Tema: Kalender, möten, uppgifter, noteringar - Fronter

Tema: Kalender, möten, uppgifter, noteringar
Fronter 91
Detta dokument är producerat av Fronter as – www.fronter.com
Dokumentet får endast kopieras eller distribueras elektroniskt om det finns kontrakt
med
Nytt i detta dokument:
• Det är inga ändringar gjorda i detta dokument
Tema: Kalender, möten, uppgifter, noteringar............................................................................1
Inledning.....................................................................................................................................2
Allmänt........................................................................................................................................2
Möten..........................................................................................................................................5
Privata möten (synlig för andra) eller (dolda för andra).............................................................5
Rumsmöten.................................................................................................................................8
Rumsmöte (med anmälan)........................................................................................................10
Andras möten............................................................................................................................13
Bjud in till möte........................................................................................................................14
Anteckning................................................................................................................................20
Importera kalender....................................................................................................................21
Uppgift......................................................................................................................................23
Skapa en uppgift (gäller för båda fallen)..................................................................................24
Avvisa.......................................................................................................................................26
Exempel 1.................................................................................................................................27
Exempel 2.................................................................................................................................30
Resursbokning...........................................................................................................................33
Bokning av resurser – administratörens uppgifter....................................................................33
Boka en resurs...........................................................................................................................35
Tidsbokning..............................................................................................................................39
Exempel 1 - kursanmälan..........................................................................................................39
Exempel 2 - utvecklingssamtal.................................................................................................44
Versjonskontroll........................................................................................................................47
1

Inledning
Detta dokument går igenom kalenderfunktionerna i Fronter 91. Exemplen avser att
illustrera kända problemställningar.
Fronter är under kontinuerlig utveckling och förbättring. Det kan därför förekomma
avvikelser mellan dokumentation och applikation. Denna handledning är skriven till
Fronter 91.
Lycka till.
Lillehammer, februari 2009
Steinar Hov/Georg Ranhoff
Allmänt
Kalendern finns i det personliga verktygspaketet:
eller i ett rum på Rummets idagsida:
När man använder kalendern i det personliga verktygspaketet fås följande bild:

Övre del:
Nedre del:
Välj Skapa ny (1):
• Nytt möte används för att lägga in ett nytt möte i kalendern.
• Ny anteckning kan skapas för en bestämd dag och är en slags komihåg
funktion.

• Importer kalenderdata gör det möjligt att importera kalenderdata från en annan
kalender som stödjer iCalformatet.
• Ny uppgift kan skapas så att den visas under Uppgifter.
• Ny resursbokning är verktyget för att reservera t.ex. rum, utrustning och
liknande.
• Tidsbokning: Tidsbokning ett verktyg för att använda kalendern för att anmäla
sig till möten. Exempelvis för att anmäla sig till en kurs eller en utflykt med
begränsat antal platser. De som då önskar deltaga kan då registrera sig själva
efter principen ”först till kvarn”. Ett annat exempel är att en handledare eller
mentor som sätter upp ett antal tider för utvecklingssamtal som
elverna/studenterna kan anmäla sig till.
Området märket (2) ger dig tre möjligheter:
• Personligt: Här finns dina ”personliga” möten. Detta är möten som du själv har
skapat eller möten som du har blivit inbjuden till och accepterat. De möten du
själv lägger in kan ses av andra under Andra om denna inställning är gjord av
administratör. Standardinställningen är att du kan se de som du är i samma
grupp som. Privata möten kan göras synliga för andra eller bara dölja
detaljerna genom att standardmeddelandet ”Personen är upptagen” visas.
• Rum: Detta är möten som finns i ett rum, t.ex. ett klassrum, ett sektionsrum,
ett samarbetsrum och liknande. Möten i sådana rum kommer automatiskt i
kalendern till alla som är deltagare i rummet.
• Andra: Man kan få översikt på andras möten om administratören har tillåtigt
detta. Standardinställningen i Fronter är att du får se alla de som är i samma
grupp som dig, t.ex. kollegor eller klasskamrater.
Området märket (3):
• Området märket (3) visar symboler för olika mötestyper. Dessa kan användas
för att göra kalendern mer översiktlig. Det är administratören som skapar
dessa möteskategorier.
Man kan skapa sina egna möteskategorier, men dessa är det bara den som
skapar dem som ser.

