Informationsplan vid kris (pdf 119 kB, nytt fönster) - Köpings kommun

Informationsplan
vid kris
Gäller från 2012-08-15
1

Information vid kris
Kommunens information vid kris syftar till att ge drabbade, allmänhet, personal,
samverkande organisationer och massmedia korrekt information, snabbt och på ett
så bra sätt som möjligt.
Kommunens information samordnas av informationsgruppen. Räddningstjänstens
information som berör kommuninvånarna samordnas med kommunens övriga
information.
Mål
Vid en krissituation ska kommunens information:
lämnas snabbt
vara korrekt och entydig
vara lättbegriplig
vara anpassad till målgruppen
Ledning
Kommunchefen ansvarar för ledning och samordning av kommunens
information, internt och externt. Kommunchefen beslutar om
informationsplanens organisation ska sättas igång.
Informationsgrupp
Informationsgruppen samlas i informationschefens rum på nedre våningen i
Rådhuset. Vid långvarigt strömavbrott lokaliseras gruppen till Räddningstjänstens
lokaler, Hultgrensgatan 6.
I gruppen ingår:
1. Informationschef
2. Redaktion
3. Pressvärd
4. Upplysningscentral
1. Informationschef
Informationschefen svarar för att:
samordna och leda informationsverksamheten
informationsgruppen får den information den behöver för att fullgöra
sina uppgifter
informera media och allmänhet utifrån de uppgifter
ledningsgruppen beslutat om
i samråd med kommunchefen avgöra om ett presscenter ska inrättas
för att ge service till media och förmedla medias önskemål till
ledningsgruppen
att informationsplan vid kris hålls aktuell
2

2. Redaktion
Redaktionen svarar för att:
producera och förmedla information från ledningsgruppen till allmänheten
via upplysningscentralen, kommunens webbplatser, sociala medier, media
och till Sveriges Radio Västmanland (P4), under rubriken ”Köpings
kommun informerar…”
regelbundet informera telefonväxeln och upplysningscentralen
kontinuerligt rapportera om den aktuella situationen till ledningsgruppen
bevaka vilken information som publiceras i media och på externa
webbplatser och förmedla till informationschefen
dokumentera arbetet
3. Pressvärd
Pressvärd svarar för att:
upprätta presscenter
ta emot media i presscentret och se till att ge en god service
förmedla medias önskemål till informationschefen
ordna lokaler och eventuell utrustning för presskonferenser
Presscenter upprättas i turistbyråns lokaler, Barnhemsgatan 2.
4. Upplysningscentral
Huvuduppgiften för upplysningscentralen är att informera allmänheten via
telefon. Upplysningscentralen finns i rådhuset och direktnummer till
upplysningscentralen är 0221-258 80. Till direktnumret kopplas berörda
anknytningar i ett gruppnummer.
Upplysningscentralen ska:
besvara frågor från allmänheten via telefon
hänvisa samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna till
sjukvård och polis.
ta emot och helst skriftligt vidarebefordra upplysningar från allmänheten
till informationschefen.
Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)
Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) är ett hjälpmedel för att varna och
informera allmänheten i samband med olyckor och risker för olyckor. Kommuner
har behörighet att sända informationsmeddelande vid extraordinära händelser.
Sändning sker via SOS Alarm.
Informationsmeddelande sänds för att förebygga eller begränsa skador på liv,
hälsa, egendom eller i miljön. Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska
vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om
händelseutvecklingen.
Kommunchef bedömer behovet att begära sändning av viktigt meddelande till
allmänheten.
3

Samverkan i länet
Vid en långvarig händelse kan samverkan inom informationsområdet ske med
Arboga och Kungsörs kommun.
Samverkan i länet sker genom U-Sam där länsstyrelsen, kommunerna,
räddningstjänst, polisen, landstinget, SOS Alarm och Sveriges Radio P4
Västmanland ingår. Syftet med U-Sam är bland annat att skapa en samlad
lägesbild och säkerställa att samverkan sker mellan myndigheter och organ som
berörs av inträffade eller av framtida bedömda störningar. Länsstyrelsen ansvarar
även för ett regionalt krishanteringsråd där andra samhällsviktiga aktörer ingår.
Utvärdering
Efter en händelse där kommunens informationsgrupp har varit verksam ska
arbetet utvärderas och granskas. Informationschefen tar initiativ till och
ansvarar för att utvärdering kommer till stånd.
Exempel på utvärderingsaktiviteter:
insamling av material,
intervjua egen personal och samverkande,
analysera genomfört arbete och vid behov föreslå förbättringar,
genomföra beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar
m.m.
4

Åtgärder för informationsinsatser vid:
Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse, räddningstjänst
1. Larm går till SOS Alarm AB som larmar räddningstjänsten.
2. Räddningstjänsten rycker ut. Ansvaret för akut information till
allmänheten ligger på räddningsledaren som via SOS Alarm tar
kontakt med Sveriges Radio (P4) (Sveriges Radio Västmanland).
3. Räddningsledaren vidarebefordrar information om
olyckans/katastrofens omfattning till SOS Alarm AB som har
ansvaret för att kontakta krisledningsnämndens ordförande och
kommunchef.
4. Räddningsledaren tar de kontakter som behövs om informationsstöd
behövs från kommunen under akutskedet.
Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse som inte går genom
räddningstjänsten:
1. Förvaltningschef larmar kommunchef.
2. Kommunchef samråder med informationschefen om informationsinsatsens
omfattning.
3. Informationschefen sammankallar informationsgruppen i de delar
som behövs för insatsen.
4. Informationsgruppen använder upplysningscentralen, webbplatser,
sociala media, pressmeddelanden m.m. för att informera allmänhet,
anställda och media. Utdelning av informationsblad, personlig
information m.m. används i situationer där internet inte kan
användas eller till målgrupper som inte har tillgång till internet.
5