Förfrågningsunderlag – upphandling av ... - Konkurrensverket

Avdelningen för verksamhetsstöd
2009-01-19
Förfrågningsunderlag – upphandling av bemanning av
reception/växel och intern service
Dnr 31/2009
Härmed inbjuds ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar.
Upphandlande myndighet
Konkurrensverket
103 85 Stockholm
Kontaktperson
Urban Moberg
Avdelningen för verksamhetsstöd
Tel. 08-700 16 67
E-post: urban.moberg@kkv.se
Presentation av Konkurrensverket
Konkurrensverket är förvaltningsmyndighet för konkurrensfrågor och den
offentliga upphandlingen.
Konkurrensverket skall verka för en effektiv konkurrens i privat och offentlig
verksamhet till nytta för konsumenterna samt en effektiv offentlig upphandling
till nytta för det allmänna och marknadens aktörer.
Konkurrensverket har cirka 120 anställda. Mer information finns på
Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se.
Upphandlingens syfte och upphandlingens omfattning
Konkurrensverket avser att träffa avtal med en leverantör avseende bemanning av
reception/växel och av intern service. Avtalsperiod är 2 mars 2009 till och med 28
februari 2011, med möjlighet till förlängning ytterligare ett år.
1 (13)
Adress 103 85 Stockholm
Besöksadress Sveavägen 167
Telefon 08-700 16 00
Fax 08-24 55 43
konkurrensverket@kkv.se

Upphandlingsform
Detta är en upphandling genom förenklat förfarande enligt 15 kap. lagen
(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan
föregående förhandling.
Formella krav på anbud
Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare och innehålla
företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, kontaktperson
under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter, uppgift om behörig
avtalstecknare samt adress till företagets hemsida om sådan finns.
Anbudet ska vara skrivet på svenska.
Anbudet ska lämnas i ett exemplar.
Anbud via fax eller e-post accepteras ej.
Anbudet ska vara Konkurrensverket tillhanda senast 12 februari 2009.
Anbudsgivaren svarar för att anbudet är inkommet i rätt tid. Anbud som
inkommer för sent beaktas ej.
Anbudet ska vara bindande till och med 27 mars 2009. Bekräftelse av att
anbudet gäller till och med 27 mars 2009 sker genom undertecknande av ”Bilaga
1 – Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor”.
Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas ska det
anges vilka uppgifter som avses samt skälet till detta.
Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning men ska vara märkt med
”Anbud – bemanning reception/växel och intern service – Dnr 31/2009. Anbudet
ska lämnas till Konkurrensverket.
Konkurrensverket har:
Postadress
Konkurrensverket
103 85 Stockholm
Besöksadress
Torsgatan 11
111 23 Stockholm
Receptionen är öppen 08.00 – 16.30.
Det finns ingen möjlighet att lämna i brevlåda.
2 (13)

Disposition av anbudet m.m.
För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds
anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Kommentera
samtliga ställda krav. Om ställt krav inte kommenteras äger Konkurrensverket
rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt.
Svar på frågor som kan ha betydelse för alla anbudsgivare med anledning av
upphandlingen, som inte är av allmän karaktär, publiceras på Konkurrensverkets
webbplats www.konkurrensverket.se. Eventuella tillägg eller ändringar av
förfrågningsunderlaget publiceras på Konkurrensverkets webbplats
www.konkurrensverket.se. Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig uppdaterad.
Sista tillfälle för Konkurrensverket att publicera svar, ändringar eller tillägg är 14
kalenderdagar före sista anbudsdag.
Krav på leverantören
Beskrivning av företaget
Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en kort beskrivning av företagets
verksamhet, affärsidé och antalet anställda.
Det ska framgå hur det säkerställs att anbudsgivaren har resurser, kompetens och
erfarenhet att utföra uppdraget.
Anbudsgivaren ska lämna två referenser avseende uppdrag av motsvarande
karaktär. I redovisningen ska framgå:
kort beskrivning av respektive uppdrag,
en kontaktperson för respektive uppdrag, med uppgift om befattning och
telefonnummer. Uppgifterna om angivna kontaktpersoner ska vara aktuella.
Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m.
Anbudsgivaren ska kunna dokumentera att denne uppfyller kraven enligt 15 kap.
13§ LOU avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Leverantören ska vara:
registrerad i officiellt bolagsregister, handelsregister eller liknande register,
registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen
preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet
föreligger,
fri från skulder för svenska skatter och socialförsäkringsavgifter.
3 (13)

