6<br />
Öppna jäm<strong>för</strong>elser<br />
skapar <strong>för</strong>ändringstryck<br />
Effektivitet handlar om <strong>för</strong>hållandet mellan i vilken grad målen nås<br />
och de resurser som finns . Utgångspunkten <strong>för</strong> arbetet med <strong>effektivisering</strong>ar<br />
inom hälso- och sjukvården är att våga se gapet mellan tre saker:<br />
• Det som presteras i praktiken, exempelvis i form av kliniska<br />
resultat, tillgänglighet, patientsäkerhet och trygghet<br />
• Det som är möjligt att åstadkomma<br />
• Vilken vård befolkning och patienter <strong>för</strong>väntar sig att få<br />
Man talar ofta om dessa gap som skillnaden mellan de behov och de resurser<br />
som finns. Visst kan det på sina håll handla om bristande resurser,<br />
men vår utgångspunkt är en annan. Vi menar att det inom hälso- och<br />
sjukvården också finns ett gap mellan det som faktiskt presteras och det<br />
som är möjligt att åstadkomma med de resurser som är tillgängliga. Detta<br />
illustreras bland annat genom att det finns skillnader i effektivitet och<br />
kvalitet mellan landstingen. Detta lyfts fram i de öppna jäm<strong>för</strong>elserna.<br />
Hälso- och sjukvården befinner sig under ett starkt <strong>för</strong>ändringstryck.<br />
Befolkningen blir allt äldre. Den medicinska utvecklingen går snabbt, vilket<br />
leder till ökade <strong>för</strong>väntningar hos medborgarna. Samtidigt är finansieringsmöjligheterna<br />
begränsade. Dessutom behöver många nyrekryteras<br />
till hälso- och sjukvården, samtidigt som konkurrensen om arbetskraften<br />
ökar, både inom hälsovårdssektorn och i <strong>för</strong>hållande till andra branscher.<br />
Ytterst handlar <strong>effektivisering</strong> om att fortlöpande <strong>för</strong>ändra verksamheten<br />
<strong>för</strong> att möta <strong>för</strong>ändrade <strong>för</strong>utsättningar. Det handlar alltså om att<br />
göra flexibla och successiva anpassningar till <strong>för</strong>ändrade vårdbehov och ny<br />
1 Cederqvist and Hjortendal-Hellman Ds 005:7
8<br />
teknik och kunskap, samt <strong>för</strong>ändrade värderingar och livsmönster.<br />
Målet <strong>för</strong> hälso- och sjukvården är en god hälsa och vård på lika villkor<br />
<strong>för</strong> hela befolkningen. För att bidra till god fysisk, mental och social<br />
hälsa krävs samverkan mellan flera av samhällets aktörer. En startpunkt i<br />
arbetet är den fråga som alla ledare ständigt lever med:<br />
Hur ska jag göra <strong>för</strong> att min organisation ska nå bättre resultat? Vad<br />
som är bättre resultat skiftar mellan olika organisationer, men ledningens<br />
uppdrag att leda och skapa system <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong> är gemensamt.<br />
Långt ifrån alla ledare lyckas åstadkomma bättre resultat och använda resurserna<br />
mer effektivt än tidigare. En viktig del av styrningsproblematiken<br />
är att få medarbetarna i organisationen med på tåget. De olika medicinska<br />
professionerna drivs i hög grad av viljan att <strong>för</strong>bättra de kliniska<br />
resultaten <strong>för</strong> patienterna. Samtidigt är vårdens högsta ledning mest<br />
intresserade av kostnaderna. Men när högsta ledningen börjar intressera<br />
sig mer <strong>för</strong> vad som faktiskt görs och de resultat som uppnås, kommer<br />
fler att vilja vara delaktiga i <strong>för</strong>bättringsarbetet. De som arbetar i vården<br />
gör det inte <strong>för</strong> att spara pengar, det gör det <strong>för</strong> att skapa bra patientresultat.<br />
Öppna jäm<strong>för</strong>elser av hälso- och sjukvårdens kvalitet och effektivitet<br />
är ett viktigt styrningsredskap, som är avsett att underlätta ledningen av<br />
hälso- och sjukvården. Här fokuseras kliniska resultat, patienterfarenheter,<br />
tillgänglighet och kostnader i ett gemensamt sammanhang. På så sätt<br />
skapas bättre <strong>för</strong>utsättningar att få vårdens olika professioner engagerade<br />
i arbetet med <strong>för</strong>bättringar.<br />
Resultat som redovisas öppet stimulerar och engagerar till lärande och<br />
<strong>för</strong>bättringar. Hur kommer det sig att andra lyckas bättre? Att jäm<strong>för</strong>elserna<br />
är öppna även utan<strong>för</strong> organisationen, <strong>för</strong> medborgare och patienter,<br />
skapar ett ännu starkare tryck på att uppnå bättre resultat.<br />
Utmaningen <strong>för</strong> landstingens ledningar är två:<br />
• De ska se till att jäm<strong>för</strong>elserna används som underlag <strong>för</strong><br />
<strong>för</strong>bättringsarbete.<br />
• De ska också uppmuntra dem som inte når goda resultat att<br />
systematiskt ta till sig kunskap från dem som når bättre resultat<br />
med andra arbetssätt.
Det handlar inte bara om att de som presterar sämst ska <strong>för</strong>bättra sig,<br />
utan fram<strong>för</strong>allt om att alla ska sträva efter att bli lika bra som den bästa.<br />
I <strong>för</strong>längningen måste siktet vara inställt på att bli så bra som det är möjligt<br />
att bli, med den kunskap som <strong>för</strong> tillfället finns. Det sker hela tiden<br />
innovationer inom medicin och medicinteknik, vilket gör att resultaten<br />
kommer att variera också i framtiden. Nyttja variationerna <strong>för</strong> att skapa<br />
lärande. Alla har inte möjlighet att anamma nyheterna samtidigt. Det får<br />
man acceptera. Det viktiga är att de som arbetar på nya sätt och uppnår<br />
bättre resultat är <strong>för</strong>edömen <strong>för</strong> andra, som efterhand skall ta till sig och<br />
anpassa goda <strong>för</strong>ändringsidéer till den egna verksamheten. Man ska inte<br />
kunna avstå från att använda arbetssätt som i jäm<strong>för</strong>elser visat sig ge de<br />
bästa resultaten!<br />
Syftet med det här arbetsmaterialet är att fortsätta utforska och lära mer<br />
om vad som krävs <strong>för</strong> att skapa system med <strong>för</strong>mågan att omsätta resultaten<br />
av de öppna jäm<strong>för</strong>elserna i praktiken, dvs kunskapsstyrda system.<br />
Hur ska vi <strong>för</strong>bättra våra resultat och öka effektiviteten med hjälp av<br />
de öppna jäm<strong>för</strong>elserna?<br />
En <strong>för</strong>sta version av detta material togs fram till en workshop med landstingens<br />
ledningar den 30 november 2006. Materialet bygger på internationell<br />
forskning, egna internationella fallstudier, svenska studier samt<br />
iakttagelser av utvecklingstrender på nationell nivå i Danmark, Norge,<br />
USA och England. De vetenskapliga rönen har stämts av och anpassats<br />
tillsammans med <strong>för</strong>eträdare från landstingen i ett antal idéseminarier.<br />
Syftet är att ge stöd till landstingsledningarnas arbete med <strong>för</strong>bättring<br />
och <strong>effektivisering</strong>.<br />
När vi talar om strategier <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong> avser vi värderingar,<br />
prioriteringar och handlingssätt som gör hälso- och sjukvården säker,<br />
kunskapsbaserad och ändamålsenlig, att den når bra resultat, är patientfokuserad,<br />
