Nr 4, 2013 - Fastighetstidningen

TemA Fastighetssystem & it
När bolaget blev mer digitalt fi ck Kristina Lundman (t.h), uthyrare på aefab, mer tid över till kundvård.
med iT fi ck de tid över
till fl er hyresgäster
På två år har Aefab revolutionerat sin iT­användning. idag har de ett fastighetssystem
som sköter allt från lediga lägenheter och uthyrningar till felanmälningar.
Tack vare satsningen på iT har bolaget nu inte bara fl er hyresgäster – utan också
tid över till de befi ntliga.
TExT: Victoria GillberG FOTO: maria G nilsson
FöR TVÅ ÅR sedan började
Mikael Reijer som vd på kommunala
bostadsbolaget Aefab i
Ovanåkers kommun.
– Då låg Aefab långt efter vad
det gäller datorer och IT. Men nu har vi
tagit steget och satsat, säger Mikael Reijer.
Och satsningen har varit värd både
pengarna och energin. Från att ha haft
mellan 70 och 80 lediga lägenheter för två
år sedan har de idag endast två vakanser
i hela beståndet. Med hjälp av företaget
Momentum har man nu implementerat ett
fastighetssystem som sköter hantering av
nya hyresgäster, felanmälningar och en
portal där hyresgästerna har egna sidor
och får information om sina lägenheter,
hyresutveckling och renoveringar.
– I samband med de här förändringarna
har vi också satsat rejält på marknadsföring.
Vi har till exempel en informations ­
ansvarig som bland annat jobbar med
sociala medier för att synliggöra
bolaget. Tidigare
nådde vi bara en lokal
målgrupp men nu når vi
hela Sverige.
TiDigARe SKöTTeS det Mikael Reijer
mesta i bolaget manuellt
och det blev oändliga pappers högar för
uthyrarna. Det var personliga möten och
många telefonsamtal. Men nu har man
med enkla verktyg förenklat arbetet för
uthyrare och andra medarbetare inom
företaget.
– Nu när man letar lägenhet går man in
på internet och fyller i alla sina uppgifter
och preferenser. Man kan säga att vi har
lagt över det administrativa arbetet på
hyresgästerna.
Även fastighetsskötarna har fått en
minskad arbetsbörda. Felanmälningar
kommer direkt i telefonen och när en
åtgärd är genomförd registrerar de det
direkt i systemet och slipper därmed att
åka in till kontoret.
– Vi arbetar eff ektivare och det gör att
vi kan fokusera och har mer energi till det
vi vill. Vi har många hyresgäster som är
äldre och inte använder dator och nu har
vi möjlighet att ge dem den tid de behöver.
miKAeL ReijeR är väldigt positiv till satsningen
på IT. Men han medger också att
det har varit en stor omgörning. För Aefab
har tid varit avgörande.
– Ska man göra något sådant här måste
det få ta tid. Det viktigaste är att man
avsätter tid till utbildning och planerar in
det från början. Personalen måste få tid
att lära sig de nya systemen, säger Mikael
Reijer.
Och avslutar skrattande:
– Till och med Hyresgästföreningen
tycker att vi gör ett bra jobb. •
62 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013