Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se
Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se
Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Offentlig upphandling inom bygg<strong>se</strong>ktorn<br />
- vägledning för leverantörer<br />
2010:5
Publicerad: 2010-11-03<br />
Version: 2010:5.1 (reviderad 2012-03-02)
Innehåll<br />
1. Om vägledningen 2<br />
1.1 Bakgrund och syfte 2<br />
1.2 Omfattning 2<br />
1.3 Om informationen 3<br />
1.4 Samråd 3<br />
2. Lagstiftningen 4<br />
3. Begrepp och definitioner 5<br />
4. Förbereda en upphandling 7<br />
4.1 Kompetens 7<br />
4.2 Förstå branschdokumenten 7<br />
4.3 Roller inom den upphandlande myndigheten 8<br />
4.4 Konsultjäv 9<br />
4.5 Marknadsför företaget 10<br />
4.6 Hitta upphandlingarna 10<br />
4.7 Upphandlingsförfaranden under tröskelvärdet 11<br />
4.8 Upphandlingsformer över tröskelvärdet 15<br />
4.9 Upphandlingsförfaranden som kan tillämpas både över och under tröskelvärdet 19<br />
4.10 Ramavtal 22<br />
5. Genomföra en upphandling 23<br />
5.1 Läs branschdokumenten 23<br />
5.3 Lämna inte anbud om kraven inte uppfylls 29<br />
5.4 Lämna enbart anbud på det som efterfrågas 29<br />
5.5 Upphandlande myndigheten bestämmer 30<br />
5.6 Ställ frågor 30<br />
5.7 Grunder för tilldelning av kontrakt 31<br />
5.8 Krav i upphandling 33<br />
5.9 Kvalitet 33<br />
5.10 Kvalificering av anbudsgivare samt prövning och utvärdering av anbud 35<br />
5.11 Tilldelningsbeslut 38<br />
5.12 Avtalsspärr 38<br />
5.13 Om anbudsgivaren inte tilldelas kontrakt 39<br />
5.14 Om anbudsgivaren tilldelas kontrakt 39<br />
6. Överprövning och skadestånd 40<br />
6.1 Kontakta den upphandlande myndigheten 40<br />
6.2 Ansöka om överprövning 40<br />
6.3 Tidsfrister för ansökan om överprövning 41<br />
6.4 Domstolens beslut 41<br />
6.5 Förlängd avtalsspärr 42<br />
6.6 Tiodagarsfrist 42<br />
6.7 Överprövning av kontrakts giltighet 42<br />
6.8 Skadestånd 44<br />
7. Följa upp en upphandling och leverera 45<br />
7.1 Kontraktet 45<br />
7.2 Kontakt med kunden 45<br />
7.3 Informera medarbetare 46<br />
7.4 Utvärdera kontraktsperioden 47<br />
7.5 Ny kontraktsperiod 47<br />
8. Sammanfattning 48
2<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
1. Om vägledningen<br />
1.1 Bakgrund och syfte<br />
<strong>Upphandlingsstöd</strong>et vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra<br />
till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig<br />
upphandling.<br />
Målet är att bättre ta tillvara konkurren<strong>se</strong>n på marknaden så att<br />
skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för<br />
medborgarna, den offentliga <strong>se</strong>ktorn och näringslivet. Målet ska<br />
uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade<br />
metoder och hjälpmedel och att därigenom bidra till en förenklad<br />
upphandlingsprocess för såväl upphandlande myndigheter som<br />
leverantörer.<br />
Inom ramen för detta uppdrag ska <strong>Upphandlingsstöd</strong>et särskilt<br />
beakta de behov som finns vid offentliga upphandlingar inom<br />
bygg<strong>se</strong>ktorn. Syftet är att stödja offentliga beställare, byggherrar<br />
och leverantörer i upphandlingsproces<strong>se</strong>n samt att finna former<br />
för att, utöver produktionskostnaden, lyfta fram och betona<br />
livscykelkostnader och kvalitetskriterier.<br />
Syftet med denna vägledning är att underlätta för<br />
leverantörer/entreprenörer (nedan gemensamt kallat leverantörer)<br />
att delta i upphandlingar av byggentreprenader.<br />
1.2 Omfattning<br />
Vägledningen omfattar endast den klassiska <strong>se</strong>ktorn, med fokus<br />
på upphandlingar enligt 15 kap. LOU dvs. upphandlingar under<br />
tröskelvärdet.<br />
Vägledningen ger övergripande information om reglerna vid<br />
upphandling inom bygg<strong>se</strong>ktorn samt tips och råd vad man som<br />
leverantör ska tänka på vid deltagande i offentlig upphandling.<br />
För en utförligare information om regelverket hänvisas till<br />
vägledningen ”Upphandlingsproces<strong>se</strong>n steg för steg för<br />
leverantörer” som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.
1.3 Om informationen<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid<br />
nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den<br />
enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att<br />
leverantörer vid behov inhämtar kompetens för att delta i<br />
upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt.<br />
Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.<br />
Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår<br />
hemsida upphandlingstöd.<strong>se</strong> och publicera den på andra<br />
webbplat<strong>se</strong>r. Ange källa och gärna även en länk till innehållet.<br />
1.4 Samråd<br />
Vägledningen har tagits fram i samråd med upphandlande<br />
myndigheter, leverantörer och intres<strong>se</strong>organisationer inom<br />
bygg<strong>se</strong>ktorn. Till dessa riktas ett varmt tack.<br />
3
4<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
2. Lagstiftningen<br />
Upphandlingen inom den offentliga <strong>se</strong>ktorn regleras främst av<br />
lagen om offentlig upphandling (LOU) samt lagen om upphandling<br />
inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF).<br />
Därutöver berörs den offentliga upphandlingen av t.ex.<br />
konkurrenslagen, offentlighets- och <strong>se</strong>kretesslagen,<br />
förvaltningslagen och förordningen om antidiskrimineringsvillkor.<br />
Upphandlande enheter som bedriver verksamhet inom bl.a.<br />
vatten-, energi-, transport- och postområdena tillhör de så kallade<br />
försörjnings<strong>se</strong>ktorerna. Upphandlande myndigheter som bedriver<br />
övrig verksamhet tillhör den klassiska <strong>se</strong>ktorn.<br />
Tröskelvärden är de beloppsgrän<strong>se</strong>r som avgör om en upphandling<br />
ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella<br />
reglerna i 15 kap. LOU. Tröskelvärdet för byggentreprenader<br />
fr.o.m. 2012 t.o.m. 2013 uppgår till 47 438 500 kronor.<br />
Tröskelvärdet ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för<br />
kontraktets hela löptid. Även eventuella optioner och<br />
förlängningsklausuler ska räknas in som om de kommer att<br />
utnyttjas.<br />
Grundläggande principer för offentlig upphandling är<br />
icke-diskriminering<br />
likabehandling<br />
öm<strong>se</strong>sidigt erkännande<br />
proportionalitet, samt<br />
öppenhet.<br />
Syftet med upphandlingsreglerna är primärt att främja fri<br />
rörlighet inom EU. Upphandlande myndigheter ska uppsöka och<br />
dra nytta av konkurren<strong>se</strong>n på aktuell marknad och därigenom<br />
också på bästa sätt använda de medel som finansierar offentliga<br />
upphandlingar. Samtidigt syftar regelverket till att ge<br />
leverantörerna möjlighet att konkurrera på samma villkor i varje<br />
upphandling.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
3. Begrepp och definitioner<br />
I texten används genomgående ett antal begrepp för vilka<br />
följande definitioner gäller.<br />
Allmänt tillgänglig databas<br />
Databas för annon<strong>se</strong>ring av upphandlingar. TED (Tenders<br />
Electronic Daily) är EU:s databas för annon<strong>se</strong>ring över<br />
tröskelvärdet. Visma/Opic, E-avrop, Licitio och Mercell är exempel<br />
på nationella databa<strong>se</strong>r för annon<strong>se</strong>ring under tröskelvärdet och<br />
av B-tjänster.<br />
Anbudsgivare<br />
Den som lämnar anbud.<br />
Avtalsspärr<br />
Tidsfrist efter tilldelningsbeslut då kontrakt inte får tecknas.<br />
Tidsfristen är 10 eller 15 dagar beroende på kommunikationssättet.<br />
Avtalsspärren syftar till att ge leverantörer möjlighet att<br />
begära överprövning.<br />
Beställare<br />
Sakkunnig och kravställare vid den upphandlande myndigheten<br />
för den byggentreprenad som ska upphandlas.<br />
Branschdokument<br />
AB 04 (Allmänna bestämmel<strong>se</strong>r för byggnads-,<br />
anläggnings- och installation<strong>se</strong>ntreprenader).<br />
ABT 06 (Allmänna bestämmel<strong>se</strong>r för totalentreprenader<br />
av<strong>se</strong>ende byggnads-, anläggnings- och<br />
installationsarbeten).<br />
AMA AF 07 (Administrativa föreskrifter med råd och<br />
anvisningar för byggnads-, anläggnings- och<br />
installation<strong>se</strong>ntreprenader).<br />
Förfrågningsunderlag<br />
Samlingsbegrepp för allt underlag som den upphandlande<br />
myndigheten tillhandahåller en leverantör för anbudsgivning i en<br />
upphandling. Underlaget kan omfatta bl.a. upphandlingsföreskrifter,<br />
teknisk specifikation och/eller uppdragsbeskrivning,<br />
krav på leverantör samt administrativa och kommersiella villkor.<br />
5
6<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Förhandsinsyn<br />
En frivillig annon<strong>se</strong>ring i<br />
TED (Tenders Electronic Daily) om att den upphandlande<br />
myndigheten av<strong>se</strong>r att tilldela kontrakt genom förhandlat<br />
förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring, eller<br />
en allmänt tillgänglig databas om att den upphandlande<br />
myndigheten av<strong>se</strong>r att tilldela kontrakt genom<br />
direktupphandling.<br />
En avtalsspärr på 10 dagar inträder och ett kontrakt kan efter<br />
den tidens utgång inte förklaras ogiltigt av domstol.<br />
Leverantör<br />
De företag på marknaden som tillhandahåller varor, tjänster eller utför<br />
byggentreprenader. Med leverantör av<strong>se</strong>s också grupper av leverantörer.<br />
Ramavtal<br />
Ett avtal som tecknas mellan en eller flera upphandlande<br />
myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa<br />
villkoren för en <strong>se</strong>nare tilldelning av kontrakt (avrop) under en<br />
given tidsperiod.<br />
Tilldelningsbeslut<br />
Den upphandlande myndighetens beslut om att tilldela ett<br />
kontrakt eller sluta ett ramavtal. Om det finns flera anbudsgivare<br />
och/eller anbudssökande ska dessa underrättas om<br />
tilldelningsbeslutet och skälen för det.<br />
Tilldelningskriterier<br />
De kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest<br />
fördelaktiga anbudet inför tilldelningen av ett kontrakt. Kallas<br />
även utvärderingskriterier eller bör-krav.<br />
Tröskelvärde<br />
Beloppsvärden som avgör om en upphandling ska ske enligt de<br />
direktivstyrda eller de nationella reglerna.<br />
Upphandlare<br />
Sakkunnig i upphandlingsfrågor vid den upphandlande myndigheten.<br />
Upphandlande myndighet<br />
Statliga och kommunala myndigheter samt landsting. Med<br />
myndigheter jämställs beslutande församlingar i kommuner och<br />
landsting samt offentligt styrda organ. Med sådana organ av<strong>se</strong>s<br />
bl.a. vissa statliga och flertalet kommunala bolag såsom<br />
kommunala bostadsbolag.
