Checklista för skriftliga anbud - Arvika
Checklista för skriftliga anbud - Arvika
Checklista för skriftliga anbud - Arvika
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Checklista</strong> <strong>för</strong> <strong>skriftliga</strong> <strong>anbud</strong><br />
Denna checklista är avsedd som ett hjälpmedel <strong>för</strong> <strong>anbud</strong>slämnare vid <strong>Arvika</strong> kommuns<br />
annonserade upphandlingar. Syftet är att Du på ett systematiskt sätt ska säkerställa att ditt<br />
<strong>anbud</strong> uppfyller ställda krav och <strong>för</strong>väntningar.<br />
Moment Du bör göra innan upphandlingen annonserats:<br />
Moment Klart<br />
• Ta del av <strong>Arvika</strong> kommuns beskrivning av<br />
upphandlingsprocessen på www.arvika.se/Upphandling<br />
• Ta del av planerade upphandlingar på<br />
www.arvika.se/Upphandling alternativt kontakta kommunens<br />
inköpsfunktion eller annan inköpsansvarig.<br />
• Säkerställ att Du får kännedom om upphandlingsannonsen<br />
alternativt får ett mail från kommunens inköpsfunktion när<br />
annonsen är publicerad.<br />
Dokument som ofta krävs i upphandlingar och som där<strong>för</strong> med <strong>för</strong>del<br />
kan göras klara innan en upphandling annonseras:<br />
• Företagspresentation<br />
• Kvalitetspolicy<br />
• Miljöpolicy<br />
• Registreringsbevis från Bolagsverket<br />
• Branschspecifika intyg<br />
• Eventuella fullmakter att lämna <strong>anbud</strong><br />
• Ekonomiska rapporter (årsredovisning/bokslut etc)
När du fått kännedom om att upphandlingen är annonserad:<br />
Moment Klart<br />
• Hämta hem komplett <strong>för</strong>frågningsunderlag inklusive alla<br />
bilagor och läs igenom materialet.<br />
• Börja med Anbudsinbjudan <strong>för</strong> att få en översiktlig bild av<br />
omfattningen, vilka tider som gäller, hur <strong>anbud</strong>en kommer att<br />
utvärderas, om alternativa <strong>anbud</strong> får lämnas etc.<br />
• Fortsätt med Kravspecifikation, där alla skall-krav och alla<br />
bör-krav finns <strong>för</strong>tecknade. Skall-kraven måste kunna<br />
uppfyllas medan bör-kraven som regel ger ett positivt värde i<br />
utvärderingen. Kontrollera att skall-kraven stämmer med din<br />
<strong>för</strong>måga att leverera. Ta del av hur bör-kraven ger dig ett<br />
positivt värde i utvärderingen.<br />
• Gå vidare till Produktbilagan som visar vilka<br />
produkter/tjänster i upphandlingen som skall prissättas.<br />
• Fortsätt med Avtalsmallen som visar stommen i det avtal som<br />
kommer att tecknas med segrande <strong>anbud</strong>sgivare. Här finns<br />
bland annat de kommersiella villkoren som gäller <strong>för</strong><br />
upphandlingen.<br />
• Avsluta med genomgång av alla bilagorna.<br />
• Om Du upptäcker oklarheter i <strong>för</strong>frågningsunderlaget så bör<br />
du kontakta den person som i Anbudsinbjudan angetts som<br />
kontaktperson hos kommunen.<br />
• Om Du inte kan svara upp mot kraven i upphandlingen är det<br />
sannolikt bättre att avstå från att lämna <strong>anbud</strong>.<br />
• Om Du bestämmer dig <strong>för</strong> att lämna <strong>anbud</strong> – börja med att<br />
göra en tidplan både <strong>för</strong> att lämna <strong>anbud</strong> och <strong>för</strong> att kunna<br />
leverera om Du blir segrande <strong>anbud</strong>sgivare. Tänk på att<br />
beställa eventuella dokument, intyg etc som krävs och som Du<br />
inte redan har. Tänk också på att frågor till kommunen som<br />
regel ska ske innan ett visst datum som framgår av<br />
Anbudsinbjudan.
När du börjar formulera ditt <strong>anbud</strong>:<br />
Moment Klart<br />
• Kontrollera i Anbudsinbjudan/ Anbudsform, på vilket sätt<br />
<strong>anbud</strong> ska skrivas. Ibland finns ett särskilt Anbudsformulär<br />
som kan eller skall användas. Hitta inte på egna sätt att lämna<br />
<strong>anbud</strong> utan följ anvisningarna till fullo.<br />
• Offerera den vara eller den tjänst som efterfrågas. För låg<br />
kvalitet leder normalt till att <strong>anbud</strong>et antingen <strong>för</strong>kastas eller<br />
får låga kvalitetspoäng (om kvaliteten värderas). För hög<br />
kvalitet kan innebära att <strong>anbud</strong>ets pris blir <strong>för</strong> högt (om inte<br />
Du bedömer att du får höga kvalitetspoäng som kompenserar<br />
ett högt pris). Gör gärna en fingerad utvärdering av ditt <strong>anbud</strong><br />
enligt beskrivning av <strong>anbud</strong>sutvärdering i Anbudsinbjudan.<br />
• Offerera alltid ditt lägsta pris. Räkna inte med att Du får en<br />
möjlighet att korrigera ditt pris i en eventuell <strong>för</strong>handling.<br />
Förhandling är bara tillåten i vissa upphandlings<strong>för</strong>faranden<br />
och om kommunen så begär.<br />
• Skriv in svar på allt som efterfrågas och som framgår av<br />
<strong>för</strong>frågningsunderlaget. Var extra noga med att alla skall-krav<br />
är besvarade.<br />
• Ta fram alla de bilagor som krävs och som du hänvisat till i<br />
<strong>anbud</strong>et.<br />
När Du lämnar in ditt <strong>anbud</strong>:<br />
• Samla <strong>anbud</strong> och alla bilagor i ett kuvert eller annat omslag<br />
som därefter <strong>för</strong>sluts.<br />
• I Anbudsinbjudan framgår korrekt <strong>anbud</strong>sadress under<br />
rubriken Anbudsadress.<br />
• Se till att Du postar ditt <strong>anbud</strong> i så god tid så att risken <strong>för</strong><br />
<strong>för</strong>sening hos Posten inte ska äventyra ditt <strong>anbud</strong> alternativt se<br />
till att <strong>anbud</strong>et överlämnas personligt. Begär gärna kvitto vid<br />
personlig överlämning. Kontrollera, senast sista <strong>anbud</strong>sdag,<br />
med mottagaren av postat <strong>anbud</strong> att ditt <strong>anbud</strong> anlänt.
Change language