Förfrågningsunderlag – upphandling avseende ... - Konkurrensverket

Administrativa avdelningen
PM
2006-12-14
Förfrågningsunderlag – upphandling avseende reception/telefonist
och vaktmästare till Konkurrensverket, Dnr 709/2006
Härmed inbjuds ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar
Upphandlande enhet
Konkurrensverket
103 85 Stockholm
Kontaktperson
Anita Hellberg
Administrativa avdelningen
Tel. 08‐700 15 10
E‐post: anita.hellberg@kkv.se
Urban Moberg
Administrativa avdelningen
Tel. 08‐700 16 67
E‐post: urban.moberg@kkv.se
Presentation av Konkurrensverket
Konkurrensverket är en central myndighet för konkurrensfrågor under
Näringsdepartementet. Konkurrensverkets övergripande uppgift är att arbeta för
en effektiv konkurrens i såväl privat som offentlig verksamhet till nytta för
konsumenterna.
Konkurrensverket har cirka 100 anställda. Mer information finns på
Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se.
Upphandlingens syfte och upphandlingens omfattning
Konkurrensverket avser att träffa avtal med en leverantör avseende
1 (14)
Adress 103 85 Stockholm
Besöksadress Sveavägen 167
Telefon 08‐700 16 00
Fax 08‐24 55 43
konkurrensverket@kkv.se

PM
2006-12-14 2 (14)
reception/telefonist samt vaktmästare. Avtalsperioden ska vara ett år med
möjlighet till förlängning ytterligare ett år.
Upphandlingsform
Detta är en förenklad upphandling enligt 6 kap. lagen (1992:1528) om offentlig
upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
Prissättning
Pris ska anges i svenska kronor, SEK, exklusive moms. Anbudsgivaren ska ange
priser i de kommersiella villkoren (bilaga 2).
Formella krav på anbud
• Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare och innehålla
företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, faxnummer,
e‐postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter,
uppgift om behörig avtalstecknare samt adress till företagets hemsida om sådan
finns.
• Anbud ska vara skrivna på svenska.
• Anbudet ska lämnas i original och två kopior.
• Anbud via fax eller e‐post accepteras ej.
• Anbudet ska vara Konkurrensverket tillhanda senast 19 januari 2007.
Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkomna i rätt tid. Anbud som
inkommer för sent beaktas ej.
• Anbudet ska vara bindande till och med 31 mars 2007. Bekräftelse att anbudet
gäller till och med 31 mars 2007 ska anges i anbudet.
• Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas ska anges
vilka uppgifter som avses samt skälet till detta.
Det skriftliga anbudet lämnas i dubbla kuvert varav det inre märks med ”Anbud
– Receptionist/telefonist samt Vaktmästare – Dnr 709/2006. Försändelsen ska inte
ha någon företagsbeteckning. Anbudet ska lämnas till Konkurrensverket.
Konkurrensverket har:
Postadress
Konkurrensverket
103 85 Stockholm
Besöksadress
Sveavägen 167, 3 trappor
Receptionen är öppen 08.00 – 16.30.
Det finns ingen möjlighet att lämna i brevlåda.

PM
2006-12-14 3 (14)
Disposition av anbudet m.m.
För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds
anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Samtliga
ställda krav ska kommenteras. Om ställt krav inte kommenteras äger
Konkurrensverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt.
Svar på frågor och svar som kan ha betydelse för alla anbudsgivare med
anledning av upphandlingen som inte är av allmän karaktär publiceras på
Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se. Eventuella tillägg eller
ändringar av förfrågningsunderlaget publiceras på Konkurrensverkets webbplats
www.konkurrensverket.se.
Krav på leverantören
Beskrivning av företaget
Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en kort beskrivning av företagets affärsidé
och antalet anställda.
Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m.
Anbudsgivaren ska kunna dokumentera att denne uppfyller kraven enligt 6 kap.
9 § LOU avseende sina registrerings‐, skatte‐ och avgiftsskyldigheter.
Konkurrensverket kommer att kontrollera att anbudsgivaren är:
• registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register
• registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen
preliminär A‐skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet
föreligger
• fri från skulder för svenska skatter och socialförsäkringsavgifter
Enligt ovan nämnda bestämmelse kan en leverantör bland annat uteslutas från
deltagande i upphandlingen om denne:
• är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för
ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad
näringsförbud,
• är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning,
ackord eller annat liknande förfarande,
• är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom,
• inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter
Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls ska anbudsgivaren bifoga följande
handlingar:

PM
2006-12-14 4 (14)
• Skatteverkets blankett ”Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling”
SKV 4820 ifylld och undertecknad av Skatteverket. Uppgifterna i blanketten får
inte vara äldre än tre månader. Uppgifterna återspeglar förhållandena den dag
då kontrollen äger rum hos Skatteverket.
• Kopia av företagets registreringsbevis inte äldre än ett år, utfärdat av behörig
myndighet.
• Sanningsförsäkran (bilaga 1) som visar att de personer som har inflytande över
företagets verksamhet inte har näringsförbud, eller är dömda för brott i
yrkesutövningen. Intyget ska omfatta de fysiska personer som genom att vara
ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget är behöriga att fatta beslut
som berör företagets verksamhet. Sanningsförsäkran ska vara undertecknad av
företagets firmatecknare.
Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan
anbudsgivare ska till sina anbud bifoga intyg myndigheter i det egna landet enligt
följande:
• intyg om registrering i yrkes‐ och handelsregister i det land där leverantören är
etablerad
• intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar
att leverantören där betalt föreskrivna sociala avgifter
• intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar
att leverantören där betalt föreskrivna skatter och avgifter.
Ekonomisk ställning
Anbudsgivarens riskkvalificering enligt affärs‐ och kreditupplysningsföretaget
UC AB ska vara minst 3 enligt värden redovisade vid utgången av senaste
registrerade och avslutade räkenskapsåret.
I de fall lägre riskkvalificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla
detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses
klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring bifogas
anbudet.
Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts ska anbudsgivaren bifoga:
• kopia av utdrag från UC som visar anbudsgivarens riskklass. Uppgifterna får
inte vara äldre än tre månader.
Anbudsgivaren ska ha bedrivit verksamhet inom området ”reception/telefonist
samt vaktmästare” i minst två avslutade räkenskapsår. Som bevis för att detta
krav uppfylls ska anbudsgivaren bifoga:

PM
• Årsredovisning avseende de två senaste avslutade räkenskapsåren.
2006-12-14 5 (14)
Kommersiella villkor
Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren för upphandlingen. Som
bevis för detta ska anbudsgivaren bifoga:
• Kopia av det bifogade avtalsförslaget (bilaga 2) kompletterat med offererade
priser och undertecknat av behörig firmatecknare.
Ansvarig för uppdragets genomförande
Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att
utföra receptionist/telefonist samt vaktmästeritjänst.
Referensuppdrag
Anbudsgivaren ska redovisa minst två referenser avseende tidigare genomförda
uppdrag av liknande art. Om anbudsgivaren har utfört uppdrag för statlig
myndighets räkning ska minst ett av referensuppdragen avse ett sådant uppdrag.
Av referenserna ska framgå:
• kort beskrivning av varje uppdrag
• en kontaktperson för varje uppdrag med uppgift om referents befattning och
telefonnummer. Uppgifterna om angivna kontaktpersoner ska vara aktuella.
Förstärkningsresurser
Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera konsulter med likvärdig
kompetens. Förlust av enskild person får inte innebära att anbudsgivarens
möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
Anbudet ska innehålla:
• en bekräftelse att ställda krav uppfylls
• en beskrivning över hur detta krav tillgodoses.
Ansvarsförsäkring
Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela
avtalstiden. Anbudet ska innehålla:
• kopia av giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och
försäkringsnummer.
Kvalitetssäkring
Anbudsgivaren ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner. Anbudet
ska innehålla:

• bekräftelse på att detta krav uppfylls.
PM
2006-12-14 6 (14)
Miljöarbete
Anbudsgivaren ska ha en dokumenterad miljöpolicy, som visar att miljöhänsyn
tas i verksamheten. Anbudet ska innehålla:
• bekräftelse på att detta krav uppfylls.
Krav på tjänsterna
Uppdragets omfattning och innehåll
Anbudsgivaren förutsätts att fr.o.m. den 1 mars 2007 bemanna växeln och
receptionen samt vaktmästeri under samtliga öppethållningstider.
Beskrivning
Växel och reception
Anbudsgivaren ska bemanna växel och reception från 07.50 – 16.50.
(Konkurrensverket har ej lunchstängt)
Anbudsgivaren tillhandahåller lämplig klädsel för de fast stationerade
receptionisterna.
Vikarier använder egen lämplig klädsel.
Konkurrensverket betalar kostnaden för kavajerna som en engångskostnad.
Om anbudsgivarens personal slutar inom ett år står anbudsgivaren för eventuella
köp av nya kavajer. Om anbudsgivarens personal slutar efter ett år står
Konkurrensverket för eventuella köp av nya kavajer.
I arbetet ingår att:
‐ ta emot inkommande samtal och koppla dessa vidare
‐ lämna meddelanden via e‐post till enskilda anställda
‐ ta emot och skriva in besökare och ge dessa besöksbrickor
‐ kontakta de personer som fått besök så att de kan hämta besöket i receptionen
‐ vid växelns och receptionens öppnande klockan 08.00 stänga av larmet och
öppna växeln
‐ vid växelns och receptionens stängning klockan 16.40 sätta på larmet och stänga
växeln
‐ ta emot och kvittera leverans per bud
‐ kontinuerligt ta fram aktuell telefonlista
‐ beställa taxi och budbilar