4. Förbereda en<br />
upphandling<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Under detta avsnitt beskrivs vilka förberedel<strong>se</strong>r som bör<br />
göras inför en kommande upphandling.<br />
Leverantören får vägledning i hur man kan förbereda sig<br />
innan man hittat en intressant upphandling<br />
när man hittat en upphandling men ännu inte börjat<br />
skriva sitt anbud.<br />
4.1 Kompetens<br />
Upphandlingsreglerna kan upplevas som komplicerade av båda<br />
parter. Genom att ha rätt kompetens inom upphandlingsområdet<br />
samt vara lyhörd för motpartens arbetssituation och villkor, kan<br />
den egna insat<strong>se</strong>n i upphandlingsarbetet förbättras vilket i sin tur<br />
gynnar den goda affären.<br />
För att erhålla ett kontrakt i en offentlig upphandling krävs ett<br />
anbud som uppfyller samtliga formella krav. Det ställs krav på<br />
anbudets utformning, leverantörens kapacitet och erfarenhet samt<br />
byggentreprenaden som sådan. För detta behövs kunskap om och<br />
förståel<strong>se</strong> för regelverket kring offentlig upphandling.<br />
Lagarna innehåller krav såväl på den upphandlande myndigheten<br />
som på anbudsgivaren. Det är också viktigt att följa utvecklingen<br />
med lagändringar, ny rättspraxis etc. Ändringarna kan innebära<br />
förenklingar, men det förekommer också kompletteringar av<br />
lagarna där nya krav kan ställas på anbudsgivare med av<strong>se</strong>ende<br />
på t.ex. miljöfrågor och hållbar utveckling.<br />
4.2 Förstå branschdokumenten<br />
Vid upphandling och genomförande av entreprenader har<br />
bygg<strong>se</strong>ktorn redan i dag en väl fungerande systematik i de regler<br />
och branschdokument som gäller generellt inom branschen.<br />
Upphandlande myndigheter använder normalt dessa<br />
branschdokument vid upphandling av byggentreprenader. För de<br />
företag som vill delta i offentlig upphandling är det därför<br />
angeläget att själva kunna använda och förstå dokumenten.<br />
7
8<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
4.3 Roller inom den upphandlande myndigheten<br />
Inom en upphandlande myndighet finns i normalfallet en klar<br />
rollfördelning mellan de olika befattningar som deltar i<br />
upphandlingsproces<strong>se</strong>n. Var i organisationen upphandlingen sker<br />
och av vem kan emellertid variera.<br />
Den upphandlande myndigheten kan i vissa fall även anlita<br />
extern konsult för exempelvis utformning av<br />
förfrågningsunderlag.<br />
4.3.1 UNDER UPPHANDLINGEN<br />
Beställaren och slutanvändaren<br />
Beställaren är sakkunnig och därmed kravställare för den<br />
byggentreprenad som ska upphandlas och deltar aktivt såväl vid<br />
utformningen av kravspecifikationen (beskrivning av den<br />
byggentreprenad som ska upphandlas) som vid prövningen och<br />
utvärderingen av anbuden. Därutöver kan också brukaren<br />
(exempelvis berörda lärare och elever när en skola ska byggas<br />
eller repareras) delta i upphandlingen både som kravställare och<br />
vid anbudsprövningen.<br />
Upphandlaren<br />
Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett<br />
övergripande ansvar för upphandlingsproces<strong>se</strong>n.<br />
Upphandlaren ansvarar för<br />
utformningen av förfrågningsunderlaget i sin helhet,<br />
information till leverantörerna under<br />
upphandlingsproces<strong>se</strong>n<br />
kvalificering av leverantörer<br />
prövning och utvärdering av anbuden (bl.a. tillsammans<br />
med beställaren)<br />
upprättande av tilldelningsbeslut.<br />
Upphandlaren upprättar också kontraktet, ibland tillsammans<br />
med den upphandlande myndighetens jurist. Inom vissa<br />
upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen som<br />
sakkunnig och kravställare.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
4.3.2 NÄR KONTRAKTET HAR TECKNATS<br />
När kontraktet har tecknats går ansvaret över från den/de<br />
person/er som haft ansvaret under upphandlingen till den/de som<br />
ansvarar för kontraktsuppföljningen, vanligtvis beställaren,<br />
projektansvarig eller i vissa fall någon på<br />
upphandlingsfunktionen.<br />
Inom en upphandlande myndighet kan det även finnas<br />
medarbetare som har rätt att göra avrop från befintliga ramavtal.<br />
Tänk på att beslut i en upphandling om val av leverantör eller<br />
annat beslut kopplat till upphandlingen ska fattas av den<br />
upphandlande myndigheten.<br />
4.4 Konsultjäv<br />
I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult<br />
för utformning av förfrågningsunderlaget, eller annat<br />
förberedel<strong>se</strong>arbete inför en upphandling, kan otillbörliga<br />
konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har<br />
för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. En sådan situation<br />
kallas konsultjäv.<br />
Den upphandlande myndigheten bör också vara försiktig med att<br />
tillåta en anställd eller tidigare anställd att medverka vid och<br />
påverka t.ex. utformningen av förfrågningsunderlaget inför en<br />
upphandling som denne själv eller någon närstående person kan<br />
delta i som anbudsgivare.<br />
En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom<br />
tidigare uppdrag hos myndigheten<br />
har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett<br />
eller annat sätt anpassats till konsultens eller<br />
leverantörens produkter<br />
fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om<br />
exempelvis den upphandlande myndighetens krav, budget<br />
m.m. som andra anbudsgivare inte fått, eller<br />
genom sin medverkan fått annan form av otillbörlig<br />
konkurrensfördel.<br />
Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men<br />
konsulten får inte heller biträda annan anbudsgivare. Det saknar<br />
i princip betydel<strong>se</strong> om konsulten anlitats direkt av den<br />
upphandlande myndigheten eller om konsulten medverkat som<br />
underkonsult.<br />
9
10<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Däremot an<strong>se</strong>s sådana konkurrensfördelar som endast består i att<br />
konsulten är bättre ”påläst” eller har visst tidsmässigt försprång<br />
framför andra anbudsgivare, normalt inte som otillbörliga. Det är<br />
i dessa fall viktigt att anbudstiden görs tillräckligt lång så att alla<br />
anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan<br />
information så att det tidsmässiga försprånget som konsulten har<br />
inte får någon egentlig betydel<strong>se</strong>.<br />
Innan uteslutning sker måste en konsult alltid få möjlighet att<br />
visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillbörlig<br />
konkurrensfördel.<br />
4.5 Marknadsför företaget<br />
Marknadsföring är en del av företagens vardag. Det är inte fel att<br />
mellan upphandlingarna kontakta beställare på upphandlande<br />
myndigheter och pre<strong>se</strong>ntera sin verksamhet, utförda eller<br />
pågående byggentreprenader m.m. En aktiv dialog är lärorik för<br />
båda parter.<br />
Kontakterna måste naturligtvis skötas professionellt så att dessa<br />
inte uppfattas som otillbörliga. De upphandlande myndigheterna<br />
är alltid måna om att kontakterna inte ska uppfattas som en<br />
förhandling eller att en upphandling påbörjats. Det innebär att<br />
företagen måste respektera om beställaren meddelar att<br />
kontakter för tillfället är olämpliga. Denna typ av kontakter, som<br />
av<strong>se</strong>r ren marknadsföring, bör heller inte tas i direkt anslutning<br />
till att en upphandling ska påbörjas.<br />
4.6 Hitta upphandlingarna<br />
Annon<strong>se</strong>ring sker i allmänt tillgängliga databa<strong>se</strong>r. Ibland finns<br />
också information på de upphandlande myndigheternas hemsidor<br />
eller i fack- eller dagspress. Annon<strong>se</strong>rna kan av<strong>se</strong> såväl<br />
information om kommande upphandlingar som för stunden<br />
aktuella upphandlingar.
»<br />
TIPS!<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Sök aktivt efter annon<strong>se</strong>rade upphandlingar i allmänt<br />
tillgängliga databa<strong>se</strong>r eller på de upphandlande<br />
myndigheternas hemsidor.<br />
Prenumerera på aktuella annon<strong>se</strong>r hos databasföretagen.<br />
Identifiera vilka kvalifikationer på företaget som krävs<br />
hos olika upphandlande myndigheter och vid olika typer<br />
av byggentreprenader. Utveckla företaget för att kunna<br />
svara upp mot kraven.<br />
Analy<strong>se</strong>ra resultatet vid eventuellt deltagande i tidigare<br />
upphandlingar. Vad gick bra, vad gick mindre bra?<br />
Gå igenom vad som gått bra respektive mindre bra vid<br />
genomförandet av tidigare byggentreprenader och hur den<br />
egna verksamheten behöver utvecklas.<br />
4.7 Upphandlingsförfaranden under tröskelvärdet<br />
En offentlig upphandling under tröskelvärdet ska göras genom<br />
förenklat förfarande, urvalsförfarande eller i form av en<br />
direktupphandling.<br />
4.7.1 FÖRENKLAT FÖRFARANDE<br />
Vad är ett förenklat förfarande?<br />
Förenklat förfarande innebär att alla leverantörer får lämna<br />
anbud. Termen ”förenklat förfarande” markerar att förfarandet är<br />
förenklat i förhållande till de mer detaljerade krav som ska vara<br />
uppfyllda vid upphandling över tröskelvärdet. Kravet på de<br />
grundläggande upphandlingsrättsliga principerna dvs. ickediskriminering,<br />
likabehandling, öm<strong>se</strong>sidigt erkännande,<br />
proportionalitet samt öppenhet gäller emellertid även det<br />
förenklade förfarandet.<br />
Vad händer vid ett förenklat förfarande?<br />
Inbjudan sker via annon<strong>se</strong>ring i en elektronisk databas som är<br />
allmänt tillgänglig eller via annon<strong>se</strong>ring på annat sätt som leder<br />
till effektiv konkurrens, t.ex. i en branschtidning eller i en större<br />
dagstidning.<br />
När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en<br />
kvalificering av anbudsgivarna och en prövning av anbuden med<br />
av<strong>se</strong>ende på de krav som ställts på den byggentreprenad som ska<br />
upphandlas. Därefter sker en utvärdering av anbuden utifrån de<br />
tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget<br />
alternativt lägsta pris.<br />
11
12<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Förhandlingar får genomföras med en eller flera anbudsgivare.<br />
Det är den upphandlande myndigheten som avgör om<br />
förhandlingar behövs för att få bästa möjliga villkor. Den<br />
upphandlande myndigheten är dock inte skyldig att förhandla<br />
med någon anbudsgivare.<br />
Förhandling får ske kring samtliga delar i uppdraget, även pri<strong>se</strong>t.<br />
En förhandling får inte leda fram till att de ovillkorliga kraven för<br />
upphandlingen vä<strong>se</strong>ntligen ändras. Då kan upphandlingen behöva<br />
göras om så att principerna om likabehandling och öppenhet<br />
upprätthålls.<br />
Tidsfristen för att lämna anbud ska vara skälig. Hänsyn ska tas<br />
till hur komplex upphandlingen är och en bedömning ska göras av<br />
hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta ett anbud.<br />
4.7.2 URVALSFÖRFARANDE<br />
Vad är ett urvalsförfarande?<br />
Urvalsförfarande innebär att alla leverantörer har rätt att<br />
inkomma med en ansökan om att få lämna anbud (en så kallad<br />
anbudsansökan) och att den upphandlande myndigheten därefter<br />
bjuder in vissa leverantörer att lämna anbud..<br />
Denna upphandlingsform kan beskrivas som ett <strong>se</strong>lektivt<br />
förfarande under tröskelvärdet och används vanligen i de fall man<br />
tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud. .<br />
Vad händer vid ett urvalsförfarande?<br />
Ansökningsinbjudan sker via annon<strong>se</strong>ring i en elektronisk<br />
databas som är allmänt tillgänglig. Av inbjudan ska det framgå<br />
hur en anbudsansökan får lämnas samt den dag då ansökan<br />
<strong>se</strong>nast ska ha inkommit till den upphandlande myndigheten. Den<br />
upphandlande myndigheten får i inbjudan ange det antal<br />
leverantörer som den av<strong>se</strong>r att bjuda in att lämna anbud. Antalet<br />
ska bestämmas med hänsyn till arten av det som ska upphandlas<br />
och vara tillräckligt stort för att en effektiv konkurrens ska<br />
uppnås. Antalet kan anges inom ett intervall, lägsta respektive<br />
högsta antal.<br />
När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats görs ett<br />
urval av de anbudssökande som bjuds in att lämna anbud. Till<br />
dessa skickas, vid ett och samma tillfälle, en inbjudan med<br />
förfrågningsunderlag.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Den upphandlande myndigheten bjuder in det antal<br />
anbudssökande som i förekommande fall angetts i annon<strong>se</strong>n. Om<br />
inget antal angetts i annon<strong>se</strong>n ska samtliga kvalificerade<br />
anbudssökande bjudas in till anbudsgivning.<br />
När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en prövning av<br />
