Granskning av lönehantering - Habo kommun

Johan Bokinge 

Karin Norrman Elgh 

18 oktober 2011 

Revisionsrapport 

Granskning av lönehantering 

Habo kommun

2011-10-18 

Karin Norrman Elgh Johan Bokinge 


Habo kommun 

Granskning av lönehantering

Innehållsförteckning 

1 Sammanfattning 

2 Inledning 

2.1 Bakgrund 

2.2 Revisionsfråga 

2.3 Avgränsningar 

2.4 Metod 

3 Granskningsresultat 

3.1 Rutinbeskrivningar 

3.1.1 Kommentarer 

3.2 Fast data i lönesystemet 

3.2.1 Iakttagelser 


3.3 Varierande ersättning 

3.3.1 Anställda med deltid ej ersätts för övertid 

3.3.2 Anställda med heltidstjänster ej ersätts med fyllnadstid 

3.3.3 Anställda med mycket övertid 

3.3.4 Anställda utan rätt med övertid erhåller övertidsersättning 

3.3.5 Antalet sparade semesterdagar per anställd ej överstiger 40 

3.3.6 Antalet uttagna semesterdagar understiger 20 

3.3.7 Dubbla löneutbetalningar ej görs 

3.3.8 Anställda erhåller lön efter anställningens upphörande 

3.3.9 Närvaro timmar för timanställda 

3.3.10 Frånvaro/närvarorapportering 

3.4 Svar på revisionsfrågan och revisionell bedömning 


Habo kommun 


1 

2 

2 

2 

3 

3 

4 

4 

5 

5 

5 

5 

5 

5 

6 

6 

7 

7 

8 

8 

8 

9 

9 

9

1 Sammanfattning 


Revisorerna i Habo kommun har gett PwC i uppdrag att genomgöra en granskning 

av lönehanteringen i Habo kommun. 

Det är viktigt att kommunens rutiner för utbetalningar av löner är väl fungerande, 

säkra och ändamålsenliga eftersom personalkostnaderna utgör en stor del av 

kostnaderna för kommunen. Det är av stor vikt att lönerna hanteras på rätt sätt. 

Felaktig hantering kan få stora konsekvenser för såväl anställda som kommunen. 

Granskningen skall besvara följande revisionsfråga: 

Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll när det gäller lönehantering? 

Revisionsfrågan besvaras med hjälp av flöjande kontrollmål: 

Finns det rutinbeskrivningar för löneadministration? 

Är fast data i lönesystemet korrekt registrerat? 

Hanteras varierande ersättning på korrekt sätt? 

Granskningen har genomförts genom intervjuer och studier av personalsystemets 

sök-/statistikfunktioner. 

Granskningsresultat 

Habo kommun tog i oktober 2010 i drift ett nytt löne- och personalsystem 

(Personec P). Till Personec P finns ett självservicesystem kopplat. Genom 

självservicesystemet rapporterar de anställda själva in närvaro/frånvaro, övertid, 

friskanmälning efter sjukfrånvaro och semester. Personalens inrapportering ligger 

till grund för löneunderlaget. Det är chefens uppgift att bevilja/attestera 

avvikelserna som medarbetarna rapporterat in i systemet. 

Det finns en hel del rutinbeskrivningar i form av utbildningsmaterial. 

Vid lönerevisionen läggs de nya lönerna in i en modul till Personec P. Dessa förs 

sedan över till lönesystemet. Stickproven som genomfördes visade inga 

felaktigheter i de löner som är registrerade i lönesystemet. 

I granskningen visade det sig att de listor och journaler som lönesystemet Personec 

P levererar på varierande ersättningar inte alltid är korrekta. Felmeddelande har i 

och med granskningen skickats till leverantören. Det har även i granskningen 

noterats ett par felregistreringar. Granskningen har däremot inte visat på att några 

löner har blivit felaktigt utbetalda. 

Utifrån ovanstående granskningsområden bedömer vi att kommunstyrelsen har 

tillräcklig intern kontroll vad det gäller lönehanteringen. 


Habo kommun 1 av 9

2 Inledning 


2.1 Bakgrund 

Revisorerna i Habo kommun har gett PwC i uppdrag att genomgöra en granskning 

av lönehanteringen i Habo kommun. 

