arkiv samhälle och forskning 1985 - Visa filer

ARKIV 

SAMHÄLLE 

OCH 

FORSKNING . 

1985

Svenska Arkivsamfundets skriftserie 27 

ARKIV 

SAMHÄLLE 

OCH 

FORSKNING 

1985 

STOCKHOLM 1985

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 

utges med stöd av Humanistisk-Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet av Svenska 

Arkivsamfundet. Tidskriften utkommer med ett häfte om året. Den kan 

erhållas genom medlemskap i_ Svenska Arkivsamfundet. Årsavgiften för 1985 är 

50 kr ink!. e;xp.avg. 

Svenska Arkivsamfundet', som bildades 1952, har till ändamål att väcka och 

vidmakthålla intresset för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den 

svenska arkivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och 

villkor. 

" Redaktör för tidskriften är förste arkivarie Helmut Backhaus. 

Redaktionens adress: , 

Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm 

Tel. 08/737 63 50 

Anmälan om medlemskap eller adressförändring göres till redaktören. Manuskript 

avsedda för publicering i nästa nummer bör vara redaktören tillhanda 

senast den 31 oktober 1985. 

ISSN 0349-0505 

Schmidts Boktryckeri AB, Helsingborg 1985 

Omslag av Herbert Skarin 

4

INNEHÅLL 

Sven Lundkvist, Forskning inom den statliga arkivsektorn . . 7 

Rune Hedman, Arkivbildningen hos regeringen. Några reflexioner 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 

Kent Zetterberg, Forskningen och kommittearkiven - problem 

och utvecklingsmöjligheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

Staffan Smedberg, Samordnad förvaring av arkiv? . . . . . . . . . 37 

Marian Biskup, Nyare polska forskningar i kammararkivet . 43 

Lajos Juhasz, Norske kart på svenske hender etter Kielfreden 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 

Bertil Johansson, ADB och avgränsningen av arkiv. Några 

reflexioner .. . ... ... . . ... . ..... . . ... ... ·. . . . . . . . . . . . . 59 

Roland Persson, Rätt arkivbildare vid användningen av 

ADB .. . . .. .. .... ........ .......... . .. . . .. .. .. .. .. 69 

INTERNATIONELLA ARKIVKONTAKTER 

Ny modell för nordiska arkivdagar (Beata Losman) 81 

Den internationella arkivkongressen i Bonn 1984 . . . . . . . . . 86 

Huvudprogrammet-referat och synpunkter (Jan Lindroth) 

Kommitteerna: yrkesutbildning (Bodil Ulate-Segura), sigillografi 

(Clara Neveus) , företagsarkiv (Anna Christina 

Ulfsparre Meurling), automation (Claes Gränström), reprografi 

(Berndt Fredriksson) 

FIAT:s 5. generalförsamling (Stellan Norrlander) . .. ... .. . 104 

ÖVERSIKTER OCH RECENSIONER 

Kommunala arkiv. Forskning, förvaring, samordning (Jan 

Frisk) .... .. . ........ .............. . . . . .. ...... ... 107 

Att bevara företagsarkiv (Lennart Henne!) ... . ....... . ... 111 

Vägar till folkrörelsearkiven (Lars-OlofWelander) ...... . . 113 

Nytt för släktforskaren (Thord By/und) .. . .... . ....... . .. 116 

Bulgarien i svenska arkiv och bibliotek (Stefan Östergren) . . 121 

Arkiv i Norrland 5 (Karl-Gustaf Andersson) ......... .. . .. 122 

Norska länsräkenskaper (Christer Danielson) ... . .. ... .. . 125 

Arkivhandbok från DDR (Martin Grass) . . . .. . . . ... . .... 127 

5

ARKIVFRÅGOR I NY ARE UTLÄNDSK LITTERA TUR 

Danmark och Norge (Lars Rumar) . . ... . . . . . . .. .. .. ... . 137 

Finland (Kari Tarkiainen) .. . . . .. . ... ........ . .. . . . . ... 139 

Frankrike (Siv Sandberg) ... . ...... .... . . . . .... . .... .. . 141 

Storbritannien (Rune Hedman) ...... . . . . ...... .. ... ... 144 

Tyskland: BRD och DDR (Martin Grass) .. . ....... . . .... 145 

Sovjetunionen och Polen (Sigrida Runcis och Mara Eiche) . 152 

Förenta Staterna (Jan Dahlin) . . . ...... . . . . . . . .. .. ... .. 155 

SVENSKA ARKIVSAMFUNDET 

Verksamhetsåren 1983 och 1984 158 

Medverkande i detta nummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 

6

Forskning inom den statliga arkivsektorn 

A v Sven Lundkvist 

Av ålder har de lärda verken, dit arkiven hör, bedrivit en verksamhet, 

som på olika sätt knyter an till forskningen. De har haft 

en hög vetenskaplig kompetens hos de anställda och har därmed 

kunnat fungera som en forskningens basresurs. Arkiven representerar 

dessutom en samhällets minnesfunktion. I dem förvaras 

en betydande del av den information, som forskningen på skilda 

områden är beroende av. Efter hand har de lärda verken på 

samma sätt som en rad andra centrala myndigheter kommit att 

bli sektorsansvariga organ. Enligt detta synsätt har riksarkivet 

ansvar för utvecklingen av rikets arkivverksamhet. Därmed följer 

ett ansvar för det forsknings- och utvecklings- (FoU)- arbete, 

som bör bedrivas, för att främja en rationell utveckling inom 

sektorn. Enligt riktlinjerna i 1982 års forskningspolitiska beslut 

skall sektorsorganen ha det fulla ansvaret för program och finanser 

för sitt FoU-arbete, som även omfattar långsiktig kunskapsuppbyggnad. 

Riktlinjerna i beslutet markerar den förändring, som ägt rum, 

och de behov, som nu är aktuella. De gamla behoven av vetenskapligt 

utbildade arkivarier kvarstår dock oförändrade. Inte 

minst gäller detta för personer i chefsställning, där en vetenskaplig 

utbildning är nödvändig för att kunna lösa framtidens alltmer 

komplicerade uppgifter. Samtidigt har arkiven själva fått en vidgad 

uppgift, där de måste bedriva egen institutionell forskning, 

även om resurserna är begränsade. · 

För budgetåret 1984/85 har riksarkivet tilldelats 100 000 kronor 

för egen institutionell forskning. Föredragande statsråd har 

också uppmanat verket att i ökad omfattning samverka med 

olika högskoleinstitutioner för att lösa för arkivväsendet angelägna 

forskningsuppgifter. Själva markeringen med ett eget forskningsanslag 

innebär ett viktigt principiellt ställningstagande från 

regeringens sida, där summans storlek i sin nuvarande otillräcklighet 

är av mindre betydelse. Den nya situationen ställer krav på 

det statliga arkivväsendet och riksarkivet som sektorsansvarigt 

organ. I det följande skall jag mot denna bakgrund diskutera en 

del av problemen. 

l. Pågående arbete 

Innan vi går vidare, finns det anledning att något se på pågående 

arbeten av olika slag. 

7

andra ord en parallell till universitetens doktorandutbildning och 

seminarier. Förutsättningen för en sådan verksamhet är dels att 

den enskilde arkivarien får tid och möjligheter att skriva sådana 

uppsatser, dels att man kan komma till rätta med kostnaderna. 

En utbyggnad av seminarieverksamheten skulle ge en fungerande 

institutionsforskning och en ram för enskildas insatser, där de 

kan få stöd och kritik på ett sakkunnigt och hjälpande sätt. 

3. Institutionella aspekter 

Som tidigare nämnts har föredragande statsråd i forskningspropositionen 

1983/84 betonat vikten av samverkan mellan arkivväsendet 

och olika högskoleinstitutioner för att lösa väsentliga 

forskningsuppgifter. I och för sig har det funnits och finns ett 

samarbete dels på det personliga planet, dels inom vissa forskningsprojekt. 

Vi har också haft gemensamma symposier och 

seminarier, där forskningens problem har dryftats. Samverkan i 

forskningsprojekt har prövats bl a i det s k varvsprojektet i Göteborg. 

Men det är helt klart, att en utvidgning bör och måste 

komma till stånd. Problemen blir dock i vissa fall, att vi då måste 

friställa folk från arkivsektorn, eftersom just vi står för den 

sakkunskap, som är nödvändig. Och därmed blir samarbetet inte 

bara ett ekonomiskt utan också ett personellt problem, då våra 

resurser även mänskligt är så knappa. Men sådana problem är 

ändå inte olösliga. 

Det får förutsättas, att viss tekniskt inriktad forskning, som 

spelar en stor och alltmer ökande roll, sker utanför arkiven. Den 

kräver oftast tillgång till avancerad apparatur och teknologiskt 

kunnande, varför den bör läggas ut på andra institutioner. Men 

riksarkivet måste som ansvarigt sektorsorgan även i sådana fall 

ha ett fast grepp om huvudlinjerna i forskningen. 

Det är också uppenbart, att vissa av arkivens problem i stor 

utsträckning är av stort intresse för universiteten. Dit hör den 

snabba förvaltningsrättsliga utvecklingen, där praxis och bestämmelse 

inte alltid stämmer överens. Overhuvud har forskningsadministrationen 

och arkiven mycket gemensamt, inte minst då 

det gäller att skapa klarhet i invecklade rutiner och juridiska 

irrgångar. 

Som alltmer väsentligt framstår, att någon form av vetenskaplig 

nämnd inrättas vid riksarkivet, där vi med representanter från 

arkiven och forskningen skulle kunna få ta itu med frågor av 

gemensamt intresse. En sådan nämnd skulle i likhet med riksarkivets 

övriga nämnder ha rådgivande karaktär och bli ett forum, 

där vi kunde stämma av vår verksamhet mot forskningens tankegångar, 

få nya impulser och ge i vår tur ideer och sammanhang 

till universitetens forskare. En sådan vidgad samverkan skulle 

10

vara till gagn för oss alla. Okunnighet och missförstånd skulle 

kunna elimineras på båda sidor. Vårt material skulle bättre bli 

känt och spritt. Tankarna på en nämnd av skisserat slag har legat 

till sig under några år, och tiden förefaller nu vara inne för ett 

förverkligande. Inte minst det önskade vidgade samarbetet på 

forskningsområdet motiverar den. 

4. Angelägna nya forskningsprojekt 

Bland de förslag, som framfördes i den kring årsskiftet 1982/1983 

genomförda inventeringen av lämpliga forskningsområden, fanns 

en rad ideer och uppslag: skapande av oral history-material, 

utveckling av tekniker för papperskonservering, undersökning av 

riksarkivets användarkategorier, studium av proveniensprincipens 

tillämpning liksom av gallringsideologins utveckling och 

praktiska tillämpning, datorstödda forskarservicerutiner m m. 

Mer konkret diskuterades fyra olika projektförslag: 

l. moderna mediers påverkan på arkivteorin och den praktiska 

tillämpningen, 

2. öka och förbättra forskarsamhällets användning av arkivmaterial, 

3. en total beståndsöversikt och 

4. administrationshistorisk forskning. 

En viss orientering kring dem kan tjäna som en konkretisering av 

den forskning, som är av intresse för riksarkivet som sektorsorgan. 

Moderna mediers påverkan på arkivteorin och den praktiska tilllämpningen 

skulle som mål ha att klarlägga och analysera de 

arkivteoretiska, juridiska och tekniska problem, som uppstår vid 

användning av ADB, mikrofilm, video- och ljudbandsteknik och 

vidare de förändrade arbetsformer, som tekniken kan innebära 

för arkivväsendet för att skapa möjligheter att nå sina huvudmål. 

Motiveringen för en sådan forskning är ganska självklar. Lika väl 

som användningen av moderna medier har påverkat exempelvis 

begreppet allmän handling och lett till datalagstiftning, datainspektion 

m m, så har arkivteorin och arkivvården påverkats av 

dem. Forskning och utveckling kring mediernas påverkan på 

arkivbildningsprocessen och arkivvården ur arkivteoretiska, juridiska, 

ekonomiska och källkritiska aspekter är nödvändiga för 

dagens och framtidens tillgång till forskningsmaterial och möjligheter 

till rationell återsökning. 

I samband med diskussionen om en forskning av ovan antytt 

slag har diskuterats som ett lämpligt projekt folkbokföringens 

data och skattedata. Båda har ett stort intresse för forskningen 

11

och för allmänheten. Systemen är beroende av varandra och 

rymmer en mängd problem och frågeställningar, som berör den 

offentliga förvaltningen på olika nivåer. 

Exempel på sådana frågeställningar skulle kunna vara: påverkar 

valet av moderna medier tillgängligheten av arkivmaterial för 

forskningen, ansvarsfördelningen, då det gäller arkivmaterialet 

och dess vård (tryckfrihetsförordningen och arkivförfattningama), 

myndighetemas ansvarsfördelning och arbetsformer, som 

i sin tur påverkar arkivbildning och möjligheter till återanvändning, 

kostnaderna för arkivvård och forskamas användning av 

arkivmaterial. 

Det andra projektet, som diskuterats och förts fram, är möjligheten 

att öka och förbättra forskarsamhällets användning av arkivmaterial. 

Målet skulle då vara att med den moderna teknikens 

hjälp, registrering och publicering sprida kännedom om och utveckla 

sökmöjligheterna i materialet. Genom en grundlig analys 

skulle forskarsamhällets utnyttjande av arkivmaterialet avsevärt 

kunna förbättras. 

Myndighetemas arkiv kontrolleras och görs tillgängliga genom 

arkivförteckningar. Förteckningarna upprättas efter fasta principer, 

som bygger på myndighetemas sätt att arbeta. Första sökingången 

i ett arkiv är dock inte förteckningen utan förvaltningens 

organisation, proveniensprincipen, som är enkel och tidlös. Informationsmängden 

och den moderna tekniken både ställer krav 

på och stimulerar till att utveckla återsökningsmöjlighetema. 

Detta borde också öka forskamas användning av material inom 

olika områden. Samtidigt som man skulle få en större överblick 

över materialet, skulle man på det sättet även kunna få till stånd 

en ökad gallring av mindre väsentligt material. Registeruppbyggnad, 

både manuellt och maskinellt, är en brådskande uppgift för 

arkivväsende t. 

· Ett exempel på ett konkret område vore miljövården och dess 

data, som dokumenterar förändringar i vår miljö och är väsentliga 

för forskning inom skilda vetenskaper. Lämpliga utgångspunkter 

kunde här vara inventering av material hos olika myndigheter, 

bolag och enskilda företag, en kartläggning av pågående 

miljöforskning, inventering av problemområden för kommande 

forskning, undersökning av förbättrade sökmöjligheter (databaser, 

handböcker osv) och förslag till gallring i miljödata. 

Riksarkivet saknar en sammanfattande översikt av sina cirka 

11 hyllmil arkiv och samlingar. Det har sedan decennier varit ett 

starkt önskemål att få till stånd en total beståndsöversikt. De 

spridda ansatserna hittills visar, att, om det hela skall förverkligas, 

det förutsätter ett särskilt projekt. En totalöversikt skulle 

vara av stort värde både för riksarkivet och forskarna. En rad 

uppgifter om varje arkiv/samling skulle analyseras, systematise- 

12

as och redovisas. Uppgifterna finns delvis i äldre promemorior, 

uppsatser, förteckningsinledningar m m men måste kompletteras 

med ett ingående studium av själva arkivmaterialet. På detta sätt 

skulle man också skapa förutsättningar för en länkning av arkivinformationen 

mellan bestånd och samlingar. Samband och alternativa 

källmaterial skulle vidare uppdagas eller bli klarare belysta. 