Möten
Under Möten i kalendern skapar eller visar man egna och andras möten. Mötena kan
vara privata, men synliga för andra eller de kan vara privata och endast synliga för
dig. Dessutom kan möten skapas i rum så att de kommer på deltagarnas kalender.
Man kan bjuda in till möten osv. Låt oss titta på de många möjligheterna som finns.
Privata möten (synlig för andra) eller (dolda för andra)
Man skapar et möte i kalendern genom att klicka på lämpligt ställe (gärna nära den
aktuella tidpunkten):
Om det endast behövs titel och tid för mötet (korrekt datum är valt på förhand) är
denna vy tillräcklig. Men genom att klicka på Fler val kan man göra mer
anpassningar:

Datumintervallet kan ändras antingen genom att skriva direkt i datumfältet eller
genom att använda sig av datumväljaren (pilen bakom fälten). Titel måste skrivas i,
medan fältet Beskrivning är frivilligt. Rullgardinsmenyn vid Typ ger tillgång att välja
olika kategorier av möten.
Rullgardinsmenyn Typ ger tillgång att klassificera mötet:
Det finns också en möjlighet att lägga in ett återkommande möte genom att välja
Schema:
Genom att välja något i rullgardinsmenyn visas nya menyer för olika inställningar.
Var klar över att en återkommande mötesserie består av ett ”modermöte” med ett
antal ”barn”. Om ”modermötet” ändras så kommer alla ”barnen” att ändras

automatiskt. Om man väljer att ändra i ett ”barn” så bryts kontakten med
”modermötet”, något som visas här:
Valet Öppna serien kommer att öppna ”modermötet”.
Det siste valet är Publicera i:
Här finns två centrala val:
• Privat möte (synligt för alla): Alla som kan söka upp dig i kontaktregistret (t.ex.
dina kollegor) kan se dina möten. Detta alternativ är det som är förvalt när
man skapar ett nytt möte.
• Privat möte (dölj information för andra): Om du väljer detta kan andra inte se
detaljerna för mötet utan bara se att du är upptagen. För att du skall se att
detta är valt visas ett hänglås i kalendern:

För de som kan se din kalender kommer den fasta texten Personen är upptagen att
visas:
Rumsmöten
När ett möte skapas i ett rum sprids informationen automatiskt till alla deltagare i
rummet. Från Rumsverktyget väljs Nytt möte:
Kalendern känns igen från tidigare men lägg speciellt märke till vem mötet gäller för:

I detta fall skapas mötet i rummet 1MXA och därmed får alla deltagarna i detta rum
detta möte i sin kalender.
På detta sätt kan det se ut med två möten:
Den ena är personlig medan den andra är skapad i ett rum.
Överst finns olika flikar för olika slags kalenderöversikter (dag, vecka, månad, år) och
det finns pilar varmed man kan bläddra fram och tillbaka:

Rumsmöte (med anmälan)
Det är möjligt att skapa ett möte för en kurs, en exkursion eller liknande där
deltagarna själva anmäler sig. Flera detaljer och möjligheter visas senare i häftet
under Tidsbokning.
Här har en lärare skapat ett möte i ett rum. Eleverna skall kunna anmäla sig till en
kurs där det endast finns plats för 5 personer. Detta åstadkommer man genom att
låta deltagarna i rummet själva anmäla sig och begränsa antalet platser till 5:
En elev kommer att se mötet i sin kalender på följande sätt:

Genom att klicka på mötet kan vederbörande anmäla sig så länge det finns en ledig
plats:
Här ser man att det finns 5 lediga platser (när alla är upptagna kommer det inte
längre vara möjligt att registrera sig).

