Förhandling - praktiska tips och råd - Upphandlingsstöd.se
Förhandling - praktiska tips och råd - Upphandlingsstöd.se
Förhandling - praktiska tips och råd - Upphandlingsstöd.se
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Förhandling</strong><br />
- <strong>praktiska</strong> <strong>tips</strong> <strong>och</strong> <strong>råd</strong>
För en upphandlande myndighet kan det vara viktigt att tänka på<br />
följande<br />
Ska man förhandla med alla som lämnat godkända anbud?<br />
– Förhandla gärna med alla!<br />
Det finns minst två klara fördelar med att förhandla med alla leverantörer<br />
som lämnat godkända anbud.<br />
1. Leverantörerna uppskattar att de får tillfälle att pre<strong>se</strong>ntera <strong>och</strong> diskutera<br />
sina anbud <strong>och</strong> också får möjlighet att förklara <strong>och</strong> tillrättalägga eventuella<br />
oklarheter.<br />
2. Det är inte ovanligt att någon eller några faller bort vid förhandlingen. Det<br />
kan exempelvis framkomma att vissa krav inte uppfylls trots att det <strong>se</strong>r så ut<br />
i anbudet. Då är det bra att ha med så många alternativa leverantörer som<br />
möjligt redan i första förhandlingsomgången.<br />
Försök också att alltid förhandla med minst två leverantörer, även i slutskedet<br />
av förhandlingarna, för att alltid ha ett alternativ om förhandlingarna inte når<br />
i mål med ”favoriten”.<br />
Vem ska vara med vid förhandlingen?<br />
– Var inte för många runt förhandlingsbordet!<br />
Att ha rätt bemanning/organisation för en förhandling är en förutsättning för<br />
att förhandlingen ska lyckas. <strong>Förhandling</strong>ar kräver ofta särskilt kvalificerad<br />
personal.<br />
Se till att de personer som sitter med vid förhandlingsbordet har rätt mandat<br />
<strong>och</strong> rätt kompetens. Man bör i regel vara minst två, möjligen även fler, vid ett<br />
förhandlingsmöte. Undvik dock att vara alltför många från den upphandlande<br />
myndigheten; leverantören ska inte känna ett underläge. Ta också gärna reda<br />
på vilka som kommer från leverantören så att det blir en balans i<br />
förhandlingen. Låt ingen sitta med som inte har en roll att fylla.<br />
Det är både bra <strong>och</strong> trevligt att vid inbjudan tala om vilka som kommer att<br />
delta från den upphandlande myndigheten; då kan leverantören anpassa sin<br />
förhandlingsstyrka efter det. Skicka en skriftlig inbjudan med en utförlig<br />
agenda.<br />
Säkerställ att de som förhandlar på leverantörssidan har mandat att förhandla<br />
<strong>och</strong> sluta överenskommel<strong>se</strong>r.
