Verksamhetsbeskrivning - Mittuniversitetet

Arkivredovisning:
Verksamhetsbeskrivning
Version 1.0 Dnr 2012/366
2012-12-18

Innehåll
Dnr 2012/366 Version 1.0
1 Ledning och styrning ................................................................................................................... 6
1.1 Hantera möten ...................................................................................................................... 6
1.2 Planera, utforma organisation och fördela ansvar och arbete ..................................... 13
1.3. Följa upp verksamheten .................................................................................................... 16
1.3.1. Genomföra uppföljning ............................................................................................. 16
1.3.2. Bedriva internrevision ............................................................................................... 19
1.4. Förhandla och samverka med personalorganisationer ................................................. 20
1.5. Hantera remisser, enkäter och förfrågningar ................................................................. 21
1.6. Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete ........................................................................... 22
1.7. Hantera frågor rörande lika villkor ................................................................................. 23
2. Verksamhetsstöd ........................................................................................................................ 24
2.1. Hantera allmänna handlingar ........................................................................................... 24
2.1.1. Hantera korrespondens och diarieföra .................................................................... 24
2.1.2. Hantera arkiv- och dokumenthanteringsfrågor ..................................................... 24
2.1.3. Hantera personuppgiftsbehandlingar ..................................................................... 25
2.1.4. Svara på begäran om utlämnande av allmän handling ........................................ 25
2.2. Administrera personal ....................................................................................................... 26
2.2.1. Anställa personal ........................................................................................................ 26
2.2.2. Hantera och avsluta anställningar ........................................................................... 33
2.2.3. Hantera närvaro och frånvaro .................................................................................. 36
2.2.4. Hantera personalärenden .......................................................................................... 36
2.2.5. Administrera löner, arvoden och förmåner ............................................................ 39
2.2.6. Delta i konferenser och seminarier/Kompetensutveckla personal ...................... 40
2.2.7. Hantera högtider och evenemang ............................................................................ 41
2

Dnr 2012/366 Version 1.0
2.3. Administrera ekonomi ....................................................................................................... 43
2.3.1. Hantera kostnader ...................................................................................................... 43
2.3.2. Hantera intäkter .......................................................................................................... 44
2.3.3. Administrera löpande bokföring ............................................................................. 45
2.3.4. Administrera anläggningar och inventarier ........................................................... 46
2.3.5. Rapportera till andra myndigheter .......................................................................... 46
2.4. Upphandla varor och tjänster ........................................................................................... 48
2.5. Hantera IT-stöd, nät, telefoni och bildkonferens ........................................................... 51
2.5.1. Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd och data- och telenät .................................. 51
2.5.2. Tillhandahålla användarstöd för studenter och personal .................................... 53
2.5.3. Administrera telefoni ................................................................................................. 54
2.5.4. Administrera bildkonferens ...................................................................................... 55
2.6. Kommunicera/informera om universitetets verksamhet .............................................. 56
2.7. Administrera lokaler .......................................................................................................... 60
2.7.1. Hantera förhyrning av lokaler och parkeringsplatser ........................................... 60
2.7.2. Hantera om- och nybyggnation ................................................................................ 61
2.7.3. Tillhandahålla lokalvård ........................................................................................... 61
2.7.4. Tillhandahålla vaktmästeritjänster .......................................................................... 61
2.8. Hantera säkerhetsfrågor .................................................................................................... 63
2.9. Utföra studieadministrativa uppgifter ............................................................................ 65
2.9.1. Tillhandahålla studenthälsoverksamhet ................................................................. 65
2.9.2. Försäkra studenter ...................................................................................................... 65
2.9.3. Studievägleda och karriärvägleda ........................................................................... 66
2.9.4. Hantera internationella studenter ............................................................................ 67
2.9.6. Hantera disciplinära åtgärder mot studenter ......................................................... 71
3

Dnr 2012/366 Version 1.0
2.9.7. Stödja funktionsnedsatta studenter ......................................................................... 72
2.9.8. Hantera lika villkorsärenden gällande studenter .................................................. 72
2.9.9. Föra register över studenter ...................................................................................... 73
2.9.10. Rapportera studieresultat m m till andra myndigheter ........................................ 74
2.9.11. Samordna tentamina .................................................................................................. 74
2.9.12. Administrera och planera scheman ......................................................................... 74
2.9.13. Administrera högskoleprovet ....................................................................................... 75
2.10. Bedriva biblioteksverksamhet ...................................................................................... 77
2.11. Samordna och utveckla lärandestöd för lärare och studenter ................................. 81
3. Utbildning på grund- och avancerad nivå .............................................................................. 83
3.1. Utforma och hantera ämnen och huvudområden samt utbildningsutbud ................ 83
3.2. Anta studenter till kurser och program........................................................................... 87
3.3. Utbilda .................................................................................................................................. 92
3.4. Hantera tillgodoräknanden .................................................................................................... 94
3.5. Hantera examensärenden .................................................................................................. 95
3.6. Utvärdera kurser och program ......................................................................................... 97
4. Utbildning på forskarnivå ......................................................................................................... 98
4.1. Planera/Utforma forskarutbildning ................................................................................. 98
4.2. Anta forskarstuderande ................................................................................................... 100
4.3. Utbilda och handleda ....................................................................................................... 102
4.4. Genomföra disputation och licentiatseminarium ........................................................ 103
4.5. Hantera examensärenden ................................................................................................ 106
4.6. Utvärdera forskarutbildning ........................................................................................... 107
5. Forskning ................................................................................................................................... 108
5.1. Administrera och planera forskning .............................................................................. 108
4

Dnr 2012/366 Version 1.0
5.2. Forska ................................................................................................................................. 112
5.3. Tillgängliggöra resultat av forskning ............................................................................ 114
6. Samverkan med det omgivande samhället ........................................................................... 115
6.1. Samverka med näringsliv och samhälle ........................................................................ 115
6.2. Bedriva uppdragsverksamhet ........................................................................................ 118
6.3. Nyttiggöra kunskap som universitetet utvecklat genom forskning och annat arbete
119
6.4. Bedriva alumnverksamhet .............................................................................................. 121
5

1 Ledning och styrning
1.1 Hantera möten
Dnr 2012/366 Version 1.0
Möten/sammanträden/beslut av central och eller övergripande karaktär som inte redovisas
någon annanstans redovisas här, övriga möten redovisas i respektive process.
Med undantag för rektors och universitetsdirektörs beslutsmöten (RBM och UBM) hanteras
alla protokoll/mötesanteckningar per möte. D v s ärenden som behandlas vid ett
sammanträde diarieförs och samlas per typ av sammanträde och år.
Protokollet/mötesanteckningarna läggs ofta in i sin helhet även i det ärende där en enskild
punkt hör hemma. Anteckningar från RBM och UBM diarieförs enbart i respektive ärende.
Vilka ärenden som skall upp för beslut eller diskussion i respektive forum (RBM, RLG, etc)
behandlas av beredningsgruppen som träffas varje vecka. Gruppen består av handläggare
från ledningsstödsfunktionen vid universitetsledningens kansli och fakultetskanslierna och
leds av chefen för universitetsledningens kansli. Beredningsgruppen tar fram förslag på
agendor och lyfter frågor som kan läggas till agendor, vilka framförs till rektor som beslutar
vad som ska tas upp var och när.
Delprocess: Administrera universitetsstyrelsens möten
Universitetsstyrelsen är universitetets högsta beslutande organ och består av sammanlagt 15
personer. Mandatperioden är tre år. Förutom ordförande och rektor ingår regeringsutsedda
ledamöter samt lärare och studenter.
Ledamöter utsedda av regeringen utses efter förslag framtaget av landshövdingen samt en
av regeringen utsedd person med god kännedom om universitetet. I den processen inhämtas
förslag från anställda vid universitetet.
Studentrepresentanter utses av studentkårerna.
Lärarrepresentanter i universitetsstyrelsen utses genom val. Hur valet ska gå till framgår av
valföreskriften som tas fram inför varje val och fastställs av styrelsen. Respektive institution
utser elektorer och ersättare, antalet baseras på antal anställda vid respektive institution.
Elektorerna är röstberättigade vid elektorsförsamlingen som väljer ledamöterna.
Elektorsförsamlingen sammanträder minst två gånger. Till det första mötet är rektor eller
den rektor utser sammankallande. Där utser församlingen inom sig en ordförande och en
vice ordförande, en valberedning och en ordförande i valberedningen. Inför
elektorsförsamlingens andra möte tar valberedningen fram förslag på kandidater.
Ledamöterna i elektorsförsamlingen kan föreslå andra kandidater. De personer som får flest
6

Dnr 2012/366 Version 1.0
röster är valda till ledamöter i styrelsen. Elektorsförsamlingens sammanträden protokollförs,
protokollen diarieförs.
I verksamhetsplanen finns en planering för styrelsens arbetsår. Den utgör underlag för
respektive dagordning där också andra frågor tillkommer. Dagordning för respektive
styrelsemöte behandlas på RBMX innan den fastställs. Kallelse med dagordning och
tillhörande handlingar skickas till styrelseledamöterna tio dagar innan styrelsemötet, både
via e-post och papperspost. Tio dagar innan mötet skickas också föredragningslista till lokala
media och läggs ut på miun.se. Föredragningslistan anslås på universitetet. Handlingarna
som skickas med kallelsen är antingen redan diarieförda i ett ärende, blir det efter beslut är
taget i styrelsen (då de upprättas) eller är av informationskaraktär och diarieförs inte.
Dagordningen diskuteras ytterligare på ett slutmöte mellan rektor, universitetsdirektör,
styrelseordförande och jurist/sekreterare ca en vecka innan styrelseutskicket. Då får
dagordningen sin slutgiltiga form.
Styrelsemötet protokollförs. Protokollet justeras och bevaras på papper. Protokollen
diarieförs i ett samlingsärende per år. För beslutsärendena läggs hela protokollet in i
respektive ärende i diariet med en markering vid aktuell punkt. Kopior på anteckningarna
läggs ut på miun.se och skickas till styrelsens ledamöter.
Delprocess: Administrera rektors beslutsmöte
Vilka beslut som fattas av rektor respektive universitetsstyrelse framgår av
högskoleförordning respektive universitetets arbetsordning.
Rektors beslutsmöte äger normalt sett rum en gång per vecka. I mötet deltar rektor,
prorektor, universitetsdirektör, studentrepresentant och en handläggare från
ledningsstödsfunktionen vid universitetsledningens kansli.
Veckan före mötet lämnas ärenden in från handläggare i verksamheten till utsedd
handläggare vid universitetsledningens kansli. Ärendet består av en ifylld mall för
rektorsbeslut som finns på hemsidan samt bilagor. Ärendet granskas av ansvarig
handläggare som bedömer om det är skickat till rätt instans, dvs om rektor ska fatta beslut i
ärendet eller om det egentligen är ett ärende för universitetsdirektör, dekan etc.
Granskningen kan också resultera i att ärendet inte ska tas upp, att det kan behöva
omarbetas eller att det inte har rätt karaktär för ett rektorsbeslut. Om ärendet ska beslutas på
mötet kan det krävas en reviderad skrivning/beslutsformulering. Beslutsformuleringen kan
ändras av handläggaren på universitetsledningens kansli eller återremitteras till ordinarie
handläggare.
Ärendena till beslutsmötet skickas tillsammans med kallelse och dagordning per e-post till
de som deltar i mötet, fackliga parter och diariet. Diariet anslår dagordningen.
7

Dnr 2012/366 Version 1.0
Efter mötet görs de justeringar som krävs mot bakgrund av diskussionerna under
beslutsmötet i respektive beslutsmall och rektor undertecknar besluten. Besluten expedieras
(skickas till berörda) av sekreterare på Ledningsstöd. Diariet diarieför respektive ärende
(beslut och bilagor). Sekreterare på Ledningsstöd skriver minnesanteckningar som är en
sammanfattning av besluten. Anteckningarna bevaras på papper.
Mötesgrupperingen finns också i formen RBMX. Det är en friare mötesform där handläggare
kan annonsera frågor som kommer att komma upp på RBM. Inga beslut fattas på RBMX som
hålls i anslutning till RBM. Mötet är ett sätt för bl a universitetsledningens kansli att föra en
regelbunden dialog med rektor. Inga anteckningar förs.
Delprocess: Administrera universitetsdirektörens beslutsmöte
Vika beslut som fattas av universitetsdirektör framgår av universitetets arbetsordning.
Universitetsdirektörens (UD) beslutsmöte (UBM) äger normalt sett rum en gång per vecka.
På mötet deltar universitetsdirektör, jurist, studentrepresentant och UD:s sekreterare.
Veckan före mötet lämnas ärenden in från olika handläggare på förvaltningen till UD:s
sekreterare. Ärendet består av en ifylld mall för UD-beslut som finns på hemsidan samt
bilagor. Ärendet granskas av sekreteraren som bedömer om det är skickat till rätt instans,
dvs om universitetsdirektör ska fatta beslut i ärendet eller om det är ett ärende för t ex
rektor. Granskningen kan också resultera i att ärendet inte ska tas upp, att det kan behöva
omarbetas eller att det inte har rätt karaktär för ett UD-beslut. Om ärendet ska beslutas på
mötet kan det krävas en reviderad skrivning/beslutsformulering. Beslutsformuleringen kan
ändras av sekreteraren eller återremitteras till ordinarie handläggare.
De ärenden som ska beslutas på beslutsmötet skickas tillsammans med kallelse och
dagordning per e-post till de som deltar vid mötet, fackliga parter och diariet. Diariet anslår
dagordningen.
Efter mötet görs de justeringar som krävs mot bakgrund av diskussionerna under
beslutsmötet i respektive beslutsmall och universitetsdirektör undertecknar besluten.
Besluten expedieras (skickas till berörda) av UD:s sekreterare. Diariet diarieför respektive
ärende (beslut och bilagor). Sekreterare skriver minneanteckningar som är en
sammanfattning av besluten. Anteckningarna bevaras på papper.
Delprocess: Administrera rektors ledningsgrupp
Rektors ledningsgrupp (RLG) består av rektor, prorektor, dekaner, universitetsdirektör och
överbibliotekarie. RLG är en ledningsgrupp som tar ansvar för det strategiska
utvecklingsarbetet vid universitetet och gör prioriteringar. RLG fattar inga formella beslut.
8

Dnr 2012/366 Version 1.0
Att presentera något på RLG är ett sätt för handläggare att förankra en fråga hos ledningen
och få feedback.
RLG sammanträder varannan vecka och kallelse med tillhörande dagordning och handlingar
skickas till deltagarna veckan före av ansvarig handläggare på Ledningsstöd. Handläggaren
bereder respektive ärende och dirigerar om ärenden som hör hemma i ett annat forum eller
behöver utredas ytterligare. Under mötet presenterar respektive handläggare ”sitt” ärende.
Minnesanteckningar förs och bevaras på papper. Inget ärende diarieförs i detta skede
eftersom det antingen redan är ett ärende i diariet eller blir det i ett senare skede, eller så
avförs ärendet efter diskussionen i RLG och diarieförs aldrig.
Delprocess: Administrera Chefsforum
I Chefsforum ingår rektor, prorektor, universitetsdirektör, överbibliotekarie, dekaner,
prefekter, avdelningschefer från förvaltning och bibliotek samt tre studentrepresentanter.
Chefsforum träffas fyra gånger per år och mötena är av tematisk karaktär och rör
universitetsövergripande frågor. Sekreterare på ledningsstödsfunktionen vid
universitetsledningens kansli skickar kallelse till deltagarna med eventuella bilagor.
Minnesanteckningar förs och bevaras på papper.
Delprocess: Administrera fakultetsnämnder
En fakultetsnämnd är en nämnd som ansvarar för forskning och utbildning på
forskarnivå. Fakultetsnämnden ansvarar också för utbildning på grund- och avancerad
nivå.
Mittuniversitetet har två fakulteter, Fakulteten för humanvetenskap (HUV) och Fakulteten
för naturvetenskap, teknik och medier (NMT). För att sköta fakultetsnämndernas
administration finns två fakultetskanslier. Under nämnderna sorterar ett antal
institutioner. Fakultetsnämnderna har ett övergripande ansvar för kvalitet och
kvalitetsutveckling av innehållet i fakultetens verksamhet. En fakultetsnämnd har också ett
övergripande ansvar för pedagogisk utveckling inom fakulteten.
Fakultetsnämnden består av 11 ledamöter, dekan/ordförande, fem vetenskapligt kompetenta
lärare inom fakultetsnämndens ansvarsområde, två externa personer som är vetenskapligt
kompetenta eller annars lämpliga för uppdraget samt tre representanter för studenterna.
Studentkårerna utser gemensamt studentrepresentanter. Övriga ledamöter väjs vid valmöten
av lärare inom fakultetsnämndens ansvarsområde. Mandatperioden är tre år. Hur valet ska
gå till framgår av valföreskriften som tas fram inför varje val och fastställs av rektor.
Konstituerande möte och valmöte protokollförs, diarieförs och bevaras.
9

Dnr 2012/366 Version 1.0
Fakultetsnämnden sammanträder fyra gånger per termin. Kallelse och föredragningslista
skickas till ledamöterna sju dagar innan sammanträdet. Mötena protokollförs, protokollen
diarieförs och bevaras. Utdrag diarieförs i respektive ärende och samlade protokoll per möte
diarieförs årsvis.
Vilka beslut rektor har delegerat till fakultetsnämnderna framgår av universitetets
arbetsordning, därutöver kan universitetsstyrelse och rektor ge nämnderna uppdrag i
särskilda frågor. Delegationen gäller t ex fastställande av fakultetens långsiktiga
övergripande strategier och handlingsplaner, fastställande av rambudget, beslut om
antagande av docent, inrättande av ämneskollegier och ämnesföreträdare, m m. Nämnderna
kan också vara beredande i ärenden där beslut tas av rektor eller universitetsstyrelse. I
respektive verksamhetsprocess eller stödprocess framgår när fakultetsnämnden fattar beslut
eller bereder ärenden.
Fakultetsnämnderna har ett antal beredningsorgan. Båda nämnderna har ett anställningsråd,
ett forskarutbildningsråd och ett grundutbildningsråd. Fakulteten för humanvetenskap har
även ett lärarutbildningsråd.
Anställningsrådets uppgifter är till huvudsak att besluta om förslag till innehavare av
anställning som professor och lektor, förslag till innehavare av titeln docent, förslag till
ämnessakkunniga vid tillsättning av professorsanställningar samt att besluta om sakkunniga
för beredning av anställning som lektor och antagande av docent. Närmare beskrivningar av
rekryteringsprocesserna finns under 2.2.1.
Forskarutbildningsrådets uppgifter är i huvudsak att besluta om förslag beträffande
utbildning på forskarnivå, besluta om innehåll i kurser och kursplaner, etablering av kurs,
huvudhandledare och biträdande handledare för forskarstuderande, allmänna och
individuella studieplaner, antagning till forskarutbildning m m. Närmare beskrivningar av
processerna rörande forskarutbildning finns under 4. Utbildning på forskarnivå.
Grundutbildningsrådets uppgifter är i huvudsak att besluta om revidering av innehåll i
utbildningsplaner, lämna förslag om innehåll i utbildningsplaner för nya utbildningar, ge
direktiv till ämneskollegier beträffande innehåll i kursplaner m m. För HUV finns även ett
lärarutbildningsråd (LÄR) som hanterar i princip samma frågor som grundutbildningsrådet
men enbart rörande lärarutbildningen. I LÄR finns ledamöter från båda fakulteterna
representerade. Närmare beskrivningar av processerna rörande utbildningsutbudet finns
under 3.1Utforma och hantera utbildningsutbud
Sammanträdena protokollförs, protokollen bevaras tillsammans med de handlingar som
hänvisas till och som behövs för förståelsen av respektive ärende. Handlingar som råden har
tagit del av endast i informationssyfte gallras vid inaktualitet.
10

Delprocess: Administrera dekanus beslutsmöte
Dnr 2012/366 Version 1.0
Dekan utses av rektor för en tid av tre år. Dekan är ordförande i fakultetsnämnden och chef
för fakulteten. Prodekan är dekanens ställföreträdare och utses av rektor, efter förslag från
dekan, på en period om tre år.
Dekanus beslutsmöte består av dekan, vice ordförande i fakultetsnämnden (enbart NMT)
och en studentrepresentant från fakultetsnämnden. Vid NMT-fakulteten adjungeras vid
behov respektive ordförande i grundutbildningsrådet, anställningsrådet och
forskarutbildningsrådet. Vilka ärenden dekan fattar beslut om framgår av universitetets
arbetsordning. Det gäller bl a att utse prefekter, besluta om anställning av lärare förutom
professor. besluta om fakultetens medel och fördelning av resurser, utse ordförande,
opponent och betygsnämnd vid disputation m m. Dekanus beslutsmöte får också avgöra
brådskande ärenden för fakultetsnämnd då nämnden inte hinner sammanträda och det inte
är lämpligt att avgöra beslutet genom meddelanden mellan dekan och så många ledamöter
som behövs för beslutsförhet. Beslut som fattas enligt detta förfarande anmäls vid
fakultetsnämndens nästa sammanträde.
Dekanbeslut upprättas enligt en mall. Samtliga dekanbeslut med bilagor diarieförs och
bevaras i respektive ärende. Besluten expedieras (skickas till berörda) av fakultetskansliet.
Delprocess: Administrera dekanus ledningsgrupp
I dekanens ledningsgrupp sitter dekan, prodekan, kanslichef och fakultetens samtliga
prefekter. Mötet är en form av informationsmöte där aktuella frågor diskuteras, där förs inga
minnesanteckningar. I de fall ett beslut behöver tas går ärendet till dekanus beslutsmöte
Delprocess: Administrera institutionsstyrelser
Enligt 2 kap 6 § högskolelagen ska beslut fattas av personer med vetenskaplig eller
konstnärlig kompetens om besluten kräver en bedömning av uppläggning, genomförande
eller kvalitet i utbildningen eller organisation av eller kvalitet i såväl forskningen som det
konstnärliga utvecklingsarbetet. Om bedömningen ska göras av en grupp av personer ska
majoriteten i gruppen ha vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Institutionsstyrelsen är
en sådan grupp och består av minst 9 ledamöter Institutionsstyrelsens ledamöter utses
genom val, utom ordföranden som är prefekten. Mandatperioden är 3 år.
Institutionsstyrelsen ska besluta om övergripande frågor avseende institutionens verksamhet
i enlighet med de visioner, mål och strategier som beslutats av universitetsstyrelse, rektor
eller fakultetsnämnd.
Institutionsstyrelsens sammanträden består till stor del av informationspunkter och fungerar
som en kanal för prefekten för att nå ut i organisationen och för att hämta in information.
11

Dnr 2012/366 Version 1.0
Institutionsstyrelsen kan också vara beredande i ärenden som sedan beslutas t ex av
fakultetsnämnd. Institutionsstyrelsen fattar då beslut om ett förslag till beslut.
Kallelse och föredragningslista med bilagor skickas till ledamöterna sju dagar före
sammanträde. Handlingarna gallras vid inaktualitet. Institutionsstyrelsens sammanträden
protokollförs och diarieförs årsvis i samma ärende, bilagor följer med protokollet då de är
relevanta för förståelsen av ärendet. I de fall institutionsstyrelsen fattar beslut i ett enskilt
ärende diarieförs protokollsutdrag även i det aktuella ärendet i diariet.
Delprocess: Administrera universitetsövergripande råd
De rådgivande organ som hanterar specifika frågor, t ex biblioteksrådet, redovisas under
respektive verksamhet. Här redovisas den typen av universitetsövergripande råd som
hanterar frågor av varierande karaktär, t ex det studieadministrativa rådet (STUR) som
hanterar frågor rörande bl a examen och antagning. Ett råd fattar inga beslut utan utreder
och bereder ärenden som sedan kan beslutas av andra, t ex rektor eller universitetsdirektör.
Protokollen bevaras. Huruvida protokollen diarieförs eller inte varierar mellan olika råd.
12

Dnr 2012/366 Version 1.0
1.2 Planera, utforma organisation och fördela ansvar och arbete
Delprocess: Hantera verksamhetsplan
Mittuniversitetet har en övergripande verksamhetsplan (VP) som visar helheten av
universitetets planering inför nästkommande år. Därutöver finns på underliggande nivåer
verksamhetsplaner för förvaltning respektive bibliotek.
Den övergripande verksamhetsplanen innehåller i korthet: allmänna förutsättningar för
verksamheten nästkommande år, mål och målvärden (formulerade bl a i Mittuniversitetets s
k kvalitetsindex), styrelsens särskilda uppdrag till rektor, planerade åtgärder med anledning
av riskanalys, uppdrag från rektor till fakulteter, förvaltning och bibliotek samt en
övergripande budget för hela Mittuniversitetet.
Delar av verksamhetsplanen beslutas av universitetsstyrelsen i december. Dessa delar är
universitetsstyrelsens särskilda uppdrag till rektor samt den övergripande budgeten. Övriga
delar av VP:n beslutas av rektor efter styrelsens beslut.
Arbetet med VP leds av universitetsledningens kansli i samarbete med ekonomiavdelningen.
Underlag inhämtas från övriga organisationen. De underliggande verksamhetsplanerna för
förvaltning och bibliotek hanteras och beslutas vid respektive enhet.
Övergripande VP, bibliotekets VP och förvaltningens VP diarieförs och bevaras. Underlag
gallras vid inaktualitet.
Delprocess: Hantera budget
I september redovisar regeringen budgetpropositionen för nästkommande år och även ett
flerårsperspektiv. Information från propositionen återkommer i regleringsbrevet för
kommande år, vilket distribueras i december. Propositionen används som underlag för
utarbetande av universitetets budget.
Förvaltningen utarbetar förslag till ekonomiska planeringsförutsättningar vilka behandlas i
rektors ledningsgrupp (RLG). Paneringsförutsättningarna beslutas av rektor.
Ekonomiavdelningen skickar förfrågningsunderlag till institutioner, fakulteter, bibliotek och
förvaltning för inhämtning av underlag för budget. Underlaget sammanställs och
ekonomiavdelningen upprättar preliminära budgetanvisningar för institutionerna och
slutliga budgetanvisningar för bibliotek, fakulteter och förvaltning. Av de preliminära
budgetanvisningarna framgår den preliminära fördelningen av medel på respektive enhet.
Institutionerna tar fram indata utifrån de preliminära anvisningarna och lämnar till
13

Dnr 2012/366 Version 1.0
ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen gör justeringar och utarbetar slutgiltiga
budgetanvisningar vilka kommuniceras till institutionerna. Respektive enhet
(institutionsstyrelse, fakultetsnämnd, överbibliotekarie för biblioteket och
universitetsdirektör för förvaltningen) fastställer förslag till budget utifrån
budgetanvisningarna.
Förslag till budget diskuteras i budgetdialoger. Fakulteter, bibliotek och förvaltning
genomför budgetdialog med rektor som efter eventuella ändringar fastställer budget i ett
rektorsbeslut. Institutionerna genomför dialoger med respektive fakultet där möjliga vägar
diskuteras och instruktioner lämnas. I de fall justeringar behöver göras i budgetförslag görs
det genom ett beslut av dekan.
Ekonomiavdelningen konsoliderar budget på universitetsnivå genom att sammanställa
budgetförslagen och komplettera dem med bl a information från campusservice angående
lokalkostnader, information från ekonomiavdelningen angående avskrivningar och
sammanställningar från universitetsledningens kansli av uppskattningar av antalet
helårsstudenter och helårspresterande som kommer in från institutionerna.
Ekonomiavdelningen gör nödvändiga justeringar i de budgetar som lämnats in och utarbetar
den slutliga budgeten för hela Mittuniversitetet. Universitetsstyrelsen fattar beslut om slutlig
budget, vilken ingår i verksamhetsplanen för angivet år.
Budgetunderlaget, vilket är en treårsbudget, ska enligt förordningen om årsredovisning och
budgetunderlag (FÅB) lämnas till regeringen (utbildningsdepartementet) i februari.
Budgetunderlaget innehåller bokslut från föregående år, budget för innevarande år och
prognoser för de kommande 3 åren.
Delprocess: Hantera övrigt planeringsarbete
Häri ingår t ex arbete med utbildningsstrategi och forskningsstrategi samt andra
övergripande strategiska styrdokument. Processen ser annorlunda ut beroende på viken typ
av planeringsarbete det gäller. Vissa övergripande styrdokument beslutas av rektor, andra i
universitetsstyrelsen. Inom respektive fakultet kan det röra sig om dekanbeslut,
prefektbeslut, beslut i fakultetsnämnd eller institutionsstyrelse. Dessutom behandlas
dokumenten av olika organ under arbetets gång, beroende på vad det rör.
Slutdokumentationen, själva styrdokumenten med tillhörande handlingar, och beslut
bevaras och diarieförs alltid. Arbetsmaterial gallras vid inaktualitet.
Delprocess: Genomföra intern styrning och kontroll
Enligt förordningen om intern styrning och kontroll skall varje myndighet genomföra en
riskanalys varje år. Det gäller risker rörande bl a kvalitet och ekonomiska förutsättningar
14

Dnr 2012/366 Version 1.0
Analysen görs genom att handläggare på universitetsledningens kansli (UK) skickar ut
instruktioner och mallar för analysen till varje avdelning eller motsvarande. Utifrån
underlaget gör varje avdelning en analys som skickas tillbaka till UK och sammanställs. Den
sammanfattande analysen fastställs av universitetsstyrelsen, diarieförs och bevaras.
Underlaget gallras efter att nästa års riskanalys har genomförts. När de risker som
identifieras i analysen åtgärdas redovisas de skriftligen för styrelsen och diarieförs i samma
ärende som analysen.
Delprocess: Utforma organisation och fördela ansvar och arbete
Häri ingår organisationsplaner, dokumentation från omorganiseringar, arbetsordningar,
beslutsordningar, etc. Processen ser annorlunda ut beroende på viket styrdokument det
gäller. Vissa övergripande styrdokument beslutas av rektor, andra i universitetsstyrelsen.
Inom respektive fakultet kan det röra sig om dekanbeslut, prefektbeslut, beslut i
fakultetsnämnd eller institutionsstyrelse. Dessutom behandlas dokumenten av olika organ
under arbetets gång, beroende på vad det rör. Slutdokumentationen, själva styrdokumenten
med tillhörande handlingar, och beslut bevaras och diarieförs alltid. Arbetsmaterial gallras
vid inaktualitet.
15

1.3. Följa upp verksamheten
Delprocess: Göra årsredovisning
1.3.1. Genomföra uppföljning
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet ska enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB)
lämna en årsredovisning till regeringen (utbildningsdepartementet) i februari.
Årsredovisningen består av en resultatredovisning och en ekonomisk redovisning.
Årsredovisningsprocessen initieras i mitten av september då universitetsledningens kansli,
UK, sammanställer återrapporteringskrav enligt ”instruktionen” dvs högskolelagens kap 1
samt ur regleringsbrev, förordning om årsredovisning och budgetunderlag samt
diskussionspunkter som universitetsledningen anser väsentliga att redovisa till regeringen.
Allt detta vidareförmedlas till ledningsfunktioner på universitetet och till berörda inom
förvaltningen.
I mitten av oktober initierar UK arbetet med forskningsredovisning och kvalitetsenkät.
Respektive fakultetsnämnd skickar i början/mitten av november en begäran om
inrapportering i forskningsdatabasen samt en kvalitetsenkät till prefekter och
institutionernas forskningssamordnare. Institutionernas svar utgör dels underlag för
fakultetsnämndernas planering av forskning och forskningsresurser, dels underlag för att
redovisa aktuella frågeställningar motiverade av återrapporteringskrav m m.
Resultat från forskningsredovisningen sammanställs av fakultetskanslierna och
vidarebefordras till UK. Vilken information i forskningsdatabasen som har utgjort underlag
för sammanställningen redovisas genom en datering i forskningsdatabasen. Enkätsvaren
skickas senast den 15 december till UK och sammanställs där inför det fortsatta arbetet med
resultatredovisningen. Enkätsvaren gallras vid inaktualitet.
Under november begär UK in underlag och analyser från olika specialistfunktioner, såsom
personalavdelningen, handläggaren för lika villkor, samverkansansvarig, handläggare för
internationalisering, bibliotekschef m fl. Avrapportering till UK skall ske senast i mitten av
december.
En stor del av sammanställningsarbetet av det kvantitativa underlaget sker i
ledningsinformationssystemet LISA vars kommersiella namn är Diver Solution. Där
sammanställs information från DIVA (publikationer), LADOK (studenter), NyA (antagning),
Palasso (Personal), Agresso (ekonomi) och Forskningsdatabasen. Systemet svarar på
frågorna ”Hur många?” och ”Hur mycket?” t ex när det gäller information om antalet
antagna studenter m m. Ingen unik information skapas i LISA, allt hämtas ur
verksamhetssystemen. De sammanställningar som används i årsredovisningen bevaras på
16

papper i själva årsredovisningen. Övriga sammanställningar och
sammanställningsmöjligheter gallras vid inaktualitet.
Arbetet med att sammanställa uppgifter exklusive ekonomisk redovisning enligt
återrapporteringskrav m m pågår november-december inom i princip alla
organisationsenheter.
På styrelsemötet i december informeras styrelsen om årsredovisningsarbetet.
Dnr 2012/366 Version 1.0
Under början av december lämnar ekonomiavdelningen ut bokslutsanvisningar till
institutionerna för kommande årsbokslut.
Efter årsskiftet, sedan databaserna stängts mellan den 10 och 15 januari, hämtas statistik och
andra uppgifter ur Ladok och Palasso med hjälp av ledningsinformationssystemet LISA.
Ekonomiredovisningssystemet Agresso stängs för transaktioner (för det verksamhetsår som
skall avrapporteras) omkring den 10 januari, varefter ekonomiavdelningen utarbetar
bokslutet. Arbetet med bokslutet pågår under januari, därefter påbörjas
ekonomiavdelningens arbete med den ekonomiska redovisningen till årsredovisningen.
Inrapporterade uppgifter till resultatredovisningen, dvs underlag från
specialistfunktionerna, enkätsvar, statistik m m skrivs samman av UK till en preliminär
version av årsredovisning. Den skickas till universitetsstyrelsen och till ledningsfunktioner
inom Mittuniversitet.
Större frågor eller problemområden i arbetet redovisas och diskuteras i rektors
ledningsgrupp, RLG i mitten av januari och i mitten av februari inför färdigställandet av den
slutliga versionen. Presentation för personalorganisationerna i CSG (centrala
samverkansgruppen) sker under första hälften av februari.
Utifrån diskussionerna i RLG och på basis av kommentarer från universitetsstyrelsen m fl
revideras resultatredovisningen och kompletteras med all ekonomisk redovisning (resultat-
och balansräkning och tabeller) till årsredovisningen. En slutversion skickas till styrelse,
fakultetsnämnder, institutioner, avdelningar etc enligt sändlistan för universitetsstyrelsens
möten.
Vid styrelsemötet i februari fattar styrelsen beslut om den samlade årsredovisningen varefter
UK gör eventuella justeringar. Årsredovisningen skall vara Utbildningsdepartementet,
Riksrevisionen (och ett antal andra myndigheter) till handa i slutet av februari. I utskicket
ska ingå ett uttalande från studentkårerna. Till Riksrevisionen bifogas ett uttalande från
myndigheten undertecknat av rektor.
17

