Läs mer i Riktlinjer för sociala medier - Falköpings kommun
Läs mer i Riktlinjer för sociala medier - Falköpings kommun
Läs mer i Riktlinjer för sociala medier - Falköpings kommun
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Riktlinjer</strong> <strong>för</strong> användande av<br />
Sociala <strong>medier</strong><br />
i <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong><br />
Informationsavdelningen<br />
<strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong><br />
Antagna av <strong>kommun</strong>fullmäktige 2011-09-26<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Innehålls<strong>för</strong>teckning<br />
Sociala <strong>medier</strong> 3<br />
Ett strategiskt val 3<br />
Exempel på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> 3<br />
Sociala <strong>medier</strong> och Falköping idag 4<br />
Syfte 5<br />
Morgondagens informationsspridning 5<br />
Vem äger agendan? 5<br />
Styrkor och svagheter 5<br />
Medborgardialog 6<br />
Webbplatsen och <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> 6<br />
Varumärket Falköping 6<br />
Omvärldsbevakning 6<br />
Kris<strong>kommun</strong>ikation 7<br />
Slutsats 7<br />
Vägledning 8<br />
Roller och ansvar 8<br />
Kommunen som användare 8<br />
Hantera synpunkter och kommentarer 9<br />
Privatperson som användare 9<br />
Förtroendevalda som användare 10<br />
Öppna och avsluta ett konto 10<br />
Gallringsbeslut 10<br />
Mer information 10<br />
Juridik 11<br />
Tryckfrihets<strong>för</strong>ordningen 11<br />
Offentlighets och sekretesslagen 12<br />
Förvaltningslagen och serviceskyldigheten 12<br />
Yttrandefrihetsgrundlagen 12<br />
Personuppgiftslagen 13<br />
Lagen om elektroniska anslagstavlor 13<br />
Bevarande och gallring samt avpublicering 13<br />
Bilagor 15<br />
SKL:s checklista <strong>för</strong> <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> 15<br />
Datainspektionen:<br />
Myndigheter,<br />
ansvaret <strong>för</strong> personuppgifter i <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> 16<br />
2<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Sociala <strong>medier</strong><br />
I takt med digitaliseringens ökade möjligheter till dialog, har interaktiva kanaler<br />
blivit allt vanligare. Samlingsnamnet <strong>för</strong> dessa benämns ”<strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>”. Även en<br />
webbplats med sina allt<strong>mer</strong> interaktiva funktioner kan omfattas av begreppet, även<br />
om det oftast inte är det som avses i dagligt tal.<br />
Gemensamt <strong>för</strong> de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na är att konversation och dialog står i fokus.<br />
Besökarna medverkar, kommenterar och bidrar själva. Man <strong>kommun</strong>icerar, bygger<br />
relationer och utbyter kunskap. Deltagaren <strong>för</strong>väntar sig återkoppling, vilket i sin<br />
tur kräver anpassade rutiner, kompetens och medvetenhet.<br />
Själva poängen med <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> är alltså delaktighet, engagemang och åsiktsutbyte.<br />
Sociala <strong>medier</strong> brukar definieras som aktiviteter som kombinerar modern<br />
teknik med social interaktion. Sociala <strong>medier</strong> är inte bara att sprida information,<br />
utan också att aktivt delta, skapa och lyssna.<br />
I bästa fall kan de moderna <strong>medier</strong>na verka vitaliserande på demokrati, öka inflytandet<br />
och <strong>för</strong>ståelsen människor emellan eller mellan medborgare och <strong>kommun</strong>.<br />
De som går <strong>för</strong>st i denna utveckling, ungdomarna, representerar våra framtida <strong>kommun</strong>invånare<br />
och framtida medarbetare. De använder <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> <strong>för</strong> att <strong>kommun</strong>icera<br />
och bygga <strong>sociala</strong> nätverk. Facebook, YouTube, Twitter och liknande <strong>medier</strong><br />
spelar även en allt större roll som opinionsbildare.<br />
Ett strategiskt val<br />
En <strong>kommun</strong>s användande av de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na är där<strong>för</strong> ett strategiskt val <strong>för</strong><br />
att möta konkurrensen från andra <strong>kommun</strong>er och att öka sin attraktivitet bland<br />
yngre medborgare. Sociala <strong>medier</strong> används <strong>för</strong> att <strong>kommun</strong>icera med sina målgrupper,<br />
där målgruppen finns.<br />
Exempel på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
Wikipedia<br />
Wiki, är ett ord från hawaiianskan och betyder snabb. Det är en webbplats där sidorna<br />
kan redigeras av besökarna själva. Den kanske mest kända är encyklopedin<br />
Wikipedia.<br />
Bloggar<br />
En blogg är en webbplats som innehåller inlägg eller dagboksanteckningar ordnade<br />
efter datum så att de senaste inläggen hamnar högst upp.<br />
Mikrobloggar<br />
Twitter är ett exempel på en mikroblogg. Antalet tecken per inlägg är begränsat<br />
(140 tecken). Twitter består av ett ständigt flöde av information där det också går<br />
att publicera till exempel länkar, och bilder. Styrkan med Twitter är dess möjlighet<br />
till direktkontakt och <strong>kommun</strong>ikation samt att det snabbt syns på Google.<br />
3<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Youtube<br />
Youtube är en så kallad delningssajt där alla som har ett konto kan dela med sig av<br />
musik och videoklipp. Användarna själva genererar materialet och det är fritt att<br />
titta på eller ladda ner av besökarna. Flickr, Slideshare är några andra exempel.<br />
