Lettlands ambassad i Stockholm - Stockholms universitet

Statsvetenskapliga institutionen
KOPO programmet
Yrkesförberedande praktik
Handledare Monica Andersson
Daiga Strausa
Stockholms universitet
Lettlands ambassad i
Stockholm
Praktikrapport
2011‐05‐31

INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Innehållsförteckning ................................................................................................................... 2
1. Allmänna data om praktiken .................................................................................................. 3
2. Presentation av Lettlands ambassad i Stockholm. Verksamhetens organisation. .................. 3
3. Presentation av min position på Lettlands ambassad Beskrivning av arbetsuppgifter. ......... 5
4. Sammanfattning av mina erfarenheter av praktikperioden .................................................... 6
5. Reflektioner kring praktiken och praktikplatsen ur ett statsvetenskapligt perspektiv. .......... 8
6. Källanvisningar .................................................................................................................... 11
2

1. ALLMÄNNA DATA OM PRAKTIKEN
Namn på arbetsgivaren Lettlands ambassad i Stockholm
Adress och postadress Odengatan 5, 114 24 Stockholm; Box 191 67, 104 32 Stockholm
Handledare på praktikplatsen Maija Manika, Lettlands ambassadör i Sverige,
(0)8 700 63 10 ; embassy.sweden@mfa.gov.lv
Veckoarbetstid 40 timmar/vecka (heltid)
Praktikperiod: 2011-01-20 – 2011-05-20
2. PRESENTATION AV LETTLANDS AMBASSAD I STOCKHOLM.
VERKSAMHETENS ORGANISATION.
Lettlands ambassad i Stockholm utför diplomatisk representation av Lettlands republik i
Sverige. Historiskt upprättades Lettlands provisoriska regering representation i Sverige 1919
och Lettlands ambassad öppnades i Stockholm. Därefter stängdes Lettlands ambassad i
Stockholm år 1940 när Lettland blev ockuperad av Sovjetunion. Sedan Lettland friades år
1991, kom den svenska diplomatiska bekännelsen av Lettlands självständighet genom
Sveriges regeringsbeslut den 27 augusti 1991. Därpå öppnades återigen Lettlands ambassad i
Stockholm i början av 1992. 1
Idag jobbar tre diplomater på ambassaden. Sedan år 2010 är Maija Manika Lettlands
ambassadör i Sverige. Vineta Freimane är andra sekreterare på ambassaden och ansvarig för
konsulära ärenden. Kaspars Briskens är tredje sekreterare och ansvarig för ekonomiska frågor.
Dessutom arbetar Austra Kreslina på Lettlands ambassad i Sverige som en chef på
representationskontoret på Investerings och Utvecklings Agentur i Lettland (LIAA) som är en
1 Lettlands ambassad i Stockholm. Diplomatiska relationer 1776-1995 tillgänglig på http://www.mfa.gov.lv/se,
citerad 21/04 2011
3

statlig myndighet som lyder under Lettlands ekonomidepartement. Vita Viktorsone är
ambassadörens sekreterare och ansvarig för kulturattachés arbetsuppgifter.
Lettlands ambassad utgör en mindre enhet av Utrikesministeriet i Lettland. Lettlands
Utrikesministerium är en komplex och tämligen stor organisation där Lettlands ambassad bara
utgör en liten del av hela apparaten och ofta är enbart förvaltare av beslut som tas av Lettlands
regering. Ambassaden styrs direkt av Lettlands Utrikesminister och statsrådskansli. Dessutom
har ambassaden ett tätt samarbete med Divisionen för baltiska och nordiska regionala
samarbete, som är en mindre enhet av EU:s direktorat på Lettlands Utrikesministerium. 2
En av den viktigaste verksamhets delar är utvecklingen av Lettlands och Sveriges bilaterala
kontakter och relationer på plats och rapportering hem. Detta inkluderar utvecklingen av
redan existerande kontakter och ständigt skapandet av nya. Ambassaden jobbar med
utveckling av bilaterala relationer i politiska, ekonomiska, sociala, kulturella och
vetenskapliga frågor mellan Lettland och Sverige. Detta inkluderar organisering och
koordinering av officiella besök på den högsta politiska nivån samt organisering av olika
officiella och mer informella evenemang och andra aktiviteter. Under min praktiktid har jag
fått en erfarenhet av att observera hur ambassadens verksamhet fungerar när Lettlands
Utrikesminister Girts Kristovskis besökte Sverige i februari 2011.
Dessutom jobbar ambassaden som en koordinator mellan sidoackrediterade ambassadörer från
ett antal olika länder såsom till exempel Egypten, Pakistan och Australien och Lettlands
Utrikesministerium. Detta eftersom dessa länder sköter sina diplomatiska relationer med
Lettland från Stockholm och Lettlands ambassad oftast verkar som mellanlänk i detta
samarbete.
Dessutom utför ambassaden övriga konsulära tjänster såsom passfrågor eller övriga frågor
gällande hjälp till Lettlands medborgare i krissituationer och mycket mera. Samtidigt är den
konsulära avdelningen ansvarig för att samordna och koordinera Lettlands medborgare som
vistas i Sverige och ge möjligheter till att rösta i Lettlands val eller referendum.
Ambassaden har också ett tätt samarbete med Lettlands honorärkonsuler i Sverige. Just nu
finns det fem honorärkonsuler som representerar Lettland i Sverige.
Det finns huvudsakligen två lagar som reglerar Lettlands ambassad i Stockholm. Primärt
regleras Lettlands ambassad av Lagen om diplomatiska och konsulära tjänster (Diplomatiska
2 Latvijas arlietu ministrija Arlietu ministrijas struktura. Tillgängligt på
http://www.mfa.gov.lv/data/struktura_am.pdf citerad den 17 maj 2011
4