PM
2006-12-14 7 (14)
‐ säkerställa att utrymmen på receptionsplanet utryms när brandlarmet går
‐ varje morgon iordningsställa konferensrummen, bland annat diska och fylla på
nytt vatten i karaffer
Vid begäran:
‐ packa, kuvertera och frankera
‐ beredd att rycka in där annan hjälp behövs
Vaktmästare
I arbetet ingår att:
‐ samla in och dela ut post samt packa upp material och försändelser
‐ kopiering och utdelning av material
‐ ställa i ordning och utrusta lokaler inför möten och konferenser
‐ ansvara för servicen av kopierings‐ och overheadmaskiner
‐ sköta tryckning och utskick av masstrycksaker
Pris
Anbudsgivaren ska lämna uppgifter om pris avseende receptionist/telefonist samt
vaktmästareuppdrag bilaga 2 – ”Kommersiella villkor – förslag till avtal”.
Samarbete
Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning avseende hur samarbetet med
Konkurrensverket kan utformas i samband med att ett bemanningsuppdrag
genomförs.
Offentlighet och sekretess
Konkurrensverket är en statlig myndighet och omfattas därmed av reglerna om
offentlighet och sekretess. Leverantören ska följa Konkurrensverkets rutiner för
offentlighet och sekretess. Sekretesslagen gäller även för uppdragstagare.
Anbudet ska innehålla:
• bekräftelse att detta krav uppfylls.
Utvärderingskriterier
Vid prövning av anbud kommer Konkurrensverket att anta det ekonomiskt mest
fördelaktiga anbudet utifrån nedanstående utvärderingskriterier.
Samtliga ska‐krav i förfrågningsunderlaget måste vara uppfyllda för att ett anbud
ska kunna antas.

PM
2006-12-14 8 (14)
Utvärderingskriterier Viktning
A Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag 50 procent
B. Pris 50 procent
Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag
Vid utvärdering av detta kriterium kommer hänsyn tas till kompetens och
erfarenhet av liknande uppdrag. Högsta poäng för detta utvärderingskriterium är
50. Poängen för de två delområdena summeras och därefter multipliceras
summan med viktfaktorn 50 procent.
Kompetens och erfarenhet
Konkurrensverket kommer att bedöma anbudsgivarens kompetens genom
referenstagning utifrån nedanstående frågor. Högsta poäng för denna del är 20.
Varje fråga är värd högst 5 poäng enligt betygsskalan 1‐5 där 1=lägst och 5=högst.
• Hur väl har anbudsgivaren kunnat anpassa uppdraget till era specifika behov?
• Hur kompetent anser du att anbudsgivaren är, det vill säga förmågan att lösa
uppgiften?
• Hur nöjd är du sammantaget med anbudsgivarens insats?
• Hur sannolikt är det att du kommer att anlita anbudsgivaren igen?
Erfarenhet av liknande uppdrag
Konkurrensverket kommer att bedöma anbudsgivarens erfarenhet utifrån de som
bifogats anbudet. Högsta poäng för denna del är 25. Poäng tilldelas enligt skalan
nedan.
• Flerårig erfarenhet av liknande uppdrag
3‐6 års erfarenhet ger 10 poäng
7 eller flera års erfarenhet ger 15 poäng
• Erfarenhet av uppdrag för statlig myndighets räkning
Erfarenhet ger 10 poäng
Pris
Pris kommer att utvärderas utifrån anbudsgivarnas angivna pris, som framgår av
bilaga 2 ”Kommersiella villkor – förslag till avtal”.
Det anbud som erbjudit det lägsta priset för reception/telefonist samt vaktmästare
kommer att få 40 poäng, det som erbjudit näst lägsta pris får 30 poäng, tredje
lägsta pris 20 poäng och fjärde lägsta pris 10 poäng.

PM
2006-12-14 9 (14)
Summan av viktningspoängen för ovanstående utvärderingskriterier utgör
grunden för jämförelse av inkomna anbud.
Upplysningar om tilldelningsbeslut
Konkurrensverket kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslutet till
anbudsgivarna så snart tilldelningsbeslut har fattats.