Hur lång tid i förväg ska man kalla till förhandling?<br />
– Kalla till förhandling i god tid!<br />
Ange gärna redan i förfrågningsunderlaget under vilken tidsperiod eventuella<br />
förhandlingar kommer att ske <strong>och</strong> uppmana leverantörerna att avsätta tid<br />
för detta. Tänk på att det är många olika personer som ska samlas. Ge därför<br />
leverantörerna (<strong>och</strong> din egen organisation) en rimlig chans att samla rätt<br />
förhandlingsstyrka bland annat genom att erbjuda ett antal alternativa tider.<br />
Bör man upprätta en agenda/ett förhandlings-PM?<br />
– Att följa en agenda/ett förhandlings-PM säkerställer principen om<br />
likabehandling!<br />
Genom att ha en agenda/ett förhandlings-PM som man följer <strong>och</strong> genom att<br />
dokumentera vad som sägs säkerställs att principen om likabehandling följs.<br />
Hur detaljerad agendan/förhandlings-PM:et ska vara respektive hur mycket<br />
som behöver dokumenteras får stå i proportion till den aktuella<br />
upphandlingen.<br />
Ska man skicka frågorna i förväg?<br />
– En förberedd leverantör leder till en effektiv förhandling!<br />
För att få en effektiv förhandling är det en klar fördel att frågor kring anbudet<br />
samt de parametrar som ska förhandlas är kända i förväg av leverantörerna.<br />
På så sätt kan de förbereda sig <strong>och</strong> ta med rätt personer. Det finns ingen vinst<br />
med överraskningsmoment, det leder ofta bara till utdragna förhandlingar.<br />
Frågorna kan med fördel skickas i form av ett formulär som leverantören<br />
fyller i <strong>och</strong> tar med till förhandlingen. Detta gäller framför allt för de delar<br />
av anbudet som behöver klargöras. Ett sådant formulär kan <strong>se</strong>dan ligga till<br />
grund för det protokoll som ska upprättas.<br />
Vad är syftet med förhandlingen?<br />
– Var påläst!<br />
Var klar över vad som är syftet med förhandlingen <strong>och</strong> vilka frågor som ska<br />
tas upp vid just det här förhandlingstillfället. Det är myndigheten som styr<br />
agendan <strong>och</strong> håller i mötet.<br />
De som deltar i förhandlingarna bör vara väl förberedda <strong>och</strong> eniga om hur<br />
förhandlingarna ska föras <strong>och</strong> vilket mål man vill uppnå.<br />
Alla i förhandlingsgruppen måste också känna till vilket mandat gruppen har<br />
<strong>och</strong> vara väl införstådda med vad principen om likabehandling <strong>och</strong><br />
anbuds<strong>se</strong>kretess innebär vid förhandlingar.
Vad får man förhandla om?<br />
– Förfrågningsunderlaget anger ramarna!<br />
Du kan förhandla om i stort <strong>se</strong>tt allt, även pri<strong>se</strong>t. Men det som anges i<br />
annon<strong>se</strong>n <strong>och</strong> i förfrågningsunderlaget sätter ramarna för vad man får<br />
förhandla om. Några vä<strong>se</strong>ntliga förändringar av de ursprungliga kraven i<br />
annon<strong>se</strong>n eller i förfrågningsunderlaget får aldrig ske.<br />
Vad bör man förhandla om?<br />
– Var försiktig med att pressa pri<strong>se</strong>t!<br />
Undvik att pressa pri<strong>se</strong>rna i onödan. Detta är särskilt viktigt i de fall man vet<br />
att anbudspri<strong>se</strong>t redan är lågt i förhållande till övriga leverantörers pri<strong>se</strong>r.<br />
Ingen av parterna vinner på ett alltför lågt pris. Acceptera också om<br />
leverantören säger att det pris som angivits i anbudet är det som gäller, givet<br />
att alla krav ska vara uppfyllda. Det kan snarast vara ett tecken på hög<br />
<strong>se</strong>riositet.<br />
Ordet förhandling leder ofta tankarna till just prisförhandling, men tänk på<br />
att det finns många andra parametrar att förhandla om, exempelvis<br />
riskfördelning. Förändrade villkor kan förstås i sin tur påverka pri<strong>se</strong>t, både<br />
upp <strong>och</strong> ner.<br />
Vid hur många tillfällen ska man förhandla?<br />
– Var tydlig med när det sista förhandlingstillfället inträffar!<br />
Antalet förhandlingstillfällen beror på upphandlingens komplexitet. Ett<br />
tillfälle kan kännas för lite, det är inte meningen att pressa fram ett resultat,<br />
medan det i vissa fall kan vara fullt tillräckligt. Det är emellertid viktigt för<br />
leverantören att veta hur många förhandlingstillfällen det blir. Om möjligt<br />
kan detta göras upp på förhand. I annat fall ska leverantören alltid i förväg få<br />
information om när det sista förhandlingstillfället inträffar.<br />
Hur långa ska förhandlingarna vara?<br />
– Sitt inte för länge vid förhandlingsbordet!<br />
Hur lång tid som ska avsättas hänger naturligtvis samman med hur många<br />
frågor som ska diskuteras. Sitt inte för länge vid varje tillfälle <strong>och</strong> viktigast av<br />
allt, bestäm från början hur långt mötet ska vara <strong>och</strong> håll den tiden.