un konsulara dienesta likums) som stadgas genom den internationella Wienkonventionen från
år 1961och 1963 om diplomatiska förbindelser. Lettland har ratificerat Wienkonventionen och
enligt lagen ska en ambassad skydda och företräda juridiska intressen av Lettiska medborgare
i utlandet. Dessutom ska ambassaden informera utländska officiella institutioner och
allmänheten om Lettlands republik. Därpå förser ambassaden den Lettiska regeringen och
allmänheten med information från utlandet och utövar konsulära tjänster i enlighet med
konsulära bestämmelser. 3
Diplomatiska och konsulära tjänster regleras också av Statens Civilförvaltningslag (Valsts
civildienesta likums), Arbetsrätt och annan lagstiftning.
3. PRESENTATION AV MIN POSITION PÅ LETTLANDS AMBASSAD.
BESKRIVNING AV ARBETSUPPGIFTER.
Under min praktiktid har jag deltagit i ambassadens bevakning och rapportering hem av
politiska och ekonomiska frågor i Sverige. Regelbundet har jag gjort sammanställningar av ett
nyhetsflöde i den Svenska pressen och andra officiella källor inom olika politikområden. Mest
har jag varit ombedd att fokusera på utrikespolitiska frågor, ekonomiska frågor,
säkerhetspolitiska frågor och Nordiska officiella samarbetet inklusive Arktiska rådet,
Nordiska rådet, Nordiska ministerrådet och Nordisk – baltiska samarbetet (NB8).
Dessutom har jag jobbat och haft olika arbetsuppgifter även på den konsulära avdelningen i
ambassaden. Mest har jag jobbat med det interna dokumentregistreringsprogrammet och
arkiverat diplomatiska dokument. Jag har också fått en möjlighet att lära känna hur LIAA
verksamhet är utformad. Jag har varit med och har hjälpt med arbetet med
kontaktutvecklingen mellan lettiska och svenska företag.
Samtidigt har jag deltagit i övriga diplomaternas sammanträden och fått en möjlighet att
fördjupa mig i ambassadens dagliga verksamhet. Därtill har jag genomfört övriga
arbetsuppgifter på ambassaden såsom översättning och administrativa uppgifter.
3 Latvijas vestnesa tiesibu aktu vortals. Diplomatiska un konsulara dienesta likums. Tillgängligt på
http://www.likumi.lv citerad 21/04 ‐ 2011
5