Den som har anmält sig kan också avregistrera sig – mötet kopieras över till Mina
möten.
Genom att öppna själva mötet ser ägaren vilka som har anmält sig:

Andras möten
Man kan se vilka möten som andra personer har (under förutsättning att man kan
söka upp dem). I kalendern väljer man Mer... från Andra:
Här kan man söka efter en eller flera personer:
Här är en sökning gjord efter olsen i gruppen Alla och tre träffar visas. Markera de
som söks. Genom att göra flera sökningar (eller sök efter alla genom att lämna
inmatningsrutan tom) kan flera personer markeras i listan.
I vårt fall gäller markeringen för att visa en annan persons kalendermöten.

Anmärkning:
1. De tre kategorierna har olika färger för att öka läsbarhet.
2. De olika möteskategorierna (nederst) kan väljas bort genom att avmarkera
rutan:
Bjud in till möte
I många situationer kan möten bokas genom att använda rumskalendern i ett
passande rum. Ett exempel är ett sektionsmöte där sektionsledaren använder
rumskalendern i sektionsrummet för att skapa ett möte. Då får rumsdeltagarna mötet
i sina kalendrar. Om sektionsledaren dessutom använder sig av möteskategori med
egen symbol och färg ökas tydligheten.

I vissa situationer är det inte en hel grupp utan bara en eller flera enskilda personer
som skall kallas till ett möte. Då används kalendern på följande sätt.
Skapa ett möte:
Klicka på Lägg till deltagare och sök fram de som skall delta på mötet:
Markera deltagarna och avsluta med Lägg till deltagare:

Notera att man kan markera, Sänd inbjudan med e-post:
Detta gör att varje deltagare får ett e-brev med två länkar, en för att godta och en för
att avböja inbjudan:

Kalendern för berörda personer blir automatiskt uppdaterade:
På följande sätt visas inbjudan i din kalender:
Och för deltagarna:

Om nu Jens avvisar eller godtar inbjudan blir kalendern automatiskt uppdaterad:
Den som har skapat inbjudan kan själv klicka på mötet och se vem som har godtagit
mötet och vilka som har avböjt:

Anteckning
En anteckning kan anges direkt i kalendern på följande sätt (Tänk på att välja datum
innan anteckning görs):
Ett litet fönster öppnas där man kan skriva i sin anteckning:
Man kan endast skriva en anteckning per dag (det är möjligt att göra flera
anteckningar i samma fönster) och det visas i kalendern på detta sätt:
Anteckningar är också ett verktyg som kan visas på Idagsidan och det visar då
endast för den aktuella dagen:

Om man skall ändra i en anteckning måste man välja Ny anteckning för den aktuella
dagen. Då kan man ändra det som man har skrivit för den dagen.
Importera kalender
Man har möjlighet att importera kalenderdata som är i iCal eller xCal format. Låt oss
anta att det finns en sådan kalenderfil klar för import.
Import till Mina möten för en person
Välj Importera kalenderdata:
Välj vilken möteskategori som kalenderfilen skall kopplas till:

Efter det att man har valt kalenderkategori är det bara att bläddra sig fram till iCalfilen
för att göra själva importen. Dessa möten hamnar i den personliga kalendern,
oavsett varifrån man försöker göra importen.
Import till Mina möten för flera personer
Det är inte möjligt att göra en import till en rumskalender. All iCal-import är knuten
direkt till personer. Om man önskar att fler skall få samma möten i sina kalendrar
måste man gå via en administratör.
Administratören kan välja en grupp, t.ex. Alla elever och därefter välja Inställningar /
Kalendertyper och kalenderimport:

Här finns valet Importera kalender. Proceduren är densamma som för kalenderimport
för en person:
Tänk på detta:
Det kan vara smart att definiera de relevanta möteskategorierna för denna grupp av
personer i förhand så att de importerade mötena kan knytas till en bestämd kategori.
Alternativt kan det vara bra att ha en egen kategori för importerade möten så att
dessa kan urskiljas från de ”vanliga mötena”.
Denna kalenderimport gör alltså att alla deltagarna i val grupp får dessa möten i sin
kalender under valet Personligt.
Uppgift
Med verktyget Uppgift kan man skapa olika uppgifter, sätta tidsgränser, bjuda in
resurser (deltagare) osv. så att man har en översikt på progressionen.
Det finns två olika sätt att använda detta verktyg:
1: En person skapar en uppgift och blir på så sätt ägare till uppgiften.
Vederbörande person bjuder in andra personer som resurser till uppgiften.
Ägaren kan ange sin status för uppgiften och när han/hon är klar (100 %) kan
de andra deltagarna ange sin status. Alla deltagarna för en uppgift har hela
tiden en överblick på hur långt de enskilda personerna har kommit med sina
uppgifter.
Det första exemplet nedan visar hur detta har använts i samband med
uppdateringen av dokumentation där en person skriver text och lägger in
bilder. Detta är ägaren av uppgiften. När han/hon är färdig med sin del
(status= 100 %) visas detta för den som skall korrekturläsa. Den som
korrekturläser anger sin status och när även denne är klar visas 100 % för
båda. Då är uppgiften slutförd, såsom det visas i bilden nedan:

2: En lärare skapar en uppgift för en grupp elever/studenter. Dessa blir då knutna
till uppgiften som resurser. Var elev/student anger sin progression och all har
hela tiden överblick på de enskildas status samt uppgiftens sammanlagda
status. Ägaren av uppgiften (läraren) kan överskriva statusen genom att ange
relevant status i procent.
Skapa en uppgift (gäller för båda fallen)
Skapa, redigera och uppdatering av en uppgift görs i kalendern av den som är
ansvarig (ägaren) för uppgiften:
Genom att klicka på Ny uppgift öppnas fönstret för att registrera detaljerna:

I exemplet ovan är det under perioden 02.06.06 – 30.06.06 som Steinar skall arbeta
med användardokumentet för Grunnkurset. Ingun skall kopplas till uppgiften som en
resurs. Det innebär att hon hela tiden kan följa Steinars status och ser när
dokumentet är färdigt. Då kan hon gå igenom det och ange sin status. Båda
personerna kan hela tiden se den andres status. På detta sätt är det enkelt att få en
översikt på dokumentets utveckling.
Anmärkning:
Man kan också bjuda in en klass, grupp eller flera enskilda personer som resurser.
Nedan visas hur en nyskapad uppgift kan se ut:
I en undervisningssituation kan det vara aktuellt att flera personer kopplas till en
uppgift såsom visas nedan:

För att en lärare skall kunna bjuda in elever/studenter eller anställda som resurser till
en uppgift måste korrekta rättigheter vara inställda av administratören. Om man inte
har tillgång till de personer som man behöver i en sådan situation måste man
kontakta sin administratör.
Avvisa
Den som är inbjuden som en resurs kan avvisa inbjudan:
Då kommer det en dialogruta där vederbörande kan skriva ett meddelande till
uppgiftens ägare:

Ägaren av uppgiften samt de andra som är kopplade till uppgiften kommer att se
meddelandet på detta sätt:
Exempel 1
I följande exempel visas hur uppgift användes i samband med uppdateringen av
användarmanualerna. Tidigare dokumentation var skriven till Fronter 61 och nu
skulle alla dessa häften uppdateras till fronter 62. Detta är ett samarbete mellan
Steinar Hov och Ingun Vaglid, Fronter. Arbetsprocessen är att Steinar skriver själva
dokumentationen medan Ingun korrekturläser samt eventuellt översätter till andra
språk. I stället för att utväxla meddelanden eller e-brev kan hela processen hela tiden
följas i kalendern.
Efter det att samtliga dokument tilldelas varsin uppgift fås följande översikt:

Stenar började uppdatera dokumenten och Grunnkurs for lærere var det första som
han börjar jobba med. Allteftersom arbetet fortskred uppdaterade han status för
uppgiften. Detta gjordes genom att välja från snabbmenyn till vänster om uppgiften:
Här väljer man från listan den andel som bäst överrensstämmer med läget, i detta fall
var ca ¼ av dokumentationen uppdaterad:
Ingun har samma översikt där hon ser sina uppgifter och hon uppdaterar sin status
på samma sätt.