Arbetet förutsätter god förtrogenhet med riksarkivets material 

och interna rutiner och måste därför utföras av verkets tjänstemän. 

Varje fördjupad undersökning av ett arkivbestånds uppkomst, 

struktur och förändringar däri över tid leder in på administrationshistoriska 

förhållanden. Först sedan de är klarlagda, kan 

man se arkivmaterialets fulla informationsvärde. Ett sådant projekt 

är därför viktigt. För riksarkivets del är det främst statsmakterna 

och centralbyråkratin, som står i centrum för intresset. Det 

finns inom både riksarkivet och landsarkiven ett starkt behov av 

en forskning, där den administrativa utvecklingen bildar utgångspunkten, 

även om huvudsyftet ytterst är att belysa arkivbildningen. 

De administrativa förhållandena kan brytas ned till de enskilda 

ärendenas och kanslirutinernas nivå. Utifrån en uppföljning 

av typärenden kan beslutsprocessen följas. Givetvis måste även 

myndigheternas instruktioner, arbetsordningar och över huvud 

den grundläggande lagstiftningen studeras. Att ta upp hela statsförvaltningen 

för ett administrationshistoriskt projekt kan självfallet 

inte komma i fråga. I stället måste ett visst område väljas 

ut. Från olika håll har därvid utbildningsfrågornas behandling 

och därav bildade arkiv framförts som lämpliga. 

Självfallet har också tidigare administrationshistorisk forskning 

förekommit, även om intresset på universitets- och högskolenivå 

länge varit begränsat. statsförvaltningens arbetsformer 

och funktionssätt har på skilda sakområden fått sin belysning, 

men sällan har de utgjort det primära forskningsobjektet, och än 

mindre har arkivbildningen berörts annat än indirekt. Trots detta 

måste sägas, att ett administrationshistoriskt forskningsprojekt 

väl skulle lämpa sig för ett organiserat samarbete mellan universitet 

och riksarkiv. 

5. Den nännaste framtiden 

I det föregående har jag mot bakgrund av regeringens deklarerade 

avsikt med forskning inom arkivsektorn diskuterat olika problem: 

institutionell planering, forskning inom arkivens ram, institutionella 

aspekter. Jag har också redogjort för det nu· aktuella 

forskningsläget och vad som konkret kunde göras inom fyra olika 

delområden. 

13

Vid sommarens diskussioner om hur de tilldelade 100 000 kronor 

för detta innevarande budgetår 1984/85 bäst skulle kunna 

utnyttjas framstod det efterhand som ett allt viktigare område att 

satsa på just en total beståndsöversikt. U11der hösten 1984 har 

därför bestämts, att en sådan inriktning på riksarkivets nya forskning 

skall prioriteras. De blygsamma medlen och svårigheten att 

kunna friställa kompetent folk för uppgiften har dock endast 

medgivit halvfart. Själva det grundläggande arbetet utförs av 

förste arkivarien Folke Ludwigs med biträde från sektioner och 

enheter. Han inriktar sig i första hand på Kungl Maj:ts kanslis 

arkiv, riksdagens arkiv och de centrala myndighetemas arkiv. 

Även om en totalöversikt eftersträvas, behöver emellertid inte 

en och samma person göra hela arbetet. Det kan vara mera 

ändamålsenligt att vissa specialbestånd specialbehandlas. Därför 

planeras särskilda översikter för kammararkivet (med kammarkollegiet), 

de enskilda arkiven och kommittearkiven. Också medeltidshandlingama 

kommer att presenteras särskilt, men denna 

presentation kommer att ingå i en större enhet. 

En referensgrupp med arkivrådet Josef Edström som ordförande 

kommer att följa arbetet. F riksarkivarien Åke Kromnow 

har lovat att ställa sina stora kunskaper till förfogande och ingå i 

referensgruppen. Övriga ledamöter är förste arkivarierna Helmut 

Backhaus, James Cavallie, Lennart Lundquist och Kari Tarkiainen. 

Hur lång tid arbetet kommer att ta, är omöjligt att säga, men 

tanken är, att det skall bedrivas skyndsamt och resultera i fem a 

sex tryckta volymer. 

Det kan förefalla som ett mycket blygsamt resultat, att tills 

vidare endast arbetet på en total beståndsöversikt kommer i 

fråga. Avgörande har här varit, att den erhållna summan på 

100 000 kronor per år inte medger alltför stora satsningar. Det 

hör också till bilden, att tillgången på lämpliga forskare, som kan 

friställas för dessa nya forskningsuppgifter, inte är obegränsad. 

Tvärtom lägger just bristen på en sådan bestämda hinder i vägen 

för en alltför snabb expansion. Avsikten är dock, att vi efterhand 

dels skall kunna tillföra mer forskningspengar, dels också bygga 

ut forskningsuppgifterna. 

Uppenbart är, att arkiven i den nya situationen mött en utmaning 

och en möjlighet till förnyelse. De forskningsuppgifter, som 

här skisserats, skulle innebära en stor stimulans men också en 

väldig kraftansträngning, inte minst på den personella sidan. Det 

påbörjade arbetet med en beståndsöversikt ger oss möjligheter 

att inom en snäv ekonomisk ram ändå få ut ett viktigt resultat 

under överskådbar tid. Kvar står sedan ett antal stora uppgifter, 

som väntar på sin insats, sina resurser och sina resultat. 

14

Summary. Research within the State arehivat sector. By Sven 

Lundkvist 

According to the 1982 Riksdag resolution concerning research 

policy, institutions and agencies are to be fully responsible for the 

programmes and finances of their own research and development 

work, including the long-term accumulation of knowledge. For 

the fiscal year 1984/85 the National Archives has been allocated 

SEK 100,000 for its own institutional research. One object is to 

improve the utilization of the results of current activities, mainly 

questions of arehivat methods and procedures, but the approaches 

of the scientific disciplines should also be taken inta consideration. 

These researehes cancern the professional profile of 

archivists and will demoostrate how necessary it is for them to 

have pursued advanced postgraduate studies. Otherwise they will 

not be capable of performing important parts of their work. 

Relations between institutional and private research, the need 

for post-appointment arehivat training, among other things in the 

form of research seminars, and cooperation between archives, 

universities and other institutions are questions discussed in the 

article. 

Before the Goverriment bad presented its bill conceming research 

policy, the National Archives and the regional archives 

made an inventory out of which there crystallized four different 

projects: l) the influence of the new media on arehivat theory 

and its practical application, 2) the increase and improvement of 

the use of arehivat materials by researchers, 3) a complete guide 

to the holdings and 4) research on administrative history. The 

artide contains an introduction to these four projects and also 

same concretization. 

The allocated sum of SEK 100,000 will be used for a guide to 

the holdings. The modest sum and the difficulty of disengaging 

competent personnel does only allow of progression at halfspeed. 

The work is being done by one man with the aid of 

seetians and units. Same special holdings will be dealt with 

separately. This is w hy there will appear separate guides to the 

Treasury Archives (including the Board of the Treasury), the 

private archives and the committee archives as well as to the 

collection of medieval documents. A special reference group has 

been appointed with Deputy Archivist Josef Edström as chairman. 

15

ärenden. Vidare hör hit förordningen (1976:1105) om arkiv i 

regeringskansliet. Till de departementala föreskrifterna räknas 

bl a arkiveringsföreskrifter och arkivbildningsplaner, säkerhetsföreskrifter 

och föreskrifter om registrering av allmänna handlingar. 

A v avgörande intresse för de frågor som behandlas här är de 

interna arkiveringsföreskrifterna. De är i stort sett likalydande 

för alla departement och utfärdas av resp departementschef. Ett 

särskilt avsnitt· i föreskrifterna handlar om aktbildningen. Det 

framgår av föreskrifterna, att samtliga arkivhandlingar som hör 

till resp ärende skall sammanföras och ingå i den akt som bildas. 

För bedömande om en handling skall anses vara arkivhandling 

hänvisar de interna föreskrifterna till de riktlinjer som riksarkivet 

meddelat i cirkuläret (1968:473) om tillämpningen av allmänna 

arkivstadgan. Särskilt framhålls i föreskrifterna att 

"till arkivhandlingar räknas även minnesanteckningar och promemorior 

varigenom ärendet har tillförts sakuppgifter av betydelse 

för avgörandet eller som i övrigt innehåller uppgifter av 

värde för departementet. Däremot räknas inte anteckningar 

och meddelanden av endast tillfällig betydelse som arkivhandlingar. 

Inte heller utkast, kladdar och liknande arbetspapper 

hör dit, om deras betydelse upphör i och med att ett slutligt 

arkivexemplar upprättas. Detta innebär att bl a utkast, manuskript 

och delningskorrektur till propositioner, författningar, 

utredningsdirektiv, interpellationer m m inte skall ingå i den 

färdiga akten. Detta material förstörs när det inte längre behövs 

för det löpande arbetet. Konceptkopior som använts för 

gemensam beredning med annat departement skall bevaras, 

såvida inte den gemensamma beredningen noterats på originalkonceptet 

som bevaras." 

Det bör observeras, att de handlingar som ingår i en färdigbildad 

akt är allmänna handlingar och således skall utlämnas på 

begäran såvida de inte omfattas av sekretess. , 

Konkret innebär föreskrifterna att den som inom departementet 

svarar för aktbildningen - normalt vederbörande chef för 

arbetsenhet (motsvarande) eller den som föredragit ärendet i 

departementet- skall avgöra vad som skallläggas till akten med 

ett undantag. Undantaget avser just utkast, manuskript och delningskorrektur 

till propositioner, författningar, utredningsdirektiv, 

interpellationer m m. Detta material skall som framgått utrensas. 

3 

3 Jfr R Hedman, Tillkomsten av begreppet arkivhandling, Arkivvetenskapliga 

studier, Femte samlingen, ed L O Berg m fl, Sthlm 1981.- Se även P Vinde, 

Hur Sverige styres, Falköping 1968, ang synen på de mycket viktiga interna 

budgetpromemoriorna som upprättas i kanslihuset, a a sid 151, 204. De betraktas 

som arbetsmaterial och bevaras inte. 

19

Om vi går tillbaka till gåp.gen av en reforms framväxt kan vi i 

anslutning till vårt typexempel (ovan s 18) alltså säga följande. 

b. Innan utredningsdirektivet blir utredningsdirektiv har ett utkast 

diskuterats i olika varv inom regeringskansliet. Endast slutprodukten 

bevaras, tidigare versioner utrensas. Det slutliga direktivet 

ingår i regeringsprotokollet som bilaga till beslutet att 

tillsätta en utredning. 

c. Om arbetet sker i en kommitte bevaras kommittens handlingar 

i ett särskilt kommittearkiv. I arkivhänseende lyder kommitten 

under allmänna arkivstadgan. Om arbetet sker internt i departementet 

kan det bildas en del handlingar, som i slutvarvet ev 

läggs till regeringsakten. 

d. Utredningsförslaget (SOU, Ds, PM etc) jämte remissvar fogas 

till regeringsakten. 

e. Vid den interna departementsberedningen uppkommer ev en 

del handlingar, promemorior, viss skriftväxling etc. Avgörande 

för hur mycket av detta material som fogas till akten är vederbörande 

tjänstemans bedömning. 

f, g. Utkast till ev lagrådsremiss och proposition delas dvs sänds 

för synpunkter till olika mottagare, endast slutprodukten bevaras. 

Det exemplar av lagrådsremissen och propositionen som 

kvarstannar hos regeringen ingår som bilaga till regeringsprotokollet. 

Propositionsakten innehåller normalt endast utredningsbetänkandet, 

inkomna remissvar, ev inkomna skrivelser som 

sammanhänger med utredningen samt ev lagrådets yttrande. 

Den akt som bildats till den inledningsvis omnämnda propositionen 

om turist- och rekreationspolitiken m m består av sammanlagt 

tre arkivkartonger med handlingar i A4-format. Handlingama 

utgörs av tre betänkanden i serien SOU och ett ingående 

i departementets egen serie för utredningar m m (Ds Jo). Vidare 

ingår i akten de remissvar som inkommit med anledning av 

nämnda betänkandens remitterande. Detta är allt. De motsättningar 

som Svegfors påtalat i fråga om hanteringen av propositionen 

(ovan sid 17) kan med andra ord inte spåras alls i det 

bevarade aktmaterialet i regeringskansliet. 4 

Det kan vara av intresse att se hur de interna arkiveringsföreskrifterna 

tillkommit. 5 

• Ett annat exempel. Den viktiga löntagarfondspropositionen 1983/84:50 har 

endast resulterat i en akt om fyra arkivkartonger, tryckta utredningar, remisssvar 

samt inkomna protestlistor mot införandet av löntagarfonder. Jfr E Åsard 

i hörnartikel i Dagens Nyheter 1984-04-05. Åsard har för att kartlägga löntagarfondsutredningens 

arbete intervjuat "åtskilliga politiker och experter". 

Arkivet efter utredningen har uppenbarligen inte givit mycket. 

5 Jfr R Hedman - B Hammarlund, Utveckling av en arkivorganisation - 

departementen och deras arkiv. Arkiv, samhälle och forskning, Svenska arkivsamfundets 

skriftserie, nr 20, Sthlm 1978. 

20

fen i finansdepartementet följande vad avser förslaget om uttagande 

av delningsexemplar till propositioner och författningar 

mm: 

"Anm: Uppenbart föreligger här en gallringsfråga av relativt 

stor räckvidd och betydenhet. Det är ju självklart att korrekturexemplar 

av t ex omfattande propositioner med endast ändringar 

av teknisk art måste utgallras. Såvitt det är känt kan det 

emellertid dels på delningsexemplaren förekomma betydelsefulla 

och ibland tämligen utförliga anteckningar, dels finnas i 

skrivelseform bifogade upplysnmgar och yrkanden från tillfrågade 

personer eller myndigheter, som ej redovisas på annat 

håll. Materialet måste anses vara av vikt såväl för den rätta 

förståelsen av utfärdade författningar som för historisk forskning 

i allmänhet. Det torde kunna jämställas med sådana 

minnesanteckningar och PM, varom det talas i det föreliggande 

förslaget p 7:4. Riksarkivet anser det angeläget att det 

sparas antingen så att det lägges i akten eller att särskild biakt 

bildas, för vilka lämpliga sekretessföreskrifter utverkas. " 8 

Riksarkivets förslag om särskilda sekretessregler för materialet 

diskuterades ingående i kanslihuset, enligt muntlig uppgift till 

undertecknad av dåvarande expeditionschefen i finansdepartementet 

Nils Fjellander, även av ledamöter av regeringen. Det 

ansågs därvid, att det inte var möjligt att konstruera särskilda och 

hållbara sekretessregler för denna typ av material. 

Finansdepartementets nya arkiveringsföreskrifter utfärdades 

den 20 april 1970. I avsnittet om iordningställande av akt heter 

det nu att" delningskorrektur till propositioner och författningar 

samt kopior som använts för gemensam beredning med annat 

departement uttages. De förstöres när de ej längre behövs för det 

löpande arbetet". 

Finansdepartementets föreskrifter utsändes till samtliga departement 

som mall. Senare utarbetade arkivsektionen inom departementens 

organisationsavdelning (numera arkivenheten inom 

regeringskansliets förvaltningskontor) en ny mall som byggde på 

finansdepartementets föreskrifter. Organisationsavdelningens 

mall har sedermera reviderats i vissa avseenden, men alltjämt 

gäller vad ovan sagts (se sidan 19). 

