Översättartjänster - Arbetsförmedlingen

Upphandling Översättartjänster
Dnr Af-2010/280053
1(22)
Förfrågningsunderlag
Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att lämna anbud i
upphandling av
” Översättartjänster”
Dnr Af-2010/280053

2(22)
1. INBJUDAN ............................................................................................ 3
1.1 UPPHANDLINGSFORM ................................................................................................................................3
1.2 AVTALSPERIOD .......................................................................................................................................... 3
1.3 ALLMÄN INFORMATION ............................................................................................................................. 3
2. BAKGRUND...........................................................................................
4
3. UPPDRAGET ......................................................................................... 4
3.1 UPPHANDLINGENS MÅL .................................................................................................................... 5
3.2 UPPSKATTAD VOLYM FÖR UPPDRAGET..............................................................................................
5
4. ADMINISTRATIVA VILLKOR ................................................................. 6
4.1 VILLKOR FÖR ANBUDSLÄMNANDE - KVALIFICERINGSFAS ......................................................................... 6
4.3 SEKRETESS ................................................................................................................................................ 7
4.4 KOMPLETTERINGAR OCH FÖRTYDLIGANDEN............................................................................................ 7
4.5 TILLDELNINGSBESLUT............................................................................................................................... 8
5. KRAV PÅ LEVERANTÖREN – KVALIFICERINGSFAS ..........................8
5.1 LAGENLIGA KRAV OCH EKONOMISK FÖRMÅGA .......................................................................................... 8
5.2 EKONOMISK STÄLLNING............................................................................................................................ 8
5.3 REFERENSER PÅ TJÄNSTENS UTFÖRANDE................................................................................................. 9
6. KAPACITET OCH LEVERANSFÖRMÅGA.............................................. 9
6.1 UNDERLEVERANTÖR.................................................................................................................................. 9
6.2 TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS SAMT ANSVARSFRÅGOR............................................................................. 10
7. KVALITETSSÄKRING/KLAGOMÅLSHANTERING ............................ 10
8. KRAV – EFTERFRÅGAD TJÄNST– KVALIFICERINGSFAS ............... 10
8.1 TRANSLATORSKOMPETENS...................................................................................................................... 10
8.2 BESTÄLLNINGSRUTIN.............................................................................................................................. 10
8.3 KRAV PÅ LEVERANSTID ........................................................................................................................... 11
9 UPPDRAGSGENOMGÅNGAR/KVALITETSUPPFÖLJNING .................11
10. ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING ............................................ 12
11. PRIS........................................................................................................ 12
12 PRÖVNING AV ANBUDEN ................................................................... 12
12.1 UTVÄRDERING ....................................................................................................................................... 13
13 KONTAKTPERSON ARBETSFÖRMEDLINGEN .................................. 13
14 KONTAKTPERSON ANBUDSGIVARE.................................................. 13
15. BILAGOR ............................................................................................... 13
BILAGA 1 – SANNINGSFÖRSÄKRAN OCH ACCEPT AV KOMMERSIELLA VILLKOR............................................. 14
BILAGA 2 – KOMMERSIELLA VILLKOR........................................................................................................... 15
BILAGA 3– UNDERLEVERANTÖRSINTYG ....................................................................................................... 18
BILAGA 4 – MALL: MERITFÖRTECKNING/CV............................................................................................... 19
BILAGA 5 – FÖRETAGSUPPGIFTER................................................................................................................. 21
BILAGA: 6. ANMÄLAN TILL E-FAKTURERING ............................................................................................... 22

3(22)
1. INBJUDAN
Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att inkomma med anbud till upphandling
av Översättartjänster enligt specifikation i detta förfrågningsunderlag.
Anbud kan lämnas på hela eller del av underlaget. Hela är både del 1 och 2 tillsammans och
del av underlag är antingen del 1 eller del 2.
Se punkt 3 Uppdraget.
Arbetsförmedlingen avser att teckna avtal med en leverantör per del av underlaget .
1.1 Upphandlingsform
För upphandlingen tillämpas Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LOU.
Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling i enlighet med
bestämmelserna i 15 kapitlet, lagen om offentlig upphandling (LOU), B-tjänster.
Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
Arbetsförmedlingen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
1.2 Avtalsperiod
Avtalsperioden är två år med möjlighet för Arbetsförmedlingen att förlänga avtalet
med ytterligare två år. Arbetsförmedlingen meddelar leverantören senast två
månader innan avtalstidens utgång om man avser att förlänga avtalet.
1.3 Allmän information
Arbetsförmedlingen har cirka 11 100 medarbetare på 350 arbetsplatser.
Arbetsförmedlingen är en sammanhållen myndighet som finns i hela landet och är
uppdelad i tio marknadsområden fördelat på 69 geografiska
arbetsmarknadsområden.
Indelningen bygger på naturliga arbetsmarknader där människor arbetar eller
företag söker arbetskraft. Runt om i landet finns det arbetsförmedlingar. Det är där
största delen av våra medarbetare finns.
Vårt uppdrag förutsätter samverkan med andra organisationer, statliga
myndigheter, kommuner och företag. Formerna för samverkan ser olika ut men
målet är alltid att bidra till effektivare insatser för kunderna. Privata aktörer
kompletterar Arbetsförmedlingen och medverkar till att kunderna och allmänheten
kan erbjudas utökad service.
Läs vidare om arbetsförmedlingens roll: ctrl-klicka på länken: Kort om
Arbetsförmedlingens roll