Sociala nätverkstjänster eller Communities<br />
Facebook är i dagsläget den mest använda av de <strong>sociala</strong> nätverkstjänsterna. Här<br />
samlas människor i alla åldrar och från alla yrkesgrupper från hela världen. Användarna<br />
kan presentera sig med ålder, intressen eller åsikter. Ofta finns det också<br />
diskussionsforum eller chatt och man kan se vilka andra personer som är inloggade<br />
och besöker sidan.<br />
LinkedIn är ett annat exempel på en webbtjänst där man kan sköta sitt privata och<br />
professionella nätverk. Tjänsten är huvudsakligen inriktad på att återknyta kontakten<br />
med gamla vänner och kollegor.<br />
Falköping och <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> idag<br />
Facebook<br />
<strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong> har två officiella konton. En grupp ”Falköping” och en sida<br />
”<strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong>”. Skillnaden mellan sida och grupp är att man kan bli medlem<br />
i en grupp men inte på en sida, den kan man bara ”gilla”. Sidan Falköping är<br />
<strong>mer</strong> statisk men effektiv då nyheter på falkoping.se speglas på denna sida.<br />
Facebook-sidan ger en bra överblick över det vi publicerar. Alla länkar och bilder<br />
som publiceras där samlas så att den som är intresserad kan gå tillbaka och läsa<br />
äldre material. Det finns även möjlighet att marknads<strong>för</strong>a speciella evenemang på<br />
sidan.<br />
Twitter<br />
Med vår webbplats som plattform är det effektivt och enkelt att sprida information<br />
vidare genom att dela den på Twitter.<br />
Youtube<br />
<strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong> har ett konto på Youtube. De klipp vi lägger där kan sedan<br />
länkas till via webbplatsen, Facebook och Twitter. På det sättet är det fler som ser<br />
de produktioner som görs inom <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong>. Ett gemensamt konto med<br />
<strong>kommun</strong>ens samlade video presentationer skulle ytterligare stärka <strong>Falköpings</strong><br />
image.<br />
4<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Syfte<br />
Det finns fler anledningar <strong>för</strong> en <strong>kommun</strong> att använda de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na i sin<br />
<strong>kommun</strong>ikation. Några är att<br />
• öka större spridningen av vårt budskap<br />
• <strong>kommun</strong>icera i takt med tiden och med delvis nya målgrupper<br />
• vi får fler kanaler och kontaktytor med medborgarna<br />
• vi kan minska trycket på andra kanaler<br />
•<br />
Ytterligare argument är att<br />
• finnas där målgrupperna finns<br />
• använda nya kanaler <strong>för</strong> att vitalisera demokratin<br />
• använda dessa <strong>för</strong> omvärldsbevakning<br />
• stärka varumärket<br />
• marknads<strong>för</strong>a Falköping som en attraktiv <strong>kommun</strong><br />
• använda vid rekrytering<br />
Morgondagens informationsspridning<br />
Medie- och <strong>kommun</strong>ikationsutbildningen har hittills fokuserat på en traditionell<br />
syn på informationsspridning som präglats av problematiken <strong>för</strong> sändaren att nå<br />
mottagaren trots mediabruset som finns däremellan.<br />
Vem äger agendan?<br />
Med de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na uppstår en ny situation som ställer helt nya krav på<br />
informationsspridning. Den nya tekniken skapar <strong>för</strong>utsättningar <strong>för</strong> att rollen som<br />
mottagare och rollen som avsändare allt<strong>mer</strong> flyter ihop. Rollerna <strong>för</strong>ändras alltså<br />
och möjligheten att styra informationsprocessen minskar till <strong>för</strong>del <strong>för</strong> delaktighet<br />
on-line och i realtid. Informationsspridning är inte längre enkelriktad eller i några<br />
få utvaldas händer. De <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>nas intåg innebär alltså ett <strong>för</strong>ändrat <strong>för</strong>hållningssätt<br />
och ställer höga krav på engagemang och tid <strong>för</strong> detta engagemang<br />
Styrkor och svagheter<br />
Några av de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>nas styrkor är att de<br />
• är lättillgängliga och är ofta överlägset snabba<br />
• är verktyg <strong>för</strong> dialog, <strong>för</strong>ståelse och delaktighet<br />
•<br />
kan användas till att marknads<strong>för</strong>a konkurrensutsatta verksamheter och projekt<br />
5<br />
Sociala <strong>medier</strong>
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
kan användas till omvärldsbevakning<br />
ett verktyg vid rekrytering<br />
ger ökad service som leder till färre telefonsamtal<br />
skapar goodwill<br />
verktyg <strong>för</strong> nätverka och erfarenhetsutbyte<br />
Man måste dock ta i beaktande att:<br />
• dialog ställer krav på bevakning och resurser i form av tid, kunskap och engagemang.<br />
• kränkningar, trakasserier och hot kan spridas snabbt och få konsekvenser.<br />
• verksamhetens trovärdighet kan skadas av det som skrivs, då användarna<br />
själva är med och skapar innehållet. En besökare kan ha svårt att avgöra vad<br />
som kom<strong>mer</strong> från <strong>kommun</strong>en och vad som kom<strong>mer</strong> från användarna själva.<br />
• Det kan vara svårt att överblicka nyttan och effekterna.<br />
• Vikten av att dra gränser mellan privat och professionellt.<br />
Medborgardialog<br />
Vi kan använda <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> <strong>för</strong> att utveckla dialogen med medborgarna och<br />