Dnr 2012/366 Version 1.0
Riksrevisionen reviderar såväl resultatredovisningen som den ekonomiska redovisningen
och gör sedan en revisionsberättelse som skickas till regeringen med kopia till
Mittuniversitetets styrelse. Information om denna lämnas på närmast liggande styrelsemöte.
Vid större fel avlämnar Riksrevisionen en revisionsrapport till styrelsen, vilken styrelsen
sedan behandlar. Ekonomiavdelningen rapporterar resultatet till statsredovisningen via
HERMES (se 2.3.5.) Ekonomisk redovisning skickas även till Högskoleverket.
Den färdiga årsredovisningen trycks och distribueras enligt sändlista. Årsredovisningen
läggs också på Mittuniversitetets webb.
Delprocess: Hantera underlag för ekonomisk redovisning
Reskontran (specifikation av bokföringen med konto för varje individuell kund och
leverantör), och grundbokföringen (de ekonomiska händelserna i
registreringsordning/kronologisk ordning) lagras i ekonomisystemet Agresso. Huvudboken
(de ekonomiska händelserna bokförda i en systematisk ordning) skrivs ut och bevaras i
pappersform. Bokslutsbilagor per balanskonto upprättade i samband med årsbokslut
bevaras i pappersform.
Delprocess: Göra kvartalsbokslut och delårsbokslut
Mittuniversitetet gör kvartalsbokslut och delårsbokslut till vilka det upprättas
bokslutsbilagor per balanskonto, kvartalsrapport och delårsrapport. Universitetet har inga
krav på sig att lämna en kvartalsrapport eller delårsrapport (resultat- och balansräkning) till
regeringen utan den görs som en intern uppföljning. Delårsrapporten (halvår) rapporteras
till universitetsstyrelsen. Delårsrapport och kvartalsrapport diarieförs och bevaras.
Bokslutsspecifikationer per balanskonto för delår och kvartal gallras efter 13 år.
Delprocess: Hantera kvalitativ verksamhetsuppföljning
Häri ingår hanteringen av universitetets interna enkäter (t ex serviceenkäten som riktar sig
till samtliga medarbetare på universitetet och gäller förvaltningens arbete och nöjd
studentindex som riktar sig mot studenterna), kvalitetsrapportering till Högskoleverket och
andra myndigheter, etc. Processen ser annorlunda ut beroende på viken typ av uppföljning
det gäller. Slutdokumentation/slutrapport/sammanställning etc och eventuella beslut
bevaras och diarieförs alltid. Arbetsmaterial/underlag gallras vid inaktualitet.
Fakultetskanslierna håller verksamhetsdialoger med institutionerna. Där diskuteras
ekonomisk uppföljning och verksamhetsuppföljning rörande utbildning på grund- och
avancerad och forskarnivå, forskning m m. Vid dialogerna medverkar dekan, kanslichef och
berörda handläggare från fakultetskansliet och prefekter, grundutbildningssamordnare mf l
berörda från respektive institution.
18

Delprocess: Hantera nyckeltal
1.3.2. Bedriva internrevision
Internrevisionen är ett av styrelsens instrument för att utvärdera effektiviteten,
ändamålsenligheten och säkerheten i den interna styrningen och kontrollen. Vid
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet består internrevisionen av en anställd chef för internrevisionen som arbetar
på uppdrag av universitetsstyrelsen. Internrevisionen får inte delta operativt i verksamhet
som omfattas, eller kan komma att omfattas av internrevision.
Arbetet med internrevisionen utgår från Internrevisionsförordningen (2006:1228) och
Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) föreskrifter till denna. Universitetsstyrelsen har fastställt
riktlinjer för internrevisionen där syfte, befogenhet och ansvar för internrevisionen framgår.
Internrevisionsprocessen börjar med en analys av risken för väsentliga fel i verksamheten.
Grunden för analysen är Mittuniversitetets riskanalys enlig FISK (förordningen om intern
styrning och kontroll). Internrevisionens analys dokumenteras inte. Analysen stäms av med
universitetsdirektör.
Analysen utgör underlag för en revisionsplan som upprättas årligen. Planen fram av chefen
för internrevisionen, stäms av med universitetsdirektör och beslutas i universitetsstyrelsen.
Av planen framgår vad internrevisionen kommer att granska under året. Eventuella
ändringar i planen beslutas av rektor och rapporteras till universitetsstyrelsen.
Chefen för internrevisionen genomför beslutade granskningar och skriver en rapport för
varje granskning. Kommentarer från ansvarig chef för den granskade verksamheten finns
med i rapporten. Rapporten delges styrelsen och diarieförs och bevaras. Underlaget till
rapporten/granskningen hålls ordnat i en akt för varje granskning hos chefen för
internrevisionen. I rapporten föreslås eventuella åtgärder för granskad verksamhet. De
åtgärder som ska genomföras beslutas i styrelsen och framgår av styrelseprotokollet.
Protokollsutdrag diarieförs i samma ärende som rapporten. Genomförandet av respektive
åtgärd genererar ett nytt, eget ärende i diariet och diarieförs på den beteckning dit
verksamheten hör.
Internrevisionen arbetar också med rådgivning och stöd till verksamheten, Ett
rådgivningsärende genererar en rapport som diarieförs och bevaras. Underlaget gallras vid
inaktualitet.
Internrevisionens arbete sammanfattas i en årsrapport som delges universitetsstyrelsen,
diarieförs och bevaras.
ESV granskar internrevisionens verksamhet med utgångspunkt i en årlig enkät och
tillsynsbesök. MIUN:s enkätsvar och rapport från tillsynen diarieförs och bevaras.
19

Dnr 2012/366 Version 1.0
1.4. Förhandla och samverka med personalorganisationer
Samverkan med personalorganisationer sker enligt ett lokalt avtal om samverkan för
utveckling samt rekommendationer för tillämpning av avtalet. I dokumenten framgår vilka
frågor som skall samverkas, det kan t ex vara organisationsfrågor, kompetensutveckling,
arbetsmiljö, personalärenden, rekrytering m m. Detta sker på olika nivåer genom
medarbetarsamtal för individen, arbetsplatsträffar (APT) för arbetsgruppen, lokala
samverkansgrupper (LSG) för institutioner/avdelningar och en central samverkansgrupp
(CSG) för myndigheten. Frågor som inte kan lösas inom LSG går vidare till CSG. Vid
oenighet i CSG övergår samverkansformen till förhandling enligt MBL § 14.
Vissa frågor måste förhandlas enligt MBL och faller inte inom ramen för samverkansavtalet.
Det kan t ex gälla löneförhandlingar, uppsägning på grund av arbetsbrist eller av personliga
skäl samt anställningsärenden.
Att samverka och förhandla är aktiviteter som ingår i flera av Mittuniversitetets processer.
Under respektive process beskrivs i vilket sammanhang och i vilket forum en fråga
samverkas eller förhandlas.
20

1.5. Hantera remisser, enkäter och förfrågningar
Delprocess: Hantera remisser
Dnr 2012/366 Version 1.0
Remisser kommer in per post eller e-post till diariet. Registrator diarieför inkommen remiss
och skickar till rätt handläggare om det står klart vem det är. Ifall det inte står klart vilken
handläggare som skall svara på remissen tas frågan till beredningsgruppen där registrator
sitter med. Där avgörs vem som ska svara på remissen och registrator skickar remissen
vidare tillsammans med ett e-postmeddelande där sista svarsdatum framgår. Sekreterare vid
ledningsstöd för en lista/excelfil över vilka remisser som är under handläggning och när sista
svarsdatum är, respektive viket datum ärendet skall behandlas på rektors beslutsmöte
(RBM).
Handläggare lämnar in remissvar, ärendet behandlas och beslutas på RBM och rektor skriver
under remissvaret/yttrandet som diarieförs och skickas till remitterande myndighet. I de fall
remissvaret lämnas in för sent av handläggare fattar rektor beslut om att godkänna
remissvaret utanför RBM och undertecknar remissvaret. Rör remissen en ämnesspecifik
fråga kan dekan i undantagsfall godkänna remissvaret och skriva under ett missivet.
Handlingarna diarieförs och skickas till remitterande myndighet.
Delprocess: Hantera enkäter
Enkäter ställda till myndigheten kommer in via diariet. Registrator diarieför enkäten och
skickar till handläggare som svarar på enkäten. Råder det osäkerhet om vem som ska svara
går enkäten via beredningsgruppen som avgör det och registrator skickar enkäten vidare.
Om det går att skriva ut en kopia på enkätsvaren gör handläggare det och skickar till
registrator för diarieföring, i annat fall gallras MIUN:s svar vid inaktualitet. Registrator
noterar i diariet att handläggare har svarat på enkäten och avslutar ärendet. I de fall enkäter
skickas till myndigheten via en enskild handläggare ansvarar handläggaren för att skicka
enkät och eventuellt enkätsvar till diariet för diarieföring.
Delprocess: Hantera förfrågningar
Allmänt övergripande eller svårdefinierade förfrågningar som kommer in till myndigheten
diarieförs tillsammans med svaret. Förfrågningar av tillfällig och ringa karaktär gallras vid
inaktualitet och diarieförs inte. Övriga förfrågningar diarieförs under den beteckning/den
process dit ärendet hör.
21

1.6. Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete
Rektor har det övergripande arbetsmiljöansvaret. Chefer har efter delegering
Dnr 2012/366 Version 1.0
arbetsmiljöansvaret på sina enheter. På varje institution/avdelning utser facket ett
skyddsombud och på varje campusort finns ett huvudskyddsombud. Skyddsombuden
företräder de anställda i arbetsmiljöfrågor och skall verka för att arbetsgivaren uppfyller
kraven i arbetsmiljölagen.
Delprocess: Bedriva myndighetsövergripande arbetsmiljöarbete
Mittuniversitetets centrala skyddskommitté består av de tre huvudskyddsombuden,
personalchef, representanter för respektive fackförbund, arbetsmiljöhandläggare, chef för
campusservice, studerandeombud och universitetsdirektör som också är skyddskommitténs
ordförande. Skyddskommittén är det beredande organ som skall vara Mittuniversitetets stöd
i att skapa en god arbetsmiljö. I skyddskommittén samverkas de arbetsmiljöfrågor som rör
hela Mittuniversitetet. Lokala frågor angående arbetsmiljö samverkas i LSG (se 1.5.), när de
lokala arbetsmiljöfrågorna inte kan lösas på lokal nivå lyfts de till den centrala
skyddskommittén. Skyddskommittén ansvarar för årlig planering och uppföljning av
arbetsmiljöarbetet, kartläggning och riskbedömning samt att ta fram checklistor och
handlingsplaner. Skyddskommittén behandlar även frågor rörande
rehabiliteringsverksamhet. Samtliga styrdokument; rapporter, policys, rutinbeskrivningar m
m som skyddskommittén tar fram diarieförs och bevaras.
Skyddskommitténs möten protokollförs, protokollen diarieförs och bevaras.
Delprocess: Se över den psykosociala arbetsmiljön
Vid behov genomförs en psykosocial arbetsmiljörond. Resultat av arbetsmiljöronden
diarieförs och bevaras, underlag gallras vid inaktualitet.
Delprocess: Se över den fysiska arbetsmiljön
Den fysiska arbetsmiljön kontrolleras genom skyddsronder som genomförs av respektive
skyddsombud och en arbetsgivarrepresentant. Att skyddsronder skall genomföras initieras
av arbetsgivarparten. Institutioner, fakulteter och bibliotek ansvarar för att genomföra
respektive skyddsrond medan Campusservice initierar arbetsmiljöronder för generella och
allmänna lokaler samt för förvaltningen. Campusservice skickar även en påminnelse till
institutioner, fakulteter och bibliotek när det är dags att genomföra skyddsronderna. Under
respektive skyddsrond fylls blanketten ”riskbedömning arbetsmiljö” i.
22

1.7. Hantera frågor rörande lika villkor
Vid Mittuniversitetet benämns arbetet utifrån diskrimineringslagen med
Dnr 2012/366 Version 1.0
diskrimineringsgrunderna kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion
eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder för ”lika
villkor”.
Grunden i lika villkorsarbetet är en Strategi för lika villkor som beslutas av Mittuniversitetets
styrelse. Utifrån den utarbetas en Handlingsplan för lika villkor. Handlingsplanen samverkas i
CSG och beslutas av Rektor. På detta följer också ett Handlingsprogram mot diskriminering och
trakasserier som också beslutas av rektor, samt lokala åtgärdsprogram som tas fram vid
respektive fakultet, institution, förvaltningen och vid biblioteket.
Strategigruppen för lika villkor är ett strategiskapande organ i lika villkorsfrågor.
Strategigruppen är ett stöd för rektor och har ansvar för att ta fram förslag till strategi samt
central handlingsplan och ansvarar för att följa upp och utvärdera samtliga centrala
dokument som rör lika villkor. Lika villkorshandläggaren är sekreterare i strategigruppen
för lika villkor samt ett stöd för universitetets chefer, nämnder och styrelser i lika
villkorsfrågor.
Ett lika villkorspris har inrättats för att stimulera och uppmärksamma lika villkorsarbetet vid
Mittuniversitetet. Strategigruppen för lika villkor ansvarar för att föreslå pristagare och se
över kriterierna, vem som får priset beslutas av rektor.
Verksamheternas lokala åtgärdsprogram ska avrapporteras i samband med
årsredovisningen och dialog kring dessa hålls under verksamhetsdialogerna på fakultet,
institution, bibliotek och förvaltning.
Samtliga centrala styrdokument inom lika villkorsarbetet, protokollen från strategigruppen
och verksamheternas lokala åtgärdsprogram diarieförs och bevaras.
På universitetsövergripande nivå genomförs kartläggningar, olika former av översyn,
arrangemang, framtagande av broschyrer m m. Ansvaret för aktiviteterna är utspritt i
organisationen och framgår av handlingsplanen. Den som har ansvaret för att genomföra en
aktivitet ansvarar också för att resultatet/handlingarna bevaras och eventuellt diarieförs i
den mån handlingar upprättas/kommer in.
Handläggningen av individärenden när det gäller lika villkor framgår av 2.2.4 Hantera
personalärenden och 2.9.8. Hantera lika villkorsärenden gällande studenter.
23

2. Verksamhetsstöd
2.1. Hantera allmänna handlingar
2.1.1. Hantera korrespondens och diarieföra
Dnr 2012/366 Version 1.0
Varje anställd hanterar sin egen korrespondens. Vid frånvaro öppnas post och e-post av den
kollega som den anställde har namngett i blanketten ”medgivande för postöppning”. Ifall
den anställde inte har lämnat in ett sådant medgivande ansvarar den anställde själv för att
hantera sin korrespondens även under ledigheter. Korrespondens av betydelse lämnas till
diariet för diarieföring om den inte registreras i något av verksamhetssystemen eller bevaras
på annat sätt, t ex i pärmar. Korrespondens innehållande sekretessreglerade uppgifter måste
diarieföras.
Mittuniversitetets diarieföring är centraliserad, dvs ingen diarieföring sker ute i
verksamheten utan allt görs av diariet centralt som är placerat inom
ledningsstödsfunktionen vid Universitetsledningens kansli. Registrator diarieför handlingar
per ärende och skannar handlingarna i pdf-a.
System för diarieföring är W3D3. Mittuniversitetet köper W3D3 som tjänst hos Formpipe,
vilket innebär att ingen information lagras på universitetets egna servrar utan all lagring
hanteras av Formpipe. Ingen information skrivs ut ur W3D3, diariet lagras enbart digitalt
utom själva handlingarna som också bevaras på papper. Handlingarna sorteras årsvis per
ärende i diarienummerordning.
3-5 gånger per vecka skickas postlista till lokala media och till de anställda som har begärt att
få den, postlistorna gallras vid inaktualitet.
MIUN har inget e-diarium riktat mot allmänheten men anställda kan via hemsidan söka i
diariet och ta fram handlingar.
Fr o m januari 2012 har MIUN ett personaldiarium för personalärenden. Diarieföringen sköts
av arkivredogörare på personalavdelningen i W3D3 i en annan serie än i det centrala diariet.
2.1.2. Hantera arkiv- och dokumenthanteringsfrågor
Arkivhanteringen vid Mittuniversitetet är decentraliserad. Arkivläggning och förtecknande
genomförs av arkivredogörare vid respektive institution/avdelning. Den centrala
arkivfunktionen/arkivet ansvarar för att handleda och utbilda personal ute i verksamheten
och för att ta fram de styrande dokumenten för arkiv- och dokumenthantering;
arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med processbeskrivningar,
dokumenthanteringsplan, gallringsbeslut etc. Arkivet har också en controllerfunktion
gentemot arkivredogörarna och kontrollerar att arkivförteckningarna och arkivläggningen
24

Dnr 2012/366 Version 1.0
håller god kvalitet. Förteckningarna görs i Word tom 2012, ett IT-stöd för förtecknande
kommer att införskaffas.
Riksarkivet, RA, utgör arkivmyndighet och sköter tillsynen av Mittuniversitets arkivvård,
arkivet utgör länken mellan RA och arkivredogörarna vid tillsynsbesöken och hanterar och
driver igenom de eventuella åtgärder som RA föreslår.
2.1.3. Hantera personuppgiftsbehandlingar
Universitetets jurist är myndighetens personuppgiftsombud och ansvarar för att utarbeta
registerförteckningar. Förteckningarna bevaras men diariförs inte, underlag gallras vid
inaktualitet.
Enskilds begäran om registerutdrag (enligt 26 § PUL) hanteras av personuppgiftsombudet
som samlar in eventuella utdrag från verksamheten. Begäran kan också röra utdrag ur ett
specifikt IT-system och hanteras då av systemansvarig för aktuellt system. Begäran och
svar/utdrag diarieförs och bevaras.
Informerade samtycken för behandling och publicering av personuppgifter hanteras av
respektive verksamhet och gallras då behandling/publicering har upphört, om man inte har
valt att diarieföra samtycket då det bevaras.
2.1.4. Svara på begäran om utlämnande av allmän handling
Fråga om begäran av utlämnande av allmän handling hanteras av respektive anställd. Vid
osäkerhet om utlämnande kan ske kontaktas respektive chef och/eller universitetets jurist
som gör en sekretessprövning. Vid större förfrågningar och när handing/del av handling inte
kan lämnas ut diarieförs förfrågan, beslut och svar. Övriga handlingar gallras vid
inaktualitet.
25

2.2. Administrera personal
2.2.1. Anställa personal
Dnr 2012/366 Version 1.0
Varje högskola skall enligt högskoleförordningen kunna redovisa de regler för anställning av
lärare som högskolan tillämpar, detta redovisas i en anställningsordning och omfattar
anställning av professorer, universitetslektorer, universitetsadjunkter, adjungerande lärare
och gästlärare samt befordran som professor respektive universitetslektor.
Delprocess: Inrätta anställning
2.2.1.1. Anställa professor
2.2.1.2. Anställa lektor
2.2.1.3. Anställa adjunkt
Förslag till inrättande av anställning av professor, universitetslektor och universitetsadjunkt
inlämnas från berörd institution till fakultetsnämnd. Fakultetsnämnd beslutar om
anställningsprofilens utformning, behörighet och bedömningsgrunder samt ämnesområdet
för en anställning. I anställningsprofilen ska det framgå vilka arbetsuppgifter som ska
utföras inom anställningen. Fakultetsnämnd har möjlighet att komplettera med de
kvalitetskriterier och ansökningsanvisningar som respektive fakultet har fastställt.
Fakultetsnämnden fastställer anställningsprofil och former för ledigkungörande.
Anställningar vid universitetet ska annonseras i minst en rikstäckande tidning (eller
motsvarande) och anställningsprofilen ska finnas tillgänglig på universitetets hemsida.
Innan en anställning kungörs ledig till ansökan ska fakultetsnämnd fatta beslut om
inrättande av anställning.
När beslut om inrättande av anställning är fattat kungörs anställningen ledig till ansökan och
annonseras.
Delprocess: Ta emot ansökningar
Ansökningar till utannonserade anställningar kommer in via diariet som diarieför respektive
ansökan. Samtliga sökande får via diariet en bekräftelse på att deras ansökan har kommit in.
När sökande har möjlighet att komplettera sin ansökan skickas även en bekräftelse från
fakultetskansliet (enbart HUV). Diariet skickar efter sista ansökningsdatum handlingarna
vidare till berörd institution eller fakultet.
26

Delprocess: Bereda anställningsärenden/göra urval
Dnr 2012/366 Version 1.0
Beredning av ärenden som rör rekrytering av professorer och universitetslektorer samt
befordran till professor och universitetslektor ingår i fakultetsnämndens ansvarsområde.
Respektive fakultetsnämnd har tillsatt ett anställningsråd för beredning av
anställningsärenden. Vid rekrytering av professor ska fakultetsnämnd utse en
rekryteringsgrupp. Ärendet bereds av respektive fakultets anställningsråd som beslutar om
ett förslag till innehavare av anställning som lämnas till rektor gällande professurer
respektive dekan gällande lektorat.
Fakultetsnämnden ska hämta in yttranden från två eller flera personer som är särskilt
förtrogna med anställningens ämnesområde vid anställning av professor (inbegripet
adjungerad professor och gästprofessor) och två personer när det gäller anställning som
universitetslektor. Vid utseende av sakkunniga ska man försäkra sig om att det inom
sakkunniggruppen finns kompetens att bedöma den pedagogiska skickligheten. Sakkunniga
ska hämtas utanför universitetet. Både män och kvinnor ska vara representerade bland de
sakkunniga om inte synnerliga skäl föreligger. Ingen jävsituation får förekomma. Respektive
fakultets anställningsråd ansvarar för att utse sakkunniga. De sakkunnigas yttrande skickas
till registrator för diarieföring.
Vid rekrytering av universitetsadjunkter bereds ärendet av institutionen. Ämneskollegiet
granskar ansökningarna, ansvarar för urvalet och lämnar förslag till prefekt. Prefekt fattar
beslut om förslag till beslut som diarieförs och lämnas till dekan.
Delprocess: Besluta om anställning
Lärare anställs genom beslut av rektor. Enligt universitetets arbetsordning är
anställningsbeslut avseende universitetslektorer och universitetsadjunkter delegerade till
dekan. Ärendet bereds av respektive fakultets anställningsråd som beslutar om ett förslag till
innehavare av anställning som lämnas till rektor respektive dekan. Vid rekrytering av
universitetsadjunkter bereds ärendet av institutionen. Institutionen föredrar ärendet för
dekan som fattar beslut.
Anställningen förhandlas med personalorganisationerna enligt MBL.
Beslut skickas till registrator för diarieföring. Ett anställningsbevis skrivs där
överenskommen lön, startdatum och övriga anställningsvillkor framgår. Anställningsbeviset
och ansökningshandlingarna för den som anställts skickas till personalavdelningen som
lägger upp en personalakt och för in uppgifter angående den anställde i lönesystemet.
Övriga sökande meddelas av anställande institution eller av fakultet, kopia på meddelande
skickas till diariet. Beslut om anställning anslås på samtliga campusorter vilket ombesörjs av
27

Dnr 2012/366 Version 1.0
diariet. Ansökan, meritförteckning och bilagor skickas tillbaka till diariet och bevaras i 2 år.
Diariet sköter gallringen av handlingarna.
Delprocess: Hantera överklaganden
Ett beslut om anställning kan överklagas. Överklagan skickas in till MIUN och diarieförs.
Beslut om yttrande till Överklagandenämnden för högskolan tas av rektor gällande
professorsanställningar och av dekan gällande övriga anställningar. Ärendet bereds av
Anställningsrådet som skyndsamt kallas ihop. De sakkunniga får möjlighet att yttra sig i
ärendet eller att stå fast vid sina utlåtanden. Ett yttrande skrivs och diarieförs. Överklagan
med yttrande skickas sedan vidare till Överklagandenämnden för högskolan som är en
central myndighet för överklagandeärenden vid landets universitet och högskolor.
Avgörande från Överklagandenämnden kommer tillbaka och diarieförs. Beroende på
nämndens avgörande hanteras ärendet vidare, beslut om anställning kvarstår eller ett nytt
beslut tas om att göra om rekryteringen eller anställa en annan sökande.
Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från
gallring
Delprocess: Kalla till anställning
En högskola får om särskilda skäl föreligger kalla en person till anställning som professor om
anställningen av personen är av särskild betydelse för en viss verksamhet vid högskolan. Om
en högskola kallar en person till anställning, ska skälen för varför anställningen är av
särskild betydelse för högskolan dokumenteras, HF 4 kap 7 §. Beslut att kalla en person till
anställning fattas av rektor och får inte delegeras.
Delprocess: Befordra
En universitetslektor som är anställd tills vidare vid universitetet ska erbjudas att efter
ansökan befordras till en anställning tills vidare som professor, om universitetslektorn har
behörighet som professor. Ämnesområdet för anställning ska vara samma eller i nära
anslutning som för anställning som universitetslektor. Ansökan om befordran till professor
ska beredas inom universitetet på samma sätt och med samma kvalitetskriterier som vid
rekrytering av professorer.
En universitetsadjunkt som är anställd tillsvidare vid universitetet och har behörighet som
universitetslektor ska erbjudas att ansöka om att få befordras till anställning tills vidare som
universitetslektor. Ämnesområdet för anställningen blir detsamma eller i nära anslutning
som för anställningen som universitetsadjunkt. Ansökan om befordran till universitetslektor
ska beredas inom universitetet på samma sätt och med samma kvalitetskriterier som vid
rekrytering av universitetslektorer.
28

Delprocess: Adjungera och anställa gästprofessorer
Dnr 2012/366 Version 1.0
För anställning av adjungerad professor och gästprofessor gäller i princip samma
behörighetskrav och bedömningsgrunder som vid anställning av övriga professorer. Främsta
syftet med att anställa en adjungerad lärare eller en gästprofessor är att förstärka
universitetets kompetens inom ett prioriterat ämnesområde. Anställningen av adjungerad
professor kan i många fall också leda till en ökad samverkan mellan universitetet och
omvärlden.
Förslag om anställning av adjungerad professor sker efter framställan från berörd institution
och ämnesföreträdare. Framställan, som ska undertecknas av prefekt och ämnesföreträdare,
ska innehålla redogörelse för syftet med anställningen, dess varaktighet, omfattning och
planerade finansiering. Framställan ska även innehålla bekräftelse från nuvarande
arbetsgivare med finansieringsintyg för anställningen samt ansökningshandlingar från den
tilltänkte professorn. Adjungerad professor ska ha sin huvudsakliga verksamhet utanför
universitetet, vilket innebär att anställning som adjungerad professor högst kan vara 50 %.
Anställningen ska tidsbegränsas till högst 12 år, HF 4 kap 11 §. En skriftlig överenskommelse
om adjungeringen mellan universitetet, personens arbetsgivare och personen själv ska ingå i
beslutsunderlaget. Beslut om anställning av adjungerad professor fattas av rektor.
Framställan med bilagor samt beslut om anställning av adjungerad professor diarieförs och
bevaras.
En gästprofessor är en professor som har sin huvudsakliga anställning vid ett annat lärosäte,
i Sverige eller utomlands. Förslag om anställning av gästprofessor sker efter framställan av
berörd institution. Institutionen framställer ärendet för fakultetsnämnden som tillstyrker
anställningen. Sedan bedömer anställningsrådet huruvida man ska begära in
sakkunnigutlåtanden eller inte. Ett förslag lämnas till rektor, med eller utan
sakkunnigutlåtanden, som fattar beslut. Anställningen ska tidsbegränsas till högst 5 år.
Framställan med bilagor, protokoll från anställningsråd och fakultetsnämnd, eventuella
sakkunnigutlåtanden och rektors beslut med underlag diarieförs och bevaras.
För anställning av adjungerade lektorer gäller i princip samma behörighetskrav och
bedömningsgrunder som vid anställning av övriga lektorer. Främsta syftet med att anställa
en adjungerad lektor är att förstärka universitetets kompetens inom ett prioriterat
ämnesområde. Adjungerad lektor ska ha sin huvudsakliga verksamhet utanför universitetet,
vilket innebär att anställning som adjungerad lärare högst kan vara 50 %. Anställningen
tidsbegränsas till högst 2 år enligt lagen om anställningsskydd, LAS. Förslag om anställning
av adjungerad lektor sker efter framställan från berörd institution och ämnesföreträdare.
Inför beslut om anställning ska en skriftlig överenskommelse om adjungering mellan
universitetet, personens arbetsgivare och personen själv ingå i beslutsunderlaget. Beslut om
29

Dnr 2012/366 Version 1.0
anställning av adjungerad lektor fattas av dekan. Framställan med bilagor samt beslut om
anställning av adjungerad lektor diarieförs och bevaras.
Delprocess: Avbryta anställningsprocess
En anställningsprocess kan när som helst avbrytas genom beslut av den chef som ansvarar
för den tänkta anställningen. Efter fattat beslut meddelas skriftligen de sökande och diariet
att ärendet är avslutat.
2.2.1.4. Rekrytera doktorand
Rekrytering av doktorand handläggs av berörd prefekt som ansvarar för att ärendet förs till
rätt befattningshavare.
Delprocess: Inrätta anställning
Förslag om inrättande av anställning som doktorand upprättas av berörd prefekt i samråd
med ämnesföreträdare för forskarutbildningsämnet i fråga. Prefekt och handledare beslutar
om anställningsprofilens utformning, behörighet, bedömningsgrunder samt ämnesområdet
för anställningen. I underlaget ska även finansieringsplan för fyra års heltidsstudier ingå.
Prefekt och handledare bereder anställningsärendet. När de fattat beslut om förslag till
anställning överlämnar institutionen förslaget samt alla handlingar i ärendet till fakultetens
forskarutbildningsråd.
Annonsmanus utformas av prefekt i samråd med ämnesföreträdare för forskar-
utbildningsämnet i fråga, därefter kontrolleras annonsmanus av personalavdelningen.
Delprocess: Ta emot ansökningar
Ansökningar till utannonserade anställningar kommer in via diariet som diarieför respektive
ansökan. Samtliga sökande får via diariet en bekräftelse på att deras ansökan har kommit in.
Diariet skickar efter sista ansökningsdatum handlingarna vidare till berörd institution.
Delprocess: Göra urval och besluta om anställning
Prefekten tar i samråd med ämnesföreträdare referenser på de som är aktuella för
anställning. Institutionen anordnar intervjuer med dem som är aktuella för anställning.
Undantag görs om endast en person är aktuell och vederbörande är väl känd. När prefekten
i samråd med ämnesföreträdare för forskarutbildningsämnet i fråga har fattat beslut om
förslag till anställning överlämnar institutionen förslaget samt alla handlingar i ärendet
kompletterade med en ifylld blankett för ansökan om forskarutbildning i aktuellt ämne för
den föreslagna sökanden till sekreteraren i forskarutbildningsrådet. Forskarutbildningsrådet
beslutar om den till doktorandanställningen föreslagna sökande kan antas till
forskarutbildning varefter beslut och handlingar snarast återsändes till berörd prefekt (se
vidare 4.3. Anta doktorander). Prefekten beslutar om anställning som doktorand om den
30

Dnr 2012/366 Version 1.0
föreslagna sökanden antagits till forskarutbildning. Anställningen förhandlas med
personalorganisationerna enligt MBL. Institutionen anslår prefektens beslut och meddelar
övriga sökande, beslut och kopia på meddelande skickas till diariet.
Efter beslut om anställning har vunnit laga kraft skickar institutionen beslut till registrator
för diarieföring. Ett anställningsbevis skrivs av institutionen där överenskommen lön,
startdatum och övriga villkor framgår, anställningsbeviset skickas till personalavdelningen.
Ansökningshandlingarna för den som har anställts skickas till personalavdelningen av
fakultetskansliet. Personalavdelningen lägger upp en personalakt och för in uppgifter
angående den anställde i lönesystemet.
Ansökan, meritförteckning och bilagor för de sökande som inte har fått tjänsten skickas
tillbaka till diariet och bevaras i 2 år. Diariet sköter gallringen av handlingarna.
Ett beslut om anställning som doktorand kan inte överklagas. Däremot kan, precis som vid
andra anställningar, det bli fråga om diskrimineringsärenden och förvaltningsbesvär.
Delprocess: Avbryta anställningsprocess
En anställningsprocess kan när som helst avbrytas genom beslut av den chef som ansvarar
för den tänkta anställningen. Efter fattat beslut meddelas skriftligen de sökande och diariet
att ärendet är avslutat.
2.2.1.5. Anställa övriga forskare
Vid universitetet rekryteras även andra forskare med i huvudsak forskning som
arbetsuppgifter såsom postdoktorer och forskare. Förslag om inrättande av anställning
upprättas av prefekt och ämnesföreträdare. Prefekt beslutar om anställningen. I övrigt är
processen identisk med 2.2.1.7. Anställa teknisk/administrativ personal. En översyn pågår
gällande övriga forskaranställningar och processen kan komma att se annorlunda ut.
2.2.1.6. Utnämna docent
En docent är inte en anställningsform utan en akademisk titel som innebär att personen har
uppnått en hög grad av vetenskaplig och pedagogisk kompetens. En lektor vid ett
universitet, Mittuniversitetet eller andra universitet, kan ansöka om att bli utnämnd till
docent vid Mittuniversitetet. Ansökan om utnämning till docent ställs till respektive
fakultetsnämnd. För att komma ifråga för utnämning till docent krävs att nyttan av
docentutnämningen för grundutbildningen, forskarutbildningen och forskningen vid
Mittuniversitetet intygas av prefekt och ämnesföreträdare. När ansökan har kommit in fattar
respektive fakultetsnämnds anställningsråd beslut om huruvida ansökan ska prövas eller
inte. Ifall ansökan ska prövas bedöms kompetensen för utnämningen av externa sakkunniga
som utses av anställningsrådet. En docent ska ha uppnått hög grad av vetenskaplig och
pedagogisk kompetens, vilket de sakkunniga bedömer enligt förut givna kriterier antagna av
31