4(22)
2. Bakgrund
Arbetsförmedlingen har ofta behov av hjälp med översättningar på olika nivåer
inom organisationen både i arbetet med arbetssökande och generella
informationsinsatser samt i det internationella arbetet *.
- I Arbetsförmedlingens arbete med arbetssökande med annan bakgrund än
svensk ingår det att vid behov översätta betyg och andra arbetsrelaterade
handlingar som berör arbetssökandes väg mot arbete eller studier i Sverige.
Översättningsuppdragen som berör arbetssökandes handlingar avropas
lokalt från respektive Arbetsförmedlingskontor över hela landet.
- Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess avdelningar och staber som är
centraliserad till Stockholm behöver kontinuerlig hjälp med översättningar
av informationsmaterial och olika sorters dokument från och till svenska och
från och till olika språk.
*Vårt internationella engagemang har många olika former och uttryck. Samarbetet består av ett
omfattande informationsutbyte i nätverk eller mer formella fora men också av
arbetsmarknadspolitiska projekt i olika länder. Hos oss på Arbetsförmedlingen finns en
internationell stab som ansvarar för övergripande uppgifter inom området internationellt
samarbete, samordning, utveckling och kontaktverksamhet.
Läs vidare: http://www.arbe sformedlingen.se/Om-oss/Var-verksamhet/Internationellt/Vartengagemang.html
3. Uppdraget
Del ett av uppdraget är översättningar av betygsdokument och andra
arbetsrelaterade dokument som i majoriteten härrör från frekventa och övriga
språk till svenska. Uppdragen avropas direkt från lokala Arbetsförmedlingar
över hela Sverige. Arbetsförmedlingen skickar det för uppdraget aktuell
handling per post till leverantören som efter översättning returnerar
handlingen enligt överenskommelse med avroparen.(Del 1)
Del två av uppdraget gäller mer omfattande översättningar, korrekturläsning
och språkgranskning av dokument men i förekommande fall även exempelvis
bildspel och liknande, då leverans av färdigt översatt bildspel förutsätts. - I det
följer att det krävs en enhetlighet och konsekvens när det gäller ämnesspecifika
begrepp som gäller för Arbetsförmedlingens uppdrag mellan leverantör och
Arbetsförmedlingen. Uppdragen avropas direkt av Arbetsförmedlingens
huvudkontor och dess avdelningar och staber.(Del 2)

5(22)
3.1 Upphandlingens mål
Upphandlingen avser att lösa Arbetsförmedlingens behov av översättnings- och
språkgranskningstjänster.
Arbetsförmedlingen efterfrågar översättningstjänster för följande språk:
- Engelska.
- Frekventa språk: (albanska, arabiska, bosniska, kroatiska, serbiska,
finska, franska, kinesiska, persiska, polska, ryska, sydkurdiska, spanska,
thailändska, turkiska, tyska och vietnamesiska).
- Övriga språk avser de språk som inte nämns ovan.
Anbudsgivaren ska i anbudet utförligt beskriva vilka språk denne har tillgång
till i det egna företaget respektive hos underleverantör.
Det ska tydligt framgå av anbudet att leverantören har kapacitet tillgodose
Arbetsförmedlingens efterfrågande översättningstjänster enligt ovan angivna
språkspecifikation.
3.2 Uppskattad volym för uppdraget
- Under innevarande år, t.o.m. juni har volymen av betygs- och andra
dokumentsöversättningar som härleds till arbetet med arbetssökande
uppgått till drygt 5 miljoner kronor. (Del 1)
- Informationsavdelningen och Internationella Staben bedömer att volymen
som avropats tidigare mot statliga ramavtalet(Rikspolisstyrelsen) handlar
om ca drygt 1 miljon kronor/år. För 2011 har Arbetsförmedlingens
huvudkontor samt dess avdelningar och staber tillsammans budgeterat för
ca 1.5 miljon kronor(Del 2)
I samband med att Lagen om etableringsinsatser för vissa nyanlända träder ikraft
den 1 december 2010 tar Arbetsförmedlingen över samordningsansvaret från
kommunerna för etableringen av nyanlända invandrare. Arbetsförmedlingen
bedömer att behovet av översättningar kommer att öka något jämfört med innan
Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare trädde i kraft.