Det är viktigt att kommunens rutiner för utbetalningar av löner är väl fungerande, 

säkra och ändamålsenliga eftersom personalkostnaderna utgör en stor del av 

kostnaderna för kommunen. Det är av stor vikt att lönerna hanteras på rätt sätt. 

Felaktig hantering kan få stora konsekvenser för såväl anställda som kommunen. 

2.2 Revisionsfråga 

Granskningen skall besvara följande revisionsfråga: 

• Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll när det gäller 

lönehantering? 

Revisionsfrågan besvaras med hjälp av flöjande kontrollmål: 

• Finns det rutinbeskrivningar för löneadministration? 

• Är fast data i lönesystemet korrekt registrerat? 

• Hanteras varierande ersättning på korrekt sätt? 

Det tredje kontrollmålet granskas genom att nedanstående parametrar kontrolleras 

med hjälp av personalsystemets sök-/statistikfunktion. 

• Anställda med deltid ej ersätts för övertid 

• Anställda med heltidstjänster ej ersätts med fyllnadstid 

• Anställda med mycket övertid 

• Anställda utan rätt med övertid erhåller övertidsersättning 

• Antalet sparade semesterdagar per anställd ej överstiger 40 

• Antalet uttagna semesterdagar understiger 20 

• Dubbla löneutbetalningar ej görs 

• Anställda erhåller lön efter anställningens upphörande 

• Närvaro timmar för timanställda 

• Frånvaro/närvarorapportering 




2.3 Avgränsningar 

Granskningen avgränsas till kontrollmål enligt ovan och perioden fr.o.m. 1 januari 

2011 

2.4 Metod 

Granskningen har genomförts genom intervjuer med personalchef, löneansvarig på 

personalavdelningen, enhetschef för äldreomsorgen, enhetschef för 

funktionshinder, områdeschef och rektorer för Bränninge rektorsområde, assistent 

inom äldreomsorgen och inom Brännige rektorsområde. Utöver intervjuer har 

personalsystemets sök-/statistikfunktioner använts för att besvara det tredje 

kontrollmålet. 

Revisionsrapporten är sakavstämd med personalchef. 



3 Granskningsresultat 


Habo kommun tog i oktober 2010 i drift ett nytt löne- och personalsystem 

(Personec P). Sedan starten har alla förvaltningar i kommunen varit kopplade till 

systemet förutom förtroendevalda och timanställda. Till Personec P finns ett 

självservicesystem kopplat. Genom självservicesystemet rapporterar de anställda 

själva in närvaro/frånvaro, övertid, friskanmälning efter sjukfrånvaro och semester. 

Personalens inrapportering ligger till grund för löneunderlaget. 

Det är chefens uppgift att bevilja/attestera avvikelserna som medarbetarna 

rapporterat in i systemet. Beroende på förvaltning kan det förekomma kontrollörer 

som stämmer av de uppgifter som medarbetarna har lagt in. Det är däremot chefen 

som har det slutgiltiga ansvaret, förutom anställningar och avslut av personal. Detta 

ligger fortfarande på löneenheten. 

Sjukfrånvaro och vård av barn (VAB) lägger medarbetarna inte in själva. 

Sjukanmälningar och VAB lägger rektorer, assistenter eller husansvarig in. Det är 

däremot medarbetarnas eget ansvar att rapportera in när de återvänder till arbetet. 

Löneenheten utför diverse efterkontroller bl.a. att friskanmälan efter sjukanmälan 

har gjorts och att sjukintyg lämnats in. 

I Habo kommun används utöver självservice ett flexsystem för anställda som 

arbetar kontorstider 8-17. Bland annat registrerar miljöförvaltningen, 

socialkontoret, vissa dagverksamheter och vissa delar av 

kommunledningsförvaltningen sina tider i systemet. Flextiden skall stämmas av 

varje månad och korrigeras automatiskt. 

3.1 Rutinbeskrivningar 

Vid införandet av Personec P utbildades först alla chefer under en heldag och 

därefter utbildades alla medarbetare. Det utbildningsmaterial som användes vid 

utbildningstillfällena utgör idag de rutinbeskrivningar som används av 

medarbetarna ute i verksamheterna. Materialet innehåller bl.a. beskrivningar av, 

hur frånvaro registreras, turbyte, semester och övertid hanteras och hur 

reseersättning rapporteras. 