Dnr 2012/366 Version 1.0
fakultetsnämnd. Utifrån den sökandes dokumenterade meriter och de sakkunnigas
yttranden tar anställningsrådet fram ett förslag till beslut som lämnas till fakultetsnämnd.
Fakultetsnämnden beslutar om huruvida personen skall utnämnas till docent eller inte.
Ansökan med bilagor, beslut om prövning, yttranden från sakkunniga, anställningsrådets
förslag och fakultetsnämndens beslut diarieförs och bevaras. Banketten ”Beslut om
förändrad anställning” fylls i vid institutionen, lämnas till personalavdelningen och läggs i
personalakten. Titel ändras i lönesystemet eftersom den innebär en förändrad lön.
Delprocess: Inrätta anställning
2.2.1.7. Anställa teknisk/administrativ personal
Vid rekrytering av teknisk och administrativ personal tar prefekt eller avdelningschef fram
ett förslag till ny anställning och skapar en anställningsprofil. En annons utformas utifrån
anställningsprofilen och anställningen utannonseras.
Delprocess: Göra urval och besluta om anställning
Ansökningar kommer in via diariet och diarieförs, diariet skickar en bekräftelse till de
sökande på att ansökan har tagits emot. Diariet skickar efter sista ansökningsdatum
handlingarna vidare till berörd institution/avdelning. Anställande institution/avdelning gör
ett urval och ett antal sökande kallas till intervju. En av de intervjuade anställs och ett
anställningsbevis skrivs där överenskommen lön, startdatum och övriga villkor framgår.
Anställningen förhandlas med personalorganisationerna enligt MBL. Beslut om anställning
skickas till registrator för diarieföring och anslås i 3 veckor på samtliga campusorter, vilket
ombesörjs av diariet. Övriga sökande meddelas av anställande avdelning/institution, kopia
på meddelandet skickas till diariet. Anställningsbeviset och ansökningshandlingarna för den
som anställts skickas till personalavdelningen som lägger upp en personalakt och för in
uppgifter angående den anställde i lönesystemet. Ansökningshandlingarna för övriga
sökande skickas tillbaka till diariet och gallras efter 2 år, vilket sköts av diariet.
Delprocess: Anställa med hjälp av ett rekryteringsföretag
Alternativt tar universitetet hjälp av ett rekryteringsföretag vid rekrytering av teknisk eller
administrativ personal, då tar MIUN fram en kravprofil och utifrån den utformar företaget
annonsen och tar där över processen. Företaget genomför ett första urval och lämnar sedan
över ett fåtal kandidater för en sista intervju på Mittuniversitetet. Därefter handläggs
rekryteringen som en vanlig anställning och förhandlas med personalorganisationerna enligt
MBL. Företaget sköter de bevarandet av ansökningshandlingar i 2 år, eftersom de flesta
aldrig blir allmänna handlingar. MIUN bevarar och diarieför enbart ansökningshandlingarna
för de som går vidare till intervju på universitetet.
Delprocess: Hantera överklaganden
32

Dnr 2012/366 Version 1.0
Ett beslut om anställning kan överklagas. Överklagan skickas in till MIUN och diarieförs.
MIUN skriver och diarieför ett yttrande. Överklagan med yttrande skickas sedan vidare till
Överklagandenämnden för högskolan som är en central myndighet för
överklagandeärenden vid landets universitet och högskolor. Avgörande från
överklagandenämnden kommer tillbaka och diarieförs. Beroende på nämndens avgörande
hanteras ärendet vidare, beslut om anställning kvarstår eller ett nytt beslut tas om att göra
om rekryteringen eller anställa en annan sökande. Ansökningshandlingar från den som har
överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring.
Delprocess: Avbryta anställningsprocess
En anställningsprocess kan när som helst avbrytas genom beslut av den chef som ansvarar
för den tänkta anställningen. Efter fattat beslut meddelas skriftligen de sökande och diariet
att ärendet är avslutat.
Delprocess: Anställa rektor
2.2.1.8. Anställa rektor och prorektor
Rektor anställs genom beslut av regeringen efter förslag från universitetsstyrelsen. Styrelsen
beslutar om förslag efter att ha hört lärare, övriga anställda och studenter. Rektor ska
uppfylla behörighetskraven för anställning som professor eller lektor. Anställningen är på
högst sex år och kan förnyas högst två gånger om vardera tre år. I o m att rekryteringen sker
så pass sällan ser processen annorlunda ut från gång till gång. Annons, styrelsens förslag och
regeringens beslut bevaras och diarieförs alltid. Övriga handlingar rörande rekryteringen
bevaras och diarieförs, eller gallras, i samråd med registrator. Anställningsbevis och övriga
handlingar rörande anställningen bevaras enligt övriga rekryteringsprocesser.
Delprocess: Anställa prorektor
Rektors ställföreträdare kallas prorektor. Prorektor utses av universitetsstyrelsen för en
begränsad tidsperiod efter ett rekryteringsförfarande. Prorektor ska uppfylla
behörighetskraven för anställning som professor eller lektor. Tillsättningen av anställningen
bereds av en rekryteringskommitté utsedd av universitetsstyrelsen. I o m att rekryteringen
sker så pass sällan ser processen annorlunda ut från gång till gång. Annons, inkomna
ansökningar och styrelsens beslut bevaras och diarieförs alltid. Övriga handlingar rörande
rekryteringen bevaras och diarieförs, eller gallras, i samråd med registrator.
Anställningsbevis och övriga handlingar rörande anställningen bevaras enligt övriga
rekryteringsprocesser.
2.2.2. Hantera och avsluta anställningar
Processen börjar med att ett anställningsavtal skrivs, se 2.2.1., Anställa personal.
33

Delprocess: Hantera personal
Aktivitet: Hantera förändrad anställning
Dnr 2012/366 Version 1.0
En anställd vid Mittuniversitet kan få förändrad anställning utan att ha sökt en annan
anställning vad avser innehåll samt lön, t ex kan en lektor utnämnas till docent.
Ett bevis på förändrad anställning lämnas till personalavdelningen som registrerar den nya
lönen i Palasso och lägger handlingen i personalakten.
Delprocess: Avsluta anställningar
Aktivitet: Avsluta anställning på egen begäran
Den anställde fyller i blanketten ”Anhållan om entledigande” och lämnar till sin närmaste
chef som tillstyrker framställan. Personalavdelningen avslutar anställningen i Palasso och
lägger blanketten i personalakten.
Aktivitet: Avsluta anställning p g a arbetsbrist
Uppsägning p g a arbetsbrist förhandlas alltid enligt MBL, se 1.5. ”Förhandla och samverka
med personalorganisationer”. När förhandlingarna är avslutade lämnas ett skriftligt besked
angående uppsägning till personen. I dokumentet framgår personens uppsägningstid och
denna rapporteras in i lönesystemet för att sedan avsluta anställningen. Personalavdelningen
anmäler personen till Trygghetsstiftelsen. Kopia av uppsägningsbesked bevaras i
personalakten, anmälan till Trygghetsstiftelsen bevaras i pärm hos personalhandläggare.
Aktivitet: Avsluta anställning av personliga skäl
Brott och tjänsteförseelser kan leda till att myndigheten måste vidta åtgärder med anledning
av sådana gärningar. Uppsägningar och avsked p g a personliga skäl behandlas i
Personalansvarsnämnd och förhandlas alltid enligt MBL, se 1.5. ”Förhandla och samverka
med personalorganisationer”. När förhandlingarna är klara avslutas anställningen i
lönesystemet och en kopia av det skriftliga besked som lämnats till personen läggs i
personalakten.
Aktivitet: Avsluta tidsbegränsad anställning som är längre än 1 år
För att avluta en tidsbegränsad anställning som sträcker sig över ett år måste den anställde
skriftligen meddelas detta minst en månad före anställningstidens utgång enligt lagen om
anställningsskydd (LAS). Anställningen avslutas i lönesystemet och en kopia på
meddelandet läggs i personalakten.
Aktivitet: Skriva arbetsgivarintyg
34

Dnr 2012/366 Version 1.0
Ett tjänstgöringsintyg skrivs när den anställde behöver ha ett intyg för att bevisa att man har
varit anställd hos Mittuniversitetet och under vilken tidsperiod. Detta för att t ex lämna till
arbetslöshetskassa. Kopia läggs i personalakten.
Aktivitet: Skriva tjänstgöringsbetyg
Ett tjänstgöringsbetyg innehåller information om vilken tidsperiod en person har varit
anställd, en redogörelse för vilka uppgifter den anställde har haft samt en bedömning av
personens arbetsprestation och egenskaper. En kopia läggs i personalakten.
Aktivitet: Handlägga ansökan om delpension
Ansökan om delpension skall göras skriftligt till prefekt/chef och vara inkommen till
personalchefen senast 3 månader innan önskad tidpunkt för delpension. Beräkning av
deltidspension görs via en mall. Ansökan görs via blankett till SPV. Beslut och ansökningar
sparas i personalakten.
Aktivitet: Handlägga ansökan om ålderspension
En anställd som ännu inte uppnått 67 års ålder kan ansöka om pension via blanketten
”Anhållan om entledigande”. Personalavdelningen tar ut ett matrikelutdrag från SPV som
den anställde har att godkänna. Därefter skickar personalavdelningen in ansökan om
pension för den anställdes räkning till SPV. Kopia på ansökningarna, samt sedermera beslut
från SPV förvaras i personakten.
När en anställd uppnått 67 års ålder fattar arbetsgivaren ett beslut om entledigande. Samma
förfarande sker som ovan vad gäller ansökan om pension hos SPV. Kopia på beslutet läggs i
personalakten.
Aktivitet: Avsluta anställning p g a dödsfall
Vid en anställds dödsfall fyller personalavdelningen i blanketter från SPV;
”Anställningsintyg”, ”Försäkran” och ”Ansökan om efterlevandeförmån”. Dessutom tas en
tjänstgöringsmatrikel ut från SPV. Dödsfallsintyg beställs via Skatteverket.
Ett kondoleansbrev samt ”Försäkran” och ”Ansökan om efterlevandeförmån” skickas till
dödsboet. När dessa handlingar återkommer till personalavdelningen skickas de till SPV.
Dödsfallsintyg och beslut om efterlevandepension som sedermera kommer in från SPV läggs
i personalakten som arkiveras.
Anställningen avslutas i lönesystemet.
35

Delprocess: Hantera närvaro
2.2.3. Hantera närvaro och frånvaro
Dnr 2012/366 Version 1.0
Anställda närvarorapporterar inte, utan det förutsätts att månadsanställda är närvarande.
Endast avvikelser rapporteras i personalsystemet. Månadsanställda ansvarar själva för att
kontrollera sin närvaro/flextid.
Timanställd personal rapporterar sin arbetstid genom att fylla i en blankett för tillfällig
timanställning som undertecknas av ansvarig chef. Blanketten lämnas till lönehandläggare
på personalavdelningen och utgör underlag för löneutbetalning, arbetade timmar förs in i
Palasso. Blanketterna bevaras i namnordning, årsvis i pärmar.
Delprocess: Hantera frånvaro
Aktivitet: Hantera kortare ledigheter/frånvaro
Den anställde rapporterar semester, sjukfrånvaro, vård av sjukt barn, facklig
förtroendemannatid, flyttledighet och släktangelägenhet i Egenrapportering. Behörig chef
godkänner inlagda ledigheter i Egenrapportering. Avdrag eller tillägg tas sedan med i
kommande löneutbetalning och syns på lönelista och lönebesked.
Den anställde rapporterar alla kortare ledigheter som semester, sjukfrånvaro och vård av
sjukt barn i Palasso Egenrapportering. Behörig chef går in i systemet och godkänner inlagda
ledigheter. Avdrag eller tillägg tas sedan med i kommande löneutbetalning och syns på
lönelista och lönebesked.
Fr o m den åttonde dagen den anställde har varit sjukfrånvarande måste läkarintyg lämnas
in till arbetsgivaren. Ärendet hanteras inte längre i egenrapportering utan tas över av
lönehandläggare för manuell rapportering. Fr o m dag 15 tar Försäkringskassan över
ansvaret för den sjuke, läkarintyg i original skickas då till Försäkringskassan och
personalavdelningen får en kopia. Läkarintygen sparas i pärmar i 10 år.
Aktivitet: Hantera längre ledigheter
Det anställde fyller i ledighetsansökningar så som föräldraledighet och tjänstledighet på en
blankett, mall för detta finns på hemsidan. Ansvarig chef undertecknar blanketten,
informationen förs in i Palasso och blanketten läggs i personalakten.
Delprocess: Rehabilitera personal
2.2.4. Hantera personalärenden
36

Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet har en arbetsrutin vad gäller rehabilitering och arbetsanpassning. Närmaste
chef ska upprätta en rehabiliteringsplan om en medarbetare:
- varit sjuk 6 gånger under en 12-månadersperiod (upprepad korttidsfrånvaro)
- varit sjuk i mer än 4 veckor i följd
- själv begär en rehabiliteringsutredning
En rehabiliteringsutredning är en process som kan mynna ut i en rehabiliteringsplan, dvs ett
skriftligt dokument.
Vid ett rehabiliteringsmöte medverkar i första hand berörd medarbetare och berörd chef. Vid
behov kan även annan kompetens/stöd medverka. På personalavdelningens hemsida finns
rehabiliteringsplan och checklistor för både chef och medarbetare.
Efter rehabiliteringsmötet skickar chefen kopia av rehabiliteringsplan till
personalavdelningen som ombesörjer att den läggs i personakten.
En rehabiliteringsutredning kan mynna ut i en överenskommelse om arbetsprövning eller
omplacering, överenskommelse/beslut ingår då i rehabiliteringsutredningen.
Delprocess: Omplacera personal
En anställd kan bli omplacerad p g a sjukdom, arbetsbrist och av personliga skäl.
Aktivitet: Omplacera p g a sjukdom
Omplacering p g a sjukdom sker som ett led i rehabiliteringsprocessen. Beslut om
omplacering sker genom en överenskommelse mellan den anställde och dennes chef och
dokumenteras i själva rehabiliteringsutredningen. En överenskommelse om omplacering
kan innebära att personen anställs på en annan anställning, vilket i sådana fall förhandlas
enligt MBL. Nytt anställningsbevis och protokollsutdrag från förhandling läggs i
personalakten. Befattning, organisatorisk enhet och eventuellt ny lön ändras i lönesystemet.
Aktivitet: Omplacera p g a arbetsbrist
Omplacering p g a arbetsbrist förhandlas alltid enligt MBL. Vid arbetsbrist måste alltid
möjligheten till omplacering utredas innan anställda sägs upp. Protokollsutdrag från
förhandlingen läggs i respektive personalakt. Befattning, organisatorisk enhet och eventuellt
ny lön ändras i lönesystemet.
Aktivitet: Omplacera p g a personliga skäl
Omplacering p g a personliga skäl kan ske genom en överenskommelse mellan den anställde
och dennes chef eller genom beslut i personalansvarsnämnd. Beslut i personalansvarsnämnd
diarieförs. Kopia på beslutet läggs i personalakten. En omplacering p g a personliga skäl
37

förhandlas alltid enligt MBL. Nytt anställningsbevis och protokollsutdrag läggs i
Dnr 2012/366 Version 1.0
personalakten. Befattning, organisatorisk enhet och eventuellt ny lön ändras i lönesystemet.
Delprocess: Hantera disciplinära åtgärder
Arbetsgivaren har möjlighet att vidta ett antal disciplinära åtgärder mot en anställd som har
misskött sig: varning, löneavdrag, omplacering, uppsägning och avsked. Oavsett åtgärd
förhandlas ärendet enligt MBL och i de flesta fall behandlas ärendet i
personalansvarsnämnden. Samtliga disciplinära åtgärder mot en anställd diarieförs, kopia på
beslut läggs i personalakten.
Delprocess: Hantera lika villkorsärenden
Vid Mittuniversitetet benämns arbetet utifrån diskrimineringslagen med
diskrimineringsgrunderna kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion
eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder för ”lika
villkor”.
Ett lika villkorsärende börjar med att en anställd tar kontakt med handläggaren för lika
villkor per telefon eller e-post. Det kan också börja med att den anställde kontaktar sitt lika
villkorsombud eller sin chef som hänvisar till eller tar kontakt med lika villkorshandläggare.
Handläggaren ger råd och stöd för hur ärendet skall tas vidare. Det kan leda till att ärendet
stannar där och att den anställde inte vill göra mer. Det kan också leda till att handläggaren
tar kontakt med prefekt/avdelningschef för att hitta en lösning på problemet. Ett tredje
alternativ är att den anställde väljer att göra en anmälan. En anmälan utreds och leder alltid
till ett rektorsbeslut. Handläggaren för lika villkor bevarar mejlkonversationen med den
anställde tillsammans med sina anteckningar i pärmar sorterade per ärende. Anmälan och
beslut diarieförs och bevaras i personaldiariet. I de fall den anställde väljer att göra en
polisanmälan avbryts handläggningen på Mittuniversitetet och polisen tar över ansvaret för
att utreda frågan.
Ärendet kan också bestå i att den anställde gör en anmälan till
Diskrimineringsombudsmannen (DO) utan att kontakta universitetet. MIUN får då kopia på
anmälan via DO och får möjlighet att yttra sig. Anmälan, yttrande, eventuella övriga
handlingar i ärendet och DO:s beslut diarieförs.
Delprocess: Hantera tillbud som leder till arbetsskadeärenden
För hantering av tillbud, se 2.7, hantera säkerhetsfrågor.
Vissa tillbud leder till en arbetsskada. Då kontaktar den anställde själv, dennes chef eller
huvudskyddsombudet personalhandläggare som fyller i en blankett för anmälan om
38

Dnr 2012/366 Version 1.0
arbetsskada och skickar in till Försäkringskassan med bifogat läkarintyg. Kopia på anmälan
och läkarintyg läggs i akten. Skadan anmäls också till det försäkringsbolag som
Mittuniversitetet har avtal med eftersom den anställda har rätt till ersättning för utlägg och
ibland även för inkomstbortfall. Kopia på anmälan till försäkringsbolag bevaras i
personalakten.
2.2.5. Administrera löner, arvoden och förmåner
Lönehandläggare på personalavdelningen för in lön/arvode i lönesystemet utifrån
anställningsbevis, bevis på förändrad anställning, beslut om uppdragstillägg,
blankett för tillfällig timanställning, arvodesräkningar och listor över årlig lönerevision.
Underlag för tillägg/avdrag på lönen lämnas in till respektive institution som granskar det
innan det skickas till lönehandläggare.
I Palasso Egenrapportering lägger den anställde själv in reseräkningar och personliga utlägg.
Eventuella kvitton skickas in till lönehandläggare tillsammans med utdrag ur
Egenrapportering som gallras efter 10 år.
Anställda som reser mycket i tjänsten kan i undantagsfall få reseförskott. Reseförskott
rapporteras via en blankett, undertecknas av ansvarig chef och skickas till lönehandläggare
som färdigställer underlaget och skickar till ekonomiavdelningen för manuell utbetalning (se
2.3.1. Hantera kostnader, delprocess hantera manuella utbetalningar). Den anställde lägger
in reseräkningen i Egenrapportering där avdrag görs för utbetalade förskott. Övriga
förskottsutbetalningar hanteras som manuella utbetalningar.
Friskvårdsersättning och sjukvårdsförmåner rapporteras via blankett med bifogade kvitton
till lönehandläggare för utbetalning.
Utlägg gjorda i tjänsten rapporteras via blankett med bifogade kvitton i original, konteras
och undertecknas av ansvarig chef och skickas till lönehandläggare.
Arbetad övertid/mertid/OB-tillägg rapporteras via blankett som undertecknas av ansvarig
chef och skickas till lönehandläggare.
Skattepliktiga förmåner såsom kostförmån, bostadsförmån, bilförmån och årskort
rapporteras i Palasso av lönehandläggare utifrån faktura. Fakturan sparas som löneunderlag
och gallras efter 2 år.
39

Dnr 2012/366 Version 1.0
Avdrag för privata telefonsamtal rapporteras via fakturaunderlag från Agresso där avdrag
och kontering framgår. Avdrag görs på lönen och fakturaunderlag sparas som löneunderlag
i 2 år.
Frånvaro rapporteras i Palasso via Egenrapportering eller manuellt av lönehandläggare,
eventuella avdrag eller tillägg görs på lönen, se 2.2.3.
Innan ordinarie lönekörning görs en eller flera preliminära lönekörningar, då får
lönehandläggarna ut signallistor/rapporter på felaktigheter. Listorna gallras efter 2 år.
Resor beräknas och överförs till löneutbetalning. Rapport med alla resetransaktioner skrivs
ut, rapporter/listor med underlag (reseräkningar) gallras efter 13 år.
En avstämningslista skrivs ut och bevaras. En bokföringsfil skickas till ekonomiavdelningen
som stämmer av och rättar eventuella fel innan filen bokförs i Agresso. När den ordinarie
lönekörningen görs betalas de anställdas löner ut via Nordea. En lönelista fastställs och
skrivs ut för att bevaras på papper.
2.2.6. Delta i konferenser och seminarier/Kompetensutveckla
personal
Mittuniversitetets kompetensutveckling kan bestå i att enskilda medarbetare åker på
kurser/konferenser men också i satsningar som riktas mot delar av eller hela
personalstyrkan. Satsningarna kan komma från personalavdelningen, men också från andra
delar av myndigheten. En enskild institution eller avdelning kan ha sin egen
kompetensutveckling. Det finns en strategisk kompetensförsörjningsplan som gäller för
Mittuniversitetet. Vad det gäller lärarna vid Mittuniversitetet finns inskrivet i deras
arbetstidsavtal avsättning i arbetstid för att kunna kompetensutveckla sig. Exempel på andra
kompetensutvecklingssatsningar som berör stora grupper är ledarprogrammet, e-lärande
och kurser i engelska.
Vilka handlingar processen genererar varierar, men utbildningsmaterial, t ex en
powerpointpresentation, skrivs ut i ett exemplar och bevaras för de satsningar som är
myndighetsövergripande och är framtaget av Mittuniversitetet självt. Det material som en
enskild anställd får sig tillhanda vid ett kurstillfälle (externt eller internt) kan gallras vid
inaktualitet.
Lärare och forskare deltar i konferenser och seminarier även för att t ex presentera sin
forskning och som ett led i sin yrkesutövning snarare än som kompetensutveckling.
Inbjudningar till konferenser och seminarier diarieförs och bevaras.
40

Delprocess: Administrera akademisk högtid
2.2.7. Hantera högtider och evenemang
Dnr 2012/366 Version 1.0
Den akademiska högtiden vid Mittuniversitetet äger rum en gång vartannat år. Högtiden
består av en ceremoni och en bankett. Vid ceremonin utförs promovering av hedersdoktorer
och doktorer, installation av professorer och adjungerade professorer samt utdelning av
priser. För övriga processer rörande doktorander/forskarstuderande se verksamhetsområde
4. Utbildning på forskarnivå. För rekrytering av och befordran till professorer och adjungerade
professorer se 2.2.1. Anställa personal.
Aktivitet: Utnämna hedersdoktor
Ett hedersdoktorat är ett uttryck för uppskattning av framstående insatser inom något av
universitetets verksamhetsområden. Ledamöter av respektive fakultetsnämnd får föreslå
hedersdoktorer, förslag lämnas till dekan. Fakultetsnämnd utser en eller flera
hedersdoktorer för fakultetens område. Detta sker efter att fakultetsnämnden har gjort ett
urval och dekan har kontaktat de föreslagna hedersdoktorerna och de har accepterat
utnämningen. Efter beslut är taget i fakultetsnämnd offentliggörs utnämningarna. De förslag
som resulterar i att hedersdoktor utses diarieförs och bevaras. Övriga förslag gallras vid
inaktualitet. Fakultetsnämndens beslut/protokoll diarieförs och bevaras.
Aktivitet: Dela ut priser
Ett antal priser delas ut vid högtiden:
- Mittuniversitetets lika villkorspris (se 1.7. Hantera frågor rörande lika villkor)
- Nordeas pris till forskare vid MIUN inom området ekonomi. Nordea utser pristagare.
- Skytteanska samfundets pris till forskare vid MIUN. Fakultetsnämnderna nominerar
pristagare och samfundet beslutar.
- Bureanska föreningens pris till bästa akademiska uppsats, Gäller C-, Magister- och
Matseruppsatser.
Fakultetsnämndernas nomineringar till föreningarna diarieförs och bevaras, liksom
respektive organisations beslut/meddelande om pristagare.
Aktivitet: Planera och genomföra akademisk högtid
Årshögtiden firas på någon av universitetets campusorter, vilken ort det blir överenskoms
kort efter föregående årshögtid. Årshögtiden äger rum på hösten och i god tid innan
kontaktas tilltänkta lokaler för en direktupphandling, avtalen diarieförs. MIUN ansöker hos
polisen om att få skjuta salut, ansökan diarieförs. Inbjudningar tas fram och skickas till
festföremålen med familjer, utvalda anställda på MIUN och representanter från andra
myndigheter och näringsliv. Sista versionen av gästlistan, bordsplaceringen och exempel på
41

Dnr 2012/366 Version 1.0
inbjudan och svarskort bevaras. Beställningar görs av t ex doktorshattar, lagerkransar och
ringar. Musikinslag bokas.
Respektive fakultetsnämnd utser två fakultetsmarshalkar som ansvarar för kontakterna med
hedersdoktorerna, professorerna och doktorerna. Besluten diarieförs och bevaras.
Studentkårerna utser fyra studentmarshalkar vardera varav minst en doktorand utsedd av
doktorandrådet. Samtliga marshalkar går i procession vid ceremonin.
Inför högtiden tar universitetet fram en högtidsskrift där samtiga doktorer, hedersdoktorer,
professorer och pristagare presenteras, skriften innehåller också program för ceremoni och
bankett. Personalavdelningen lämnar lista till kommunikationsfunktionen över vilka som
har avlagt doktorsexamen, samt rekryterats eller befordrats till professor och adjungerad
professor. Texten i skriften tas fram av kommunikationsfunktionen och samtliga personer
som presenteras fotograferas. Ett exemplar av skriften bevaras.
Ceremonin filmas och fotografier tas både i förväg för skriftens räkning och under själva
ceremonin och banketten. Fotografier och filmer bevaras.
Delprocess: Administrera avslutningshögtid
Avslutningshögtiden är en högtid som är frivillig att delta i som hålls varje termin för
studenter som avslutar sina studier vid Mittuniversitetet. Programmet innehåller bl a tal,
musik samt överlämnande av pins och tackbrev från Mittuniversitetet. Ett arkivexemplar av
programmet och en kopia/mall på utdelat tackbrev bevaras
Delprocess Administrera NOR, Nit och redlighet i rikets tjänst
Nit och redlighet i rikets tjänst är en utmärkelse som tilldelas den som varit anställd hos staten
under minst 30 år. Avgår den anställde med pension kan utmärkelsen komma i fråga efter 25
års anställning. Det går att välja mellan medalj, armbandsur och konstglas. Finansiering och
administration av detta sker centralt av personalavdelningen. Bevis på att anställd har
mottagit utmärkelsen läggs i personalakten och bevaras.
42

2.3. Administrera ekonomi
2.3.1. Hantera kostnader
Delprocess: Hantera leverantörsfakturor
Aktivitet: Beställa
Dnr 2012/366 Version 1.0
Universitetet beställer en vara/tjänst av godkänd leverantör där ramavtal finns eller beställer
en vara/tjänst som understiger gränsvärdet enligt LoU. Leverantören bekräftar beställningen
genom att skicka en orderbekräftelse. Universitetet tar emot orderbekräftelsen från
leverantören och säkerställer att den överensstämmer med beställningen. Då beställningen
överstiger ringa belopp diarieförs den.
Aktivitet: Ta emot vara eller tjänst
Leverantören levererar varan/tjänsten enligt orderbekräftelsen och skickar därefter faktura.
Universitetet tar emot varan eller tjänsten från leverantören och säkerställer att denna
överensstämmer med orderbekräftelsen. Avviker leveransen från orderbekräftelsen
kontaktas leverantören för korrigering. Leverantören tar emot önskemål om korrigering från
universitetet om leverans avviker från orderbekräftelsen. Korrigering sker och ny vara/tjänst
levereras.
Aktivitet: Bearbeta faktura
Fakturor skannas av skanningscentralen och en fakturafil genereras. Ekonomiavdelningen
läser in fakturafilen från skanningscentralen. Fakturor som stannat enligt parametrar vid
överföringskontrollen justeras av ekonomiavdelningen innan de går ut för vidare
bearbetning. Mottagare/ekonomiadministratör inom respektive verksamhet genomför en
preliminär kontering och kontroll. Sakgranskare/respektive anställd genomför attest. Faktura
attesteras av slutattestant/chef enligt attestreglemente (förteckning över arbetstagare med
rätt att teckna utbetalningsorder). Ekonomiavdelningen går igenom och kontrollerar fakturor
som fastnat i kontrollkö, fakturor fastnar på specifika parametrar såsom kontokombinationer
och belopp.
Förfarandet vid e-faktura är detsamma förutom att ingen faktura skannas.
Aktivitet: Betala fakturor
Ekonomiavdelningen genererar betalningsfil i ekonomisystemet med fakturor klara för
betalning och skickar denna till Plusgirot. Plusgirot genomför betalningar baserat på
betalningsfil från ekonomiavdelningen och skickar återredovisning. Ekonomiavdelningen tar
43

Dnr 2012/366 Version 1.0
emot återredovisning från Plusgirot och uppdaterar status på fakturorna till betald och
slutbokförd.
Delprocess: Hantera manuella utbetalningar
Personalavdelningen kan göra utbetalningar som inte ingår i en vanlig lönekörning, t ex för
att göra korrigeringar, tillägg, kontantutbetalningar, reseförskott m m. De skickar då
underlag till ekonomiavdelningen som bokför en manuell utbetalning. Hanterandet därefter
går till som under delprocessen ”hantera leverantörsfaktura”.
En manuell utbetalning görs även när Mittuniversitetet får en pappersfaktura istället för en
e-faktura och den av olika skäl inte skickas för inskanning, fakturan betalas då separat.
En utbetalning av en utläggsräkning till studenter och personal som inte går med
lönekörningen är också en manuell utbetalning.
Delprocess: Hantera lönefil
När lönerna ska betalas ut skapas en lönefil i Palasso som skickas till utbetalande bank. Filen
läses in och utbetalningar sker till de anställds lönekonton på respektive bank. Filen går även
till ekonomiavdelningen som läser in filen i Agresso för att bokföra löneutbetalningarna
innan de faktiska utbetalningarna sker.
Delprocess: Hantera anslag
2.3.2. Hantera intäkter
Varje år får universitetet ett regleringsbrev från Utbildningsdepartementet. Där framgår
vilken verksamhet myndigheten har i uppdrag att utföra och hur mycket pengar som betalas
ut i anslag för grundutbildning och forskning. Pengarna sätts in på ett konto på
Riksgäldskontoret och varje månad betalas en tolftedel av årsbeloppet ut och bokförs som
intäkter av anslag. Anslaget fördelas sen på institutioner, fakulteter, förvaltning och bibliotek
utifrån beslutad budget.
Delprocess: Hantera kundfakturor
Aktivitet: Ta emot beställning och fakturera
Startpunkten för processen är när en kund beställer eller avhämtar en vara alternativt tjänst
från universitetet. Universitetet levererar vara/tjänst till kunden och utifrån detta genereras
ett fakturaunderlag som skickas till en ekonom. Verksamheten sammanställer
fakturaunderlag, vilket genererar post i huvudbok. Ekonomiavdelningen utför kontroll av
kontokombinationer för korrekt konto mot verksamhet samt kontrollerar momskod.
Ekonomiavdelningen upprättar fakturafil och skickar till tredje part/Fakturaväxeln (del av
44

Dnr 2012/366 Version 1.0
samma företag som skannar leverantörsfakturorna). Fakturaväxeln tar emot fakturafilen från
ekonomiavdelningen och skriver ut och distribuerar faktura till kund.
Aktivitet: Ta emot betalning
Kunden betalar fakturan till banken som registrerar fakturan som betald och ett
betalningsuppdrag genereras. Ekonomiavdelningen tar emot betalningsuppdraget från
banken och bokför manuellt fakturan som betald.
Aktivitet: Hantera påminnelser
Ekonomiavdelningen genomför en genomgång av förfallna fordringar, upprättar och skickar
påminnelse 1 för fakturor med status obetald 10 dagar efter förfallodag.
Ekonomiavdelningen genomför en genomgång av förfallna fordringar, upprättar och skickar
påminnelse 2 för fakturor med status obetald 10 dagar efter ny förfallodag.
Ekonomiavdelningen genomför en genomgång av fakturor som inte betalats efter
påminnelse 2. Kravbrev inkl inkassoavgift skickas till kund. När kunden inte betalar för
ekonomiavdelningen en dialog med institution eller avdelning om huruvida ärendet skall
överlämnas till kronofogden.
Delprocess: Hantera bidrag
Aktivitet: Hantera bidrag utan rekvisition
Universitetet kan få medel för forskning och utbildning t ex från andra myndigheter,
stiftelser, privatpersoner och företag. I vissa fall betalas bidrag till Mittuniversitetet direkt
utan att rekvisition har skickats. Inkomna bidrag bokförs i ekonomisystemet.
Aktivitet: Hantera bidrag via rekvisitioner
Universitetet kan få medel för forskning och utbildning från t ex andra myndigheter,
stiftelser och företag. Medlen är avsedda för riktad forskning och utbildning och föregås av
ett ansökningsförfarande, se 5.1. och 6.1 Medlen rekvireras löpande. Inkomna bidrag bokförs
i ekonomisystemet.
Delprocess: Göra omföringar
2.3.3. Administrera löpande bokföring
En omföring innebär att kostnader och/eller intäkter omförs mellan konton, verksamheter
och/eller aktiviteter till rätt kontering. Det görs genom att någon i verksamheten fyller i en
blankett och skickar till ekonomiavdelningen som bokför omföringen i systemet.
Delprocess: Interndebitera
45

