СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека

ПО ДЛЯ БИЗНЕСА
90
Softline Consulting Services
Решение Meridio по управлению документами
и электронными записями
Инструменты реализации отраслевых
стандартов (Compliance-решения)
По мере того как отраслевые требования
становятся более сложными и детальными,
у организаций возрастает необходимость
снижения накладных расходов на
соответствие этим стандартам путем автоматизации
большинства процессов по
контролю и управлению документами и
записями. Управление Документами и
Записями является базисом для построения
совместной работы, при этом управление
необходимо производить на протяжении
всего жизненного цикла информации,
начиная с ее создания до
уничтожения.
Что такое управление электронными
записями (Records Management)?
Обычно жизненный цикл документа не
заканчивается на моменте его создания.
Большое количество документов
становится отчетной документацией,
подготовленной в соответствии с финансовыми,
юридическими и прочими
требованиями. Такие документы должны
быть защищены от возможности их
дальнейшей модификации. Для них
должны быть определены долгосрочные
процедуры хранения, после которых
электронные записи могут быть перенесены
в другой (возможно, внешний) архив
либо уничтожены. Использование
этих процедур и предоставление доступа
к информации регламентируются
требованиями законодательства по архивному
хранению и учету документов.
Целью управления записями является
обеспечение соответствия производственных
процессов и процедур требованиям
законов и отраслевых стандартов.
В отличие от управления содержанием
документов, которое обеспечивает
автоматизацию процессов создания
и распространения документов и различных
бизнес-процессов с участием
документов, управление записями обеспечивает
решение задач хранения, учета
и использования архивов электрон-
Рис. 1. Жизненный цикл документа
ЗАКАЖИТЕ В
ных и неэлектронных документов на
любых носителях.
Электронные записи — это официальные
(не изменяемые) документы, жизненно
важные для бизнеса. Это вполне
могут быть огромные объемы информации,
содержащие десятки или сотни
миллионов записей, накопленных на
протяжении многих лет работы организации.
Поскольку электронные записи
являются информационным активом
организации, для них должны быть реализованы
различные механизмы поиска
и индексации, включая содержимое самих
документов. При этом должен быть
обеспечен различный уровень доступа к
информации.
Meridio enterprise Document
and Records Management
Meridio обеспечивает необходимую инфраструктуру
для соблюдения отраслевых
стандартов организаций и позволяет
защитить информационные активы организации
от таких рисков, как судебные
иски и финансовые преследования.
Meridio позволяет эффективно автоматизировать
долгосрочных процедур хранения
информации в соответствии с информационными
политиками и при
этом обеспечивает эффективный поиск
информации и разграничение доступа.
Meridio расширяет возможности корпоративного
портала Microsoft SharePoint
Portal Server для реализации полнофункционального
решения по управлению
электронными записями, позволяя организациям
реализовать собственные политики
управления корпоративной информацией.
Совместная работа этих
приложений обеспечивает надежную и
масштабируемую платформу как для совместной
работы сотрудников, так и для
соответствия отраслевым стандартам. В
результате организации получают масштабируемую
систему с возможностью
управления информацией в соответствии
с лучшим опытом работы с электронными
записями — стандартами управления
электронными записями США
(US Records Management standard, DoD
5015.2), а также более жестким требованиям
Великобритании (UK National
Archives standard, Requirements for EDRM
Systems 2002).
Выгоды совместного решения Meridio
и SharePoint Portal Server
Решение Meridio/Microsoft открывает
новые возможности для получения конкурентных
преимуществ. Эффективность
ведения бизнеса требует, чтобы
информационные активы были без труда
и задержки доступны лицам, принимающим
решения. Тесная интеграция
Meridio, SharePoint Portal Server и хорошо
знакомых пользователям приложе-
+7 (495)545-0-545
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ. ОБУЧЕНИЕ. КОНСАЛТИНГ • БЕСПЛАТНАЯ ДОСТАВКА И ПОДДЕРЖКА
http://www.slconsulting.ru
ний MS Office существенно снижает затраты
на адаптацию сотрудников к работе
с Meridio, что позволяет внедрить процесс
управления электронными записями
в виде неотъемлемой части совместной
работы сотрудников и с минимальными
затратами на обучение.
Рис. 2. Интеграция Meridio и SharePoint: внешний вид
SharePoint Portal Server обеспечивает базовую
функциональность по управлению
документами, однако функции управления
электронными записями в нем
отсутствуют. Цифровая панель (digital
dashboard) Meridio для SharePoint Portal
Server, состоящая из набора web-элементов,
обеспечивает полную функциональность
управления документами и электронными
записями:
• все инструменты коллективной работы
с документами SharePoint можно
применить и к документам, размещенным
в хранилище Meridio;
• преобразовывать документы, расположенные
в библиотеках SharePoint, в
корпоративные документы и электронные
записи Meridio можно непосредственно
из интерфейса SharePoint;
• доступ к корпоративной картотеке
(номенклатуре дел) Meridio, а также
стандартный набор пользовательских
операций по управлению электронными
записями могут осуществляться
из интерфейса SharePoint;
• размещение ярлыков документов,
хранящихся в Meridio, в библиотеках
документов SharePoint с помощью
технологии «Smart Shortcuts» обеспечивает
сотрудникам прозрачный до-
Рис. 3. Интеграция Meridio и SharePoint: работа с документами
http://www.softline.ru