Genom intervjuer med rektorer och enhetschefer inom socialförvaltningen 

förstärktes bilden att det är utbildningsmaterialet som utgör den största biten av 

rutinbeskrivningarna ute i verksamheterna. 

Inom Bränninge rektorsområde fanns inga rutinbeskrivningar utöver 

utbildningsmaterialet utformade. 

Inom socialförvaltningen fanns egna rutiner utformade vad det gällde; rutin vid 

personliga assistenters sjukdom samt riktlinjer att användas vid byte av tur med 

kollega och riktlinjer vid sjukdom för särskilt boende. 





Det finns en hel del rutinbeskrivningar i form av utbildningsmaterialet. Genom de 

intervjuer som genomfördes framkom att löneprocessen ser liknande ut inom 

socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. 

Vi bedömer att det finns bra rutinbeskrivningar i kommunen. 

3.2 Fast data i lönesystemet 

Vid lönerevisionen läggs de nya lönerna in i en modul till Personec P. Dessa förs 

sedan över till lönesystemet. 

3.2.1 Iakttagelser 

I granskningen genomfördes 40 stickprov, där de nya lönerna från lönerevisionen 

jämfördes med juli månads löner. Av dessa var det två stycken som inte stämde. 

Efter en kontroll med ansvarig chef visade det sig att dessa personer hade ändrat sin 

tjänstgöringsgrad vilket resulterade i en högre lön. 


Stickproven som genomfördes visade inga felaktigheter i de löner som är 

registrerade i lönesystemet. 

Vi bedömer att det finns en bra kontroll på de fasta lönerna som är registrerade i 

Personec. 

3.3 Varierande ersättning 

3.3.1 Anställda med deltid ej ersätts för övertid 

Personalen lägger in arbetad tid i självservice. I de fall de arbetar extra lägger de in 

denna tid som extra tid. Systemet fördelar därefter automatiskt tiden på fyllnadstid, 

enkel övertid och kvalificerad övertid beroende på hur avtalen ser ut. 

Övertiden regleras automatiskt i lönesystemet Personec P. I de fall deltidsanställda 

arbetar extratid och istället skall få övertidsersättning skall en särskild 

överenskommelse göras med chefen. Ett underlag skall skickas till 

personalavdelningen som lägger in övertiden manuellt. 

3.3.1.1 Iakttagelser 

I Personec P finns en mer- och övertidsjournal. Journalen visar mertid och övertid 

både för vald månad samt från årets början. Genomgången av journalen för 2011 

visade att 20 personer som arbetar deltid har fått ersättning för övertid. 

Genomgången visade även att det hade registrerats övertidsersättning på 5 personer 

med uppehållslön under juli månad. I tre av fallen hade timmarna registrerats på 

övertid och mertid. I två av dessa fallen rörde det sig om mer än 60 timmar. 

3.3.1.2 Kommentarer 

Av de 20 personerna som arbetade deltid men som hade fått övertidsersättning 

gjordes stickprov på 5 stycken. Inget stickprov visade några felaktigheter. 




I övertidsjournalen noterades ett par poster med över 60 timmar på en månad. Vid 

en genomgång av övertidsjournalen borde de poster med hög övertid noterats. 

I fallen där extratiden hade registreras på både övertid och mertid berodde det på 

ett fel i leverantörens journaler. Medarbetarna hade inte fått övertiden som stod i 

journalen utbetald. 

En genomgång med löneansvarig på personalavdelningen visade att mycket av den 

övertid och mertid som var registrerad på deltidsanställda var felaktigt registrerad. 

När deltidsanställda vikarierar för en annan anställd är tiden vikariat och inte 

mertid eller övertid. 

Vi bedömer att det finns en tillräcklig kontroll av hur extra arbetad tid registreras. 

Däremot borde felet i mer- och övertidsjournalen upptäckts tidigare. 

3.3.2 Anställda med heltidstjänster ej ersätts med fyllnadstid 


En genomgång av mer och övertidsjournalen visade att 3 personer hade fått mertid 

registrerade även om de arbetar heltid. 


