Läs Rengöring & Hygien #1-13 - SRTF

installationer. Att FM är en bransch
med utvecklingspotential bevisas också
av att flera riskkapitalbolag har pengar
placerade i branschen.
lösenordet är kommunikation
– Det gör ibland ont när en organisation
ska stöpas om i samband med en
outsourcingprocess för FM­tjänster.
Man kan dock lindra smärtan genom
att använda kommunikation i rätt ögonblick
och till rätt målgrupper. Det säger
Erik Ahrsjö, ordförande i IFMA och
författare till boken Facility Management
på svenska.
– Man kan verkligen tala om ett
svårt val mellan egen regi, outsourcing
och hybridlösningar. Men det vägledande
måste alltid vara vad som är bäst
för kunden, vars kärnverksamhet FMverksamheten
ska stödja, säger Erik.
Det finns idag knappast någon organisa
tion som utför allt arbete i egen
regi. Vanligen är lokalvård, bevakning
och arbeten som gäller mark och miljö,
till exempel snöröjning, överlåtna till
4 Rengöring & Hygien #1.2013
en specialiserad extern entreprenör.
Med andra ord har de flesta företag och
offentliga inrättningar erfarenhet av
outsourcing.
– För att den ska bli lyckad är kommunikation
lösenordet – alla måste tala
om sina behov och förväntningar på
förhand och det ska finnas någon form
av kontrakt eller annan skriftlig överenskommelse
om frekvens, omfattning
och nivå på de outsourcade tjänsterna,
säger Erik Ahrsjö.
Man startar kanske med kaffe, frukt,
växter, kontorsmaterial och städning.
Målet är större flexibilitet och bättre
samordning, att få tillgång till effektiva
och specialiserade system och redskap
samt att tillföra kompetens.
– Vi har konstaterat att den viktigaste
framgångsfaktorn är hur personalen
hanteras, säger Erik. Att vi kan etablera
ett partnerskap mellan vår organisation
och den externa där vi kan växa tillsammans.
Det kräver en öppen redovisning
mellan parterna, en process som
växer fram och tar tid.
Exempel på Coors FM-tjänster. Till vänster längst upp
konferens & catering. Till vänster postservice och ovan
fastighetsservice. Till höger längst upp på nästa sida
receptionsservice och i mitten fastighetsservice.
Foto från Coor.
Nyckeln blir då att den interna informationen
är tillräckligt omfattande och
att styrningen från beställarens sida är
tydlig.
Att veta vad man vill ha
Om FM ska fungera måste kunden veta
vad han vill ha och vad han beställer.
En annan förutsättning är att FM­företaget
är ärligt och vågar tala om för
kunden att vissa tjänster är det kanske
bättre om han utför själv med egen personal.
Ärlighet är nödvändig i relation
till kunden och för att samarbetet ska
fungera väl.
Ett typexempel är när städning
började läggas ut på entreprenad och
resultatet inte alls blev det som beställaren
hade väntat sig. Detta eftersom
städaren tidigare gjort en hel massa
andra saker som ingen direkt tänkt på
och som därför inte ingick i förfrågningsunderlaget.
Till exempel att vattna
blommor.
Upphandlingskompetensen är mycket
viktig för att FM­relationen ska fungera