Vara Lean 15 april 2011.pdf - Vara kommun
Vara Lean 15 april 2011.pdf - Vara kommun
Vara Lean 15 april 2011.pdf - Vara kommun
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Vara</strong> <strong>kommun</strong><br />
Elisabeth Lexén, Maria Viidas &<br />
Christina Dahlberg
Kort om kvalitetsarbete
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
KvalitetsGAP<br />
1<br />
5<br />
3<br />
Personliga behov<br />
Förväntad<br />
service/kvalitet<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
1<br />
KvalitetsGAP<br />
Skillnad mellan den kvalitet<br />
Personliga behov<br />
som kunden förväntar sig och<br />
vad ledningen för tjänsteorganisationen<br />
Förväntad uppfattar är<br />
service/kvalitet<br />
kundens behov.<br />
5<br />
1<br />
3<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
KvalitetsGAP<br />
2<br />
Personliga behov<br />
Förväntad<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Skillnaden mellan det som<br />
ledningen 5 uppfattar som kundens<br />
behov och Upplevd den beskrivning som<br />
service/kvalitet<br />
lämnas till dem som ska utföra<br />
tjänsten.<br />
4<br />
1<br />
3<br />
2<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
KvalitetsGAP<br />
3<br />
Personliga behov<br />
Skillnaden Förväntad mellan den<br />
service/kvalitet<br />
beskrivning som finns och på<br />
5<br />
vilket sätt tjänsten verkligen<br />
utförs.<br />
1<br />
3<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
4<br />
KvalitetsGAP<br />
1<br />
3<br />
Personliga behov<br />
Skillnaden mellan sättet på<br />
vilket tjänsten utförs och den<br />
marknadsföring/ Förväntad information som<br />
service/kvalitet<br />
går ut om hur tjänsten är<br />
5<br />
formad.<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
KvalitetsGAP<br />
1<br />
5<br />
Skillnaden mellan den<br />
service Personliga som behov kunden upplever och<br />
den servicenivå som vederbörande<br />
förväntade sig.<br />
5<br />
3<br />
Förväntad<br />
service/kvalitet<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
KvalitetsGAP<br />
1<br />
5<br />
3<br />
Personliga behov<br />
Förväntad<br />
service/kvalitet<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Kund<br />
Leverantör<br />
Kommunikation<br />
med andra<br />
Utmaningarna….<br />
1<br />
5<br />
3<br />
Personliga behov<br />
Förväntad<br />
service/kvalitet<br />
Upplevd<br />
service/kvalitet<br />
Lämnad<br />
service/kvalitet<br />
Översättning av<br />
tjänstens kvalitetsnivå<br />
2<br />
Kraven ökar<br />
Resurserna minskar<br />
Uppfattning om<br />
kundbehoven<br />
4<br />
Tidigare erfarenheter<br />
Marknadsföring<br />
av service/kvalitet
Vi behöver göra mer med<br />
färre resurser
politiker<br />
tjänstemän<br />
Tanke och handling<br />
Värde<br />
Principer<br />
Metoder<br />
Verktyg
Grundläggande värden<br />
God ekonomisk<br />
hushållning<br />
Brukarorientering<br />
Engagerat ledarskap<br />
Allas delaktighet och<br />
engagemang<br />
Kompetensutveckling<br />
Långsiktighet<br />
Samhällsansvar<br />
Processorientering<br />
Förebyggande<br />
åtgärder<br />
Kontinuerliga<br />
förbättringar<br />
Lära av andra<br />
Snabba reaktioner<br />
Faktabaserade beslut<br />
Samverkan<br />
Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och<br />
Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer<br />
arbete i arbetslag<br />
decentraliserat arbetssätt<br />
kontinuerligt lärande<br />
Gott & hälsosamt ledarskap<br />
Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla<br />
medarbetare<br />
kompetensutveckling för att möta morgondagens<br />
krav<br />
Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal,<br />
2007-2010 sidan 2; <strong>Vara</strong> vågar!