anbuden med av<strong>se</strong>ende på de krav som ställts på den<br />
byggentreprenad som upphandlas samt därefter en utvärdering av<br />
anbuden utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i<br />
förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris.<br />
Den upphandlande myndigheten får bjuda in en eller flera<br />
anbudsgivare till förhandling. Förhandlingen får ske kring<br />
samtliga delar i uppdraget, även pri<strong>se</strong>t. En förhandling får inte<br />
leda fram till att de ovillkorliga kraven för upphandlingen<br />
vä<strong>se</strong>ntligen ändras. Då kan upphandlingen behöva göras om så att<br />
principerna om likabehandling och öppenhet upprätthålls.<br />
Tidsfristen för att inkomma med ansökningar och anbud ska vara<br />
skälig. Hänsyn ska tas till hur komplex upphandlingen är och en<br />
bedömning ska göras av hur lång tid leverantören behöver för att<br />
utarbeta en ansökan eller ett anbud.<br />
Tidsfristen för att lämna en anbudsansökan får dock aldrig vara<br />
kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan<br />
blev publicerad.<br />
4.7.3 DIREKTUPPHANDLING<br />
Vad är en direktupphandling?<br />
Direktupphandling är upphandling utan krav på annon<strong>se</strong>ring och<br />
innebär ett enklare förfarande i förhållande till övriga<br />
upphandlingsförfaranden. Direktupphandling ska dock alltid ske<br />
med hänsyn till de grundläggande principerna för offentlig<br />
upphandling.<br />
Vid direktupphandling finns det inga lagbestämmel<strong>se</strong>r om<br />
hur anbuden ska utformas. Anbuden kan således vara<br />
muntliga eller skriftliga. Anbuden kan även lämnas genom<br />
elektronisk överföring eller på ett annat sätt som den<br />
upphandlande myndigheten bestämmer.<br />
13
14<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Den/de utvalda leverantören/leverantörerna får lämna anbud i de<br />
fall den upphandlande myndigheten ber om det. För att få<br />
inbjudan att delta i en direktupphandling krävs det således att<br />
den upphandlande myndigheten har kännedom om företaget. Ofta<br />
väljer den upphandlande myndigheten att ta in flera anbud och<br />
göra prisjämförel<strong>se</strong>r.<br />
När får en direktupphandling användas?<br />
Direktupphandling får endast användas<br />
om upphandlingens värde uppgår till högst15 procent av<br />
det tröskelvärde som av<strong>se</strong>s i 3 kap. 1 § LOU första<br />
stycket, eller<br />
om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan<br />
föregående annon<strong>se</strong>ring är uppfyllda, eller<br />
om det finns synnerliga skäl.<br />
Direktupphandling är tillåten om värdet av byggentreprenaden<br />
uppgår till högst 284 000 kronor exklusive mervärdesskatt (fast<br />
beloppsgräns) vilket motsvarar 15 procent av 1 897 540 kronor<br />
enligt beskrivningen ovan.<br />
Vidare är direktupphandling tillåten då förutsättningarna för<br />
förhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring är uppfyllda.<br />
Exempel på detta är att det vid förenklat<br />
förfarande/urvalsförfarande inte lämnats några anbud eller<br />
anbudsansökningar alternativt att anbuden inte är lämpliga.<br />
Detta gäller under förutsättning att de ursprungliga villkoren för<br />
kontraktet inte ändras vä<strong>se</strong>ntligt.<br />
Därutöver är direktupphandling tillåten när det gäller<br />
kompletterande byggentreprenader som inte ingår i det<br />
ursprungliga projektet eller det ursprungliga kontraktet eller det<br />
gäller en ny byggentreprenad som är en upprepning av tidigare<br />
byggentreprenader. Ob<strong>se</strong>rvera att för dessa båda fall krävs att<br />
särskilda omständigheter är uppfyllda vilka redovisas i 4 kap. 8 §<br />
LOU.<br />
Ytterligare skäl till direktupphandling är i de fall det finns<br />
synnerliga skäl vilket bl.a. av<strong>se</strong>r oförut<strong>se</strong>dda händel<strong>se</strong>r som den<br />
upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den<br />
upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd beroende på dålig<br />
planering medför inte att den upphandlande myndigheten har rätt<br />
till direktupphandling.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
En otillåten direktupphandling kan leda till att kontraktet<br />
ogiltigförklaras eller att den upphandlande myndigheten döms till<br />
skadestånd eller upphandlingsskadeavgift<br />
4.8 Upphandlingsformer över tröskelvärdet<br />
En offentlig upphandling över tröskelvärdet ska göras genom<br />
öppet, <strong>se</strong>lektivt eller förhandlat förfarande.<br />
4.8.1 ÖPPET FÖRFARANDE<br />
Vad är ett öppet förfarande?<br />
Öppet förfarande innebär att alla leverantörer får lämna anbud.<br />
Förhandling får inte förekomma.<br />
Vad händer vid ett öppet förfarande?<br />
Inbjudan sker via annon<strong>se</strong>ring i TED.<br />
När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en<br />
kvalificering av anbudsgivarna och en prövning av anbuden med<br />
av<strong>se</strong>ende på de krav som ställts på den byggentreprenad som ska<br />
upphandlas. Därefter ska en utvärdering av anbuden ske utifrån<br />
de tilldelningskriterier som fastställdes i förfrågningsunderlaget<br />
alternativt lägsta pris.<br />
Tidsfristen för att lämna anbud vid öppet förfarande är som<br />
huvudregel minst 52 dagar räknat från den dag då annon<strong>se</strong>n<br />
skickades för publicering. Tidsfristen för att lämna anbud kan<br />
förkortas i de fall annon<strong>se</strong>n skickats med elektroniska medel<br />
och/eller leverantören själv kan ladda ner samtliga<br />
upphandlingsdokument direkt från den webbplats som angetts i<br />
TED.<br />
4.8.2 SELEKTIVT FÖRFARANDE<br />
Vad är ett <strong>se</strong>lektivt förfarande?<br />
Selektivt förfarande innebär att alla leverantörer får lämna in<br />
anbudsansökan. Efter en kvalificering bjuder den upphandlande<br />
myndigheten in utvalda leverantörer att lämna anbud.<br />
Förhandlingar får inte förekomma.<br />
15
16<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Ett skäl till att använda ett <strong>se</strong>lektivt förfarande är att man tror<br />
att det finns många leverantörer som vill lämna anbud och att den<br />
upphandlande myndigheten därigenom uppnår ett rimligt<br />
förhållande mellan värdet på upphandlingen och de<br />
administrativa kostnaderna för anbudshanteringen. Ett annat<br />
skäl kan vara att upphandlingens art ställer speciella krav på<br />
leverantören.<br />
Vad händer vid ett <strong>se</strong>lektivt förfarande?<br />
Ansökningsinbjudan sker via annon<strong>se</strong>ring i TED. Av annon<strong>se</strong>n<br />
ska klart framgå de regler och kriterier som gäller för att få delta i<br />
anbudsgivningen samt därutöver det lägsta och i förekommande<br />
fall, det högsta antalet anbudssökande som den upphandlande<br />
myndigheten av<strong>se</strong>r att bjuda in att lämna anbud. Antalet<br />
anbudssökande som den upphandlande myndigheten av<strong>se</strong>r att<br />
bjuda in ska minst uppgå till 5 stycken.<br />
När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en<br />
kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande<br />
myndigheten bjuder in det antal kvalificerade anbudssökande som<br />
angetts i annon<strong>se</strong>n. Till dessa skickas, vid ett och samma tillfälle,<br />
inbjudan med förfrågningsunderlag. I de fall antalet<br />
anbudssökande som uppfyller kraven är färre än det lägsta<br />
antalet som angetts i annon<strong>se</strong>n, får den upphandlande<br />
myndigheten bjuda in det antal som är kvalificerade.<br />
När anbudstiden gått ut och anbuden öppnats sker en prövning av<br />
anbuden med av<strong>se</strong>ende på de krav som ställts på den<br />
byggentreprenad som upphandlas samt därefter en utvärdering av<br />
anbuden utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i<br />
förfrågningsunderlaget alternativt lägsta pris.<br />
Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud vid <strong>se</strong>lektivt<br />
förfarande är som huvudregel minst 37 dagar räknat från den dag<br />
då annon<strong>se</strong>n skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka<br />
om att få lämna anbud kan förkortas i de fall annon<strong>se</strong>n har<br />
skickats elektroniskt.<br />
Tidsfristen för att lämna anbud vid <strong>se</strong>lektivt förfarande är som<br />
huvudregel minst 40 dagar räknat från den dag då inbjudan med<br />
förfrågningsunderlag skickades till utvalda anbudssökande.<br />
Tidsfristen för att lämna anbud kan förkortas om leverantören<br />
själv kan ladda ner samtliga upphandlingsdokument direkt från<br />
den webbplats som angetts i den elektroniska annon<strong>se</strong>n.
4.8.3 FÖRHANDLAT FÖRFARANDE<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Vad är ett förhandlat förfarande?<br />
Vid upphandlingar över tröskelvärdet är möjligheterna att<br />
förhandla med anbudsgivare mycket begränsade. Öppet eller<br />
<strong>se</strong>lektivt förfarande är de ordinarie upphandlingsformerna.<br />
Det finns två former av förhandlat förfarande, med och utan<br />
föregående annon<strong>se</strong>ring.<br />
Förhandlat förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring<br />
Förhandlat förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring innebär att<br />
alla leverantörer får lämna in en anbudsansökan. Efter en<br />
kvalificering bjuder den upphandlande myndigheten in utvalda<br />
anbudssökande till anbudsgivning/förhandling. Förhandlat<br />
förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring är endast tillåtet om<br />
särskilda skäl föreligger. Ett exempel är om de anbud som<br />
lämnats vid öppet eller <strong>se</strong>lektivt förfarande är ogiltiga eller inte<br />
kan antas av andra skäl som anges i 4 kap. 2 § LOU allt under<br />
förutsättning att villkoren inte vä<strong>se</strong>ntligt ändras. Ett annat<br />
exempel är upphandling av en byggentreprenad som enbart har<br />
forsknings-, provnings- eller utvecklingsändamål och som inte<br />
syftar till vinst eller till att täcka forsknings- och<br />
utvecklingskostnader.<br />
Ansökningsinbjudan sker via annon<strong>se</strong>ring i TED. Av annon<strong>se</strong>n<br />
ska klart framgå de regler och kriterier som gäller för att få delta i<br />
anbudsgivningen/förhandlingen samt därutöver det lägsta och i<br />
förekommande fall det högsta, antalet anbudssökande som den<br />
upphandlande myndigheten av<strong>se</strong>r att bjuda in till<br />
anbudsgivning/förhandling. Antalet anbudssökande som den<br />
upphandlande myndigheten av<strong>se</strong>r att bjuda in ska minst uppgå<br />
till 3 stycken.<br />
När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en<br />
kvalificering av de anbudssökande varefter den upphandlande<br />
myndigheten bjuder in det antal kvalificerade anbudssökande som<br />
angetts i annon<strong>se</strong>n. Till dessa skickas, vid ett och samma tillfälle,<br />
inbjudan med förfrågningsunderlag.<br />
I de fall antalet anbudssökande som uppfyller kraven och<br />
kriterierna är färre än det lägsta antalet som angetts i annon<strong>se</strong>n,<br />
får den upphandlande myndigheten bjuda in det antal som är<br />
kvalificerade.<br />
17
18<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Förhandling sker med anbudsgivarna för att anpassa anbuden till<br />
de krav på byggentreprenaden som har angetts i annon<strong>se</strong>n och i<br />
förfrågningsunderlaget för att på så sätt få fram det bästa<br />
anbudet. Förhandlingarna kan också ske i successiva steg för att<br />
gradvis minska antalet anbud. I de fall den upphandlande<br />
myndigheten har för avsikt att använda detta förfaringssätt ska<br />
det anges i annon<strong>se</strong>n eller förfrågningsunderlaget. Det successiva<br />
urvalet ska ske utifrån de tilldelningskriterier som fastställdes i<br />
förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten är dock<br />
inte skyldig att förhandla med någon anbudsgivare.<br />
Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud vid förhandlat<br />
förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring är som huvudregel minst<br />
37 dagar räknat från den dag då annon<strong>se</strong>n skickades för<br />
publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud kan<br />
förkortas om annon<strong>se</strong>n skickats elektroniskt. Tidsfristen för att<br />
lämna anbud vid förhandlat förfarande bestäms vid varje enskilt<br />
tillfälle.<br />
Förhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring<br />
Förhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring innebär att<br />
den upphandlande myndigheten får vända sig direkt till en enda<br />
leverantör, en slags direktupphandling således.<br />
Vid upphandling av byggentreprenader kan förfarandet tillämpas<br />
bl.a.<br />
