Granskning av lönehantering - Habo kommun

3 Granskningsresultat
Granskning av lönehantering
Habo kommun tog i oktober 2010 i drift ett nytt löne- och personalsystem
(Personec P). Sedan starten har alla förvaltningar i kommunen varit kopplade till
systemet förutom förtroendevalda och timanställda. Till Personec P finns ett
självservicesystem kopplat. Genom självservicesystemet rapporterar de anställda
själva in närvaro/frånvaro, övertid, friskanmälning efter sjukfrånvaro och semester.
Personalens inrapportering ligger till grund för löneunderlaget.
Det är chefens uppgift att bevilja/attestera avvikelserna som medarbetarna
rapporterat in i systemet. Beroende på förvaltning kan det förekomma kontrollörer
som stämmer av de uppgifter som medarbetarna har lagt in. Det är däremot chefen
som har det slutgiltiga ansvaret, förutom anställningar och avslut av personal. Detta
ligger fortfarande på löneenheten.
Sjukfrånvaro och vård av barn (VAB) lägger medarbetarna inte in själva.
Sjukanmälningar och VAB lägger rektorer, assistenter eller husansvarig in. Det är
däremot medarbetarnas eget ansvar att rapportera in när de återvänder till arbetet.
Löneenheten utför diverse efterkontroller bl.a. att friskanmälan efter sjukanmälan
har gjorts och att sjukintyg lämnats in.
I Habo kommun används utöver självservice ett flexsystem för anställda som
arbetar kontorstider 8-17. Bland annat registrerar miljöförvaltningen,
socialkontoret, vissa dagverksamheter och vissa delar av
kommunledningsförvaltningen sina tider i systemet. Flextiden skall stämmas av
varje månad och korrigeras automatiskt.
3.1 Rutinbeskrivningar
Vid införandet av Personec P utbildades först alla chefer under en heldag och
därefter utbildades alla medarbetare. Det utbildningsmaterial som användes vid
utbildningstillfällena utgör idag de rutinbeskrivningar som används av
medarbetarna ute i verksamheterna. Materialet innehåller bl.a. beskrivningar av,
hur frånvaro registreras, turbyte, semester och övertid hanteras och hur
reseersättning rapporteras.
Genom intervjuer med rektorer och enhetschefer inom socialförvaltningen
förstärktes bilden att det är utbildningsmaterialet som utgör den största biten av
rutinbeskrivningarna ute i verksamheterna.
Inom Bränninge rektorsområde fanns inga rutinbeskrivningar utöver
utbildningsmaterialet utformade.
Inom socialförvaltningen fanns egna rutiner utformade vad det gällde; rutin vid
personliga assistenters sjukdom samt riktlinjer att användas vid byte av tur med
kollega och riktlinjer vid sjukdom för särskilt boende.
18 oktober 2011
Habo kommun 4 av 9