Metoder<br />
för att nå värden och principer<br />
Nedbrytning av övergripande mål till<br />
arbetsplaner<br />
Decentraliserad organisation med tydligt<br />
ansvar hos cheferna<br />
Kommunövergripande utvecklingsinsatser<br />
riktade till arbetslagen<br />
Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser<br />
Belöningar för goda idéer
Mallorca 2001<br />
Arbetslaget -<br />
Arbetslagsutveckling<br />
Prag 2009<br />
Kommunövergripande<br />
utvecklingsinsatser<br />
Omvärlden –<br />
Verktyg för kontinuerligt<br />
förbättringsarbete<br />
Island 2005<br />
Verksamheten & brukarna -<br />
Uppdraget
Foto: Andreas Offesson
www.leanlir.se
<strong>Lean</strong>Lir
Värdeflödeskartläggning<br />
• Medarbetarna väljer process<br />
• Kommundirektören inleder<br />
• Medarbetarna diskuterar, ritar &<br />
bestämmer själva vilka förbättringar<br />
som ska göras<br />
• Ansvarig chef samt förvaltningschef<br />
får redovisning<br />
• Alla involveras i förbättringsarbetet
Avgränsning<br />
NULÄGE<br />
slöseri<br />
Värdeflödeskartläggning<br />
Upplägg<br />
Framtida<br />
läge<br />
30<br />
60 90
Att stå vid sidan om<br />
• Att inse att de som är närmast<br />
brukarna kan och vet bäst<br />
• Att ha koll - men inte kontroll<br />
• Att se när något brister och då träda<br />
in<br />
• Att organisationens värdegrund är<br />
rotad och något att luta sig emot<br />
Ledarskapet
Diplom efter<br />
varje genomförd<br />
kartläggning
Fem S<br />
Sortera<br />
Systematisera (strukturera)<br />
Städa<br />
Standardisera<br />
Se till (skapa vana)
Före Efter<br />
Det handlar om att<br />
skapa värde med de<br />
resurser som vi har<br />
5S på Bonden<br />
Idag
Före Efter<br />
5S på Gatu & Park
Förbättringstavla
A3 rapport &<br />
A3 problemlösning<br />
Rubrik/område:<br />
Av rubriken ska det framgå vad det hela handlar om.<br />
1.Bakgrund Varför är detta område i fokus nu? Målgrupper och vilka berörs?<br />
2.Nuläge Hur ser det ut idag? Lyft upp viktiga fakta kring området.<br />
3.Mål & Mätetal Vad vill vi uppnå? Hur ser det ut när vi har uppnått målet? Vilka mätetal/mått kan vi följa upp för att se att vi är<br />
på väg mot målet?<br />
4.Orsaksanalys Ställ dig frågan VARFÖR x 5 för att hitta grundorsaken – Vad är den egentliga anledningen till att problemet<br />
finns/aktiviteter behövs?<br />
Ansvarig/a:<br />
Datum:<br />
Datum används istället för versionsnr. Skriv därför dagens datum här!<br />
5.Brainstorming kring tänkbara lösningar/åtgärder Försök att vidga vyerna och se alternativa sätt att lösa<br />
problemet. Försök att visualisera de tänkbara åtgärderna.<br />
6.Handlingsplan Vad ska göras? Av vem och när?<br />
7.Kontroll av resultat Hur och när ska vi kontrollera resultatet?<br />
8.Uppföljningstillfällen Bestäm regelbundna uppföljningstillfällen för att följa<br />
utvecklingen fram till stoppdatumet!<br />
STOPPDATUM
Medarbetarna<br />
<strong>Lean</strong>spel<br />
Små, små steg<br />
2006 2007 2008 2009<br />
mmar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter<br />
Chefen<br />
Värdeflödeskarta<br />
Schemaläggning<br />
Kort info<br />
Tornumsgården<br />
Värdeflödeskarta<br />
Arbetsrutiner<br />
Värdeflödeskarta<br />
Rekrytering<br />
5S kontor<br />
Karta egen hand<br />
Bakrutiner<br />
5S Kök<br />
Värdeflödeskarta<br />
Personalbudget<br />
Förbättrings<br />
tavla<br />
2010<br />
Vår Sommar Hö
Några mätetal….<br />
• Nöjd-medarbetar index 77 – 2010 ( NBI 72 – 2008)<br />
• 98% av medarbetarna är engagerade i sitt arbetet (AKU 2010)<br />
• Mer än 60 kartlagda värdeflöden, samtliga med förbättrat nuläge och med i<br />
genomsnitt 28% tidsvinst<br />
• Mer än 1000 <strong>Lean</strong>Lir-spelande medarbetare
Vinster & effekter för<br />
organisationen<br />
Frigjord tid<br />
lugnare tempo & ökad kvalitet<br />
Ordning och reda<br />
Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs;<br />
mindre lager = lägre kostnader<br />
Ökat egenansvar<br />
Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa<br />
Förändringsberedskap<br />
Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad<br />
hälsa och större handlingskraft
Effekter för brukarna<br />
Ökad tillgång till personal<br />
Tryggare, lugnare tillvaro<br />
Ökad tillgång på aktiviteter<br />
Enklare ärendehantering<br />
Mängden tillgodosedda behov ökat<br />
Högre kvalitet<br />
Likvärdig service oavsett leverantör
Positiva ”sido”effekter<br />
Stolta medarbetare<br />
Ökad förståelse mellan grupper<br />
Gemensam kultur och gemensamt språk<br />
Stärkt gemenskap<br />
Ökad självkänsla
Lätt att ta med sig<br />
Rymmer många<br />
Resurssnålt<br />
Effektivt<br />
Flexibelt<br />
Enkelt<br />
Kul<br />
Standardisering<br />
Bäst<br />
för barn- Vision &<br />
& barnfamiljer målgrupp i fokus<br />
Långsiktighet<br />
Engagerat ledarskap<br />
Kompetensutveckling<br />
Kund/brukarorientering<br />
Allas delaktighet och engagemang<br />
Mål och visionsstyrning<br />
Tydlig ansvarsfördelning<br />
Utveckling en del av arbetet<br />
Decentraliserad organisation med resultatenheter<br />
och arbetslag<br />
Dragande system<br />
Utjämning<br />
Värdeflöden<br />
Visualisering<br />
Grundläggande<br />
värden<br />
Kommunövergripande<br />
kompetensutveckling för alla<br />
PDCA<br />
Principer<br />
5 varför<br />
A3<br />
Värdeflödeskartläggn<br />
ing<br />
Förbättringstavla<br />
<strong>Lean</strong>Lir<br />
5S<br />
Metoder<br />
Verktyg
Tack!<br />
Vill du vet mer?<br />
www.vara.se<br />
Föredrag & presentationer<br />
Vårt kvalitetsarbete
Change language