Dnr 2012/366 Version 1.0
En interndebitering är ett tjänsteutbyte inom organisationen där kostnader ersätts via intern
omföring av part som köper tjänst. Speciell interndebiteringsblankett finns där parter
konterar och attesterar och skickar till ekonomiavdelningen som bokför interndebiteringen i
ekonomisystemet.
Delprocess: Göra bokslutstransaktioner
Bokslutstransaktioner upprättas i samband med bokslut för korrekt resultat, d v s korrekta
kostnader och intäkter för perioden. Bokslutstransaktioner kan utgöras av omföringar som
manuellt registreras i redovisningssystemet eller excelfil som maskinellt läses in i
redovisningssystemet.
Delprocess: Momsredovisa
Varje månad skickar Mittuniversitetet en momsdeklaration till Skatteverket. Där visas den
moms vi betalar på vår momspliktiga försäljning per momssats, 6, 12 och 25 %. Momsen
redovisas i efterskott. EU-momsen redovisas på samma bankett. Momsen bokförs i
ekonomisystemet som utgiftsposter.
2.3.4. Administrera anläggningar och inventarier
Ekonomiavdelningen för ett anläggnings- och inventarieregister i en modul i
ekonomisystemet. En anläggning är ett enskilt inköp med ett värde över 20 000 kr, det kan
vara ett objekt eller flera, eller något som av andra anledningar är att betrakta som
stöldbegärligt. För att ett objekt ska komma med i registret fyller respektive
institution/avdelning i en blankett och bifogar faktura och eventuella övriga bilagor. Blankett
och underlag skickas till ekonomiavdelningen som för på anläggningen på registret. Varje
månad tas rapporter ut som stäms av med huvudboken. Ur registret kan olika sorters
rapporter tas ( d v s olika versioner av registret) rapporten ”fasta register” skall bevaras och
skrivs årligen ut i pappersform. Underlaget gallras efter 13 år.
2.3.5. Rapportera till andra myndigheter
Statsredovisningen är statens koncernredovisning. Statsredovisningssystemet Hermes som
förvaltas av Ekonomistyrningsverket (ESV) är ett webbaserat inrapporteringssystem för
myndigheternas koncerninformation. ESV genomför årligen en ekonomiadministrativ
värdering, EA-värdering, av myndigheter under regeringen. Värderingen mäter hur väl
myndigheterna följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna för verksamheten. ESV
hämtar in information till det ekonomiadministrativa värdet (EA-värdet) ur systemet
Hermes där Mittuniversitetet rapporterar. Varje månad rapporterar också Mittuniversitetet
det ekonomiska utfallet i Hermes. Däri rapporteras även kvartalsbokslut och årsbokslut.
Andra myndigheter, t ex Riksrevisionen och SPV, hämtar information ur systemet.
Budget och prognos skickas till Utbildningsdepartementet och till Högskoleverket.
46

Dnr 2012/366 Version 1.0
SCB får månads- och kvartalsredovisning samt redovisning av utrikeshandel av varor och
anställninger. SCB, EU och andra myndigheter får även information via TDB,
transaktionsdatabasen. TDB är en inköpsdatabas på transaktionsnivå för staten som
administreras av ESV. Den innehåller information om vilka leverantörer staten handlat av
och för hur mycket under en vald period.
47

Delprocess: Upphandla
2.4. Upphandla varor och tjänster
Dnr 2012/366 Version 1.0
Processen börjar med att ett inköpsbehov uppstår i verksamheten. Ifall tjänsten eller varan
inköpet avser inte omfattas av ett befintligt ramavtal samt överstiger gränsvärde enligt LoU
påbörjas en upphandling. Upphandlingssamordnaren och upphandlande verksamhet väljer
anskaffningsform, förenklad upphandling, urvalsupphandling, öppen upphandling, selektiv
upphandling eller förhandlad upphandling. Anskaffningsbeslut (inköpsanmodan) fattas av
behörig chef och ett förfrågningsunderlag tas fram tillsammans med universitetets
upphandlingssamordnare. Förfrågningsunderlaget utgör underlag för annons till
upphandlingsdatabaser. Vid öppen upphandling annonseras upphandlingen i EUT/TED.
Beslut, förfrågningsunderlag och annons diarieförs. Förfrågningsunderlaget läggs in i
upphandlingssystemet. Förfrågningsunderlaget skickas eventuellt till potentiella
anbudsgivare, sändlistan diarieförs. Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och
förhandlad upphandling bjuds anbudsgivare in att delta i upphandlingen. Anbudsgivare
ansöker då först om att få delta. Ansökningarna tas emot och utvärderas, sen skickas
förfrågningsunderlag till de anbudsgivare som har valts ut. Ansökningsinbjudan,
ansökningar om att få komma in med anbud, sammanställning över kvalificering av
anbudsansökningar och meddelanden till anbudsgivare diarieförs.
Anbud kommer in och stämplas med ankomstdatum. Anbudsgivare kan komma in med
frågor vilka hanteras i upphandlingssystemet. De frågor som tillför ytterligare information i
ärendet skrivs ut ur systemet och diarieförs. Efter sista dag att lämna anbud öppnas
anbuden. Vid anbudsöppningen förs ett anbudsöppningsprotokoll/anbudsdiarium.
Protokollet och samtliga anbud med bilagor diarieförs. För sent inkomna anbud
ankomststämplas och förvaras hos upphandlingssamordnare i 2 år.
För att kunna utvärdera de inkomna anbuden kan anbudsgivaren behöva komma med
kompletteringar och förtydliganden som universitetet begär in, dessa diarieförs. Skatte- och
registreringskontroller kan behöva genomföras, samt kreditupplysningar, dessa diarieförs
också.
För att kunna genomföra utvärderingen kan tester göras, muntliga presentationer hållas,
referenser tas mm. Dokumentation från detta diarieförs och dokumentation från samtliga
anbud bevaras.
Utvärderingen av anbuden dokumenteras i ett anbudsutvärderingsprotokoll som diarieförs.
Innan tilldelningsbeslut fattas förhandlas det eventuellt med personalorganisationerna enligt
MBL. Tilldelningsbeslut fattas av upphandlingssamordnare i samråd med beställande
verksamhet. När beslutet är taget får samtliga anbudsgivare en upplysning om
tilldelningsbeslut. I 10 dagar eller fler, beroende på omständigheterna, har anbudsgivarna
48

Dnr 2012/366 Version 1.0
möjlighet att begära överprövning hos Förvaltningsrätten. Då det görs får MIUN ett
begärande om yttrande samt en kopia på skrivelsen. Eventuellt yttrar sig också
anbudsgivaren. Samtliga handlingar diarieförs. Efter tiden för överprövning är över tecknas
avtal/ramavtal och läggs in i den avtalsdatabas som finns i upphandlingssystemet (E-avrop).
Avtalet läggs i förekommande fall även in i beställningssystemet (Wisum) såsom avropbar
produkt- eller tjänstekatalog. Ifall de rör sig om en öppen upphandling görs en
efterannonsering i EUT/TED och en rapport om avslutad upphandling skrivs.
När beslut tas om avbruten upphandling meddelas samtliga anbudsgivare och beslutet
diarieförs.
Beställningar på tecknat avtal/ramavtal diarieförs och bevaras. I de fall beställningar
avseende ringa belopp görs löpande på ett ramavtal gallras de vid inaktualitet eller går med
fakturan som underlag beroende på vilken vara/tjänst det rör sig om.
Delprocess: Genomföra förnyad konkurrensutsättning
Ett ramavtal kan tecknas med flera leverantörer, det kan ha gjorts av en annan
upphandlande myndighet för flera statliga myndigheters räkning, t ex av Kammarkollegiet.
För att MIUN ska kunna avropa mot ramavtalet måste en förnyad konkurrensutsättning
genomföras. Det innebär att samtliga leverantörer som finns med i ramavtalet bjuds in att
lämna anbud. Inga nya villkor kan förhandlas, men befintliga kan kompletteras och
specificeras. Inget annonseringsförfarande förekommer. Därefter följs samma process som
under delprocessen ”Upphandla”.
Delprocess: Direktupphandla
En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud (2 kap. 23 § LOU). Även om det
inte ställs krav på anbud i viss form så kan den upphandlande myndigheten, när så är
lämpligt, vända sig till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affär som möjligt och
främja konkurrensen.
I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka 284 000 kr. Ett
anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för
direktupphandling.
Processen börjar med att ett behov finns i verksamheten. Varan eller tjänsten som behövs
omfattas inte av något befintligt ramavtal och understiger gränsvärdet för
direktupphandling. Verksamheten går ut med en muntlig eller skriftlig offertförfrågan, tar
emot offerter/anbud och gör en bedömning av vilken offert som är mest prisvärd och bäst
motsvarar verksamhetens behov. Avtal skrivs och objektet beställs.
I de fall tjänster direktupphandlas, d v s verksamhet som myndigheten väljer att köpa istället
för att utföra själv, diarieförs och bevaras offertförfrågan, anbud, ev beslut och avtal. Detta
49

Dnr 2012/366 Version 1.0
gäller även inköp av varor och tjänster som är kritiska för verksamhetens utförande, t ex en
tjänst eller en produkt som är nödvändig i genomförandet av forskning eller utbildning.
Detsamma gäller handlingar från direktupphandlingar där det värdet av det upphandlade
överstiger ringa belopp. Handlingar gällande övriga direktupphandlingar kan gallras 2 år
efter avtalstidens utgång. Beställningar diarieförs och bevaras om avtalet diarieförs och
bevaras. I annat fall gallras efter 13 år i de fall de går med fakturan som fakturaunderlag,
annars gallras de vid inaktualitet.
50

Dnr 2012/366 Version 1.0
2.5. Hantera IT-stöd, nät, telefoni och bildkonferens
Mittuniversitetet har en centralt placerad IT-avdelning som hanterar alla IT-frågor, som
inköp av utrustning, licenser, drift av IT-stöd och data- och telenät samt support.
Bildkonferensen administreras av Campusservice. Universitetets IT-strateg är placerad på
universitetsledningens kansli och fungerar som en länk mellan verksamhet och IT.
2.5.1. Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd och data- och telenät
Mittuniversitetets systemförvaltningsmodell bygger på en tydlig uppdelning av
ansvarsområden mellan verksamhet och teknik för att skilja på beställar- respektive
leverantörsorganisation. Beställarorganisationens/verksamhetens systemägare har det
yttersta ansvaret för systemet/förvaltningsobjektet vad det gäller krav, funktionalitet,
ekonomi m m, där utgör universitetets IT-strateg metodstöd. Leverantörsorganisationens
(IT-avdelningen eller en extern part) IT- ansvarige ansvarar för driften av systemet och att
överenskomna servicenivåer hålls.
Delprocess: Administrera systemägarråd
I systemägarrådet sitter universitetets samtliga systemägare, IT-Chef och IT-strateg. IT-
strategen är sammankallande och för minnesanteckningar. Rådet träffas fyra gånger per år. I
rådet diskuteras bl a systemövergripande problem, integrationsfrågor, systemsamband och
förändring/utveckling av system för att uppmärksamma när det påverkar andra
förvaltningsobjekt. Minnesanteckningar med bilagor bevaras.
Delprocess: Administrera IT-system
Varje förvaltningsobjekt/system har en specifik förvaltningsorganisation där
grundstrukturen för samtliga objekt är densamma men förvaltningsaktiviteter såsom
utbildning, användarstöd, drift m m varierar för varje objekt och anpassas till verksamhetens
behov.
Varje objekt har en systemägare och en systemansvarig. Systemägaren har det övergripande
ansvaret, beslutsrätt och budget för förvaltningsobjektet. Systemansvarig är en person i
berörd verksamhet, utsedd av systemägaren, som har ansvaret för den dagliga
användningen av förvaltningsobjektet. Systemansvarig samverkar med
leverantörsorganisationen för att säkerställa en säker och rationell daglig drift av
förvaltningsobjektet.
Vid etablering av ett nytt system/förvaltningsobjekt definieras vad som ingår i objektet,
ansvarsroller, styrning, aktiviteter och förvaltningsrutiner. Förvaltningsplan för
förvaltningsobjekt upprättas och servicenivåavtal skrivs med leverantörsorganisationen.
51

Dnr 2012/366 Version 1.0
Förvaltningsplan bevaras, servicenivåavtal gallras vid inaktualitet, dvs när nytt avtal har
upprättats eller förvaltningsobjektet har avvecklats.
Systemdokumentation enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1 5 kap 4 §) bevaras.
Delar av systemdokumentationen återfinns i förvaltningsplanen.
Operatörslogg till respektive system/förvaltningsobjekt bevaras generellt i 6 månader för att
kunna spåra ändringar gjorda av användare. Undantag gäller för system som hanterar
ekonomiska transaktioner då gallringfristen för operatörsloggen är 13 år, samt för TRAFLA,
Ladoks operatörs-/transaktionslogg, där gallringsfristen är 5 år.
Mittuniversitetets stora förvaltningsobjekt som t ex Studentportalen, Atlas, Ladok och DiVA
har en eller flera referensgrupper/användargrupper knutna till sig. Referensgrupperna
administreras av systemansvarig och anteckningar från referensgruppens möten bevaras.
Delprocess: Arbeta med utveckling av de system där Mittuniversitetets IT-avdelning utgör
leverantörsorganisation samt med anpassningar av övriga system
En grupp inom IT-avdelningen arbetar med att utveckla de system som MIUN själv har tagit
fram samt med att göra anpassningar av övriga system, det kan t ex gälla integrationer
mellan olika system. Vilket utvecklingsarbete som ska prioriteras beslutas av
systemägarrådet. Ett utvecklingsarbete kan också initieras genom att en fråga kommer in via
Helpdesk och det visar sig att problemet rör en bugg, en felaktighet i ett system, som
utvecklarna får åtgärda. Åtgärden dokumenteras i aktuellt ärende i
ärendehanteringssystemet Nilex.
De handingar som delprocessen genererar utgörs av systemdokumentation enligt
Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1 5 kap 4 §). Systemdokumentationen bevaras.
När ett utvecklingsarbete är avslutat överlämnas ansvar och systemdokumentation till IT-
avdelningens driftenhet.
Delprocess: Sköta drift och underhåll av de system där IT-avdelningen utgör
leverantörsorganisation och av Mittuniversitetets data- och telenät
IT-avdelningen utgör leverantörsorganisation för flera av Mittuniversitetets
förvaltningsobjekt och sköter därmed driften av flera IT-system, vilket bl a innebär att
uppdatera programvara, ta backuper och se till att systemen är tillgängliga. Driftgruppen
sköter även driften av universitetets data- och telenät (Mitt-Net) som möjliggör
kommunikation mellan system och orter.
De enda handlingar som upprättas är systemdokumentation vilken bevaras enligt
Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1 5 kap 4 §).
52

Dnr 2012/366 Version 1.0
Driftgruppen kan även få frågor och felanmälningar via Helpdesk. Åtgärder dokumenteras i
aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Nilex.
Delprocess: Ge support
2.5.2. Tillhandahålla användarstöd för studenter och personal
IT-avdelningen erbjuder stöd till studenter och personal genom supportfunktionen Helpdesk
som nås per telefon och e-post. Det kan t ex gälla teknikstöd för drift av personalens datorer
samt kringutrustning såsom skannrar, skrivare och datorprojektorer, stöd avseende
användarkonton, installationer och felsökningar och grundläggande användarstöd i främst
Windows- och Macintoshmiljö.
De problem som går att lösa inom 10 minuter försöker man lösa när de uppstår. Ärendet
läggs in i ärendehanteringssystemet Nilex och får ett ärendenummer. Övriga ärenden, t ex
ärenden som tar längre tid eller som innebär att en tekniker fysiskt måste vara på plats,
felsökning etc, läggs in i Nilex, får ett ärendenummer och handläggs i tur och ordning.
Personalen är organiserad i två olika grupper, en som tar hand om ärendena i det första ledet
(Helpdesk) och en grupp som handlägger de ärenden som kräver felsökning eller ytterligare
utredning. (Användarstöd).
Informationen i Nilex gallras vid inaktualitet, statistik tas ut och bevaras i samband med
årsredovisningen.
Delprocess: Hantera inköp
Helpdeskgruppen hanterar inköp av hårdvara (datorer m m) och programvara enligt
upphandlade ramavtal, se 2.4. När beslut har tagits om inköp av t ex en ny dator vid
institutionen/förvaltningen/fakulteten/ biblioteket går den anställde in på Mittuniversitetets
beställningswebb och väljer dator. Beslutande chef godkänner eller avslår ordern. Vid avslag
går ordern tillbaka till användaren. Vid godkännande går ordern till Helpdesk för
beställning. Helpdesk beställer dator. Beställningen bevaras och diarieförs i de fall värdet av
det beställda överstiger ett ringa belopp. Går beställningen med fakturan som
fakturaunderlag gallras den efter 13 år, övriga beställningar gallras vid inaktualitet.
Orderbekräftelse bevaras med fakturan i 13 år om bekräftelsen behövs för förståelsen av
fakturan. Annars gallras den vid inaktualitet. För fortsatt process rörande hantering av
leverantörsfakturor, se 2.3.1, Hantera kostnader.
Datorn anländer till Mittuniversitetet och registreras av ekonomiavdelningen i
anläggningsregistret i Agresso (se 2.3.4.) samt av IT-avdelningen i inventarieregistret i Nilex
där den får ett id-nummer och märks upp med en etikett. När en dator skrotas eller säljs
avförs den från anläggningsregister och inventarieregister. Anläggningsregister bevaras (se
2.3.4.), inventarielistan i Nilex hålls àjour/gallras vid inaktualitet.
53

Delprocess: Hantera licenser
Dnr 2012/366 Version 1.0
Helpdesk hanterar MIUN:s samtliga licenser vilket bl a innebär att sköta fakturahanteringen
kring licenser, förlänga licensavtal och avinstallera programvara när licenser sägs upp eller
löper ut. Licensavtal och förlängningar av licensavtal bevaras så länge licensen är aktuell och
kan därefter gallras. Licenserna hanteras med hjälp av en licensserver som bl a bevakar att
licenser är betalda, när avtalen går ut och dylikt.
Delprocess: Hantera användarkonton för studenter och personal.
Vid nyanställning gör anställande chef en beställning hos Helpdesk för att ge den
nyanställde ett konto med behörigheter till de system som behövs. Beställningen görs på en
pappersblankett. Den anställde skriver även under en ansvarsförbindelse för IT-resurser som
lämnas in till Helpdesk. Blanketterna gallras 2 år efter anställningens upphörande.
När en student blir antagen till studier vid MIUN skapas ett användarkonto.
Inloggningsuppgifterna skickas sedan till den adress där studenten är folkbokförd. Första
gången studenten loggar in i studentportalen godkänner han eller hon ansvarsförbindelsen
genom att kryssa i en ruta. Det går inte att komma vidare med inloggningen utan att
godkänna ansvarsförbindelsen, att en student har ett konto förutsätter m a o att
ansvarsförbindelsen har godkänts. Användarkontot raderas/gallras när studenten inte varit
registrerad på någon kurs under 18 månader.
Delprocess: Informera studenter och personal
Grupperna Helpdesk och Användarstöd skriver guider och handledningar för personal och
studenter gällande problem som är vanligt förekommande och handhavanden som kräver
ytterligare förklaring. Helpdesk och Användarstöd håller också utbildningar för studenter
och personal.
Guider, handledningar och utbildningsmaterial bevaras i urval i samråd med universitetets
arkivfunktion med hänsyn till informationens karaktär. Övriga guider, handledningar och
utbildningsmaterial gallras vid inaktualitet.
2.5.3. Administrera telefoni
MIUN använder ett system för växel och telefoni från Telia som köps som tjänst. Det
administreras av receptionen i Sundsvall som lägger in och tar bort personal/anknytningar,
hjälper till med de hänvisningar som personalen inte själva gör med knappsatsen på
telefonen, m m. Anvisningar/lathundar för hur telefonerna fungerar läggs ut på hemsidan.
Ingen information i systemet bevaras, utan det hålls ständigt à jour.
MIUN sköter lokala omflyttningar av anknytningar och lägger in användare. All övrig drift
sköts av Telia, vilket innebär att ingen systemdokumentation finns på MIUN.
54

Dnr 2012/366 Version 1.0
Personer/organisationer som hyr MIUN:S lokaler kan även använda telefonin. Då skickar
Campusservice en faktura, processen fortsätter sedan som under 2.3.2. Hantera intäkter.
2.5.4. Administrera bildkonferens
Mittuniversitetet använder bildkonferens för utbildning, möten och konferenser. För att boka
de rum som har bildkonferensutrustning görs en bokning via hemsidan eller så mejlar eller
ringer man personalen som arbetar med bildkonferens. Bokningarna görs i TimeEdit, samma
system som används av schemaläggningen där alla lokaler bokas. Även schemaläggningen
kan boka upp bildkonferenslokaler utifrån institutioners önskemål. Personalen som arbetar
med bildkonferens följer alltid upp alla bokningar innan användningstillfället för att
kontrollera att allt stämmer.
All utrustning kommer från företaget Polycom och det IT-stöd som behövs för att få allt att
fungera kommer från IT avdelningen och STV (leverantören av vår utrustning).
Samordnaren sköter daglig drift av bildkonferensen. Systemansvarig för bryggan är PO
Björner och avdelningschefen för Campusservice är systemägare.
Personalen som arbetar med bildkonferens ger support både på plats och på distans,
personal finns på alla tre campusorter.
Föreläsningar kan spelas in i syfte att användas i distansutbildning. Då skriver föreläsaren på
ett upphovsrättsligt avtal, upplåtelse av inspelning, som diarieförs. Själva inspelningen
lagras hos företaget som tillhandahåller ”Bryggan”, MGC. De föreläsningar som används i
undervisningen lagras även i lärplattformen, fast i redigerad version. I de fall inspelade
föreläsningar bevaras hämtas de ur lärplattformen. De inspelningar som lagras hos MGC
kan gallras vid inaktualitet
55

Dnr 2012/366 Version 1.0
2.6. Kommunicera/informera om universitetets verksamhet
Mittuniversitetet har en centralt placerad kommunikationsavdelning inom den centrala
förvaltningen som ansvarar för det universitetsövergripande kommunikations-
/informationsarbetet och studentrekryteringen samt är ett stöd i kommunikationsarbetet vid
institutioner/avdelningar/bibliotek. En stor del av universitetets kommunikation sker i
verksamheten och redovisas i respektive verksamhetsprocess. Här redogörs i första hand för
det centrala/universitetsövergripande kommunikationsarbetet.
Delprocess: Hantera universitetsövergripande kommunikation
Universitetsövergripande kommunikation innebär bl a att ta fram strategier och policys
inom kommunikationsområdet. Varumärkesarbetet och framtagandet av MIUN:s
varumärkeshandbok utgör grunden för flera andra styrdokument, t ex utvecklingsplan och
utbildningsstrategi. Arbetet med strategier och policys innefattar också arbetet med en
universitetsgemensam grafisk manual samt framtagandet av profilprodukter för försäljning.
Trycksaker tas fram tillsammans med en reklambyrå som producerar eller produktionsleder
där MIUN:s roll är att ta fram grunden, oftast text och bild. Trycksaker framtagna/beställda
av verksamheten arkiveras på respektive institution/avdelning. Trycksaker
framtagna/beställda centralt bevaras i ett arkivexemplar av kommunikationsavdelningen.
Kommunikationsavdelningen ansvarar för utformandet av utbildningskatalogen, för
framtagande av texter till utbildningskatalog, se 3.1 Utforma utbildningsutbud.
Utbildningskatalogen bevaras i ett arkivexemplar. Fr o m läsåret 2014/2015 kommer
katalogen inte att tryckas på papper längre utan publiceras bara elektroniskt. Katalogen finns
även som ”print on demand”-katalog på webben där man kan beställa de delar man är
intresserad av, sen får man katalogen som pdf eller tryckt och hemskickad. När den
elektroniska versionen lanseras skrivs den ut på papper och arkiveras av
kommunikationsavdelningen. Ändringar i fastställd katalog tas ut av respektive fakultet och
skickas samlat till kommunikationsavdelningen som kompletterar den fastställa katalogen
och bevarar det kompletta kursutbudet inför respektive läsår.
Kontakter med media hanteras i första hand centralt av kommunikationsavdelningen, men
även av enskilda anställda. Pressansvarig för universitetet finns på
kommunikationsavdelningen och hjälper till att skriva pressmeddelanden samt skickar ut
dem. Samtliga pressmeddelanden publiceras på miun.se och bevaras i om arkiveringen av
hemsidan.
En annan del av kommunikationsarbetet är att svara på frågor från studenter och allmänhet.
Det görs via e-post, sociala medier (se delprocess: hantera digitala medier) samt genom
direktkontakt i t ex respektive campus reception. För e-post gäller att inkomna och
upprättade handlingar (frågor och svar) kan gallras vid inaktualitet då de är av tillfällig och
56

Dnr 2012/366 Version 1.0
ringa betydelse. Då handlingarna inte är av tillfällig och ringa betydelse skrivs de ut och
lämnas till registrator för diarieföring.
Delprocess: Hantera intern kommunikation
Det digitala personalbladet Mittuppslaget tas fram av kommunikationsfunktionen, ett
arkivexemplar skrivs ut och bevaras.
Separata kommunikationsplaner för intern kommunikation tas fram/hanteras och arkiveras
med respektive projekt.
En annan del av den interna kommunikationen rör värdegrundsfrågor och det interna
varumärkesarbetet. Där arbetar kommunikatörerna som stöd för chefer och ledare i bl a
kompetensutveckling hos personalen och genom att ta fram dokumentation som ett stöd i
detta. Den interna kommunikationen är en viktig del i varumärkesarbetet.
Delprocess: Översätta och språkgranska
Mittuniversitetet arbetar enligt en antagen språkpolicy. Anställda som behöver hjälp med
översättning till engelska och tyska samt med språkgranskning av engelska och tyska texter
kan få hjälp av en översättarpool. Även svenska texter på universitetsövergripande nivå
språkgranskas. De texter som beställs arkiveras och bevaras i respektive verksamhet i
anslutning till respektive ärende/projekt etc.
Delprocess: Hantera fotografier och filmer
Mittuniversitetet beställer bilder av externa fotografer men tar också egna bilder. Bilderna
lagras i Image Vault som är en del av EpiServer (webbsystemet). MIUN:s centralt framtagna
bilder bevaras i formaten JPEG och PNG med information om fotograf, datum, plats och
motiv då detta är möjligt. Bilder framtagna i verksamheten bevaras i urval i samråd med
arkivet. Fotografier som belyser, illustrerar och ger information om verksamheten bevaras.
Filmer lagras i formatet mp4 på miun:s egna servrar. Filmer bevaras i urval i samråd med
universitets arkivfunktion med information om fotograf, datum, plats och beskrivning då
detta är möjligt.
Delprocess: Kommunicera forskningsverksamhet
Mittuniversitetets forskningsverksamhet lyfts fram genom olika evenemang som även riktar
sig till allmänheten, t ex dubbelkvarten som är en föreläsningsserie, forskningsdebatter samt
andra populärvetenskapliga arrangemang. Från evenemangen bevaras ett arkivexemplar av
inbjudan, program, affischer, etc. När förelsäningar spelas in bevaras de i formatet mp4 på
server. Forskningsverksamhet kommuniceras även genom tidningsbilagor och andra
trycksaker. Ett arkivexemplar av varje bevaras.
57

Delprocess: Hantera digitala medier
Dnr 2012/366 Version 1.0
Ett antal digitala medier används för att kommunicera med studenter och allmänhet;
Twitter, MIUN:s olika facebooksidor, olika chattar (t ex studievägledarnas och bibliotekets),
bloggar och www.miun.se . För information på Twitter, Facebook, via chattar m m gäller att
inkomna och upprättade handlingar (frågor och svar) kan gallras vid inaktualitet då de är av
tillfällig och ringa betydelse. Då handlingarna inte är av tillfällig och ringa betydelse skrivs
de ut och lämnas till registrator för diarieföring. Kvartalsvis överförs en kopia av sidorna till
ett annat lagringsmedium eller annan databärare för bevarande för att kunna följa hur
Mittuniversitetet har presenterat sig i de sociala medierna över tid.
Miun.se sparas ned en gång per kvartal som WARC-fil. Filerna samlas in med hjäp av
programmet Heritrix och lagras på MIUN:s egna servrar och läses med hjälp av mjukvaran
Wayback Machine. Information som ändras mellan uttagen gallras vid inaktualitet,
detsamma gäller information som kräver inloggning. WARC står för Web ARChive file
format och blev en ISO-standard 2009 (ISO 28500:2009).
Unika dokument skrivs ut eller bevaras elektroniskt i sitt sammanhang/projekt/ärende etc
och finns även tillgängliga via Wayback Machine för en elektronisk version.
Pressmeddelanden och nyheter bevaras digitalt i o m bevarandet av hemsidan. Lagringen av
hemsidan är en mellanarkivering och ansvaret för arkivet är kommunikationsavdelningens.
När filerna levereras till ett e-arkiv för slutarkivering övergår ansvaret till
universitetsarkivet.
Delprocess: Arbeta med studentrekrytering
Kommunikationsfunktionen vid UK kommer successivt att ta över ansvaret för all
studentrekrytering och marknadsföring av kurser och program, både mot nationella och
internationella studenter. Kommunikationsfunktionen kommer att ansvara för att vara
universitetets spetskompetens inom studentrekrytering och därmed driva och utveckla
rekryteringsarbetet, ta fram strategier, handlings- och aktivitetsplaner, genomföra aktiviteter,
planera institutionernas och andra enheters deltagande i och utförande av aktiviteter, samt
uppföljning. Institutioner/fakulteter kommer att ansvara för att ha dialog med
kommunikationsfunktionen, delta i studentrekryteringsaktiviteter och utse
kontaktpersoner/samordnare mot UK, studentambassadörer m fl.
De huvudsakliga aktiviteterna i marknadsföringsprocessen är:
- Utvärdering/analys av genomförd marknadsföring och dess effekter
- Strategisk input från ledning och utbildningsstrategi
- Input till handlingsplan för studentrekrytering från arbetsgrupper inom
utbildningsstrategiarbetet och från fakulteterna
58

- Handlingsplan med övergripande aktiviteter tas fram
- Förslag till handlingsplan diskuteras i rektors ledningsgrupp
- Beslut på handlingsplan tas
- Förslag till studentrekryteringsbudget tas fram och beslutas
- Detaljplanering av aktiviteter och produktion
- Genomförande av aktiviteter
Dnr 2012/366 Version 1.0
Alla styrdokument som strategier och handlingsplaner, etc skrivs ut och bevaras. Huruvida
styrdokument diarieförs eller inte bestäms från fall till fall i dialog med registrator.
Informationsmaterial, program, annonsunderlag från aktiviteter och kampanjer etc bevaras i
ett arkivexemplar. Slutrapporter och analyser/utvärderingar av olika
insatser/projekt/aktiviteter bevaras, eventuell diarieföring bestäms i dialog med registrator.
Dokumentation av betydelse från respektive kampanj/projekt bevaras, handlingar av
tillfällig och ringa karaktär gallras vid inaktualitet.
59

2.7. Administrera lokaler
Delprocess: Teckna hyresavtal/hyra lokaler
Dnr 2012/366 Version 1.0
2.7.1. Hantera förhyrning av lokaler och parkeringsplatser
Mittuniversitetet hyr samtliga lokaler och parkeringsplatser av olika hyresvärdar och äger
inga egna. När MIUN vill hyra en ny lokal går det vanligtvis till så att ett objekt ses ut och
hyresvärden kontaktas. Parterna förhandlar om ett pris och avtal skrivs, detta förgås av ett
utredningsförfarande som kan ta lång tid. Avtalet förbereds av CAMP och undertecknas av
universitetets firmatecknare; rektor eller universitetsdirektör. Avtalet diarieförs.
Ritningar över samtliga lokaler som Mittuniversitetet hyr hanteras elektroniskt i
ritningsdatabasen HyperDoc. Ingen information i HyperDoc bevaras, databasen uppdateras
kontinuerligt för att alltid innehålla de aktuella ritningarna.
Mittuniversitetet kan ha önskemål om att hyra en lokal som ännu inte är byggd, se 2.6.2
hantera om- och nybyggnation.
Delprocess: Säga upp eller omförhandla hyresavtal
Avtalen för de förhyrda lokalerna löper ut eller sägs upp. När ett avtal sägs upp skickas en
skrivelse till hyresvärden. När avtalen löper ut finns förlängningsklausuler som gör att
avtalet fortsätter löpa. Vill universitetet/hyresgästen förhandla om villkoren i avtalet
meddelas hyresvärden. Accepterar hyresvärden de nya villkoren tecknas ett nytt avtal.
Accepterar Hyrsvärden inte de nya villkoren förlängs det gamla avtalet om inte
Mittuniversitetet hänskjuter tvisten till Hyresnämnden inom 2 månader. Hyresnämnden
medlar mellan parterna som avger slutliga yrkanden. Kommer parterna överens vid
medlingen tecknas ett nytt avtal. Kommer parterna inte överens upphör avtalet, begär någon
av parterna uppskov med avflytning före hyrestidens utgång fastställer hyresnämnden
hyresvillkoren under uppskovstiden. Samtliga handlingar diarieförs.
Delprocess: Rapportera
Vart tredje år tas en lokalförsörjningsplan fram som presenteras för universitetsstyrelsen.
Planen tas fram av campusservice i dialog med institutionerna. Framtagandet av planen
föregås av en omvärldsanalys där man bl a tittar på storlekarna på årskullarna på ungdomar
i åldern 19-24 (nationellt) samt hur universitetets budget ser ut och dess prognos avseende
antalet studenter. Lokaler för forskningens behov tas också med i planen men är svårare att
analysera, samt användandet av befintliga lokaler. Lokalförsörjningsplanen tar upp var och
inom vilka områden vi bör utvidga lokalbeståndet samt var vi bör och har möjlighet att
avveckla lokaler.
60