4. SAMMANFATTNING AV MINA ERFARENHETER AV
PRAKTIKPERIODEN
En av de viktigaste erfarenheterna som jag fått från min praktik är en fördjupad kunskap om
hur Lettlands och Sveriges bilaterala relationer skapas och rollen för Lettlands ambassads i
detta.
Jag har också insett hur diplomatiska relationer utvecklas och skapas och fått en unik
möjlighet att observera det i praktiska fall. Det var väldigt intressant att inse att diplomatiska
relationer fortfarande är väldigt ceremoniella och traditionsrika. Efter att jag hade lärt känna
hur den diplomatiska korrespondensen är utformad och lärt mig mer om hur den diplomatiska
verksamheten fungerar insåg jag detta. Många av de högtidliga traditionerna, till exempel
officiella middagar hos statschefer eller diplomatiska immuniteten, är välinstitutionaliserade
ritualer och har traditioner från medeltiden. Man anser och förstår att diplomatiska relationer
mellan länderna kanske är en av de äldsta samhälliga institutionerna som har varit i högsta
grad stabila under väldigt lång tid.
Samtidigt har jag fått en praktisk erfarenhet på ambassaden och nu förstår jag bättre hur
ambassadens verksamhet fungerar och även hur Lettlands Utrikesministerium är organiserat.
Jag har även fått en möjlighet att jämföra Lettlands Utrikesministeriums verksamhet med
Sveriges Utrikesdepartement. Det som jag insett är att båda institutionerna i sin struktur
skiljer sig tämligen mycket. Lettlands Utrikesministerium har statsråd och statsrådskansliet
som högsta beslutsfattande organ. Lettiska diplomatiska och konsulära utlandsmyndigheter
såsom ambassader och konsulat är direkt ansvariga inför utrikesministern och
ministerkansliet. Statssekretariatet för Lettlands Utrikesministeriet är nästa högsta
beslutsfattande organ inom ministeriet och vidare uppdelas till flera större direktorat som i sin
tur vidare delas inom mindre departement och divisioner. 4 På så sätt liknar ministeriets
struktur mer länder såsom till exempel Frankrikes ministerier där stora och komplexa
ministeriet med rigoröst hierarkiskt beslutfattande kedjan utgör landets regeringskansli.
4 Latvijas arlietu ministrija Arlietu ministrijas struktura. Tillgängligt på
http://www.mfa.gov.lv/data/struktura_am.pdf citerad den 17 maj 2011
6

År 2007 jobbade 822 tjänstemän på ministeriet i jämförelse med Sveriges Utrikesdepartement
där 740 tjänstemän jobbade på UD i Stockholm år 2007. År 2010 jobbade 520 tjänstemän på
Lettlands Utrikesministeriet eftersom stora nedskärningar i offentliga sektorn genomfördes
efter den finansiella krisen 2008 i Lettland. 5 Även om nedskärningar har genomförts har
Lettlands Utrikesministerium fortfarande en stor verksamhet. Särskilt med tanke på hur få
invånare som bor i Lettland.
Även om mina konkluderingar är mer av en spekulativ karaktär är Svenska UD som är det
största departementet inom Regeringskansliet, mindre komplext i sin beslutsfattande struktur
än Lettlans utrikes ministerium. På UD är utrikesministern med sin stab det högsta
beslutsfattande organet och mer vågrätta relationer råder mellan enheterna på departementet.
Mer fördjupad studie skulle behövas för att göra mer generella sammanfattningar.
Dessutom har arbetet med sammanfattning av nyhetsflödet i Sverige gett mig en djupare
förståelse om vilka politiska frågor som är intressanta från den Lettiska regeringens sida. Det
skiljer sig mellan olika länder vilka politiska frågor som är prioriterade på den politiska
dagordningen. Till exempel är miljö och klimatfrågor samt arbetet med utvecklingsländerna
fortfarande mindre viktiga för den Lettiska regeringen samtidigt som dessa politiska frågor
har en hög prioritet i Sverige.
Jag har också varit med och fått insyn på hur LIAA fungerar och hur de ekonomiska
kontakterna och samarbetet mellan båda länderna skapas. Austra Kreslina på LIAA jobbar
med utveckling av Svenska investeringar i Lettland och utvecklingen av direkta import- och
export kontakter mellan företagen i båda länderna. Samtidigt jobbar Kaspars Briskens med de
större nationalekonomiska frågorna mellan Sverige och Lettland.
Under min praktik har jag också fått en praktisk erfarenhet av att jobba som en tjänsteman i
ett väldigt specifikt och relativt litet arbetskollektiv och förstår nu bättre hur
beslutfattandeprocessen inom diplomatisk verksamhet sker i verkligheten. Mina akademiska
kunskaper och analysförmåga hjälpte mig mycket. Det har också varit lärorikt att tillämpa
5 Nodarbināto skaits un algas Ārlietu ministrijā tillgängligt på www.mfa.gov.lv/data/budzets-
nodarbinatoskaits.doc citerad den 15 maj 2011 och Det här är Utrikesdepartementet tillgängligt på
http://www.regeringen.se/content/1/c6/08/66/87/e92b9eb5.pdf citerad den 15 maj 2011
7