<strong>för</strong>bättra kvaliteten i vår verksamhet. Genom bloggar och diskussionsforum kan<br />
vi få hjälp av medborgarna att hitta idéer som kan <strong>för</strong>bättra våra tjänster.<br />
Webbplatsen och <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
Sociala <strong>medier</strong> ersätter inte <strong>kommun</strong>ens officiella webbplats; falkoping.se. På<br />
webbplatsen ställs höga kvalitetskrav och det pågår en ständig utveckling <strong>för</strong> att<br />
öka tillgängligheten, vilket inte alltid är fallet bland de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na. På <strong>kommun</strong>ens<br />
webbplats ska det finnas en samlad <strong>för</strong>teckning över <strong>kommun</strong>ens engagemang<br />
på de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na.<br />
Varumärket Falköping<br />
Byggandet av varumärket Falköping har länge varit en central, strategisk fråga<br />
<strong>för</strong> <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong>. Genom andras åsikter om vår <strong>kommun</strong> via det <strong>sociala</strong><br />
medielandskapet, påverkas vårt varumärke och våra ambitioner kan hjälpas eller<br />
stjälpas. Även om vi väljer att inte vara aktiva i de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na byggs ändå<br />
vårt varumärke där. Skillnaden är bara att vi då frånsäger oss möjligheten att bidra<br />
till detta byggande.<br />
Omvärldsbevakning<br />
De <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na kan tjäna som ett effektivt verktyg <strong>för</strong> att skapa en uppfattning<br />
om hur andra ser på vår <strong>kommun</strong> i sin helhet eller i enskilda frågor. En så<br />
interaktiv och <strong>för</strong>änderlig kanal som <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>, kräver att både chefer och<br />
ansvariga medarbetare håller sig uppdaterade.<br />
6<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Kris<strong>kommun</strong>ikation<br />
I en krissituation då information sprider sig snabbt och ofta blandas med ryktesspridning,<br />
har de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na en viktig roll. Dels som komplement <strong>för</strong> att<br />
samla information om hur situationen ser ut vid en kris och dels <strong>för</strong> att <strong>för</strong>medla<br />
åtgärder och lägesbeskrivning. De <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na ger också information om<br />
vilken bild som ges av krisen och <strong>kommun</strong>ens krisarbete.<br />
Slutsats<br />
”Vi har snart en <strong>för</strong>sta generation vuxna människor som inte minns en värld utan<br />
internet”. (Sofia Mirjamsdotter, journalist).<br />
Ovanstående citat ger en tankeställare om hur <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong> bör <strong>för</strong>hålla<br />
sig till de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na. Vi bör helt enkelt finnas där en stor del, och i framtiden,<br />
en allt större del av, målgruppen finns.<br />
I nästa kapital, Vägledning, finns konkreta riktlinjer om roller och ansvar som styr<br />
<strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong>s <strong>för</strong>hållningssätt och agerande.<br />
7<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Vägledning<br />
Roller och ansvar<br />
Eftersom <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> består av interaktiva kanaler där dialogen är en hörnsten,<br />
krävs resurser i form av personal och tid. Precis som medborgaren <strong>för</strong>väntar sig att<br />
vi ska svara i telefonen, på mail och ge service via vår webbplats, så ser vi nu början<br />
på ytterligare en arena. Där<strong>för</strong> är det viktigt att bedöma närvaron i det <strong>sociala</strong><br />
medielandskapet utifrån de resurser vi har att tillgå.<br />
Kommunen som användare<br />
När <strong>kommun</strong>en väljer att <strong>kommun</strong>icera i <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> ska det alltid anges tydligt<br />
att det är på <strong>kommun</strong>ens uppdrag.<br />
Varje <strong>för</strong>valtning beslutar själva om vilka <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> de ska vara aktiva i och<br />
vem eller vilka som ska representera <strong>för</strong>valtningen. Den person som <strong>kommun</strong>icerar<br />
<strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ens räkning har fått uppdraget av sin närmaste chef som i sin<br />
tur <strong>för</strong>ankrat beslutet i <strong>för</strong>valtningsledningen. Den grafiska profilen ska följas på<br />
samtliga konton så att det tydligt framgår att det är på <strong>kommun</strong>ens uppdrag.<br />
Användningen av <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> öppnar upp <strong>för</strong> inkommande allmänna handlingar.<br />
Där<strong>för</strong> måste meddelanden och inlägg bevakas och frågor som rör myndighetens<br />
verksamhet besvaras eller beredas.<br />
När en <strong>för</strong>valtning väljer att finnas representerad ska detta meddelas till<br />
informations avdelningen, tillsammans med kontaktuppgifter till ansvarig person<br />
samt ersättare. Informationsavdelningen upprättar en <strong>för</strong>teckning över vilka<br />
<strong>medier</strong> vi är aktiva i och vilka personer som är utsedda att skriva <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ens<br />
räkning. På vår webbplats falkoping.se ska det finnas en samlingssida om <strong>sociala</strong><br />
<strong>medier</strong> och länkar till dessa webbplatser.<br />
Hantera synpunkter och kommentarer<br />