6(22)
4. ADMINISTRATIVA VILLKOR
4.1 Villkor för anbudslämnande - kvalificeringsfas
Anbud ska vara skriftligt och på svenska.
Anbud ska undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören.
Bevis om behörigheten lämnas i anbudet eller uppvisas på begäran av
upphandlingsavdelningen.
Anbud lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Upphandlingsavdelningen
vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ”ANBUD: Översättartjänster
Dnr Af-2010/280053” Observera att anbud inte kan lämnas via fax eller epost.
Kopia kan med fördel lämnas i digital form på en CD-rom eller USBminne.
Anbud ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast 2010-11-18 under
adress: Postadress: Arbetsförmedlingen, Registrator, 113 99 Stockholm.
Besöksadress: Hälsingegatan 38. Receptionen är öppen: Måndag-fredag kl.
09.00-16.30. Vid entrén finns ett brevinkast, max storlek A4-pärm.
För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Insändande av
handlingar sker på Anbudsgivarens ansvar.
Anbudsöppning kommer att ske 2010-11-22 kl. 10.30.
Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Arbetsförmedlingen. På
begäran av en anbudsgivare får en av handelskammare utsedd person
närvara. Kostnader för detta står anbudsgivaren för.
Arbetsförmedlingen ansvarar inte för förfrågningsunderlag som erhållits via
annan part, som t.ex. mäklare
Anbudet är bindande till och med 2011-05-31. Anbudsgivaren ska bekräfta
detta i anbudet.
Anbudsgivaren ska bekräfta i anbudet att anbudsgivaren godtar bifogade
avtalsvillkor.
Anbud lämnas på de villkor som framgår av anbudsinbjudan och bilagorna.
Anbud som avviker från dessa villkor (orent anbud) kommer att förkastas.
Anbudet ska innehålla uppgift om leverantörens namn, adress, telefonnummer,
e-postadress och organisationsnummer.
Ett anbud som inte bekräftar samtliga ska-krav kommer att förkastas. Leverantören
uppmanas därför att noggrant läsa anbudsinbjudan.
För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds
anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag.
Arbetsförmedlingen ser gärna att anbudet inte är inbundet, häftat, limmat, under
flikar. Etc. Lösa blad lagda i en plastficka underlättar får hantering av anbuden.

7(22)
4.3 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats
eller upphandlingen på annat sätt avslutats(se 31 kap 16§ Offentlighets- och
sekretesslagen). Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som
behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av
upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i
upphandlingen som huvudregel offentliga handlingar.
För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att
uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av
särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.
För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet
uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren
skriftligen inkomma med begäran om att handlingarna inte ska lämnas ut på grund
av sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses
samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs.
Arbetsförmedlingen kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift
kommer att omfattas av sekretess, eftersom prövning sker i samband med att en
uppgift begärs ut.
4.4 Kompletteringar och förtydliganden
I de fall förfrågningsunderlaget, med anledning av skriftligt ställda frågor, behöver
kompletteras eller förtydligas kommer detta att ske på Arbetsförmedlingens
hemsida.
Om frågor som rör upphandlingen uppstår ställs dessa skriftligt per brev,
e-post eller fax (se nedan) till Arbetsförmedlingen. Frågor kan ställas till
och med 2010-08-06. Efter detta datum besvaras inga frågor. Inkomna
frågor och svar på dessa kommer att publiceras på Arbetsförmedlingens
hemsida, Arbetsförmedlingens hemsida.
Länkadress: http://www.arbetsformedlingen.se/Om-oss/Upphandlingar/Aktuellaupphandlingar.html
Efter det att anbud lämnats kan komplettering av anbudet ske i form av
förtydligande. Komplettering av anbud kan endast ske på begäran av
Arbetsförmedlingen. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar i inlämnat anbud
kan däremot kompletteras av anbudsgivaren utan särskild begäran. Denna skickas
av anbudsgivaren direkt till anbudsadressen med angivande av Dnr och vilken
upphandling som avses. (LOU 15 kap. 12§).
Om komplettering eller förtydligande av anbud begärs av Arbetsförmedlingen
kommer ett sista datum att anges för när komplettering eller förtydligande ska vara
inlämnad. Det ankommer på anbudsgivaren att tillse att sådan komplettering eller
förtydligande inkommer i rätt tid. Svar som inte inkommit inom den angivna
tidpunkten kommer inte att beaktas och hela anbudet förkastas därmed.