Då Steinar var färdig med Grunnkurs for lærere valde han Slutförd från snabbmenyn.
Detta innebär att det anges 100 % som status. Dokumentationen var då klar för
genomgång och Ingun kunde ange hur långt hon hade kommit i sitt arbete:
På detta sätt kan förloppet i en uppgift som involverar flera personer följas. Efter det
att båda var färdiga med sina uppgifter ser det ut som nedan:
Detta innebär att dokumentet nu är klart för distribution.

Exempel 2
Det andra exemplet behandlar en uppgift som en lärare har skapat, men som utföres
utav en grupp elever/studenter. Det är 3 elever/studenter som skall skaffa information
som behövs i samband med en resa till Riga.
När läraren har skapat en uppgift samt kopplat dessa tre till uppgiften som resurser
ser det ut som följande:
Detta är en uppgift som är fördelad på 3 personer. Var och en av dem kan därmed
bidra med 1/3 (avrundat till 33 %) av den totala statusen.
Låt oss säga att Espen har kommit igång med sin del av uppgiften och han
registrerar därför 25 %:
Då visas följande:

Orsaken är att Espen är en av tre, så hans 25 % bidrar endast med 1/3-del, alltså
8%.
Christine har kommit lite längre, så hon anger att hon har gjort ca ¾ av sin uppgift:
Därmed fås summan:
Detta skall tolkas på följande sätt: Totalt har de tre nått 100 % (25 % + 75 % + 0 %),
men då detta är fördelat på 3 personer blir det en sammanlagd status på 33 %.

Läraren kan gå in och ändra statusen, oavsett vad deltagarna har angett:
Här ser vi hur det visas att ägaren av uppgiften har manuellt överstyrt den beräknade
statusen.

Resursbokning
Innan någon kan göra några resursbokningar så måste administratören först skapa
och organisera de aktuella resurserna.
Bokning av resurser – administratörens uppgifter
Man kan skapa olika resurser i fronter på samma sätt som man skapar kontakter
(användare). Dessa resurser kan vara rum, digital utrustning, minibussar osv. Genom
att organisera dessa resurser på ett förnuftigt sätt kan den enskilda läraren använda
kalendern för att reservera dessa för kortare eller längre tider.
Först måste en administratör göra några enkla handgrepp för att lägga detta tillrätta
för lärarna.
Gruppera resurserna så att det blir enkelt att ge rätt personer tillgång till rätt resurser
och så att det blir enkelt att hitta de olika resurserna, t.ex. såsom visas nedan:
Här är de olika resurserna grupperade i tre grupper: rum, digital utrustning och annat.
En resurs skapas på samma sätt som en kontakt, men se till att markera Resurs
överst:

Fälten e-post och telefon används som kontaktinformation. Om resursen t.ex. är en
minibuss kan det vara en person som man måste ta kontakt med innan eller vid
problem.
Dessutom skall denna resurs vara deltagare i relevant grupp (en resurs kan endast
vara deltagare i EN grupp):
För att de anställda skall kunna boka upp dessa resurser måste de ha rättigheten Se
kontakter på gruppen/noden där resursen finns:

Boka en resurs
Efter det att en administratör har gjort ovanstående inställningar kan användarna
enkelt boka resurser genom att använda kalendern:
Välj vilken resurskategori (1) som skall reserveras, varaktigheten (2) och vilken
resurs (3) som avses:

Man kan också göra en upprepande bokning:
Den bokning som man har registrerat visas med grön text:

Avbokningar görs genom att klicka på det röda krysset ute till höger. Detta är inte
möjligt om bokningen har startat då man inte önskar att ta bort historiken.
När man skapar en ny bokning får man en översikt på sina egna möten (1), egna
bokningar (2) och andras bokningar (3).
Man kan också se andras möten om man markerar rutan för Andra.
Man får en översikt på sina egna bokningar genom att välja Mina bokningar från
menyn:

Om man försöker att dubbelboka en resurs blir man varnad:
Man har då möjligheten att korrigera detta så att det blir korrekt.