Enligt ovan nämnda bestämmelse kommer en leverantör att uteslutas från
deltagande i upphandlingen om denne:
är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för
ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad
näringsförbud,
är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning ackord
eller annat liknande förfarande,
är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom,
inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller
skatter.
Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls ska anbudsgivaren bifoga följande
handlingar:
Skatteverkets blankett ”Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling”
SKV 4820 ifylld och undertecknad av Skatteverket. Uppgifterna i blanketten får
inte vara äldre än tre månader.
Kopia av företagets registreringsbevis inte äldre än ett år, utfärdat av behörig
myndighet.
Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor (bilaga 1).
Sanningsförsäkran ska vara undertecknad av företagets firmatecknare.
Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan
anbudsgivare ska till sina anbud bifoga intyg från myndigheter i det egna landet
enligt följande:
intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där leverantören är
etablerad,
intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar
att leverantören där betalt föreskrivna sociala avgifter,
intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar
att leverantören där betalt föreskrivna skatter och avgifter.
Ekonomisk ställning
Anbudsgivarens riskkvalificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget
UC AB eller annat likvärdigt företag ska vara minst 3, eller motsvarande, enligt
värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade
räkenskapsåret.
I de fall lägre riskkvalificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla
detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses
4 (13)

klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring bifogas
anbudet.
Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts ska anbudsgivaren bifoga:
kopia av utdrag från kreditvärderingsföretag som visar anbudsgivarens
riskklass, uppgifterna får inte vara äldre än tre månader,
Pris
Pris ska anges i SEK, exklusive moms.
Kommersiella villkor
Genom underskrift av sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor
(bilaga 1) accepterar anbudsgivaren de kommersiella villkoren för
upphandlingen.
Ansvarsförsäkring
Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela
avtalstiden. Anbudet ska innehålla:
kopia av giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och
försäkringsnummer.
Krav på tjänsten
Uppdragets omfattning och innehåll
Reception/växel
Arbetstiden är 07.50 till 16.40 och anbudsgivaren ska bemanna växel och reception
mellan 08.00 och 16.30, vilket är den tid som Konkurrensverket är öppet för
allmänheten. (Konkurrensverket har ej lunchstängt)
Anbudsgivaren ansvarar för att personalen har lämplig klädsel.
I arbetet ingår att:
Koppla telefonsamtal inom Konkurrensverket
Lämna meddelanden via e-post till anställda
Lägga in och uppdatera information i växeln
Ge upplysningar till dem som ringer
Ta emot besökare och kvittera leverans per bud
Beställa taxi och bud
Säkerställa att utrymmen på receptionsplanet utryms om brandlarmet går
Daglien iordningställa konferensrum, bland annat diska och fylla på vatten i
karaffer
Vid begäran packa och kuvertera
I övrigt vara behjälplig med administrativa uppgifter
5 (13)

Intern service
Arbetstiden är 08.00 – 16.40 mellan september – april och 08.00 till 16.00 mellan
maj – augusti.
I arbetet ingår:
Intern och extern posthantering
Kopiering och utdelning av material
Ställa i ordning och utrusta lokaler inför möten och konferenser
Genomföra interna omflyttningar och förrådshantering
Ansvara för servicen av kopieringsmaskiner/skrivare
Sköta tryckning och utskick av masstrycksaker
Utföra enklare reparationer
Samarbete
Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning avseende hur samarbetet med
Konkurrensverket kan utformas i samband med att ett uppdrag genomförs.
Offentlighet och sekretess
Konkurrensverket är en statlig myndighet och omfattas därmed av reglerna om
offentlighet och sekretess. Leverantören ska följa Konkurrensverkets regler för
offentlighet och sekretess. Sekretesslagen gäller även för uppdragstagare.
Utvärderingskriterier
Anbud kommer att prövas utifrån nedanstående utvärderingskriterier. Respektive
utvärderingskriterium kommer att utvärderas separat och därefter adderas ihop.
Anbudet med högst sammantagen poängsumma kommer att antas.
Samtliga ska-krav i förfrågningsunderlaget måste vara uppfyllda för att ett anbud
ska kunna antas.
Utvärderingskriterier Max poäng
A Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag 40 poäng
B. Pris 50 poäng
Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag
Vid utvärdering av detta kriterium kommer hänsyn tas till anbudsgivarens
kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag. Högsta poäng för detta
utvärderingskriterium är 40.
6 (13)