om det vid ett öppet eller <strong>se</strong>lektivt förfarande inte<br />
lämnats några anbud eller anbudsansökningar eller att<br />
anbuden inte är lämpliga under förutsättning att de<br />
ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändras<br />
vä<strong>se</strong>ntligt, eller<br />
om byggentreprenaden endast kan utföras av en<br />
leverantör p.g.a. ensamrätt eller av tekniska eller<br />
konstnärliga skäl, eller<br />
om det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet men<br />
synnerlig brådska orsakad av omständigheter utanför den<br />
upphandlande myndighetens kontroll gör det omöjligt att<br />
använda andra upphandlingsformer.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Därutöver får förhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring<br />
tillämpas i de fall det gäller kompletterande byggentreprenader<br />
som inte ingår i det ursprungliga projektet eller kontraktet samt i<br />
de fall det gäller en ny byggentreprenad som är en upprepning av<br />
tidigare byggentreprenader. Ob<strong>se</strong>rvera att för dessa båda fall<br />
krävs att särskilda omständigheter är uppfyllda vilka redovisas i 4<br />
kap. 8 § LOU.<br />
4.9 Upphandlingsförfaranden som kan tillämpas både över<br />
och under tröskelvärdet<br />
Konkurrenspräglad dialog och elektronisk auktion och är<br />
upphandlingsformer som kan användas vid upphandling såväl<br />
över som under tröskelvärdet.<br />
4.9.1 KONKURRENSPRÄGLAD DIALOG<br />
Vad är en konkurrenspräglad dialog?<br />
Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande där alla leverantörer<br />
kan begära att få delta och där den upphandlande myndigheten<br />
för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i<br />
detta förfarande. Konkurrenspräglad dialog kan under vissa<br />
förutsättningar användas när det kontrakt som ska upphandlas är<br />
”särskilt komplicerat” och det t.ex. inte är möjligt att definiera de<br />
prestanda- eller funktionskrav som kan tillgodo<strong>se</strong> den<br />
upphandlande myndighetens behov.<br />
Vad händer vid en konkurrenspräglad dialog?<br />
Ansökningsinbjudan sker via annon<strong>se</strong>ring i TED vid upphandling<br />
över tröskelvärdet och i en databas som är allmänt tillgänglig vid<br />
upphandling under tröskelvärdet. Av annon<strong>se</strong>n och det beskrivande<br />
dokumentet ska klart framgå de villkor, krav och kriterier som gäller<br />
för att få delta i dialogen liksom tilldelningskriterierna. Därutöver<br />
det lägsta och i förekommande fall det högsta, antalet<br />
anbudssökande som den upphandlande myndigheten av<strong>se</strong>r att bjuda<br />
in till dialog. Antalet anbudssökande som den upphandlande<br />
myndigheten av<strong>se</strong>r att bjuda in ska uppgå till minst 3 stycken.<br />
När ansökningstiden gått ut och ansökningarna öppnats sker en<br />
kvalificering av de anbudssökande. Därefter bjuder den<br />
upphandlande myndigheten, vid ett och samma tillfälle, skriftligt in<br />
det antal kvalificerade anbudssökande till dialog som har angetts i<br />
annon<strong>se</strong>n. Av inbjudan ska bl.a. framgå tid och plats för dialogen<br />
samt hänvisning till beskrivande dokument. I de fall antalet<br />
anbudssökande som uppfyller kraven och kriterierna är färre än det<br />
lägsta antalet som angetts i annon<strong>se</strong>n får den upphandlande<br />
myndigheten bjuda in det antal som är kvalificerade.<br />
19
20<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Dialogen ska resultera i en eller flera lösningar som <strong>se</strong>dan utgör<br />
grunden för de anbud som deltagarna bjuds in att lämna. Alla<br />
frågor kring kontraktet är möjliga att diskutera. Dialogen får<br />
emellertid inte medföra att de förutsättningar som angetts i<br />
annon<strong>se</strong>n, beskrivande dokument eller inbjudan till att delta i<br />
dialogen ändras vä<strong>se</strong>ntligt eftersom detta strider mot principerna<br />
om likabehandling och öppenhet. Dialogen fortsätter till dess det<br />
finns en eller flera acceptabla lösningar som tillgodo<strong>se</strong>r den<br />
upphandlande myndighetens behov. Efter avslutad dialog<br />
uppmanar den upphandlande myndigheten deltagarna att lämna<br />
sina slutgiltiga anbud. Anbuden ska utvärderas utifrån de<br />
tilldelningskriterier som angetts i annon<strong>se</strong>n eller det beskrivande<br />
dokumentet. Hur dessa kriterier ska värderas (viktning eller<br />
fallande prioritetsordning) ska anges <strong>se</strong>nast i inbjudan till att<br />
delta i dialogen. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska<br />
alltid användas som grund för tilldelningen av kontrakt vid<br />
konkurrenspräglad dialog.<br />
Tidsfristen för att ansöka om att få delta i konkurrenspräglad<br />
dialog är minst 37 dagar räknat från den dag då annon<strong>se</strong>n<br />
skickades för publicering. Tidsfristen för att ansöka om att få<br />
delta i konkurrenspräglad dialog kan förkortas i de fall annon<strong>se</strong>n<br />
skickas elektroniskt.<br />
Läs mer om konkurrenspräglad dialog i <strong>se</strong>parat vägledning som<br />
finns att hämta på www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.<br />
4.9.2 ELEKTRONISK AUKTION<br />
Vad är en elektronisk auktion?<br />
Elektronisk auktion utgör inget fullständigt<br />
upphandlingsförfarande utan kan användas som en avslutande<br />
fas i upphandlingar såväl över som under tröskelvärdet.<br />
Elektronisk auktion kan också användas vid avrop med förnyad<br />
konkurrensutsättning från ett ramavtal.<br />
Vad händer vid en elektronisk auktion?<br />
Eftersom den elektroniska auktionen utgör en avslutande del av<br />
upphandlingen innebär det att den ska föregås av en fullständig<br />
utvärdering av anbuden i enlighet med de tilldelningskriterier<br />
som angetts i förfrågningsunderlaget.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Förutsättningen för att en elektronisk auktion ska kunna<br />
användas som avslutande del är att förfrågningsunderlaget kan<br />
uttryckas med tillräcklig exakthet. Inbjudan att lämna nya anbud<br />
i auktionen kan endast omfatta sådana delar av anbudet som kan<br />
uttryckas i siffror och procenttal och därmed bli föremål för en<br />
automatisk bedömning och rangordning.<br />
Förutsatt att dessa villkor är uppfyllda, kan elektronisk auktion<br />
användas såväl vid upphandlingar när kontraktet ska tilldelas<br />
den leverantör som erbjudit det lägsta pri<strong>se</strong>t, som när kontraktet<br />
ska tilldelas den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest<br />
fördelaktiga anbudet.<br />
Om den upphandlande myndigheten av<strong>se</strong>r att avsluta en<br />
upphandling med en elektronisk auktion ska detta anges i<br />
annon<strong>se</strong>n. I förfrågningsunderlaget ska anges vilka delar samt<br />
vilka objekt eller områden som ska ingå i auktionen.<br />
Resultatet av auktionen är helt avgörande för vilken anbudsgivare<br />
som tilldelas kontraktet.<br />
Inbjudan till auktionen skickas elektroniskt, vid ett och samma<br />
tillfälle, till de anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud.<br />
I inbjudan anges bl.a.<br />
om auktionen genomförs i etapper och i så fall tidplanen<br />
för varje etapp<br />
när auktionen börjar (tidigast inom två arbetsdagar),<br />
villkoren för hur auktionen avslutas<br />
information om möjligheter att testa det elektroniska<br />
auktionssystemet i förväg.<br />
Läs mer i elektroniska auktioner i <strong>se</strong>parat vägledning som finns<br />
att hämta i på www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.<br />
21
22<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
4.10 Ramavtal<br />
4.10.1 RAMAVTAL MED FASTSTÄLLDA VILLKOR<br />
Ramavtal med fastställda villkor kan tecknas med en eller flera<br />
leverantörer. I de fall villkoren i ramavtalen är fastställda och<br />
ramavtal har tecknats med fler än en leverantör, ska kontrakt<br />
(avrop) tilldelas den leverantör som lämnat det bästa anbudet.<br />
Detta kan ske via rangordning av ramavtalen och avrop görs från<br />
den ramavtalsleverantör som är överst i rangordningen och<br />
således har lämnat det bästa anbudet. Det är därför viktigt att<br />
leverantören har kapacitet att leverera i enlighet med vad denne<br />
angivit i sitt anbud. Om den tillfrågade leverantören inte kan<br />
leverera till avtalat pris eller enligt övriga villkor som är avtalade,<br />
ska nästföljande leverantör tillfrågas.<br />
Om ett ramavtal enbart har tecknats med en leverantör kan avrop<br />
ske direkt hos denne leverantör enligt villkoren i ramavtalen.<br />
4.10.2 RAMAVTAL MED FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING<br />
I de fall ett eller flera villkor i ramavtalet inte är fastställda sker<br />
en förnyad konkurrensutsättning. Detta innebär att en ny<br />
inbjudan att lämna anbud lämnas till ramavtalsleverantörerna i<br />
enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Dessa villkor får<br />
om nödvändigt preci<strong>se</strong>ras och vid behov kompletteras med andra<br />
villkor som angetts i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av<br />
ramavtalet.<br />
I praktiken genomförs en miniupphandling.<br />
Anbudsgivare ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud. Den<br />
upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara,<br />
men hänsyn ska tas till upphandlingens art och omfattning.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
5. Genomföra en<br />
upphandling<br />
Under detta avsnitt beskrivs hur själva upphandlingen<br />
genomförs. Leverantören får vägledning i vad man ska<br />
tänka på när man skriver sitt anbud eller sin<br />
anbudsansökan. Här beskrivs också hur en kvalificering av<br />
leverantör/ leverantörerna går till samt hur anbud prövas<br />
och utvärderas.<br />
5.1 Läs branschdokumenten<br />
Var uppmärksam på att förfrågningsunderlaget kan innehålla<br />
förändringar t.ex. vad gäller standardformuleringar i<br />
branschdokumenten, vilka kan påverka anbudet.<br />
När företaget hämtat förfrågningsunderlaget med alla bilagor är<br />
det viktigt att tidigt läsa branschdokumenten, främst de<br />
administrativa föreskrifterna, för att bedöma om<br />
byggentreprenaden är värd att satsa på. Läs och granska också<br />
övriga dokument i förfrågningsunderlaget.<br />
5.2 Hitta viktiga krav i branschdokumenten<br />
Krav i upphandlingen, relaterade till LOU, samlas i AMA AF. Val<br />
av entreprenadform styr vilken föreskrift som ska gälla.<br />
Redovisningen nedan av<strong>se</strong>r utförandeentreprenad. Under AFC<br />
och i AMA AF angivna föreskrifter förutsätter därmed att AB 04<br />
tillämpas.<br />
Ob<strong>se</strong>rvera att variationer kan förekomma under vilket avsnitt<br />
respektive krav redovisas.<br />
AFA omfattar sådana uppgifter som av<strong>se</strong>r en allmän orientering<br />
av<strong>se</strong>ende entreprenaden.<br />
Under AFA.1 med underrubriker lämnas<br />
företagsuppgifter av<strong>se</strong>ende den upphandlande<br />
myndigheten (beställaren) samt uppgift om myndighetens<br />
ombud under anbudstiden.<br />
Under AFA.2 med underrubriker lämnas en övergripande<br />
orientering om den entreprenad som upphandlas<br />
(objektet) liksom uppgift om objektets geografiska läge.<br />
23
24<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
AFB omfattar sådana uppgifter som av<strong>se</strong>r<br />
upphandlingsföreskrifter.<br />
Under AFB.1 med underrubriker anges information om<br />
upphandlingsförfarande, entreprenadform,<br />
ersättningsform samt särskilda förutsättningar för<br />
upphandlingen.<br />
Under AFB.2 med underrubriker anges information om<br />
förfrågningsunderlaget; tillhandahållande, förteckning<br />
och komplettering.<br />
Under AFB.3 med underrubriker redovisas information<br />
om anbudets form och innehåll, huvudanbud/sidoanbud,<br />
anbudstidens utgång, anbudets giltighet samt hur<br />
anbudet ska adres<strong>se</strong>ras.<br />
Under AFB.4 anges när anbudsöppning ska ske.<br />
Under AFB.5 med underrubriker anges hur<br />
anbudsprövning (kvalificering av anbudsgivare) ska ske,<br />
vilka tilldelningskriterier som gäller samt hur beslut om<br />
val av leverantör kommer att meddelas.<br />
AFC omfattar entreprenadföreskrifter vid utförandeentreprenad.<br />
Under AFC.2-AFC.9 med underrubriker redovisas bl.a.<br />
krav på kvalitets- och miljöledning, kvalitets- och<br />
miljöplan, underentreprenör, försäkringar,<br />
ersättningsregler samt betalnings- och<br />
faktureringsvillkor.<br />
I vissa fall har den upphandlande myndigheten samlat samtliga<br />
krav i ett <strong>se</strong>parat anbudsformulär. På så sätt minimeras risken<br />
för att anbudsgivaren missar att besvara frågor och krav och<br />
därmed risken att diskvalificeras. Samlade krav underlättar också<br />
för den upphandlande myndigheten vid kvalificering av<br />