Under 1970-talet utfärdades nya arkiveringsföreskrifter i de 

olika departementen. De revideras fortlöpande vid behov. 

Grunden för utrensningen av korrektur etc i de sammanhang 

• Riksarkivet till expeditionschefen i finansdepartementet, 17.04.1969, RA dnr 

1432/62. 

22

som behandlats ovan är självfallet att materialet betraktas som 

arbetsmaterial, att det inte har karaktär av allmänna handlingar. 9 

Övervägande delen av exempelvis korrekturexemplar speglar 

endast ändringar av teknisk art och saknar egentligt intresse. 

Vissa korrektur kan emellertid innehålla politiskt mycket intressanta 

anteckningar, spegla olika uppfattningar bland ansvariga 

politiker etc. Det är naturligt att man från politiskt ansvarigt håll 

inte betraktar sådant material som allmänna handlingar med de 

konsekvenser det skulle få. 

Det är lika naturligt att representanter för forskningen gärna 

skulle se att detta material bevaras. 

Kan man då göra någonting? Kanske är tiden mogen för en ny 

diskussion om särskilda sekretessregler för de delar av korrekturmaterial 

etc som bedöms intressanta. 10 Det bör undersökas om 

det efter den nya sekretesslagens tillkomst finns förutsättningar 

härför. 

Ä ven om ingen ändring i regelverket skulle komma till stånd är 

det viktigt att inom nuvarande system ·propagera för ett "historiskt" 

tänkesätt, att få politiker och tjänstemän att förstå att 

arkivhandlingar erbjuder det enda sättet att konversera med 

kommande generationer. För att ett sådant samtal skall bli intelligent 

gäller det att vara så fullständig som möjligt. Privata 

dagboks- och minnesanteckningar blir vid sidan av det officiellt 

bevarade materialet mycket viktiga. De kan omhändertas av 

allmänt arkiv eller myndighet utan att för den skull bli allmänna 

handlingar. Det är tryckfrihetsförordningen som under vissa förutsättningar 

erbjuder den möjligheten. 

slutligen skall här bara konstateras, att akterna till vanliga 

förvaltningsärenden etc inte är "problematiska" på samma sätt 

som de "politiska" akterna. De torde i allmänhet kunna betraktas 

som innehållsrika. De speglar verksamheten inom regeringskansliet 

på ett fullgott sätt. 

• Jfr resonemangen i prop 1975/76:160, Nya grundlagsbestämmelserang allmänna 

handlingars offentlighet. Observera även 1960 års offentlighetskommittes 

förslag till särskilda sekretessregler för bl a utkast och förslag till myndighets 

beslut. 

10 I den diskussion i denna fråga som ägde rum vid arkivsamfundets sammankomst 

den 23 oktober 1984 var KU :s ordförande O Svensson för sin del positivt 

inställd till tanken att i ökad utsträckning bevara bakgrundsmaterial till propositioner. 

23

Summary. Filing in the Government Offices. Some Reflexions. 

By Rune Hedman 

The author analyzes the filing system in the Government Offices. 

The study is limited to the government bills, i. e. typical political 

questions. lt must also be said that the study doesn't discuss the 

system in the Foreign Office. 

A typical reform can develop as the followjng example shows. 

a. Demand for a reform (inside or outside the government) 

b. Directions for a commission 

c. Work in-the commission 

d. Report 

e. Consideration by authorities etc 

f. Preparation in the ministry 

g. Law-drafting board if necessary 

h. Government bill 

1. Debate and resolution in the Swedish Partiament 

j. Promulgation of an act, statute etc. 

In all these moments there are produced a lot of records. Bu t the 

investigation shows that very few of the records are saved in the 

files. All drafts, typescripts with proposed alterations, proofs 

which have been sent for consideration in the ministries etc are 

destroyed when the work is finished. The reason forthat is out of 

consideration for the Swedish constitution saying that everybody 

has the right to inspect what are called "allmänna handlingar"; i. 

e. public documents. Fundamental for the concept of public 

documents is their nature of beeing finished in the authority or 

beeing received from outside the authority. Working material 

can mirror differences of opinions and could be utilized of the 

political opposition. The author is well aware of the loss to 

historical research such a viewpoint brings about and proposes an 

inquiry in to the possibility to obtain protection of secrecy for that 

type of documents. 

24

Forskningen och kommittearkiven- problem och 

utvecklingsmöjligheter 

Av Kent Zetterberg 

De statliga utredningarnas arkiv är ett mycket viktigt forskningsmaterial, 

som tyvärr är svåröverskådligt och delvis problematiskt 

att utnyttja för forskningen. De i riksarkivet förvarade statliga 

kommittearkiven (beståndet av äldre kommitteer fram till 1900 

resp yngre kommitteer fr o m 1901) har tidigare skildrats av 

Staffan Smedberg (ASF 1976, s 83-93), som i en utmärkt studie 

behandlat kommitteväsendets långa tradition i Sverige, riksarkivets 

löpande kommittebestånd, årliga accessioner, registrering 

och sökmöjligheter m m. (RA är arkivmyndighet för kommitteer 

och kommissioner inom samtliga departement; deras arkiv skall i 

princip avlämnas inom tre månader efter utredningens upphörande). 

I denna uppsats skall särskilt forskningsaspekten läggas på 

kommittearkiven. Utgångspunkten är att forskare ofta visat sig 

ha svårigheter vid utnyttjandet av kommittearkiven. Dessa svårigheter 

beror delvis på proveniensmässiga och strukturella problem 

i kommittearkiven som sådana, men även på outnyttjade 

sökmöjligheter. 

Uppsatsen indelas i fyra delar enligt följande: 

l. Klassificeringen av statliga utredningsarkiv (kommittearkiven) 

2. Proveniens- och strukturproblem i kommittearkiven 

3. Sökvägar för forskningen i kommittearkiven 

4. Möjligheter att förbättra återsökningen i kommittearkiven 

Klassificeringen av statliga utredningsarkiv (kommittearkiv) 

Den statliga utredningsverksamheten i Sverige har gamla anor. I 

riksarkivet finns statliga s k kommittearkiv bevarade sedan 1600talet 

med ett omfång på över 3 000 hyllmeter. Gränsen mellan 

utredande och förvaltande kommitteer är ofta svår att dra, men är 

vägledande för vilka kommittearkiv som kommer att inordnas i 

riksarkivets löpande kommittebestånd. I detta skall i princip 

endast av regeringen tillsatta, utredande kommitteer ingå. Vissa 

kommitteer kan dock ha haft både utredande och förvaltande 

uppgifter - verksamheten kan dessutom ha skiftat över tiden - 

varför en gräns får dras mellan organ av myndighetskaraktär 

(finns upptagna i statskalendem) och mer tillfälliga utredningar 

25

enligt riksdagsberättelsen resp kommitteberättelsen. En inte 

ovanlig utveckling kan t ex vara att en reguljär utredning övergår 

till att bli en delegation för en viss typ av frågor inom ett departement 

(i kommitteberättelsen 1984 uppräknas 16 delegationer, 

bl a för olika forskningsområden, arbetstidsfrågor, energi-, försvars-, 

demokrati-, bostads- och glesbygdsfrågor). Av delegationerna 

kan sedan i sin tur bildas nya myndigheter, t ex delegationen 

för energiforskning (DFE), bildad 1975, som den 1/7 1982 

blev energiforskningsnämnden, EFN. Arkivmässigt medför detta 

att delegationernas arkiv inordnas i kommittearkiven medan den 

nya myndighetens arkiv blir helt skilt och självständigt. 

I de äldre kommittearkiven före 1901 förekommer dessutom 

kommissioner av dömande karaktär (kommissarialrätter, undersökningskommissioner) 

m m, vilka inte ryms inom den moderna 

kommittedefinitionen. Dessa ingår dock av tradition i sviten av 

äld.re kommittearkiv. (Smedberg, ASF 1976, s 87 f). 

A ven statliga myndigheter och riksdagen och dess verk har 

kommitteverksamhet av skiftande slag. Här sker arkivbildningen 

hos resp myndighet. Ibland kan dock myndigheten ha fått regeringens 

(KM:ts) uppdrag att genomföra en utredning, vilket gör 

att mellanformer kan förekomma. Vid klassificeringen av dessa 

"utredningsarkiv" måste direktiv o d noggrant studeras för att 

utredningens karaktär skall kunna fastställas. 

Klassificering och återsökning av statliga utredningsarkiv kan 

alltså vara förenat med stora svårigheter. Följande exempel får 

illustrera detta. Exemplen är häi:ntade från krisförvaltningen under 

det andra världskriget. De statliga kriskommissionerna betraktas 

från arkivsynpunkt som myndigheter med primärt förvaltande 

uppgifter. På jordbruks/livsmedelsområdet verkade under 

kriget Livsmedelskommissionen (LK) med en rad planerande 

och utredande funktioner. Vid sidan av LK fanns dock fristående 

utredningar som arbetade med jordbrukets och livsmedelshanteringens 

kristidsproblem. Tre av regeringen tillsatta utredningar 

fanns t ex rörande jordbrukets inriktning vid försvårad tillförsel, 

avspärrning eller krig; vidare i fråga om lagringsfrågor på Gotland 

samt i fråga om inhemsk kalitillverkning. Låt oss kort följa 

dessa tre utredningars arkivbildning. 

Exempel 1: Jordbrukets inriktning vid försvårad tillförsel m m. 

sakkunnig prof Åke Åkerman, tillsatt sept 1938, färdig hösten 

1939 med hemligt betänkande. Utredningen nämns ej i A Lindberger, 

Fört över statliga utredningar 1904-45 (utg av riksdagsbibl1953). 

Betänkandet återfinns i LKs arkiv, Prod.avd, F l, nr 

l, RA. 

Kommentar: Denna hemliga utredning har inte tagits upp i officiella 

tryck och översikter. Den sakkunnige har tillsatts av KM:t 

26

innan krisförvaltningen började arbeta, men utredningen har 

arkivlagts i Livsmedelskommissionens arkiv, dvs i ett av kriskommissionernas 

arkiv, när den blev färdig hösten 1939. Utredningen 

har inte haft någon förvaltande karaktär men kan delvis sägas ha 

tillkommit inom en myndighet, dvs i detta fall LK. Arkivmässigt 

hör den i första hand till de statliga kommittearkiven, men den 

arkivläggning som gjordes hösten 1939 i LKs arkiv låter sig 

försvaras med att utredningen blev en integrerad del av LKs 

naturliga verksamhetsområde vid denna tid. För forskningen är 

det som synes mycket svårt att lokalisera arkivet efter denna 

utredning. (Jfr L. Friberg, Styre i kristid, Sthlm 1973, s 391). 

Exempel 2: Utredning rör. lagringsförhållandena på Gotland. 

Den sakkunnige direktören C L Lamberth tillkallades enligt nåd. 

bemyndigande den 25 sept 1942. Han undersökte åtgärder för 

upplagring av vissa varor på Gotland till förebyggande av brist 

under eventuell avspärrning från fastlandet på grund av ishinder. 

Uppdraget slutfördes 1942. Lindberger, a a, nr 1117). 

Kommentar: Denna utredning rörde möjligheterna att klara en 

avspärrning av Gotland från försörjningssynpunkt. Den arbetade 

inom "krisdepartementet" folkhushållningsdepartementet och 

slutfördes på några månader. Lindberger har i sin förteckning 

över statliga utredningar 1904-45 ingen uppgift om arkivets öde. 

Det ingår inte heller i RAs löpande kommittearkiv. Möjlighet 

finns givetvis att arkivet inte har bevarats på central nivå. En 

undersökning av folkhushållningsdepartementets arkiv gav inget 

klarläggande. Utredningen nämns ej i diarierna och har inte 

kunnat återfinnas i vare sig det öppna eller det hemliga arkivet. 

(Det bör påpekas att termen det hemliga arkivet normalt kvarstår 

även sedan delar av arkivet, eller rentav hela det hemliga 

arkivet, inte längre faller under sekretess). Bemyndigandet för 

utredningen finns däremot i registraturet (folkh dep 25 sept 

1942). 

Detta fall illustrerar tydligt de svårigheter forskningen kan 

råka ut för vid sökandet av utredningsarkiv. Ibland går det inte 

att lokalisera några arkivhandlingar, vilket dock inte behöver 

betyda att de är helt. förkomna. I vissa fall kan det vara en 

bristande diarieföring som försvårar sökandet, i andra fall en 

vacklande arkivordning. 

Exempel3: Kalihaltiga gödselmedel. Utredning ang möjligheterna 

att ur inhemska råmateriel tillverka kalihaltiga gödselmedel. 

(Avg den 30 juni 1943.) Fol Maskinskrift, 60 s, l plansch. RA 

744. 

Den sakkunnige direktören Sven Nordengren tillkallades en- 

27

ligt nåd. bemyndigande den l april 1942. Utredningen lades till 

grund för KM:ts beslut den 8 juli 1943 om anslag till försök att 

utvinna kalihaltiga gödselmedel ur svenska bergarter. 

Kommentar: Denna utredning har följt normalmönstret, har avgivit 

ett lätt åtkomligt betänkande och levererat sitt kommittearkiv 

till riksarkivet där det nu ingår i det reguljära kommittebeståndet 

som komm nr 744. Skulle alla statliga kommitlearkiv 

bildas efter detta mönster vore det självfallet till stor hjälp för 

forskningen- men verkligheten ser tyvärr annorlunda ut. 

Klassificeringen av kommitlearkiv bjuder även andra svårigheter. 

Kommittehandlingar som inte har ordnats reguljärt och inte 

har inordnats i RAs kommitlearkiv eller införlivats med konseljakterna, 

är t ex ofta mycket svåra att finna. I vissa fall kan de 

finnas bevarade hos någon statlig myndighet - trots att de i 

princip är av regeringen tillsatta kommitteer - i andra fall hos 

privatpersoner, bibliotek m m. Varje år lyckas riksarkivet identifiera 

ett antal sådana arkiv och införliva dessa med kommittebeståndet, 

men tyvärr · kvarstår åtskilliga luckor, särskilt längre 

tillbaka i tiden. Det är inte helt ovanligt att kommittehandlingar 

påträffas i "sumpar" av olika slag, med mycket skiftande proveniens, 

där man knappast skulle förvänta att finna just den typen 

av handlingar. Ibland kan man inte heller helt utesluta möjligheten 

att handlingar efter en kommittes arbete finns utspridda på 

flera håll, t ex i form av en del i ett myndighetsarkiv och en del i 

det reguljära kommitlearkivet i riksarkivet. 

De hemliga utredningarna medför särskilda problem för forskningen. 

Arkivmässigt har de vanligen hanterats med mycket stor 

noggrannhet men forskningsmässigt är det svårt att skaffa sig en 

överblick över detta material. Eftersom varje departement dessutom 

har utvecklat sin egen stil i fråga om diarieföring och 

arkivordning är det inte lätt för en forskare att skapa sig klarhet 

om detta. Vissa departement har således kvar hela sina hemliga 

arkiv- hit hör till exempel finansdepartementet- medan andra 

har levererat till riksarkivet handlingar som är ca 20-30 år och 

äldre. För forskaren gäller det sedan att via diarier, protokoll och 

registratur etc lokalisera de sökta handlingarna. Diarierna till de 

hemliga arkiven är i princip öppna. Vissa problem kan dock 

uppkomma när hemliga uppgifter har förts in i diariet, något som 

man får ta ställning till från fall till fall. Huvudprincipen bör 

givetvis vara att diarierna inte innehåller hemliga uppgifter som 

sådana. 