Anbudsgivarens kompetens
Konkurrensverket kommer att bedöma anbudsgivarens kompetens genom två
referenstagningar utifrån nedanstående frågor. Högsta poäng för denna del är 40.
Varje fråga är värd högst 5 poäng enligt betygsskalan 1-5 där 1=lägst och 5=högst.
Hur väl anpassar leverantören uppdraget till era specifika behov?
Hur kompetent anser du att leverantören är, det vill säga förmågan att lösa
uppgiften?
Hur väl hålls överenskommen tidplan?
Hur nöjd är du sammantaget med leverantörens insats?
Pris
Pris kommer att utvärderas utifrån anbudsgivarnas angivna pris. Högsta poäng
för detta utvärderingskriterium är 50.
Poängberäkningen sker så att lägst anbud tilldelas maxpoäng och övriga anbud
tilldelas poäng i förhållande till det lägsta anbudet, genom att det lägsta anbudet
divideras med respektive anbud.
Upplysningar om tilldelningsbeslut
Konkurrensverket kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslutet till
anbudsgivarna så snart tilldelningsbeslut har fattats.
Konkurrensverket blir bundet av ett avtal i samband med att upphandlings-
kontraktet blir giltigt.
7 (13)

Bilaga 1 – Sanningsförsäkran och accept av kommersiella
villkor
Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren …………………………
inte är föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord
eller annat liknande förfarande,
inte tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud,
inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom,
inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen,
inte i något väsentligt hänseende har lämnat felaktiga upplysningar som begärts
med stöd av 15 kap. 3 § lagen om offentlig upphandling,
accepterar de i upphandlingen bifogade kommersiella villkoren, bilaga 2,
accepterar bifogade regler för tystnadsplikt och sekretess,
anbudet är bindande till och med 27 mars 2009,
……………………………………………….
Ort och datum
……………………………………………….
Underskrift av firmatecknare
……………………………………………….
Namnförtydligande
8 (13)

Bilaga 2 – Kommersiella villkor
Avtalsperiod
Avtalsperiod är 1 mars 2009 till och med 28 februari 2011, med möjlighet till
förlängning ytterligare ett år.
Vid en sådan förlängning av avtalet ska Konkurrensverket skriftligen anmäla
förlängning till leverantören senast tre månader innan avtalsperiodens utgång.
Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning.
Konkurrensverket äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet
med tre månaders uppsägningstid. Uppsägningen ska ske skriftligen. Avtalet
upphör att gälla då uppsägningstiden har löpt ut.
Uppdraget
Enligt Konkurrensverkets förfrågningsunderlag från 2009-01-19.
Pris
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.
Prisjustering
Avtalade priser ska vara fasta under avtalsperioden. Vid förlängning kan avtalade
priser justeras om part så begär. Som underlag för prisjustering ska Statistiska
centralbyråns arbetskostnadsindex SNI, AKI för tjänstemän inom privat sektor,
J+K, företagstjänster m.m. användas. Som basmånad gäller december 2008. Vid
beräkning av index ska publicerade preliminära uppgifter avseende AKI från
Statistiska centralbyrån användas.
Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas av leverantören minst en månad
före ikraftträdande. Justeringen måste godkännas skriftligen av Konkurrensverket
för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande
kalendermånadsskifte efter att Konkurrensverket godkänt ändringen. Nya priser
gäller under hela förlängningsperioden. Regleringen ska endast ske om
prisändringarna uppgår till mer än +/- 2 procent.
9 (13)

Fakturering/betalningsvillkor
Fakturering av utfört och godkänt arbete sker i efterskott. Fakturan ska innehålla
uppgifter om omfattningen och arten av det utförda arbetet. Samtliga priser ska
anges exklusive moms. Betalningsvillkor är 30 dagar efter faktureringsdatum
under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta beräknas
enligt räntelagen.
Byte konsult/underleverantör
Önskar Leverantören byta konsult eller anlita underleverantör/er under
avtalstiden krävs godkännande av Konkurrensverket. Leverantören ska svara för
underleverantörens arbete som för sitt eget arbete.
Samarbete
Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av
betydelse för avtalets genomförande.
Äganderätt
Leverantören får inte använda Konkurrensverket i marknadsföring utan
godkännande av Konkurrensverket.
Ansvar för fel
Leverantören är skyldig att skyndsamt och på egen bekostnad avhjälpa felaktigt
utfört uppdrag som inte motsvarar avtalad specifikation.
För att åberopa att uppdraget är felaktigt utfört ska Konkurrensverket anmäla
felet till Leverantören inom skälig tid efter att felet noterats.
Försäkring
Leverantören ska inneha giltig ansvarsförsäkring för sin verksamhet vid
utförandet av uppdrag för Konkurrensverket under hela avtalstiden.
Sekretess
Enligt Konkurrensverkets sekretessregler.
Force majeure
Part ska befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav
förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte
kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte
kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses till exempel
krig, krigsliknande tillstånd, beslut från regeringen eller annan myndighet.
Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och
skriftligen underrätta motparten om detta.
10 (13)

Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten
samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning.
Överlåtelse
Leverantören får inte överlåta avtalet på annan fysisk eller juridisk person utan
Konkurrensverkets skriftliga medgivande.
Hävning
Konkurrensverket har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om
Leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att
Leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande.
I händelse av hävning ska Konkurrensverket erhålla skälig ersättning av
Leverantören för den olägenhet eller de merkostnader detta kan förorsaka.
Ändringar/tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av
båda parter.
Tvist
Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras i första hand
genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol med
tillämpning av svensk rätt.
11 (13)

Tystnadsplikt/Sekretess
Enligt regeringsformen tillförsäkras alla medborgare en rad grundläggande fri-
och rättigheter, däribland yttrandefrihet. Den får emellertid begränsas bl.a. med
hänsyn till rikets säkerhet, folkförsörjningen eller när andra viktiga skäl
föranleder det, för att skydda enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden.
Tryckfrihetsförordningen ger varje svensk medborgare rätt av att ta del av
allmänna handlingar. Denna rätt får också begränsas.
Begränsningarna finns angivna i sekretesslagen (1980:100) som också innehåller
bestämmelser om tystnadsplikt och förbud att lämna ut allmänna handlingar.
För att skydda de som är föremål för Konkurrensverkets verksamhet gäller
sekretess i Konkurrensverkets utrednings- och tillsynsverksamhet för uppgifter
om
1. enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat,
om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs,
2. andra ekonomiska eller personliga förhållanden för den som har trätt i
affärsförbindelse eller liknande förbindelse med den som är föremål för myndighetens
verksamhet.
Sekretess gäller hos Konkurrensverket för uppgift som avses ovan och som enbart
hänför sig till verksamhet som gäller rådgivning inför en anmälan enligt 37 §
konkurrenslagen. (SekrL 8 kap. 4 §)
För att skydda Konkurrensverkets tillsynsverksamhet gäller sekretess för
uppgifter som hänför sig till utredning hos verket av överträdelser av 6 eller 19 §
konkurrenslagen (1993:20) eller av artikel 81 eller 82 i Fördraget om upprättandet
av Europeiska gemenskapen, om det med hänsyn till syftet med utredningen är
av synnerlig vikt att uppgiften inte röjs. (SekrL 4 kap. 4 §)
För att skydda en anmälare gäller sekretess hos Konkurrensverket i ärende som
rör utredning av överträdelse av 6 eller 19 § konkurrenslagen (1993:20) eller av
artikel 81 eller 82 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, för
anmälan eller annan utsaga från enskild, om det kan antas att den enskilde lider
avsevärd skada eller betydande men om uppgiften röjs. (SekrL 9 kap. 27 §)
I sekretesslagen finns även bestämmelser som gäller för alla myndigheter såsom
sekretess för vissa uppgifter avseende personalen, uppgifter om
beredskapsplanering, uppgifter som skulle kunna skada Sveriges förbindelse med
andra stater m.m.
12 (13)

I sekretesslagen anges vad som menas med sekretess, nämligen förbud att röja
uppgift, vare sig det sker muntligen eller genom att allmän handling lämnas ut
eller det sker på annat sätt.
Sekretesslagens förbud att röja hemliga uppgifter gäller för den myndighet där
uppgiften är sekretessbelagd samt för person som på grund av anställning eller
uppdrag hos myndigheten deltar eller har deltagit i myndighetens verksamhet
och därvid har fått kännedom om uppgiften. Detta förbud gäller även sedan
anställningen har upphört eller uppdraget slutförts.
Det är således varje anställds eller uppdragstagares skyldighet att se till att denne
inte lämnar ut några sekretessbelagda uppgifter till obehöriga.
Brott mot tystnadsplikten kan medföra straff i form av böter eller fängelse. En
tjänsteman som skäligen misstänks för brott mot tystnadsplikten skall anmälas till
åtal.
Enligt lag (2005:377) om straff för marknadsmissbruk vid handel med
finansiella instrument gäller förbud att handla med finansiella instrument
Den som får insiderinformation och som för egen eller någon annans räkning,
genom handel på värdepappersmarknaden, förvärvar eller avyttrar sådana
finansiella instrument som informationen rör döms för insiderbrott till fängelse i
högst två år. Detsamma skall gälla den som får insiderinformation och som med
råd eller på annat sådant sätt föranleder någon annan att förvärva eller avyttra
finansiella instrument som informationen rör genom handel på
värdepappersmarknaden.
Är brott som avses i första stycket ringa, döms för insiderförseelse till böter eller
fängelse i högst sex månader. Är brottet med hänsyn till affärens omfattning och
övriga omständigheter grovt, döms för grovt insiderbrott till fängelse i lägst sex
månader och högst fyra år.
13 (13)