anbudsgivare samt vid prövning och utvärdering av anbud.<br />
Nedan anges under vilka avsnitt i AMA AF som de vanligast<br />
förekommande kraven i en offentlig upphandling oftast anges.<br />
Förteckningen omfattar därmed inte alla avsnitt/rubriker i AMA<br />
AF.<br />
AFA.12 Beställare: Här återfinns företagsuppgifter såsom<br />
organisationsnummer, namn och adress av<strong>se</strong>ende den<br />
upphandlande myndigheten (beställaren). Det kan handla om en<br />
upphandlande myndighet eller om en sammanslutning av flera<br />
myndigheter i s.k. samordnade upphandlingar. Här beskrivs även<br />
den upphandlande myndighetens verksamhet i den mån det är<br />
relevant för anbudslämning.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
AFA.121 Beställarens ombud under anbudstiden: Här<br />
återfinns namn och kontaktuppgifter för den person som<br />
företräder den upphandlande myndigheten (beställaren) under<br />
anbudstiden.<br />
AFA.21 Översiktlig information om objektet: Här återfinns<br />
en övergripande beskrivning kring den entreprenad som ska<br />
upphandlas samt i vissa fall en kortfattad beskrivning av<br />
upphandlingen, dess syfte och sammanhang.<br />
AFA.22 Objektets läge: Här återfinns information om var den<br />
entreprenad som ska upphandlas är belägen geografiskt.<br />
AFB.11 Upphandlingsförfarande: Här återfinns information<br />
om vilket upphandlingsförfarande som gäller i den aktuella<br />
upphandlingen, exempelvis förenklat förfarande,<br />
urvalsförfarande, direktupphandling eller konkurrenspräglad<br />
dialog. Här återfinns också information om var och när<br />
upphandlingen har annon<strong>se</strong>rats samt vad som gäller kring<br />
upphandlings<strong>se</strong>kretess.<br />
AFB.12 Entreprenadform: Här anges vilken entreprenadform<br />
som gäller för den aktuella upphandlingen.<br />
AFB.13 Ersättningsform: Här återfinns information om hur<br />
pri<strong>se</strong>t ska lämnas dvs. fast pris eller löpande räkning. Detaljerade<br />
uppgifter kring ersättningen samt reglerna för indexuppräkning<br />
återfinns under AFC.61 respektive AFC.614.<br />
AFB.15 Förutsättningar för upphandlingen: Här återfinns<br />
under vilka förutsättningar upphandlingen kan komma att<br />
avbrytas, t.ex. i de fall ett politiskt beslut eller finansieringen<br />
uteblir. Här anges även re<strong>se</strong>rvationer mot eventuella<br />
myndighetsbeslut som tillkommer under anbudstiden eller<br />
kontraktsperioden vilka kan få kon<strong>se</strong>kven<strong>se</strong>r för omfattningen av<br />
entreprenaden.<br />
AFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag: Här<br />
anges var förfrågningsunderlaget finns tillgängligt och i vilken<br />
form det kommer att distribueras.<br />
AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag: Här<br />
beskrivs vilka handlingar som ingår i förfrågningsunderlaget.<br />
25
26<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag: Här anges<br />
vanligtvis vad som gäller beträffande kompletterande<br />
förfrågningsunderlag exempelvis att dessa ska utfärdas skriftligen<br />
och vem som ska utfärda dessa kompletteringar för att de ska<br />
vara giltiga. Här anges också rutiner för frågor och svar från/till<br />
anbudsgivarna under anbudstiden samt den sista dagen för att<br />
ställa frågor.<br />
AFB.31 Anbudsform och innehåll: Här anges vilka uppgifter<br />
anbudet ska innehålla, hur det ska utformas, på vilket språk det<br />
ska lämnas, i vilken valuta pri<strong>se</strong>t ska anges samt vem som ska<br />
underteckna anbudet. Här anges också vilka kontaktuppgifter<br />
av<strong>se</strong>ende anbudsgivaren som ska lämnas.<br />
AFB.311 Huvudanbud: Här anges om enbart huvudanbud<br />
accepteras, om utvärdering endast kommer att ske på grundval av<br />
huvudanbudet och på vilka grunder huvudanbudet ska lämnas.<br />
AFB.312 Sidoanbud: Här anges om sidoanbud accepteras eller<br />
inte samt vilka minimikrav som ska vara uppfyllda för att<br />
sidoanbudet ska accepteras.<br />
AFB.32 Anbudstidens utgång: Här anges sista dag för<br />
inlämnande av anbud dvs. när anbudet <strong>se</strong>nast ska vara den<br />
upphandlande myndigheten tillhanda. Anges inte klockslag gäller<br />
24.00.<br />
AFB.33 Anbudets giltighet: Här anges hur länge anbudsgivaren<br />
ska vara bunden till sitt anbud. Kan anges i dagar efter<br />
anbudstidens utgång eller med ett fast datum.<br />
AFB.34 Adres<strong>se</strong>ring: Här anges vilken adress anbudet ska<br />
skickas till eller lämnas på, fysisk adress alternativt e-postadress<br />
eller faxnummer. Här anges också hur anbudet ska paketeras och<br />
märkas med referensnummer eller liknande samt antalet kopior.<br />
AFB.4 Anbudsöppning: Här anges vilken dag och tid som<br />
anbuden ska öppnas samt, i förekommande fall, på vilken adress<br />
detta kommer att ske.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
AFB.51 Prövning av anbudsgivare: Här beskrivs hur<br />
kvalificering av anbudsgivare kommer att gå till samt vilka krav<br />
som ska vara uppfyllda och vilka eventuella bevis för detta som<br />
ska bifogas anbudet för att klara kvalificeringen. Det kan gälla<br />
kontroll av anbudsgivarna med av<strong>se</strong>ende på krav kopplade till 10<br />
kap. LOU (uteslutning av leverantör) samt 11 kap. LOU<br />
(ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet). Se avsnitt 5.10.1.<br />
Krav på kvalitetsledningssystem samt miljöledningssystem anges<br />
under AFC.221 respektive AFC.222.<br />
AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet:<br />
Här anges hur bevis i form av intyg etc. från exempelvis skatte-<br />
och kronofogdemyndighet ska inhämtas.<br />
AFB.52 Värderingsgrunder vid prövning av anbud: Här<br />
anges de tilldelningskriterier som ska ligga till grund för den<br />
slutliga utvärderingen av anbuden samt viktning av eller<br />
prioritetsordning för dessa. Se avsnitt 5.10.3.<br />
AFB.53 Meddelande om beslut vid prövning av anbud: Här<br />
anges hur anbudsgivare och anbudssökande kommer att<br />
underrättas om tilldelningsbeslut. Här anges också avtalsspärrens<br />
längd och när kontrakt tidigast kan tecknas.<br />
AFC.21 Kvalitetsangivel<strong>se</strong>r: Här anges om alternativa och<br />
likvärdiga arbetsutföranden och/eller varor kan accepteras för<br />
entreprenaden.<br />
AFC.221 Kvalitetsledning: Här anges vad som krävs vad av<strong>se</strong>r<br />
anbudsgivares kvalitetsledningssystem. Se avsnitt 5.9.1.<br />
AFC.222 Miljöledning: Här anges vad som krävs vad av<strong>se</strong>r<br />
anbudsgivarens miljöledningssystem. Se avsnitt 5.9.3.<br />
AFC.2232 Entreprenörens kvalitetsplan: Här anges vilka krav<br />
som ställs på anbudsgivarens kvalitetsplan samt hur den ska vara<br />
utformad. Se avsnitt 5.9.2.<br />
AFC.2233 Entreprenörens miljöplan: Här anges vilka krav<br />
som ställs på anbudsgivarens miljöplan. Se avsnitt 5.9.4.<br />
27
28<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
AFC.28 Underentreprenör: Här anges villkoren för<br />
underentreprenörer samt om och i så fall vilka uppgifter av<strong>se</strong>ende<br />
underentreprenör som ska lämnas.<br />
AFC.313 Entreprenörens ombud: Här anges om och i så fall<br />
vilka uppgifter av<strong>se</strong>ende anbudsgivarens ombud som ska lämnas.<br />
AFC.342 Arbetsledning: Här anges om och i så fall vilka<br />
uppgifter som ska lämnas vad av<strong>se</strong>r utbildning och erfarenhet för<br />
personer i arbetsledande ställning hos anbudsgivaren.<br />
AFC.54 Försäkring: Här anges vilka krav den upphandlande<br />
myndigheten ställer på försäkringar såsom allrisk- och<br />
ansvarsförsäkring.<br />
AFC.61 Ersättningsreglerna: Här anges detaljerade uppgifter<br />
av<strong>se</strong>ende på vilket sätt ersättningen ska erläggas.<br />
AFC.613 Ersättning för re<strong>se</strong>- och traktamentskostnader:<br />
Här anges villkoren för re<strong>se</strong>- och traktamentskostnader.<br />
AFC.614 Ersättning för kostnadsändring: Här anges om<br />
kontraktssumman ska indexregleras och vilka regler som i så fall<br />
ska tillämpas.<br />
AFC.62 Betalning: Här anges när i tiden betalning av en faktura ska<br />
ske (exempelvis 30 dagar netto) samt om betalning ska ske i förskott<br />
eller i efterskott.<br />
AFC.624 Fakturering: Här anges faktureringsvillkoren dvs. hur ofta<br />
fakturering ska ske exempelvis per vecka, månad, kvartal eller efter<br />
avslutad entreprenad. Villkoren omfattar också vilka uppgifter som<br />
leverantören ska ange på fakturan i form av referen<strong>se</strong>r,<br />
registreringsnummer för mervärdesskatt, organisationsnummer, post-<br />
och bankgironummer, notering om F-skatt<strong>se</strong>del, hur ersättningen ska<br />
specificeras samt den upphandlande myndighetens fakturaadress.<br />
AFC.8 Hävning: Här anges grunderna för hävning av kontraktet.<br />
AFC.9 Tvist: Här anges hur en eventuell tvist mellan parterna<br />
ska avgöras.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
5.3 Lämna inte anbud om kraven inte uppfylls<br />
Vid urvalet av intressanta byggentreprenader är det viktigt att<br />
sålla bort upphandlingar där det egna företaget inte svarar mot<br />
ställda krav. Lämna bara anbud på arbeten som motsvarar<br />
företagets befintliga resur<strong>se</strong>r.<br />
Identifiera alla krav som den upphandlande myndigheten ställer.<br />
En upphandlande myndighet får aldrig tilldela ett kontrakt till en<br />
anbudsgivare som inte uppfyller den upphandlande myndighetens<br />
krav, oav<strong>se</strong>tt hur fördelaktigt anbudet är i övrigt.<br />
I de fall en anbudsgivare själv inte uppfyller alla kapacitetskrav<br />
kan en annan leverantörs kapacitet åberopas. Det är viktigt att<br />
anbudsgivaren verkligen förfogar över nödvändiga resur<strong>se</strong>r när<br />
kontraktet ska fullgöras. Detta måste anbudsgivaren visa i<br />
anbudet genom att bilägga ett åtagande från de företag vars<br />
resur<strong>se</strong>r åberopas i upphandlingen.<br />
Anbud kan också lämnas där anbudsgivaren går samman med ett<br />
eller flera andra företag i ett konsortium. Det förekommer dock att<br />
den upphandlande myndigheten kräver att alla företag i<br />
konsortiet ska ansvara strikt var för sig för sina respektive delar.<br />
5.4 Lämna enbart anbud på det som efterfrågas<br />
Ett viktigt råd till anbudsgivarna är att noga svara på det som<br />
efterfrågas och bifoga begärda dokument såsom årsredovisningar<br />
och registreringsbevis. Lämna däremot aldrig med sådana<br />
uppgifter som inte efterfrågas. Lämna ett anbud som följer<br />
förfrågningsunderlagets struktur och i övrigt är utformat på det<br />
sätt som den upphandlande myndigheten anger.<br />
Upphandlingsreglerna medger inget utrymme att utvärdera<br />
anbud som inte uppfyller de krav som ställs i<br />
förfrågningsunderlaget. Lämna därför enbart anbud i enlighet<br />
med de krav vad av<strong>se</strong>r innehåll, omfattning och utförande som<br />
efterfrågas i förfrågningsunderlaget.<br />
Upphandlande myndigheter får inte heller acceptera anbud som<br />
innehåller re<strong>se</strong>rvationer eller alternativa anbud om det inte<br />
uttryckligen angetts i förfrågningsunderlaget att re<strong>se</strong>rvationer<br />
och/eller alternativa anbud accepteras. I dessa fall ska<br />
re<strong>se</strong>rvationer och/eller alternativa lösningar alltid prissättas.<br />
29
30<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
5.5 Upphandlande myndigheten bestämmer<br />
En upphandlande myndighet bestämmer själv, inom ramen för<br />
principerna i lagstiftningen, hur ett förfrågningsunderlag ska<br />
utformas. För en anbudsgivare kan det ibland upplevas som<br />
onödigt att en viss uppgift eller ett visst dokument begärs in och i<br />
en del fall kan även tilldelningskriterierna förefalla ge märkliga<br />
resultat. Den upphandlande myndigheten har dock rätt att välja<br />
den utvärderingsmodell som myndigheten an<strong>se</strong>r bäst lämpad för<br />
den aktuella upphandlingen. Lämna därför alltid in samtliga<br />
begärda uppgifter och utforma ett anbud som på bästa sätt svarar<br />
mot de tilldelningskriterier som ska utvärderas.<br />
I de fall ett krav upplevs som konkurrensbegränsande eller på<br />
något annat sätt strider mot principerna i lagstiftningen, ska den<br />
upphandlande myndigheten förstås kontaktas.<br />
5.6 Ställ frågor<br />
Ställ frågor till den upphandlande myndigheten så snart som<br />
möjligt om det finns oklarheter eller brister i annon<strong>se</strong>n eller<br />
förfrågningsunderlaget.<br />
Ställda frågor samt svar delges alla företag samtidigt, vanligtvis<br />
på den upphandlande myndighetens hemsida alternativt på en<br />
annan plats där förfrågningsunderlaget publicerats, exempelvis<br />
via de offentliga annonsorganen. Frågeställarens identitet röjs<br />
naturligtvis inte.