Tidsbokning
Utgångspunkten är att denna sorts möte skapas i den personliga kalendern:
Exempel 1 - kursanmälan
Det första exemplet visar hur man kan använda detta verktyg i samband me en
kursanmälan. Vi antar att en lärare i matematik skall arrangera fortbildning i
användning av en ny programvara och i detta sammanhang finns det endast plats för
6 deltagare:

I detta fall finns det fem punkter som är viktiga:
(1) Här anges tid och datum för tillfället
(2) Markeringen här gör att deltagarna själva kan anmäla sig till kursen
(3) Här anges hur många som kan anmäla sig
(4) Genom att ange relevant rum från rullgardinsmenyn ser vi till att detta möte
hamnar i berörda personers kalender
(5) För att registrera detta möte måste den läggas till (5). Grunden till denna
placering är att i detta verktyg kan man snabbt lägga upp flera efter varandra
kommande möten – då är denna placering lämplig.
Då ett möte är tillagt ser det ut som:
Glöm inte att avsluta registreringen genom att Spara, lägst ner till höger.
Eleverna kan nu registrera sig via sin kalender till kursen:

I detta fall är det 6 lediga platser då ingen har anmält sig ännu. Efter anmälan ser
kalendern ut som följande:
Här finns nu en registrering under personliga möten (grön bakgrund).

Efter självregistreringen finns det möjlighet att avregistrera sig igen genom att klicka
på mötet igen:
Den som har skapat mötet ser nu följande information:

Genom att klicka på mötet visas vilka som har anmält sig:

Exempel 2 - utvecklingssamtal
Detta exempel visar hur man kan avtala tid för utvecklingssamtal:
De angivna punkterna är:
(1) Datum och tid för första mötet anges här.
(2) Extra information kan skrivas in här om titeln inte är tydlig nog.
(3) Markera här så att eleverna kan anmäla sig själva.
(4) I detta fall är det ett individuellt möte, alltså anges1.
(5) Länden måste ses i sammanhang med (7) för snabbskapande utav en
mötessekvens: När man klickar på Lägg till möte (7) kommer tidpunkten för
nästa möte automatiskt förskjutas med det antal minuter som anges här. Detta
gör att mötet som följer direkt efter varandra och har samma längd skapas
enkelt.
(6) Välj relevant rum som har de berörda eleverna.
(7) Se punkt (5).
Genom att välja Lägg till möte (7) fyra gånger ser det ut som följande:

Man kan lägga till ytterligare datum och klockslag över en längre tid. Till slut kan det
se ut som:
Viktitg: Avsluta registreringen med Spara!

För eleven ser det ut som följande i dess personliga kalender:
Genom att klicka på ett av de angivna mötena kan eleven anmäla sig till det tillfället:
På samma sätt som i exempel 1 kan en deltagare avregistrera sig. Dessutom
kommer ägaren till mötena att se vem som har registrerat sig till vilket möte.

Versjonskontroll
Versjon Dato Beskrivelse Ansvarlig
62.1 15.06.06 Tema: Kalenderen Steinar Hov
71.1 30.01.07 samme Steinar Hov
81.1 07.12.07 samme – revidert
GUI og nyefunksjon
Steinar Hov
81.2 19.02.08 Endret inndelingen Steinar Hov
av seksjoner
82.1 05.08.08 Oppdatert med ny
funksjonalitet
Steinar Hov
91.1 04.02.09 Ingen endringer Steinar Hov
QA Revisjon
Dato Godkjent av Kommentarer
03.08.06 Ingun Vaglid gjennomgått og korrigert
30.01.07 Ingun Vaglid gjennomgått og korrigert
08.12.07 Georg Ranhoff gjennomgått og korrigert
19.02.08 Georg Ranhoff Godkjent
05.08.08 Georg Ranhoff Godkjent
04.02.09 Ingun Vaglid Godkjent