Som framgått av genomgången av "Gotlands-utredningen" 

från folkhushållningsdepartementet 1942 kan det någon gång 

vara mycket svårt att finna hemliga betänkanden och arkivhandlingar. 

Orsakerna till detta är mångahanda. Det viktiga för forskningen 

är givetvis att den inte får fram det sökta arkivet, eller i 

28

extremfall inte ens kan klarlägga vad utredningen ledde fram till, 

vilket förslag som utformades etc. 

Proveniens- och strukturproblem i kommåttearkiven 

Enligt gällande förordningar skall kommittearkiven hållas väl 

samlade. Handlingarna skall bevaras, vårdas och hållas ordnade. 

Ansvaret för detta åvilar i första hand kommittens sekreterare. 

(Vid särskild utredare åvilar ansvaret denne). Denna vårdnadsskyldighet, 

reglerad i allmänna arkivstadgan och kommitteförordningen, 

betyder även att kommitten inte får överlåta eller 

utgallra arkivhandlingar annat än efter beslut av regeringen eller 

riksarkivet (15 §allmänna arkivstadgan 1961:590). 

Tyvärr finns det många exempel i äldre tid på att kommitteerna 

inte har respekterat bestämmelsen om att hålla arkivet 

ordnat. I vissa fall har kommitteer överlämnat arkivhandlingar 

till myndigheter, andra utredningar, bibliotek, museer m fl utan 

att koppla in vare sig regeringen eller riksarkivet. Att rekonstruera 

dessa förfaringssätt är både svårt och tidskrävande och 

ger många gånger inga entydiga resultat. I äldre tid var kommitteernas 

och kommissionernas arkivbildning ofta utan någon större 

stadga och överlämnadet av kommittearkiven till riksarkivet 

lämnade åtskilligt övrigt att önska. Samtidigt hade riksarkivet 

II;J.ycket små möjligheter att bedriva en uppsökande verksamhet 

på fältet. 

Avgränsningen av vad som är kommittear kiv kan aldrig bli helt 

strikt. Kommittearkiven skall i princip gälla statlig utredningsverksamhet, 

vara tidsbegränsade och återgå på särskilda regeringsbeslut. 

Med denna definition utesluter man bl a förvaltande 

utredningar (kommissioner) och statliga utredningar som inte 

kan påvisas vara grundade på regeringsbeslut. Däremot får man 

inte, vilket kanske många i förstone skulle tro, en avgränsad 

numerär av "kungliga" utredningar (av regeringen tillsatta utredningar), 

vilka antingen har slutförts eller avbrutits och vars resultat 

man kan avläsa i form av betänkanden o d och i form av 

bevarade kommittehandlingar eller reguljära kommittearkiv i 

riksarkivets kronologiska, löpande serie. Så lätt är det tyvärr inte 

att fånga in den mångskiftande statliga utredningsverksamheten. 

även om man som här begränsar sig till de av regeringen tillsatta 

utredningarna (kommitteer, kommissioner, delegationer m fl benämningar). 

Den skiftande arkivbildningen i kommittearkiven under en 

period av över 300 år skapar åtskilliga problem för forskarna. 

Från provenienssynpunkt kan t ex en rad avvikande drag konstateras 

i arkivbildningen i kommittearkiven. 

29

Under perioden 1916-1961 (SFS 1916:473, SFS 1961:590) 

fanns det möjlighet att införliva kommittearkiven med departementsarkiven 

genom att lägga handlingama till departementets 

akt i ärendet (konseljakter). Som en följd av denna bestämmelse 

finns det en mängd "kommittearkiv" av irreguljär karaktär i 

departementsarkiven. De finns normalt inte upptagna i RAs 

kommitteregister och har inte givits något s k kommittenummer. 

Här finns en stor forsknings- och utredningsuppgift både rörande 

de äldre kommissionerna fram till år 1900 och rörande de yngre 

kommitteerna för tiden därefter. Dessa kommittehandlingar 

(kommittearkiv) bör lokaliseras, definieras och presenteras för 

forskningen i framtiden. 

Inte heller de till riksarkivet levererade kommittearkiven är 

strikt sammanhållna till ett bestånd. Ä ven här föreligger således 

ett avsteg från proveniensprincipen. I flera myndighetsarkiv, t ex 

kammarkollegium och kommerskollegium, förekommer arkiv, 

eller delar av arkiv efter äldre kommissioner och kommitteer. I 

krigsarkivet finns ett bestånd arkiv efter krigskommissioner, vilka 

rätteligen hör hemma i RAs bestånd av äldre kommittearkiv. 

Dessa förvaras sedan gammalt i krigsarkivet. 

En systematisk genomgång av centrala myndigheters arkiv 

skulle säkerligen uppenbara åtskilliga kommittearkiv liksom delar 

av kommittearkiv i form av olika handlingar. Utgångspunkten 

för en sådan undersökning kunde vara ämbetsverkens till riksarkivet 

insända arkivförteckningar. En förutsättning för återsökningen 

är därvid givetvis att kommittehandlingar/kommittearkiv 

går att identifiera utifrån förteckningarna. Självfallet förekommer 

dock oordnade handlingar, där kommittehandlingar kan 

tänkas ingå, liksom serier där man knappast kan ana sig till 

kommittehandlingar men i vilka de likafullt förekommer. 

Ett annat avsteg från proveniensprincipen är att man i de äldre 

kommittearkiven även har lagt kommitteernas (kommissionernas) 

egna skrivelser till Kungl Maj:t i original. Dessa skrivelser 

till KM:t har således brutits ur sitt arkivmässiga sammanhang 

(=Till KM:ts kansli inkomna skrivelser) och infogats i de äldre 

kommittearkiven. 

Utöver detta råkar den enskilde forskaren ibland ut för kommittearkivens 

strukturproblem. Arkivet innehåller helt enkelt 

inte de handlingar man kunde förvänta sig, vare sig det nu gäller 

protokoll, korrespondens, arbetshandlingar eller annat material. 

Här tvingas man konstatera att kommittearkivens struktur och 

omfång är mycket skiftande, vilket gör att vissa utredningars 

arbete tyvärr är dåligt dokumenterade i kommittearkiven. 

30

Sökvägar för forskningen i kommittearkiven 

Ordningsprinciperna för kommittearkiven har tidigare redovisats 

av Staffan Smedberg (Smedberg, ASF 1976, s 88 f). Kortfattat 

kan man säga att de äldre kommittearkiven t o m år 1900 är 

ordnade ämnesmässigt och i kronologisk ordning. Fr o m år 1901 

och framåt gäller enbart en kronologisk ordning enligt vilken 

kommittearkiven ges en löpande numrering i den ordning de har 

levererats till riksarkivet. (Efterleveranser ges inget nytt kommittenummer 

men däremot ett nytt accessionsnummer). 

I de moderna kommittearkiven "blandas" alla typer av ämnen, 

hemmahörande inom de olika statsdepartementens verksamhetsområden, 

ordnade och förtecknade i löpande kronologisk följd. 

En forskare som intresserar sig för t ex försvars- eller justitiekommitteer 

- eller utredningar inom dessa övergripande ämnesområden- 

har svårt att få en samlad bild. 

Den tidigare ämnesmässiga ordningen - vars huvudavdelningar 

följde statsexpeditionerna inom Kungl Maj:ts kansli 

(utrikes-, krigs-, justitie-, civil- och finans-, ecklesiastik-)- underlättade 

däremot ofta för forskarna. 

De sökvägar som forskaren bör följa utgör både en 

klassificerings- och systematiseringsprocess, där det gäller att 

lära sig att behärska och kombinera det officiella trycket med 

riksarkivets söksystem i fråga om statliga utredningar (kommitteer) 

för att sedan kunna värdera och bedöma innehållet i de 

bevarade kommittearkiven. Utan kännedom om helheten kan 

forskaren inte utnyttja informationen från de statlig utredningarna 

och deras arkiv till fullo. 

Den sökprocess forskaren bör följa kräver åtskillig tid och 

goda administrativa kunskaper. Erfarenhetsmässigt ger många 

forskare upp inför denna uppgift och nöjer sig med en impressionistisk 

genomgång på kommitteamrådet eller förbiser detta ofta 

mycket viktiga led i beredningsprocessen inom regeringskansliet 

(K M:ts kansli). 

Forskarens sökväg i kommittearkiven kan lämpligen indelas i 

tre moment, enligt följande: 

l) Sedan forskaren har avgränsat sin studie i tid och i fråga om 

ämne bör en grundlig genomgång göras av det. offentliga trycket 

på området. Särskilt viktigt i detta sammanhang är riksdagstrycket 

och serierna av offentliga utredningar (SOU-serien och de s k 

Ds-serierna, dvs departementsserier från de olika departementen, 

typ Ds U 1984:1 = Departementsserie Utb.dep. 1984 nr 1). 

Denna genomgång utföres med fördel på riksdagsbiblioteket, 

KB, något av universitetsbiblioteken eller annan institution med 

samlingar av offentligt tryck. I riksdagstrycket kan man genom 

riksdagsberättelsen (t o m 1974) och den s k kommitteberättel- 

31

sen (fr o m 1975)) få en överblick över vilka kommitteer som har 

varit verksamma inom de olika departementens område och med 

vilka direktiv dessa har arbetat. Dessutom lämnas uppgifter om 

kommitteernas tillsättning, sammansättning, arbetstakt, avslutning 

m m. Efter denna inledande genomgång bör forskaren vara 

väl inläst i ämnesområdet och stå bättre rustad att övergå till 

studium av otryckt källmaterial, dels från kommittearkiven i sig, 

dels från regeringsnivån, dvs behandlingen av utredningsbetänkande 

inom departement och regering. 

En komplikation i sammanhanget kan vara svårigheter att 

finna vissa äldre, tryckta kommittebetänkanden. Här bör forskaren 

utnyttja både riksarkivets bibliotek och riksdagsbiblioteket 

för att få en så god täckning som möjligt. I extremfall förekommer 

det tryckta betänkandet inte ens här, men t ex i en konseljakt 

eller i form av tidigare hemliga, tryckta betänkanden. Frågor 

i dylika fall kan riktas till riksarkivets l sektion (regeringens arkiv 

och kommittearkiven). Det bör även observeras att kommittebetänkandena 

i äldre tid avtrycktes i riksdagstrycket om än inte 

komplett. Detta upphörde 1923. 

2) Därefter vidtar moment 2 i sökprocessen. Forskaren har nu 

"ringat in" ett antal intressanta statliga utredningar och kan 

övergå till att söka arkiv efter dessa. I detta skede konfronteras 

forskaren med riksarkivets s k "huvudregister" till kommittearkiven 

efter år 1900. Detta register består av två delar; ett 

alfabetiskt register och ett kronologiskt register, ordnat efter 

kommitteernas tillsättningsdatum. Med de grundliga kunskaper 

forskaren nu förhoppningsvis har förvärvat under studiet av det 

offentliga trycket är det därefter normalt ganska enkelt att lokalisera 

och kartlägga de i riksarkivet bevarade kommittearkiven. 

För vissa, främst större kommittearkiv, finns särskilda förteckningar, 

men för de flesta kommittearkiven, särskilt de mindre, 

finns endast s k kommittekort. Dessa fungerar i praktiken som 

preliminära förteckningar. (I många fall är det knappast motiverat 

att utarbeta särskilda förteckningar. Personalresurserna räcker 

dessutom inte till för detta. Jfr Smedberg, ASF 1976, s 89). I 

detta skede upptäcker forskarna ofta att ett eller flera kommittearkiv 

"saknas" i riksarkivet eller att vissa kommittearkiv finns 

förvarade i andra arkiv, hos myndigheter m fl. Ibland saknas det 

överhuvudtaget uppgifter om handlingar efter kommittens arbete. 

3) Sedan forskaren nu har avverkat de två första leden i sökprocessen 

återstår genomgång och tolkning av de relevanta kom- · 

mittearkiven. Här uppstår ibland nya komplikationer, som har 

att göra med kommittearkivens proveniens (yttre ordning) och 

deras struktur (inre ordning). Eftersom de statliga utredningarna 

lever efemärt, och har mycket skiftande karaktär, är variationer- 

32

na i fråga om arkivens omfång, innehåll och struktur otaliga. 

Arkiven återspeglar en tillfällig utredningsverksamhet under 

mycket skiftande betingelser. Arkivteoretiskt låter sig denna typ 

av sekundär arkivbildning och arkivläggning försvaras. För forskaren 

erbjuder den dock uppenbara svårigheter både i fråga om 

återsökning av material och tolkning av detta. Kan forskaren inte 

placera in materialet i sitt rätta sammanhang och rätt tolka 

berednings- och beslutsprocessen - liksom i vissa fall arkivordningsprinciperna 

- finns det risk för felaktiga slutsatser om 

materialets omfång och bärkraft. Detta påverkar givetvis även 

forskningsresultaten. Tyvärr finns det alltför många exempel på 

publicerade studier där kunskaperna på dessa områden har varit 

bristfälliga, vilket direkt har påverkat underlag, tolkningar och 

resultat. 

För forskaren gäller det alltså inte enbart att koncentrera sig 

på de i riksarkivet befintliga kommittearkiven utan att vidga 

perspektivet till hela det statliga utredningskomplexet och relatera 

detta till beslutsprocessen i regering och riksdag. Först genom 

detta helhetsperspektiv är det möjligt att till fullo behärska olika 

"utredningsområden" och sätta in dessa i sina rätta politiska och 

administrativa sammanhang. 

Möjligheter att förbättra återsökningen i kommittearkiven 

A v det nu sagda framgår klart önskvärdheten av förbättrade 

möjligheter för återsökning i kommittearkiven. Möjligheten att 

förbättra de befintliga hjälpmedlen i riksarkivet (främst "huvudregistret") 

är begränsade. En helt annan möjlighet skulle systematiserade 

sökbegrepp kunna erbjuda. Sådana kan upprättas 

efter olika ämnen eller kategorier och i princip läggas både som 

tvärsnitt och djupsnitt över det här aktuella arkivbeståndet. Härigenom 

skulle man anknyta till den tidigare partiella ämnesordningen 

som råder i de äldre kommittearkiven fram till år 1900 

men samtidigt kunna bibehålla den alfabetiska och kronologiska 

ordning som gäller för de "yngre" kommitteerna. 

Systematiserade sökbegrepp har erfarenhetsmässigt visat sig 

mest användbara för enhetlig information. Det är t ex inte förvånande 

att de svenska biblioteken har kunnat utveckla ett klassifikationssystem, 

LIBRIS, på sådana grunder. I fråga om arkiv 

ställer sig klassificeringen betydligt mer problematisk. Statliga, 

kommunala, enskilda m fl arkiv har mycket skiftande omfång 

och karaktär. skillnaderna i fråga om struktur' homogenitet, 

proveniens m m är betydande. Detta framstår särskilt klart när 

man går ned på mikronivå i arkiven och ser till serier och enstaka 

arkivhandlingar. Här är variationsrikedomen så stor att alla typer 

33

skulle således me

possible. But of course, there must always be some exceptionsto 

this rule; new commissions or Government Boards wish to use 

these older archives in their daily work and so on. The paper 

deals with the following four aspects of the archives: 

l. Classification of Government Commissions archives 

2. Problems of structure and problems of provenance 

3. How to search in the Government Commissions Archives 

4. Some ways to improve the information retrieval 

A main goal is to improve the cross-registration of the Govemment 

Commissions archives and their connections with Govemment 

proposals (the official publications of Government and 

Parliament) in order to give researchers and schalars a better 

view of this source material and to spare them some part of the 

arduous work of retrieving this type of information. This could 

be a future task for the "research and development activities" of 

the Swedish National Archives. 

