Kort om elektronisk auktion - Upphandlingsstöd.se

3.1 Förberedelser
Vägledning elektronisk auktion
För att en upphandling ska bli framgångsrik krävs alltid ett genomtänkt förberedande arbete
tidigt i upphandlingsprocessen. Detta gäller i synnerhet vid användandet av elektroniska
auktioner. Det är viktigt att inte underskatta omfattningen av dessa förberedelser.
Myndigheten måste redan under förberedelserna för upphandlingen ta ställning till om
elektronisk auktion ska ingå.
3.1.1 Marknadsundersökning
Varje upphandling kräver att den upphandlade myndigheten har kunskap om den aktuella
marknaden. Vid elektroniska auktioner är det absolut nödvändigt att köparen har gjort en
noggrann marknadsundersökning och skaffat sig en mycket bra kunskap om marknaden.
Den marknad som är lämpad för elektroniska auktioner bör t.ex. kännetecknas av att:
det finns tillräckligt många leverantörer så att konkurrens kan uppstå och att
leverantörerna både vill och kan delta i auktionen (enligt en brittisk studie krävs
det minst 3-4 leverantörer för att bra konkurrens ska uppnås),
det finns tillräckligt höga marginaler för att ge utrymme för den ytterligare
priskonkurrens som en elektronisk auktion innebär.
Gör också en noggrann undersökning för att säkerställa att det är möjligt och lämpligt att
avsluta upphandlingen med en elektronisk auktion med hänsyn till det objekt som ska
upphandlas.
Av avgörande betydelse för att en elektronisk auktion ska bli framgångsrik är att:
upphandlingsföremålet är standardiserat och enkelt att specificera och kravställa,
upphandlingsföremålet består av produkter eller tjänster i ett utförande som är helt
jämförbart mellan olika leverantörer utan att det krävs någon manuell bedömning
utanför den automatiska rangordningen,
upphandlingen avser stora volymer eller stort värde så att leverantörerna har
utrymme att justera sina initiala anbud.
3.1.2 Utforma förfrågningsunderlag
Redan vid utformningen av förfrågningsunderlaget är det nödvändigt att skaffa sig en
genomtänkt och detaljerad uppfattning om vad auktionen ska omfatta, hur den ska
genomföras samt vilka olika situationer som kan tänkas uppstå under auktionen och hur de
ska hanteras.
8