Den som utsetts som ansvarig, (samt ersättare) <strong>för</strong> ett konto ansvarar <strong>för</strong> att hantera<br />
kommentarer, frågor och synpunkter som lämnas på ett publikt forum som<br />
utgör en officiell kanal av <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong>. Dessa behöver inte diarie<strong>för</strong>as<br />
enligt biblioteksregeln i Tryckfrihets<strong>för</strong>ordningen. Meddelanden som skickas till<br />
en person som närvarar på den <strong>sociala</strong> webben som ett led i tjänsteutövningen<br />
utgör däremot i regel inkomna handlingar. Mottagaren svarar <strong>för</strong> att informationen<br />
hanteras på behörigt sätt.<br />
Ansvaret innebär att;<br />
• Besvara inkommande synpunkter som riktas till <strong>kommun</strong>en<br />
• Vidarebefordra synpunkter eller frågor till handläggare som är bäst lämpade att<br />
svara.<br />
•<br />
Ta bort kommentarer och inlägg som strider mot gällande lagstiftning. Det gäl-<br />
8<br />
Sociala <strong>medier</strong>
ler till exempel:<br />
• <strong>för</strong>tal eller personangrepp<br />
• hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier<br />
• olovliga våldsskildringar eller pornografi<br />
• uppmaningar till brott<br />
• upphovsrättsligt skyddat material<br />
Privatperson som användare<br />
I tjänsten<br />
I tjänsten får <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> som huvudregel endast användas <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ikation<br />
eller informationsinsamling. I övrigt gäller samma princip som vid privat användning<br />
av telefon eller e-post. Sociala <strong>medier</strong> får aldrig användas <strong>för</strong> privata ändamål<br />
om det påverkar arbetets ut<strong>för</strong>ande negativt.<br />
Yttrandefriheten får inte utövas vid vilken tidpunkt som helst som den enskilde<br />
arbetstagaren väljer. En arbetsgivare kan ställa krav på att en anställd fullgör sina<br />
uppgifter tillfredsställande även om detta innebär en faktisk begränsning av den<br />
anställdes möjlighet att just då använda sig av yttrandefriheten. Arbetsgivaren<br />
har följaktligen rätt att, under arbetstid, <strong>för</strong>bjuda aktiviteter som inverkar negativt<br />
på verksamheten, till exempel anordnande av protestmöten, planering av proteståtgärder,<br />
framställande av skrivelser, osv. Det är inte heller tillåtet att brukare<br />
av <strong>kommun</strong>ens service utsätts <strong>för</strong> påtryckningar från de anställda. Däremot är<br />
det inte godtagbart om arbetsgivaren generellt <strong>för</strong>bjuder sina anställda att under<br />
arbetstid samtala med journalister.<br />
På fritiden<br />
Anställda har rätt att i sin egen blogg, eller annan social media, uttrycka sina privata<br />
åsikter och även kritik mot arbetsgivaren. Dock får inte hot, <strong>för</strong>tal, kränkning<br />
mot enskild anställd eller brukare uttryckas. Om detta <strong>för</strong>ekom<strong>mer</strong> kan <strong>kommun</strong>en<br />
vidta arbetsrättsliga åtgärder. Exempel på arbetsrättsliga åtgärder är skriftlig<br />
varning, uppsägning eller avsked.<br />
Yttrandefriheten stimulerar till debatt och kan bidra till att miss<strong>för</strong>hållanden uppmärksammas.<br />
Men det är en rättighet som också har begränsningar. Man får inte<br />
kränka, <strong>för</strong>tala eller hota en annan människa. Vissa tystnadsplikter finns också <strong>för</strong><br />
att skydda de enskildas integritet.<br />
Anställda i <strong>kommun</strong>, regioner, landsting och <strong>kommun</strong>ala bolag får använda sig<br />
av sin yttrandefrihet beträffande uppgifter som inte omfattas av sekretess. Varje<br />
arbetstagare inom den offentliga <strong>för</strong>valtningen har rätt att uttrycka missnöje<br />
över beslut som rör verksamheten inom den egna organisationen utan att behöva<br />
9<br />
Sociala <strong>medier</strong>
iskera ingripanden från den egna arbetsgivarens sida. Det friar dock inte den<br />
anställde från sina skyldigheter vad gäller att arbeta lojalt och följa arbetsgivarens<br />
beslut och direktiv.<br />
Förtroendevalda som användare<br />
När det är en <strong>för</strong>troendevald som bloggar, twittrar eller deltar i diskussionsforum<br />
kan det finnas en risk <strong>för</strong> sammanblandning av i vilken roll yttranden görs. Den<br />
<strong>för</strong>troendevalde ska på ett tydligt sätt ange i vilken roll yttrandet görs – som <strong>för</strong>troendevald<br />
i en nämnd, som representant <strong>för</strong> ett politiskt parti eller som privatperson.<br />
Om en <strong>för</strong>troendevald eller anställd bryter mot sekretessreglerna kan han eller hon<br />
dömas <strong>för</strong> brott mot tystnadsplikt med stöd av 20 kap. 3 § Brottsbalken. Vissa yttranden<br />
kan vara straffbelagda som brott mot allmän ordning. Till exempel kan den<br />
som på visst sätt hotar eller uttrycker missaktning <strong>för</strong> folkgrupp eller annan grupp<br />
av personer med anspelning på bland annat ras, hudfärg eller sexuell läggning<br />
dömas <strong>för</strong> hets mot folkgrupp (16 kap. 8 § Brottsbalken).<br />
Öppna och avsluta ett konto i <strong>kommun</strong>ens regi<br />
Informationsavdelningen ska ha en <strong>för</strong>teckning över i vilken omfattning <strong>Falköpings</strong><br />
<strong>kommun</strong> medverkar i de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na och ska där<strong>för</strong> infor<strong>mer</strong>as när ett<br />
nytt konto öppnas. När ett konto registreras ska alltid användarnamn och lösenord<br />