8(22)
4.5 Tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslutet som sänds ut efter utvärdering av inkomna anbud innebär
endast att den upphandlande enheten har valt leverantör. Avtal sluts genom att ett
särskilt upphandlingskontrakt undertecknas.
Tilldelningsbeslutet kommer att sändas med e-post till den kontaktperson som
angivits i anbudet, om inget annat har angetts.
5. KRAV PÅ LEVERANTÖREN – kvalificeringsfas
5.1 Lagenliga krav och ekonomisk förmåga
Anbud får inte antas om leverantören inte är registrerad i aktiebolags-, handels-
eller föreningsregistret samt registrerad för redovisning och inbetalning av
mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter.
Till anbudet ska bifogas
1. Skatteverkets blankett SKV 4820 ”Begäran/Svar Offentliga uppgifter”,
fullständigt ifylld av skattemyndighet. Blanketten kan hämtas från
http://www.skatteverket.se/blanketterbroschyrer/blankett/info/4820.4.39f16f1
03821c58f680006756.html
Uppgifterna från Skatteverket får inte vara äldre än tre månader räknat från
sista anbudsdag.
2. Den senaste årsredovisningen eller senaste årsbokslut.
En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandling i enlighet med det som
föreskrivs i 10 kap. 1 § LOU.
En anbudsgivare får uteslutas från deltagande i upphandling enligt 10 kap 2 och 3
§§ LOU. (Här avses bl. a konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, inställda
betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om
ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats.
Arbetsförmedlingen kan komma att särskilt begära upplysningar angående ovan
angivna förhållanden. Arbetsförmedlingen förbehåller sig även rätten att ta
kreditupplysningar på anbudsgivare samt vid behov även under den löpande
avtalsperioden.
5.2 Ekonomisk ställning
Anbudsgivarens riskkvalificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget UC
AB eller annat likvärdigt företag ska vara minst 3, eller motsvarande, enligt värden
redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsår.
Arbetsförmedlingen uppmanar de leverantörer som är osäkra på om de uppfyller
kravet på ekonomisk förmåga att lämna kreditintyg från andra
kreditvärderingsinstitut som motsvarar omdömet 3 enligt UC ranking,
årsredovisningar eller likande information som styrker ekonomisk stabilitet.
I de fall lägre riskkvalificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla
detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt
att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring ska bifogas
anbudet.

9(22)
Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts ska anbudsgivaren bifoga:
kopia av utdrag från kreditvärderingsföretag som visar anbudsgivarens
riskklass, uppgifterna får inte vara äldre än tre månader.
5.3 Referenser på tjänstens utförande
Anbudsgivaren ska som bevis på erfarenhet ange fem i korthet beskrivna
referensuppdrag, som inte är äldre än två år, gällande översättning av texter, till
exempel informationstext, lagtext, föreskrifter eller utredningar, från svenska till
engelska/frekventa språk med en omfattning om minst 2 000 ord som leverantören
genomfört.
För respektive referensuppdrag ska beställande företag anges. Vidare anges en
kontaktperson med kontaktuppgifter(inklusive e-postadress och telefonnummer)
för respektive referensuppdrag.
Arbetsförmedlingen kommer att tillställa de angivna kontaktpersonerna
nedanstående påståenden att ta ställning till samt två dagar senare följa upp med
telefonsamtal eller frågeformulär, vid vilket anbudsgivarens förmåga bedöms
utifrån nedanstående poängskala. Varje påstående är värt högst 5 poäng.
För att bli kvalificerad i upphandlingen ska anbudsgivaren erhålla lägst 12 poäng
per referensuppdrag, dock lägst 3 poäng per enskild fråga.
Påståenden till kontaktpersonerna
1. Leverantören/översättare håller sådan kvalitet på utförda uppdrag att utförda
uppdrag inte behöver ändras, korrigeras eller göras om.
2. Leverantören/översättare har genomfört uppdragen i enlighet med
överenskommen tidsplanering.
3. Leverantören/översättare har anpassat språkbruket till uppdragsgivarens
verksamhet.
6. KAPACITET OCH LEVERANSFÖRMÅGA
Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en kortfattad beskrivning av sitt företag och
dess verksamhet, exempel på två nuvarande kunder med utgångspunkt från det
efterfrågade uppdraget och kapacitet för uppdraget. Av beskrivningen ska minst
framgå omfattningen av nuvarande verksamhet, inriktning, lokalisering, antal
anställda, kompetensprofil för de anställda samt en bekräftelse på att uppdraget kan
starta enligt Arbetsförmedlingens uppställda krav i förfrågningsunderlaget.
6.1 Underleverantör
Om anbudsgivaren åberopar kapacitet hos underleverantör, ska det framgå av
anbudet att anbudsgivaren verkligen har tillgång till denna kapacitet under
avtalstiden. Det gör anbudsgivaren genom att till anbudet bifoga
underleverantörsintyg (Bilaga 3) för att styrka att överenskommelse finns mellan
parterna. Det innebär inga inskränkningar i leverantörens åtagande/ansvar för
uppdraget. Underleverantör ska ha motsvarande kompetens och erfarenhet som
anbudsgivaren eller kompletterar anbudsgivares kompetenser och erfarenheter.