jämlik och att den ges i rimlig tid och med ökad personaltillfredsställelse.<br />
I Öppna jäm<strong>för</strong>elser har vi kunnat konstatera att det finns variationer<br />
i effektivitet och i resultat. Till det kommer att flera forskningsresultat<br />
pekar på att det finns en avsevärd <strong>för</strong>bättringspotential i vården . Hit hör<br />
Berwick 1 6; Nolan and Schall 1 6; Kohn, Corrigan et al. 000; IoM 001; OECD 004, Schuster,<br />
McGlynn et al. 1 8; Grol and Grimshaw 00
10<br />
studier som visar att 30-40 procent av patienterna inte får bästa möjliga<br />
behandling utifrån tillgänglig kunskap. Detta innebär t ex att kvinnornas<br />
resultat är sämre än männens . 20–50 procent av vårdens kostnader går att<br />
hän<strong>för</strong>a till sådant som går att undvika, exempelvis infektioner orsakade<br />
inom vården . Upp till 40 procent av de <strong>för</strong>bättringsarbeten som genom<strong>för</strong>s<br />
leder inte till de mål som satts .<br />
Dessa exempel på dåligt resursutnyttjande borde utmana landstingens<br />
ledningar till <strong>för</strong>bättringar. Lösningen ligger i att ledningen och styrningen<br />
av vårdens olika delar blir bättre. Flera organisationer har många<br />
av de viktiga ingredienserna på plats. Men det är en bra bit kvar tills kakan<br />
är bakad. Samtidigt är det svårt att hitta avgörande hinder <strong>för</strong> bättre<br />
resursutnyttjande utan<strong>för</strong> vårdens egna domäner.<br />
I framtiden kommer det att vara en omöjlig strategi att <strong>för</strong>söka dölja<br />
eller <strong>för</strong>svara ineffektivitet. Det beror på den ökande öppenheten som<br />
kännetecknar dagens uppföljning av vården och som Öppna jäm<strong>för</strong>elser<br />
är ett exempel på.<br />
Detta arbetsmaterial, <strong>Strategier</strong> <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong>, är en fortsättning på<br />
diskussionsunderlaget Transformera system – från öar till helhet. Det är<br />
utvecklat i nära samverkan med <strong>för</strong>eträdare <strong>för</strong> huvudmännen och forskare.<br />
Målet är att stödja utvecklingen av svensk hälso- och sjukvård. Det<br />
handlar om att växla upp <strong>för</strong>bättringsarbetet från att utgöras av enskilda<br />
öar till att strategiskt omfatta större system och helheter.<br />
Jonsson, Sparring 006, Socialstyrelsen 00 , SOU 1 6:1<br />
4 Sachs 004; Cederqvist and Hjortendal-Hellman Ds 005:7, Sörkvist 1 8<br />
5 Beer, Eisenstat et al. 1 0; Hackman and Wageman 1 5; Blumenthal and Kilo 1 8; Jarlier and<br />
Charvet-Protat 000 Alemi, Safaie et al. 001; Berwick, James et al. 00 , Olsson 005
Att lära av framgångsrika<br />
organisationer<br />
När vi <strong>för</strong>t samman erfarenheter från landstingen och jäm<strong>för</strong>t med aktuell<br />
forskning och internationella iakttagelser kan vi se vilka strategier<br />
som framgångsrika organisationer använder <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra kvalitet och<br />
effektivitet. Vårt syfte är inte att ordinera färdigformulerade riktlinjer<br />
<strong>för</strong> hur <strong>för</strong>bättringsarbetet bör bedrivas, utan snarare att väcka frågan:<br />
Vilken potential har din organisation?<br />
Eftersom vårdens organisationer lever och verkar under olika <strong>för</strong>hållanden,<br />
måste strategierna vara flexibla och dess tillämpningar anpassas<br />
till den egna organisationens historia och <strong>för</strong>utsättningar. Där<strong>för</strong> har vi<br />
sammanställt en rad frågor som ledare har nytta av att arbeta med <strong>för</strong> att<br />
finna lösningar som fungerar i den egna organisationen. Det är viktigt<br />
att se frågorna som en helhet; tillsammans gör frågorna det möjligt att<br />
öka lärandet och skapa system som kan agera kunskapsstyrt. Ledare i<br />
framgångsrika organisationer arbetar med samtliga dessa frågor och utmaningen<br />
är att inte bara se ingredienserna utan att faktiskt baka kakan.<br />
1
14<br />
Dessa frågor diskuteras ut<strong>för</strong>ligt<br />
i kommande avsnitt.<br />
1. Hur skapar vi medvetenhet om<br />
behovet av <strong>för</strong>ändring?<br />
2. Vilka resultat <strong>för</strong>väntar vi oss att<br />
<strong>för</strong>ändringsarbetet ska leda till?<br />
3. Vilka resurser behöver vi <strong>för</strong> att<br />
lyckas i <strong>för</strong>ändringsarbetet?<br />
4. Hur och var startar vi<br />
<strong>för</strong>ändringsarbetet?
5. Hur arbetar vi med vårdens<br />
logistik ur ett patientperspektiv?<br />
6. Hur kan vi höja organisationens<br />
lärande?<br />
7. Hur skapar vi långsiktighet och<br />
engagemang?<br />
8. Hur designar vi it-system som<br />
stödjer nya arbetssätt?<br />
9. Vad är det vi måste sluta göra<br />
i vårt arbete?<br />
15
16<br />
1. Hur skapar vi medvetenhet<br />
om behovet av <strong>för</strong>ändring?<br />
Vilka är drivkrafterna bakom <strong>för</strong>bättringar? Det är ju inget som bara<br />
händer. För att komma framåt i arbetet är det viktigt att det finns en<br />
medvetenhet om de problem och utmaningar som organisationen ställs<br />
in<strong>för</strong> bland dem som arbetar där. Ledningen har en viktig roll när det<br />
gäller att driva <strong>för</strong>ändringsarbetet. Den ska kunna motivera och svara på<br />
frågan: Var<strong>för</strong> ska vi <strong>för</strong>ändra? Kan de göra det är det lättare att lyckas.<br />
Vem vill arbeta med att <strong>för</strong>bättra något som inte uppfattas vara ett viktigt<br />
problem som behöver lösas?<br />
Mycket mer än ekonomi<br />
Yrkesutövarna behöver få insikter om de problem som hälsovården står<br />
in<strong>för</strong>. De bör bli medvetna om att de lever under ett <strong>för</strong>ändringstryck<br />
och att det finns ett behov av <strong>för</strong>bättringar. Det gäller att få med dem på<br />
tåget. De är professionella och drivs i hög grad av viljan att <strong>för</strong>bättra de<br />
kliniska resultaten <strong>för</strong> patienterna . Där<strong>för</strong> uppskattar de som arbetar i<br />
vården ledare som är intresserade av vad som faktiskt görs och de resultat<br />
som uppnås, dvs inte bara vad insatserna kostade. Det handlar om att<br />
belysa fler dimensioner av data samtidigt; medicinska resultat, patientupplevelser,<br />
ekonomi etc.<br />
De öppna jäm<strong>för</strong>elserna är ett av få allmängiltiga redskap som gör det<br />
möjligt <strong>för</strong> ledare att uppmärksamma det som händer i hälso- och sjukvårdens<br />
dagliga arbete.<br />
Berättelsen skapar motivation<br />
En återkommande del i att skapa <strong>för</strong>ändringstryck är berättelsen. När<br />
man sätter in resultaten och den önskade utvecklingsinriktningen i ett<br />
6 Greenhalgh, 004
18<br />
praktiknära fall, i en berättelse eller i en beskrivning som är relevant så<br />
fångar det dem som arbetar inom professionerna. Berättelsen är ett sätt<br />
att tydligt knyta an till den vardag där vårdens resultat skapas.<br />
Öppenhet ökar trycket<br />
De organisationer som åstadkommer ett strategiskt <strong>för</strong>bättringsarbete<br />
använder data på ett transparent/öppet sätt. De använder kliniska data<br />