finnas tillgängliga även <strong>för</strong> ersättaren, så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro.<br />
När ett konto ska avslutas måste det <strong>för</strong>ankras hos närmaste chef och informationsavdelningen<br />
på <strong>kommun</strong>ledningskontoret underrättas.<br />
Innan ett konto stängs bör vederbörande <strong>för</strong>valtning infor<strong>mer</strong>a om detta och tacka<br />
<strong>för</strong> engagemanget från de <strong>kommun</strong>invånare eller andra som har deltagit i <strong>kommun</strong>ikationen.<br />
Gallringsbeslut<br />
Att gallra inlägg och kommentarer på ett socialt medium innebär att dessa raderas.<br />
Gallring av ska göras med hänvisning till <strong>kommun</strong>styrelsens gallringsbeslut.<br />
Kommunstyrelsen tar ett beslut som innebär att ansvariga (och ersättare) har rätt<br />
att gallra synpunkter eller kommentarer som strider mot riktlinjerna ovan.<br />
Mer information<br />
I de riktlinjer som <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong> antog 2010 om Ärenderegistrering, e-post<br />
och internet finns <strong>mer</strong> information om hantering av allmänna handlingar via internet.<br />
10<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Juridik<br />
Sveriges <strong>kommun</strong>er och landsting, SKL, har gjort en granskning av juridiken och<br />
kommit fram till att det är fritt fram <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>er att använda sig av <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
men att vi måste <strong>för</strong>hålla oss till flera olika lagar.<br />
Förenklat gäller samma regler <strong>för</strong> myndighetens verksamhet i <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> som<br />
när vi agerar i övrigt. Lagar som kan aktualiseras är:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Tryckfrihets<strong>för</strong>ordningen, handlingsoffentligheten<br />
Förvaltningslagen<br />
Upphovsrättslagen<br />
Yttrandefrihetsgrundlagen<br />
Personuppgiftslagen<br />
Lagen om elektroniska anslagstavlor<br />
Offentlighets- och sekretesslagen<br />
Tryckfrihets<strong>för</strong>ordningen<br />
Varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar, enligt 2 kap. 1<br />
§ TF.<br />
Detta gäller även i de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na. Med handling menas framställning i skrift<br />
eller bild (traditionella handlingar) eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller<br />
på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.<br />
En handling är allmän om den <strong>för</strong>varas hos myndigheten och är att anse som inkommen<br />
till eller upprättad hos myndigheten.<br />
Det betyder att inlägg och artiklar i de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na där <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong><br />
har en plats, (till exempel en Facebook-sida) är allmänna och offentliga handlingar.<br />
En upptagning anses som inkommen till myndigheten när annan (utomstående)<br />
har gjort den tillgänglig <strong>för</strong> myndigheten så att den kan läsas eller uppfattas på<br />
annat sätt till exempel kommentarer på Facebook.<br />
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats<br />
hos en myndighet. Men handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte<br />
registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de har<br />
kommit in eller upprättats.<br />
Myndigheten bör ha en <strong>för</strong>teckning över vilka externa webbplatser myndigheten<br />
är aktiv på. Myndigheten får fatta ett generellt gallringsbeslut om att handlingar av<br />
tillfällig eller ringa betydelse får gallras då de inte längre är aktuella.<br />
Varje myndighet måste ha en beskrivning över sina allmänna handlingar (dokumenthanteringsplan).<br />
Det betyder att vi måste ha en <strong>för</strong>teckning över vilka externa<br />
webbplatser som myndigheten är aktiv på.<br />
11<br />
Sociala <strong>medier</strong>
De inlägg som görs i olika <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> inom ramen <strong>för</strong> myndighetens verksamhet,<br />
är allmänna handlingar. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver<br />
inte registreras utan kan hållas ordnade så att de är lätt sökbara.<br />
Webbplatsen, bloggen etc bör ”ögonblick<strong>för</strong>varas” med jämna mellanrum, till<br />
exempel varje halvår. Det betyder att man gör skrämdumpar på ett urval av de<br />
viktigaste sidorna och skriver en sammanfattning av innehållet i stort.<br />
Offentlighets- och sekretesslagen<br />
Inlägg som innehåller sekretessbelagd information får inte <strong>för</strong>ekomma i de <strong>sociala</strong><br />
<strong>medier</strong>na.<br />
Om personer som <strong>kommun</strong>icerar med <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong> i de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na<br />
tar upp frågor som är av känslig eller till och med sekretessbelagd karaktär ska<br />
konversationen avbrytas, de sekretessbelagda uppgifterna raderas i det <strong>sociala</strong> mediet<br />
och se till att den följer <strong>mer</strong> traditionell ärendehantering. Då över<strong>för</strong>s inlägget<br />
till myndighetens diarium <strong>för</strong> vidare handläggning. De <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na är inte<br />
lämpliga forum <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ikation inom verksamhetsområden där det <strong>för</strong>ekom<strong>mer</strong><br />
mycket sekretessbelagd information, till exempel inom individ- och familjeomsorgen.<br />