10(22)
6.2 Tystnadsplikt/sekretess samt ansvarsfrågor
Arbetsgivaransvaret för egen personal ligger hos utföraren. Det förutsätts att
utföraren noga känner till olika myndigheters krav, förekommande lagar,
anvisningar och förordningar som gäller inom branschen.
Leverantören ansvarar för att personal inom företaget tillämpar strikt tystnadsplikt.
I händelse av brott mot tystnadsplikten äger Arbetsförmedlingen rätt att säga upp
avtalet med omedelbar verkan och därmed lösas från samtliga ekonomiska
förpliktelser.
Utföraren ansvarar för samtliga skador som kan uppkomma på grund av dennes
uppdrag. Utföraren har relevant försäkringsskydd för sak- och personskada.
7. KVALITETSSÄKRING/KLAGOMÅLSHANTERING
För att säkerställa en hög kvalitet i översynen av Översättartjänsterna åligger det
anbudsgivaren att ha rutiner för kvalitetssäkring/klagomålshantering av tjänstens
genomförande. Rutinerna för kvalitetssäkring/Klagomålshanteringen ska redovisas
i anbudet.
8. KRAV – EFTERFRÅGAD TJÄNST– kvalificeringsfas
8.1 Translatorskompetens
För att utföra ovanstående tjänster ska translatorer anges för respektive språk.
Det ska framgå av anbudet att erbjudna translatorer har följande kompetenser:
Auktoriserad translator eller translator med minst två års erfarenhet av att ha
arbetat som översättare av texter till och från svenska samt till och från
angiven språkkompetens.
efter 2008-01-01 utfört minst tre uppdrag som översättare av
Arbetsmarknadstexter eller motsvarande. Det gäller exempelvis lagtext,
föreskrifter eller utredningar från svenska till angiven språkkompetens, som
omfattar minst 2 000 ord.
I de fall det finns auktoriserad translator för efterfrågat språk ingår det i uppdraget
att anlita sådan för uppdraget. Om det innebär att leveranstiden inte kan hållas eller
åsamka stora problem för leverantören kontaktar leverantören Arbetsförmedlingens
beställare och meddelar detta och ger om möjligt alternativt lösningsförslag för
uppdraget t ex. om översättningen kan ordnas med annan kvalificerad översättare.
Som bevis för att ovanstående kompetenskrav uppfylls ska anbudsgivaren bifoga CV
avseende offererade translatorer.
Av anbudet ska respektive translators översättningsspråk framgå.
8.2 Beställningsrutin
Det ingår i leverantörens åtagande att ha en kvalitetssäkrad beställningsrutin för
översättningstjänsterna i form av t ex. webb-portal/skriftligt beställningsunderlag
som används som underlag vid beställning av översättningstjänsterna.
Beställningsrutinen ska beskrivas i anbudet.

11(22)
8.3 Krav på leveranstid
Leveranstid för uppdrag som är lämnade av Arbetsförmedlingen vardagar mellan
08.00 – 17.00:
Betygsöversättningar och andra handlingar som avropas från lokala
Arbetsförmedlingskontor:
Normalleverans
Upp till 2000 ord, 3 veckor
2 001 ord upp till 10 000 ord, 4 veckor
Expressleverans
upp till 2 000 ord, 2 veckor
2 001 ord upp till 10 000 ord, 3 veckor.
Översättningar som avropas från Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess
avdelningar och staber:
Normalleverans
upp till 2 000 ord, 5 arbetsdagar·, 2 001 ord upp till 10 000 ord, 10 arbetsdagar
Expressleverans
upp till 2 000 ord, 3 arbetsdagar
2 001 ord upp till 10 000 ord, 5 arbetsdagar.
Vid uppdrag över 10 000 ord träffas särskild överenskommelse om leveranstid.
Arbetsförmedlingen behöver ett besked om leveranstid för respektive beställning
som inte ligger inom ovan angivna tidsramar. Det är mycket viktigt att
leveranstiderna hålls. Det ingår i leverantörens åtagande att återkoppla med
besked till Arbetsförmedlingen om inte överenskommen leveranstid kan hållas.
9 Uppdragsgenomgångar/kvalitetsuppföljning
När avtal upprättats kommer ett initialt uppstartsmöte att äga rum mellan
Leverantören och Arbetsförmedlingen. Syftet är att klargöra att Arbetsförmedlingen
och Leverantören har en samstämmig uppfattning om uppdraget och krav på
Översättartjänsten.
För att under avtalstiden säkerställa att parterna har en samstämmig uppfattning
om avtalets syfte och resultat, kommer gemensamma genomgångar mellan
avtalsparterna utsedda kontaktpersoner ske efter begäran av Arbetsförmedlingen
två gånger per år eller vid behov. Då kommer rutiner, metoder, kvalitet på
utförandet och avtalsuppfyllelser etc. att diskuteras. Vid behov görs justeringar.