Ska man skriva protokoll?<br />
– Dokumentera vad som kommer fram vid förhandlingen!<br />
Vid varje förhandlingstillfälle bör ett protokoll skrivas för att säkerställa att<br />
båda parterna har uppfattat allt på samma sätt. Om man valt att skicka<br />
frågorna i förväg i ett formulär, kan det ligga till grund för åtminstone vissa<br />
delar av protokollet. Det är bra om den upphandlande myndigheten har en<br />
särskilt avdelad person som för protokollet. Det är svårt att både delta i<br />
förhandlingen <strong>och</strong> att skriva anteckningar.<br />
Avsluta förhandlingen med att gå igenom vad ni kommit överens om.<br />
I protokollet bör anges att det som framkommer där har företräde framför<br />
uppgifter i leverantörens anbud. Protokollet ska undertecknas av båda parter.<br />
Se till att detta sker så snart som möjligt.<br />
Tänk på att anteckningar från förhandlingarna kan komma att begäras ut<br />
som allmän handling. Var därför noga med att formulera protokollet väl <strong>och</strong><br />
att det som framgår faktiskt återspeglar resultatet av förhandlingarna.
För en leverantör kan det vara viktigt att tänka på följande<br />
Vad är en rimlig tid att acceptera för att komma till förhandling?<br />
– Avsätt tid för förhandling!<br />
Fråga den upphandlande myndigheten när de planerar att genomföra<br />
förhandlingarna. Säkerställ att berörda personer är tillgängliga under den<br />
tiden. Försök alltid acceptera någon av de tider som den upphandlande<br />
myndigheten föreslår. Ju mindre krångel desto positivare approach.<br />
Vad är syftet med förhandlingen?<br />
– Var påläst!<br />
Fråga myndigheten vilka frågor som ska behandlas under förhandlingen för att<br />
kunna komma väl förberedd <strong>och</strong> med rätt personer. Vad som är ”rätt” personer<br />
kan ibland skilja sig åt, exempelvis beroende på om det är tekniska<br />
specifikationer som ska diskuteras eller rena avtalsfrågor.<br />
Den eller de som förhandlar måste ha mandat att föra förhandlingar.<br />
Var väl insatt i det lämnade anbudet <strong>och</strong> klar över vilka delar som är<br />
förhandlingsbara <strong>och</strong> vilka delar som inte är det.<br />
Vem bestämmer vad som ska diskuteras?<br />
– Följ agendan!<br />
Det är den upphandlande myndigheten som bestämmer agendan. Försök att få<br />
den i förväg <strong>och</strong> följ den satta strukturen.<br />
Ta inte upp onödig tid vid förhandlingstillfället med utförliga pre<strong>se</strong>ntationer<br />
av företaget. Den upphandlande myndigheten har redan gjort bedömningen att<br />
just ditt företag klarar av uppdraget utifrån kapacitet, erfarenhet <strong>och</strong> resur<strong>se</strong>r.<br />
Det är därför du kommit till förhandling. Se till att komma till saken så snart<br />
som möjligt!<br />
Måste man lämna besked vid sittande bord?<br />
– Låt dig inte bli pressad!<br />
Det är viktigt att vara väl förberedd, att kunna svara på myndighetens frågor<br />
<strong>och</strong> att genomföra förhandlingarna med fullt mandat. Se dock till att inte bli<br />
pressad att förbättra anbudet. Be att få återkomma om du behöver överväga<br />
om du kan erbjuda myndigheten nya lägre pri<strong>se</strong>r eller bättre villkor.<br />
Kontraktet måste bli en bra affär på lång sikt.<br />
Skrivs protokoll under förhandlingen?<br />
– Läs protokollet noga!<br />
Den upphandlande myndigheten skriver ofta ett protokoll under<br />
förhandlingen. Ta noga del av protokollet <strong>och</strong> kontrollera att det är korrekt<br />
innan det skrivs under.