i kombination med ekonomiska och tänker alltså mångdimensionellt.<br />
Data användes på det sättet <strong>för</strong> att stimulera diskussionen om vad som<br />
kan uppnås, vilken potential den egna organisationen har och <strong>för</strong> att<br />
väcka viktiga drivkrafter hos yrkesutövarna.<br />
När man går ett steg vidare och öppet redovisar resultat också utan<strong>för</strong><br />
organisationen, så att medborgare, politiker och patienter känner till<br />
dem, så uppstår ett starkt tryck på <strong>för</strong>bättrade resultat hos allmänheten.<br />
Det <strong>för</strong>bättrar definitivt användningen av prestationsmått ännu mer.<br />
Ledarens personliga beslut<br />
I framgångsrika organisationer personifierar ledarna den nya ledningsstrategin.<br />
Deras arbete genomsyras av att de aktivt arbetar med alla<br />
de nio frågorna vi ställer i det här materialet. De är medvetna om att<br />
<strong>för</strong>ändringar behöver ske och <strong>för</strong>söker hitta sätt, processer, som leder till<br />
ett gott resultat. En <strong>för</strong>utsättning <strong>för</strong> att detta ska fungera är att du tar<br />
ett personligt beslut om hur du som ledare, och alla i ledningsgruppen,<br />
vill verka. Det personliga beslutet bildar grunden. Detta är vad jag, som<br />
ledare, står <strong>för</strong>. Sedan kan du <strong>för</strong>ena tanke och handling på ett äkta sätt.<br />
Då grundar sig ditt agerande som ledare på en övertygelse om att detta är<br />
rätt väg att leda organisationen in i framtiden. Du blir trovärdig när du<br />
uppfattas som äkta, både som person och som del av en ledningsgrupp.<br />
I framgångsrika organisationer är alla de högsta cheferna med ombord.<br />
Det strategiska <strong>för</strong>bättringsarbetet är deras gemensamma strategi . Tid,<br />
fokus och egen utveckling investeras <strong>för</strong> att åstadkomma bättre resultat.<br />
För att skapa denna samsyn krävs en insats från ledningen.<br />
7 Kazandijan et al 1
Viktiga frågor<br />
Hur skapar vi <strong>för</strong>ändringstryck baserat på kliniska,<br />
ekonomiska och patientupplevda data?<br />
Hur gör vi data transparenta/tillgängliga i hela<br />
organisationen och <strong>för</strong> dem vi är till <strong>för</strong>?<br />
Hur kan vi arbeta med patienter (och andra) <strong>för</strong> att<br />
skapa berättelser som synliggör våra problem?<br />
Hur arbetar vi som ledare med data om vårdens resultat,<br />
till exempel ur de Nationella Kvalitetsregistren?<br />
Hur arbetar ledningsgruppen <strong>för</strong> att skapa<br />
trovärdighet och äkthet i sitt arbete?<br />
1
2. Vilka resultat <strong>för</strong>väntar vi<br />
oss att <strong>för</strong>ändringsarbetet<br />
ska leda till?<br />
Ledningen har en viktig roll när det gäller att skapa strategiska <strong>för</strong>väntningar.<br />
Förväntningar kommer inte till av sig själva. Den forskning vi<br />
tagit del av visar ett tydligt mönster: Ledningen får bättre genomslag om<br />
den har en klar uppfattning om vilka resultat som kan <strong>för</strong>väntas, både på lång<br />
och på kort sikt.<br />
Gemensamt <strong>för</strong> dem som har framgång är att det finns ett tydligt fokus<br />
på <strong>för</strong>bättring av organisationens samlade prestationer. De vill på en och<br />
samma gång <strong>för</strong>bättra de kliniska och de ekonomiska resultaten, patientupplevelserna<br />
och personaltillfredsställelsen inom prioriterade områden.<br />
Vikten av vision<br />
Det är viktigt att <strong>effektivisering</strong>en syftar till något, att det finns en<br />
vision .<br />
Eftersom hälso- och sjukvårdens organisationer ofta är stora och<br />
komplexa finns det ett behov av att samla den kraftigt fragmenterade<br />
organisationen kring en vision. Samtidigt vill man undvika att kommendera<br />
och kontrollera varje enskild enhet i organisationen. Då kan<br />
visionen fungera som ett sammanhållande kitt och som ett viktigt<br />
kommunikationsredskap som signalerar organisationens värderingar och<br />
anger riktningen . Tänk på att visionens innehåll är slutprodukten av en<br />
mellanmänsklig process, det gäller alltså att många är delaktiga när visionen<br />
formuleras. Det är denna process som skapar en känsla av att äga och<br />
vilja leva <strong>för</strong> visionen, inte pappret den är skriven på.<br />
8 Collins et al, 001<br />
Nutt et al, 1 7<br />
1
Vägledande begrepp<br />
Av forskningen framgår att ledningsgrupper i framgångsrika organisationer<br />
har utvecklat sina egna kärnidéer som vägleder det dagliga handlandet<br />
och de strategiska besluten. Följande vägledande begrepp lyfts om<br />
och om igen fram som särskilt viktiga:<br />
• Patienterna är hälso- och sjukvårdens viktigaste kunder och målsättningen<br />
<strong>för</strong> vår organisation är att skapa värde <strong>för</strong> dem likväl<br />
som att sträva efter en god hälsa på jämlika villkor i befolkningen.<br />
Vi måste också möta behov hos patienternas närstående, hos medborgare<br />
och hos yrkesutövare.<br />
• Hälso- och sjukvården är en kunskapsbaserad serviceverksamhet och<br />
dess resultat skapas i samarbete med patienten. Hälso- och sjukvårdens<br />
framgång är på lång sikt beroende av systemens <strong>för</strong>måga<br />
att fånga upp behoven både hos varje enskild patient och hos hela<br />
befolkningen. Följaktligen är det viktigt och en grundsats i fråga om<br />
<strong>effektivisering</strong> att utveckla hälso- och sjukvården i nära samarbete<br />
med patienterna och <strong>för</strong>söka <strong>för</strong>stå deras krav, behov och tankar.<br />
• Alla våra resultat och värdet av vår organisation skapas i den dagliga<br />
verksamheten där patienter, professionella och stödsystem möts.<br />
• Fokus ligger på att använda återkopplingssystem och prestationsmått,<br />
som är attraktiva <strong>för</strong> de professionella och till hjälp <strong>för</strong><br />
ledningen, i diskussion och <strong>för</strong>ståelse <strong>för</strong> i vilken utsträckning<br />
organisationen skapar bättre värde. För denna diskussion behöver<br />
ledningen skapa arenor.<br />
Dessa idéer är inte nya. Det nya ligger i att ledningen kan genom<strong>för</strong>a en<br />
process där professionerna är delaktiga i att tillsammans komma fram till<br />
sina vägledande principer. Dessa hålls levande och är i praktiken grunden<br />
<strong>för</strong> ledarskapet 0 . Utmaningen ligger i att gå från ord till handling, vilket<br />
är en viktig skillnad mellan de ledningsgrupper som bedriver handlingsinriktat<br />
<strong>för</strong>bättringsarbete och de som ägnar sig åt bekväm narccisistik<br />
verksamhetsutveckling.<br />
10 National Strategi i Danmark 00<br />
11 Olsson, J, Kammerlind, P, Thor, J. and Elg, M. ( 00 ) Quality Management in Health Care, 1 , 0 - 16
Viktiga frågor<br />
För vem/vilka finns verksamheten till?<br />
Vilket är verksamhetens uppdrag/åtagande?<br />
Länkar organisationens vision och uppföljningssystem<br />
i verksamhetsidén? Ligger fokus på dem<br />
som vi finns till <strong>för</strong>?<br />
Vilka kliniska resultat behöver <strong>för</strong>bättras? Vilka är<br />
målnivåerna?