Förvaltningslagen och serviceskyldigheten<br />
För alla myndigheter gäller en allmän serviceskyldighet gentemot allmänheten, 4<br />
§ <strong>för</strong>valtningslagen. Om en <strong>kommun</strong> väljer att vara aktiv via <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> ska<br />
den allmänna serviceskyldigheten uppfyllas även här.<br />
Den innebär att myndigheterna ska:<br />
Lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor<br />
som rör myndighetens verksamhetsområde,<br />
• Hjälpa till i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den<br />
enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet,<br />
• Besvara frågor från enskilda så snart som möjligt och<br />
• Hjälpa till rätta om någon av misstag har vänt sig till fel myndighet.<br />
Yttrandefrihetsgrundlagen<br />
Anställda hos myndigheter har rätt till samma yttrandefrihet som andra medborgare.<br />
Det betyder att en anställd i Falköping <strong>kommun</strong> har rätt att fritt uttrycka tankar,<br />
åsikter och känslor. Rättigheten begränsas dock av sekretess och tystnadsplikt.<br />
Arbetsgivaren är <strong>för</strong>bjuden att efterforska vem som har yttrat sig i en speciell<br />
fråga och får inte avskräcka en anställd från att yttra genom kritik eller bestraffningar.<br />
Samtidigt har den anställde lojalitetsplikt att ut<strong>för</strong>a sitt arbete enligt arbets-<br />
12<br />
Sociala <strong>medier</strong>
givarens instruktioner.<br />
Personuppgiftslagen<br />
Personuppgiftslagen innebär ett juridiskt ansvar med ett antal skyldigheter kopplat<br />
till skadeståndsansvar. I <strong>kommun</strong>al verksamhet är det den nämnd som ansvarar<br />
<strong>för</strong> en verksamhet som också är personuppgiftsansvarig <strong>för</strong> den behandling av<br />
personuppgifter som sker i verksamheten. Detta rör också personuppgifter som<br />
behandlas på en extern webbplats, som i olika <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>. Om en tjänsteman<br />
eller en <strong>för</strong>troendevald på arbetstid men <strong>för</strong> helt privata syften är aktiv i de <strong>sociala</strong><br />
<strong>medier</strong>na är det privatpersonen själv som blir personuppgiftsansvarig.<br />
Lagen om elektroniska anslagstavlor<br />
Lagen om elektroniska anslagstavlor omfattar elektronisk <strong>för</strong>medling av meddelanden.<br />
Den som ansvarar <strong>för</strong> en elektronisk anslagstavla är skyldig att:<br />
Hålla uppsikt över insända meddelanden. Hur ofta beror på hur stor trafik det är på<br />
anslagstavlan och vilken slags forum det är fråga om, men minst en gång i veckan.<br />
Ta bort vissa typer av brottsligt material som hamnat där och som innebär något<br />
av följande. a) uppvigling b) hets mot folkgrupp c) barnpornografibrott d) olaga<br />
våldsskildring e) upphovsrättsintrång.<br />
Bevarande och gallring samt avpublicering<br />
För <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> som används av <strong>Falköpings</strong> <strong>kommun</strong> eller som används av<br />
någon i egenskap av <strong>för</strong>troendevald eller anställd i <strong>kommun</strong>en gäller speciella<br />
regler, både vad gäller hur till exempel inlägg/kommentarer ska gallras och hur de<br />
ska bevaras.<br />
I korthet gäller att inlägg och frågor som uppkom<strong>mer</strong> på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> och som<br />
kräver handläggning ska tas om hand, antingen genom att man öppnar ett separat<br />
ärende eller som ett tillägg i ett pågående ärende. Elektronisk utskrift ska <strong>för</strong> detta<br />
ändamål göras av det <strong>sociala</strong> mediet och till<strong>för</strong>as annat verksamhetssystem.<br />
För framtiden bör vi dock även bevara <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> som ett fenomen i samhället<br />
idag. Detta betyder att man med jämna mellanrum bör göra ett elektroniskt uttag<br />
av det <strong>sociala</strong> mediet i sin helhet under en bestämd tidsperiod. Hur ofta uttag ska<br />
göras måste bedömas från fall till fall. En sida som är mycket aktiv bör dokumenteras<br />
med en skärmdump var sjätte månad, uttaget bör omfatta åtminstone några<br />
veckor. Om det är en särskild fråga som debatteras bör uttag göras oftare. Ansvarig<br />
<strong>för</strong> detta uttag bör vara den person som utses av myndigheten att bevaka och<br />
kontrollera mediet.<br />
Gallring av inlägg och kommentarer får, efter bedömning, göras med hänvisning<br />
13<br />
Sociala <strong>medier</strong>
till arkivmyndig-hetens gallringsbeslut rörande handlingar av ringa betydelse och<br />
av rutinmässig karaktär<br />
Kommentarer synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning,<br />
direktiv och/eller policydokument, ska skyndsamt avpubliceras eller raderas.<br />
Innan radering måste innehållet av meddelandet samt information om dess avsändare<br />
sparas. Såväl avpublicerat som raderat innehåll, måste behandlas i enlighet<br />
med regler om allmänna handlingar.<br />
Kommentarer får inte innehålla:<br />
• Förtal, personliga angrepp eller <strong>för</strong>olämpningar<br />
• Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier<br />
• Olovliga våldsskildringar eller pornografi<br />
• Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet<br />
• Olovligt bruk och publicering av upphovsrättsligt skyddat material<br />
• Svordomar eller obscena ord<br />
• Kom<strong>mer</strong>siella budskap eller reklam<br />
14<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Bilaga 1<br />