»<br />
TIPS!<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Bestäm vem som gör vad inför anbudslämningen.<br />
Anbudstiden är begränsad och det gäller att inte förlora<br />
tid i början.<br />
Begär in pri<strong>se</strong>r från underleverantörer i god tid före<br />
anbudstidens slut. Tänk på att dessa kanske inte är<br />
införstådda med upphandlingsreglerna och att<br />
re<strong>se</strong>rvationer eller annan otydlighet inte kan<br />
transporteras vidare till anbudet.<br />
Lämna rena och kompletta anbud i enlighet med<br />
förfrågningsunderlaget. Var noggrann med att lämna<br />
samtliga handlingar på det sätt som den upphandlande<br />
myndigheten begär.<br />
Fyll i eventuella anbudsformulär. Skapa inte ett eget<br />
formulär.<br />
Anbudet ska vara lättläst och följa<br />
förfrågningsunderlagets struktur. Tänk på att den<br />
upphandlande myndigheten ska utvärdera ett antal<br />
anbud och att det då är tidskrävande att gå igenom ett<br />
otydligt material eller ett material som är uppställt på<br />
annat sätt än som angetts i förfrågningsunderlaget.<br />
Skicka med det material som efterfrågas i stället för att<br />
hänvisa till webbsidor och broschyrer.<br />
Ställ frågor!<br />
5.7 Grunder för tilldelning av kontrakt<br />
Det finns två grunder för tilldelning av kontrakt, det ekonomiskt<br />
mest fördelaktiga anbudet och lägsta pris.<br />
Den upphandlande myndigheten ska ange i förfrågningsunderlaget<br />
vilken av grunderna som gäller för den aktuella<br />
upphandlingen.<br />
Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet<br />
Syftet med att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet<br />
är att även andra aspekter (tilldelningskriterier) än pris, såsom<br />
exempelvis kvalitet och miljöegenskaper, ska kunna utvärderas.<br />
Slutresultatet kan då bli en på sikt mer kostnad<strong>se</strong>ffektiv lösning<br />
än då enbart pri<strong>se</strong>t avgör valet av leverantör.<br />
Tilldelningskriterierna som ska utvärderas definieras i<br />
förfrågningsunderlaget. Där beskrivs också vad som kommer att<br />
beaktas vid utvärderingen samt på vilka grunder bedömningen<br />
och poängsättningen kommer att ske.<br />
31
32<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Tilldelningskriterierna ska viktas eller anges i fallande<br />
prioritetsordning. Vid upphandling över tröskelvärdet ska<br />
tilldelningskriterierna i första hand viktas, fallande<br />
prioritetsordning är endast tillåten då viktning inte är möjlig.<br />
Exempel på tilldelningskriterier är<br />
pris<br />
tid för genomförande<br />
miljöegenskaper<br />
driftkostnader<br />
kostnad<strong>se</strong>ffektivitet<br />
kvalitet, samt<br />
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper.<br />
Lägsta pris<br />
Pri<strong>se</strong>t definieras i förfrågningsunderlaget med beskrivning av vad<br />
som ska ingå och hur pri<strong>se</strong>t ska anges exempelvis totalt pris för<br />
hela uppdraget, pris per månad, pris per timme etc. I<br />
förfrågningsunderlaget anges vanligtvis också betalningsvillkoren<br />
som givetvis kan påverka prisbilden.<br />
Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet,<br />
miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. beaktas men då i form av<br />
relevanta krav som således måste uppfyllas men däremot inte<br />
utvärderas. Se avsnitt 5.10.<br />
»<br />
TIPS!<br />
Var noga med att svara på samtliga krav, intyga att de<br />
uppfylls och beskriv hur.<br />
Läs noga igenom vilka moment (uppdrag) som ska ingå i<br />
anbudspri<strong>se</strong>t.<br />
Ta del av betalningsvillkor och liknande villkor som kan<br />
påverka anbudspri<strong>se</strong>t.<br />
Lämna en utförlig beskrivning vad gäller de<br />
tilldelningskriterier som ska utvärderas. T.ex.<br />
beskrivning av hur företaget säkerställer kvaliteten i den<br />
aktuella entreprenaden eller hur miljöegenskaperna<br />
garanteras.
5.8 Krav i upphandling<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
I en offentlig upphandling kan krav ställas på anbudsgivaren som<br />
företag samt på den byggentreprenad som ska upphandlas.<br />
Det är också vanligt att förfrågningsunderlaget omfattar färdiga<br />
kontraktsvillkor som ska accepteras i den föreslagna<br />
utformningen. Läs noga igenom dessa eftersom de kommer att<br />
ligga till grund för det kontrakt som <strong>se</strong>dan tecknas och dessa<br />
villkor är inte förhandlingsbara.<br />
Därutöver kan krav ställas i form av administrativa villkor t.ex. vad<br />
av<strong>se</strong>r<br />
anbudets utformning<br />
anbudets giltighetstid<br />
det sätt som anbudet ska lämnas på (papper,<br />
elektroniskt, fax etc.)<br />
var anbudet ska lämnas<br />
sista anbudsdag.<br />
Samtliga krav (som ibland benämns ska-krav) måste uppfyllas för<br />
att anbudet ska kunna antas. Krav ska således uppfyllas medan<br />
tilldelningskriterier utvärderas.<br />
5.9 Kvalitet<br />
Det är viktigt att skilja på företagets kvalitetsledningssystem och<br />
kvaliteten i den upphandlade byggentreprenaden.<br />
5.9.1 KVALITETSLEDNING<br />
En leverantör kan vara kvalitetssäkrad enligt en specifik standard<br />
(ledningssystem för kvalitet) som t.ex. ISO 9001. Leverantören har då<br />
fått sitt ledningssystem kontrollerat via ett oberoende certifieringsorgan<br />
enligt någon ISO-standard. Som bevis på att företaget uppfyller de krav<br />
som standarden sätter, blir företaget certifierat.<br />
En leverantör kan också bedriva ett egenutvecklat systematiskt<br />
kvalitetssäkringsarbete och för detta ändamål ha tagit fram ett<br />
ledningssystem med dokumenterade proces<strong>se</strong>r samt olika verktyg<br />
till stöd i detta arbete.<br />
Den upphandlande myndigheten kan kräva att en anbudsgivare<br />
har någon typ av kvalitetsledningssystem eller att anbudsgivaren<br />
uppfyller de krav som gäller för viss certifiering eller standard.<br />
33
34<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
Kravnivån på kvalitetsledningssystem måste vara proportionerlig<br />
i förhållande till entreprenadens omfattning. Den upphandlande<br />
myndigheten kan begära att anbudsgivaren styrker sitt<br />
kvalitetsledningsarbete genom intyg utfärdat av ett oberoende<br />
certifieringsorgan eller på annat sätt visar att kravet är uppfyllt.<br />
Den upphandlande myndigheten kan också begära att<br />
anbudsgivaren styrker sitt kvalitetsledningsarbete genom en<br />
redogörel<strong>se</strong> för de kvalitetssäkringsrutiner som anbudsgivaren<br />
iakttar. Det kan t.ex. vara en beskrivning av rutiner vid<br />
produktion, ärendehantering eller reklamationshantering.<br />
Ob<strong>se</strong>rvera dock att krav på formell certifiering inte kan ställas.<br />
Krav på kvalitetsledning ställs på anbudsgivaren som företag och<br />
tillhör därmed kvalificeringsfa<strong>se</strong>n. Kvalitetsledningen speglar<br />
dock inte de specifika kvalitetskraven i den enskilda<br />
byggentreprenad som upphandlas.<br />
5.9.2 KVALITETSKRAV PÅ BYGGENTREPRENADEN<br />
Kvalitetskraven på byggentreprenaden kan dels omfatta i<br />
förfrågningsunderlaget beskrivna, specifika krav på den aktuella<br />
byggentreprenaden, dels hänvisa till internationella eller<br />
nationella standarder eller relevanta regelverk.<br />
För att säkerställa den specifika kvalitet som efterfrågas i den<br />
enskilda byggentreprenaden, kan den upphandlande myndigheten<br />
ställa krav på att anbudsgivaren upprättar en kvalitetsplan.<br />
Kvalitetsplanen kan t.ex. innehålla en redovisning av<br />
kvalitetspåverkande åtgärder eller redovisning av omfattning och<br />
utförande av egenkontroll. Kvalitetsplanen utgör ett slags<br />
kundanpassat kvalitetssäkringssystem för den aktuella<br />
entreprenaden.<br />
5.9.3 MILJÖLEDNING<br />
Den upphandlande myndigheten kan ställa krav på att<br />
anbudsgivaren har någon typ av miljöledningssystem, helt eller i<br />
vissa delar, alternativt att anbudsgivaren uppfyller de krav som<br />
gäller för viss certifiering eller standard. Kravnivån på<br />
miljöledningssystem måste vara proportionerlig i förhållande till<br />
entreprenadens omfattning.<br />
Krav på miljöledning ställs på anbudsgivaren som företag och<br />
tillhör därmed kvalificeringsfa<strong>se</strong>n. Miljöledningen speglar dock<br />
inte de specifika miljökraven i den enskilda byggentreprenaden<br />
som upphandlas.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
5.9.4 MILJÖKRAV PÅ BYGGENTREPRENADEN<br />
För att säkerställa att de specifika miljökraven på<br />
byggentreprenaden uppfylls, kan den upphandlande myndigheten<br />
ställa krav på att anbudsgivaren upprättar en miljöplan i vilken<br />
denne ska redovisa vissa miljöpåverkande faktorer för att den<br />
totala miljöbelastningen ska minska. Miljöplanen kan innehålla<br />
t.ex. val av energisystem, redovisning av källsortering samt<br />
beskrivning av hur anbudsgivaren uppfyller myndighetens krav<br />
på miljömässiga egenskaper vid val av varor.<br />
5.9.5 LIVSCYKELKOSTNADER<br />
Vid upphandling av byggentreprenader förekommer det allt oftare<br />
att den upphandlande myndigheten beaktar livscykelkostnaden.<br />
Detta kan ske genom att den upphandlande myndigheten<br />
fastställer ett antal klart definierade krav (ska-krav) som<br />
anbudsgivaren ska uppfylla. Exempelvis kan det gälla krav på ett<br />
visst material eller en viss teknik som ger låga drifts- och<br />
underhållskostnader, krav på energiförbrukning i form av<br />
maximalt antal kilowattimmar per kvadratmeter och år eller krav<br />
på ett visst uppvärmningssätt. Livscykelkostnad kan också ligga<br />
till grund för anbudsutvärderingen när det ekonomiskt mest<br />
fördelaktiga anbudet ska antas. Detta för att klargöra den<br />
upphandlande myndighetens verkliga kostnad under<br />
användningstiden.<br />
5.10 Kvalificering av anbudsgivare samt prövning och<br />
utvärdering av anbud<br />
När anbudstiden gått ut öppnas och förtecknas de anbud som<br />
inkommit i tid och därefter genomförs följande moment.<br />
1. Kvalificering av anbudsgivarna dvs. kontroll och prövning<br />
av anbudsgivarna med av<strong>se</strong>ende på krav kopplade till 10 kap.<br />
LOU (uteslutning av leverantör), 11 kap. LOU (ekonomisk,<br />
teknisk och yrkesmässig kapacitet) samt administrativa villkor<br />
(anbudets giltighet, utformning m.m.).<br />
2. Prövning av anbuden med av<strong>se</strong>ende på de krav som ställts i<br />
förfrågningsunderlaget på den byggentreprenad som ska<br />
upphandlas samt kommersiella villkor.<br />
3. Utvärdering av anbuden utifrån fastställda<br />
tilldelningskriterier alternativt lägsta pris.<br />
35
36<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
I steg 1 och 2 kontrolleras och prövas att ställda krav på<br />
anbudsgivaren (kvalificering) samt administrativa villkor liksom<br />
krav på byggentreprenaden och kommersiella villkor uppfylls och<br />
att, i förekommande fall, begärda bevis har bilagts anbudet.<br />
I steg 3 sker en utvärdering av hur väl anbudet uppfyller de<br />
tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget<br />
alternativt lägsta pris.<br />
Det finns inte några krav på i vilken ordning kvalificering,<br />
prövning och utvärdering ska ske. Dock kan endast de anbud som<br />
uppfyller kraven på kvalificering enligt steg 1 och kraven på<br />
byggentreprenaden och de kommersiella villkoren enligt steg 2<br />
antas som leverantör.<br />
5.10.1 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE<br />
Här genomförs kontroll av att de krav som ställts på<br />