4<br />
3. Vilka resurser<br />
behöver vi <strong>för</strong> att lyckas<br />
i <strong>för</strong>ändringsarbetet?<br />
Även <strong>effektivisering</strong>sarbete <strong>för</strong>utsätter resurser. Ledningen har en viktig<br />
roll <strong>för</strong> att ta fram de resurser som krävs <strong>för</strong> att driva ett långsiktigt utvecklingsarbete.<br />
Studier av framgångsrika organisationer visar att deras<br />
ledning ställer nödvändiga resurser till <strong>för</strong>fogande. Det behöver avsättas<br />
tid, pengar och stöd till kompetensutveckling <strong>för</strong> <strong>för</strong>bättringsarbetet.<br />
För att resultaten ska bli bättre, så behöver de system eller den organisation<br />
som skapar resultaten bli bättre. Chansen att lyckas blir större<br />
när de som arbetar i de systemen själva göra <strong>för</strong>bättringsarbetet. För att<br />
de ska kunna göra det behöver de lära sig att driva <strong>för</strong>bättringsarbete, dvs<br />
verka <strong>för</strong> kunskapsstyrning. Den kompetensen behöver både nuvarande<br />
och blivande medarbetare ha .<br />
En konsekvens är t ex att vi behöver stärka utbildning/kompetensutveckling<br />
i <strong>för</strong>bättringskunskap på alla utbildningsnivåer .<br />
Utöver detta stöd har de framgångsrika organisationerna även investerat<br />
i en infrastruktur som ökar sannolikheten <strong>för</strong> nå långsiktigt hållbara<br />
resultat . I infrastrukturen ingår, <strong>för</strong>utom utbildningsmöjligheter i kvalitets<strong>för</strong>bättring<br />
på grundläggande och specialiserad nivå, att det finns en<br />
miljö <strong>för</strong> ledarnas ständiga lärande, inklusive stöd <strong>för</strong> ledningsgruppens<br />
lärande. Inte minst handlar det om att skapa en kritisk massa med människor<br />
som arbetar med frågorna. Att detta behov finns visas i studier<br />
från ett antal europeiska länder .<br />
1 Batalden, 007<br />
1 USF, 004<br />
14 Beer et al 000<br />
15 Marquis, 006
6<br />
Satsa på forskning<br />
Framgångsrika organisationer samarbetar också med forskningen. De<br />
kopplar forskningsresurser i olika kunskapscentra till det strategiska<br />
<strong>för</strong>bättringsarbetet. I det här sammanhanget handlar det om forskning<br />
som fokuserar på kvalitetsutveckling, ledning/styrning osv. Detta görs<br />
<strong>för</strong> att skapa underlag <strong>för</strong> kunskapsbaserad ledning av organisationen<br />
på samma sätt som diagnostik, behandling och omvårdnad ska vara<br />
kunskapsbaserad. Ett aktuellt exempel är de arbeten som planeras inom<br />
ramen <strong>för</strong> VINNVÅRD där landsting och kommuner uppvisar en stor<br />
vilja att skapa arenor <strong>för</strong> att driva offensiva samarbeten mellan forskare,<br />
ledningsfunktioner och praktiker. Detta är en positiv utveckling och<br />
mer resurser krävs <strong>för</strong> att svara mot behoven av forskning på området<br />
– det handlar om att skapa ett strategiskt stöd i ledningens arbete att öka<br />
organisationens <strong>för</strong>måga till kunskapsstyrning.
Viktiga frågor<br />
Vilken kompetens behöver vi på ledningsnivå, bland<br />
mellanchefer och bland medarbetare <strong>för</strong> att driva<br />
<strong>för</strong>bättringsarbete i alla delar av organisationen?<br />
Hur kan vi säkerställa att vårt ledningsarbete bygger<br />
på aktuell forskning?<br />
Hur mycket tid behöver frigöras <strong>för</strong> att säkerställa att<br />
arbetet kan genom<strong>för</strong>as?<br />
Vilken infrastruktur är viktig att skapa <strong>för</strong> att<br />
åstadkomma långsiktighet i arbetet?<br />
Hur stödjer vi forskning om vårt egna<br />
utvecklingsarbete?<br />
Hur mycket pengar behövs?<br />
7
8<br />
4. Hur och var startar vi<br />
<strong>för</strong>ändringsarbetet?<br />
Ledningen har en viktig roll när det gäller att skapa en strategisk inriktning<br />
på arbetet. Blotta tanken på att <strong>för</strong>bättra en så komplex organisation<br />
som ett hälso- och sjukvårdssystem i grunden gör de flesta<br />
människor skräckslagna. Visionen om vilka <strong>för</strong>ändringsstrategier som<br />
ska användas kan vara mycket vittgående. Men <strong>för</strong>r eller senare måste<br />
konkreta beslut tas <strong>för</strong> att arbetet med att <strong>för</strong>flytta sig i riktning mot<br />
visionen ska kunna påbörjas. Det är viktigt att ledningen har en preciserad<br />
strategisk avsikt kring var fokus <strong>för</strong> <strong>för</strong>bättringsarbetet ska ligga. Det är<br />
en slutsats som går att dra från erfarenheter av lokalt <strong>för</strong>bättringsarbete .<br />
I ett uppbyggnadsskede är det inte möjligt att arbeta på alla plan samtidigt.<br />
Risken är att allt blir <strong>för</strong> ytligt och att de underliggande strukturerna<br />
därmed inte <strong>för</strong>ändras. Det är en <strong>för</strong>del att börja arbeta på djupet<br />
inom ett strategiskt och avgränsat område. Ett <strong>för</strong>djupat arbete inom ett<br />
område kommer att få positiva effekter inom andra arbetsområden (även<br />
om det inte är den viktigaste avsikten). Det beror på att de underliggande<br />
strukturerna påverkas när ett fokuserat och <strong>för</strong>djupat arbete drivs.<br />
Ha en strategisk avsikt<br />
Men vilket område är det vettigt att börja med? Ett sätt att välja strategiska<br />
områden är att utgå från var största nyttan <strong>för</strong> kunderna kan<br />
uppnås i <strong>för</strong>hållande till organisationens uppdrag och mål.<br />
På lokal nivå är det vanligt att ett litet antal personer sätter igång en <strong>effektivisering</strong>sprocess<br />
<strong>för</strong> att de själva är intresserade av att lösa ett specifikt<br />
problem. Problemet med den typen av mindre <strong>för</strong>bättringsinsatser på<br />
lokal nivå är att de brister i strategisk avsikt. Risken är att det är svårt att<br />
se effekterna av de här projekten på systemnivå. Det kan i <strong>för</strong>längningen<br />
16 Øvretveit 006
0<br />
ställa till med problem <strong>för</strong> ledare högre upp i organisationen och kan<br />
därmed hota det långsiktiga arbetet. När man prioriterar strategiska områden<br />
behöver man balansera mellan idéer som baseras på professionella<br />
drivkrafter respektive organisationens strategiska behov.<br />
Paretoprincipen<br />
För att hantera dessa avväganden har framgångsrika organisationer sett<br />
nyttan av att göra en organisatorisk prioritering. En strategi som hjälper<br />
till att avgöra var man ska börja är Paretoprincipen; 80/20 . Enkelt<br />
uttryckt är det så att 20 procent av patienterna <strong>för</strong>brukar 80 procent<br />
av resurserna. Det gäller att identifiera de stora patientströmmarna, de<br />
stora kostnaderna och/eller kostnader <strong>för</strong> kvalitetsbrister och göra en<br />
bedömning av var merparten av <strong>för</strong>bättringspotentialerna finns. Genom<br />
diskussioner baserade på data kan ledningsgruppen avgöra var det är<br />
lämpligt att börja med <strong>för</strong>bättringsarbetet. När prioriteringen är gjord<br />
har ledningsgruppen en fast grund att stå på. De har en underbyggd plan<br />
<strong>för</strong> var arbetet startar och hur det ska gå vidare. Då blir det lättare att<br />
hantera externa, tillfälliga, propåer om insatser.<br />
De tre organisationer som vi har studerat beskriver hur de arbetar<br />
aktivt med de 20 procent av patienterna som <strong>för</strong>brukar 80 procent av<br />
resurserna. För dessa patientgrupper är det viktigt att skapa smidiga,<br />
standardiserade processer som fungerar oklanderligt. Genom att hantera<br />
volymer på ett effektivt sätt frigörs resurser <strong>för</strong> fall som är mer komplexa.<br />
Ett tydligt fokus ökar möjligheterna att uppnå och påvisa faktiska<br />
systemresultat. Prioriteringen nyttjas sedan <strong>för</strong> flera av de initiativ som<br />
ledningen tar.<br />
Volym och komplexitet<br />
En annan sorteringsprincip med koppling till Paretoprincipen är uppdelningen<br />
mellan volym och komplexitet.<br />
Volym<br />
Fokus i volymkategorin innebär att man hanterar sjukdomar som hälso-<br />
och sjukvården redan vet mycket om. Här finns ofta <strong>för</strong>eskrifter och<br />
riktlinjer. Det finns ersättningssystem som kan utformas enligt principer<br />