12(22)
10. Elektronisk fakturahantering
Arbetsförmedlingen vill att all fakturahantering under avtalsperioden sker med
hjälp av (svefaktura) och i andra hand med annan form av av elektronisk faktura
för att underlätta fakturahanteringen i myndigheten.
För mer information om svefaktura: http://www.svefaktura.se/
Arbetsförmedlingen är ansluten till Fakturaportalen i vilken leverantören själv kan
kostnadsfritt hantera faktureringen elektroniskt gentemot Arbetsförmedlingen utan
att ha tillgång till elektronisk fakturering i eget system.
För mer information om fakturaportalen: http://www.fakturaportalen.se/
Fakturor ska märkas med respektive avropandes kostnadsställe om inget annat
överenskommes med Arbetsförmedlingen.
11. PRIS
Pris för del 1 ska anges.
1. Per ord i SEK, exklusive moms, för normalleverans av översättningsarbete.
2. Per ord i SEK, exklusive moms, för expressleverans av översättningsarbete.
Pris för del 2 ska anges,
1. Per ord i SEK, exklusive moms, för normalleverans av översättningsarbete.
2. Per ord i SEK, exklusive moms, för expressleverans av översättningsarbete.
3. Per timma för korrekturläsning eller språkgranskning.
Priset anges i svenska kronor, exklusive moms. Priset ska inkludera samtliga
kostnader för tjänstens genomförande.
Det åligger leverantören att vid begäran från Arbetsförmedlingen ge en totaloffert
med utgångspunkt från ovanstående priser inför ett uppdrag.
12 Prövning av anbuden
1. Om anbudet uppfyller de lagenliga krav och ekonomisk förmåga samt skakrav
som ställs i förfrågningsunderlaget och som framgår av
förfrågningsunderlaget.
2. Utvärdering av del 1 och 2 separat

13(22)
Del 1
12.1 Utvärdering
Anbudet kommer att utvärderas utifrån ett totalpris för ett uppdrag som omfattar:
- 2 000 ord enligt pris för normalleverans
- 1 000 ord enligt pris för expressleverans
Del 2
Anbudet kommer att utvärderas utifrån ett totalpris för ett uppdrag som omfattar:
- 2 000 ord enligt pris för normalleverans
- 1 000 ord enligt pris för expressleverans
- en timmes korrekturläsning
Anbudet med det lägsta sammanräknade priset kommer att antas. Anbud kan
komma att antas utan föregående förhandling.
13 Kontaktperson Arbetsförmedlingen
Ansvarig upphandlare är Ulf Sjölén som svarar på frågor kring förfrågningsunderlag
och avtal.
E-post: ulf.sjolen@arbetsformedlingen.se
Upphandlingssektionen
Besöksadress: Hälsingegatan 38
Postadress: 113 99 Stockholm
14 Kontaktperson Anbudsgivare
Anbudsgivaren ombeds att i anbudet ange kontaktperson som kan nås per telefon
och e-post under den tid som upphandlingen pågår.
15. Bilagor
- Bilaga 1 – Sanningsförsäkran och accept av komersiella villkor
- Bilaga 2 – Kommersiella Villkor
- Bilaga 3 – Underleverantörsintyg
- Bilaga 4 – Mall: Meritförteckning/CV
- Bilaga 5 – Företagsuppgifter
- Bilaga: 6 – Anmälan till E-fakturering

14(22)
Bilaga 1 – Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor
Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren……………………..
inte är föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord
eller annat liknande förfarande,
inte tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom,
inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen,
inte i något väsentligt hänseende har lämnat felaktiga upplysningar som begärts
med stöd av 15 kap. 3 § lagen om offentlig upphandling,
accepterar de i upphandlingen bifogade kommersiella villkoren, bilaga 2,
accepterar regler för tystnadsplikt och sekretess, regler enligt lagen om offentlig
anställning samt förhållningsregler rörande hantering av handlingar,
anbudet är bindande t.o.m. den 31 mars 2011,
……………………………………….
Ort och datum
……………………………………….
Underskrift av firmatecknare
……………………………………….
Namnförtydligande