Dnr 2012/366 Version 1.0
Årligen rapporteras till universitetsstyrelsen vilka större projekt som är på gång, information
om vad vi hyr, vakansgrad och nyttjandegrad, lokalhyrornas del av den totala omsättningen,
kontraktstider, vad som löper ut och vad som ska omförhandlas, m m.
2.7.2. Hantera om- och nybyggnation
Om- och nybyggnation av lokaler skall hanteras som en offentlig upphandling. Så har inte
processen hanterats tidigare och sedan detta stod klart har ingen om- och nybyggnation
skett. Processen kan därmed inte beskrivas.
2.7.3. Tillhandahålla lokalvård
Mittuniversitetets lokalvård utförs på entreprenad i Sundsvall, Örnsköldsvik och Östersund.
I Härnösand bedrivs lokalvård i egen regi. Inga handlingstyper förekommer i processen.
2.7.4. Tillhandahålla vaktmästeritjänster
Vaktmästerierna på respektive campus svarar för posthantering, flytthjälp, kopiering,
kontorsmateriel, nycklar & lås, passerkort, larm i lokaler & korridorer, återvinning samt drift
och underhåll av AV-utrustning i lärosalar. De hjälper till med behov av TV/video,
låneprojektor och lånedator samt lånar även ut diktafoner/ bandspelare.
Posthanteringen medför att vaktmästerierna hanterar rekommenderade, värde- och
expressförsändelser. Kvittenser för detta finns i en kvittensbok.
Vaktmästerierna hjälper till med kopiering, verksamheten lämnar in en beställning till
vaktmästerierna som utför jobbet. Beställningen utgör sedan underlag för internfakturering.
Vaktmästerierna tar emot leveranser av kontorsmaterial m m som sedan ska hämtas upp av
institutioner/avdelningar/fakulteter. Avhämtande verksamhet kvitterar, kvittens sparas
tillsammans med följesedel och gallras vid inaktualitet.
Vaktmästerierna ansvarar för att lämna ut passerkort till personal och hjälper även
studenter, även om den huvudsakliga passerkortshanteringen för studenter genomförs av
respektive reception. All dokumentation sker i säkerhetssystemet, se 2.7, hantera
säkerhetsfrågor.
Administration av nycklar sker i ett separat system, där anges vem som har vilka nycklar,
vilka nycklar som går till vilka lås och om en nyckel är återlämnad.
Vaktmästerierna får alla larmrapporter från vaktbolaget, larmrapporterna utgör sedan
fakturaunderlag för interndebitering eftersom de flesta larm utlöses av den egna personalen.
61

Dnr 2012/366 Version 1.0
I de fall en larmrapport utgör underlag för polisanmälan går det med polisanmälan till
diariet för diarieföring, samt till säkerhetschefen, se vidare 2.7 Hantera säkerhetsfrågor.
62

2.8. Hantera säkerhetsfrågor
Delprocess: Bedriva systematiskt säkerhetsarbete
Dnr 2012/366 Version 1.0
Det systematiska säkerhetsarbetet går ut på att göra riskanalyser. Vilka riskanalyser som
skall utföras varierar men informationssäkerhetsanalys, elsäkerhetsanalys och riskanalys av
egendomsskydd och personskydd utförs. Häri ingår inte den riskanalys enligt FISK
(förordningen om intern styrning och kontroll) som genomförs årligen, se 1.2.2.
Informationssäkerhetsanalysen går ut på att gå igenom vilken information universitetet har
och avgöra vilken information som innehåller sekretessreglerade uppgifter samt hur dessa
uppgifter ska hanteras.
Elsäkerhetsanalysen handlar om att gå igenom all elektrisk utrustning på universitetet,
undantaget lampor.
Riskanalyser av egendomsskydd och personskydd utgör underlag för vilka försäkringar
Mittuniversitetet tecknar.
Samtliga riskanalyser skall vara skriftliga och rapporteras till universitetsdirektör.
Delprocess: Hantera tillbud
Ett tillbud är en incident som inträffar och det kan röra sig om en olycka, förlust,
skadegörelse, stöld, inbrott, hot, våldssituation m m. Tillbud rapporteras av studenter och
personal i säkerhetsportalen på hemsidan och hanteras sen i ärendehanteringssystemet
Nilex. Ett tillbud kan även komma via säkerhetssystemet, t ex när ett inbrotts- eller
brandlarm löses ut, även det tillbudet registreras i Nilex. Ett tillbud kan leda till en
polisanmälan, en utredning om arbetsskada, ett arbetsmiljöärende, ett försäkringsärende, ett
lika villkorsärende, eller ett personalärende då någon har brutit mot universitetets
säkerhetsbestämmelser. Samtliga tillbud tas årligen ut ur systemet på papper och diarieförs
samlat i samma ärende.
När det gäller de tillbud som polisanmäls diarieförs respektive ärende. I de fall
polisutredningen läggs ned görs en dagboksanteckning i diariet och i de fall utredningen
leder till en dom diarieförs utslaget och eventuella övriga handlingar.
En arbetsskada handläggs av respektive institution/avdelning och personalavdelningen, se
2.2.3.
Ett arbetsmiljöärende handläggs av arbetsmiljöhandläggare, se 1.8.
63

Ett försäkringsärende hanteras av den som handhar försäkringen, när det gäller
Dnr 2012/366 Version 1.0
universitetets ansvarsförsäkring är det säkerhetschefen. Handlingarna diarieförs inte.
Ett lika villkorsärende handläggs av lika villkorshandläggare, se 2.2.4. för personal och 2.9.7.
för studenter.
För personalärenden, se 2.2.4.
Delprocess: Informera personal och studenter om säkerhetsfrågor
Personal och studenter informeras via hemsidan, trycksaker och utbildningar.
Utbildningarna kan vara i egen regi eller med inhyrda föreläsare.
Delprocess: Genomföra systematiskt brandskyddsarbete
Systematiskt brandskyddsarbete innebär att man kontrollerar brandskyddet i samtliga
lokaler. Från kontrollerna skrivs rapporter som sedan utgör underlag för åtgärder.
Delprocess: Administrera säkerhetssystem
Mittuniversitetet har ett säkerhetssystem/passagesystem från Bravida. I säkerhetssystemet
finns information om samtliga passerkort, dörrar som låses upp med kort (och ev kod) och
larm i MIUN:s lokaler. Alla incidenter, d v s larm som går av olika anledningar, loggas i
systemet samt alla inpasseringar där kort används. Passerkort till personal utfärdas av
vaktmästerierna och till studenter av receptionerna på respektive campusort. En integration
finns mellan Ladok och säkerhetssystemet, när en student är registrerad på en kurs
genereras ett underlag för ett passerkort. Systemägare för säkerhetssystemet är
avdelningschefen för Campusservice. Ingen information i systemet behöver
bevaras/långtidslagras utan kan gallras vid inaktualitet.
64

2.9. Utföra studieadministrativa uppgifter
Delprocess: Arbeta med förebyggande hälsovård
2.9.1. Tillhandahålla studenthälsoverksamhet
Dnr 2012/366 Version 1.0
Studenthälsan arbetar med att förebygga ohälsa och studierelaterade problem, som t ex
stress, samt driver ett preventionsarbete inom alkohol och sexuell hälsa. Detta görs genom
att informera och utbilda studenter. Studenthälsan informerar genom trycksaker och via
hemsidan, samt att man genomför hälsodagar på universitetet och har riktad information till
nya studenter.
Ett annat sätt att informera är att hålla utbildningar i ovanstående frågor, dels till nya
studenter på frivilligbasis samt till studentfaddrar genom ett samarbete med studentkåren
som i sin tur utbildar andra.
Riktade undersökningar/enkäter genomförs vid behov, då samlas underlag/formulär in och
sammanställs. En annan enkät för studenterna finns som ett verktyg för att utvärdera sin
egen hälsa. Där samlas inga resultat in utan studenten får direkt feedback på sina svar.
Enkäten är inte framtagen av MIUN, utan köps av en extern part.
Delprocess: Arbeta med rådgivning och stödjande samtal
Studenthälsan bedriver ingen sjukvård utan arbetar istället förebyggande, samt med samtal
som stöd för den enskilde individen. Hos studenthälsan kan studenter få hjälp av kurator,
sjuksköterska och präst. Prästerna har sin anställning hos Svenska kyrkan och utför sitt
uppdrag och upprättar sina handlingar inom ramen för sin anställning där. Kurator och
sjuksköterska arbetar för ett vårdföretag, de anställninger de utför har MIUN upphandlat.
De handlingar de upprättar är inte att betrakta som allmänna handlingar utan hanteras helt
utanför myndigheten, vilket också regleras i avtal.
Delprocess: Försäkra studenter
2.9.2. Försäkra studenter
Enligt HF 1 kap 11a § skall högskolor med staten som huvudman ansvara för att studenterna
är försäkrade för personskada. Försäkringen skall tecknas genom att CSN träffar en
överenskommelse med Kammarkollegiet. Kammarkollegiet har enligt förordningen om statliga
myndigheters riskhantering statsmaktens uppdrag att driva ett försäkringssystem. Samtliga
studenter är försäkrade via Kammarkollegiet, försäkringen motsvarar
arbetsskadeförsäkringens olycksfallsskydd. Försäkringen gäller i Sverige och omfattar
olycksfall under skoltid och under färd mellan bostaden och den plats där skoltiden
65

Dnr 2012/366 Version 1.0
tillbringas. När en student behöver använda sig av försäkringen kontaktar studenten
Kammarkollegiet direkt och det blir aldrig ett ärende på MIUN.
Delprocess: Försäkra utbytesstudenter
Utbytesstudenter är försäkrade via Kammarkollegiet. De studenter som åker på utbyte får ett
”medical insurance card” av institutionen eller av de internationella handläggarna på
Universitetsledningens kansli. MIUN för en lista över vilka studenter som har åkt som
utbytesstudenter. Den ligger som en excelfil där alla som har lämnat ut ett ”medical
insurance card” lägger in information. När en student behöver använda sig av försäkringen
kontaktar studenten Kammarkollegiet direkt och det blir aldrig ett ärende på MIUN,
detsamma gäller de inresande utbytesstudenterna.
2.9.3. Studievägleda och karriärvägleda
Mittuniversitetet bedriver central studievägledning på alla tre campusorter, samt
studievägledning på respektive institution. Programstudenter är främst hänvisade till den
lokala studievägledningen på sin institution, medan presumtiva studenter samt de som läser
fristående kurser i första hand kontaktar den centrala studievägledningen, även om båda
grupperna antagna studenter utnyttjar båda funktionerna.
På institutionerna ges studievägledning i huvudsak av lärare, det finns även en
studievägledare på ett av fakultetskanslierna.
Studenter, både studenter vid MIUN och presumtiva studenter kontaktar de centrala
studievägledarna per telefon, personligt besök eller via deras gemensamma mejlbox. Deras
ärende handläggs direkt eller bokas in för ett besök. Studievägledarnas uppgifter är att ge
personlig vägledning, informera presumtiva och antagna studenter samt att i vissa fall lotsa
studenterna vidare då de får många frågor som bäst kan lösas någon annanstans på
universitetet, t ex på en institution dit de då hänvisar studenten. Anteckningar och
korrespondens gallras vid inaktualitet, om de inte leder till ett ärende vilket är ovanligt. I de
fallen bevaras och diarieförs handlingarna. Samma förfarande gäller för studievägledning på
institutions- och fakultetsnivå.
Studievägledarna deltar på mässor och öppet hus samt åker ut och informerar olika grupper
vid begäran, t ex studenter vid gymnasier och komvux eller grupper av arbetssökande. Vid
de tillfällena delas informationsmaterial från t ex VHS och MIUN ut, men inget som
studievägledarna själva tar fram. Universitetets utåtriktade arbete med studentrekrytering
redovisas under 2.6
66

Delprocess: Vägleda och informera
2.9.4. Hantera internationella studenter
Dnr 2012/366 Version 1.0
Internationella studenter; utbytesstudenter och freemovers (internationella studenter som
inte är utbytesstudenter utan åker på egen hand), behöver hjälp och stöd med många
praktiska frågor, innan de kommer till MIUN och när de är på plats. Det kan röra boende,
visum, kontakt med andra myndigheter, studieavgifter och stipendier, frågor rörande kurser
och ändring av kurser m m. Mittuniversitetet har en ”International desk” som bemöter
frågor avseende internationellt studentutbyte och mottagande av ”free movers”. Studenter
vänder sig även direkt till fakulteter och institutioner, ofta med frågor gällande kurser och av
annan akademisk karaktär, och till de internationella handläggarna på
Universitetsledningens kansli. De handingar som upprättas och inkommer rör främst
korrespondens. Här gäller att inkomna och upprättade handlingar (frågor och svar) kan
gallras vid inaktualitet då de är av tillfällig och ringa betydelse. Då handlingarna inte är av
tillfällig och ringa betydelse skrivs de ut och lämnas till registrator för diarieföring.
International desk arbetar också med sociala aktiviteter för studenterna samt med
informationsverksamhet. Viss information finns på hemsidan, se 2.6
Kommunicera/informera. När det gäller trycksaker bevaras ett arkivexemplar av varje.
Detsamma gäller när institutioner, fakulteter eller de internationella handläggarna tar fram
tryckt informationsmaterial. Från de sociala aktiviteterna bevaras program och eventuellt
övrigt informationsmaterial.
Delprocess: Hantera studieavgifter och stipendier
Sökande till kurser och program vid MIUN som inte har medborgarskap i EU, EES-länderna
eller Schweiz måste betala en studieavgift, om studenten inte är utbytesstudent från ett av
MIUN:s partneruniversitet. Ekonomiavdelningen tillsammans med fakultetskanslierna tar
fram underlag för beslut om avgifter för kommande läsår. Beslut om avgifter fattas av rektor.
Avgiften läggs in i Atlas (se 3.1.Utforma utbildningsutbud) på program- och kurstillfälle.
Avgiftens storlek exporteras till NyA och presenteras på studera.nu i anslutning till varje
anmälningsalternativ. Studenten söker utbildning via studera.nu ( se 3.3 Anta studenter till
kurser och program) och kan samtidigt ansöka om stipendier för att reducera studieavgiften
via miun.se. Respektive fakultet nominerar studenter till stipendium och därefter fattar rektor
beslut om tilldelning av stipendium. Internationella handläggaren vid UK handläggar
ärendet. Studenten får antagningsbesked och meddelande om beslut om stipendium. Alla
antagna förs över från NyA till Ladok.
Ekonomiavdelningen får utdrag ur Ladok över de studieavgiftsskyldiga studenterna och en
lista av de internationella handläggarna över vilka studenter som har beviljats stipendier och
ska få reducerad studieavgift, samt summan. Studenten tackar ja till sin utbildningsplats och
67

Dnr 2012/366 Version 1.0
Ekonomiavdelningen fakturerar därefter studenterna via International Desks e-post. Frågor
om studieavgifter, betalning och återbetalningsvillkor besvaras av International Desk.
Studenten betalar fakturan och Ekonomiavdelningen meddelar Ladok vilka studenter som
har betalat. Ladokenheten lämnar därefter besked om inkomna betalningar till
Migrationsverket. Stipendieansökan gallras vid inaktualitet, De utdrag/listor som går till
ekonomiavdelningen bevaras i 13 år som fakturaunderlag.
När studenten som har beviljats stipendier är på plats skriver denne på ett kontrakt där
kriterierna för stipendiet framgår, regler för vad som händer om studenten avbryter
studierna m m. Kontraktet diarieförs.
MIUN ansöker till Internationella programkontoret (IPK) (fr o m 1 januari 2013 Universitets-
och högskolerådet) inför varje akademiskt år om medel för stipendier till
studieavgiftsskyldiga studenter. I juni varje år återrapporterar MIUN till IPK hur medlen har
använts. Ansökan och rapport diarieförs och bevaras. När en student söker stipendier via
MIUN är en förutsättning för utbetalning att pengar finns i potten från IPK. De medel som
utbetalas till MIUN baseras på de medel som har använts under föregående akademiska år.
Studenterna kan också söka medel via Svenska institutets stipendieprogram. MIUN anmäler
årligen till Svenska institutet vilka utbildningar som ska tas med i stipendieprogrammet.
Studenten söker direkt till Svenska institutet och de internationella handläggarna vid MIUN
får ett beslut där det framgår vilka studenter som har beviljats medel. MIUN skickar en
rekvisition till Svenska institutet för att rekvirera de medel som har beviljats. Underlag
skickas till ekonomiavdelningen som reducerar fakturabeloppet för respektive student med
de beviljade medlen. Anmälan, beslut och rekvisitioner diarieförs och bevaras.2.9.5.
Administrera internationella utbyten
Delprocess: Administrera partneruniversitet utanför Europa
När universitetsövergripande avtal ska tecknas med ett nytt partneruniversitet kommer
initiativet från fakultet eller institution. Man vill samarbeta med ett universitet inom ett visst
eller flera ämnen gällande utbyte av studenter och lärare. Först skrivs ett ”Memorandum of
understanding” (intentionsförklaring) på ca en A4 där det framgår att universiteten har en
intention att samarbeta. Syftet ska vara att samarbeta på bred, universitetsövergripande front
inom studentutbyte, lärarutbyte och forskning. Alla avtal går via de internationella
handläggarna på universitetsledningens kansli som sparar en kopia. Rektor undertecknar
avtalet och det diarieförs.
I nästa steg skrivs ett ”Bilateral agreement” (ömsesidig överenskommelse) på ca 4 A4 där det
mer detaljerat framgår hur många platser det rör sig om, terminsavgifter, boende m m.
Rektor undertecknar avtalet och det diarieförs. När ”Bilateral agreement” är undertecknat
kan utbytet börja. Alla avtal går via de internationella handläggarna på
68

Dnr 2012/366 Version 1.0
universitetsledningens kansli som sparar en kopia och lägger in informationen i databasen
Move on. Vissa samarbeten börjar med ett ”Bilateral agreement” och något ”Memorandum of
understanding” skrivs aldrig.
Ifylld mall för dokumentation i samband med nytecknande av avtal, korrespondens och
övrigt underlag som leder fram till att avtalen tecknas diarieförs och bevaras tillsammans
med avtalen för att ärendet ska gå att följa och för att man ska kunna förstå bakgrunden.
Korrespondens och underlag av tillfällig och ringa karaktär gallras vid inaktualitet.
Delprocess: Administrera partneruniversitet i Europa
När det gäller europeiska samarbeten är det alltid fakulteten eller institutionen som
handlägger ärendet. Europeiska samarbeten sker inom stipendieprogram, t ex Erasmus och
Nordplus. Mallar finns för detta från Internationella programkontoret (IPK), Nordiska
ministerrådet m fl beroende på vilket stipendieprogram som avtalet omfattas av. Initiativet
tas av respektive fakultet eller institution. Prefekt, dekan eller internationell samordnare vid
fakulteten skriver på avtalet. När det gäller Nordplusavtal rör det sig om nätverksavtal
mellan flera universitet. Avtalen, ifylld mall för dokumentation i samband med nytecknande
av avtal, korrespondens och övrigt underlag som leder fram till att avtalen tecknas diareförs.
Allt går via de internationella handläggarna som sparar en digital kopia och lägger in
informationen i databasen Move on.
Delprocess: Hantera inresande studenter
En student studerar vid ett av Mittuniversitetets partneruniversitet och har ett intresse av att
studera vid MIUN. Studenten kontaktar institutionen eller fakultet vid sitt hemmauniversitet
som hjälper till med ansökan, visum m m och nominerar studenten för studier vid MIUN.
Studenten ansöker till MIUN och ansökan går till de centralt placerade de internationella
handläggarna på Universitetsledningens kansli genom sajten Move on. Studenten skriver ut
ansökan och skickar in den tillsammans med betyg och övriga bilagor via mejl eller som
papperspost. Detta kan också föregås av korrespondens med frågor och svar kring ansökan.
Koordinatorerna eller lärare inom relevant ämne på respektive institution bedömer om
studenten är behörig, Institutionen lämnar besked till de internationella handläggarna. De
lägger in alla inresande studenter i en lista i Excel och etablerar och antar studenterna i
Ladok, se 2.9.8. Föra register över studenter. Studenten får antagningsbesked via mejl, kopia
sparas i pdf. Studenten registrerar sig på kursen. Ansökan med bilagor bevaras på papper
per akademiskt år och student.
Delprocess: Hantera utresande studenter
Studenten vid MIUN ansöker online via databasen Move on till något av Mittuniversitetets
partneruniversitet i utlandet. Ansökan skrivs ut ur Move on och lämnas tillsammans med
bilagor till de internationella handläggarna vid MIUN. Studenten lämnar in blanketten
69

”Registrering vid Mittuniversitetet för studier i utlandet” till de internationella
handläggarna, intyget bevaras.
Dnr 2012/366 Version 1.0
Ett nomineringsmejl skickas till det mottagande lärosätet, det görs av institutionen för
universitet i Europa och för vissa utomeuropeiska. De internationella handläggarna skriver
ett nomineringsintyg till studenten som bifogas ansökan. För övriga utomeuropeiska
lärosäten skickar internationella handläggarna ett intyg. Kopior på nomineringsintygen
bevaras inte.
Studenten lämnar in en kopia på sitt ”Learning agreement”, som är ifyllt av det mottagande
lärosätet, studenten själv och det sändande lärosätet, till koordinator eller programansvarig
på institutionen. Där framgår vilka kurser studenten ska läsa, hur många poäng de ger och
vilka kurser de motsvarar på MIUN. Blir det ändringar under studietiden skickas ett
”Changes to learning agreement” in. Institutionerna skickar blanketterna till de
internationella handläggarna vid universitetsledningens kansli där de bevaras.
Delprocess: Administrera stipendier för utbytesstudier
Mittuniversitetet ansöker om medel för utbetalning via Erasmusstipendier av Internationella
programkontoret (IPK) för varje akademiskt år. Beloppet baseras på hur mycket MIUN har
betalat ut i stipendier föregående år. De studenter som ansöker om Erasmusstipendier gör
det via MIUN. De internationella handläggarna beviljar eller avslår ansökan. Beviljad
ansökan skickas till ekonomiavdelningen för utbetalning till studenten (se 2.3.1. Hantera
kostnader). MIUN:S ansökan till IPK diarieförs och bevaras.
Blanketten ”Confirmation of studies abroad” faxas eller mejlas av studenten när denne är på
plats på mottagande lärosäte till de internationella handläggarna vid MIUN och bevaras
tillsammans med ansökningshandlingarna för utbytet.
Studenten kan också ansöka om en andra tilldelning av Erasmusmedel om medel finns kvar
när studenten återvänder till Sverige. För att den ska betalas ut krävs att studenten lämnar in
en reserapport/Erasmusrapport där man svarar på frågor om studierna m m. Studenten
måste också lämna in en mer kvalitativ reserapport till MIUN utifrån en mall. Båda
reserapporterna bevaras på papper och den kvalitativa publiceras i databasen Move on.
Beviljad ansökan om en andra utbetalning skickas till ekonomiavdelningen som betalar ut
pengarna till studenten.
En sammanställning av utbetalade Erasmusstipendier skickas till IPK, först en
interremmistisk rapport i april och sen en slutrapport i oktober. Rapporterna diarieförs.
Erasmusstipendium är det vanligaste stipendiet. Handläggning av övriga stipendier går till
på ett snarlikt sätt och rutinen för arkivering ser likadan ut.
70

Delprocess: Hantera utbyten av lärare och administratörer
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetets personal kan åka på utbyte till något av partneruniversiteten genom att
ansöka om medel via Erasmus eller andra stipendieprogram. Ansökan görs till respektive
prefekt/dekan/avdelningschef som beviljar utbytet. Blanketten lämnas vidare till de
internationella handläggarna som gör en omföring av medel, omföringsblankett skickas till
ekonomiavdelningen. Blanketten ”Confirmation of attendance” (närvarobekräftelse) lämnas
in efter hemkomst tillsammans med en reserapport. Ansökan, reserapport och
”Confirmation of attendance” bevaras på papper per person och akademiskt år. Vid
lärarutbyte upprättas också ett kontrakt med partneruniversitetet, ett ”Teaching
programme”, där utbytets innehåll och förväntade resultat redovisas. Kontraktet bevaras
tillsammans med övriga handlingar.
2.9.6. Hantera disciplinära åtgärder mot studenter
Delprocess: Handlägga ärende gällande vilseledande vid prov, störande av undervisning, m
m enligt HF 10 kap 1 §
När en tentamensvakt misstänker att en student har fuskat på en tentamen görs en anmälan
till institutionen. Institutionen kan också själva misstänka fusk i form av t ex plagiat i en
uppsats eller hemtentamen. Institutionen författar en anmälan till rektor som låter bereda
ärendet. Vid beredningen skickas anmälan till studenten där man begär att studenten ska
yttra sig. Samma förfarande gäller vid störande av undervisning eller övrig verksamhet.
Rektor låter utreda ärendet och kan avgöra om det skall lämnas utan vidare åtgärd,
föranleda varning eller hänskjutas till disciplinnämnden för prövning. Om ärendet prövas av
disciplinnämnden fattar nämnden ett beslut. Påföljden om studenten inte frikänns kan bli en
varning eller att studenten avstängs från studier i högst 6 månader, vanligast är en
avstängning på 6-8 veckor. Vid avstängning underrättas alltid CSN. Samtliga handlingar
diarieförs.
Studenten kan överklaga ärendet till Förvaltningsrätten. I de fall det görs lämnar
Mittuniversitetet ett yttrande. Förvaltningsrättens utslag och övriga handlingar diarieförs.
Delprocess: Handlägga ärende rörande avskiljande från studier
En student som lider av psykisk störning, missbrukar alkohol eller narkotika eller har gjort
sig skyldig till allvarlig brottslighet kan avskiljas från studier vid landets samtliga lärosäten
tills vidare. Detta förutsatt att det finns en allvarlig risk att studenten kan komma att skada
person eller värdefull egendom. Beslutet är inte tidsbegränsat men kan omprövas efter 2 år.
Beslut fattas av Högskolans avskiljandenämnd. Processen börjar med att Mittuniversitetet
yrkar att en student ska avskiljas från studier, detta görs genom att rektor skickar en
anmälan till Högskolans avskiljandenämnd. Studenten får möjlighet att svara och lärosätet
71

Dnr 2012/366 Version 1.0
kan kommentera studentens svar. Därefter beslutar nämnden och universitetet verkställer
beslutet. Samtliga handlingar diarieförs.
2.9.7. Stödja funktionsnedsatta studenter
En funktionsnedsatt student har rätt till vissa pedagogiska stödåtgärder. De stödåtgärder
som kan bli aktuella är bl a; inläst litteratur, tillgång till resursrum, anpassad tentamen,
anteckningshjälp, möjlighet att spela in föreläsningar, mentor samt teckenspråkstolk.
För att en stödåtgärd ska beviljas krävs att studenten gör en ansökan om stödåtgärd vilket
oftast görs på en blankett som finns att hämta på universitetets hemsida. Med ansökan
bifogas ett läkarintyg där studentens diagnos framgår. En ansökan kan även komma in via
mejl, personligt besök eller per telefon. En bedömning görs sedan av Studentcentrums
samordnare som finns på respektive campusort. Samordnaren för anteckningar och kan även
ha viss korrespondens med studenten för förtydliganden m m. Samtlig dokumentation i
bevaras i personakter hos respektive handläggare. Beslut om stödåtgärd tas av
handläggarna, dokumenteras, och läggs i akten. Ett beslut kan även innebära att
rekommendera en institution att studenten t ex ska få en anpassad tenta.
Ett register förs i Excel för inrapportering till Stockholms universitet och Specialpedagogiska
skolmyndigheten över vilka funktionsnedsättningar som förekommer, antalet, samt
kostnader för insatserna.
2.9.8. Hantera lika villkorsärenden gällande studenter
Vid Mittuniversitetet benämns arbetet utifrån diskrimineringslagen med
diskrimineringsgrunderna kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion
eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder för ”lika
villkor”.
Ett lika villkorsärende kan börja med att en student tar kontakt med handläggaren för lika
villkor per telefon eller e-post. Det kan också börja med att studenten tar kontakt med lärare,
prefekt, studentcentrums samordnare eller institutionens studentkontakt som skickar
studenten vidare till lika villkorshandläggaren. Handläggaren ger råd och stöd för hur
ärendet skall tas vidare. Det kan leda till att ärendet stannar där och att studenten inte vill
göra mer. Det kan också leda till att handläggaren tar kontakt med prefekten för den
institution det gäller för att hitta en lösning på problemet. Ett tredje alternativ är att
studenten väljer att göra en anmälan. En anmälan utreds och leder alltid till ett rektorsbeslut.
Handläggaren för lika villkor bevarar mejlkonversationen med studenten tillsammans med
sina anteckningar i pärmar sorterade per ärende. Anmälan och beslut diarieförs och bevaras
i studentdiariet. I de fall studenten väljer att göra en polisanmälan avbryts handläggningen
på Mittuniversitetet och polisen tar över ansvaret för att utreda frågan.
72

Dnr 2012/366 Version 1.0
Ärendet kan också bestå i att studenten gör en anmälan till Diskrimineringsombudsmannen
(DO) utan att kontakta universitetet. MIUN får då kopia på anmälan via DO och får
möjlighet att yttra sig. Anmälan, yttrande, eventuella övriga handlingar i ärendet och DO:s
beslut diarieförs.
2.9.9. Föra register över studenter
Register över studenter förs i systemet Ladok. Ladok ägs av 39 lärosäten och CSN i ett
konsortium. Systemet förvaltas av enheten för IT-stöd och systemutveckling vid Umeå
universitet. Respektive lärosäte äger sin egen databas.
När en student är antagen till studier vid MIUN förs information om studenten över från
systemet NyA till Ladok (se 3.3 anta studenter till kurser och program). Studenten registreras
i Ladok, själv via Ladok på webb, eller av institutionen. Under hela studietiden förs sedan
uppgifter på manuellt av respektive institution, t ex om betyg på olika delkurser,
adressändringar m m, och av studenterna själva via Ladok på Webb; adressuppdateringar
för tidsbesgränsade adresser, tidigt avbrott och anmälan till tentamen. Studenterna kan
också själva skriva ut intyg ur systemet. Uppgifter hämtas också in från andra system;
kursutbud från Atlas, folkbokföringsinformation från SPAR och e-postadresser från
Studentportalen. Efter att studenten har avslutat sina studier använder examensenheten
information från Ladok för att kunna utfärda examensbevis. De för även på information, t ex
om kurser vid andra lärosäten, som studenten skickar in i efterhand för att få med i sin
examen.
Vid sidan av Ladok finns en transaktionslogg, TRAFLA (TRAnsaktionsloggning för LAdok).
Där lagras transaktioner i en databas med uppgifter om ändringar och vem som har utfört
dem. Databasen förvaltas av enheten för IT-stöd och systemutveckling vid Umeå universitet,
men respektive lärosäte är systemägare för sin information. Information i TRAFLA bevaras i
minst 5 år och gallras därefter.
Ladok är en central databas som förser många sidosystem med information. Ur Ladok
hämtas också underlag för t ex årsredovisning och olika rapporter.
Det finns en referensgrupp för Ladok. Referensgruppen har till uppgift att:
kanalisera alla Ladokintressenters synpunkter
bereda ärenden till rektor i de frågor som gäller övergripande strategiska beslut för
Ladoksystemet
inom MIUN främja förståelsen för Ladoksystemets betydelse på lika nivåer, allt från
enskilda studenter till Mittuniversitetets styrelse
vara en remissinstans i viktigare frågor som behandlas i det nationella
Ladokkonsortiet och i Ladokstyrelsen
73

Dnr 2012/366 Version 1.0
verka för att förvaltningen av Mittuniversitetets studiedokumentationssystem följer
RRV:s rekommendationer samt uppfyller datamässiga säkerhetsrutiner
Referensgruppens handingar samt andra handingar rörande systemadministration som t ex
förvaltningsplan och systemdokumentation redovisas under 2.5.1., Utveckla, förvalta och
drifta IT-stöd.
2.9.10. Rapportera studieresultat m m till andra myndigheter
MIUN rapporterar registrerade studenter, avbrott och resultat till CSN, filer skickas ur
Ladok varje natt. Detta utgör sedan underlag för CSN:s utbetalning av studiemedel. VHS
hämtar själva information ur Ladok vid några fastställda tillfällen per läsår, t ex rörande
registrerade studenter, poängproduktion och utfärdade examina.
2.9.11. Samordna tentamina
Institutionerna lämnar underlag till schemaläggningen om vilka tentamina som ska skrivas
när. Schemaläggningen lägger in informationen i systemet för schemaläggning, Time Edit.
Det går till på olika sätt, några institutioner lägger ett tentamensschema för hela terminen,
andra lämnar in underlag löpande. Ibland lämnas också underlag direkt till
tentamenssamordningen som då lägger in bokningen i TimeEdit. Tentamenssamordningen
tar ut en lista över anmälda till respektive tillfälle ur Ladok på webb. Lokaler bokas i förväg
utifrån en uppskattning baserad på hur det har sett ut tidigare år. Utifrån bokningarna i
TimeEdit och anmälningslistorna matchas respektive tentamina till en lokal.
3 arbetsdagar innan tentamenstillfället skickar institutionerna tentorna till
tentamenssamordningen som distribuerar dem till rätt lokal och rätt tentamensvakt.
Tentamensvakterna för en lista på vilka som har kvitterat ut tentorna samt en ”pauslista”
över vilka som har tagit paus under tentamenstillfället, den senare listan förs för att kunna
följa upp eventuella misstankar om fusk. Efter provtillfället lämnas tentorna till respektive
institution och listorna till tentamenssamordningen. För hantering av tentor, se 3.3 Utbilda,
delprocess Sätta betyg/examinera.
2.9.12. Administrera och planera scheman
Respektive institution (grundutbildningssamordnare, institutionssekreterare, kursansvariga
lärare) skickar underlag till schemaläggningen via mejl. Underlagen ser olika ut men där
framgår hur många undervisnings-/tentamenstillfällen som planeras, hur många studenter
som förväntas delta, samt andra eventuella önskemål. Mallar finns för underlaget och
används av vissa institutioner. I några underlag finns specifika tider angivna, i andra anges
bara antal tillfällen, schemaläggningen får planera upplägget. Underlaget skall skickas till
schemaläggningen senast 9 veckor innan kursstart och schemana publiceras för studenterna
på webben senast 1 månad före kursstart. Schema för respektive kurs hanteras i systemet
Time Edit. Information hämtas från Atlas och Ladok till Time Edit; kursplaner, kurskoder,
74