Sveriges <strong>kommun</strong>er och landstings <strong>för</strong>slag till checklista <strong>för</strong> <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
1. Det bör finnas ett uppdrag från chefen <strong>för</strong> att en anställd ska kunna använda<br />
<strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder <strong>sociala</strong><br />
<strong>medier</strong> som anställd och inte som privatperson.<br />
2. Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ens<br />
räkning, på ungefär samma sätt som man utser publicister på hemsidor.<br />
3. Kommunen bör ha en <strong>för</strong>teckning på den egna webbplatsen över vilka externa<br />
webbplatser, t ex Facebook och Twitter som <strong>kommun</strong>en är aktiv på.<br />
4. Om politiker i <strong>kommun</strong>en vill länka från <strong>kommun</strong>ens webbplats till exempelvis<br />
sin privata blogg eller sitt partis webbplats går det bra. Beslutet om detta ligger<br />
hos den som ansvarar <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ens webbplats. Men det bör klart och tydligt<br />
framgå att åsikterna som fram<strong>för</strong>s på till exempel bloggen inte är <strong>kommun</strong>ens<br />
egna utan den enskilde politikerns.<br />
5. Kommunen måste fatta gallringsbeslut om att till exempel svar på ett twitterinlägg,<br />
Facebook-inlägg eller andra inkomna kommentarer på de sidor man är aktiv<br />
på inom <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> får gallras (tas bort) fortlöpande. Samma sak gäller <strong>för</strong><br />
den information som <strong>kommun</strong>en själv skapat i ett socialt medium.<br />
6. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller in<strong>för</strong> stora<br />
<strong>för</strong>ändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på.<br />
7. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>.<br />
8. Brottsligt material ska <strong>kommun</strong>en ta bort, som till exempel hot eller hets mot<br />
folkgrupp m.m.<br />
9. Anställda som använder <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> i det privata får skriva om <strong>kommun</strong>ens<br />
verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. ( <strong>Läs</strong> <strong>mer</strong> i SKL:s<br />
bok Lojalitet och yttrandefrihet)<br />
10. Det kan i <strong>kommun</strong>en finnas regler <strong>för</strong> hur anställda får använda <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
på arbetstid. Här är det upp till varje arbetsgivare att bestämma vilka regler som<br />
ska gälla.<br />
15<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Bilaga 2<br />
Datainspektionen:<br />
Myndigheter, <strong>för</strong>etag och andra organisationers<br />
ansvar <strong>för</strong> Personuppgifter i <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
Allt fler <strong>kommun</strong>er, myndigheter och <strong>för</strong>etag använder sig av Facebook, Twitter,<br />
bloggar och andra typer av <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> som <strong>kommun</strong>ikationskanaler. Användningen<br />
av dessa <strong>medier</strong> kan innebära att personuppgifter behandlas, vilket i sin tur<br />
innebär att organisationerna måste se till att följa reglerna i personuppgiftslagen<br />
och, i vissa fall, särskild registerlagstiftning.<br />
Här får du veta <strong>mer</strong> om vad detta kan innebära <strong>för</strong> din organisation. Informationen<br />
riktas till myndigheter, <strong>kommun</strong>er och andra organisationer och rör endast behandling<br />
av personuppgifter.<br />
Observera att en organisations ansvar <strong>för</strong> personuppgifter som publiceras via ett<br />
visst socialt media är beroende av utformningen av den <strong>sociala</strong> medietjänst som<br />
används och att de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na är under ständig <strong>för</strong>ändring och utveckling.<br />
Dessa regler gäller enligt personuppgiftslagen<br />
I personuppgiftslagen gäller olika regler beroende på om de personuppgifter som<br />
behandlas är strukturerade eller inte. I normalfallet när organisationer skapar en<br />
Facebook-sida, en blogg eller använder sig av Twitter är personuppgifterna som<br />
organisationen behandlar och har tillgång till inte strukturerade i personuppgiftslagens<br />
mening. När personuppgifterna är ostrukturerade är publiceringen tillåten så<br />
länge uppgifterna inte är kränkande (5 a § personuppgiftslagen) och organisationen<br />
uppfyller vissa krav på säkerhet (31–32 §§ personuppgiftslagen).<br />
Personuppgiftslagen gäller dock inte:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
när det finns avvikande bestämmelser i andra lagar eller <strong>för</strong>ordningar<br />
då personuppgifter behandlas <strong>för</strong> privata ändamål (organisationer kan dock<br />
aldrig behandla personuppgifter <strong>för</strong> privata ändamål)<br />
om det strider mot bestämmelserna om tryck- och yttrandefrihet<br />
om publiceringen av personuppgifter kan bedömas ske <strong>för</strong> ett uteslutande<br />
journalistiskt ändamål, det vill säga om syftet är att infor<strong>mer</strong>a, utöva kritik och<br />
väcka debatt om samhällsfrågor av betydelse <strong>för</strong> allmänheten. I så fall gäller<br />
endast bestämmelserna om säkerhet.<br />
Vem har ansvar <strong>för</strong> vad?<br />
Ansvaret <strong>för</strong> behandling av personuppgifter via <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> kan delas in i<br />
ansvaret <strong>för</strong> organisationens egna inlägg och publiceringar och ansvaret <strong>för</strong> inlägg<br />