36

Samordnad förvaring av arkiv? 

A v Staffan Smedberg 

Forskamas utnyttjande av arkivmaterialet underlättas avsevärt 

om arkiven samlas i särskilda depåer (arkivinstitutioner) i stället 

för att förvaras hos resp arkivbildare. Sådana institutioner för 

statligt arkivmaterial byggdes upp under 1800- och början av 

1900-talet. Riksarkivet utvecklades till en depå för den centrala 

civila statsförvaltningen. Landsarkiv inrättades för olika delar av 

landet. För myndigheter inom försvarssektorn finns ett krigsarkiv. 

. 

Depåsituationen för övriga samhällssektorer är mer svåröverskådlig. 

Om vi först ser på den kommunala sektorn, finner vi 

väletablerade arkivinstitutioner med kunnig personal i många 

större kommuner. De flesta kommuner har numera ett centralarkiv 

(kommunarkiv, stadsarkiv), dit arkiv från olika kommunala 

förvaltningar levereras. Alla kommuner har dock ej anställt utbildad 

personal för arkivvården. 1980 hade endast 57% av kommunerna 

arkivföreståndare (motsv) anställda. De flesta landsting 

saknar ännu ett centralarkiv i denna mening. stockholros läns 

landsting kan dock nämnas som ett undantag. 

Om vi lämnar den offentliga sektorn möts vi av en mycket 

splittrad bild. Här finns överhuvud inga regler för bevarande av 

arkiven för längre tid, än mindre för leverans till depåer el dyl. 

Enskilda arkiv kan förvaras hos statliga och kommunala arkivinstitutioner. 

Det har dessutom byggts upp särskilda institutioner 

för vissa typer av enskilda arkiv. Folkrörelsesektorn är mest 

välorganiserad. Vid sidan av arbetarrörelsens arkiv i Stockholro 

finns numera e!_t stort antal regionala och lokala folkrörelsearkiv 

ute i landet. Aven för företagsarkiv har några specialdepåer 

byggts upp, t ex föreningen stockholros företagsminnen och 

Värmlandsarkiv (som även förvarar kommunalt material). Det 

bör också nämnas att enskilda arkiv kan förvaras hos bibliotek, 

museer, hembygdsföreningar m fl. · 

Arkivmaterialet är alltså fördelat på ett stort antal förvaringsplatser. 

Detta måste försvåra forskarnas utnyttjande av materialet. 

En ruman svårighet är att den personal som svarar för tillhandahållande 

och vård har högst skiftande kompetens. 

Vad kan göras för att skapa större enhetlighet? Frågan har 

diskuterats under lång tid. Bl a har frågan om regionala depåer 

och landsarkivens roll i srunmanhanget vaxjt föremål för debatt. 

De regionala depåerna är ojämnt fördelade över landet. Det 

37

vande. När det gäller kommunala arkiv föreslås inga nya depåresurser. 

Riksarkivet pekar på fördelarna med regionala depåer till 

vilka kommuner som saknar egna resurser kan lämna sina äldre 

arkivhandlingar. Utredningen om företagsarkiv går här längre. 

Man föreslår som huvudalternativ en central företagsarkivdepå. 

Denna skall dock enligt förslaget huvudsakligen finansieras av 

näringslivet. 

Möjligheten att bygga upp nya depåer har också betydelse i 

samband med ett annat omdiskuterat förslag. En arbetsgrupp 

inom delegationen för långsiktsmotiverad forskning lade 1979 

fram ett förslag till s k intensivdataområden. 3 Detta innebär att 

en större del av arkivmaterialet skulle bevaras inom fyra eller 

fem län. Förslaget överlämnades av regeringen till riksarkivet 

1983 för den åtgärd vartill riksarkivet kunde finna anledning. 

Frågan om regionala och andra urvalsmetoder utreds nu av riksarkivet. 

De båda betänkandena innehåller därför inte något ställningstagande 

i frågan. 

Den föreslagna modellen förutsätter dock att material från 

samtliga samhällssektorer bevaras inom intensivdataområdena. 

Ett genomförande kräver därför nya resurser i form av statliga 

bidrag och/eller depåer. Bl a av detta skäl synes förslaget i realiteten 

ha avförts ur debatten. 

Man kan alltså tyvärr konstatera att möjligheterna att bygga 

upp nya depåer med statliga medel torde vara obefintliga. Detta 

trots att det sannolikt skulle vara en rationalisering för de statliga 

myndigheterna om dessa fick möjlighet att lämna icke aktuella 

handlingar till en depå. 

Möjligheterna att bygga upp regionala depåer utan statlig 

medverkan torde variera mycket. En förutsättning för att kunna 

bygga upp nya depåer är att billiga lokaler finns tillgängliga. Det 

blir då ofta fråga om f d industrilokaler. Detta innebär att depåerna 

kommer att lokaliseras till orter som ligger långt borta från 

kommunikationscentra, universitet och högskolor m m. En lokalisering 

till sådana orter underlättas också av tillgången till personal 

som anvisas av arbetsmarknadsverket. Det kan nämnas att 

riksarkivets förslag till centralt näringslivsarkiv bl a baseras på 

sådana förhållanden. 

Sammanfattningsvis kan alltså konstateras att de ekonomiska 

förhållandena sannolikt medför att framtida regionala depåer 

kommer att förläggas utanför de stora befolkningscentra. Härigenom 

går vissa av fördelama för forskningen förlorade. Utom 

de kommunikationstekniska problemen bör möjligheterna att 

rekrytera kompetent handläggarpersonal uppmärksammas. Det 

3 Forskningsrådsnämnden, Rapport nr 24-S, november 1979. 

39

föreligger i dag vissa svårigheter att rekrytera sådan personal till 

tjänster utanför universitetsorterna. 

Man bör också överväga vilka möjligheter det finns att på 

annat sätt förenkla forskningens tillgång till arkivmaterialet. En 

metod som är betydligt mindre genomgripande är en förbättrad 

registrering samt utbyte av förteckningar över och mikrofilmkopior 

av arkivhandlingarna. Skapande av länsvisa register över 

arkiv från alla samhällssektorer är en metod. Riksarkivets nationalregister 

över enskilda arkiv kan också förstärkas. 

Initiativ i denna riktning kommer idag från kretsar utanför 

arkivinstitutionerna. Det forskningsarkiv som kommer att byggas 

upp vid Umeå universitet kan nämnas som exempel. Man 

skall där samla kopior av arkivmaterial i form av mikrofilm och 

magnetband. Ett annat exempel är det bestånd av avidentifierade 

kopior av ADB-register som byggs upp av svensk samhällsvetenskaplig 

datatjänst (SSD) i Göteborg. 

Det bör i sammanhanget observeras att "forskningens behov" 

inte är så enhetligt som det kan förefalla. För forskare på akademisk 

nivå kan en centralisering till ett fåtal depåer innebära 

·avsevärda fördelar. För den lokalhistoriska forskningen skulle 

det tvärtom kunna vara till nackdel om arkiven levereras till 

avlägsna depåer. Redan en leverans till en depå inom samma län 

skulle kunna ses som en nackdel. Det är naturligtvis omöjligt att 

helt jämka samman dessa olika intressen. 

Det finns idag på många håll lokala opinioner för att behålla 

arkiven i stället för att leverera till avlägsna depåer. Detta innebär 

att de torde bli svårt att i någon större utsträckning få 

kommunerna att lämna sina äldre handlingar tilllandsarkiv eller 

andra regionala depåer. Man vill på många håll behålla enskilda 

arkiv i kommunerna trots att man saknar personal för tillhandahållande. 

Landsarkiven har ibland mött ett motstånd mot att 

leverera upphörda statliga myndigheters arkiv. 

Summary. Coordinated preservation of archives. By Staffan · 

Smedberg 

In Sweden archival materials are distributed among a great number 

of repositories. In addition to what is still being kept by the 

records creators themselves, materials are to be found in various 

kinds of archival institutions and also to some extent in libraries 

and museums. From a strictly geographical point of view, too, 

the materials are dispersed. For instance nearly all 284 primary 

municipallties and 24 county councils preserve their own archives. 

40

visserligen till en del utnyttjats i moderna arbeten av l. Hammarström 

och S. Lundkvist, 10 särskilt för att beräkna den totala 

omslutningen av Stockholms och överhuvudtaget Sveriges handel 

vid mitten av 1500-talet. En mera ingående analys av Stockholms 

handelsutbyte med de olika hamnarna vid Östersjöns södra 

kust, särskilt med Danzig, Königsberg och de livländska städerna, 

har hittills dock inte genomförts. I Danzigs stadsarkiv 

saknas de flesta "Pfahlkammerbiicher" från denna tid. M. Biskup 

har därför gjort ett försök att med hjälp av det svenska 

arkivmaterialet bestämma omfattningen av handelsförbindelserna 

mellan Stockholm och Danzig- en av den svenska huvudstadens 

viktigaste handelspartners- och att därigenom avrunda sin 

tidigare publicerade undersökning om de politiska förbindelserna 

mellan Sverige och Polen kring sekelskiftet 1500. 11 Han har 

bearbetat de äldsta tullböckerna från Stockholm för åren 1534- 

1538 och fått fram värdefulla kvantitativa uppgifter om in- och 

utförseln till Danzig, vilka på ett väsentligt sätt kompletterar de 

mycket ofullständiga uppgifterna i Danzigs "Pfahlkammerbiicher". 

A v Biskups resultat kan särskilt avläsas vilken betydelse 

tillförseln från Danzig till Stockholm hade under åren 1534-1536, 

framför allt vad gäller salt, humle, engelskt och nederländskt 

kläde, lakansväv, vin och kryddor, men även lök och olika slags 

hantverksprodukter från Danzig. Vid exporten från Stockholm 

till Danzig under åren 1537-1538 övervägde däremot osmund, 

pälsar och hudar samt smör och fisk. Danzighandelns betydelse 

för Stockholm har därmed kommit att framstå i en ny och klarare 

belysning. 12 

- På grundval av tullböckerna i kammararkivet 

avser man likaledes att undersöka Stockholms handelskontakter 

på 1530-talet med Königsberg och de livländska städerna. Det 

torde finnas goda möjligheter att klarlägga östersjöhandelns . 

problematik, 

Denna korta översikt torde ha visat att den polska forskningen 

sedan femtiotalet har varit medveten om betydelsen av kammararkivets 

bestånd. Till en början gällde intresset bara det svenskpolska 

kriget 1655-1660, i synnerhet den svenska ockupationen 

' 0 l. Hammarström, Finansförvaltning och varuhandel 1504-1540. Studier i de 

yngre Sturaroas och Gustav Vasas statshushållning, Uppsala 1956; S.Lundkvist, 

Gustav Vasa och Europa. Svensk handels- och utrikespolitik 1534-1557, 

Uppsala 1960. 

" M. Biskup, Sveriges plats i Jagellonernas politik kring sekelskiftet 1500, Seandia 

bd 45 , häfte 2, s 223-264. 

12 M. Biskup, Handel Gdanska ze Sztockholmem na przetomie gredniowiecza i 

czas6w nowoiytnych (Danzigs handel med Stockholm vid övergången från 

medeltiden till nyare tid), Zapiski Historyczne, bd 49, häfte 4, 1984 (under 

tryckning); det planeras också en engelsk version i "Studia Maritima". 

46

måten ville koste betydelig mindre. Men Aubert kunne ikke 

legge frem forslag om hvilke kart som kunne komme på tale, 

fordi fortegneJsene hadde fulgt regjeringens brev til stattholderen 

i september 1815 og kopier ikke fantes. Armedepartementet 

innstilte derfor at kongen skulle tillate at avskrift av fortegnetsene 

måtte bli tilstillet den norske regjeringen, og at de kartene 

hvis avkopiering ble ansett n!21dvendig, skulle utlånes til Norge 

mot Auberts kvittering. 23 Kongen bifalt regjeringens innstilling, 

men Aubert måtte.vente med sin reise til h!21sten 1817. I slutten 

av november s å sendte han en fortegnelse ti1 Armedepartementet 

over de kart, tegnioger, planer m m som berodde i Krigsarkivet, 

en annen til Marinedepartementet over norske sj121kart i 

Sjömätningskontoret og en kopi av de to fortegneJser fra 1814. 

På kopien oppga han hvilke kart som det kunne jZinskes gjenpart 

av til departementets eget behov. I en srerskilt note gjorde han 

rede for ting som i 1814 var blitt overlevert de svenske kommissrerer, 

men som i mellomtiden hade gått tapt. 24 

Så langt var saken kommet da representant P. P. Flor den 19 

mars 1818 irernsatte forslag i stortinget blant annetom "at Norges 

rettsmressige Eiendom som Sverige har modtaget i Kraft av 

den 21de Artikel i Kieler-Tractaten, leveres tilbake". Forslaget 

ble behandiet i en stortingkomite hvor det ble misforstått. Komiteen 

tenkte på norske arkiver i Danmark, viste til det overordentlige 

stortings adresse av 16 november 1814 og kongelig resolusjon 

av 5 januar 1815 som fastsatte det norske krav overfor 

Danmark. Derfor foreslo den i sin innstilling den 18 april1818 at 

stortinget skulle anmode kongen i en adresse at han ville uttrykke 

121nsket om at de norske forhandlere i K!21benhavn skulle påskynqe 

utievering av norske arkivalier i Danmark. Etter at stortinget 

hadde sendt saken tilbake til komiteen til ytterligere utredning, 

gjentok den i en ny innstilling den tidligere beslutning 

uendret, og den b le av stortinget bifalt 12 september 1818. 25 

Stortingets adresse til kongen ble vedtatt 14 september s å. I sin 

innstilling til kongen fors121kte regjeringen å forklare uoverensstemmelsen 

mellom de to resalusjoner av 5 januar 1815 og 15 mai 

1816 med at de var eksperlert gjennom forskjellige myndigheter, 

og ba om at resalusjonen av 5 januar 1815 "betreffende de i 

Stockholm oppbevarede fra Danmark udleverede og Norge vedkommeode 

Documenters og Karters Udlevering for at oppbevares 

i Norges Rigsarchiv skulle befales fullbyrdet". lonstillingen 

ble av kongen bifalt den 26 oktober 1818. Dermed var kongens 

23 s st ref prot 282:1816 

24 s stjnr4336:1817 og7 deptjnr 1568:1817 

25 Storthings-Efterretninger 1814-1833, l, s 613 ff 

54

esalusjon fattet i den riktige sak med henvisning til en uvedkommende 

tidligere resolusjon. Om resalusjon ble de berf/lrte svenske 

arkiver underrettet. 

Noen uker deretter foreslo 4. departementet at ekspedisjonssekretrer 

i Stockholm, Mathias Hagerop og referent ved statsministerens 

kontor, oberstlf/lytnant Paul Hansen Birch, skulle få i 

oppdrag å sette seg i forbindelse med de svenske arkiver og ta 

imot kartene. 26 Det tok nesten ett år ffl!r de to norske forhandlere 

kunne melde at de 22 september 1819 hadde mottatt kart og 

festningstegninger fra det svenske Krigsarkiv, og sendte en fortegnelse 

med en srerskilt "notice" over adskillige poster som var 

tapt under krigen. 27 Finansdepartementet anmodet dem om å 

sende sakene hjem, og underrettet også ekspedisjonssekretrer 

Johan HenrikRye som den gang var betrodd opsynet med Riksarkivet. 