som används <strong>för</strong> att hantera storskaliga flöden. Organisatoriska principer<br />
17 Deming, 1 86
<strong>för</strong> volympatienter fokuserar på standardisering. Grovt räknat är detta<br />
tillämpligt på stora delar av hälso- och sjukvården.<br />
Komplexitet<br />
För de patienter som representerar hög komplexitet gäller delvis andra<br />
referensramar. Det handlar om att identifiera vad i de standardiserade<br />
processerna som kan passa patienten och vilka individuella lösningar<br />
patienten har behov av bortom denna punkt. Lösningar brukar man<br />
finna inom ramen <strong>för</strong> professionellt teamarbete, som har som syfte att<br />
bredda kompetensen och skräddarsy hela vårdsituationen <strong>för</strong> en specifik<br />
patient. I höggradigt komplexa lösningar, som involverar ett stort<br />
antal professionella med djupa och smala kunskaper, ligger den största<br />
utmaningen i samordningsfunktionen. Det betyder att det behövs mer<br />
resurser <strong>för</strong> samordning än i en traditionell linjeorganisation .<br />
När en faktabaserad startpunkt identifierats visar sig många frågor<br />
vara lättare att lösa. Till exempel:<br />
• Hur lyfter vi fram vår it-strategi?<br />
• Vilka mätetal är viktigast att få tag på?<br />
• Var börjar vi intensifiera vårt <strong>för</strong>bättringsarbete?<br />
• Vilka termer är viktigast att utveckla med tanke på<br />
datasystemet?<br />
• Vilka personer behöver vi <strong>för</strong> att kunna börja utbilda i<br />
<strong>för</strong>bättringsarbete?<br />
• Vilka mål behöver vi sätta främst?<br />
• I vilken utsträckning har vi tillgång till de största<br />
<strong>för</strong>bättringsvinsterna?<br />
• Ledningen har en strategisk prioritet – börja där.<br />
18 Bar-Yam 1 7; Bar-Yam 006)<br />
1
Viktiga frågor<br />
Vilka processer konsumerar huvuddelen av våra resurser<br />
och vilka är viktigast <strong>för</strong> våra största patientgrupper?<br />
Var finns våra största kvalitetsbrister?<br />
Var kan vi standardisera och var behöver vi skräddarsy<br />
lösningar <strong>för</strong> patienter?<br />
Hur kopplar vi detta initiala arbete till våra långsiktiga<br />
strategier?
5. Hur arbetar vi med<br />
vårdens logistik ur ett<br />
patientperspektiv?<br />
Effektiviseringsarbete tar i allt större utsträckning patienten och patientprocessen<br />
som utgångspunkt. Varje verksamhet verkar genom<br />
processer som skapar värde <strong>för</strong> kunderna, alltså <strong>för</strong> patienter, anhöriga<br />
och deras närstående. I många fall korsar dessa processer organisationsgränser.<br />
När man bedriver <strong>för</strong>bättringsarbete med fokus på vårdens logistik<br />
kan det handla om att:<br />
• minska <strong>för</strong>seningar och väntetider<br />
• ta bort resursslöseri från processerna<br />
• upprätta kontinuerliga flöden<br />
• söka efter flaskhalsar<br />
• automatisera där så är möjligt<br />
• hitta former som <strong>för</strong>skjuter resurssättning, uppdrag och<br />
ansvar från linjen mot patientens process genom vården<br />
De aktiviteter som ut<strong>för</strong>s av medarbetarna med stöd av deras ledningar<br />
behöver samordnas och vid behov arrangeras om och <strong>för</strong>ändras.<br />
Grunden till vilka processer som ska vara i fokus läggs genom Paretoprincipen<br />
(80/20). Mätetal och patientinformation om medicinska<br />
beslut, aktiviteter och resultat är alltså grundläggande information i<br />
arbetet.
4<br />
Uppgiftsorientering<br />
Vi vet av erfarenhet att det finns en stor variation i hur hälso- och<br />
sjukvård ut<strong>för</strong>s. Det kan handla om olika grader av standardisering,<br />
beroende på omfattningen av riktlinjer <strong>för</strong> diagnostiska och terapeutiska<br />
procedurer, oväntade problem med patienter eller problem som orsakas<br />
av faktorer som är relaterade till organisationen och de tillgängliga<br />
personalresurserna. Det finns många sätt att ut<strong>för</strong>a hälso- och sjukvård<br />
på. En identifiering av återkommande mönster som representerar<br />
patientens väg genom vården ger ändå en bra grund att stå på när man<br />
arbetar på ett patientorienterat och uppdragsinriktat arbetssätt . Att<br />
arbeta uppdragsinriktat innebär att sätta verksamheten och dess sysslor<br />
i <strong>för</strong>grunden. Genom att göra <strong>för</strong>ändringar i vardagen åstadkoms <strong>för</strong>ändringar<br />
i värderingar och synsätt. Det omvända är att avsiktligt skapa<br />
<strong>för</strong>ändringsprogram som ska påverka synsätt och värderingar och i nästa<br />
led åstadkomma <strong>för</strong>ändrade beteenden och därmed <strong>för</strong>bättrade resultat.<br />
Forskning om framgångsrika organisationer tyder på att det uppgiftsorienterade<br />
angreppssättet är effektivast både vad gäller att åstadkomma<br />
faktiska resultat och att agera sig in i ett nytt tänkande.<br />
1 se t.ex. Horbrook et al 1 85; Wingert 1 5; Olsson et al, 004; Lindmark et al 005
Viktiga frågor<br />
Hur skapar vi ett patientorienterat och uppdragsinriktat<br />
arbetssätt?<br />
Hur kopplar vår organisations processer in i andra<br />
organisationer ur ett patientperspektiv?<br />
Hur <strong>för</strong>står och hanterar vi variationer i våra flöden?<br />
Vilka gör detta arbete? Hur stödjer vi dem?<br />
5
6<br />
6. Hur kan vi höja<br />
organisationens lärande?<br />
Sannolikheten <strong>för</strong> att ett <strong>effektivisering</strong>sarbete ska misslyckas är stor.<br />
60-80 procent av traditionella <strong>för</strong>bättringsinsatser som syftar till att <strong>för</strong>ändra<br />
det praktiska arbetet misslyckas. Detta säger något om hur starka<br />
krafterna är i att bevara något i status quo. Det säger också något om att<br />
det behövs särskild kompetens <strong>för</strong> att genom<strong>för</strong>a <strong>för</strong>ändring. Misslyckade<br />
<strong>för</strong>bättringsarbeten får minst två negativa konsekvenser, dels handlar<br />
det om bortkastade ekonomiska investeringar och dels men allvarligare<br />
är, särskilt på längre sikt, att medarbetarnas tilltro till <strong>för</strong>bättringsarbetet<br />
och ledningens nya strategi minskar. Detta minskar i sin tur människors<br />
villighet att ansluta sig till kommande <strong>för</strong>ändringsarbete.<br />
Testa i liten skala<br />
Framgångsrika organisationer har hittat strategier som minimerar effekterna<br />
av misstag och gör det lättare att lyckas. De börjar med att i<br />
begränsad omfattning testa hur idéer kan anpassas till ett lokalt sammanhang.<br />
Detta sätt att testa och anpassa sina idéer till lokala situationer<br />
ger en möjlighet att upptäcka och lära hur hälso- och sjukvårdens system<br />
svarar på <strong>för</strong>ändring.<br />
Denna strategi ger även ledare möjlighet att ändra lite på ledningskontrollen,<br />
eftersom risktagandet är mindre. Arbetssättet ger personalen<br />
egenmakt och stimulerar dem att <strong>för</strong>stå och glädjas åt att <strong>för</strong>bättra den<br />
egna situationen.<br />
Medan testning pågår i lokala sammanhang får man tillgång till <strong>för</strong>bättrade<br />
resultat och ny kunskap. I något skede av processen måste ledningen<br />
öka omfattningen <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra prestationerna på systemnivå.<br />
När man når denna punkt är det av betydelse att de ansträngningar som<br />
gjorts verkligen har inriktats på organisationens strategiska processer, till
8<br />
exempel att valet av <strong>för</strong>bättringsområden i organisationerna baseras på<br />
ett strategiskt tänkande om var potentialen finns.<br />
Framgångsrika organisationer har utvecklat miljöer <strong>för</strong> de personer<br />
som bär den kunskapsmassa som krävs <strong>för</strong> att genom<strong>för</strong>a den nya ledningsstrategin.<br />
Det kan handla om centrumbildningar eller nya enheter i<br />
linjeorganisationen. Det viktiga är att ge mandat samt att skapa en kritisk<br />
massa med människor att arbeta med det strategiska utvecklingsarbetet.<br />
Många länkar även strategisk forskning om verksamhetens utveckling till<br />
dessa organisatoriska arrangemang. Syftet är att stödja ledningen med väl<br />
underbyggda beslutsunderlag. På så sätt har de skapat stimulerande och<br />
kreativa miljöer till stöd <strong>för</strong> ledningens arbete.