FÖRHANDLINGSTIPS!<br />
Mycket av förberedel<strong>se</strong>rna inför en förhandling foku<strong>se</strong>rar på sakfrågan<br />
<strong>och</strong> logistiken. Men man bör inte underskatta förhandlingspsykologins<br />
betydel<strong>se</strong> för att alla parter ska vara nöjda med de förhandlingslösningar<br />
man kommer fram till. Experiment har visat att sättet man genomför<br />
förhandlingen på kommer att påverka hur nöjda parterna blir, även då<br />
resultaten är likvärdiga. Detta gäller såväl för motparten som för egen<br />
del. Några psykologiska fallgropar att undvika i förhandlingar:<br />
Att vara för foku<strong>se</strong>rad på det egna utfallet.<br />
Redan innan förhandlingen vet man precis vad man vill ha <strong>och</strong> det<br />
gäller bara att övertyga motparten. Men de flesta förhandlingar<br />
innebär ett givande <strong>och</strong> tagande, <strong>och</strong> i många affärsförhandlingar<br />
kanske man inte sitter inne med all information utan kan få reda på<br />
nya saker under proces<strong>se</strong>ns gång. Det kan vara bra att vara mentalt<br />
förberedd på att ändra sina förhandlingsmål under resans gång.<br />
Att visa att man är (för) nöjd.<br />
Experiment har visat att allt annat lika kommer en motpart bli mer<br />
nöjd med utfallet av en förhandling om han eller hon känner att du har<br />
fått ge med dig lite <strong>och</strong> egentligen är lite missnöjd med utfallet. Omvänt<br />
är det också lätt att föreställa sig att man kan bli lite eftertänksam om<br />
motparten verkar alldeles för nöjd med resultatet av en förhandling.<br />
Utan att gå till överdrifter så stöder forskningen en viss användning av<br />
att ha ett pokeransikte i förhandlingar.<br />
Att vara för snabb på en lösning.<br />
Många effektiva <strong>och</strong> produktiva personer kan vara väldigt väl förberedda<br />
för att genomföra en snabb förhandling. Snabbt <strong>se</strong>s ju som bra, då får<br />
man tid över till andra saker. Här bör man vara medveten om<br />
förhandlingspsykologin; även om man förberett sig mycket väl <strong>och</strong><br />
snabbt kan pre<strong>se</strong>ntera ett öm<strong>se</strong>sidigt bra förslag som är det bästa för<br />
alla parter, så finns risken att detta kommer att <strong>se</strong>s som ett ensidigt<br />
förslag av den anledningen att det kommer från en av parterna. Ett<br />
förslag som kommer för tidigt i en förhandling kan förkastas av<br />
motparten för att det upplevs som ensidigt. Det är viktigt att låta<br />
förhandlingen ta sin tid <strong>och</strong> att diskutera sig fram till en lösning som<br />
upplevs som gemensam.<br />
Av Erik Wetter, ekonomie doktor Handelshögskolan i Stockholm
<strong>Upphandlingsstöd</strong>et ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten<br />
<strong>och</strong> rättssäker offentlig upphandling.<br />
Målet är att konkurren<strong>se</strong>n på marknaden bättre tas tillvara så<br />
att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för<br />
medborgarna, den offentliga <strong>se</strong>ktorn <strong>och</strong> näringslivet.<br />
Denna skrift får användas fritt, förutsatt att källan anges.<br />
Det är alltså tillåtet att ladda hem materialet i pdf från vår<br />
hemsida upphandlingsstöd.<strong>se</strong> <strong>och</strong> publicera den på<br />
andra webbplat<strong>se</strong>r. Ange källa <strong>och</strong> gärna även en länk till<br />
innehållet.<br />
Vill du veta mer <strong>och</strong> dialog <strong>och</strong> förhandling?<br />
Du hittar upphandlingsstödets vägledning om dialog <strong>och</strong> förhandling<br />
på upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.<br />
Box 2218, 103 15 Stockholm<br />
Besök Birger Jarlsgatan 16<br />
Tel 08 800 08 00<br />
Fax 08 20 49 69<br />
E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.<strong>se</strong><br />
www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>