anbudsgivaren som företag är uppfyllda samt att anbudet<br />
uppfyller kraven i de administrativa villkoren.<br />
Kvalificeringskrav finns definierade i 10 kap. LOU och innebär att<br />
en anbudsgivare får, eller i vissa fall ska, uteslutas när denne<br />
begått oegentligheter av olika slag, bl.a. vad av<strong>se</strong>r inbetalning av<br />
skatter och sociala avgifter eller brott i yrkesutövningen.<br />
Vidare finns kvalificeringskrav definierade i 11 kap. LOU vilka<br />
omfattar krav på anbudsgivarens ekonomiska, tekniska och<br />
yrkesmässiga kapacitet för att säkerställa att anbudsgivaren<br />
klarar av att leverera den typ av byggentreprenad som<br />
upphandlas.<br />
Det kan gälla t.ex. krav på<br />
viss ekonomisk omsättning<br />
försäkring<br />
registrering i aktiebolagsregister<br />
erfarenhet av tidigare utförda byggentreprenader.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
I samband med detta ställs ofta krav på olika dokument eller<br />
information (bevis) för att verifiera att ställda krav uppfylls. Det<br />
kan gälla årsredovisningar, registreringsbevis, försäkringsbrev<br />
och förteckning över utförda byggentreprenader, värdet av dessa<br />
samt hur de utförts (referensuppdrag). Bevis för att verifiera att<br />
anbudsgivaren betalat in skatt och sociala avgifter ska den<br />
upphandlande myndigheten själv hämta från berörd myndighet.<br />
Det är viktigt att skilja på de krav som ställs på anbudsgivarens<br />
ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet (kvalificering)<br />
och de krav på kvalitet som ställs på den entreprenad som<br />
upphandlas (prövning) samt bedömningen av<br />
tilldelningskriterierna (utvärdering). Krav som hänför sig till<br />
anbudsgivarens ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet<br />
får inte prövas/utvärderas i utvärderingen. Referensuppdrag för<br />
att verifiera teknisk och yrkesmässig kapacitet och erfarenhet<br />
tillhör kvalificeringen. Referen<strong>se</strong>r som tilldelningskriterium av<strong>se</strong>r<br />
de omdömen som lämnas vid en eventuell referenstagning.<br />
Krav på kvalitets- och miljöledningssystem tillhör också<br />
kvalificeringskraven.<br />
5.10.2 PRÖVNING AV ANBUD<br />
Här prövas att anbudet uppfyller de krav som ställs i<br />
förfrågningsunderlaget av<strong>se</strong>ende prestanda, kvalitet, garanti,<br />
leveranstid etc. samt kommersiella villkor såsom betalnings- och<br />
leveransvillkor, uppföljningsrutiner och vitesklausuler för den<br />
byggentreprenad som upphandlas.<br />
5.10.3 UTVÄRDERING AV ANBUD<br />
Här utvärderas anbuden utifrån ett antal tilldelningskriterier som<br />
angetts i förfrågningsunderlaget såsom pris, kvalitet och miljö<br />
alternativt utifrån lägsta pris.<br />
Utvärderingen kan ske utifrån principen ekonomiskt mest<br />
fördelaktigt anbud eller lägsta pris enligt beskrivning i avsnitt<br />
5.7.<br />
Läs mer om Anbudsutvärdering i <strong>se</strong>parat vägledning som finns att<br />
hämta på www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.<br />
37
38<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
5.11 Tilldelningsbeslut<br />
Efter genomförd kvalificering, prövning och utvärdering av<br />
inkomna anbud och innan ett kontrakt tecknas, ska samtliga<br />
anbudsgivare och anbudssökande skriftligen underrättas om<br />
beslutet om val av leverantör, det så kallade tilldelningsbeslutet.<br />
Tilldelningsbeslut ska även lämnas efter förnyad<br />
konkurrensutsättning av ramavtal.<br />
Tilldelningsbeslutet ska innehålla både motivering och beslut. Det<br />
ska alltså framgå på vilka grunder vissa anbudsgivare valts bort<br />
vid kvalificeringen och prövningen samt hur<br />
tilldelningskriterierna bedömts. Tilldelningsbeslutet ska även<br />
innehålla uppgift om eventuell avtalsspärr samt hur länge<br />
spärren löper. Se avsnitt 5.12.<br />
Vanligtvis följer tilldelningsbeslutet kronologiskt<br />
upphandlingsproces<strong>se</strong>ns olika steg. På så sätt kan anbudsgivaren<br />
följa hela proces<strong>se</strong>n och <strong>se</strong> var i proces<strong>se</strong>n anbudsgivaren<br />
eventuellt fallit bort och skälen för detta eller, minst lika viktigt,<br />
varför anbudsgivaren vunnit upphandlingen. Denna information<br />
är viktig att ta med sig till kommande upphandlingar.<br />
5.12 Avtalsspärr<br />
Med avtalsspärr av<strong>se</strong>s den period efter det att tilldelningsbeslutet<br />
har skickats till anbudssökande och anbudsgivare under vilken<br />
kontrakt inte får tecknas. Avtalsspärren löper från den dag då<br />
tilldelningsbeslutet skickas och gäller i 10 eller 15 dagar beroende<br />
på om tilldelningsbeslutet skickas med elektroniskt medel eller på<br />
annat sätt. Dag 0 är dagen då tilldelningsbeslutet skickas och<br />
avtalsspärr börjar gälla. Därefter följer minst 10 eller 15 dagar då<br />
avtalsspärr råder. Dag 11 eller 16 kan kontrakt tecknas.<br />
Om den sista dagen för avtalsspärr infaller på en lördag, söndag<br />
eller helgdag förlängs avtalsspärren till och med nästkommande<br />
vardag (den så kallade söndagsregeln). Om sista dagen för<br />
avtalsspärren exempelvis är en söndag förlängs avtalsspärren till<br />
och med måndag. Det betyder att kontrakt inte kan tecknas förrän<br />
nästkommande vardag, det vill säga på tisdag i det här fallet.<br />
Den upphandlande myndigheten kan dock välja fritt att iaktta en<br />
längre tidsfrist. Information om avtalsspärrens längd ska anges i<br />
tilldelningsbeslutet.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Vid direktupphandling och förhandlat förfarande utan föregående<br />
annon<strong>se</strong>ring gäller avtalsspärr enbart i de fall den upphandlande<br />
myndigheten frivilligt valt att annon<strong>se</strong>ra sin avsikt att tilldela<br />
kontrakt, så kallad förhandsinsyn. Annon<strong>se</strong>ring sker i allmänt<br />
tillgänglig databas (förenklad upphandling) respektive TED<br />
(förhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring).<br />
Avtalsspärren löper då från den dag då annon<strong>se</strong>n publicerats och<br />
gäller i 10 dagar.<br />
5.13 Om anbudsgivaren inte tilldelas kontrakt<br />
Om anbudsgivaren inte tilldelas kontraktet är det viktigt att<br />
förstå skälen till detta.<br />
Har anbudet förkastats av formella skäl?<br />
Uppfylldes inte ställda krav på den byggentreprenad som<br />
upphandlades?<br />
Förlorade anbudet i den slutliga utvärderingen av pris<br />
och/eller andra tilldelningskriterier?<br />
Ta gärna kontakt med den upphandlande myndigheten för att få<br />
återkoppling. Det finns lärdomar att dra inför nästa<br />
anbudsgivning.<br />
5.14 Om anbudsgivaren tilldelas kontrakt<br />
Om anbudsgivaren tilldelas kontraktet är det viktigt att även<br />
sätta sig in i skälen till detta. Det är när kontraktet är tecknat<br />
som det riktiga arbetet börjar. Uppdraget ska genomföras i<br />
enlighet med vad som avtalats.<br />
39
40<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
6. Överprövning och<br />
skadestånd<br />
Under detta avsnitt beskrivs vad som gäller vid överprövning. Här<br />
tar leverantören ställning till om denne ska ansöka om<br />
överprövning. Leverantören får vägledning i vad man ska tänka<br />
på och hur man ska gå tillväga.<br />
6.1 Kontakta den upphandlande myndigheten<br />
För att undvika att överprövningar görs på grund av missförstånd<br />
mellan parterna är det viktigt att leverantören tar kontakt med<br />
den upphandlande myndigheten såväl under som efter avslutad<br />
upphandling för att få svar på eventuella frågor kring otydligheter<br />
i förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet.<br />
Kontakter med den upphandlande myndigheten i samband med<br />
tilldelningsbeslut tjänar främst till att reda ut oklarheter så att<br />
leverantören efter ett sådant klargörande lättare kan förstå<br />
myndighetens beslut. Möjligheterna att påverka den<br />
upphandlande myndighetens beslut är oftast begränsade och<br />
tidsfristen för ansökan om överprövning (<strong>se</strong> avsnitt 6.3) börjar<br />
löpa oav<strong>se</strong>tt om sådana kontakter tas eller inte.<br />
6.2 Ansöka om överprövning<br />
En leverantör kan ansöka om överprövning om leverantören an<strong>se</strong>r<br />
att den upphandlande myndigheten har gjort fel eller brutit mot<br />
gällande lagstiftning i samband med upphandlingen och<br />
leverantören på grund av detta har lidit eller kan komma att lida<br />
skada. Ansökan om överprövning ska göras hos förvaltningsrätten<br />
i vars domkrets den upphandlande myndigheten har sin hemvist<br />
dvs. oftast den förvaltningsrätt som ligger närmast den<br />
upphandlande myndighetens huvudkontor.<br />
Det finns tre olika typer av överprövning.<br />
1. Överprövning av en upphandling.<br />
2. Överprövning av ett ingånget kontrakts giltighet.<br />
3. Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
6.3 Tidsfrister för ansökan om överprövning<br />
6.3.1 FÖRENKLAT, ÖPPET, SELEKTIVT FÖRFARANDE M.FL.<br />
Vid förenklat förfarande, urvalsförfarande samt öppet, <strong>se</strong>lektivt<br />
och förhandlat förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring och<br />
konkurrenspräglad dialog har leverantören möjlighet att ansöka<br />
om överprövning från det att upphandlingen startar till dess att<br />
avtalsspärren har löpt ut.<br />
Avtalsspärren gäller i 10 eller 15 dagar, räknat från den dag då<br />
tilldelningsbeslutet skickats, beroende på om tilldelningsbeslutet<br />
skickats till anbudssökande och anbudsgivare med elektroniskt<br />
medel eller på annat sätt. Se avsnitt 5.12.<br />
6.3.2 DIREKTUPPHANDLING SAMT FÖRHANDLAT FÖRFARANDE<br />
UTAN FÖREGÅENDE ANNONSERING<br />
Vid direktupphandling samt förhandlat förfarande utan<br />
föregående annon<strong>se</strong>ring kan i normalfallet överprövning av<br />
upphandlingen ske fram till dess att ett kontrakt har tecknats. .<br />
Efter det att kontrakt tecknats kan emellertid överprövning av<br />
kontraktets giltighet ske, <strong>se</strong> avsnitt 6.7.<br />
Avtalsspärr gäller enbart i de fall den upphandlande myndigheten<br />
frivilligt valt att annon<strong>se</strong>ra sin avsikt att teckna kontrakt, så<br />
kallad förhandsinsyn. Vid förhandsinsyn, dvs. då den<br />
upphandlande myndigheten frivilligt valt att annon<strong>se</strong>ra vid<br />
förhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ring eller<br />
direktupphandling, har leverantören möjlighet att bevaka de<br />
kontrakt en upphandlande myndighet av<strong>se</strong>r att ingå. Om<br />
leverantören upplever att en upphandlande myndighet har brutit<br />
mot någon bestämmel<strong>se</strong> i LOU, kan denne ansöka om<br />
överprövning innan den frivilliga avtalsspärren om 10<br />
kalenderdagar löpt ut. Om ingen begäran om överprövning sker<br />
innan den frivilliga avtalsspärren har löpt ut, upphör också<br />
möjligheten att överpröva kontraktets giltighet.<br />
6.4 Domstolens beslut<br />
Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de<br />
grundläggande principerna eller någon annan bestämmel<strong>se</strong> i LOU<br />
och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att<br />
lida skada, ska rätten besluta att upphandlingen ska göras om<br />
eller att den får avslutas först <strong>se</strong>dan en rättel<strong>se</strong> gjorts.<br />
41
42<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
När avtalsspärr inte gäller får rätten besluta att den<br />
upphandlande myndigheten inte får ingå kontrakt innan något<br />
annat bestämts av domstolen, ett så kallat interimistiskt beslut.<br />