I två av de tre fallen hade personerna tidigare arbetat deltid och det var under 

denna period mertiden registrerades. 

Den tredje personen har inte arbetat någon mertid och har inte heller fått någon 

mertid utbetald. Ärendet är skickat till leverantören för utredning. 

3.3.3 Anställda med mycket övertid 

Mertid och övertid regleras i arbetstidslagen. Innan den 1 augusti 2011 var det 

tillåtet att arbeta 200 timmar mertid eller övertid per kalender år. Däremot var det 

inte tillåtet att arbeta mer än 50 övertidstimmar under en och samma 

kalendermånad. 

I intervjun med löneansvarig på personalavdelningen framkom att lönesystemet, 

Personec P, uppmärksammar när en person når 100 respektive 150 timmar övertid. 


Efter genomgången av mer- och övertidsjournal visade det sig att 4 personer hade 

mer än 100 timmar övertid under 2011. Av dessa har två personer en övertid på 160 

respektive 130 timmar. 

Det visade sig även i granskningen att en person hade arbetat 53 timmar övertid i 

juli. 


Ingen anställd hade en övertid över de 200 timmarna som är förenligt med lagen. 

Efter 1 augusti 2011 finns det även möjlighet i lagen att vid särskilda skäl ta ut extra 

övertid, 150 timmar, utan att ansöka om dispens. Det finns däremot ett par 




anställda som ligger en bit över 100 timmar övertid. Granskningen visade att flera 

av dessa var felregistrerade i mer- och övertidsjournalen. Felet är anmält till 

leverantören. 

Efter samtal med löneansvarig på personalavdelningen framkom att de 53 

timmarna som registrerats som övertid i juli var felregistrerade. Timmarna hade 

dubbelregistrerats. Medarbetaren hade inte fått fel lön och felregistreringen har 

åtgärdats. 

Utifrån detta bedömer vi att kommunen har kontroll på övertiden inom lagen. 

3.3.4 Anställda utan rätt med övertid erhåller 

övertidsersättning 

I lönesystemet, Personec P, registreras det i de fall en person inte har rätt till 

övertidsersättning. Genom ett test i självservice visade det sig at det inte var möjligt 

att lägga in övertid. 


Genom stickprov (13 av 32) gjordes en jämförelse mellan de personer som inte har 

rätt till övertidsersättning och analyslistan, lönelistan, för alla utbetalningar som 

gjorts under året. Jämförelsen visade att det inte var någon av dessa personer som 

hade fått övertidsersättning utbetald. 

I granskningen gjordes även en kontroll att 4 personer som inte har rätt till 

övertidsersättning var registrerade korrekt i lönesystemet. Granskningen visade 

inte några felaktigheter i registreringen. 


Vi bedömer att det finns en bra kontroll i systemet. Personer som inte har rätt till 

övertidsersättning har inte heller fått ersättning. Vi bedömer också att det finns en 

bra kontroll på att personer som inte har rätt till övertidsersättning är 

registrerade för detta i lönesystemet. 

3.3.5 Antalet sparade semesterdagar per anställd ej överstiger 

40 

Enligt § 27 mom. 18 i allmänna bestämmelser skall sparade semesterdagar som 

överstiger 40 betalas ut i kontant ersättning om inte annat har överenskommits. I 

lönesystemet, Personec P hanteras detta automatiskt. De sparade semesterdagarna 

som överstiger 40 stycken betalas ut med februari lönen. 


I Personec P finns möjligheten att dra ut en lista på sparade semesterdagar över 40. 

Listan visade att 17 personer hade mer än 40 dagar sparade i början av året 2011. 

Efter samtal med löneansvarig på löneenheten och en genomgång av analyslistan, 

lönelista, visade det sig att alla 17 personer som hade fler än 40 sparade 

semesterdagar hade fått kontantersättning för de överstigande dagarna utbetalt. 





Efter genomgången av listorna över sparade semesterdagar över 40 bedömer vi 

att det finns en bra kontroll att semesterdagarna betalas ut genom lönesystemet. 