Dnr 2012/366 Version 1.0
anmälningstillfällen, och anmälningskoder. Utifrån det och underlaget från institutionerna
skapas scheman i systemet. Systemet infördes sommaren 2011 och de gamla schemana ligger
kvar i systemet Never Lost, inga scheman finns uttagna på papper. Kursscheman skall
bevaras. Tillsvidare ligger de kvar i systemen, men vid en eventuell avveckling av Never
Lost måste schemana konverteras till ett arkivbeständigt format, till Time Edit eller skrivas
ut på papper. Schemana i Time Edit arkiveras digitalt i ett framtida e-arkiv eller skrivs ut på
papper för arkivering.
Justeringar i schemana hanteras löpande under terminen, men generellt arbetar
schemaläggningen med 10 veckors framförhållning.
Universitetets samtliga lokalbokningar hanteras i Time Edit. De bokningar som inte görs av
schemaläggningen är t ex av grupprum eller konferensrum. De bokar studenter och personal
själva via Mittuniversitetets hemsida eller via kontakt med schemaläggningen.
2.9.13. Administrera högskoleprovet
Personer som vill skriva högskoleprovet anmäler sig via hogskoleprov.nu och betalar in en
avgift till Högskoleverket. All administration sker sedan i systemet Högskoleprovsanmälan
som förvaltas av VHS. När avgiften är inbetald kan huvudprovledare på MIUN se i systemet
hur många som är anmälda i Jämtlands och Västernorrlands län. När anmälningstiden har
gått ut placerar huvudprovledaren personerna på ort och lokal för provskrivning utifrån sina
önskemål. Efter anmälningstiden har gått ut kan den som vill göra en sen anmälan. Då
placeras personen i den lokal där det finns plats och betalar in avgiften direkt till MIUN.
MIUN för sedan över pengar till Högskoleverket.
Huvudprovledaren beställer efter sista anmälningsdag rätt antal prov i systemet, fler prov än
antal anmälda beställs eftersom sena anmälningar kan komma in. De studenter som behöver
anpassade prov kontaktas för att skicka in intyg som styrker behovet, intyget sparas i pärmar
hos huvudprovledaren. Proven distribueras till respektive lokal och provledare. Efter
provtillfället skickas proven för central rättning. Själva frågeformulären/provhäftena behålls
på MIUN tills VHS kontaktar huvudprovledaren och meddelar at de kan gallras. De finns
kvar under rättningen i fall man skulle behöva gå tillbaka till en persons frågehäfte.
Deltagarlistor med deltagare per lokal skrivs ut ur systemet och distribueras till
ortsprovledarna som sedan distribuerar listorna vidare till provledarna för respektive lokal.
Vid provtillfället görs noteringar på listan, t ex stryks de som inte närvarat och en markering
görs för varje delprov som lämnas in. Efter provtillfället skickas listan till huvudprovledaren
som kontrollerar att den är korrekt ifylld, kopierar den och skickar originalet till Umeå
universitet för rättning. Kopior på deltagarlistorna sparas hos huvudprovledaren och gallras
vid nästa provomgång.
75

Dnr 2012/366 Version 1.0
Inget material (deltagarlistor, resultat, rättade prov o dyl), kommer tillbaka till MIUN, utan
allt hanteras centralt. Processen slutar med att allt material skickas iväg till Umeå Universitet
och några veckor senare med ett besked att provhäftena kan gallras.
76

2.10. Bedriva biblioteksverksamhet
Delprocess: Administrera biblioteksrådet
Dnr 2012/366 Version 1.0
Biblioteksrådet är ett rådgivande organ till rektor, med uppgift att behandla frågor om
bibliotekets långsiktiga utveckling och vägval.
Rådet är sammansatt av representanter från fakulteterna, studentrepresentant,
doktorandrepresentant, överbibliotekarie och bibliotekschef. Protokoll från biblioteksrådets
möten bevaras.
Delprocess: Administrera biblioteksbestånd/katalog
Beståndet av tidsskrifter och publikationer administreras i det biblioteksadministrativa
systemet ALEPH. MIMA är en uppsättning av ALEPH och gemensam katalog för
Mittuniversitetets bibliotek som finns i Härnösand, Sundsvall, och Östersund samt
Härnösands bibliotek (kommunalt) och Länsbiblioteket Västernorrland som tillsammans
med Mittuniversitetets bibliotek i Härnösand blir Sambiblioteket.
Mittuniversitetets bibliotek tar fram och uppdaterar rutiner för nyförvärv av pubikationer,
tidsskrifter och databaser. Nyförvärv sker i dialog med institutioner och fakulteter, en
blankett för inköpsförslag finns på hemsidan. Vid inköp följs processen 2.4. Upphandla varor
och tjänster samt 2.3.1. Hantera kostnader.
Ur systemet tas statistik av bl a beståndets storlek. Statistik skickas till SCB och kopia av
utgående statistik bevaras.
Med hanteringen av databaser och e-böcker följer en avtalshantering. Avtalen diarieförs och
biblioteket har kopior av avtalen och sköter bevakning och uppföljning. När ett avtal sägs
upp meddelas diariet så ärendet kan avslutas, eventuell kopia på skriftlig uppsägning
skickas till diariet.
Delprocess: Administrera låntagare, lån och fjärrlån
När en student registrerar sig på en kurs får han eller hon per automatik ett låntagarkonto
kopplat till sitt användarnamn i studentportalen. Samma sak gäller när personal anställs och
får ett användarkonto. En person som inte är student eller anställd vid MIUN kan få ett
konto genom att ange sitt personnummer. När en student inte är längre har ett konto i
studentportalen och när personal slutar och inte har ett användarkonto stängs låntagarkontot
ner.
Låntagare kan själva göra reservationer i systemet, där lagras också all information om utlån.
Innan lånetiden har gått ut skickas en påminnelse. Är lånet inte återlämnat i tid går
77

Dnr 2012/366 Version 1.0
sammanlagt 3 påminnelser ut där det framgår hur stor förseningsavgift som ska betalas, det
görs på något av biblioteken när lånet återlämnas, eller via plusgiro. Efter den tredje
påminnelsen går ärendet till ekonomiavdelningen som skapar en faktura. Processen följer
sedan delprocessen ”Hantera kundfakturor” under 3.3.2.
Fjärrlån från andra bibliotek och arkiv administreras genom det nationella
bibliotekssystemet Libris som förvaltas av Kungliga biblioteket och är integrerat med de
lokala bibliotekssystemen. Studenter kan beställa böcker och artiklar från andra bibliotek och
MIUN:s bibliotek lånar ut via andra bibliotek i landet. En förutsättning är att låntagare har
ett låntagarkonto på MIUN. Fjärrlån från bibliotek i utlandet är också möjligt.
Delprocess: Arbeta med bibliometri
Bibliometri innebär statistiska analyser av vetenskapliga publikationer och används för att
analysera forskning genom kvantitativa studier av artiklar i vetenskapliga tidskrifter.
Bibliometri betyder i praktiken att man mäter antalet publicerade vetenskapliga artiklar av
en viss grupp av författare och antalet referenser till dessa artiklar samt studerar de
statistiska sambanden mellan olika artiklar, författare och ämnen.
Regeringens förslag för hur anslag skall fördelas efter kvalitet innebär att bibliometri får en
ökad betydelse. Det forskningsanslag som fördelas mellan lärosätena är baserad på
Vetenskapsrådets bibliometriska analys.
MIUN gör egna bibliometriska analyser som ett stöd till forskningen och som används vid
årsredovisning, verksamhetsplanering, samt vid den interna anslagsfördelningen.
Delprocess: Informera, utbilda och handleda studenter och personal
Personalen på universitetsbiblioteket utbildar, informerar och handleder studenter och
personal i informationssökning, referenshantering, citeringsanalys m m.
Det mesta av den skriftiga informationen finns på hemsidan, men det tas även fram tryckt
informationsmaterial, då bevaras ett arkivexemplar av varje. För hantering av hemsidan, se
2.5 Kommunicera/Informera. Enskilda dokument/egenproducerat informationsmaterial som
publiceras via hemsidan skrivs ut och bevaras i ett arkivexemplar.
När det gäller utbildningar varierar det vilka handlingar delprocessen genererar, men
utbildningsmaterial, t ex en powerpointpresentation, skrivs ut i ett exemplar och bevaras för
större utbildningssatsningar, både riktade mot personal (se 2.2.6. Kompetensutveckla
personal) och studenter. Egenproducerade filmer bevaras. Övrigt material gallras vid
inaktualitet.
78

Dnr 2012/366 Version 1.0
Handledning av studenter och personal görs via personlig kontakt; besök på biblioteket eller
telefonsamtal, då genereras inga handlingar. Handledningen kan också bestå i att frågor
ställs via mejl eller bibliotekets chatt. Där gäller att inkomna och upprättade handlingar
(frågor och svar) kan gallras vid inaktualitet då de är av tillfällig och ringa betydelse. Då
handlingarna inte är av tillfällig och ringa betydelse skrivs de ut och lämnas till registrator
för diarieföring.
Delprocess: Stödja funktionsnedsatta studenter
Efter beslut från samordnare (se 2.9.5.) hjälper biblioteken till med bl a utlån av anpassad
kurslitteratur, tillhandahåller resursrum och hjälper till med nedladdning av DAISY-skivor.
Delprocessen genererar inga handlingar.
Delprocess: Administrera Sambiblioteket
Sambiblioteket är ett samarbete mellan Mittuniversitetets bibliotek, Härnösands
kommunbibliotek och Länsbiblioteket Västernorrland. Varje part är en självständig enhet
med varsin budget och personalhantering under sina respektive huvudmän. Sambiblioteket
är ett bibliotek med en gemensam mediasamling och ett gemensamt datasystem för
bestånd/katalog och utlån. Samarbetet regleras genom ett samarbetsavtal där frågor
utrustning, hyra av lokal, lokalvård m m regleras. Mittuniversitetet ansvaras för IT-
infrastruktur och bibliotekssystem. Varje part äger den information som upprättas eller
inkommen inom ramen för dennes verksamhet. Vem som äger den information som
upprättas för Sambibliotekets räkning eller inkommer till Sambiblioteket är inte reglerat i
avtal. Karaktären av handlingarnas innehåll avgör vilken parts verksamhet de faller inom
ramen för.
Sambiblioteket administreras genom två råd, Sambiblioteksråd och Systemråd, samt
arbetsgrupper såsom husgrupp och IT-grupp.
Sambiblioteksrådets uppgifter är dels att säkerställa att samarbetsavtalet följs, dels att bl.a.
behandla policyfrågor som rör Sambiblioteket som helhet, t.ex. IT-strategi, personalpolicy,
arbetsmiljö, ansvar och gemensamma säkerhetsfrågor.
Sambiblioteksrådet består av en ledamot vardera från Mittuniversitetet och Landstinget
Västernorrland samt en suppleant vardera, två ledamöter utsedda av Härnösands kommun
samt en suppleant för dessa två tillsammans, bibliotekschefen för Härnösand bibliotek, eller
dennes ersättare, länsbibliotekarien vid Länsbiblioteket Västernorrland, eller dennes
ersättare, bibliotekschefen för Mittuniversitetets bibliotek i Härnösand, eller dennes ersättare
och en representant för Sambibliotekets Vänner. Anteckningar med bilagor från
Sambiblioteksrådet bevaras.
79

Dnr 2012/366 Version 1.0
Systemrådet består av överbibliotekarien vid MIUN, bibliotekschefen vid MIUN:S
biblioteksenhet i Härnösand, bibliotekschefen och två ytterligare representanter för
Härnösands bibliotek, en representant för Länsbiblioteket Västernorrland, systemansvarig
vid Mittuniversitetet och en representant för verksamhetsområdet digitala tjänster inom
biblioteket vid MIUN. Systemrådet är det forum för samråd mellan de avtalsslutande
biblioteken där frågor om bibliotekssystemets drift, underhåll och utveckling diskuteras och
rekommendationer upprättas. Systemrådet sammanträder minst två gånger per år.
Anteckningar från systemrådet bevaras.
Anteckningarna från IT-grupp, husgrupp m fl arbetsgrupper gallras vid inaktualitet.
80

Dnr 2012/366 Version 1.0
2.11. Samordna och utveckla lärandestöd för lärare och studenter
Delprocess: Informera, utbilda och handleda lärare
Universitetets lärande- och resurscentrum (LRC) ansvarar för att samordna och utveckla
lärandestödet vid MIUN. Det innebär bl a att man håller kurser för lärare, t ex i didaktik och
e-lärande. LRC tillhandahåller också verktyg som guider, lathundar, instruktionsfilmer och
länkar till interna och externa resurser via miun.se.
Egenproducerat utbildningsmaterial bevaras. Egenproducerade handledningar,
informationsmaterial m m bevaras i ett arkivexemplar. Egenproducerade filmer bevaras. För
hantering av hemsidan, se 2.6 Kommunicera/Informera. Enskilda dokument/egenproducerat
informationsmaterial som publiceras via hemsidan skrivs ut och bevaras i ett arkivexemplar.
Delprocess: Bedriva studentmentorsverksamhet
LRC tillhandahåller studentmentorer som ett stöd för studenterna i lärandet.
Studentmentorerna finns på plats i alla tre campusbibliotek och distansstuderande kan
kontakta dem via telefon eller e-post.
Studentmentorerna hjälper till med grundläggande IT-frågor (Officepaketet),
studentportalen och lärplattformen, grunderna i uppsats- och PM-skrivande och
grundläggande mattesupport.
Studentmentorsverksamheten bedrivs genom personlig kontakt; besök eller telefonsamtal,
då genereras inga handlingar. Frågor kan också ställas via mejl eller chatt. Där gäller att
inkomna och upprättade handlingar (frågor och svar) kan gallras vid inaktualitet då de är av
tillfällig och ringa betydelse. Då handlingarna inte är av tillfällig och ringa betydelse skrivs
de ut och lämnas till registrator för diarieföring.
Delprocess: Vara ett stöd i lärares och studenters mediaproduktion
LRC tillhandahåller små studios för mediaproduktion. Delprocessen genererar inga
handlingar.
Delprocess: Administrera och utveckla universitetets lärplattform
En lärplattform är en webbaserad kursmiljö ursprungligen avsedd för nätbaserade
distanskurser, men som idag i allt högre grad även används som komplement till traditionell
undervisning för e-lärande och flexibelt lärande. En lärplattform kan beskrivas som ett
virtuellt klassrum där kursdeltagare och lärare för en specifik kurs kan kommunicera säkert
med varandra och utbyta lösenordsskyddade dokument. Lärplattformen hanterar
81

Dnr 2012/366 Version 1.0
kursuppföljning och kursadministration, exempelvis resultatlistor, rättade tentamina, och
inlämningskorgar för redovisningsuppgifter, chattfunktion, undervisningsmaterial m m.
Handlingar som förvaras i/presenteras via lärplattformen redovisas under respektive
process.
På MIUN pågår ett arbete med att byta ut två befintliga lärplattformar, First Class som
hanteras genom studentportalen och Blackboard/WebbCT, mot Moodle. Formerna för
administrationen av lärpattformen är under utredning. En referensgrupp kommer att vara
kopplad till lärpattformen. Förvaltningsplan för lärplattformen med revideringar samt
anteckningar från referensgruppens möten bevaras.
82

3. Utbildning på grund- och avancerad nivå
Dnr 2012/366 Version 1.0
3.1. Utforma och hantera ämnen och huvudområden samt
utbildningsutbud
Atlas är MIUN:s utbildningsdatabas. Där finns universitetets kurs- och utbildningsplaner,
kurstillfällen samt texter till utbildningskatalogen.
Delprocess: Utforma och hantera ämnen och huvudområden
Utbildningsområde är ett samlingsnamn för ämne och huvudområden. En kurs tillhör alltid
ett eller flera ämnen eller huvudområden. Ett ämne kan inte utgöra inriktning eller
huvudområde i en examen. Begreppet huvudområde används för alla de
utbildningsområden som leder till examina på kandidat-, magister, eller mastersnivå.
När universitetet inrättar nya ämnen/huvudområden inkommer institutionen med ett förslag
till fakulteten som är beslutat i institutionsstyrelsen. Förslaget ska redogöra för de
förutsättningar som finns för att bedriva utbildning inom ämnet/huvudorådet och detta görs
enligt fastställda kriterier i handläggningsordning. Förslaget bereds i grundutbildningsrådet,
därefter går ärendet vidare till fakultetsnämnd som tar fram ett förslag till beslut om
inrättande. Rektor beslutar om inrättande av, och utökade, ämnen och huvudområden.
Inrättande av nya ämnen/huvudoråden förutsätter också att institutionen har för avsikt att
ge utbildning i ämnet/huvudområdet, därför pågår processen med framtagandet av kurser
och eventuellt också utbildningsprogram ofta parallellt med inrättandeprocessen.
Protokoll från institutionsstyrelse, grundutbildningsråd och fakultetsnämnd bevaras.
Rektors beslut om inrättande av ämne/huvudområde diarieförs och bevaras med tillhörande
handlingar.
Delprocess: Utforma och hantera kurs- och utbildningsplaner
All utbildning på grundnivå och avancerad nivå bedrivs i form av kurser. Kurser får
sammanföras till utbildningsprogram. Specifika regler (föreskrifter) för en kurs respektive ett
program, finns samlade i en kursplan respektive utbildningsplan.
Kursplanen innehåller bl.a. information om mål för kursen, behörighetskrav,
undervisningsformer, examinationsformer och kurslitteratur. Föreläsningar, seminarier,
laboratorier, fältarbete och handledning är exempel på olika typer av undervisning. De
obligatoriska utbildningsmoment som ingår framgår även av kursplanen. Utöver
kurslitteratur ska det av kursplanen dessutom framgå om det krävs annan utrustning, t ex
musikinstrument, för att kunna genomföra utbildningen.
83

Dnr 2012/366 Version 1.0
Ett förslag till en kursplan tas fram av lärare på institutionen, behandlas i ämneskollegiet och
förslaget fastställs sedan av grundutbildningssamordnare (eller annan funktion) på
delegation från institutionsstyrelsen. Därefter går kursplanen vidare till Ladok och sedan till
fakulteten. Fakulteten granskar kursplanen i sin helhet och godkänner den, via elektronisk
signering, för etablering i Ladok. En kurs kan också beställas för att den behövs i ett
utbildningsprogram. Då tar institutionen fram en kursplan utifrån beställarens uppställda
kriterier. I övrigt är processen densamma som när kursplaner tas fram på institutionens
initiativ.
En utbildningsplan innehåller bl.a. utbildningens mål, behörighetskrav, utbildningens
huvudsakliga innehåll, samt den examen som utbildningen leder till.
Framtagandet av utbildningsplaner är en lång process. Ungefär ett och ett halvt år i förväg
före ett utbildningsprogram planeras starta begär fakulteterna in underlag från
institutionerna för nya utbildningsplaner. Förslag från institutionen förankras på
institutionen, i ämneskollegier m m och beslutas i respektive institutionsstyrelse.
Grundutbildningsrådet på respektive fakultet samt i förekommande fall
lärarutbildningsrådet intervjuar eventuellt förslagsställarna och diskuterar t ex kvalitet,
behörighet, upplägg m m. Därefter går ärendet vidare till fakultetsnämnd som ger
återkoppling på förslaget samt tillstyrker/avstyrker det fortsatta utvecklingsarbetet. Under
det fortsatta arbetet kompletterar förslagsställarna underlaget vad gäller presumtivt
studentunderlag, omvärlds- och behovsanalys etc. Ärendet går sedan till rektor som beslutar
om huruvida institutionen får fortsätta att utveckla programidén. Ifall rektor godkänner
förslaget arbetar institutionen fram en komplett utbildningsplan. Beslut om att föreslå rektor
att inrätta det nya utbildningsprogrammet tas i fakultetsnämnd som då även fastställer
utbildningsplanen, varefter rektor fattar det slutgiltiga beslutet om inrättande. I de fall stora
delar av ett utbildningsprogram berör båda fakulteterna behandlas förslaget parallellt i båda
grundutbildningsråd och fakultetsnämnder.
Grundutbildningsrådets och fakultetsnämndens protokoll bevaras. Samtliga handlingar i
båda rektorsbeslut bevaras och diarieförs.
Ifall alternativt urval skall tillämpas för utbildningen måste universitetet ansöka om detta
hos Högskoleverket. Ansökningarna måste förnyas regelbundet. Ansökningar och beslut
diarieförs och bevaras.
När en ny kurs eller ett nytt program tas fram läggs grunddata in i Atlas; benämning, nivå,
behörighet m m. Det görs av en inrapportör på institutionen vilken kan vara en lärare,
sekreterare, studierektor, kollegiehandläggare eller annan funktion. Ibland läggs den
kompletta kursplanen/utbildningsplanen in direkt och ibland endast grunddata. Ett
inmatningsformulär för kurs- respektive utbildningsplaner finns på miun.se och kan fyllas i
av läraren och användas som underlag för den som ska rapportera in i Atlas. Om bara
84

Dnr 2012/366 Version 1.0
grunddata läggs in fylls resten i senare. Godkännande i Atlas kan göras i två steg: endast
grunddata och planen i sin helhet. Informationen granskas i olika steg av institutionens
grundutbildningssamordnare, antagningsenheten (urvalsregler, gäller endast
utbildningsplan), examensenheten (examensbeskrivning och examensbenämning, gäller
endast utbildningsplan), LADOK-enheten (benämningarna) och
grundutbildningshandläggare på respektive fakultet.
När kursplanen är färdiggranskad i alla led signerar utsedd person på fakulteten planen
elektroniskt i Atlas med hjälp av Adobe Acrobat. För reviderade kursplaner görs detta av
institutionens grundutbildningssamordnare.
Nya och reviderade utbildningsplaner signeras i Atlas av grundutbildningsrådets
ordförande eller, i förekommande fall, ordförande i rådet för lärarutbildning. Vid mer
omfattande revidering av utbildningsplaner beslutas detta av grundutbildningsrådet.
Protokoll från grundutbildningsrådet bevaras.
Kursplaner och utbildningsplaner bevaras elektroniskt.
Delprocess: Hantera katalog- och webbinformation
I Atlas läggs populärbeskrivande texter in för ämnen, kurser och program. Texterna används
på webben och i utbildningskatalogen. Institutionerna lägger in texterna och respektive
fakultet för in eventuella rättningar enligt underlag från respektive institution, samt från
eventuella övriga kvalitetsgranskande funktioner. I början av november exporteras texterna
ur Atlas och från 1 december finns utbudet tillgängligt på webben inför kommande läsår.
Texterna kan då fortfarande komma att ändras och smärre tillägg får vid behov göras till
katalogen. Fr o m läsåret 2014/2015 kommer katalogen inte att tryckas på papper längre utan
publiceras bara elektroniskt. Katalogen finns även som ”print on demand”-katalog på
webben där man kan beställa de delar man är intresserad av, sen får man katalogen som pdf
eller tryckt och hemskickad. När den elektroniska versionen lanseras skrivs den ut på papper
och arkiveras av kommunikationsavdelningen. Ändringar i fastställd katalog tas ut av
respektive fakultet och skickas samlat till kommunikationsavdelningen som kompletterar
den fastställa katalogen och bevarar det kompletta kursutbudet inför respektive läsår.
Delprocess: Hantera tillfällesinformation (anmälningskoder)
Alla tillfällen (anmälningskoder) för kurser och program läggs in i Atlas och kontrolleras och
granskas av utsedda granskare vid institutioner, fakulteter och förvaltning. Den information
som läggs upp för varje tillfälle är det som fordras för att kunna publicera tillfället på
antagning.se för att det ska kunna vara sökbart för presumtiva studenter och för att kunna
hanteras i Ladok, t ex studieort, studietakt m m. Grunddata i kursplanen måste vara godkänt
för att Atlas ska kunna exportera tillfällesinformationen.
85

Dnr 2012/366 Version 1.0
Tillfällesinformation exporteras från Atlas till Ladok, VHS inhämtningssystem och MIUN:s
utbildningswebb. Antagningsenheten hämtar upp och kopplar tillfällena till en
antagningsomgång i NyA, antagningsystemet, och kurs- eller programtillfället blir därmed
anmälningsbart på antagning.se. För antagningsprocessen, se 3.2.
Delprocess: Administrera databasråd
I databasrådet för Atlas sitter representanter för antagningen och Ladok samt representanter
för fakulteterna (grundutbildningshandläggare) och institutionerna (två
grundutbildningssamordnare) samt systemansvarig för Atlas. Rådet behandlar frågor som
rör databasen och utveckling av systemet. Minnesanteckningar från databasrådet bevaras.
Referensgruppens handingar samt andra handingar rörande systemadministration som t ex
förvaltningsplan och systemdokumentation redovisas under 2.5.1., Utveckla, förvalta och
drifta IT-stöd.
Delprocess: Avveckla kurser och program
86

3.2. Anta studenter till kurser och program
Delprocess: Besluta om urvalskriterier
Delprocess: Kontrollera behörighet, göra urval och fördela platser
Aktivitet: Förbereda systemet för antagningsomgång
Dnr 2012/366 Version 1.0
Förberedelser av antagningssystemet sker under januari – april inför sommar‐ och
höstomgången och i augusti – oktober för våromgången, både vid VHS och vid MIUN. Vid
antagningsenheten hämtas de aktuella anmälningsalternativen från Atlas till NyA. Vid
antagningsenheten skapas de olika modeller som behövs för meritvärdering,
anmälningsmodeller, behörighetskontroll och urval samt de ärendeköer som behövs för de
olika ärendetyperna. Grundkällan för detta är Atlas. I NyA kopplas en anmälningsmodell till
de anmälningsalternativ som ska göras sökbara.
Aktivitet: Ta emot anmälningar
Studenterna gör anmälan via antagning.se eller via pappersblankett. Ytterst få anmälningar
kommer in på papper. Vid webbanmälan erhåller den sökande ett användarkonto som gör
det möjligt att följa hanteringen av anmälan. Alla sökande erhåller ett eller flera
kontrollbesked.
Webbanmälan öppnar ca 15 mars respektive 15 september för höst‐ resp. vårterminen på
antagning.se Motsvarande datum för sommarkurserna är 15 februari. För att anmälan ska
räknas som inkommen i tid ska anmälan ha inkommit senast den 15 april (ht), 15 oktober (vt)
resp. 15 mars (sk). Även efter dessa datum går det att fortsätta anmäla sig till många av
utbildningstillfällena men anmälan räknas då som en sen anmälan. Sena anmälningar
placeras efter anmälningar som är i tid inkomna i meritvärderingen. Merit‐ och
behörighetshandlingar som ska bifogas skickas direkt till en skanningsbyrå i Strömsund.
Skanningsbyrån anlitas av VHS för mottagande och inskanning av handlingar.
Aktivitet: Ta fram statistik och antagnings- och planeringstal
Efter anmälningstidens utgång begär antagningsenheten in planerings‐ och antagningstal
från institutionerna. Antagningstal krävs för varje anmälningsalternativ och för varje urval.
Planeringstalet anger hur många antagna institutionen faktiskt vill ska genomföra
utbildningen. Antagningstalet anger hur många behöriga sökande som kan antas till
respektive anmälningsalternativ. Talen matas in i NyA för respektive anmälningsalternativ i
87

Dnr 2012/366 Version 1.0
aktuell antagningsomgång. Efter urval 1 och 2 tas antagningsstatistik fram och skickas ut
från antagningsenheten till institutioner, ledning m fl
Aktivitet: Behörighetsgranska och meritvärdera
I NyA‐systemet sker en maskinell kontroll av grundläggande och ev. särskild behörighet
samt meritvärdering. De sökande som i denna kontroll anses obehöriga erhåller maskinellt
en åtgärdskod. Det finns olika åtgärdskoder för olika obehörighetsorsaker. Åtgärdskoder
kan även sättas manuellt av VHS och antagningsenheten.
Ärenden som fångas upp i ärendeköerna granskas manuellt av antagningshandläggare som
bedömer den sökandes meriter. I de fall antagningshandläggaren inte har kunskap att göra
bedömningen skickas ärendet vidare till aktuell institution. Resultatet av
antagningshandläggarens alt. institutionens bedömning (behörig, obehörig eller beviljad
undantag) registreras i NyA av antagningshandläggare. Utskick av kontrollbesked kan leda
till att ytterligare kompletteringar krävs. Dessa ska skickas till skanningsbyrån i Strömsund.
Nytillkomna kompletteringar skannas in och registreras i NyA och kan leda till en maskinell
ändring av behörighet/meritvärde eller kräva en manuell handläggning.
Aktivitet: Bedöma reell kompetens och besluta om undantag
Sökande som helt eller delvis saknar formell behörighet (grundläggande och/eller särskild
behörighet) men har kunskaper/erfarenheter utanför det formella utbildningssystemet som
kan ge förutsättningar att klara den sökta utbildningen, kan ansöka om prövning av reell
kompetens eller att undantag görs. Ansökan om prövning av reell kompetens eller undantag,
görs av den sökande på särskild blankett. Ifylld blankett och de handlingar som styrker
åberopade meriter skickas till skanningsbyrån i Strömsund. Ansökningarna märks upp med
åtgärdskod så att de kan fångas upp i särskild ärendekö. Presumtiva sökande kan ansöka om
förhandsbesked avseende prövning av reell kompetens senast 1 september för vårtermin, 1
februari för sommarkurs och 1 mars för hösttermin. Beslut om reell kompetens/undantag
avseende grundläggande och särskild behörighet fattas av antagningsenheten, beslut
gällande särskild behörighet samråds alltid med respektive institution. Besluten diarieförs.
Förhandsbeskeden övergår i beslut när studenten antas. I annat fall gallras förhandbeskeden
vid inaktualitet.
Aktivitet: Bedöma ansökan om parallelläsning
Ansökan om parallelläsning görs på särskild blankett. Den sökande ordnar själv med
godkännande från berörda institutioner och blanketten skickas till skanningsbyrån i
Strömsund. Parallelläsning registreras i NyA av antagningsenheten.
Aktivitet: Göra alternativt urval/bedöma antagningsprov
88

Aktivitet: Bedöma ansökan till senare del av program
Dnr 2012/366 Version 1.0
Ansökan till senare del av program sker löpande under året. Ansökan görs på särskild
blankett som den sökande skickar direkt till antagningsenheten. Beslut om antagning sker på
antagningsenheten. som etablerar och antar den sökande i Ladok. Vid byte av
utbildningsprogram inom Mittuniversitetet hanteras etablering och antagning av
Ladokenheten.
Aktivitet: Göra urval, urval 1
Inför urval görs en central och lokal verifiering. Den centrala verifieringen sker på VHS och
den lokala görs av antagningsenheten. Inför denna verifiering görs kontroller av planerings‐
och antagningstal. Verifieringslistor tas fram från NyA. Listan kan innehålla ärenden som av
olika anledningar inte är klara för urval och därför måste åtgärdas. Det första urvalet görs i
mitten av juli för ht och i början av december för vt. Sommarkurserna har endast ett urval
och det görs i början av maj. VHS genomför urvalen och kontroller görs av VHS och
antagningsenheten efter varje urval. Varje lärosäte ska godkänna att urvalet är korrekt.
Aktivitet: Skicka antagningsbesked
Sökande får antagningsbesked via sitt konto på antagning.se eller via post beroende på hur
ansökan genomförts.
Aktivitet: Hantera svar
Den sökande måste svara på antagningsbeskedet efter urval ett och detta görs antingen
genom antagning.se eller via vanlig post. Återbud i detta skede lämnas genom att ej tacka ja
till erbjuden plats.
Aktivitet: Göra urval, urval 2
Urval 2 genomförs i början av augusti för ht och i slutet av december för vt. Sökande får
antagningsbesked via sitt konto på antagning.se eller via post beroende på hur ansökan
genomförts. Svar behöver ej lämnas på antagningsbesked 2 men återbud ska lämnas per mejl
och läggs in manuellt i Ladok av institutionen. Efter urval 2 sker arbete med upprättningar,
överklaganden och anstånd på samma sätt som efter urval 1. Efter det enda urvalet i
sommaromgången och efter urval 2 i höst‐ och våromgångarna påbörjas efterantagningen till
lediga platser på kurser och program.
Aktivitet: Skicka information och välkonstbrev
Efter urval 2 etableras samtliga antagna studenter i Ladok och information till dessa skickas
från institutionerna. Även information till nya studenter läggs på Mittuniversitetets
webbplats.
89

Aktivitet: Registrera student
Dnr 2012/366 Version 1.0
Möjligheten att registrera sig öppnas 3 dagar innan kursstart och de antagna registrerar sig
själva via studentportalen, eller läggs in av respektive institution.
Delprocess: Hantera överklaganden
Ett negativt antagningsbeslut kan överklagas. Överklagan skickas in till MIUN och
diarieförs. MIUN skriver och diarieför ett yttrande, det görs av handläggare eller tas upp i
Antagnings- och examensrådet i de fall då handläggare bedömer att ärendet är av sådan art
att en enskild handläggare inte kan göra bedömningen. Överklagan med yttrande skickas
sedan vidare till Överklagandenämnden för högskolor som är en central myndighet för
överklagandeärenden vid landets universitet och högskolor. Beslut från
överklagandenämnden kommer tillbaka och diarieförs. Beroende på nämndens beslut
hanteras ärendet vidare, studenten blir antagen på utbildningen eller beslutet kvarstår.
Delprocess: Hantera återbud
Studenterna mejlar in återbud till antagningsenheten. Antagningsenheten vidarebefordrar
mejlet till rätt institutionssekreterare som för in informationen i Ladok.
Delprocess: Besluta om anstånd med påbörjande av studier, studieuppehåll och
studieortsbyte
Aktivitet: Besluta om anstånd med påbörjade studier
Ansökan om anstånd med studiestarten görs på särskild blankett tillsammans med
handlingar som styrker de åberopade skälen. Ansökan skickas till antagningsenheten
(förutom vid ansökan om anstånd p g a värnplikt/civilplikt som hanteras av VHS).
Antagningshandläggare bereder ärendet och beslut fattas av chefen för Studentcentrum.
Beslutet skickas till den sökande. Om den sökande beviljats anstånd ska han/hon söka
utbildningen på nytt och då bifoga kopia av anståndsbeslutet. En kopia på beslutet bevaras
av antagningshandläggare.
Delprocess: Administrera studentportalen
Studentportalen är en ingångsportal för studenter där man via MIUN:s hemsida kommer åt
Ladok på webb och lärplattformen. Mittuniversitets IT-avdelning sköter drift och utvecklar
portalen själva. Till portalen finns en referensgrupp kopplad med representanter från
förvaltningen och respektive institution, dock inga studentrepresentanter. Protokoll förs vid
referensgruppens möten. Systemadministratör för Studentportalen och sammankallande till
referensgruppen är samordnaren för schemaläggningen.
90