Bilaga 1 – Sanningsförsäkran
PM
2006-12-14 10 (14)
Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren …………………………
• Inte är föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord
eller annat liknande förfarande
• Inte tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud
• Inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom
• Inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
• Inte i något väsentligt hänseende har lämnat felaktiga upplysningar som begärts
med stöd av 6 kap. 9 § lagen om offentlig upphandling.
……………………………………………….
Ort och datum
……………………………………………….
Underskrift av firmatecknare
……………………………………………….
Namnförtydligande

PM
Bilaga 2 – Kommersiella villkor – förslag till avtal
2006-12-14 11 (14)
Mellan Konkurrensverket organisationsnummer 202100‐4342 och Företaget
(nedan kallat Leverantören) organisationsnummer , har följande
avtal slutits avseende receptionist/telefonist samt vaktmästeritjänst för
Konkurrensverkets räkning.
Avtalsperiod
Avtalet ska gälla från och med 1 mars 2007 till och med 29 februari 2008 med
möjlighet till förlängning ytterligare ett år. Vid en sådan förlängning av avtalet
ska Konkurrensverket skriftligen anmäla förlängning till leverantören senast tre
månader innan avtalsperiodens utgång. Avtalet upphör att gälla utan föregående
uppsägning.
Konkurrensverket äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet
med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning ska ske skriftligen. Avtalet
upphör att gälla då uppsägningstiden har löpt ut.
Uppdraget
Leverantören ska utföra bemanning av receptionist/telefonist samt vaktmästare
för Konkurrensverkets räkning i enlighet med Konkurrensverkets
förfrågningsunderlag daterat 2006‐12‐14.
Pris
Priser för de aktuella tjänsterna
Typ av uppdrag Anbudsgivarens priser
Pris för reception/telefonist/vaktmästeritjänst
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser
SEK
Prisjustering
Avtalade priser ska vara fasta under varje avtalsperiod. Vid förlängning kan
avtalade priser justeras om part så begär. Som underlag för prisjustering ska
Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex SNI 2006, AKI för tjänstemän inom
privat sektor, J+K, företagstjänster m.m. användas. Som basmånad gäller
december 2006. Vid beräkning av index ska publicerade preliminära uppgifter
avseende AKI från Statistiska centralbyrån användas.

PM
2006-12-14 12 (14)
Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas av leverantören minst en månad
före ikraftträdande. Justeringen måste godkännas skriftligen av Konkurrensverket
för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande
kalendermånadsskifte efter att Konkurrensverket godkänt ändringen. Nya priser
gäller under hela förlängningsperioden. Regleringen ska endast ske om
prisändringarna uppgår till mer än +/‐ 2 procent.
Fakturering/betalningsvillkor
Fakturering månadsvis i efterskott. Fakturan ska innehålla uppgifter om
omfattningen och arten av det utförda arbetet. Samtliga priser ska anges exklusive
moms. Betalningsvillkor är 30 dagar efter faktureringsdatum under förutsättning
att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta beräknas enligt räntelagen.
Underleverantör
Önskar Leverantören anlita underleverantör/er under avtalstiden krävs skriftligt
godkännande av Konkurrensverket. Leverantören ska svara för
underleverantörens arbete som för sitt eget arbete.
Samarbete
Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av
betydelse för avtalets genomförande.
Ansvar för fel
Leverantören är skyldig att skyndsamt och på egen bekostnad avhjälpa felaktigt
utfört uppdrag som inte motsvarar avtalad specifikation.
För att åberopa att uppdraget är felaktigt utfört ska Konkurrensverket anmäla
felet till Leverantören inom skälig tid efter att felet noterats.
Försäkring
Leverantören ska inneha giltig ansvarsförsäkring för sin verksamhet vid
utförandet av uppdrag för Konkurrensverket under hela avtalstiden.
Sekretess
Leverantören och dess personal får inte röja, lämna ut, återge eller på annat sätt
utnyttja handlingar eller annan information som Leverantören fått del av för
utförandet av uppdraget eller i anslutning till det.
Force majeure
Part ska befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav
förhindras på grund av omständighet utanför dennes kontroll som denne skäligen
inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne skäligen

PM
2006-12-14 13 (14)
inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses till
exempel krig, krigsliknande tillstånd, beslut från regeringen eller annan
myndighet.
Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och
skriftligen underrätta motparten om detta.
Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten
samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning.
Överlåtelse
Leverantören får inte överlåta avtalet på annan fysisk eller juridisk person utan
Konkurrensverkets skriftliga medgivande.
Hävning
Konkurrensverket har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om
Leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att
Leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande.
I händelse av hävning ska Konkurrensverket erhålla skälig ersättning av
Leverantören för den olägenhet eller de merkostnader detta kan förorsaka.
Ändringar/tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av
båda parter.
Tvist
Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras i första hand
genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol med
tillämpning av svensk rätt.
Detta avtalsförslag accepteras
…………………………………………….
Ort och datum
…………………………………………….
Anbudsgivare (företagets namn)

Ovanstående villkor godkännes:
…………………………………………..
Underskrift av firmatecknare
…………………………………………..
Namnförtydligande
PM
2006-12-14 14 (14)