3.3.6 Antalet uttagna semesterdagar understiger 20 

I Personec P är det möjligt att ta fram en lista över semesterdagar < 20 dagar 

uttagna. 

Enligt Allmänna Bestämmelser § 27 mom. 4 har arbetstagare rätt till 1-2 dagar extra 

semester om det inte är möjligt för arbetstagaren att få 20 dagar under perioden 

juni-augusti. 


I listan över semesterdagar < 20 dagar uttagna för 2011 finns 138 personer med. Av 

dessa har 58 personer full betald semester. I intervjuerna med enhetscheferna 

menade cheferna att det förs en diskussion med de personer som inte tar ut 20 

dagar semester. Enligt enhetschefer berodde det aldrig på verksamheten att 

personalen inte tog ut 20 semesterdagar. Enhetscheferna menade att i de flesta fall 

vill personalen spara semesterdagar för att kunna ta ut semester senare under året. 

I listan över semesterdagar < 20 dagar uttagna för 2010 fanns 16 personer som 

arbetade heltid med. 


Vi bedömer att det förs en dialog med personalen kring semesterdagar. Listan 

över uttagna semesterdagar för 2010 visade även att de flesta medarbetarna tar 

ut sin semester någon gång under året. 

3.3.7 Dubbla löneutbetalningar ej görs 

I Personec P skrivs det varje månad ut en fellista som signalerar om bruttolönen är 

över ett visst belopp. Ifall personer skulle få dubbel löneutbetalning skulle personen 

hamna på fellistan och kontrolleras. 


I genomgångarna av analyslistorna har det inte funnits några felaktigheter i 

grundlönerna. Vi bedömer att kommunen har kontroll på att dubbla 

löneutbetalningar inte görs. 

3.3.8 Anställda erhåller lön efter anställningens upphörande 

Alla avslut görs centralt från personalavdelningen. Personec P förvarnar när en 

visstidsanställning är på väg att ta slut. Sker ingen förlängning går det inte ut någon 

lön till den anställde. 

Personalsystemet och lönesystemet är ett system, det är inte möjligt att avsluta en 

person i personalsystemet utan att göra det i lönesystemet. 




3.3.9 Närvaro timmar för timanställda 

Inom socialförvaltningen finns en bemanningspärm där ledigheter och vikarier 

skrivs in. Vid avstämning av vikariers tjänstgöringsrapporter görs en jämförelse 

med bemanningspärmen. 

Inom barn- och utbildningsförvaltningen signerar personalen ute i verksamheten 

vikariernas timlistor efter varje arbetad dag. Timlistorna konteras därefter av 

ansvarig rektor och skickas till bemanningsenheten som fyller i timlön. 


Genomgång ar gjorts av 10 timtjänstgöringslistor. Inga anmärkningar finns. 


Vi bedömer att det finns bra rutiner kring närvarotimmar för timanställda. 

3.3.10 Frånvaro/närvarorapportering 

Inom socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen ansöker och 

registrerar all personal, förutom timanställda, sina avvikelser från sitt schema i 

självservice. Avvikelserna beviljas av respektive chef i systemet. 

Sjukdom och vård av barn (VAB) lägger assistenter in inom socialförvaltningen. 

Inom barn- och utbildningsförvaltningen lägger rektor, assistent eller husansvarig 

in sjukdom och VAB. 

Löneenheten utför diverse efterkontroller bl.a. att friskanmälan efter sjukanmälan 

har gjorts och att sjukintyg lämnats in. 


Vi bedömer att det finns en bra hantering av frånvaro/närvaro i kommunen. 

3.4 Svar på revisionsfrågan och revisionell 

bedömning 

I granskningen visade det sig att de listor och journaler som lönesystemet Personec 

P levererar inte alltid är korrekta. Felmeddelande har i och med granskningen 

skickats till leverantören. Det har även i granskningen noterats ett par 

felregistreringar. Granskningen har däremot inte visat på att några löner har blivit 

felaktigt utbetalda. 

Utifrån ovanstående granskningsområden bedömer vi att kommunstyrelsen har 

tillräcklig intern kontroll vad det gäller lönehanteringen. 

Vi finner inte att det finns någon anledning att rikta kritik mot kommunstyrelsen.

Granskning av lönehantering - Habo kommun

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?