mina akademiska kunskaper i verkliga situationer på en arbetsplats. Erfarenheterna kommer
säkert att vara till hjälp i framtiden.
5. REFLEKTIONER KRING PRAKTIKEN OCH PRAKTIKPLATSEN UR
ETT STATSVETENSKAPLIGT PERSPEKTIV.
Utifrån ett statsvetenskapligt perspektiv var det intressant att analysera hur ambassaden
fungerar som en mindre enhet av Utrikesministeriet i Lettland. Jag har fokuserat på frågor om
ambassadens möjligheter att kontrollera och påverka informationsflödet som rapporteras hem
och hur stor handlingsfrihet och därmed möjlighet till maktutövande som tjänstemännen på
ambassaden har.
Under min praktiktid har jag insett att ambassaden är i högsta grad detaljstyrd av
Utrikesministeriet i Lettland. Diplomater och tjänsteman på ambassaden får relativt ofta
detaljerade instruktioner från Lettlands Utrikesministerium och ambassaden är skyldig att
arkivera och regelbundet rapportera hem om sin verksamhet. Detta eftersom ambassadens
högsta prioritet alltid ska vara att representera Lettlands republik och därmed Lettlands
regering i Sverige. Därför verkställer oftast diplomater och tjänsteman på ambassaden beslut
som tas av Lettlands regeringskansli och Utrikesministeriet.
Dessutom måste också hänsyn tas till faktumet att diplomatiska verksamheter i hela världen
regleras av samma internationella lagar såsom Wienkonventionen och övriga internationella
förbindelser och avtal. EU är bra exempel på detta. I sin diplomatiska verksamhet om
skapandet av relationer mellan nationella stater följer länderna gemensambestämda regler och
lagar. På grund av detta anser man också att inte bara Lettlands ambassad men även Lettlands
Utrikesministerium är skyldiga att följa och organisera sin verksamhet i enlighet med dessa
lagar på EU-nivå och på internationell nivå.
Enligt Gorpe innebär författningsanalys av organisationer att studera lagar och regler som styr
organisationens verksamhet. Gorpe menar att syftet med författningsanalys är att studera i
vilken mån lagar som inte är direkt skapade för inflytande på respektive organisationens sätt
att fungera gör sådan påverkan i alla fall. Han pratar om samband mellan de lagar och regler
som styr organisationens verksamhet och hur och på vilken nivå beslut ska fattas. Han menar
att ofta har organisationen inget inflytande på dessa regler. Detta gäller särskilt politiskt
8

känsliga verksamheter där beslutsfattande rutiner i organisationen oftast är regel- och
lagreglerare 6
Jag har inga ambitionen att utföra en fullständig författningsanalys på Lettlands ambassad i
Sverige eftersom det skulle vara ett väldigt omfattande arbete. Samtidigt ville jag använda
teorin och betona att en förklaring till varför ambassadens verksamhet är väldigt detalj- och
lagstyrd ligger i faktumet att i grunden regleras diplomatiska relationer i hela världen med
gemensambestämda regler och lagar såsom Wienkonventionen. Lettlands ambassad men även
Lettlands utrikesministerium har i verkligheten nära noll möjligheter att påverka och ändra
dessa regler. Det är också uppenbart att ambassaden är en politisk känslig organisation som
sysslar med diplomatisk verksamhet och därför är de beslutsfattande rutinerna i högsta grad
regelstyrda och hierarkiska på ambassaden.
Å andra sidan spelar ofta diplomater och tjänstemän på ambassaden gräsrotsbyråkraternas
roll. Detta säkert gäller de konsulära tjänster som utförs på ambassaden när tjänstemännen
möter människor som behöver hjälp från ambassaden. Men även i övrigt utför diplomater och
tjänstemän på Lettlands ambassad gräsrotsbyråkraternas roll i den dagliga verksamheten.
Idag betonar man ofta att det är gräsrotsbyråkraterna som har det avgörande inflytandet över
hur statens policy ska utformas även under den sista fasen av implementeringsprocessen. Man
pratar ofta om närbyråkraternas handlingsfrihet i sammanhang med problemen. Med
handlingsfrihet menas friheten av val som uppstår på grund av förhållandet mellan
tjänstemannens plikter mot regler å ena sidan och val mellan handligsätt å andra sidan 7 I
verkligheten är oftast handlingsfriheten i sådana sammanhang inte särskilt stor. För
gräsrotsbyråkrater betyder det snarare en någon slags tvångssituation eller val mellan den
sämsta och den ännu sämre. Lipsky hävdar att vardagsstress och situationer som uppstår på
grund av överbelastning på jobbet och knappa resurser medger att närbyråkrater minskar
ambitioner och anpassar sig till omgivningar och utvecklar sina egna metoder för att behandla
människor på rutinmässigt sätt. 8 Lipsky skriver att hela kärnan till varför närbyråkrater har så
stort makt över statligt policy ligger i faktumet att de måste utgå från mänskligt omdöme i
sina handlingar för att utföra sin tjänsteplikt. 9 Därför är gräsbyråkraterna mäktiga aktörer i det
politiska livet.
6 Gorpe 1980 s.144-145
7 Hill 2001 s. 210
8 Hill 2007: s. 249
9 Hill 2007:s.250
9