Rye skulle kontronere at alt var avsendt i henhold til 

fortegnetsene fra 1814. 28 Han kunne bekrefte dette i sin innberetning 

til Finansdepartementet 19 febrnar 1820, men måtte samtidig 

gjf/lre oppmerksom på at sjfl!kartene fra Sjömätningsarkivet 

ikke var med i pakken. 29 Departementet måtte derfor be statsminister 

Peder Anker om å utvirke overffl!ringen også fra Sjömätningsarkivet. 

Ff/lrst etter dette skritt kunne Birch 29 mai 1820 

innberette at også sjfl!kartene var blitt mottatt og sendt til Christiania.30 

Den langvarige affreren ble endetig avsluttet med Ryes 

brev av 18 august 1820, der han meddelte Finansdepartementet 

at sakene fra Sjömätningsarkivet var blitt mottatt og ville bli 

oppbevart i Riksarkivet. 31 

De norske kartene fra Stockholm var kommet til Christiania 

raskere eon de andre arkivsaker som Norge krevet tilbakeff/lrt fra 

danske arkiver i Kf/lbenhavn. En liten del ble avgitt Den forenede 

militrere og flikanomiske Opmåling allerede i 1820, noen var 

senere kommet til lngenifl!rbrigaden, mens stf/lrsteparten berodde 

samlet i Riksarkivet inntil Wergelands tid. 32 Den 20 april1841 ba 

direksjonen for Norges forenede topografiske og hydrografiske 

Opmåling Finansdepartementet om å få overffl!rt kart som "i 

geografisk henseende kunne finde Anvendelse" og som ikke var 

deler av historiske dokumenter. Departementet var enig i at de 

kart i Riksarkivet som ga opplysning om landets geografi for 

fremtiden gjeme kunne bli oppbevart i Oppmålingens arkiv. 

26 4 dept kopibok 3241:1818 

27 Finansdept, jnr 5461:1819 

28 s st kopibok 3907 og 3908:1819 

29 s st j nr 787: 1820 

30 s st j nr 2826: 1820 

"sstjnr4109:1820 

32 For ffl!lgende se Juhasz, L.: ByråsjetHenrik Wergeland, Edda 1977, s 99-112 

55

stipulate that the records should be delivered to the National 

Archives ofNorway. The delivery took place in the period 1819- 

1820. 

Today only a small number of the maps handed over from 

Sweden are to be found in the Norwegian National Archives. 

Most of them were transferred in the 1840s to the Land Survey 

Board and to the engineer units. 

57

ADB och avgränsningen av arkiv. Några reflexioner 

Av BertilJohansson 

Då proveniensprincipen omkring sekelskiftet 1900 började framträda 

som en dominerande metod att ordna och redovisa arkiv 

hade detta flera orsaker. Ett viktigt skäl var metodutvecklingen 

inom historievetenskapen. Historieforskarna hade vid 1800-talets 

mitt blivit arkivens kanske viktigaste avnämare. Till en början 

sökte arkivinstitutionerna tillmötesgå forskamas behov av 

information genom att ordna handlingama i ämnesområden. 

Mot slutet av 1800-talet skärpte forskarna sina krav på att kunna 

värdera tillförlitligheten hos sina källor. Därmed blev det av vital 

betydelse att kunna fastställa, hur uppgifterna i de använda källoma 

tillkommit. Omordnandet av arkiven upphörde, och proveniensprincipen 

framstod som ett skydd för forskamas möjlighet 

att fastställa handlingamas tillkomsthistoria och därmed deras 

värde som källa. 

Ett annat skäl till principens genombrott var riksarkivets vidgade 

ambitioner vid denna tid. Dittills hade riksarkivet huvudsakligen 

fungerat som en depå, som förvarade, ordnade och 

tillhandahöll de handlingar som lämnades dit. Under Hildebrands 

ledning började RA också utöva en mer utåtriktad verksamhet, 

att ge råd och föreskrifter i arkivfrågor till myndigheterna. 

Proveniensprincipen inskärpte då sambandet mellan arkiv 

och arkivbildare, myndighetens ansvar för de handlingar som 

uppkom genom dess verksamhet. 

En viktig roll för proveniensprincipens svenska utformning 

spelade också vissa tankemönster hos en vid sekelskiftet dominerande 

samhälls- och vetenskapssyn, knuten till konservatismen. 

För tidens historiker var staten, dess styrelse, institutioner och 

relationer till andra stater det centrala forskningsobjektet. Kring 

detta växte också upp en särskild vetenskap, statskunskapen. För 

historikers och statsvetares teoribyggande spelade den s k organiska 

statsuppfattningen en stor roll. Staten uppfattades som en 

företeelse med konkret identitet, som något mer än summan av 

sina medborgare, institutioner och myter. Man kunde framställa 

den nästan som en levande varelse med en egen vilja, egna 

ändamål och värderingar. Föreställningen om statens individuella 

identitet och avgränsning, begrepp som också överfördes till 

att gälla. samhällets andra institutioner, t ex "statsmyndigheterna", 

är viktig för arkivteorins utveckling. Betydelsen ligger i det 

sätt på vilket föreställningen bidrog till definitionen av de grund- 

59

läggande begreppen "arkiv" och "arkivhandling". 

Bildandet och bevarandet av arkiv för statliga myndigheter har 

en rad olika syften. Som centrala ändamål brukar man nämna 

t ex 

det interna dokumentationsbehovet. Myndigheterna behöver 

för att kunna bedriva sin verksamhet uppgifter om tidigare 

beslut, åtgärder etc både inom den egna och inom andra organisationer 

medborgamas rättssäkerhet och offentlig insyn i förvaltningen 

forskningens behov av informationskällor 

De krav som ställs på arkiven utifrån dessa olika ändamål är inte 

alltid identiska. Att arkiven skall tjäna skilda syften bygger upp 

vissa motsättningar inom teorin för arkivens organiserande. Denna 

inre spänning accentueras av, att proveniensprincipen inte 

från början konstruerades som en strikt sammanhållen teori utan 

växte fram successivt som en blandning av flera motiv. Användningen 

av ADB har gjort denna inre motsättning i principerna 

tydligare. 

Proveniensprincipens genombrottsdokument, kungörelsen om 

ordnande och förtecknande av vissa offentliga arkiv (1903:56) 

baseras på tanken på "myndigheten" som en avgränsad enhet. 

Det är denna organisations specifika verksamhet som har gett 

upphov till arkivet. Också arkivets struktur ses som uppkommen 

genom myndighetens verksamhet. Genom denna har det uppkommit 

en ursprunglig ordning, som arkivets vårdare därefter 

inte skall rubba. 

Tanken återfinns i oförändrat skick genom den fortsatta arkivhistorien. 

I en auktoritativ nutida handbok heter det: "ett arkiv 

måste ses som ett steg för steg utvecklat resultat av det arbete 

som arkivbildaren bedrivit" och arkiv definieras som "bestånd av 

handlingar som efter hand har växt fram hos en arkivbildare till 

följd av dennes verksamhet och lagts till förvaring hos denne" 

{Nilsson 1973, s 17-19). 

I 1900 års arkivstadga ges föreskrifter om arkiv och arkivhandlingar 

utan att begreppen definieras närmare - den enda preciseringen 

är att "arkiv" avser otryckta handlingar. 

I förteckningskungörelsen 1903 sägs, att det skall finnas en 

fullständig förteckning över alla till arkivet hörande handlingar. 

Vad som skulle räknas till arkivet betraktades uppenbarligen inte 

som problematiskt - den enda avgränsningen görs gentemot 

böcker, samtidigt som det påpekas att tryck, ritningar och kartor 

kan vara arkivhandlingar. 

I samband med utarbetandet av den nu gällande arkivstadgan 

av 1961 fördes en omfattande diskussion om hur man skulle 

definiera begreppet arkivhandling och därmed i det avseendet 

60

avgränsa arkiven (därom Hedman 1981). Till sist avstod man 

från att göra en sådan definition, som i stället ersattes med en 

rundmålning i tillämpningscirkuläret till allmänna arkivstadgan. 

Enligt cirkulärets nuvarande lydelse (1979:679) bestäms handlingamas 

karaktär av arkivhandlingar av att de tillkommit som 

ett led i myndighetemas verksamhet, i överensstämmelse med 

det första här nämnda motivet i proveniensprincipen. Men dessutom 

avgränsas arkivet genom en värdering, som också spelat en 

stor roll i den tidigare debatten om begreppet. Till arkivhandlingar 

skall inte räknas handlingar av endast tillfällig betydelse eller 

sådana arbetspapper o d, vilkas betydelse upphör i och med att 

arbetet fullbordas. De senare skall dock betraktas som arkivhandlingar, 

om de tillfört ärendet sakuppgift eller i övrigt innehåller 

uppgifter av värde för förvaltningen. Ingenstans ges en 

definition av vad som avses med betydelse/värde eller några 

kriterier på hur detta skall bestämmas. 

Denna värderande avgränsning av arkivet kan innebära en 

oklarhet ur användarens synpunkt. Denne kan inte veta hur 

gränsen mellan handlingar med och utan värde dragits, dvs vilka 

handlingar som funnits och på vilka grunder den bevarade dokumentationen 

utvalts. För arkivbildaren och arkivvårdaren ter sig 

däremot denna gränsdragning viktig, spm ett led i en strävan att 

begränsa arkivets volymtillväxt. I praktiken medför också arkivförfattningarnas 

nuvarande formulering, med denna oklarhet, att 

mer dokumentation bevaras än tidigare. Det framgår i alla fall, 

att arbetspapper o d kan ha sådan karaktär att de skall tillföras 

arkivet - för arkivbildaren i seklets början var kanske en sådan 

tanke mer främmande. 

Användningen av ADB medför nya ·problem då det gäller 

arkivens avgränsning. Det gäller exempelvis ur flera aspekter 

gränsen mellan. handling och icke-handling, utförligt diskuterad 

av bl a Peter Seipel och datalagstiftningskommitten (Seipel 1983 

resp SOU 1980:31). Man blev tidigt ense om, att upptagningar 

för ADB måste jämställas med konventionella handlingar i egenskap 

av dokumentation av myndighetemas verksamhet. Fortfarande 

pågår dock en diskussion om på vilken struktur- eller 

aggregationsnivå uppgifter eller upptagningar i ett ADB-register 

är att jämställa med "handlingar" i tidigare lagstiftning: gäller 

det de enskilda materiella tecknen som sådana, eller det informationsinnehåll 

som finns i en given konstellation av data, mycket 

förenklat uttryck. 

Något svar på denna fråga ges inte i 2 kap 3 § tryckfrihetsförordningen, 

som eljest definierar begreppet handling. I förarbetena 

både till TF och den senaste omarbetningen därav, där 

problemet diskuteras, utgår man emellertid från offentlighetslagstiftningskommittens 

förslag: en upptagning (som är att järn- 

61

ställa med handling) är en konstellation av sakligt sammanhängande 

uppgifter (Prop 1975/76:160, 1981/82:37). 

Vid första påseendet kan en sådan bestämning förefalla absurd, 

då den strider mot allmänt vedertagna konventioner om 

språklig kommunikation. En text, en följd av symboltecken som 

bokstäver, magnetiska markeringar eller vad man nu använder, 

kan inte ha ett informationsinnehåll i sig som är oberoende av 

den som använder texten, upphovsmannen eller läsaren. En 

definition i denna riktning är dock nödvändig för att tillgodose 

offentlighetsintresset i fråga om ADB-upptagningar. Eftersom 

tecknen i sig inte är begripliga utan får ett innehåll först när de 

bearbetas genom ett program, vore det meningslöst att ge medborgama 

tillgång endast till tecknen. Offentligheten får ett innehåll 

endast om man också har tillgång till program och systemdokumentation 

som gör det möjligt att tolka tecknen. 

För arkivsektorn synes dock inte detta problem ha så stora 

konsekvenser. En central del i beskrivningen av "arkivhandling" 

är i varje fall, att den har tillkommit som ett led i arkivbildarens 

verksamhet. Ett led i verksamheten kan handlingen bara vara, 

om den har ett innehåll, vilket bestäms av de program den 

bearbetas med och det system den ingår i. Det är i egenskap av 

informationsbärare tecknen hamnat i arkiv, och någon gräns 

mellan tecknen och deras innehåll behöver därför inte dras. 

Redan i 1900 års arkivstadga ställdes krav på att det skulle 

finnas en komplett förteckning över hela det hos myndigheten 

förvarade arkivet. I den nu gällande arkivstadgan sägs, att arkivförteckningen 

skall vara fullständig, omfatta alla arkivets serier 

och volymer. Det kan vara skäl att erinra sig, att fullständigheten 

avser arkivhandlingarna. Det förhåller sig ju inte så, att ett 

komplett arkiv återspeglar myndighetens hela verksamhet eller 

den totala informationstillgången inom organisationen. Hos de 

allra flesta myndigheter blir en större eller mindre del av 

verksamheten aldrig föremål för någon dokumentation. I riksarkivet, 

för att ta ett mig bekant exempel, sker en avsevärd del av 

rådgivningen till myndigheter och enskilda utan särskild dokumentation. 

Det ligger heller inte inom ramen för arkivförfattningarna 

att ange hur omfattande myndigheternas dokumentation 

av verksamheten skall vara. 

En för resonemangen om ADB i arkiv viktig implikation ligger 

i begränsningen av möjligheterna att dokumentera sammanhang 

mellan enskilda företeelser. I TF:s föreskrifter om hanteringen 

av minnesanteckningar, utkast o d kan man utläsa avsikten, att 

de bevarade handlingarna i ett ärende skall ge en så komplett 

bild som möjligt av bakgrunden till myndighetens beslut eller vad 

nu ärendet utmynnar i. En fullständig redovisning av alla de 

strukturella och individuella omständigheter som ingår i ett 

62

orsaks- eller motivsammanhang är närmast en teoretisk omöjlighet 

- och i varje fall en praktisk, inte minst därför att delar av 

den ofta är okänd för aktörerna själva. Varje dokumentation är 

med nödvändighet ett urval av den möjliga dokumentationen. 

Inledningsvis antyddes en praktisk och ideologisk bakgrund till 

arkivförfattningarnas benägenhet att betrakta arkivet som en 

avrundad helhet. Denna tendens medför en klar risk för att man 

alltför litet uppmärksammar, att myndighetemas verksamhet i 

stor utsträckning är ett samspel med omgivningen, med individer 

och andra organisationer. Huvuddelen av arkivhandlingarna torde 

vara delar av ett sådant samspel. Dokumentationen av en 

myndighets verksamhet kan ske dels i dess eget arkiv, dels utanför 

myndigheten, hos någon annan aktör. Som ett enkelt exempel 

på det sistnämnda kan man ta hanteringen av ett ärende, där 

besvär över beslutet inges. Kopia av beslutet jämte originalhandlingama 

i ärendet kan då överlämnas till besvärsinstansen och 

kvarstanna där. En del av de handlingar som myndigheten använt 

i sin egen handläggning återfinns alltså inte i dess eget arkiv, 

utan i en annan myndighets. 