15(22)
Bilaga 2 – Kommersiella villkor
AVTALSMALL
1§ Avtalsparter
Mellan Arbetsförmedlingen, organisationsnummer 202100-
2114, och xxxx (leverantören), organisationsnummer xxxxxx-xxxx, har
följande avtal slutits angående köp av Översättartjänster.
2§ Avtalsperiod
Avtalet ska gälla från och med xx 2010 till och med xx 2012 med möjlighet till
förlängning ytterligare två år. Maximal avtalstid blir således fyra år. Vid en
sådan förlängning av avtalet ska Arbetsförmedlingen skriftligen anmäla
förlängning till leverantören senast tre månader innan avtalsperiodens
utgång. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning.
3§ Avtalsdokument
Avtalet utgörs av följande dokument
1. Avtal om översättningstjänster (i huvudsak kommersiella villkor)
2. Antaget anbud
3. Förfrågningsunderlag
Vid eventuella motsägelser mellan ovan nämnda dokument gäller dessa i
uppräknad ordning.
4§ Uppdraget
Leverantören ska utföra tjänster för Arbetsförmedlingens räkning i enlighet
med Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag daterat dag september 2010.
5§ Avrop
Avrop görs av medarbetare på avdelningen för Internationella staben och
Arbetsförmedlingens Informationsavdelning, per telefon eller e-post. Eller på
annat sätt som överenskommes mellan parterna.
6§ Inställelsetid/leveranstid
Leveranstid för uppdrag som är lämnade vardagar mellan 08.00 – 17.00 ska
vara:
Leveranstid för uppdrag som är lämnade vardagar mellan 08.00 – 17.00:
Betygsöversättningar och andra handlingar som avropas från lokala
Arbetsförmedlingskontor:
Normalleverans
Upp till 2000 ord, 3 veckor
2 001 ord upp till 10 000 ord, 4 veckor
Expressleverans
upp till 2 000 ord, 2 veckor
2 001 ord upp till 10 000 ord, 3 veckor.

16(22)
Översättningar som gäller Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess
avdelningar och staber:
Normalleverans
upp till 2 000 ord, 5 arbetsdagar
,2 001 ord upp till 10 000 ord, 10 arbetsdagar
Expressleverans
upp till 2 000 ord, 3 arbetsdagar
2 001 ord upp till 10 000 ord, 5 arbetsdagar.
Vid uppdrag över 10 000 ord träffas särskild överenskommelse om
leveranstid.
Arbetsförmedlingen behöver ett besked om leveranstid för respektive
beställning som inte ligger inom ovan leveranser och det är mycket viktigt att
leveranstiderna hålls.
Det ingår i leverantörens åtagande att återkoppla med besked till
Arbetsförmedlingen om inte överenskommen leveranstid kan hållas
Kan leverantören inte utföra ett översättningsuppdrag enligt ovanstående
leveranstider är Arbetsförmedlingen oförhindrad att anlita annan
översättare.
7§ Anmärkningar mot utfört uppdrag
Skulle det visa sig att det av leverantören utförda arbetet är behäftat med icke
helt obetydliga fel eller brister ska köparen inom skälig tid efter det att
fel/brister är konstaterande underrätta leverantören om detta varefter, om ej
särskilda skäl talar emot detta, ska ombesörja erforderlig rättelse eller
omarbetning utan kostnad för köparen. Om fel och brister uppstått i
leverantörens arbete pga. brister i det material eller de upplysningar som
köparen tillhandahållit leverantören, eller på grund av annat förhållande
utanför leverantörens kontroll, är leverantören fri från ansvar för felet eller
bristen.
8§ Begränsning/upphävande av avrop
Arbetsförmedlingens har rätt att begränsa eller avbryta varje enskilt uppdrag.
Leverantören avvecklar då uppdraget till minsta möjliga kostnad och på
kortast möjliga tid. Leverantören har då rätt till ersättning för styrkt arbete
och styrkta kostnader som utförts inom ramen för uppdraget och som
Arbetsförmedlingen har godkänt.
9§ Pris
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på de i anbudet angivna priser.
Ersättning för rese- och andra omkostnader i samband med uppdrag utgår
endast efter särskild överenskommelse i varje enskilt fall.
10§ Prisjustering
Priserna är fasta för avtalsperioden,
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.
Väljer Arbetsförmedlingen att förlänga avtalet ytterligare en period,
förhandlas priset för denna period i särskild ordning.

17(22)
Denna förhandling om prisjustering ska aviseras senast i samband med att
avtalet förlängs och vara avslutad innan den nya perioden påbörjas. I annat
fall gäller det gamla priset
11§ Fakturering/betalningsvillkor
Köpta tjänster faktureras månadsvis i efterskott. Varje faktura ska åtföljas av
en kostnadsräkning där det ska framgå uppdrag, vidtagen, antal ord, samt
namn på translator som utfört tjänsten.
Betalning erläggs senast 30 dagar efter mottagen faktura. Fakturerings- eller
andra avgifter får inte debiteras. Vid betalning efter förfallodag får
dröjsmålsränta enligt räntelagen debiteras samt lagstadgade påminnelse- och
kravavgifter.
12 § Elektronisk fakturahantering
Arbetsförmedlingen vill att all fakturahantering under avtalsperioden sker
med hjälp av (svefaktura) och i andra hand med annan form av av
elektronisk faktura för att underlätta fakturahanteringen i myndigheten.
För mer information om svefaktura: http://www.svefaktura.se/
Arbetsförmedlingen är ansluten till Fakturaportalen
http://www.fakturaportalen.se/ Leverantören kan själv hantera
faktureringen elektroniskt gentemot Arbetsförmedlingen utan att ha tillgång
till elektronisk fakturering i eget system.
Fakturor ska märkas med respektive avropandes kostnadsställe om inget
annan övrenskommes med Arbetsförmedlingen.
13§ Byte av översättare
Önskar Leverantören byta översättare/underleverantör under avtalstiden
krävs skriftligt godkännande av Arbetsförmedlingen.
14§ Samarbete
Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av
betydelse för avtalets genomförande.
15§ Sekretess
Enligt Arbetsförmedlingens sekretessregler.
16§ Force majeure
Part ska befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav
förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som han skäligen
inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen
inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses till
exempel krig, krigsliknande tillstånd, beslut från regeringen eller annan
myndighet.
Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart
och skriftligen underrätta motparten om detta.
Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta
motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning.