När en student blir antagen till studier vid MIUN får han/hon ett e-brev med
Dnr 2012/366 Version 1.0
inloggningsuppgifter till studentportalen. Det är en förutsättning för att kunna registrera sig
på kurser (i Ladok på webb), ta del av kursmaterial m m (lärplattformen) och påbörja sina
studier.
Referensgruppens handingar samt andra handingar rörande systemadministration som t ex
förvaltningsplan och systemdokumentation redovisas under 2.5.1., Utveckla, förvalta och
drifta IT-stöd.
91

3.3. Utbilda
Delprocess: Genomföra kursmoment
Dnr 2012/366 Version 1.0
Inför varje kurs kan institutionen, utifrån kursplanen, skriva en studiehandledning med
information om bl a kursens upplägg, vika delmoment som ingår och hur de kommer att
examineras. Det görs av kursansvarig tillsammans med övriga lärare som medverkar på
kursen. Studiehandledningen ger en samlad bild av hur kursen ser ut och den skall bevaras.
Litteraturlista bevaras tillsamman med kursplanen, se 3.1 Utforma utbildningsutbud, och
schema bevaras under 2.9.12, Administrera och planera scheman.
Ett kursmoment kan t ex bestå av föreläsningar, studiebesök, projektarbeten etc.
Dokumenterade kursmoment (filmade föreläsningar, bildspel etc) bevaras i urval i samråd
med universitetets arkivfunktion.
Delprocess: Producera läromedel/utbildningsmaterial
Varje lärare har möjlighet att producera eget utbildningsmaterial. Det kan röra sig om
kompendier, filmer, inspelade föreläsningar med och utan bild, bildspel i t ex power point
etc. Läromedlen kan lagras i Mittuniversitetets lärplattform Moodle, i lärarens katalog på
datorn, på papper eller på andra sätt. Ett arkivexemplar av varje egenproducerat läromedel
skall bevaras. De läromedel som lagras i MIUN:s lärplattform bevaras digitalt via LRC per
ämne och år. Övriga läromedel ansvarar respektive institution för att arkivera på papper
eller lagra elektroniskt i avvaktan på e-arkivering efter samråd med universitetets
arkivfunktion avseende format.
Delprocess: Genomföra verksamhetsförlagd utbildning/praktik
I vissa utbildningar, som lärarutbildningen, ingår verksamhetsförlagd utbildning på ett
fältområde ( t ex en skola). För att administrera detta finns ett IT-stöd, VFU-systemet. I
kommunerna finns VFU-samordnare som lägger in potentiella praktikplatser/fältområden i
systemet. Systemet hämtar information om studenterna ur Ladok. I samband med att de
studerande registreras på lärarutbildningen ska de registrera ett VFU-önskemål i systemet
utifrån kurs och verksamhetsområde (kommun). Önskemålet läggs in i VFU-systemet och
utifrån det gör handläggare vid institutionen en beställning som skickas till VFU-
samordnarna som placerar studenterna. Studenterna får ett placeringsmeddelande per e-post
och går in och bekräftar/accepterar sin placering. Informationen i VFU-systemet hålls ajour,
d v s gallras vid inaktualitet.
Studenten har en handledare på plats som skriver ett omdöme/en rapport för kursen.
Omdömet utgör underlag för betygssättning, men betyget sätts av examinator vid
92

Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet. Betyg registreras i Ladok som vid övriga examinationsformer. Det
skriftliga omdömet får gallras 2 år efter avslutad utbildning.
Delprocess: Sätta betyg/examinera
Ett kursmoment kan examineras på olika sätt, t ex genom salstenta, webbtenta,
inlämningsuppgifter och muntliga seminarier. Examinator är ofta liktydig med kursansvarig
lärare. Vid salstenta föranmäler sig studenten till tentamenstillfället via studentportalen. För
övrig administration kring själva tentamenstillfället, se 2. 9.11. Samordna tentamina. När
examinationen är genomförd registreras resultatet i Ladok och studenten har möjlighet att
hämta ut sin tenta/inlämningsuppgifter. Om det inte görs gallras tentorna efter 2 år, detta för
att studenten kan begära omprövning av betyg. Registreringen i Ladok görs utifrån
examinators rättningsprotokoll där betygen är inskrivna. Rättningsprotokollet gallras efter 2
år. Ur Ladok skrivs en arkivlista med betyg ut och undertecknas av examinator. Arkivlistan
bevaras. Informationen i Ladok bevaras digitalt. Ett tomt tentaformulär bevaras, via
lärplattformen om den lagras där, annars i pappersform av respektive institution.
När en student inte klarar examinationen ges tillfälle till omtenta eller komplettering
beroende på examinationsform.
För alla examina som regleras Högskoleförordningen finns krav på att studenten skall göra
ett självständigt arbete (examensarbete). Resultatet av det självständiga arbetet kallas
rapport. Alla rapporter läggs in i DiVA i pdf med tillhörande metadata. DiVA är ett verktyg
för digital publicering och registrering av forskningspublikationer och studentuppsatser. Det
fungerar också som ett öppet digitalt mellanarkiv där parallellpublicering av vetenskapliga
artiklar kan ske (Open Access). Studenten kan välja om själva uppsatsen ska publiceras i
fulltext eller om bara metadatat ska publiceras. Självständiga arbeten och uppsatser på nivå
över 60 högskolepoängsnivå, dvs motsvarande grundnivå med fördjupningsnivå C och
avancerad nivå skall bevaras och lagras elektroniskt i DiVA i avvaktan på e-arkivering.
Självständiga arbeten för högskoleexamen och uppsatser på grundnivå, fördjupningsnivå B
skall bevaras i minst fem år. Om huvudområdet endast finns upp till B-nivå skall en särskild
bedömning göras vid gallring. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov,
inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse skall
bevaras. Övriga uppsatser lagras elektroniskt i DiVA i avvaktan på gallring.
Sedan höstterminen 2011 arkiveras alla uppsatser digitalt, inga uppsatser arkiveras i
pappersform.
93

3.4. Hantera tillgodoräknanden
Delprocess: Besluta om tillgodoräknande
Dnr 2012/366 Version 1.0
Enligt Högskoleverket definieras tillgodoräknande som ”Beslut om att viss utbildning,
kunskaper eller färdigheter förvärvade i yrkesverksamhet får ingå i kurs eller examen.”
Syftet med ett tillgodoräknande är att en student inte ska behöva studera något som han/hon
redan har färdigheter i. Alla regler om tillgodoräknanden finns samlade i Mittuniversitetets
tillgodoräknandeordning som beslutas av rektor.
Vissa tillgodoräknandebeslut, s k överföringar, fattas av examensenheten. Det gäller
avslutade kurser som ska ingå som en del i en generell examen. Det sker genom att kursbevis
eller motsvarande bifogas examensansökan, se 3.5 Hantera examensärenden.
Övriga tillgodoräknandebeslut fattas av institutionen (den institution som undervisar i det
berörda ämnet eller programmet) efter att studenten har ansökt på en blankett som finns på
hemsidan. Blanketten består av en ansökningsdel och en beslutsdel. Blanketten kompletteras
med relevanta bilagor, t ex kursbevis, kursplan, arbetsgivarintyg etc. Ansökan lämnas till
den institutionsexpedition som administrerar det ämne eller program till vilket
tillgodoräknandet ska ske. Ansökan ankomststämplas och ges ett diarienummer, som
hämtas från universitetets registrator. Sekreteraren överlämnar därefter ärendet till
beslutsfattaren, det kan t ex vara grundutbildningssamordnare eller kursansvarig.
Sekreteraren skickar originalhandlingen till sökanden. En undertecknad kopia diarieförs och
bevaras. Beslutande institution ansvarar för att positiva beslut redovisas i Ladok.
Delprocess: Hantera överklagande och omprövning
Ett avslag på ett tillgodoräknandebeslut fattat av institutionen kan överklagas
(överklaganden rörande överföringar följer processen under 3.5. för examensärenden).
Överklagan skickas in till MIUN och diarieförs. MIUN skriver och diarieför ett yttrande, det
görs av berörd institution. Överklagan med yttrande skickas sedan vidare till
Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) som är en central myndighet för
överklagandeärenden vid landets universitet och högskolor. Avgörande från
överklagandenämnden kommer tillbaka och diarieförs. Beroende på nämndens avgörande
hanteras ärendet vidare, ett positivt beslut redovisas i Ladok och ett negativt innebär att
avslaget kvarstår.
Om överklagandet tillför ansökan om tillgodoräknande sådan information att
Mittuniversitetet finner att det tidigare beslutet är uppenbart oriktigt och därför snabbt och
enkelt kan ompröva sitt beslut och tillmötesgå studentens önskemål, ska ärendet inte skickas
till ÖNH. Ett nytt beslut ska istället meddelas sökanden. Beslutet diarieförs och bevaras.
Omprövning kan också ske i fall studenten efter överklagandefristens utgång inkommer
med sådana uppgifter att nytt beslut kan fattas.
94

3.5. Hantera examensärenden
Dnr 2012/366 Version 1.0
För att få ett bevis över en viss examen måste fordringarna/reglerna för denna examen vara
uppfyllda. De examensfordringar som är gemensamma för samtliga universitet/högskolor i
Sverige anges i högskoleförordningen. Varje universitet och högskola får också besluta om
egna examensfordringar vilket betyder att landets lärosäten kan ställa olika krav för samma
examen. Vid varje lärosäte finns därför lokala beslut om vilka examensfordringar som gäller
vid just det lärosätet. Mittuniversitetet har samlat alla regler i examensordningen. I
examensordningen talas bl a om examensbeskrivningar. För varje examen finns en
examensbeskrivning som visar vilka fordringar som ställs för respektive
examensbenämning.
Delprocess: Utfärda examensbevis
Processen kan börja med att en enskild student kontaktar examensenheten med en fråga
angående en framtida examen. Examensenheten gör då en utredning inför en eventuell
examen. I utredningen ingår utdrag ur Ladok, korrespondens med studenten och med andra
lärosäten m m, detta kan mynna i en ansökan om examensbevis. Processen kan också börja
med att en ansökan om examensbevis med bilagor kommer in till examensenheten.
Examensenheten kan bevilja ansökan och utfärda ett examensbevis med ”diploma
supplement” som bilaga, eller ta beslut om att avslå ansökan. Kopia av examensbevis med
bilaga bevaras. Beslut om avslag bevaras. Alla händelser registreras i Ladok.
Delprocess: Hantera överklaganden
Ett avslag kan överklagas. Överklagan skickas in till MIUN och diarieförs. MIUN skriver och
diarieför ett yttrande, det görs av examenshandläggare, eventuellt i samråd med berörd
institution. Överklagan med yttrande skickas sedan vidare till Överklagandenämnden för
högskolan som är en central myndighet för överklagandeärenden vid landets universitet och
högskolor. Avgörande från överklagandenämnden kommer tillbaka och diarieförs. Beroende
på nämndens avgörande hanteras ärendet vidare, ett examensbevis utfärdas eller avslaget
kvarstår.
Delprocess: Utfärda intyg över erlagd examen
När en student har tappat bort sitt examensbevis utfärdas inget nytt original. Studenten kan
istället få en kopia på kopian av det utfärdade examensbeviset eller ansöka om intyg över
erlagd examen. Examensenheten utfärdar då ett intyg. Kopia på intyget bevaras. Om
studenten finns kvar i Ladok registreras ansökan och expediering av intyget i Ladok. I annat
fall läggs studenten till på en lista i Word som upprättas årsvis.
95

Delprocess: Korrigera felaktiga examensbevis
Dnr 2012/366 Version 1.0
När en student upptäcker felaktigheter i det utfärdade examensbeviset kan han/hon
inkomma med önskemål om att få examensbeviset korrigerat. Görs detta inom en kort
tidsperiod efter att beviset har utfärdats skrivs en ny sida i examensbeviset ut. Har en längre
tid förflutit görs korrigeringen direkt på examensbeviset för att undvika misstankar om
förfalskning. En kopia på det korrigerade examensbeviset och det makulerade beviset
bevaras. Allt registreras i Ladok fr o m 2012-01-01.
96

3.6. Utvärdera kurser och program
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet utvärderar samtliga kurser som ges på grund- och avancerad nivå genom
att studenterna får svara på ett antal frågor om kursen som sedan sammanställs. Resultatet
av utvärderingarna används sedan inför planeringen av kommande kurser.
Under våren 2013 kommer Mittuniversitetet att införa kursutvärderingssystemet EvaSys,
samtliga kurser som ges på grund- och avancerad nivå kommer att utvärderas med detta
verktyg. Tidigare har olika digitala verktyg använts samt pappersblanketter och mejlutskick
med frågor, i o m införandet av systemet kommer dessa metoder att tas bort.
Samtliga kursutvärderingar kommer att bestå av en eller flera gemensamma frågor
fastställda av rektor, syftet med dessa frågor är att universitetet ska kunna ta fram ett
kvalitetsindex för utbildningar. Vissa frågor kommer att beslutas på fakultetsnivå och utgöra
standardfrågor på respektive fakultet, övriga frågor lägger respektive kursansvarig lärare
själv till. Utvärderingarna skickas elektroniskt till studenterna per automatik om inte läraren
anger att utvärderingarna ska delas ut till studenterna i pappersform. Då skrivs formulären
ut ur systemet och skannas in när studenterna har fyllt i formulären. De ifyllda
pappersformulären gallras efter 2 år. När svaren på kursutvärderingarna har kommit in
genereras en sammanställning i systemet som skickas till kursansvarig lärare för
kommentarer. Rapport/sammanställning med kommentarer bevaras i pdf-a och lagras
tillsvidare i systemet. Underlag för sammanställning, dvs data från de ifyllda
utvärderingarna lagras i systemet i 2 år och får därefter gallras. Systemet genererar andra
handlingar som t ex påminnelser till studenter och lärare. Dessa handlingar gallras vid
inaktualitet.
97

4. Utbildning på forskarnivå
Dnr 2012/366 Version 1.0
Utbildning på forskarnivå är den högsta utbildning man kan läsa vid universitet eller
högskola. Utbildningen förbereder för en fortsatt karriär inom akademin eller utanför
universitetet.
Forskarutbildningen består dels av forskarutbildningskurser och dels av ett
avhandlingsarbete. Utbildning på forskarnivå avslutas med antingen en licentiatexamen eller
en doktorsexamen. Den som har genomgått en utbildning på forskarnivå med motsvarande
fyra års heltidsstudier och godkänd doktorsexamen har erhållit högsta möjliga
utbildningsexamen i Sverige.
4.1. Planera/Utforma forskarutbildning
Ansvaret för utbildning på forskarnivå är vid Mittuniversitetet placerat hos respektive
fakultetsnämnd. Det åligger därmed nämnden att inom sitt ansvarsområde fastställa ämnen i
vilka utbildning på forskarnivå får anordnas. Till denna uppgift hör att både inrätta, följa
upp och avveckla ämnen efter fastställda kriterier, samt att uppmuntra ämnen på avancerad
nivå till att utveckla sådan utbildning när förutsättningar för detta finns.
Vid inrättande av utbildning på forskarnivå utgör det enskilda ämnet basen. För varje ämne
där utbildning på forskarnivå anordnas finns det en allmän studieplan.
Delprocess: Inrätta ämnen
Fakultetsnämnden fastställer ämnen på forskarnivå utifrån gällande kriterier rörande bl a
vetenskaplig kompetens och anknytning till grundläggande utbildning.
Ämnesföreträdare för det aktuella ämnet utformar en ansökan om rätt att bedriva utbildning
på forskarnivå, inklusive utkast till allmän studieplan. Ansökan behandlas av
institutionsstyrelsen och lämnas därefter till prefekten vid berörd institution för
tillstyrkande. Företrädare för den tilltänkta utbildningen kontaktar dekan för samtal om
planerna för uppbyggnad, samverkan med andra ämnen, finansiering m m. Ansökan med
bilagor ställs till fakultetsnämnd och lämnas in till fakultetskansliet.
Fakultetsnämnden beslutar om och hur ämnet ska granskas och tillsätter en
granskningsgrupp. Forskarutbildningsrådet bereder ärendet och ansvarar för kontakterna
med granskningsgruppen. Granskningsgruppen gör platsbesök i forskningsmiljön med
intervjuer av aktiva inom det föreslagna ämnet och lämnar sin samlade bedömning till
forskarutbildningsrådet, vilket i sin tur lämnar förslag till beslut till fakultetsnämnden.
98

Dnr 2012/366 Version 1.0
Fakultetsnämnden tar ställning till ämnets samlade förutsättningar för att bedriva utbildning
på forskarnivå och fattar därefter beslut. Ansökan till fakultetsnämnd, granskningsgruppens
bedömning/rekommendation efter platsbesöket och protokoll från institutionsstyrelse,
fakultetsnämnd och forskarutbildningsråd diarieförs och bevaras. Övrigt underlag och
tidigare versioner gallras vid inaktualitet.
Delprocess: Fastställa och revidera allmänna studieplaner
Forskarutbildningsrådet fastställer och reviderar allmänna studieplaner. En allmän
studieplan anger det huvudsakliga innehållet i utbildningen, obligatorisk litteratur,
utbildningens upplägg, krav på särskild behörighet samt övriga förkunskaper och villkor
som gäller för att bli antagen till utbildningen, bedömningsgrunder vid antagning, de
examinationstillfällen och –former som ingår samt vad som gäller för möjligheten att avsluta
en del av utbildningen med licentiatexamen.
Ämneskollegiet tar fram och ämnesföreträdare lämnar förslag till inrättande eller revidering
av allmän studieplan till forskarutbildningsrådet. Fastställd studieplan och
forskarutbildningsrådets beslut/protokoll diarieförs och bevaras.
Delprocess: Inrätta kurser på forskarnivå
Forskarutbildningsrådet beslutar om inrättande av kurser på forskarnivå efter förslag från
berörd institution. En mall för kursplaner finns på MIUN:s hemsida. Mallen fylls i av
anhållande institution/lärare i aktuellt ämne, tillstyrks av ämnesföreträdare och lämnas till
forskarutbildningsrådet. När rådet har fattat beslut och protokollet är justerat skickas
kursplanen till Ladok för kurskod. Kursplanerna diarieförs och bevaras.
Delprocess: Avveckla ämne på forskarnivå
Respektive fakultetsnämnd fattar beslut om avveckling av ämne på forskarnivå.
Forskarutbildningsrådet följer regelbundet upp ämnen med utbildning på forskarnivå. När
uppföljningen ger ett negativt resultat kallas ansvariga för utbildningen till rådet för att ge
en förklaring. Rådet beslutar om vilka åtgärder som krävs och när de ska vara åtgärdade.
Om problemen inte är åtgärdade inom beslutad tid för rådet frågan vidare till
fakultetsnämnd som kan besluta om avveckling av ämnet. Protokoll/beslut från råd och
fakultetsnämnd diarieförs och bevaras.
99

4.2. Anta forskarstuderande
Delprocess: Annonsera, göra urval och fatta beslut
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet har en gemensam antagningsordning för forskarutbildningen. Där framgår
bl a behörighetskraven för antagning till forskarutbildningen och vilka krav som ställs på
handledarna. Respektive forskarutbildningsråd beslutar om antagning till forskarutbildning
utifrån bedömningsgrunderna behörighet, lämplighet och finansiering. Olika behörighet
krävs för olika ämnen och framgår av respektive allmän studieplan. Lämpligheten baseras
på en bedömning av ansvariga för det aktuella forskarutbildningsämnet. Finansieringen
skall vara klarlagd och täcka alla kostnader för hela forskarutbildningstiden. Den
forskarstuderande kan erbjudas en anställning som doktorand vid Mittuniversitetet (se
2.2.1.4. Anställa doktorand). Den forskarstuderande kan också finansieras av ett annat
lärosäte eller av ett företag. I de fall en person antas till studier på forskarnivå och samtidigt
är anställd av en annan arbetsgivare än Mittuniversitetet upprättas ett avtal som klargör
rätten för den anställde att bedriva utbildning och hur finansiering regleras och säkerställs.
Prefekt och ämnesföreträdare gör inför varje ansökningsomgång en bedömning av hur
många platser som kan utlysas med hänsyn till handledarkapacitet, utrustning och tillgång
till arbetsplats. Institutionsstyrelsen beslutar att tillställa forskarutbildningsrådet
bedömningen. Rådet fattar beslut om hur många platser som skall utlysas i respektive ämne.
Alla lediga platser för studier på forskarnivå utlyses offentligt, oavsett finansieringsform och
finansiär, såtillvida utbildningen inte sker inom ramen för en anställning hos en annan
arbetsgivare än Mittuniversitetet eller är en överflyttning från ett annat lärosäte.
Annonsering och urval/bedömning görs på respektive institution av ämnesföreträdare för
forskningsämnet i fråga. Därefter lämnas handingar för den sökande som har rankats högst
till forskarutbildningsrådet för beslut. Handlingarna ska innehålla ansökningsblankett,
meritförteckning/CV, examensbevis eller ladokutdrag för att styrka behörigheten, ett
dokument där det framgår att den föreslagna forskarstuderande anses vara den mest
lämpade, ett finansieringsintyg samt den annons som föregick antagningen. Ytterligare
bilagor kan också förekomma. När rådet har fattat sitt beslut och protokollet är justerat
meddelas sökande, handledare, prefekt, studierektor, ladokenheten samt diariet.
Ansökningshandlingar och beslut diarieförs och samlas per forskarstuderande. Alla
handingar rörande doktorandens/licentiandens utbildning diarieförs på beteckning 4.2. Anta
forskarstuderande, även handlingar ur processerna 4.3. och 4.4. I de fall en doktorand anställs
vid Mittuniversitetet hanteras handingarna rörande själva anställningen av
personalavdelningen, se 2.2.1.4. Anställa doktorand.
Ansökningshandlingar för de sökande som ej har antagits gallras efter 2 år.
100

Dnr 2012/366 Version 1.0
Inför rådets beslut om antagning föreslår ämneskollegiet huvudhandledare och biträdande
handledare, i samråd med sökande. Forskarutbildningsrådet utser, i samband med beslut
om antagning, huvudhandledare enligt prefektens förslag med ansvar för hela utbildningen
på forskarnivå, inklusive avhandlingsarbetet. Huvudhandledaren skall vara varaktigt
anställd vid Mittuniversitetet och vara minst docent eller motsvarande. Även biträdande
handledare utses av forskarutbildningsrådet, minst en av de biträdande handledarna ska
vara disputerad. Rådet beslutar också om byte eller komplettering av handledare. Då fylls en
blankett i som skrivs under av avgående och tillträdande handledare samt doktorand.
Blanketten skickas till rådet för beslut och diarieförs i forskarstuderandeärendet.
Delprocess: Hantera individuella studieplaner
För varje forskarstuderande skall en individuell studieplan upprättas. Den individuella
studieplanen ska bland annat innehålla en tidplan för forskarstudierna samt en beskrivning
av doktorandens respektive fakultetsnämndens åtaganden. Den fastställs av
forskarutbildningsrådet efter samråd mellan den forskarstuderande och hans eller hennes
handledare. Handledaren ansvarar för att den individuella studieplanen upprättas.
I de individuella studieplanerna ges poäng för avklarade delar i avhandlingen uppdelade på
kurspoäng och avhandlingspoäng. Inom fakulteten för naturvetenskap, teknik och medier
diarieförs den första versionen av den individuella studieplanen som en del av ansökan i
forskarstuderandeärendet och bevaras. Inom fakulteten för humanvetenskap gallras den
första versionen vid inaktualitet. Övriga versioner av individuella studieplaner hanteras
(redigeras, registreras och lagras) i forskningsdatabasen. Den sista versionen skrivs ut,
diarieförs och bevaras.
101

Delprocess: Genomföra kursmoment
4.3. Utbilda och handleda
Delprocess: Handleda vid avhandlingsarbete
Häri ingår mentorsverksamhet.
Delprocess: Sätta betyg/examinera
Dnr 2012/366 Version 1.0
Examinatorernas uppgift är att examinera kurser på forskarnivå. Forskarutbildningsrådet
utser, på delegation av fakultetsnämnd, examinatorer inom forskarutbildningen. När en kurs
är examinerad fylls en blankett med resultat från forskarutbildningskursen i av examinator,
blanketten används som underlag för registrering av resultatet in i Ladok. En arkivlista med
betyg skrivs ut ur Ladok och undertecknas. Respektive institution samlar arkivlistor per
forskarstuderande. När den forskarstuderande har avslutat sin utbildning skickas
arkivlistorna till diariet som arkiverar dem tillsammans med handlingarna i det diarieförda
forskarstuderandeärendet. Blanketten som utgör underlag för inrapportering i Ladok gallras
2 år efter att forskarstudierna är avslutade.
Beslut om tillgodoräknande av forskarutbildningskurser sker av forskarutbildningsrådet.
Det gäller alla kurser som har lästs vid andra lärosäten och inte har kurskod vid
Mittuniversitetet. Det underlag som rådet behöver för att fatta beslut är kursplan för aktuell
kurs, samtycke samt motivering från handledare samt ämnesföreträdare att de tillstyrker
tillgodoräknandet. Handlingarna, underlag och beslut samlas per forskarstuderande på
respektive institution. När den forskarstuderande har avslutat sin utbildning skickas
handlingarna till diariet som arkiverar dem tillsammans med handlingarna i det diarieförda
forskarstuderandeärendet.
För examination av avhandling, se 4.4. Genomföra disputation och licentiatseminarium.
102

Dnr 2012/366 Version 1.0
4.4. Genomföra disputation och licentiatseminarium
Högskoleförordningen föreskriver att doktoranden/licentianden ska försvara sin avhandling
vid en offentlig disputation. Att disputationen är offentlig innebär att åhörare inom och
utom universitetet har rätt att närvara och ställa frågor till respondenten
(doktoranden/licentianden). Vid disputationen närvarar respondenten, fakultetsgranskare
(licentiatavhandling)/fakultetsopponenten (doktorsavhandling), ordförande för
disputationen och samtliga ledamöter i betygsnämnden.
Delprocess: Förbereda disputation/licentiatseminarium
Blankett för ”Anmälan om disputation” eller ”Anmälan licentiatseminarium” hämtas på
miun.se, fylls i, skrivs ut och lämnas till fakultetskansliet 10 veckor innan planerad
disputation/licentiatseminarium. Dekan beslutar om disputationen/seminariet kan äga rum.
Blankett och beslut diarieförs och bevaras i forskarstuderandeärendet.
Ett antal veckor före disputationen/licentiatseminariet beställer institutionen avhandlingen i
tryckt form från tryckeriet i tillräckligt antal.
Avhandlingen offentliggörs, spikas, elektroniskt genom webbpublicering i DiVA tre veckor
innan disputationen/licentiatseminariet äger rum, bl a så att allmänheten kan ta del av den
via miun.se. Institutionen ansvarar för andra former av offentliggörande i fall önskemål om
detta föreligger, t ex en fysisk spikningsceremoni.
Kommunikationsavdelningen skickar pressmeddelande och annonserar om
disputationen/licentiatseminariet (se 2.6. Kommunicera/informera om universitetets
verksamhet)
Delprocess: Genomföra disputation/licentiatseminarium och sätta betyg
En doktorsavhandling/licentiatavhandling skall bedömas med något av betygen underkänd
eller godkänd. Vid betygssättningen skall hänsyn tas till innehållet i och försvaret av
avhandlingen. Betyg för licentiatavhandlingen bestäms av examinator. Betyg för
doktorsavhandling skall bestämmas av en betygsnämnd som utses särskilt för varje
avhandling. En betygsnämnd skall bestå av tre ledamöter som alla skall vara vetenskapligt
kompetenta, inom NMT-fakulteten gäller minst docentkompetens hos minst två av
ledamöterna. Minst en ledamot skall vara extern och en ledamot skall vara verksam i ett
annat ämne inom fakulteten. Ledamöterna utses av dekan efter förslag från
ämnesföreträdare. Betygsnämnden är beslutsför när alla tre ledamöter är närvarande,
majoritetsbeslut gäller. Är nämnden inte enig skall skälen för beslutet redovisas i protokollet.
Dekan har rätt att utse ersättare när en ledamot är frånvarande för att säkerställa att
betygsnämnden blir beslutsför.
103

Dnr 2012/366 Version 1.0
Fakultetsgranskaren/-opponenten ska kritiskt granska den avhandling som framläggs. För
att tjänstgöra som opponent vid granskning av avhandlingar krävs att personen är professor
eller docent vid annat svenskt eller utländskt lärosäte och har kompetens inom
avhandlingsämnets område. Granskare/opponent förordnas av dekan efter förslag från
huvudhandledare.
Ordförande vid disputation/licentiatseminarium är normalt sett ämnesföreträdaren.
En disputation har generellt sett följande form. Ordföranden välkomnar betygsnämnd,
opponent, respondent och åhörare. Titeln på avhandlingen anges varefter ordföranden
presenterar betygsnämndsledamöterna, opponenten och respondenten. Med några ord
beskrivs hur disputationen/seminariet kommer att gå till, varvid upplysning ges om att de
närvarande i auditoriet kommer att få tillfälle att ställa frågor till respondenten efter det att
opponenten har avslutat sin granskning. Ordföranden ger ordet till respondenten som ges
möjlighet att anföra eventuella rättelser, muntligt eller skriftligt. Därefter ger ordföranden
ordet till opponenten som sammanfattar avhandlingen och sätter in den i ett större
sammanhang. När det är klart kan opponenten tillfråga respondenten om sammanfattningen
ger en riktig bild av avhandlingens innehåll.
Opponenten övergår sedan till själva granskningen av avhandlingen som i huvudsak bör
vara en dialog mellan opponent och respondent. Opponenten ställer frågor om
avhandlingen och respondenten besvarar och diskuterar det som opponenten har sagt.
Granskningen kan avslutas med ett sammanfattande omdöme från opponenten.
Ordföranden återtar ordet och ger först betygsnämnden och därefter åhörarna i auditoriet
möjlighet att ställa frågor till respondenten. När ingen mer har frågor att ställa förklarar
ordföranden disputationen/licentiatseminariet avslutat och meddelar att betygsnämnden
omedelbart kommer att sammanträda. Betygsnämnden sammanträder och meddelar sitt
beslut så fort som dess sammanträde har avslutats.
Betygsnämndens sammanträde protokollförs, justeras omedelbart av samtliga ledamöter och
lämnas till fakultetskansliet för diarieföring och arkivering i forskarstuderandeakten.
Institutionen registrerar resultatet i Ladok. Institutionen anhåller om att få medel för
disputationen vilket beslutas av dekan. Beslutet diarieförs och bevaras.
Vid ett licentiatseminarium är granskare och respondent huvudaktörer. Seminariet
genomförs normalt i stort sett som en disputation, men utan betygsnämnd. Vanligtvis inleds
seminariet av ordförande som sedan lämnar över till respondent och granskare att
presentera och diskutera avhandlingen. När granskaren förklarat oppositionen avslutad får
övriga närvarande möjlighet att ställa frågor och/eller kommentera avhandlingen.
Examinator och granskare sammanträder därefter och diskuterar betyg. Det är examinator
104

Dnr 2012/366 Version 1.0
som slutligen beslutar om betyg och skriver ett betygsprotokoll. Protokollet diarieförs och
arkiveras i forskarstuderandeakten. Institutionen registrerar resultatet i Ladok. Institutionen
anhåller om att få medel för seminariet vilket beslutas av dekan. Beslutet diarieförs och
bevaras.
Delprocess: Publicera avhandling
Mittuniversitetets avhandlingar publiceras både i tryckt och i digital form. Tryckning sker
vanligtvis vid Mittuniversitetets tryckeri, den digitala publiceringen sker i DiVA. Innan
avhandlingen trycks ansöker doktoranden/licentianden om ISBN- och eventuellt ISSN-
nummer hos biblioteket.
En avhandling ska offentliggöras innan disputationen genom en s k spikning, bl a så att
allmänheten kan ta del av den. När en avhandling publiceras i DiVA inför disputation
innebär det en elektronisk spikning av avhandlingen. DiVA är ett verktyg för digital
publicering och registrering av forskningspublikationer. Doktoranden/licentianden lägger
själv in avhandlingen i PDF-format med rätt metadata enligt bibliotekets anvisningar.
Publiceringen ska godkännas av personal på biblioteket. Först därefter kommer
avhandlingen att vara sökbar i DiVA och andra sökgränssnitt som till exempel Libris.
De flesta avhandlingar lagras elektroniskt i DiVA i avvaktan på e-arkivering men arkiveras
också i tryckt form.
105

