Granskning av lönehantering - Habo kommun

More documents

Recommendations

Info

Granskning av lönehantering 3.1.1 Kommentarer Det finns en hel del rutinbeskrivningar i form av utbildningsmaterialet. Genom de intervjuer som genomfördes framkom att löneprocessen ser liknande ut inom socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. Vi bedömer att det finns bra rutinbeskrivningar i kommunen. 3.2 Fast data i lönesystemet Vid lönerevisionen läggs de nya lönerna in i en modul till Personec P. Dessa förs sedan över till lönesystemet. 3.2.1 Iakttagelser I granskningen genomfördes 40 stickprov, där de nya lönerna från lönerevisionen jämfördes med juli månads löner. Av dessa var det två stycken som inte stämde. Efter en kontroll med ansvarig chef visade det sig att dessa personer hade ändrat sin tjänstgöringsgrad vilket resulterade i en högre lön. 3.2.2 Kommentarer Stickproven som genomfördes visade inga felaktigheter i de löner som är registrerade i lönesystemet. Vi bedömer att det finns en bra kontroll på de fasta lönerna som är registrerade i Personec. 3.3 Varierande ersättning 3.3.1 Anställda med deltid ej ersätts för övertid Personalen lägger in arbetad tid i självservice. I de fall de arbetar extra lägger de in denna tid som extra tid. Systemet fördelar därefter automatiskt tiden på fyllnadstid, enkel övertid och kvalificerad övertid beroende på hur avtalen ser ut. Övertiden regleras automatiskt i lönesystemet Personec P. I de fall deltidsanställda arbetar extratid och istället skall få övertidsersättning skall en särskild överenskommelse göras med chefen. Ett underlag skall skickas till personalavdelningen som lägger in övertiden manuellt. 3.3.1.1 Iakttagelser I Personec P finns en mer- och övertidsjournal. Journalen visar mertid och övertid både för vald månad samt från årets början. Genomgången av journalen för 2011 visade att 20 personer som arbetar deltid har fått ersättning för övertid. Genomgången visade även att det hade registrerats övertidsersättning på 5 personer med uppehållslön under juli månad. I tre av fallen hade timmarna registrerats på övertid och mertid. I två av dessa fallen rörde det sig om mer än 60 timmar. 3.3.1.2 Kommentarer Av de 20 personerna som arbetade deltid men som hade fått övertidsersättning gjordes stickprov på 5 stycken. Inget stickprov visade några felaktigheter. 18 oktober 2011 Habo kommun 5 av 9
Granskning av lönehantering I övertidsjournalen noterades ett par poster med över 60 timmar på en månad. Vid en genomgång av övertidsjournalen borde de poster med hög övertid noterats. I fallen där extratiden hade registreras på både övertid och mertid berodde det på ett fel i leverantörens journaler. Medarbetarna hade inte fått övertiden som stod i journalen utbetald. En genomgång med löneansvarig på personalavdelningen visade att mycket av den övertid och mertid som var registrerad på deltidsanställda var felaktigt registrerad. När deltidsanställda vikarierar för en annan anställd är tiden vikariat och inte mertid eller övertid. Vi bedömer att det finns en tillräcklig kontroll av hur extra arbetad tid registreras. Däremot borde felet i mer- och övertidsjournalen upptäckts tidigare. 3.3.2 Anställda med heltidstjänster ej ersätts med fyllnadstid 3.3.2.1 Iakttagelser En genomgång av mer och övertidsjournalen visade att 3 personer hade fått mertid registrerade även om de arbetar heltid. 3.3.2.2 Kommentarer I två av de tre fallen hade personerna tidigare arbetat deltid och det var under denna period mertiden registrerades. Den tredje personen har inte arbetat någon mertid och har inte heller fått någon mertid utbetald. Ärendet är skickat till leverantören för utredning. 3.3.3 Anställda med mycket övertid Mertid och övertid regleras i arbetstidslagen. Innan den 1 augusti 2011 var det tillåtet att arbeta 200 timmar mertid eller övertid per kalender år. Däremot var det inte tillåtet att arbeta mer än 50 övertidstimmar under en och samma kalendermånad. I intervjun med löneansvarig på personalavdelningen framkom att lönesystemet, Personec P, uppmärksammar när en person når 100 respektive 150 timmar övertid. 3.3.3.1 Iakttagelser Efter genomgången av mer- och övertidsjournal visade det sig att 4 personer hade mer än 100 timmar övertid under 2011. Av dessa har två personer en övertid på 160 respektive 130 timmar. Det visade sig även i granskningen att en person hade arbetat 53 timmar övertid i juli. 3.3.3.2 Kommentarer Ingen anställd hade en övertid över de 200 timmarna som är förenligt med lagen. Efter 1 augusti 2011 finns det även möjlighet i lagen att vid särskilda skäl ta ut extra övertid, 150 timmar, utan att ansöka om dispens. Det finns däremot ett par 18 oktober 2011 Habo kommun 6 av 9
Page 1 and 2: Johan Bokinge Karin Norrman Elgh 18
Page 3 and 4: Innehållsförteckning 1 Sammanfatt
Page 5 and 6: 2 Inledning Granskning av lönehant
Page 7: 3 Granskningsresultat Granskning av
Page 11 and 12: Granskning av lönehantering 3.3.5.

Granskning av lönehantering - Habo kommun

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?