18(22)
17§ Överlåtelse
Leverantören får inte överlåta avtalet på annan fysisk eller juridisk person
utan Arbetsförmedlingens skriftliga medgivande.
18§ Uppsägning
Avtalet kan av Arbetsförmedlingen sägas upp med tre (3) månaders
uppsägningstid om leverantören åsidosätter vad som åligger denne enligt
avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som ställas.
19§ Ändringar/tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet vara skriftligen godkända
av båda parter.
20§ Tvist
Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras i första hand
genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol med
tillämpning av svensk rätt.
21§ Tystnadsplikt/Sekretess m.m.
Leverantören får inte röja eller utanför uppdraget utnyttja sekretessbelagd
uppgift. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera sig om
innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och
tystnadsplikt.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var
sitt.
Ort den ............................... Ort den ......................
För Arbetsförmedlingen För Säljaren
…………………………………… ………………………………
Bilaga 3– Underleverantörsintyg
Anbudsgivare: …………………………………………………..
Organisationsnummer:…………………………………………...
Underleverantör: ……………………………………………….
Organisationsnummer: …………………………………………..
Adress: ………………………………………………………….

19(22)
Kontaktperson: ………………………………………………….
Telefon: …………………………………………………………
E-post: ………………………………………………………….
Språk: …………………………………………………………..
Auktoriserad: ………………………………………………….
Undertecknad firmatecknare godkänner att stå till förfogande som underleverantör
till ovanstående anbudsgivare i samband med anbudsgivning vid upphandling av
tjänster avseende personalstöd vid Arbetsförmedlingen. I händelse av att
ovanstående anbudsgivare antas som leverantör accepterar undertecknad att som
underleverantör, utföra uppdraget enligt uppställda krav och villkor i Avtalet och
Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag.
Undertecknad accepterar även att leverantören löpande under avtalsperioden kan
inhämta uppgifter, för vidarebefordran till Arbetsförmedlingen, som styrker att
ställda krav och villkor uppfylls.
Ort……………………………… Datum…………………
……………………………………………………………..
Underskrift av behörig firmatecknare (Underleverantör)
……………………………………………………………..
Namnförtydligande
Bilaga 4 – Mall: Meritförteckning/CV
Namn:
Utbildning:
Utbildning Ort Datum
Översättarutbildning Ort Datum

20(22)
Kortare kurser (relevanta för
aktuellt uppdrag)
Arbetserfarenhet:
Arbete (relevanta för aktuellt
uppdrag)
Övrigt av vikt med
anknytning till aktuellt uppdrag
Kompetensområde i aktuellt uppdrag:
Referenser:
Ort Datum
Ort Datum

21(22)
Bilaga 5 – Företagsuppgifter
....................................................................................................................
Leverantörens namn
....................................................................................................................
Besöksadress
...................................................................................................................
Adm. adress Postnummer Ort
....................................................................................................................
Telefonväxel Telefax
....................................................................................................................
E-postadress Hemsida
....................................................................................................................
Person-/organisations- Postgiro-/bankgironummer
....................................................................................................................
Kontaktperson Kontaktpersonens telefonnummer
………………………………………........
E-postadress för meddelande om tilldelningsbeslut
Företagets huvudsakliga verksamhet
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

22(22)
Bilaga: 6. Anmälan till E-fakturering
Specificera följande uppgifter
Företag/organisation
Kontakperson
Telefon
E-postadress
Företagsadress
Postnummer
Ekonomisystem
Postadress
Använder idag följande E-fakturastandard
Övrig information
Organisationsnummer
Läs vidare om E-faktura: http://www.arbetsformedlingen.se/Omoss/Upphandlingar/For-anbudslamnare/E-handel-och-e-fakturering.html
För vidare information kring E-faktura kontakta Mattias Ceder E-post:
mattias.ceder@arbetsformedlingen.se Tfn 010-486 19 76