KALLELSE TILL BOLAGSSTÄMMA Aktieägarna i Fortum Abp kallas ...

KALLELSE TILL BOLAGSSTÄMMA
Aktieägarna i Fortum Abp kallas till ordinarie bolagsstämma tisdagen den
9 april 2013 klockan 14.00 i Finlandiasalen i Finlandiahuset, Mannerheimvägen
13 e, Helsingfors. Ingång från Mannerheimvägen, dörr M4 och från Karamzinsgatan,
dörr K4. Emottagandet av de aktieägare som anmält sig till stämman inleds klockan
13.00.
A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman
På bolagsstämman behandlas följande ärenden:
1. Öppnande av stämman
2. Konstituering av stämman
3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen
4. Konstaterande av stämmans laglighet
5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden
6. Framläggande av bokslut, koncernbokslut, verksamhetsberättelse och
revisionsberättelse för år 2012
Verkställande direktörens översikt
7. Fastställande av bokslutet samt koncernbokslutet
8. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och
dividendutdelning
Styrelsen föreslår att det på basis av det fastställda bokslutet för det räkenskapsår
som utgick 31.12.2012 i dividend utbetalas 1,00 euro per aktie. Dividend
utbetalas till aktieägare som på avstämningsdagen för dividendutdelningen, den
12 april 2013, är antecknad i bolagets aktieägarförteckning, som upprätthålls av
Euroclear Finland Ab. Styrelsen föreslår för bolagsstämman att dividenden
utbetalas den 19 april 2013.

9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens medlemmar samt verkställande direktören
10. Beslut om arvoden för medlemmarna i styrelsen
Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att styrelsearvodena förblir desamma
som år 2012 och är följande: styrelseordförande 75 000 euro per år, vice
ordförande 57 000 euro per år och styrelsemedlemmar 40 000 euro per år samt för
den styrelsemedlem som fungerar som ordförande för revisions- och
riskkommittén 57 000 euro per år i det fall att denna styrelsemedlem inte
samtidigt fungerar som styrelsens ordförande eller vice ordförande. Som
sammanträdesarvode föreslås 600 euro/styrelsemöte. Sammanträdesarvodet
betalas även för kommittéernas möten samt till dubbelt belopp till de
styrelsemedlemmar som bor utanför Finland i Europa och till tredubbelt belopp
till en styrelsemedlem som bor utanför Europa. Styrelsemedlemmarnas
resekostnader erläggs i enlighet med bolagets resereglemente.
11. Beslut om antalet medlemmar i styrelsen
Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att styrelsen omfattar sju (7)
styrelsemedlemmar.
12. Val av ordförande och vice ordförande samt ledamöter i styrelsen
Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att Sari Baldauf omväljs till
ordförande för styrelsen och Christian Ramm-Schmidt till vice ordförande för
styrelsen, och att styrelsemedlemmarna Minoo Akhtarzand, Heinz-Werner
Binzel, Ilona Ervasti-Vaintola, Kim Ignatius och Joshua Larson omväljs till
sina uppgifter.
13. Beslut om revisors arvode
På rekommendation av revisions- och riskkommittén föreslår styrelsen att revisors
arvode utbetalas på basis av faktura som godkänts av bolaget.
14. Val av revisor
På rekommendation av revisions- och riskkommittén föreslår styrelsen att
bolagsstämman väljer CGR-samfundet Deloitte & Touche Ab till revisor och att
bolagsstämman ber revisorn uttala sig om fastställandet av bokslutet, beviljande
av ansvarsfrihet och styrelsens förslag till utdelning av medel.
15. Förslag att tillsätta ett nomineringsorgan
Styrelsen föreslår att bolagsstämman fattar beslut om att tillsätta ett permanent
aktieägares nomineringsorgan. Nomineringsorganets uppgifter är att för den
ordinarie bolagsstämman och vid behov för en extra bolagsstämma förbereda och
2