Viktiga frågor<br />
Hur kan vi stödja drivkrafterna hos professionerna <strong>för</strong><br />
att nå de <strong>för</strong>bättringar och den <strong>för</strong>nyelse som systemen<br />
behöver?<br />
Hur arbetar vi <strong>för</strong> att uppmuntra småskaligt <strong>för</strong>ändringsarbete<br />
där vår roll är att skapa strukturer <strong>för</strong><br />
spridning av framgångsrika tester?<br />
Hur skapar vi feedbackmekanismer som underlättar<br />
ett ökat lärande av de småskaliga testerna?<br />
Har vi kreativa och kunskapsgenererande miljöer av<br />
tillräcklig storlek <strong>för</strong> dem som stödjer ledningen i<br />
genom<strong>för</strong>andet av den nya strategin?
40<br />
7. Hur skapar vi långsiktighet<br />
och engagemang?<br />
Att gå in i ett strategiskt <strong>för</strong>bättringsarbete är ett långsiktigt åtagande.<br />
Högsta ledningsgruppen bör fråga sig hur målmedvetenheten kan hållas<br />
uppe. Ganska ofta tar genomgripande <strong>för</strong>ändringar många år att genom<strong>för</strong>a.<br />
Omsättning av medlemmar och <strong>för</strong>ändrade strategiska direktiv<br />
skapar problem <strong>för</strong> den ledare som vill ha ett långsiktigt engagemang i<br />
arbetet. Ledare som har lyckats med att uppnå denna målmedvetenhet<br />
arbetar aktivt gentemot den politiska ledningen <strong>för</strong> att jämka samman<br />
tidigare definierade mål och syften med det nya.<br />
Mikrosystemens roll<br />
Professionerna är mycket viktiga när man ska åstadkomma <strong>för</strong>ändringar<br />
av de aktiviteter som bidrar till resultaten <strong>för</strong> patienterna. Då utgår man<br />
från mikrosystemet, som består av den arbetsgrupp som arbetar närmast<br />
patienten tillsammans med patienten själv, den teknik man använder,<br />
exempelvis IT, samt de mål man har <strong>för</strong> vården. Ledarnas beslut och den<br />
strategiska orientering som genom<strong>för</strong>s måste vara <strong>för</strong>ankrade i mikrosystemen<br />
eftersom det är där som vården faktiskt skapas. I mikrosystemen<br />
möts patienter, professioner, familjer och IKT-system 0 . Mikrosystemen<br />
omfattar dessutom processer, återkommande beteenden, information<br />
och resultat. Syftet med mikrosystem är att skapa värde tillsammans<br />
med patienten (www.clinicalmicrosystem.org). Ledningen behöver hitta<br />
sätt att stödja mikrosystemen i deras utvecklingsarbete.<br />
0 IKT, Informations och Kommunikations Teknik
4<br />
Det handlar om<br />
• att arrangera arenor där man kan skapa <strong>för</strong>ståelse <strong>för</strong><br />
vad som är viktigt att genom<strong>för</strong>a<br />
• att <strong>för</strong>stå vilka behov av nya stödstrukturer som<br />
mikrosystemen har<br />
• att stötta ett utvecklingsorienterat arbete<br />
Ett av de viktiga styrinstrumenten är analyser och dialog. De är baserade<br />
på data som beskriver resultaten och vad som ingår i mikrosystemets<br />
dagliga arbete. Det är av avgörande betydelse att man involverar både<br />
mikrosystemens och andra omgivande systems nivåer vid <strong>för</strong>beredelse<br />
och analys. Det är viktigt att diskutera var en organisation befinner sig,<br />
vilket håll den bör gå åt och hur väl målen uppnås. Förbättringsarbetet<br />
bygger på viljan hos dem som arbetar i flöden. Tvärprofessionell delaktighet<br />
är en grundläggande idé. Detta innebär att man skapar arenor <strong>för</strong><br />
organisationsövergripande strategiska dialoger och överenskommelser<br />
även mellan professioner. För att det ska uppstå tvärprofessionell delaktighet<br />
krävs reellt stöd. Det är ledningens uppgift att skapa dessa arenor<br />
och ange ramarna och inriktningen <strong>för</strong> dem. Ramarna handlar om vilka<br />
människor som ska ingå och vilken tid som ska avsättas. Inriktningen<br />
handlar om att nyttja de strategiskt prioriterade utvecklingsområdena.<br />
Att skapa en struktur handlar om systematik och <strong>för</strong>ekomst i tiden<br />
likväl som att skapa en process som tydligt anger tidsramar <strong>för</strong> när olika<br />
faser börjar och slutar. En samordningsfunktion kan stödja personalen<br />
och ledningen i arbetet. Det handlar om ledningsgruppens arbete, arbetet<br />
i organisationen och hur arbetet i organisationen länkas till ledningens<br />
arbete.
Viktiga frågor<br />
Hur arbetar vi med politiken <strong>för</strong> att skapa långsiktighet<br />
i <strong>för</strong>bättringsarbetet/<strong>effektivisering</strong>sarbetet?<br />
Hur arbetar vi <strong>för</strong> att skapa gemensamma arenor <strong>för</strong><br />
professionerna och den strategiska ledningsnivån?<br />
Vilka ramar finns <strong>för</strong> arenorna?<br />
Hur ser stödet ut <strong>för</strong> arenornas genom<strong>för</strong>ande?<br />
Hur kopplar arbetet i ledningsgruppen till arbetet<br />
i organisationen?<br />
Hur länkar vi samman vårt måttarbete med utvecklingsarbetet<br />
och medarbetarnas kompetensutveckling i<br />
<strong>för</strong>bättringsarbete <strong>för</strong> att nå uthållighet i vårt arbete?<br />
Hur tar vi ställning till nya satsningar utifrån våra<br />
långsiktiga mål och visioner?<br />
4
8. Hur designar vi it-system<br />
som stödjer nya arbetssätt?<br />
Informationsteknologins potential sätts in i sitt rätta sammanhang när<br />
utgångspunkten är att organisationens värde skapas i mikrosystemen.<br />
It kan i bästa fall vara ett integrerat stöd <strong>för</strong> professionernas arbete med<br />
patienterna. Ur detta perspektiv är utvecklingen av systemen en verksamhetsfråga<br />
snarare än en it-fråga. Att utveckla it–system som inte<br />
är kopplade till medarbetarnas lärande, leder ganska ofta både till nya<br />
problem och till merarbete.<br />
Framgångsrika organisationer designar sina it-system <strong>för</strong> datafångst,<br />
analys, åter<strong>för</strong>ing av data och adekvata beslutsstöd. It-systemen ska<br />
stödja patienternas processer. Där<strong>för</strong> ska systemen kunna kommunicera<br />
med varandra. Samtidigt ska de vara onlineverktyg både <strong>för</strong> den dagliga<br />
och <strong>för</strong> den strategiska styrningen av och lärandet i vården. Nu kommer<br />
system som är en integrerad del av vården allt oftare att finnas i patienternas<br />
hem. Där verkar de både som en länk in i vården och som aktiva<br />
verktyg <strong>för</strong> att stödja, genom<strong>för</strong>a och följa egenvård. Ett, bland några,<br />
exempel på detta är det nationella reumaregistret . Att börja skapa<br />
it-system som svarar mot behoven av beslutsstöd, datafångst och patientstöd<br />
är en del av <strong>för</strong>ändringsstrategin.<br />
1 Stenberg och Olsson 004<br />
45
46<br />
Viktiga frågor<br />
Tar designen av it-system sin utgångspunkt i behoven<br />
i det dagliga arbetet med patienter?<br />
Fångar systemen data som hjälper ledningen och<br />
praktiker att svara på hur det går <strong>för</strong> organisationen<br />
avseende verksamhetsidén (att minska och <strong>för</strong>ebygga<br />
sjukdomsbördan)?<br />
Finns arenor <strong>för</strong> professionell medverkan och<br />
utveckling av it-stöden?<br />
Utformas it-stöden med sikte på hur organisationen<br />
vill fungera i framtiden?