Exemplet visar, att sådana förhållanden inte alls behöver vara 

problematiska. Förutsättningen är då, att om samspelet sker 

genom att man sänder över handlingar det också görs en länkning 

mellan deltagama genom kopior, anteckningar på handlingar, 

i diarier och register. 

Genom användningen av ADB kan myndighetemas sätt att 

samspela med omgivningen förändras i sådan utsträckning, att 

bestämmelserna i arkivförfattningarna kan vara svåra att tolka 

eller tillämpa så, att de bakomliggande intentionerna tillgodoses. 

Det är vanligt, att ADB-upptagningar förvaras på en annan 

plats än den där myndigheten bedriver sin övriga verksamhet. 

Genom accessteknikens utveckling har det också blivit möjligt 

att utnyttja informationen i ADB-upptagningar utan att hålla 

den fysiskt samlad. En konstellation av uppgifter, hämtade från 

olika ställen i ett register eller från flera olika register kan läsas 

och bearbetas utan att någon sammanhållen fysisk enhet behöver 

skapas annat än i rent tillfällig form. Det kan då skapa problem 

om man vill bestämma vilka upptagningar som skall höra till ett 

visst arkiv. Ett fysiskt register kan innehålla upptagningar av 

olika ursprung, och samma uppgift i ett register kan utnyttjas av 

flera organisationer som ett led i deras verksamhet. 

För att få någon reda i avgränsningen mellan arkiv vid ADBanvändning 

har man sökt anknyta till begreppet registeransvarig: 

den som är registeransvarig enligt datalagen skall också anses 

som arkivbildare. I allmänhet torde denna identifikation vara 

adekvat. Men det finns vissa skillnader i utgångspunktema för 

datalagen och arkivteorin, vilka ibland kan ställa till problem. 

63

överge proveniensprincipen. Enligt denna är det ett nödvändigt 

kriterium på arkivhandlingar, att de utgjort ett led i arkivbildarens 

verksamhet. 

Ett problem är nu, att man ofta inte kan veta, om en tillgänglig 

upptagning faktiskt har utnyttjats eller inte. Detta gäller främst 

ADB-register, som inte tillkommit uteslutande för att tjäna en 

viss myndighets verksamhet, och är speciellt påtagligt då man 

utnyttjar helt externa databaser. 

I 14 § datalagen föreskrivs, att om en myndighet för handläggning 

av mål eller ärende använder sig av upptagning för ADB, 

skall upptagningen tillföras handlingama i läsbar form, om inte 

särskilda skäl föranleder annat. I fråga om mer tillfälligtvis, i ett 

särskilt ärende inkomna ADB-upptagningar förefaller därför inte 

något problem föreligga: de skall överföras till direkt läsbara 

handlingar och i den formen ingå i arkivet. Problematiska är inte 

heller sådana fall där man utnyttjar allmänt tillgängliga rutinuppgifter, 

t ex ur SPAR - "anteckningar och meddelanden av endast 

tillfällig betydelse" som enligt 3 § Aascirk inte skall räknas 

som arkivhandlingar. 

Men det finns fall, där utnyttjandet av ett ADB-register inte är 

knutet till ett specifikt ärende eller det av andra skäl inte är 

naturligt eller rimligt att skapa en särskild handling för att redovisa 

användningen. Frågan om ADB-registret i så fall skall räknas 

in i arkivet kan här endast besvaras försöksvis, med ett förslag 

om i vilken riktning svaret skall sökas. 

Man kunde kanske lägga regelmässigheten i utnyttjandet av 

externa upptagningar till grund för anknytningen till arkivet. 

Vissa myndigheter kan genom tillfälliga uppkopplingar ta del av 

ett stort antal databaser, belägna litet varstans på jordklotet. Det 

går inte att bestämma en gräns för möjligheterna att utnyttja 

information den vägen. Bristen på avgränsning gör att det ter sig 

egendomligt att räkna den typen av anknytningar till arkivet. Om 

man däremot genom fasta uppkopplingar eller på annat sätt 

regelmässigt använder vissa externa register i vissa verksamhetsgrenar 

eller för särskilda slags frågor, förefaller saken annorlunda. 

Arkivet skall vara en bevarad del av en process och förlorar i 

värde om inte processens olika led kan följas. Det led som består 

i att man använder sig av uppgifter ur ett externt register bör 

därför inte saknas. Om utnyttjandet av ett externt register inte 

framgår av handlingama i specifika ärenden, borde det redovisas 

i arkivet på annat sätt. Det är däremot inte givet, att den bästa 

redovisningen sker genom förtecknande av serier och volymer på 

det sätt, som arkivförfattningarna nu föreskriver. 

När arkiven uteslutande bestod av handlingar på papper och 

liknande media var det självklart, att en viss handling alltid hörde 

till ett visst arkiv - ett papper kan bara ligga på ett ställe i taget. 

65

Tekniken att utnyttja informationen i ADB-upptagningar utan 

att förflytta dem fysiskt har medfört en modifikation av arkivbegreppet. 

Utnyttjandet av informationen i en upptagning följs inte 

av någon arkivläggingsprocedur, då tekniken har gjort denna 

överflödig. De exempelvis på ett skivminne förvarade uppgifterna 

är tekniskt sett exakt de samma före, under och efter avläsning, 

oavsett av hur många användare de begagnas. Liggande till 

förvaring är uppgifterna dokumentation över varje användning. 

Det synes då viktigt, att man inte deformerar verkligheten och 

berövar arkiven en del av deras dokumentationsvärde genom att 

alltid vilja utse en arkivbildare för varje upptagning eller register. 

Redovisningen av arkivet bör söka så adekvat som möjligt 

beskriva informationsströmmarna, upptagningarnas användning 

i olika sammanhang och relationerna dem emellan. strukturen i 

fråga om förvaring och överföring kan ofta vara mest tekniskt 

betingad och beroende av olika tillfälligheter, som tillgången till 

en viss minnes- och bearbetningskapacitet i en dataanläggning. 

Den behöver inte ha direkt samband med ADB-systemens logiska 

struktur eller de sätt som olika aktörer inom systemen skapar 

och utnyttjar data på. 

Tillämpningen av den här antydda principen skall här exemplifieras 

med en databas, som utnyttjas av många arkivbildare. 

LIDRIS är ett system för katalogisering av böcker och registrering 

av bokbestånd, använt av ett stort antal bibliotek. Systemet 

har ett huvudregister på skivminnen, som innehåller två slags 

uppgifter: dels bibliografiska uppgifter (författare, boktitel, 

tryckår etc) för viss bok, dels uppgifter om de anslutna bibliotekens 

innehav av en viss bok (beståndsuppgifter). 

Både registrering och sökning i LIDRIS kan om man så önskar 

ske via terminal. Biblioteken utnyttjar LIDRIS bl a för att få 

löpande information om vilka bibliotek som innehar en viss bok. 

Systemet kan användas som katalog över bibliotekets bokbestånd 

eller en del av det. Systemet utnyttjas dock också för att 

producera katalogkort på papper eller mikrofiche för de anslutna 

biblioteken. Vidare använder huvudmannen KB LIDRIS för bibliografiska 

sammanställningar. 

När ett bibliotek anskaffar en bok, som tidigare inte registrerats 

i LIDRIS, noteras där både de bibliografiska uppgifterna och 

beståndsuppgiften. Om man däremot vid registreringen ser, att 

bokens bibliografiska uppgifter redan finns noterade (av annat 

bibliotek) registreras dessa inte på nytt, endast accessionen. 

De anslutna biblioteken svarar således var för sig för registrering 

av beståndsuppgifterna, medan endast ett rent tekniskt står 

för varje bibliografisk uppgift. Vilket bibliotek som svarar för 

registreringen av de bibliografiska uppgifterna blir en tillfällighet, 

beroende av vem som råkar notera sitt innehav först. 

66

Referenser 

Hedman 1981 

Nilsson 1973 

Nilsson 1983 

Seipel 1983 

Rune Hedman, Tillkomsten av begreppet arkivhandling. 

Arkivvetenskapliga studier 5. 

1981 

Nils Nilsson, Arkivkunskap. 1973. 

Nils Nilsson, Arkiv i förvandling. Studier i 

arkivens teori och tillgänglighet. 1983. 

Peter Seipel, Offentlighetens begrepp. TF, 

ADB och allmänna handlingar. Institutet för 

rättsinformatik-rapport 1983:8. 

Summary. ADP and the delimitation of archives and records. 

Some reflections. By Bertil Johansson. 

The essentials of the archival theory that serves as guidance to 

the Swedish archival system were developed about the tum of the 

century 1900 w hen the princip le of provenance became generally 

accepted in Sweden. Basic terms such as "archive" and "record" 

were then defined in accordance with the way records were 

created in those days. The introduction of ADP has led to 

changes in the forms of records creation, which has eaused certain 

problems, e.g._ as regards the delimitation of archives and 

records. An agency or some other records creator may in its work 

use ADP recordings that are preserved in some other place, and 

the same information in an ADP register may be used by several 

organizations. In such cases principles that were developed for 

the handling of paper records cannot be directly applied to records 

creation based on ADP. 

The author of the present artide argues that extemal recordings 

should a:lso be counted among the records if the information 

has been used as 'part of the activities of the generating agency. 

When an ADP register has been used·by several organizations, it 

should be listed as part of the records of all of them. In order to 

maintain the principle of provenance i t is important to distinguish 

between recordings that have been part of the activities of an 

agency and other ADP information that has been accessible to 

the same agency. Sametimes it is not possible to tell which 

information has really been used in an extemal register. The 

author suggests that registers or files that are normally used in 

the activities should be regarded as belonging to the records. 

68

Inledning 

Rätt arkivbildare vid användningen av ADB 

A v Roland Persson 

Under slutet av 1970-talet företogs en omfattande översyn av 

riksarkivets cirkulär (1968:473) om tillämpningen av allmänna 

arkivstadgan den 10 november 1961 (1961:590). Ett väsentligt 

mål med arbetet var att författningsmässigt reglera en rad arkivfrågor, 

som uppkommit till följd av att arkivbildningen inom 

statsförvaltningen i allt större omfattning påverkats av användningen 

av ADB. Till grund för översynen, som resulterade i ett 

nytt cirkulär (1979:679), låg ett omfattande utredningsarbete av 

dataarkiveringskommitten (SOU 1976:68). 

Riksarkivets tillämpningscirkulär från 1979 har emellertid inte 

kommit att sätta punkt för diskussionen om arkivfrågor med 

anknytning till datoriseringen. Arkivväsendets erfarenhet av den 

komplicerade arkivbildning, som användningen av ADB i regel 

medför, har speciellt under senare år breddats i den meningen att 

allt fler arkivtjänstemän kommit att syssla med ADB-system. 

Dessutom är det givetvis så att antalet typer av ADB-system, 

som blivit föremål för arkivutredningar, har ökat. 

Arkivförfattningarna kan sägas utgöra en form av följdförfattningar 

till tryckfrihetsförordningen (TF 1982:941). Detta har in- · 

neburit bl a att begreppet arkivhandling bestämts i nära anslutning 

till definitionen av begreppet allmän handling. Denna linje 

har följts även vid utformningen av riksarkivets nya tillämpningscirkulär. 

Det kan nämnas att föreskriften i TF:s 2 kap 3 § att 

"med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning 

som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas 

endast med tekniskt hjälpmedel" har sin motsvarighet i tillämpningscirkulärets 

3 § A, där det står att "Arkivhandlingar är ... 

upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas 

endast med tekniska hjälpmedel, ... ". 

Det bör emellertid uppmärksammas, att TF:s regler i 2 kap 3 

och 6 §§ rörande vilka förutsättningar som skall föreligga för att 

en upptagning skall anses utgöra allmän handling hos myndighet 

inte har någon motsvarighet i 3 § i riksarkivets tillämpningscirkulär. 

Det saknas anvisningar om vilka betingelser, som skall vara 

för handen för att en upptagning skall kunna betecknas som 

inkommen eller upprättad arkivhandling hos myndighet. Avsaknandet 

av sådana regler har medfört att man på ett enligt min 

mening felaktigt sätt hänvisat till föreskrifterna i cirkulärets 4 §, 

69

då det i arkivutredningar varit aktuellt att ta ställning till frågan 

om rätt arkivbildare vid användningen av ADB-register. Denna 

§ innehåller bl a anvisningar om ansvaret för arkivbildningen i 

fråga om upptagning, vilket inte innebär att anvisningarna har till 

syfte att reglera frågan om rätt arkivbildare. Paragrafens anvisningar 

om arkivbildningen beträffande upptagning gäller dels 

innebörden av ansvaret, dels vem som har ansvaret. I fråga om 

det sistnämnda sägs det bl a att om upptagning är tillgänglig för 

flera myndigheter åvilar ansvaret för arkivbildningen huvudmannen 

för ADB-systemet eller annan myndighet som riksarkivet 

bestämmer. Detta innebär givetvis inte att § säger att huvudmannen 

(eller den riksarkivet bestämmer) skall anses vara arkivbildare 

för ADB-registret. 

I debatten under senare år inom arkivväsendet har man i olika 

sammanhang diskuterat frågan om rätt arkivbildare för upptagningarna 

vid användningen av ADB. Denna uppsats är tänkt att 

utgöra ytterligare ett bidrag till diskussionen, som bör leda fram 

till att frågan regleras i tillämpningscirkulärets 3 §. I denna paragraf 

föreskrivs vad som utgör arkivhandlingar (konventionella) 

hos myndighet och härigenom regleras även indirekt frågan om 

rätt arkivbildare i fråga om konventionella handlingar. Regler 

beträffande rätt arkivbildare vid användningen av ADB bör av 

detta skäl återfinnas i nämnda paragraf. 

ADB-register i form av upprättad handling 

I 2 kap 3 § i TF sägs det: "Med handling förstås framställning i 

skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på 

annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling 

är allmän, om den förvaras hos myndighet och e.nligt 6 eller 7 § är 

att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Upptagning 

som avses i första stycket anses förvarad hos myndighet, 

om upptagningen är tillgänglig för myndigheten för överföring i 

sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas". 

I 7 § TF anges vilka förutsättningar som skall föreligga för att 

en handling skall anses vara upprättad handling hos myndighet. § 

innehåller emellertid inte speciella anvisningar för upptagningar. 

I fråga om diarium, journal samt sådant register eller annan 

förteckning som föres fortlöpande sägs det att sådana handlingar 

anses upprättade när handlingen har färdigställts för anteckning 

eller införing. 

Riksarkivets tillämpningscirkulär (3 §) föreskriver att ett diarium 

eller register blir arkivhandling hos myndighet i och med att 

någon anteckning införts däri. Utöver detta bör cirkuläret inne- 

70

hålla speciella anvisningar för upptagningar för ADB, som anger 

när dessa skall anses utgöra upprättade arkivhandlingar hos myndighet. 

Föraodet av ett ADB-register är en avsevärt mer komplicerad 

verksamhet än hanteringen av ett manuellt register: ADBregistret 

är i regel i fysiskt hänseende förvarat hos servicebyrå, 

det är inte ovanligt att flera myndigheter är på ett eller annat sätt 

involverade i hanteringen av ADB-registret, många olika tekniska 

lösningar finns för att föra ett ADB-register. Den sistnämnda 

aspekten innehåller flera komplikationer för frågan om rätt arkivbildare, 

av vilka maskinell transmission av data mellan olika 

ADB-register kan nämnas som exempel. 