presentera förslag gällande styrelsemedlemmarnas arvoden, antal
styrelsemedlemmar och förslag till styrelsemedlemmar. Därtill har organet i
uppgift att söka efterträdarkandidater för styrelsemedlemmarna.
Nomineringsorganet består av fyra (4) medlemmar, av vilka bolagets tre största
aktieägare var och en har rätt att utse en medlem. Bolagets styrelseordförande vid
ifrågavarande tidpunkt fungerar som organets fjärde medlem.De bolagets största
aktieägare som äger rätt att utse medlemmar bestäms årligen på basis av de
aktieägaruppgifter som på den första vardagen i september registrerats i bolagets
aktieägarförteckning som hålls av Euroclear Finland Ab. På basis av dylikt
aktieinnehav ber styrelsens ordförande var och en av de tre största aktieägarna att
utse en medlem till nomineringsorganet. Ifall en aktieägare inte önskar använda
sig av sin rätt att utse medlem, övergår rätten på följande största ägare som inte i
övrigt skulle ha en rätt att utse en medlem till nomineringsorganet.
Styrelsens ordförande sammankallar nomineringsorganet till dess första möte.
Organet väljer därefter bland sina medlemmar en ordförande, som i fortsättningen
sammankallar organet till möten. När organet har valts, bekräftar bolaget organets
sammansättning med ett börsmeddelande.
Nomineringsorganet tillsätts för att fungera tillvidare fram till dess
bolagsstämman fattar ett annat beslut. Medlemmarna i organet väljs årligen, och
medlemmarnas verksamhetsperiod tar slut då nya medlemmar utsetts till organet.
Nomineringsorganet skall tillställa bolagets styrelse sitt förslag årligen senast den
31. januari före den ordinarie bolagsstämman. Förslag till en extra bolagsstämma
skall tillställas bolagets styrelse så att de kan medtas i bolagsstämmokallelsen.
16. Avslutande av stämman
B. Bolagsstämmohandlingar
De beslutsförslag som hänför sig till föredragningslistan samt denna kallelse
till bolagsstämman finns tillgängliga på Fortum Abp:s Internetsidor
www.fortum.com/bolagsstamma. Fortum Abp:s bokslut, koncernbokslut
verksamhetsberättelse och revisionsberättelse publiceras endast på ovan nämnda
webbplats senast den 19 mars 2013. Beslutsförslagen till bolagsstämman och övriga ovan
nämnda dokument finns också tillgängliga vid bolagsstämman.
C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman
1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning
3

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 26 mars 2013 har antecknats som
aktieägare i bolagets aktieägarförteckning, som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. En
aktieägare vars aktier är registrerade på dennas personliga finska värdeandelskonto är
antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.
Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarföreteckning och som
önskar delta i bolagsstämman skall anmäla detta till bolaget senast den 4
april 2013 kl. 16.00 (finsk tid) vid vilken tidpunkt anmälan skall vara bolaget tillhanda.
Anmälan till bolagsstämman kan från och med den 4 februari 2013 göras:
a) via Fortums webbplats www.fortum.com/bolagsstamma
b) per telefon på numret 010 452 9460 (vardagar kl. 8.00 - 18.00)
c) per fax på numret 010 262 2727 eller
d) per brev till Fortum Abp, Juridiska ärenden/bolagsstämma, PB 1, FI-00048
FORTUM.
I samband med anmälan bör aktieägarens namn, adress, telefonnummer samt namnet på
eventuellt biträde uppges. Om anmälan sker via webbtjänsten måste aktieägaren uppge de
identifikationsuppgifter som tjänsten kräver.
Aktieägare, hans/hennes representant eller ombud skall vid behov på mötesplatsen
kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.
2. Ägare till förvaltarregistrerade aktier
Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med
de aktier på basis av vilka han eller hon skulle ha rätt att den 26 mars 2013
vara antecknad i aktieägarförteckningen som upprätthålls av Euroclear Finland Ab.
Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 4
april 2013 kl. 10.00 har antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls
av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del utgör detta också
anmälan till bolagsstämman.
Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid av sin egendomsförvaltare
begära nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den tillfälliga
aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman.
Egendomsförvaltarens kontoförande institut skall anmäla ägare till förvaltarregistrerade
aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i den tillfälliga aktieägarförteckningen
senast vid ovannämnda tidpunkt.
Ytterligare information finns på bolagets webbplats på adressen
www.fortum.com/bolagsstamma.
3. Ombud och fullmakter
4

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.
Aktieägarens ombud skall visa upp en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa
sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare företräds av flera ombud på
bolagsstämman, skall det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud
företräder aktieägaren.
Fullmakter bör sändas i original till Fortum Abp, Juridiska ärenden/bolagsstämma,
PB 1, FI-00048 FORTUM innan anmälningstiden går ut.
4. Övriga anvisningar och information till mötesdeltagarna
Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande
ärenden som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.
På dagen för denna stämmokallelse uppgår det totala antalet aktier i Fortum Abp till 888
367 045 aktier som representerar lika många röster.
Det är möjligt att komma till Finlandiahuset med spårvagn (linjerna 4,7 och
10; Finlands nationalmuseums hållplats) samt med de busslinjer som går längs
Mannerheimvägen. Aktieägare som anländer med egen bil har möjlighet att använda de
parkeringsplatser som finns i Tölövikens avgiftsbelagda parkeringshall, Q-Park Finlandia,
från vilken det finns en underjordisk gångförbindelse till Finlandiahuset.
Esbo den 30 januari 2013
FORTUM ABP
STYRELSEN
5