9. Vad är det vi måste<br />
sluta göra i vårt arbete?<br />
En sista fråga handlar om vilka aktiviteter som inte längre skapar värde<br />
och som organisationen bör sluta göra. Ofta fortsätter vi göra saker på<br />
det gamla sättet, samtidigt som vi har hittat ett nytt sätt som är effektivare.<br />
Då uteblir den tänkta <strong>effektivisering</strong>en i praktiken. När det sker<br />
<strong>för</strong>bättringar i vården beror det till stor del på att man gör på ett nytt<br />
sätt. Om man gör det svårare att återgå till ett gammalt handlingssätt<br />
blir det lättare att fortsätta med det nya effektiva sättet. Man kan länka<br />
nya strukturer till nya beteendet <strong>för</strong> att upprätthålla det nya. Det vore<br />
ett stöd <strong>för</strong> de inblandade. Det är också viktigt att utrangera utrustningar,<br />
metoder, arenor, policies, anvisningar, utbildningar och andra strukturer<br />
som stödjer ett oönskat beteende.<br />
En annan aspekt på detta är av intern resurskaraktär. Här handlar det<br />
om att, ur ett <strong>för</strong>bättringsperspektiv, nyttja den preciserade strategiska<br />
avsikten från ledningen i fråga om var fokus ska ligga. Detta gör det<br />
möjligt att kommunicera vilka andra arbeten som måste läggas åt sidan<br />
tillfälligtvis eller på längre sikt. Är det strategiskt viktigt att <strong>för</strong>bättra<br />
balanserade resultat, så är sådant arbete prioriterat.<br />
Att sluta göra något syftar alltså på att se vilka utvecklingsinitiativ,<br />
administrativa rutiner och annat inre arbete som istället behöver prioriteras.<br />
Genom att sluta med vissa aktiviteter tydliggörs fokuseringen<br />
internt <strong>för</strong> ledningsgruppen och <strong>för</strong> andra.<br />
47
48<br />
Viktiga frågor<br />
Vilka aktiviteter kan vi prioritera ned <strong>för</strong> att öka tydligheten<br />
och få tid till det som är strategiskt prioriterat?<br />
Hur kan vi stödja långsiktig <strong>för</strong>ändring genom att ta<br />
bort strukturer som stödjer ett gammalt beteende?
50<br />
Sammanfattning<br />
och diskussion<br />
Resultat från de framgångsrika organisationerna pekar entydigt på en<br />
rad frågor som fokuseras och där lösningar växer fram som är anpassade<br />
till den aktuella kontexten. Kärnan är att allt <strong>effektivisering</strong>sarbete måste<br />
utgå från patienten. Målet är att <strong>för</strong>bättra de kliniska resultaten samtidigt<br />
som patienter och medborgare upplever att vården blir bättre. Lyckas<br />
inte detta är nyttan diskutabel. Utifrån ledningsperspektivet är där<strong>för</strong><br />
mätningar och uppföljning en grund <strong>för</strong> goda resultat. Ledningen skapar<br />
genom mät- och stödsystemen ett fundament <strong>för</strong> åtgärder som gör det<br />
möjligt att få med sig professionerna och knyta samman de olika delarna<br />
i systemen. Genom att medarbetarna tränas i och genom<strong>för</strong> <strong>för</strong>bättringsarbete<br />
så utvecklas de värdeskapande processerna och systemen.<br />
Utgångspunkten <strong>för</strong> att nå detta är en ökad tydlighet i vad vårdens verksamhetsidé<br />
egentligen handlar om, det vill säga svaret på frågan var<strong>för</strong><br />
vi har en hälso- och sjukvård. <strong>Vården</strong>s värde skapas i det vardagliga mötet<br />
mellan patienter, professioner och informationsteknologi. För ett givet<br />
hälsoproblem har patienten kontakt med en eller flera värdeskapande<br />
enheter som behöver samordnas <strong>för</strong> att få en effektiv helhet som ger<br />
god vård. Att tydliggöra processer, resurssättning, uppdrag och ansvar är<br />
viktigt.<br />
Ledarskapet har till uppgift att skapa arenor <strong>för</strong> dialog, där kunskapsunderlag,<br />
data från verksamheterna och <strong>för</strong>bättringsarbetet kan länkas<br />
samman med ledningens intentioner och patienternas behov. Syftet<br />
är att få professionerna med på tåget, vilket i sig innebär en delvis ny<br />
filosofi. För att tydliggöra vilket arbete som är strategiskt att genom<strong>för</strong>a<br />
och inom vilka områden behövs det data och kunskap som pekar på potentialerna<br />
och därigenom hjälper till att argumentera <strong>för</strong> de strategiska<br />
se även Beer, 1 0
val som görs. Att det finns ny kunskap från forskning och utvärderingar<br />
innebär inte automatiskt att det omsätts i praktiken. För det arbetet<br />
behövs kompetens i <strong>för</strong>bättringsarbete och stöd från ledningen i det<br />
faktiska <strong>för</strong>ändringsarbetet. Väl genomtänkta strategier gör det möjligt<br />
att veta när en lagd utvecklingsplan ska ändras eller vara orörd. Detta<br />
är en nyckel <strong>för</strong> att skapa långsiktighet. Inom lednings- och ledarskapsområdet<br />
finns många exempel, verktyg och tankesätt som är viktiga<br />
hjälpmedel. Denna kunskapsbas är inte tydligt känd och tränad av ledare<br />
och praktiker på olika nivåer i organisationerna, vilket även visas i internationella<br />
studier. Kompetensbasen <strong>för</strong> att leda och genom<strong>för</strong>a strategierna<br />
<strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong> behöver därmed stärkas, både genom traditionella<br />
utbildningar likväl som genom aktionslärande och nya innovativa<br />
samarbetsarenor mellan landsting, universitet och högskolor. Att arbeta<br />
med en sammanhållen strategi är ett långsiktigt åtagande som kräver<br />
resurssättning i form av tid, pengar och kompetensutveckling. Det finns<br />
inga genvägar, det är varken en dagslända eller en övergående idé. Det är<br />
en strategi <strong>för</strong> att möta framtiden.<br />
Grol, 005<br />
51
5<br />
Referenser<br />
Alemi, F., Safaie, F. and Neuhauser, D. ( 001) Jt Comm J Qual Improve, 7, 61 -6<br />
Bar-Yam, Y. (1 7). Dynamics of Complex Systems. Reading Massachusetts, Perseus Books<br />
Bar-Yam, Y. ( 006). ”Improving the Effectiveness of Health Care and Public Health: A Multiscale<br />
Complex Systems Analysis.” American Journal of Public Health 6( ): 45 -466<br />
Batalden P, Davidoff F: Whats is “quality improvement” and how can it transform healthcare? Qual.<br />
and Saf. Health Care 007;16: -<br />
Beer, M., & Nohria M., ( 000) Breaking the Code of Change, Harvard Business School Press<br />
Beer, M., R. Eisenstat, et al. (1 0). ”Why Change Programs Don´t Produce Change.” Harvard<br />
Business Review(nov-dec): 158-166<br />
Berwick, D. M. (1 6). «A Primer on Leading the Improvement of Systems.» British Medical Journal<br />
1 (70 1): 61 -6<br />
