skrivelsen

Samhällsbyggnadsförvaltningen
Myndighetsenheten
Enkätsammanfattning
Datum Vår ref. 1 (3)
2008-11-10 Dnr: 2008 0732
ENKÄT/
VERKSAMHETSUTÖVARE
Miljö- och samhällsnämnden
Bakgrund
Verksamhetsmål för 2008 fastställde bl.a. att lagefterlevnaden skulle
förbättras genom prövning, tillsyn och kontroll. Detta skulle bidra till en
hållbar utveckling och utföras så att allmänhet och företag anser att
tillgänglighet, service och rättssäkerhet är god för miljö- och
samhällsnämndens arbetet. För att kunna få en uppföljningsbar indikator
fastställdes att ”kundenkät - andel nöjda kunder”, skulle utföras under
2008.
Frågeställningar
Representanter från de olika inriktningsområdena miljö, räddning och
bygg, föreslog frågeställningar som fastställdes vid ett samverkansmöte
för myndighetsenheten under mars månad. Vid mötet framkom följande
sakområden som intressanta att undersöka: bemötande, kompetens,
handläggning och tillgänglighet. För respektive område fastställdes
följande frågeställningar.
Bemötande
- Uppfattar ni varför tillsyn/kontoll utförs hos er?
- Känner ni er delaktig under inspektionen?
- Får ni tydligt veta vilka brister som uppmärksammas?
Kompetens
- Bedömer ni att personalen har tillräcklig kompetens när det gäller
handläggning av ärenden, information och råd?
- Bedömer ni att personalen har tillräcklig kompetens vid de tillsyns-
/konrollbesök som görs i er verksamhet?
Handläggning
- Tycker ni att det är rimlig längd på handläggningen av ansöknings-
/prövningsärenden?
- Överensstämmer den muntliga kommunikationen med den skriftliga?
Tillgänglighet
- Är det lätt att komma i kontakt med handläggare?
- Tycker ni att det är rimlig längd på svarstiden på frågor via telefon,
mail eller skriftlig?
_______________________________________________________________________
Postadress Besöksadress Telefon/telefax
tfn 0950-166 00 vx
921 81 LYCKSELE Storgatan 22 fax 0950-162 97

I enkäten (se bilaga 1) får enkätmottagaren kryssa i vilken typ av tillsyn
som utförts d.v.s. räddning, miljö eller bygg. För enkäten får den
svarande välja 1-8, där man med 8 instämmer helt med frågeställningen
och med 1 inte alls instämmer.
Enkätutskick
Samtliga personer och verksamhetsutövare som fått någon form av
skriftligt besked från myndighetsenheten under 2007, d.v.s. antingen
bygglov eller inspektionsrapporter av olika former, har tagits ut och
erhållit en enkät. Totalt så är det utskickat ca 300 enkäter.
Resultat
Sammanlagt har det inkommit 106 svar (om man i en enkät kryssat i
samtliga tre områden miljö, bygg och räddning, räknas denna enkät som
tre olika svar), vilket motsvarar ca 33 % av antalet utskickade protokoll.
Denna svarsfrekvens är acceptabel och är förväntad för denna typ av
enkäter. Procentuellt har svaren till 60 % rört miljö, 30 % bygg och 10 %
räddning.
Medelvärdet på svaren rörande bemötande var 6,54, kompetens 6,39,
handläggning 6,55 och tillgänglighet 6,47.
De frågeställningar som ligger under medelvärdet för respektive
sakområde är för bemötande; ”delaktighet under inspektion”. För
kompetens; ”tillräcklig kompetens vid tillsyns-/kontrollbesök som utförs i
er verksamhet”. För handläggning; ”rimlig tid på handläggning av
ansöknings-/prövningsärenden” och för tillgänglighet; ”rimlig längd på
svarstiden på frågor via telefon, mail eller skriftlig”.
Slutsats
Sammantaget visar enkäten på ett gott betyg på tillsyns- och
kontrollverksamheten som bedrivs på myndighetsenheten. Resultat om
sex av åtta kan bedömas som acceptabelt.
Det lägsta resultatet uppvisar området kompetens. Detta är i och för sig
inte förvånande då inspektörerna ska greppa över ett brett
kunskapsspektrum. Inspektören skall inte ha spetskompetens, men ska
förstå verksamheter och kunna ställa rätt frågor. Det kan vara så att man,
trots kompetensutveckling, aldrig kommer att nå ett högre resultat än
6,39 då det alltid kommer att finnas några verksamheter som inte tycker
att inspektörerna känner till deras verksamheter så pass bra som de borde.
Med avseende på området handläggning och rimlig tid, kan nämnas att
under föregående år (2007) genomgick framförallt byggsidan
personalförändringar, vilket kunnat resultera i, tillfälligtvis, längre
handläggningstider än vad som nu förekommer.

Inför 2009 kommer följande insatser att läggas in för att kunna förbättra
kommande års enkätundersökningar:
Samverkan mellan områden inom miljö (ex livsmedel och
miljöskydd), samt mellan arbetsgrupper (ex miljö och räddning).
Syftet är att inspektörerna/kontrollanterna skall kunna få
konstruktiv kritik av medföljande rörande inspektionsmetodik.
Detta kommer att ske minst 1 gång/år.
Planerad kompetensutveckling.
Med start 2009 kommer riktad kompetensutveckling att utföras
för gruppen, där specialområden tidigt lyfts upp för att kunna
genomföras under kommande år. Kompetensutveckling är inte de
obligatoriska sammankomsterna som kan ske i och med
lagförändringar etc.
Öppettider kvällstider.
Under våren 2009 kommer myndighetsenheten hålla öppet
kvällstid, vid fyra tillfällen. Tillfällena kommer att annonseras i
förväg.
Telefontider byggnadsinspektörer.
Med start 2009 kommer byggnadsinspektörerna att upprätta
telefontider för att kunna öka effektiviteten av handläggningen.
Telefontiderna kommer att annonseras tydligt för
kommuninnevånarna.
Förslagsvis kommer en liknande enkät att utföras under år 2011, och
fortsättningsvis vart tredje år.
Jenny Hellström-Strandberg
Miljöinspektör