Rätten får dock avstå från att fatta ett sådant interimistiskt<br />
beslut om den skada eller olägenhet som åtgärden skulle medföra<br />
bedöms vara större än skadan för leverantören.<br />
6.5 Förlängd avtalsspärr<br />
Vid ansökan om överprövning i förvaltningsrätten förlängs tiden<br />
för avtalsspärr per automatik under målets handläggning. Detta<br />
kallas förlängd avtalsspärr. Rätten kan undantagsvis besluta att<br />
förlängd avtalsspärr inte ska gälla.<br />
Vid ett överklagande till andra instan<strong>se</strong>r (kammarrätt och Högsta<br />
förvaltningsdomstolen) krävs det ett formellt beslut från rätten för<br />
att förlänga avtalsspärren, dvs. leverantören måste vid ett<br />
överklagande yrka på ett interimistiskt beslut.<br />
6.6 Tiodagarsfrist<br />
I de fall en förlängd avtalsspärr gäller under handläggning i<br />
förvaltningsrätten får kontrakt inte tecknas förrän efter 10 dagar<br />
(tiodagarsfrist) från det att förvaltningsrätten har avgjort målet<br />
eller upphävt beslutet.<br />
Tiodagarsfristen öppnar upp för möjligheten att eventuellt<br />
överklaga domstolens beslut till kammarrätten. Om ett kontrakt<br />
tecknats i strid med avtalsspärr eller förlängd avtalsspärr kan det<br />
leda till att kontraktet ogiltigförklaras och att den upphandlande<br />
myndigheten kan bli skyldig att betala en<br />
upphandlingsskadeavgift.<br />
6.7 Överprövning av kontrakts giltighet<br />
En leverantör kan ansöka om att ett kontrakt som tecknats efter<br />
en felaktig eller otillåten upphandling ogiltigförklaras. Detta ska<br />
ske inom 30 dagar i de fall den upphandlande myndigheten<br />
skickat en annons till Europeiska kommissionen angående<br />
tilldelning av kontrakt eller ramavtal (gäller främst vid<br />
upphandling över tröskelvärdet) eller lämnat sådan information<br />
som av<strong>se</strong>s i 9 kap. 10 § LOU. I annat fall gäller 6 månader.<br />
Möjlighet till överprövning av ett kontrakts giltighet finns i<br />
följande situationer.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Vid otillåtna direktupphandlingar, dvs. kontrakt som<br />
tecknats utan att annon<strong>se</strong>ring skett enligt<br />
bestämmel<strong>se</strong>rna i LOU.<br />
Om kontrakt har tecknats innan tilldelningsbeslut har<br />
skickats eller kontrakt har slutits i strid med ett<br />
interimistiskt beslut, avtalsspärr eller tiodagarsfrist och<br />
de grundläggande principerna eller någon annan<br />
bestämmel<strong>se</strong> i LOU har överträtts och detta har medfört<br />
att leverantören har lidit eller kommer att lida skada.<br />
Vid överträdel<strong>se</strong> av bestämmel<strong>se</strong>rna vid avrop (förnyad<br />
konkurrensutsättning) från ett ramavtal om detta medför<br />
att en leverantör kan komma att lida skada.<br />
En leverantör kan ändra sin talan i målet från överprövning av<br />
upphandlingen till överprövning av ett kontrakts giltighet om t.ex.<br />
ett kontrakt tecknats under tiden överprövning av upphandlingen<br />
pågår.<br />
6.7.1 KONSEKVENSEN AV ATT ETT KONTRAKT OGILTIGFÖRKLARAS<br />
I de fall ett kontrakt ogiltigförklaras bortfaller skyldigheten att<br />
fullgöra kontraktet för båda parter. Parterna befinner sig igen i<br />
exakt samma situation som de befann sig i innan kontraktet<br />
tecknades. Detta innebär att om förpliktel<strong>se</strong>r i kontraktet helt<br />
eller delvis har uppfyllts ska prestationerna återgå, vilket i<br />
praktiken betyder att det som redan fysiskt är levererat ska<br />
återställas till leverantören. Om detta inte är möjligt ska<br />
förmögenhetsläget återställas dvs. parterna ska ekonomiskt vara i<br />
samma läge som innan kontrakt tecknades.<br />
6.7.2 NÄR KONTRAKT INTE FÅR OGILTIGFÖRKLARAS<br />
I följande fall kan inte ett kontrakt ogiltigförklaras.<br />
Om annons vid förhandsinsyn har skett.<br />
Om den upphandlande myndigheten har iakttagit frivillig<br />
avtalsspärr efter kontraktstilldelning med förnyad<br />
konkurrensutsättning inom ett ramavtal.<br />
Om det finns tvingande hänsyn till ett allmänt intres<strong>se</strong><br />
(t.ex. skydd för människors liv och hälsa).<br />
43
44<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
6.8 Skadestånd<br />
En leverantör kan väcka talan om skadestånd vid allmän domstol.<br />
Skadeståndstalan måste väckas inom ett år från den tidpunkt då<br />
kontrakt har tecknats mellan den upphandlande myndigheten och<br />
leverantören eller inom ett år från den tidpunkt då kontraktet<br />
förklarats ogiltigt genom ett avgörande som vunnit laga kraft.<br />
Tingsrättens dom kan överklagas till hovrätten och hovrättens<br />
dom till Högsta domstolen (HD).<br />
Leverantören kan väcka talan och tilldömas skadestånd för<br />
kostnaderna att förbereda anbud och att i övrigt delta i<br />
upphandlingen, om åsidosättandet av LOU:s bestämmel<strong>se</strong>r har<br />
påverkat leverantörens möjligheter att tilldelas kontrakt i<br />
upphandlingen. En leverantör kan i vissa fall tilldömas<br />
skadestånd fullt ut, dvs. inte bara ersättning för onödiga<br />
kostnader utan även för det positiva kontraktsintres<strong>se</strong>t. Med<br />
detta av<strong>se</strong>s att leverantören ska sättas i samma ställning som om<br />
kontraktet hade uppfyllts på ett riktigt sätt.
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
7. Följa upp en upphandling<br />
och leverera<br />
Under detta avsnitt beskrivs rutiner för leverans och<br />
uppföljning. Leverantören får vägledning i hur man ska<br />
starta och förvalta åtagandet för att få ut det mesta av<br />
både denna och kommande affärer.<br />
7.1 Kontraktet<br />
Direkt efter det att kontraktet har tecknats bör leverantören sätta<br />
sig in i detaljerna kring kontraktet och ha en genomgång av<br />
kontraktet och det kommande projektet med den ansvarige vid<br />
den upphandlande myndigheten, som nu är kund. I kontraktet<br />
anges bl.a. när byggentreprenaden ska färdigställas. Diskutera<br />
gärna de exakta leveransplanerna med kunden. Leveran<strong>se</strong>n ska<br />
inte alltid påbörjas direkt efter kontraktets tecknande.<br />
Leverantören bör också meddela berörda inom företaget vilka<br />
skyldigheter och rättigheter kontraktet ger.<br />
7.2 Kontakt med kunden<br />
Regelbundna kontakter med kunden lägger grunden till ett gott<br />
samarbete.<br />
Genom att under kontraktstiden hålla en nära kontakt med<br />
kunden minskar risken för att problem uppstår samtidigt som<br />
chan<strong>se</strong>n ökar att kunden förblir nöjd.<br />
Tänk på att…<br />
…den upphandlande myndigheten lägger stor vikt vid hur all den<br />
personal som företräder leverantören uppträder gentemot t.ex.<br />
kvarboende eller andra som berörs av den pågående<br />
byggentreprenaden. En upphandlad leverantör företräder ytterst den<br />
upphandlande myndigheten i omgivningens ögon. Alla typer av<br />
störningar inverkar negativt.<br />
45
46<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
!<br />
Leverera inom<br />
avtalad tid<br />
7.2.1 LÖPANDE<br />
Samverkan mellan parterna kan vara reglerat i kontraktet, t.ex.<br />
hur ofta möten ska hållas, vilka som ska delta samt vad som ska<br />
avhandlas.<br />
Finns inte några klausuler om detta i kontraktet kan leverantören<br />
tillsammans med kunden komma överens om hur ofta avstämning<br />
av samarbetet ska ske. Vid kortare leveran<strong>se</strong>r kan det vara<br />
lämpligt att stämma av med kunden i början av en leverans och<br />
efter varje avslutad leverans. Löper leveran<strong>se</strong>n under en längre<br />
tid behöver avstämningar göras med jämna mellanrum.<br />
Leverantören bör förmedla sina samlade åsikter kring samarbetet<br />
när kontraktstiden löper ut för att kunden ska kunna ta med sig<br />
dessa inför nästa upphandling.<br />
7.2.2 ÄNDRINGAR<br />
Var flexibel när det gäller mindre önskemål men kom ihåg vad<br />
parterna har skrivit kontrakt om. Låt kunden få veta vad<br />
eventuellt extraarbete kostar för att undvika en överraskning när<br />
fakturan anländer.<br />
Några vä<strong>se</strong>ntliga ändringar i kontraktet får emellertid inte ske<br />
eftersom det då blir fråga om en ny upphandling.<br />
7.2.3 REKLAMATIONER<br />
En tät kontakt med kunden ökar förutsättningarna för ett<br />
problemfritt samarbete eftersom leverantören tidigt kan fånga<br />
upp eventuellt missnöje och åtgärda det. Ibland uppstår trots<br />
detta problem och hur leverantören lö<strong>se</strong>r dessa kan ha stor<br />
betydel<strong>se</strong> för hur nöjd kunden är med leverantören.<br />
7.3 Informera medarbetare<br />
Leverantören bör försäkra sig om att berörda medarbetare arbetar<br />
enligt uppställda kvalitetskrav för att upprätthålla den i<br />
kontraktet överenskomna kvalitetsnivån. Dokumentera eventuellt<br />
kvalitetssäkrande arbete som ligger utöver kontrakterad nivå och<br />
återkoppla gärna till kunden.
7.4 Utvärdera kontraktsperioden<br />
OFF ENTLIG UPPHANDLIN G INOM BYGGSEK TORN – VÄ GLEDNING FÖR LEVER AN TÖRER<br />
Det är viktigt att utvärdera vad kontraktsperioden har inneburit<br />
för leverantören, inte minst för att kunna fatta ett väl underbyggt<br />
beslut om anbud ska lämnas eller inte i en eventuell kommande<br />
upphandling.<br />
Utvärdera hur kontraktsperioden har varit för företaget för att<br />
därmed få en helhetsbild av samarbetet. Ta ställning till följande.<br />
Har kontraktet varit lönsamt?<br />
Har samarbetet fungerat?<br />
Har kontraktet gjort att företagets kapacitet har utökats<br />
och därmed gjort det möjligt för företaget att åta sig större<br />
byggentreprenader?<br />
Har kontraktet medfört att företaget vunnit<br />
marknadsandelar?<br />
Har kontraktet ökat tänkbara kunders kännedom om<br />
företaget?<br />
Har kontraktet varit tillräckligt gynnsamt så att man<br />
även fortsättningsvis vill arbeta på liknande sätt?<br />
Är kunden nöjd?<br />
7.5 Ny kontraktsperiod<br />
En väl genomförd utvärdering av kontraktsperioden kan<br />
underlätta beslut om deltagande i kommande upphandlingar.<br />
47
48<br />
OFFENTLIG UPPH ANDLIN G I NOM BYGG SEK TORN – VÄG L EDNING FÖR LEVE R ANTÖRE R<br />
8. Sammanfattning<br />
En attraktiv leverantör är<br />
kunnig inom sitt område<br />
lämnar tydliga och rena anbud<br />
genomför en byggentreprenad inom avtalad tid till<br />
avtalad omfattning och kvalitet samt till avtalat pris<br />
kan tolka den upphandlande myndighetens behov och<br />
förstår att man <strong>se</strong>s som företrädare för den upphandlande<br />
myndigheten av den omgivning som berörs.<br />
Ett tidigare väl utfört uppdrag och gott renommé är den bästa<br />
marknadsföringen.
<strong>Upphandlingsstöd</strong>et ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten<br />
och rättssäker offentlig upphandling.<br />
Målet är att konkurren<strong>se</strong>n på marknaden bättre tas tillvara så<br />
att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för<br />
medborgarna, den offentliga <strong>se</strong>ktorn och näringslivet.<br />
Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.<br />
Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår<br />
hemsida (www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>) och publicera den på<br />
andra webbplat<strong>se</strong>r. Ange källa och gärna även en länk till<br />
innehållet.<br />
Box 22I8, I03 I5 Stockholm<br />
Besök Birger Jarlsgatan I6<br />
Tel 08 700 08 00<br />
Fax 08 20 49 69<br />
E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.<strong>se</strong><br />
www.upphandlingsstod.<strong>se</strong>