4.5. Hantera examensärenden
Dnr 2012/366 Version 1.0
För att få ett bevis över en viss examen måste fordringarna/reglerna för denna examen vara
uppfyllda. De examensfordringar som är gemensamma för samtliga universitet/högskolor i
Sverige anges i högskoleförordningen. Varje universitet och högskola får också besluta om
egna examensfordringar vilket betyder att landets lärosäten kan ställa olika krav för samma
examen. Vid varje lärosäte finns därför lokala beslut om vilka examensfordringar som gäller
vid just det lärosätet. Mittuniversitetet har samlat alla regler i examensordningen. I
examensordningen talas bl a om examensbeskrivningar. För varje examen finns en
examensbeskrivning som visar vilka fordringar som ställs för respektive
examensbenämning.
Delprocess: Utfärda examensbevis
Processen kan börja med att en enskild student kontaktar examensenheten med en fråga
angående en framtida examen. Examensenheten gör då en utredning inför en eventuell
examen. I utredningen ingår utdrag ur Ladok, korrespondens med studenten och med andra
lärosäten m m, detta kan mynna i en ansökan om examensbevis. Processen kan också börja
med att en ansökan om examensbevis med bilagor kommer in till examensenheten.
Examensenheten kan bevilja ansökan och utfärda ett examensbevis med ”diploma
supplement” som bilaga, eller ta beslut om att avslå ansökan. Kopia av examensbevis med
bilaga bevaras. Beslut om avslag bevaras. Alla händelser registreras i Ladok.
Delprocess: Hantera överklaganden
Ett avslag kan överklagas. Överklagan skickas in till MIUN och diarieförs. MIUN skriver och
diarieför ett yttrande, det görs av examenshandläggare, eventuellt i samråd med berörd
institution. Överklagan med yttrande skickas sedan vidare till Överklagandenämnden för
högskolan som är en central myndighet för överklagandeärenden vid landets universitet och
högskolor. Avgörande från överklagandenämnden kommer tillbaka och diarieförs. Beroende
på nämndens avgörande hanteras ärendet vidare, ett examensbevis utfärdas eller avslaget
kvarstår.
Delprocess: Korrigera felaktiga examensbevis
När en student upptäcker felaktigheter i det utfärdade examensbeviset kan han/hon
inkomma med önskemål om att få examensbeviset korrigerat. Görs detta inom en kort
tidsperiod efter att beviset har utfärdats skrivs en ny sida i examensbeviset ut. Har en längre
tid förflutit görs korrigeringen direkt på examensbeviset för att undvika misstankar om
förfalskning. En kopia på det korrigerade examensbeviset och det makulerade beviset
bevaras. Allt registreras i Ladok fr o m 2012-01-01.
106

4.6. Utvärdera forskarutbildning
Dnr 2012/366 Version 1.0
För att upprätthålla en god kvalitet i utbildningen på forskarnivå ska en regelbunden
kvalitetsuppföljning av ämnen och utbildningar på forskarnivå genomföras. För ett nystartat
ämne sker uppföljningen fyra år efter inrättandet. Forskarutbildningsrådet ansvarar för
uppföljningen. Uppföljningen baseras på kriterierna för inrättande av ämne på forskarnivå
samt progression för och examinationsgrad av forskarstuderande. Insamling av uppgifter
sker både i kontakt med ämnesföreträdare och genom utdrag ur databaser, t ex Ladok och
forskningsdatabasen. Resultat/sammanställning av uppföljningen bevaras. Underlaget
gallras vid inaktualitet.
Kvalitetsuppföljning av forskarutbildningen sker också genom den årliga uppföljningen av
de forskarstuderandes individuella studieplaner som utförs av forskarutbildningsrådet.
Rådets protokoll/beslut bevaras.
När kurser på forskarnivå utvärderas avrapporteras resultatet till forskarutbildningsrådet.
Sammanställningen av kursutvärderingarna diarieförs i samma ärende som kursplanen och
bevaras. Underlaget, de ifyllda svaren, gallras efter 2 år.
107

5. Forskning
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetets forskning består av ämnesforskning och ett antal profilområden.
All forskning bedrivs inom ämnen. Vid Mittuniversitetet finns över 50 olika ämnen,
fördelade på humaniora, samhällsvetenskap, naturvetenskap och teknik, konstnärligt
område, samt vård- och hälsovetenskap. Ämnesforskningen är grunden både för utbildning
och för den profilerade forskningen.
Flera ämnen, eller delar av ämnen, kan samarbeta i ett profilområde. Syftet är att genom
interdisciplinär samverkan angripa komplexa problemområden.
Mittuniversitetet har identifierat nio profilområden. Fyra av dessa är särskilt starka vid
universitetet vad gäller vetenskaplig excellens och anknytning till externa aktörer.
Uppsättningen av profilområden är inte statisk utan förändras beroende på kompetens och
relevans. Mittuniversitetet har också ett antal forskningscentra som är spjutspetsar för de
profilerade forskningsområdena. Forskningscentra utgör arenor för samverkan med
finansiärer och andra intressenter.
5.1. Administrera och planera forskning
Forskningen finansieras dels via medel från universitetets statliga anslag dels via bidrag från
externa finansiärer. Vanligen förkommer en blandning av dessa finansieringsformer. Den
externa finansieringen av Mittuniversitetets forskning uppgår till ca 45% av den totala
omsättningen inom forskning. Forskning kan också genomföras i form av uppdrag där en
extern partner köper tjänsten från universitetet, se 6.1. Samverka med näringsliv och samhälle.
Delprocess: Ansöka om forskningsfinansiering
Externa bidrag för forskning kan erhållas efter ansökan till någon av de regionala, nationella
eller internationella forskningsfinansiärerna. Varje finansiär har sitt eget system för att
hantera ansökningar. Regler och procedurer varierar i betydande grad.
Ansökningsförfarandet kan skötas av forskare själva eller genom kontakt med universitetets
forskningskansli som organisatoriskt är placerat på den centrala samverkansavdelningen.
Forskningskansliet hjälper främst till med specifika EU-program.
Den generella arbetsgången vid ansökan om medel ur olika program för
forskningsfinansiering börjar med att en forskare eller forskargrupp har en idé som man
omsätter till en kort projektbeskrivning. Projektbeskrivningen används för att informera
potentiella partners och finansiärer samt för den interna förankringen (medfinansiering). För
vissa typer av EU-projekt krävs alltid samarbetspartners, i princip krävs minst tre olika
partners från tre olika länder. En partner kan vara forskare vid andra universitet och
forskningsinstitut, små- och medelstora företag, offentliga aktörer samt organisationer.
108

Dnr 2012/366 Version 1.0
Projektbeskrivningen revideras och en ansökan utarbetas av forskaren. Forskningskansliet
kan hjälpa till med att granska ansökan. Ansökan kan vara på papper då underskrift krävs
eller görs via elektroniska ansökningssystem. Reviderad projektbeskrivning och ansökan
diarieförs och bevaras. Den ursprungliga projektbeskrivningen gallras vid inaktualitet. I de
fall ansökan är elektronisk skrivs den ut på papper för diarieföring.
Parallellt med ovanstående process arbetar en ekonom med att samla in grunddata, t ex
resurstillgångar, lönekostnader, driftskostnader, investeringar m m. Detta mynnar i ett
underlag för kostnadsfördelning, underlag för att upprätta kalkyl och en
kostnadsberäkning/beräkningsmodell. Ekonomen upprättar utifrån detta en preliminär
projektkalkyl för projektet som stäms av med forskaren och revideras. Projektkalkylen ingår
i ansökan.
Ansökan behandlas av respektive finansiär och ett beslut skickas till Mittuniversitetet och
diarieförs. Ifall ansökan avslås avslutas ärendet i diariet. Har ansökan beviljats tecknas avtal
mellan Mittuniversitetet, finansiär-/er och eventuella partners. Mittuniversitetet gör en
ansökan om utbetalning till finansiär och får besked om utbetalning. Samtliga handlingar
diarieförs och bevaras.
Ekonom prövar den ursprungliga kalkylen utifrån beslut från finansiär-/er, uppdaterar den
eller upprättar en ny vid behov och upprättar uppläggningsblankett för registrering av
projektet i Agresso som skickas till ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen begär
eventuellt kompletteringar och lägger sedan upp projektet i Agresso. Intäkter och kostnader
bokförs löpande på projektet. När projektet ska avslutas genomför institutionen en analys av
kalkyl/budget gentemot faktiskt utfall. Institutionsekonomen fyller i en
projektavslutningsblankett och skickar till ekonomiavdelningen som spärrar projektet i
Agresso för ytterligare bokningar.
Under projektets gång skickas ofta delrapporter till finansiärerna och när projektet avslutas
skickar Mittuniversitetet in en slutrapport. Rapporterna kan både röra ekonomiska och
akademiska resultat, det varierar för olika projekt . Samtliga rapporter diarieförs och
bevaras. De mötesanteckningar som förs vid projektmöten diarieförs och bevaras.
109

Delprocess: Ansöka om etisk granskning
Dnr 2012/366 Version 1.0
Viss forskning som avser människor omfattas av etikprövningslagen och förordningen om
etikprövning av forskning som avser människor. Det gället t ex behandling av känsliga
personuppgifter, forskning som innebär ett fysiskt ingrepp på en forskningsperson, fysiska
ingrepp på avlidna människor m m. Forskning som omfattas av lagen skall prövas i en
central etikprövningsnämnd eller i en av sex regionala etikprövningsnämnder. När
etikprövning inte krävs enligt lag skal god forskningsetik tillämpas.
För Mittuniversitetets del finns den regionala nämnden i Umeå. När forskningsprojekt inte
omfattas av lagen kan universitetets egen lokala forskningsetiska kommitté göra en
granskning av projektet och ge råd och synpunkter. Kommittén granskar även
forskningsprojekt där djurförsök kommer att ingå samt ger råd när det gäller ansökan till
regional etikprövningsnämnd. Ansökan om forskningsetisk granskning av den lokala
kommittén görs på samma blankett som till regionala etikprövningsnämnden. Blanketten
finns att hämta på universitetets hemsida. Till blanketten bifogas forskningsplan, brev till
undersökningspersoner, beskrivning av experiment, enkät etc när tillämpligt. Ansökan med
bilagor diarieförs och bevaras.
Forskningsetiska kommittén etikgranskar också studentuppsatser och studentarbeten om
handledaren gör bedömningen att det behövs, i normalfallet skall dock detta inte vara
nödvändigt. Respektive handledare ansvarar för att bevaka att god forskningsetik tillämpas.
Forskningsetiska kommittén består av ledamöter från universitetets båda fakulteter, två
externa ledamöter och en studentrepresentant. Mötena protokollförs, protokollen diarieförs
och bevaras.
Delprocess: Ansöka om övriga tillstånd för forskning
Beroende av forskningens karaktär kan olika slags tillstånd behövas för att bedriva
forskning. Det kan t ex röra ansökningar till Datainspektionen, Strålsäkerhetsmyndigheten,
Arbetsmiljöverket, samt olika miljöprövande instanser. Oavsett mottagare diarieförs och
bevaras ansökan och beslut samt övrig korrespondens i den mån handlingarna tillför ärendet
sakuppgift.
Delprocess: Administrera och presentera information om forskare och forskning
Information om forskare och forskning administreras och presenteras genom
Mittuniversitetets forskningsdatabas. I forskningsdatabasen samlar den enskilde forskaren
eller forskarstuderanden uppgifter om och presenterar sin forskningsverksamhet, inklusive
CV och publikationslista. Forskningsdatabasen underlättar och kvalitetssäkrar också
processerna för återrapportering och uppföljning, se 1.3.2. Genomföra uppföljning, samt stödjer
Mittuniversitets publika forskningsinformation genom att göra publikaktioner lättillgängliga
110

Dnr 2012/366 Version 1.0
och sökbara, Se 5.3. Tillgängliggöra resultat av forskning. I forskningsdatabasen hanteras även
de individuella studieplanerna för doktorander, se 4.2 Anta forskarstuderande, delprocess
hantera individuella studieplaner.
Information i forskningsdatabasen rörande Mittuniversitetets enskilda forskare och
forskarstuderande samt deras forskningsverksamhet bevaras elektroniskt. Förutom
personuppgifter, CV och publikationslista kan det t ex gälla patent, handledarskap,
konferensdeltagande, mm. I databasen noteras vilken information som har använts som
underlag till årsredovisning med en datering, informationen bevaras elektroniskt. De av
Mittuniversitetets publikationer som bevaras elektroniskt bevaras och mellanlagras i DiVA i
väntan på e-arkivering. Övriga publikationer arkiveras på papper av respektive institution.
Individuella studieplaner för forskarstuderande lagras i forskningsdatabasen så länge
doktoranden/licentianden är aktuell. Efter disputation gallras studieplanerna, utom sista
versionen som skrivs ut och diarieförs i forskarstuderandeärendet.
Informationen i forskningsdatabasen presenteras via miun.se men ingår inte i den
regelbundna arkivering i form av WARC-filer som görs av miun.se.
Det finns en referensgrupp för forskningsdatabasen. Referensgruppen behandlar frågor som
rör databasen och utveckling av systemet. Minnesanteckningar från databasrådet bevaras.
Referensgruppens handingar samt andra handingar rörande systemadministration som t ex
förvaltningsplan och systemdokumentation redovisas under 2.5.1., Utveckla, förvalta och
drifta IT-stöd.
111

5.2. Forska
Delprocess: Bedriva forskning
Dnr 2012/366 Version 1.0
Forskning eller vetenskapligt studium är en aktiv, planmässig och metodisk process som
bedrivs av forskare för att få nya kunskaper och öka vetandet, och vanligen resulterar i
vetenskaplig publicering. I allmänhet följer forskning en viss struktur, olika steg varierar
beroende på ämnet och forskaren, men problemformulering, insamling av data, analys av
data samt slutsatser kan anses vara grundläggande steg. De handlingar som upprättas och
inkommer i samband med forskningsprocessen kallas primärmaterial. Det kan t ex röra sig
om enkätmaterial, databaser, intervjuer, mät- och testresultat etc. Primärmaterialet får gallras
efter 10 år om inte handlingarna bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde
för annat forskningsområde, vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller
personhistoriskt värde eller bedöms vara av stort allmänt intresse. I dessa fall skall materialet
bevaras. Exempel på sådana handingar är:
- Handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom
försök, mätningar, enkäter, intervjuer, etc som är unikt eller som endast med stor
möda kan återskapas
- Register och databaser avseende data med särskit hög täckningsgrad och
kontrollbarhet
- Handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling
- Handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv
- Handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet
- Handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna
debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare
spridning
Forskningsprocessen kan också generera handlingar som t ex korrespondens,
överenskommelser, tjänsteanteckningar etc. För dessa handlingar gäller att handlingar av
tillfällig eller ringa karaktär får gallras vid inaktualitet. Handlingar av långsiktig betydelse
för forskningsprojektet bevaras. När det bedöms tillämpligt diarieförs handlingarna.
Delprocess: Utreda misstankar om oredlighet i forskning
Enligt 1 kap 16 § högskoleförordningen ska en högskola som genom en anmälan eller på
något annat sätt får kännedom om en misstanke om oredlighet i forskning, konstnärligt
utvecklingsarbete eller annat utvecklingsarbete vid högskolan utreda misstankarna. Vid
Mittuniversitetet tillsätts en sådan utredning av fakultetsnämnden. En högskola får under
pågående utredning hämta in ett yttrande från expertgruppen för oredlighet i forskning hos
Centrala etikprövningsnämnden. Om den person som väckt frågan om misstanke om
oredlighet, eller den person som misstanken riktas mot, begär det, ska högskolan hämta in
112

Dnr 2012/366 Version 1.0
ett sådant yttrande. Något yttrande behöver dock inte hämtas in, om högskolan bedömer det
som uppenbart obehövligt.
Fakultetsnämnden utser två externa sakkunniga för att genomföra utredningen som
redovisas till dekan och tas upp i fakultetsnämnd. Bekräftas misstankarna i utredningen kan
ärendet gå vidare till personalansvarsnämnd, se 2.2.4. Hantera personalärenden. Ett antal
disciplinära åtgärder är möjliga, varning, löneavdrag, omplacering, uppsägning och avsked.
Oavsett åtgärd förhandlas ärendet enligt MBL och i de flesta fall behandlas ärendet i
personalansvarsnämnden. Samtliga disciplinära åtgärder mot en anställd diarieförs, kopia på
beslut läggs i personalakten.
113

5.3. Tillgängliggöra resultat av forskning
Dnr 2012/366 Version 1.0
Resultatet av Mittuniversitetets forskning, d v s artiklar och övriga publikationer, kan
registreras i DiVA. DiVA är ett verktyg för digital publicering och registrering av
forskningspublikationer. Det fungerar också som ett öppet digitalt mellanarkiv där
parallellpublicering av vetenskapliga artiklar kan ske (Open Access). DiVA började utvecklas
2000 vid Uppsala universitet och drivs idag i samverkan mellan 27 lärosäten, däribland
Mittuniversitetet.
Forskarna lägger själva in metadata om sina artiklar i DiVA. Publicering av själva artikeln i
pdf är frivillig och görs bara om parallellpublicering är upphovsrättsligt tillåtet.
Publikationerna blir sedan även synliga i MIUN:s forskningsdatabas.
I DiVA portal kan man söka publiceringar från merparten av landets lärosäten.
Mittuniversitets har också ett lokalt gränssnitt till DiVA . SwePub, den nyutvecklade
nationella ingången till produktionen vid landets lärosäten hämtar poster ur DiVA. Det finns
en del andra samsökningsportaler som samlar in material från databaser med vetenskapliga
publikationer runt om i världen till exempel OAIster där material från DiVA också kommer
med. Själva PDF-filen med stora delar av dess innehåll indexeras även av söktjänster som t
ex Google och Google Scholar.
Samtliga publikationer vid Mittuniversitetet skall bevaras. DiVA fungerar som ett
uppsamlingsverktyg/mellanarkiv inför slutarkivering för de publikationer som lagras där.
Publikationerna i DiVA arkiveras digitalt. De artiklar etc som inte lagras i DiVA skall
arkiveras på papper av respektive institution.
114

6. Samverkan med det omgivande samhället
Dnr 2012/366 Version 1.0
Enligt högskollagen skall högskolorna samverka med det omgivande samhället och
informera om sin verksamhet, samt verka för att forskningsresultat vid högskolan kommer
till nytta. Detta brukar även kallas den tredje uppgiften, vid sidan av utbildning och
forskning.
Mittuniversitetet har en centralt placerad samverkansavdelning, som ansvarar för det
universitetsövergripande/strategiska samverkansarbetet, samt är ett stöd i samverkansfrågor
vid universitetets institutioner. Samverkansuppgiften ingår som ett naturligt inslag i all
utbildnings- och forskningsverksamhet. Den samverkan som sker integrerat i respektive
verksamhet redovisas i respektive verksamhetsprocess. Här redogörs i första hand för det
centrala/ universitetsövergripande arbetet med samverkansfrågor.
6.1. Samverka med näringsliv och samhälle
Delprocess: Hantera strategiska samarbeten
MIUN deltar i ett antal strategiska samarbeten med andra myndigheter och med näringslivet
i Västernorrlands och Jämtlands län, t ex Myndighetsnätverket (för statliga myndigheter i
Sundsvallsregionen), SÖT (samarbete med bl a kommunerna i Sundsvall, Östersund och
Trondheim och universiteten i Tröndelag) och Mittforum (där ingår företrädare för
universitetet och studentkårerna, kommunala, landstingskommunala och statliga
organisationer samt näringslivsföreträdare). Vilka samarbeten MIUN deltar i varierar över
tid.
Generellt gäller att i de nätverk/samarbeten där MIUN är sammankallande/inbjudande
ansvarar universitetet också för att bevara handlingarna i den mån handlingar upprättas
eller inkommer. I de fall anteckningar förs bevaras dessa. När inga minnesanteckningar eller
protokoll förs bevaras kallelse/agenda för att skapa en överblick över vad
nätverket/samarbetet handlar om. I de nätverk där MIUN enbart medverkar bevaras
handlingar om de ger upphov till ett ärende på universitetet, t ex ett avtal eller ett projekt.
Övriga handlingar gallras vid inaktualitet.
Kommunerna i Västernorrlands län, Jämtlands län och Hälsingland har tillsammans med
MIUN och Specialpedagogiska skolmyndigheten ett regionalt utvecklingsnätverk; RUN.
RUN har sitt ursprung i ett regleringsbrev från 2001 där lärosäten med lärarutbildning
uppmanades starta regionala utvecklingscentra och samarbeta med omgivande kommuner
för kompetensutveckling av parternas personal och utveckling av lärarutbildningen.
Regleringsbrevet har nu tagits bort men RUN finns kvar med ett utvidgat uppdrag mot hela
universitetet. Genom RUN ska parterna stimulera forskning i och om skolan, förskolan och
skolbarnsomsorgen, initiera och stödja erfarenhetsutbyte, bedriva förbättrings- och
kvalitetsarbete och kompetensutveckling. Handläggare vid Mittuniversitetets
115

Dnr 2012/366 Version 1.0
humanvetenskapliga fakultet administrerar nätverket. Avtal skrivs med alla samverkande
parter, avtalen diarieförs. Samarbetet genererar också fakturahantering och övrig
ekonomiadministration, se 2.3 Administrera ekonomi. Övriga handlingar, t ex korrespondens
kan gallras vid inaktualitet då de är av tillfällig och ringa betydelse. Då handlingarna inte är
av tillfällig och ringa betydelse skrivs de ut och lämnas till registrator för diarieföring.
En gång per år arrangerar MIUN en RUN-Riksdag dit berörda kommuners skolchefer och
ordföranden i ansvariga nämnder kallas. Där diskuteras och fastställs verksamhetens
upplägg. Anteckningar från RUN-Riksdagen med tillhörande handlingar, t ex
handlingsplaner, strategier och uppföljningar diarieförs och bevaras. Mellan RUN-
Riksdagarna leds verksamheten av en ledningsgrupp som utses per avtalsperiod.
Ordförande i rådet för lärarutbildning är också ordförande i RUN:s ledningsgrupp.
Ledningsgruppens anteckningar diarieförs och bevaras.
Vartannat år arrangeras en RUN-konferens. Deltagarlista, program, anteckningar och
eventuella tillhörande handlingar bevaras.
Delprocess: Stödja studenter inför arbetslivet
Arbetet med att stödja studenter inför arbetslivet bedrivs genom MIUN Karriär som är en
samlad ingång till universitetet för externa intressenter i fråga om i första hand exjobb, jobb
och praktik. MIUN Karriär tar emot ca 300 förfrågningar per år från företag och myndigheter
som vill samverka med MIUN. De erbjuder bl a praktikplatser, exjobbstillfällen (möjlighet att
genomföra sitt examensarbete på en arbetsplats), traineeplatser, och faktiska jobb. Dessa
förmedlas till studenter via Karriärtorget som både finns fysiskt på campusorterna och är en
webbplats där studenter hittar aktuella erbjudanden och kan ansöka. Studenter som
kontaktar MIUN Karriär hänvisas dit. De enda handlingar processen genererar är e-post från
och till externa intressenter och studenter. De flesta e-postmeddelanden är av tillfällig och
ringa karaktär och kan gallras vid inaktualitet. I de fall en mejlväxling inte är av tillfällig och
ringa karaktär skrivs mejlen ut och lämnas till diariet för diarieföring.
MIUN Karriär bjuder in och ordnar även olika karriäraktiviteter för studenterna (årligen ett
70-tal olika aktiviteter) bl a ”hur skriver jag ett bra CV”, prova-på-intervjuer och individuell
karriärcoachning. Handlingar från denna verksamhet gallras vid inaktualitet. MIUN Karriär
anordnar exjobbsdagar varje termin i Sundsvall och Östersund. Företag och myndigheter
bjuds in och kan presentera sin verksamhet och potentiella exjobb för studenterna samt
själva få information om vad det innebär att ta sig an en exjobbsstudent. De trycksaker som
tas fram inför exjobbsdagarna bevaras i ett arkivexemplar. Detsamma gäller övriga
trycksaker som produceras (t ex för att delas ut vid regionala mässor, i
studentrekryteringskampanjer osv), oavsett om der är riktade till studenter eller till företag
och myndigheter. För information som publiceras via miun.se, se 2. 6 Kommunicera/informera
om universitetets verksamhet.
116

Dnr 2012/366 Version 1.0
MIUN Karriär jobbar även med Kompetenskontrakten som innebär fysiska kontrakt med
arbetsgivare kring exjobb, praktik och traineeplatser. Inom Kompetenskontraktet ingår att
MIUN Karriär ordnar universitetsövergripande mentorprogram i Östersund och Sundsvall. I
Östersund startar andra omgången av mentorprogrammet under hösten 2012 där 40
studenter och lika många mentorer från arbetslivet deltar.
MIUN Karriär är också ett stöd för institutionerna i arbetet med att ge studenterna
omvärldskontakter under sin utbildning.
Delprocess: Bedriva gymnasiesamverkan
Mittuniversitetet bedriver fördjupad samverkan med samtliga gymnasieskolor i regionen,
dvs i Västernorrlands och Jämtlands län samt norra delarna av Gävleborgs län. Det innebär
att det skapas en ingång till lärarna på gymnasierna, t ex kan ett nätverk med lärare runt ett
visst ämne bildas, även rektorerna har ett nätverk. Lärarna får tillgång till aktuell forskning,
får stöd i sin vidareutveckling och kan sen själva inspirera elever. MIUN kanaliserar lärarnas
kompetensutvecklingsbehov genom t ex att skräddarsy uppdragsutbildningar eller att
lärarna uppmuntras att söka befintliga kurser som universitetet ger. Gymnasiesamverkan
administreras av handläggare vid fakultetskansliet för humanvetenskapliga fakulteten. De
handingar processen genererar rör främst uppdragsutbildning och redovisas under
delprocessen administrera uppdragsutbildning. Övriga handlingar, t ex korrespondens kan
gallras vid inaktualitet då de är av tillfällig och ringa betydelse. Då handlingarna inte är av
tillfällig och ringa betydelse skrivs de ut och lämnas till registrator för diarieföring.
117

6.2. Bedriva uppdragsverksamhet
Delprocess: Administrera uppdragsutbildning
Dnr 2012/366 Version 1.0
Mittuniversitetet bedriver uppdragsutbildning efter förfrågan från t ex företag eller andra
myndigheter. Det kan både röra sig om kortare insatser, t ex seminarier eller workshops, och
längre insatser där universitetet ger en hel kurs i samarbete med uppdragsgivaren. Oavsett
uppdragets karaktär upprättas ett avtal mellan Mittuniversitetet och kunden. Av avtalet
framgår vad universitetet säljer, ibland kan ytterligare förtydliganden finnas i en bilaga.
Avtal och bilaga diarieförs och bevaras. I de fall villkoren inte tydligt framgår av avtal och
bilaga bevaras och diarieförs även den korrespondens/det underlag som har föregått avtalet.
I de fall uppdragsutbildningen består av en hel kurs upprättas kursplan i enlighet med
gällande rutiner för övriga kursplaner, se 3.1. Utforma och hantera ämnen och huvudområden
samt utbildningsutbud.
Antagningsenheten antar kursdeltagarna som studenter i Ladok efter att institutionen som
anordnar uppdragsutbildningen har lämnat in en ifylld etableringsblankett, kopia på
kursplan och ansökningshandlingar för samtliga deltagare. När uppgifterna är registrerade i
Ladok skickas ansökningshandlingarna och kopia på etableringsblanketten tillbaka till
institutionen tillsammans med en deltagarförteckning utskriven ur Ladok.
Etableringsblankett i original, kopia av kursplan samt uttagen deltagarlista ur Ladok sparas
av antagningsenheten. Samtiga handlingar gallras efter 2 år.
Kursdeltagarna får betyg efter avslutad kurs. Handingar bevaras och gallras i enlighet med
processbeskrivningarna under 3.3 Utbilda.
När uppdragsutbildningen består av enstaka kurstillfällen skall den dokumentation
uppdragsutbildningen har genererat bevaras och diarieföras tillsammans med avtalet, t ex
deltagarförteckning, schema, utskick med kursupplägg, studiehandledning eller
motsvarande och eventuellt läromedel om universitetet har tagit fram något speciellt för
utbildningen.
I den mån kursutvärderingar av uppdragsutbildningar görs, skall sammanställningen
bevaras och underlagen, de ifyllda formulären, gallras efter 2 år.
Ekonomihandlingar, som t ex kundfakturor, hanteras enligt processerna beskrivna under
2.3.2. Hantera intäkter.
Delprocess: Administrera uppdragsforskning
118

Dnr 2012/366 Version 1.0
6.3. Nyttiggöra kunskap som universitetet utvecklat
genom forskning och annat arbete
Nyttiggörande av kunskap som universitetet har utvecklat sker framför allt genom MIUN
Innovation som organisatoriskt är en del av samverkansavdelningen. MIUN Innovation
stimulerar och stödjer forskare att kommersialisera forskningsresultat och studenter som vill
starta företag och därmed skapa nya produkter och tjänster. MIUN Innovation är till stora
delar externfinansierad med medel från EU:s strukturfonder, Regionförbundet Jämtlands
län, Länsstyrelsen Västernorrland samt Östersund och Sundsvalls kommuner. Handlingar
rörande finansiering, t ex ansökan, beslut, avtal och delrapporter, diarieförs och bevaras.
Mittuniversitetet är också utsedd till huvudman för det med Karlstad-, Örebro- och
Linnéuniversitetet gemensamma innovationskontoret Fyrklövern, vilket innebär ett
redovisningsansvar och ett samordningsansvar. Innovationskontoret syftar till att underlätta
för forskares kommersialisering av forskningsresultat, med stöd i bl a affärsjuridik och
immaterialrättsliga frågor och finansieras av regeringen. Finansieringskällorna för
Innovationskontoret Fyrklövern och MIUN Innovation är olika men verksamhetsmässigt är
uppdragen integrerade. De handlingar som upprättas av MIUN i egenskap av huvudman för
innovationskontoret, t ex avtal eller korrespondens, diarieförs och bevaras om det inte rör sig
om handlingar av tillfällig och ringa karaktär då de gallras vid inaktualitet.
MIUN Innovations verksamhet bedrivs till största del som stöd och rådgivning/coachning,
men också genom utbildningsinsatser och inspirationsaktiviteter. Från aktiviteterna gäller att
program, deltagarlista, och eventuella trycksaker bevaras i ett arkivexemplar. När det gäller
utbildningar varierar det vilka handlingar processen genererar, men utbildningsmaterial, t
ex en powerpointpresentation, skrivs ut i ett exemplar och bevaras för större
utbildningssatsningar, både riktade mot personal (se 2.2.6. Kompetensutveckla personal) och
studenter.
Coachningsprocessen ser vanligtvis ut så att idéägaren (forskaren eller studenten) tar
kontakt med någon av affärscoacherna. Det görs via ett webbformulär, telefon eller e-post.
Ett första möte bokas upp där idén pratas igenom. Ägarfrågan reds också ut, det vill säga om
idéinnehavaren är ensam ägare till idén eller om det finns samarbetspartners och/eller andra
som kan göra anspråk.
Efter det första mötet avgör idéägaren om behovet finns av fortsatt stöd från MIUN
Innovation. I de fall där idéägaren väljer att fortsätta samarbetet utvecklas och utvärderas
idén från olika synvinklar. Till exempel tar idéägaren reda på om idén är tekniskt möjlig,
identifierar prisläget, marknadssegment, konkurrenter och undersöker om idén kan
skyddas, exempelvis med ett patent. Hela tiden finns stöd från en affärscoach hos MIUN
Innovation. En inskrivningsblankett fylls i med idéägarens kontaktuppgifter och utgör
underlag för fortsatt dokumentation. Blanketterna gallras vid inaktualitet.
119

Dnr 2012/366 Version 1.0
Målet är ett utvecklat affärskoncept som idéägaren kan tjäna pengar på. Det resultat som
kommer fram dokumenteras i en affärsplan som kan bli styrdokument och underlag för
förhandlingar med finansiärer, samarbetspartners eller andra som måste knytas an till
företaget.
Steget efter MIUN Innovation är ofta stöd från inkubatorverksamheten, i Östersund hos hos
Business Incubator i Jämtland och i Sundsvall Åkroken Science Park Innovation. Forskare
kan också få stöd genom MIUN Holding. MIUN Holding är ett statligt helägt aktiebolag.
Holdingbolaget förvaltas av Mittuniversitetet och kommer att ha ägarandelar i dotterbolag
och intressebolag. MIUN Holdings främsta uppgift är att kommersialisera forskning och
kunskaper framtagna inom Mittuniversitetet och göra dem tillgängliga för samhället genom
att finansiera och utveckla nya affärer och bolag.
Idéägaren lämnar in handlingar, t ex förslag till affärsplaner, skisser, patentansökningar till
coachen för granskning och synpunkter. Handlingarna gallras vid inaktualitet. Coacherna
vid MIUN Innovation lägger själva in information om respektivé idéägare och deras idéer i
projektplattformen/systemet Anido. Där finns bl a profiler för respektive idéägare och
dokumentation/anteckningar om själva coachningsprocessen. Den information, profiler och
anteckningar, som MIUN:s coacher lägger in i systemet skall bevaras. Dokument koppade
till respektive idé/projekt gallras vid inaktualitet.
120

6.4. Bedriva alumnverksamhet
Dnr 2012/366 Version 1.0
Alumnverksamhet innebär kontakt med före detta studenter vid universitetet, MIUN:s
alumnverksamhet är under uppbyggnad. Syftet med alumnverksamheten är att bygga och
bibehålla en god relation med före detta studenter vid Mittuniversitetet för att ta vara på
studenter som goda ambassadörer för lärosätet. Utöver detta syfte ska alumnverksamheten
även verka för att stärka arbetslivsanknytning och arbetslivsmässig relevans i
utbildningarna. Dessutom är det viktigt med uppföljning och information från tidigare
studenter för att utveckla utbildningarnas kvalitet men också för framtida rekrytering till
universitetet. I framtiden kan även alumnverksamheten förhoppningsvis bidra till ökad
extern finansiering/fundrasing. MIUN ser också ett behov av att kunna följa upp vad som
händer med studenterna efter avslutade studier.
För att kunna genomföra ovanstående finns ett IT-stöd som fungerar både som ett
register/databas med uppgifter om MIUN:s alumner och som en kommunikativ miljö där
alumnerna kan interagera med varandra, nuvarande studenter och med universitetet.
Systemet är bl a integrerat med LADOK där de grundläggande uppgifterna om alumnerna
hämtas.
För information i den kommunikativa miljön, t ex via funktionen ”anslagstavla”, gäller att
inkomna och upprättade handlingar (frågor och svar) kan gallras vid inaktualitet då de är av
tillfällig och ringa betydelse. Då handlingarna inte är av tillfällig och ringa betydelse skrivs
de ut och lämnas till registrator för diarieföring.
Då nyheter och övriga artiklar enbart publiceras via alumnsystemet skrivs de ut och bevaras
på papper. Övrig information i systemet hålls ajour, d v s gallras vid inaktualitet.
121