Berwick, D., James, B. and Coye, M. ( 00 ) Med Care, 41, 1 0-1 8<br />
Blumenthal, D. and Kilo, C. M. (1 8) Milbank Quarterly, 4, 6 5-48<br />
Cederqvist, J. and E. Hjortendal-Hellman (Ds 005:7). Iakttagelser om landsting. Finansdepartementet<br />
Collins, J. C., and Collins J. ( 001) Good to Great: Why Some Companies Make the Leap...and<br />
Others Don’t, Harper Business<br />
Deming, E. (1 86). Out of the crisis. Boston, Massachusetts Institute of Technology<br />
Greenhalgh, T., R. Glenn, et al. ( 004). ”Diffusion of Innovations in Service Organizations: Systematic<br />
Review and Recommendations.” The Milbank Quarterly 8 (4): 581-6
Grol R, Wensing M, Eccles M; Improving Patient Care. The implementation of change in clinical<br />
practice..Elsevier 005<br />
Grol, R. and J. Grimshaw ( 00 ). «From best evidence to best practice: effective implementation of<br />
change in patients’ care.» The Lancet 6 (October 11): 1 5-<br />
Hackman, J. R. and Wageman, R. (1 5) Administrative Science Quarterly, 40, 0 - 4<br />
Horbrook, M., Hurtardo, A., & Johnson, R. (1 85). Health care episodes: definition, measurement<br />
and use. Medical care review, 4 ( ), 16 - 18<br />
IoM, C. o. Q. H. C. i. A. ( 001). Crossing the Quality Chasm: A New Health System for the 1st<br />
Century. A. Press<br />
Jarlier, A. and Charvet-Protat, S. ( 000) International Journal of Quality in Health Care, 1 , 1 5-1 1.<br />
Jonsson, Sparring 006<br />
Kazandijan, V. A., & Lied, T. (1 ). Healthcare Performance Measurement: Systems Design and<br />
Evaluation. Milwaukee: ASQ<br />
Kohn, L., J. Corrigan, et al. ( 000). To err is human - building a safer health system. Washinton<br />
D.C, National Academy Press<br />
Lindmark, J., & Elg, M. ( 005). Den medicinska beslutsprocessen som grund <strong>för</strong> beskrivning och<br />
analys av hälso- och sjukvård - Flödesmodellen som verktyg. Stockholm: Sveriges Kommuner<br />
och Landsting<br />
Luthans, F. ( 00 ). Positive organizational behavior (POB): Implications for leadership and HR<br />
development and motivation. In R.M. Steers, L.W. Porter, & G.A. Bigley (Eds.), Motivation<br />
and leadership at work (pp. 178–1 5). New York: McGraw-Hill/Irwin<br />
MARQuIS – Methods of Assessing Response to Health Care Quality Strategies in Europe http://<br />
www.marquis.be/MainNutt, P. C., and Backoff R. W., 1 7. ”Crafting Vision”, Journal of Management<br />
Inquiry, Vol. 6, No. 4, 08- 8<br />
McGlynn, E., Asch, S., Adams, J., Keesey, J., Hicks, J., DeCristofaro, A. and Kerr, E. ( 00 ) N Engl J<br />
Med, 48, 6 5-45<br />
NATIONAL STRATEGI for kvalitetsudvikling i sundhedsvæsenet. Danmark ( 00 )<br />
Nolan, T. and M. Schall (1 6). Reducing Delays and Waiting Times Throughout the Healthcare<br />
System. Boston, MA, Institute for Healthcare Improvement<br />
OECD ( 004). Towards high-performing health systems. T. O. H. Project<br />
5
54<br />
Olsson, J. ( 00 ). Factors of Importance for Understanding Successful Improvement Initiatives in<br />
Swedish Health Care. Chalmers University of Technology, Göteborg<br />
Olsson, J. ( 005). Factors for Successful Improvement of Swedish Healthcare. Medical Management<br />
Centre. Stockholm, Karolinska Institutet: 150<br />
Olsson, J., Kammerlind, P., Thor, J., & Elg, M. ( 00 ). Surveying Improvement Activities in Health<br />
Care on a National Level - The Swedish Internal Collaborative Strategy and its Challenges.<br />
Quality Management in Health Care, 1 (4), 0 - 16<br />
Reinertsen, J. and W. Schellekens ( 005). 10 Powerful Ideas for Improving Patient Care<br />
- What every healthcare executive should know, Institute for Healthcare Improvement.<br />
http://www.ihi.org/IHI/Topics/LeadingSystemImprovement/Leadership/<br />
Literature/10PowerfulIdeasforImprovingPatientCareWhatEveryHealthcareExecutiveShould-<br />
Know.htm<br />
Sachs, M. A. ( 004). Fokusrapport Kvalitetskostnader. S. l. landsting<br />
Schuster, M., E. McGlynn, et al. (1 8). «How good is the quality of healthcare in the United States?»<br />
Milbank Quarterly 76: 517-6<br />
Social styrelsen 00 , SOU 1 6:1<br />
Sorian, R. ( 006). Measuring, Reporting, and Rewarding Performance in Healthcare. Comission on<br />
a high performance health system, The Commonwealthfound<br />
Sörkvist, L. (1 8) In Dept of Materials ProcessingRoyal Institute of Technology, Stockholm<br />
Universitetssamverkan <strong>för</strong> Förbättringskunskap, Sveriges Kommuner och Landsting, www.skl.se/usf<br />
Wingert, T. (1 5/ 6). Constructing episodes of care from encounter and claims data: some methodological<br />
issues. Inquiry, , 4 0-44<br />
Øvretveit, J. ( 006). Ledarens roll i kvalitets<strong>för</strong>bättrings och säkerhetsarbetet, Sveriges Kommuner<br />
och Landsting. http://www.skl.se/artikel.asp?A=17111&C=1150&ArticleVersion<br />
...og bedre skal det bli! Norska strategin for kvalitetsforbedring i sosial – og helsetjenesten http://<br />
shdir.no/publikasjoner/veiledere/nasjonal_strategi_for_kvalitetsforbedring_i_sosial__og_<br />
helsetjenesten__og_bedre_skal_det_bli___ 005_ 015__ 1 __1 0.
Hälso- och sjukvården befinner sig under ett starkt<br />
<strong>för</strong>ändringstryck. Befolkningen blir allt äldre. Den<br />
medicinska utvecklingen går snabbt, vilket leder till<br />
ökade <strong>för</strong>väntningar hos medborgarna. Samtidigt är<br />
finansieringsmöjligheterna begränsade.<br />
Inom hälso- och sjukvården finns det ett gap mellan<br />
de behov som finns och de tillgängliga resurserna. Men<br />
samtidigt så finns det ett gap mellan det som presteras och<br />
det som är möjligt att åstadkomma med de resurser som är<br />
tillgängliga. Detta illustreras bland annat genom att det finns<br />
skillnader i effektivitet och kvalitet mellan landstingen.<br />
Detta lyfts fram i Öppna jäm<strong>för</strong>elser.<br />
<strong>Strategier</strong> <strong>för</strong> <strong>effektivisering</strong> är en rapport som avser att<br />
stödja det fortsatta lärandet och utforskandet om vad<br />
som krävs <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra <strong>för</strong>mågan att omsätta Öppna<br />
jäm<strong>för</strong>elser. Förhoppningen är att detta arbetsmaterial kan<br />
vara en utgångspunkt i det fortsatta arbetet att utveckla<br />
kunskapsstyrda ledningssystem med <strong>för</strong>måga att agera på<br />
Öppna jäm<strong>för</strong>elser och annan kvalitetssäkrad kunskap.<br />
I arbetet har följande personer varit delaktiga: Jesper<br />
Olsson, Mattias Elg, Lena Eckerström, Roger Molin och<br />
Michael Bergström.<br />
118 82 stockholm, Besök hornsgatan 20<br />
Tfn 08-452 70 00, Fax 08-452 70 50<br />
info@skl.se, www.skl.se