Det som jag fått erfara på ambassaden stämmer med teorin. Efter drastiska nedskärningar i
den offentliga sektorn efter finanskrashen år 2008/09 har även Lettlands ambassad i
Stockholm blivit påverkat av det. Idag jobbar bara tre diplomater på ambassaden istället för
fem som det var förut. Arbetsuppgifterna har fördelats mellan kvarstående medarbetare och
lönerna har skurits ned. Under min praktik tid har jag fått uppleva hur tjänstemannen på
ambassaden är frustrerade över faktumet att de är överbelastade på jobbet och stressade på
grund av knappa resurser. Särskilt nu när det ekonomiska och politiska samarbetet mellan
Sverige och Lettland har ökat i takten efter krisen. Det var uppenbart att tjänstemännen var
tvingade att göra en val och prioritera frågorna på dagordningen. Till exempel jobbar Austra
Kreslina helt ensam på LIAA och ”brottas” varje dag med en enorm stor mängd olika
arbetsuppgifter. Hon själv säger att det verkligen är väldigt svårt att samtidigt genomföra
jobbet och behålla arbetskvalitet under sådan press. Som jag insåg får hon inte så mycket
hjälp från huvudkontor i Riga heller, bara deadlines. Därför är det uppenbart att
handlingsfriheten i hennes situation mer handlar om en tvångssituation under sådana
omständigheter. Samtidigt var jag väldigt imponerad hur passionerad och intresserad i sina
arbetsuppgifter hon fortfarande är. Detta gäller även Vineta Freimane på den konsulära
avdelningen och andra diplomater samt tjänsteman på ambassaden.
På konsulära avdelningen är tjänstemännens handlingsutrymme relativt litet tack diplomatiska
rutiner och detaljstyrningen från Lettlands Utrikesministerium. Men på grund av knappa
resurser och överbelastning har tjänstemännen på konsulära avdelningen tvingats att prioritera
sin dagordning i alla fall.
Enligt min bedömning har ambassaden vissa möjligheter att kontrollera och påverka
informationsflödet som rapporteras hem. Detta eftersom ambassaden har kontroll över vilka
källor som används och hur informationen ska tolkas och analyseras. Tjänstemän på
ambassaden gör sammanfattningar av informationen och tolkning av situationen i Sverige och
det är tämligen uppenbart att de på så sätt har kontroll över informationsflödet. De har
expertis i frågorna, kontakter och sakkunskap eftersom de lever och jobbar i Sverige. Och det
är klart att sakkunskap ger makt. För att minska sådan risk till maktutövande utför Lettlands
Utrikesministerium reguljär rotering av diplomater på sina utländska myndigheter.
10

6. KÄLLANVISNINGAR
LITTERATUR:
1. Gorpe, Peter, 1980, Ny organisation? Metoder och arbetsformer vid
organisationsutredningar. Statskontoret.
2. Hill Michael, 2007, Policyprocessen. Liber AB Malmö
INTERNET:
1. Lettlands ambassad i Stockholm. Diplomatiska relationer 1776-1995 tillgänglig på
http://www.mfa.gov.lv/se, citerad 21/04 2011
2. Latvijas arlietu ministrija Arlietu ministrijas struktura. Tillgängligt på
http://www.mfa.gov.lv/data/struktura_am.pdf citerad den 17 maj 2011
3. Nodarbināto skaits un algas Ārlietu ministrijā tillgängligt på
www.mfa.gov.lv/data/budzets-nodarbinatoskaits.doc citerad den 15 maj 2011
4. Det här är Utrikesdepartementet tillgängligt på
http://www.regeringen.se/content/1/c6/08/66/87/e92b9eb5.pdf citerad den 15 maj 2011
11