16<br />
Sociala <strong>medier</strong>
som publiceras av besökare. Några exempel:<br />
• Facebook och bloggar: Organisationen är ansvarig <strong>för</strong> personuppgifter som<br />
publiceras på organisationens Facebook-sida och/eller blogg. Ansvaret omfattar<br />
både personuppgifter som organisationen själv publicerar och personuppgifter<br />
som publiceras av andra i till exempel en kommentar på sidan. Även den<br />
besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar <strong>för</strong> vad den själv skrivit.<br />
• Twitter: Organisationen ansvarar endast <strong>för</strong> personuppgifter som organisationen<br />
själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det<br />
beror på att organisationen inte kan påverka publiceringen av andras twitterinlägg.<br />
För andra <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> måste organisationen göra en egen bedömning av vilket<br />
ansvar den har <strong>för</strong> andras publiceringar. Kan organisationen påverka det som<br />
besökaren publicerar och därmed bestämma över ändamålen och medlen <strong>för</strong> den<br />
behandling av personuppgifter som andra ut<strong>för</strong> (som <strong>för</strong> Facebook och bloggar)?<br />
Eller kan den det inte (som på Twitter)? Svaret påverkar organisationens ansvar.<br />
Organisationens ansvar<br />
Organisationen har ett ansvar <strong>för</strong> att personuppgifter på dess Facebook-sida,<br />
blogg, Twitter-konto och liknande inte behandlas på ett sådant sätt att de kränker<br />
enskildas personliga integritet. Ett <strong>för</strong>etag, <strong>kommun</strong>, myndighet eller annan organisation<br />
som använder <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>:<br />
• får inte publicera kränkande personuppgifter<br />
• ska hålla uppsikt över besökares kommentarer <strong>för</strong> att upptäcka kränkande<br />
personuppgifter<br />
• ska ta bort kränkande personuppgifter<br />
• kan bli skadeståndsskyldig <strong>för</strong> kränkande personuppgifter.<br />
Organisationen är dessutom skyldig att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Det kan<br />
bland annat innebära att:<br />
• De som arbetar med <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> <strong>för</strong> organisationens räkning bör infor<strong>mer</strong>as<br />
om ändamålen med den behandling av personuppgifter som kan <strong>för</strong>ekomma<br />
och att användning som är o<strong>för</strong>enlig med dessa ändamål är <strong>för</strong>bjuden. Det<br />
är där<strong>för</strong> bra om organisationen utformar en intern policy som beskriver hur<br />
organisationen ska använda de <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>na och hur personuppgifter på<br />
dessa ska hanteras.<br />
• Kraven på lämpliga säkerhetsåtgärder blir större ju större risken är <strong>för</strong> att<br />
känsliga uppgifter kan <strong>för</strong>ekomma. Exempelvis kan det vara nödvändigt att ha<br />
en noggrannare uppsikt över besökares kommentarer om det har <strong>för</strong>ekommit<br />
många kränkande kommentarer på sidan.<br />
17<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Det här bör organisationen tänka på<br />
För att minska risken <strong>för</strong> kränkningar av enskildas personliga integritet och <strong>för</strong> att<br />
minska risken <strong>för</strong> att bli skadeståndsskyldig, bör organisationen vidta åtgärder i<br />
<strong>för</strong>ebyggande syfte.<br />
•<br />
•<br />
Organisationen bör infor<strong>mer</strong>a om syftet med Facebook-sidan, bloggen eller<br />
liknande samt <strong>för</strong> vilka ändamål kommentarsfunktionen är tänkt att användas,<br />
vilka typer av kommentarer som inte får <strong>för</strong>ekomma och vad som kan hända<br />
om enskilda inte följer anvisningarna.<br />
Organisationen bör uppmana besökare att rapportera kränkande innehåll och<br />
ha rutiner <strong>för</strong> att hantera klagomål. Om det är lämpligt kan organisationen<br />
även hänvisa till exempelvis Facebooks eller bloggverktygets egen klagomålsfunktion.<br />
Tänk också på att:<br />
• Utforma sidan så att det tydligt framgår att det är organisationen som står<br />
bakom den.<br />
• Det kan finnas andra bestämmelser, utöver personuppgiftslagen, som har betydelse<br />
<strong>för</strong> vad som är tillåtet och inte, som exempelvis bestämmelser i register<strong>för</strong>fattningar,<br />
bestämmelser om allmänna handlingar, sekretess och arkivering<br />
samt lagen om ansvar <strong>för</strong> elektroniska anslagstavlor.<br />
• Informationen på den här sidan utgår ifrån <strong>för</strong>utsättningen att organisationen<br />
inte behandlar eller kom<strong>mer</strong> att behandla personuppgifterna i ett register, ärendehanteringssystem<br />
eller annan databas, på ett strukturerat sätt. I så fall gäller<br />
personuppgiftslagen i sin helhet.<br />
Bakgrund<br />
Informationen på den här sidan grundas på slutsatser som Datainspektionen kommit<br />
fram till efter att ha granskat hur en statlig myndighet, en <strong>kommun</strong> och ett<br />
<strong>för</strong>etag använder Facebook, bloggar och Twitter.<br />
18<br />
Sociala <strong>medier</strong>
Välkommen till världen, Facebook!<br />
En ung egyptisk man, tacksam <strong>för</strong> det <strong>sociala</strong> nätverkets<br />
roll i revolutionen, hyllade på det finaste sättet<br />
han kunde:<br />
Han döpte sin dotter till Facebook.<br />
(Aftonbladet 24 februari 2011)<br />
19<br />
Sociala <strong>medier</strong>