I diskussionen inom arkivväsendet tycks de flesta vara eniga 

om att upptagningar i ett ADB-register utgör upprättade arkivhandlingar 

hos myndighet, om myndigheten i det löpande arbetet 

är ansvarig för att upptagningarna tillförs registret på avsett 

sätt ( registerförare) och under förutsättning att registret har inrättats 

för att vara ett stöd för verksamheten vid myndigheten. 

Myndigheten skall ha tillgång till registret, dvs ha möjlighet att 

erhålla någon form av utdata från registret. Denna begreppsbestämning 

ligger i linje med datalagens definition av begreppet 

registeransvarig: den för vars verksamhet personregister föres, 

om han förfogar över registret (1973:289 l §). 

Ovan angivna bestämning - som synes mig riktig - av begreppet 

arkivbildare för upptagning för ADB i form av upprättad 

arkivhandling innebär givetvis att arkivbildaren inte alltid är 

identisk med huvudmannen för registret. Funktionen som huvudman 

för ett ADB-register kan åligga en central myndighet, 

under det att denna myndighets underlydande regionala myndigheter 

utgör registerförare/arkivbildare. Detta belyser också att 

flera myndigheter kan vara arkivbildare för ett och samma ADBregister. 

Det bör också noteras att dessa myndigheter kan tillhöra 

olika förvaltningsområden. Om flera myndigheter är arkivbildare 

för ett datorbaserat register, så innebär detta att var och en 

av myndigheterna är arkivbildare för de upptagningar i registret, 

vilka resp myndighet bär ansvar för vid den löpande registerföringen. 

Funktionen som arkivbildare för ett ADB-register kan i praktiken 

innebära att myndigheten med hjälp av terminaler placerade 

i de egna lokalerna tillför registret uppgifter on-line eller lagrar 

informationen på disketter, varefter informationen via telenätet 

överförs till huvudregistret. I ett annat fall kan arkivbildarfunktionen 

innebära att myndigheten upprättar stansunderlag, som 

därefter ligger till grund för ADB-registrering hos servicebyrå, 

eller att myndigheten granskar och kompletterar eller enbart 

granskar inkommande handlingar, vilka efter granskning/komplettering 

fungerar som stansunderlag hos service byrå. 

71

I vissa fall kompliceras arkivbildarfrågan som en följd av integrering 

av olika ADB-register. Information överförs maskinellt 

med hjälp av dator från ett register till ett annat. Transmissionen 

kan beröra register inom samma system, men även register inom 

skilda system. Många olika varianter av integrering är givetvis 

möjliga. Vissa principfall skall diskuteras nedan utifrån frågan 

om rätt arkivbildare. 

Principfall l 

En central myndighet, t ex AMS, är huvudman för ett ADBregister 

(här betecknat A), för vilket myndighetens underlydande 

regionala myndigheter, i denna exemplifiering alltså länsarbetsnämnderna, 

är arkivbildare. A tillförs uppgifter genom att 

nämnderna upprättar stansunderlag, som därefter överlämnas till 

servicebyrå för ADB-registrering. AMS är också huvudman för 

ett annat datorbaserat register (här betecknat B), som är inrättat 

för att vara ett stöd för arbetsförmedlingarnas verksamhet. B 

tillförs uppgifter till övervägande delen genom att arbetsförmedlingama 

granskar och kompletterar indatahandlingar, vilka därefter 

ligger till grund för ADB-registrering hos servicebyrå. B 

erhåller emellertid uppgifter även genom att information överförs 

maskinellt från A med hjälp av aviseringsband. Denna uppdatering 

av B innebär att uppgifter tillförs poster i B, vilka i 

övrigt huvudsakligen förses med uppgifter genom arbetsförmedlingamas 

försorg. 

I ovan refererade exempel förefaller det logiskt att beteckna 

arbetsförmedlingarna som arkivbildare för samtliga upptagningar 

i B. Detta bör gälla oberoende av om A och B utgör register 

inom samma system eller inom skilda system. En av motiveringarna 

till dessa påståenden skall ses mot bakgrund av följande 

definition av begreppet handling i form av upptagning för ADB: 

"En konstellation av uppgifter som har sakligt sammanhang" (jfr 

Prop 1975/76:160, 1981/82:37), t ex uppgifter som rör en viss bil i 

ett ADB-baserat bilregister. De olika termerna i registret utgör 

inte var för sig en handling, utan denna består av flera termer, 

vilka tillsammans bildar en post i registret. Med hänsyn till denna 

begreppsbestämning - vilken synes mig riktig - och att B 

tillförs uppgifter i huvudsak genom arbetsförmedlingarnas försorg 

synes det logiskt att i ovan anförda exempel betrakta arbetsförmedlingarna 

som arkivbildare för B i sin helhet. Om både 

länsarbetsnämnderna och arbetsförmedlingarna skulle anses vara 

arkivbildare för B, så blev konsekvensen att flera myndigheter 

kom att betraktas som arkivbildare för en och samma fysiska 

upptagning (handling) i B, vilket knappast kan accepteras. Uppdateringen 

av B med hjälp av aviseringsband från A får följakt- 

72

ing av andra register, urvalsdragning på basis av angivna kriterier 

och personnummersökning med hjälp av födelsedatum, 

namn och adress. Mot bakgrund av ovanstående får huvudmannen, 

dvs DAF A, anses vara arkivbildare för SPAR. 

En parallell till SPAR utgör de statistikanpassade ADB-register, 

som statistiska centralbyrån (SCB) är huvudman för. En stor 

del av de data, som lagras i dessa register, är insamlade av andra 

myndigheter och organisationer. SCB:s system förser samhällsplanering 

och annan samhällelig verksamhet med statistisk information. 

Utdataprodukterna riktar sig alltså inte till en speciellt 

angiven målgrupp. SCB måste följaktligen betraktas som arkivbildare 

för de statistikregister, som myndigheten är huvudman 

för. 

ADB-register i form av inkommen handling 

Som ovan nämnts sägs det i 2 kap 3 § i tryckfrihetsförordningen 

att handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 

6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos 

myndighet. I samma § sägs också att upptagning anses förvarad 

hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten 

för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på 

annat sätt uppfattas. 

A v 2 kap 6 § i TF framgår det att upptagning anses inkommen 

till myndighet när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten. 

Detta innebär inte att upptagning generellt utgör allmän 

handling i form av inkommen handling hos myndighet, som har 

tillgång till ett ADB-register. Hos registerföraren utgör sådan 

upptagning upprättad handling. 6 § avser självfallet fall där myndighet 

har tillgång till ett ADB-register utan att kunna påverka 

innehållet i registret. Detta är en vanlig företeelse och kan t ex 

ske on-line med hjälp av terminal. Sådan förbindelse kan i vissa 

fall upprättas för att i förenklingssyfte ersätta telefonsamtal eller 

personliga sammanträden. Man kan med anledning av detta ifrågasätta 

om tillgång till upptagning för ADB alltid skall innebära 

att upptagningen automatiskt skall betraktas som inkommen allmän 

handling. En tanke vore att endast för myndighetens verksamhet 

väsentliga upptagningar skall betraktas som allmänna 

handlingar. Detta synsätt inger dock betänkligheter eftersom 

svåra gränsdragningsproblem skulle uppstå och alltför stort utrymme 

lämnas åt subjektiva bedömningar. Det bör också ihågkommas 

att terminal- och telefonförbindelse inte kan jämställas, 

eftersom den förstnämnda innebär direktkontakt med informationskällan, 

vilket inte alltid är fallet vid telefonsamtal. Det är 

väsentligt att allmänheten kan få tillgång till det grundmaterial, 

som myndigheterna har tillgång till vid sin handläggning av olika 

75

ärenden. Detta krav reduceras inte av bestämmelsen i datalagens 

14 §,som säger att "om myndighet för handläggning av mål eller 

ärende använder sig av upptagning för automatisk databehandling, 

skall upptagningen tillföras handlingama i målet eller ärendet 

i läsbar form om ej särskilda skäl föranleder annat". Offentlighetsaspekten 

får inte bli beroende av den enskilde handläggarens 

bedömning av vilka upptagningar, som haft betydelse vid 

handläggningen av ett mål eller ärende. 

Mycket talar således för att tryckfrihetsförordningens intentioner 

i 2 kap 3 och 6 §§, angående när upptagning skall vara 

tillgänglig för allmänheten, inte kan ifrågasättas. Det är däremot 

av andra skäl än de som ovan diskuterats tveksamt om upptagning 

för ADB, vilken är tillgänglig för icke registerförande myndighet, 

automatiskt skall ur formell synvinkel betraktas som inkommen 

allmän handling. Det är också diskutabelt om sådan 

upptagning skall anses utgöra arkivhandling hos den icke registerförande 

myndigheten. Som utgångspunkt bör gälla att en och 

samma fysiska upptagning (handling) rimligen inte kan anses 

vara förvarad hos flera myndigheter samtidigt. En och samma 

upptagning för ADB kan inte betraktas som allmän handling, 

liksom inte heller arkivhandling, hos flera myndigheter samti- 

. digt. En arkivhandling, som upprättats och förvaras hos en myndighet, 

kan rimligen inte samtidigt anses utgöra en inkommen 

arkivhandling hos en annan myndighet. 

Genom ADB-tekniken har den enskilda myndighetens möjlighet 

att ta del av handlingar, som upprättats av annan myndighet, 

starkt ökat. Enligt min mening bör upptagning för ADB, som 

icke registerförande myndighet har tillgång till, betraktas som en 

inkommen allmän handling hos denna myndighet. Efter handläggning 

(bearbetning) bör upptagningen (handlingen) emellertid 

anses vara återställd av den icke registerförande myndigheten. 

Upptagningen blir således aldrig arkivhandling hos denna 

myndighet. Det bör noteras att i samband med manuella rutiner 

förekommer handlingar, som utgör inkomna allmänna handlingar, 

men som aldrig blir arkivhandlingar hos den mottagande 

myndigheten, därför att handlingama återställes efter handläggning. 

I fråga om magnetbandsbaserade register är systemrutinerna i 

regel utformade så att myndighet har tillgång till registret genom 

möjligheten att erhålla bearbetningar av detta i samband med 

datorkörningar vid vissa tillfällen. Då sådan bearbetning utföres 

för icke registerförande myndighet bör de upptagningar för 

ADB, vilka är föremål för bearbetning, betraktas som (tillfälligt 

förvarade) inkomna allmänna handlingar hos denna myndighet. 

Så snart bearbetningen slutförts får den icke registerförande 

myndigheten anses ha återlämnat handlingama (upptagning- 

76

ama). Dessa blir således aldrig arkivhandlingar hos denna myndighet. 

Om myndighet har terminalförbindelse on-line till ett ADBregister, 

som förs av annan myndighet, kan upptagningarna i 

detta register rimligen inte betraktas som upprättade allmänna 

handlingar/arkivhandlingar hos den sistnämnda myndigheten 

och samtidigt anses vara inkomna allmänna handlingar/ 

arkivhandlingar hos den icke registerförande myndigheten. Upptagning 

i sådant register bör betraktas som tillfälligt förvarad 

inkommen allmän handling hos den icke registerförande myndigheten 

varje gång denna med hjälp av terminal bearbetar upptagningen. 

Så snart bearbetningen slutförts bör upptagningen betraktas 

som återställd. Detta innebär självfallet inte att offentlighetslagstiftningen 

skall tillämpas så att allmänhetens möjlighet 

att via den icke registerförande myndighetens terminal ta del av 

upptagningarna i ADB-registret begränsas till de tillfällen, då 

myndighetens personal i sitt löpande arbete bearbetar registret. 

Tillämpningen bör vara avsevärt generösare gentemot allmänheten. 

Den praktiska aspekten får inte glömmas. Vad som är praktiskt 

möjligt för myndigheten är ju ofta av stor betydelse i samband 

med att andra frågor om tillämpningen av offentlighetsbestämmelserna 

är aktuella. Som exempel kan nämnas att myndighet 

kanske tillåter sig en viss tidsutdräkt vid utlämnandet av 

allmänna konventionella handlingar, därför att dessa förvaras i 

depå, som myndighetens personal inte besöker dagligen. 

Ovan sagda innebär givetvis inte att upptagning för ADB 

aldrig kan utgöra inkommen allmän handling som stannar kvar 

hos myndighet och härigenom blir arkivhandling hos denna. Om 

t ex information överförs från en myndighets ADB-register till 

ett datorbaserat register hos en annan myndighet med hjälp av 

aviseringsband, så bör upptagningarna på detta aviseringsband 

kunna betraktas som inkomna arkivhandlingar hos sistnämnda 

myndighet, förutsatt att aviseringsbandet är avsett för endast 

denna myndighet. 

Sammanfattning 

Ovan har efterlysts regler i 3 § riksarkivets cirkulär (1979:679) 

om tillämpningen av allmänna arkivstadgan beträffande frågan 

om rätt arkivbildare vid användningen av ADB. Det är nödvändigt 

med regler i denna§, vilka talar om när upptagning för ADB 

utgör upprättad respektive inkommen arkivhandling hos myndighet. 

Vid utformningen av dessa regler bör man inte glömma de 

problem som uppkommer till följd av att ADB-system integreras 

och att det är vanligt att myndigheter har möjlighet att erhålla 

77

utdata från ett register utan att vara registerförare. Framställningen 

ovan har syftat till att föreslå vissa riktlinjer för utformningen 

av de efterlysta reglerna. 

Summary. Who should be considered the rightful records creator 

of an ADP recording? By Roland Persson 

A comprehensive revision of the Swedish archival statutes took 

place during the latter part of the 1970s. Increasing computerization 

within the State administration bad created a number of 

archival problems, and regularizing these was one of the main 

objects of the revision. The result was a new circular conceming 

the application of the General Archival Ordinance issued by the 

National Archives. The circular came inta force on September 

1st, 1979. Discussions about archival matters related to Automated 

Data Processing have, however, continued inarchival cirdes 

during the 1980s. A central subject in the debate has been the 

question which agency should be considered the rightful records 

creator of ADP recordings. The author of the present artide 

argues that this matter should be regularized in the abovementioned 

circular and looks upon his artide as a contribution of 

basic data for such an addition. One condusion drawn by the 

author is that recordings in an ADP register constitute records 

created by an agency if the agency in its current work is responsible 

for the addition of the recordings to the register in the way 

intended and provided that the register has been created to aid 

· the activity of the agency. In the latter part of the artide same 

typical cases are discussed starting from problems that arise when 

ADP systems have been integrated and it is consequently necessary 

to decide which agency should be considered the true originator. 

A central matter also discussed in the artide is the question 

whether an ADP recording to which another agency has 

access, should be regarded as a record received by the latter 

agency. The author concludes that the recording should be considered 

a public record received for temporary keeping by the 

non-onginating agency each time it is processed by the latter. As 

soon as the processing has been finished, the recording should be 

laoked upon as retumed. According to this way of Iaoking at the 

matter, the recording will never become a record belonging to an 

agency that does not keep the register. It is the author's opinion 

that one single recording can never be regarded as a record 

belonging to several agendes at the same time. A recording that 

constitutes a record created by and belonging to the agency that 

keeps the register, cannot simultaneausly be considered a record 

78

eceived by another agency that does not keep the register. The 

above discussion should of course not give rise to the conclusion 

that the principle of free access to public records should be 

applied in such a way that the public will only be given access to 

recordings by way of the terminal of the non-onginating agency 

on those occasions when the agency employees process them. 

The application should be considerably more generous to the 

public. 

79

arkiv samhälle och forskning 1985 - Visa filer

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?