lisbeth Johnson - WebNews

expertpAnelen SVArAr
”Alla vet” att det görs avsteg från ramavtal, det vill säga att ”man” köper
från en annan leverantör än den man har ramavtal med. Enligt reglerna skall
om så sker en anmälan göras till upphandlande myndighet. Under föregående
år anmäldes 18 avsteg till Konkurrensverket. Se: Förordning (1998:796)
om statlig inköpssamordning. ”När en myndighet avser att upphandla utan
att använda de avtal som avses i 2 § skall Ekonomistyrningsverket underrättas
om skälen till detta.
anna Ulfsdotter forsell,
advokat, delphi & Co
ann Linde Koolman,
upphandlare
alingsås Kommun
hans sundström,
Chefsjurist Verva
1. ramavtal är oftast inte bindande för
den upphandlande myndigheten. Detta
kommer till uttryck på så vis att inga
volymer garanteras. Däremot är leverantörerna
skyldiga att leverera när den
upphandlande myndigheten så önskar.
Det råder därmed ofta en ”obalans” i
ramavtalen.
jag har dock märkt att upphandlande
myndigheter hanterar ramavtal de
upphandlat på egen hand bättre än
de ramavtal som upphandlats för dem
tillsammans med andra inom ramen för
den statliga inköpssamordningen. De
är ”trognare” sina egna ramavtal än de
statliga ramavtalen.
När ramavtalen inte är bindande
för den upphandlande myndigheten
1. Sannolikt. Har ingen uppfattning om
omfattningen.
2. Det åligger ett ansvar på varje
myndighet att sprida och informera om
ramavtalen. Det spelar kanske i detta
avseende ingen roll hur många som
ingår i ett ramavtal, bara informationen
om dem sprids. ju fler som omfattas av
upphandlingen desto svårare blir det
dock att följa upp ramavtalstroheten på
grund av komplexiteten.
1. vi tror att det finns ett mörkertal,
men vi vet väldigt lite om omfattningen.
Skälet till att man gör avsteg kan vara
ekonomiska, det vill säga att man får
bättre villkor någon annanstans. Enligt
ESv:s förordning om statlig inköpssamordning
är ett sådant avsteg tillåtet
om man ”finner annan form av avtal
sammantaget är bättre”.
Det kan också finnas administrativa
skäl till varför man väljer bort statliga
ramavtal. Man kan uppleva att det
går snabbare och smidigare med
en direktupphandling. Det är därför
väldigt viktigt att de ramavtalsansvariga
1. Tror du att det finns ett mörkertal när det gäller avsteg? Har du någon
uppfattning om omfattningen?
2. När det görs avsteg kan det bero på att ramavtalen har kommit att omfatta
fler myndigheter än vad som är praktiskt hanterbart?
3. Att göra avsteg från ramavtalet är ett konkret svek mot leverantören man
tecknat avtalet med. Hur och vad anser du är korrekt att göra då? Skall man
straffa myndigheten? Vad är lämpligt då? Skall man kompensera leverantören?
Vad är lämpligt då?
är det svårt att kalla det för ”avsteg”
och ”mörkertal”. Den upphandlande
myndigheten gör sig inte skyldig till
något avtalsbrott.
Alla avtalsparter måste ha klart för sig
vad som förväntas av respektive part.
Avtal som ingås med olika eller oklara
förväntningar blir aldrig bra.
2. jag har svårt att kalla det för ”avsteg”,
se ovan. Det är svårt att ingå bra
ramavtal som passar alla myndigheter
under regeringen. Myndigheterna ser
så olika ut. Detta kan vara en anledning
till att vissa myndigheter upphandlar
egna ramavtal istället för att tillämpa de
statliga ramavtalen.
3. Som jag har sagt ovan så är det inget
3. Det fakta som anges i förfrågningsunderlaget
ligger till grund för
leverantörens anbud. Om myndighetens
uppgifter om exempelvis volymer
väsentligt avviker från vad som i
praktiken avropas kan detta leda till
att leverantörer inte kan lita angivna
volymer i förfrågningsunderlaget, vilket
kanske inte ger optimala anbud på sikt
för myndigheten. Straff eller kompensation
leder inte till bättre trohet utan det
gäller att leverantören och exempelvis
upphandlingsavdelningen tillsammans
myndigheterna har enkla rutiner för att
underlätta för dem som ska avropa.
Här på verva jobbar vi intensivt med ett
sådant projekt för att förenkla avrop
från it-ramavtalen. På sikt ska det vara
möjligt att göra alla inköp från dessa
it-avtal från en e-handelsportal.
2. vi har svårt att uttala oss om
andra avtalsområden. När det gäller
it-upphandlingen så kan det finnas
upp till 850 myndigheter, kommuner
och landsting som är berättigade att
avropa. Det är förstås väldigt många.
våra kundundersökningar visar dock
avtalsbrott att göra avsteg från ett icke
bindande ramavtal. Eftersom det inte
är ett avtalsbrott kommer inte heller
någon påföljd i fråga.
Om fråga däremot gäller ett bindande
ramavtal med garanterade volymer
och den upphandlande myndigheten
inte uppfyller sina åtagande om köp av
viss volym föreligger ett avtalsbrott. Den
naturliga påföljden är då skadestånd
med kompensation för den uteblivna
vinsten. Denna påföljd brukar regleras i
det aktuella avtalet.
De statliga ramavtalen innehåller
såvitt jag vet aldrig något löfte om
garanterade volymer, varför avtalsbrott
inte heller kan uppkomma.
verkar för att informationen når ut till
berörda och att beställarna gör rätt.
Statistik och uppföljning på ett tidigt
stadium av avtalsperioden ökar möjligheterna
att fånga upp om ramavtalen
följs och därmed finns det en möjlighet
att ändra ett felaktigt beteende och
kompensation uppnås till viss del.
att över 95 procent använder sig av
it-ramavtalen. Ett skäl till den höga
siffran är förmodligen komplexiteten i
just detta upphandlingsområde. Man
behöver hjälp med både produkt, tjänst
och själva avtalet.
3. vi tror på morötter när det gäller att
få kundtrogenhet på ramavtalen. Straff
och vite och liknande är så tungt att
hantera administrativt att det inte blir
särskilt effektivt. Dessutom skapar det
en ovilja mot själva avtalsformen.vi tror
på bra villkor och enkel hantering som
lösningen på problemen.
Ställ en fråga till Expertpanelen, mejla till brev@hexanova.se