СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека
СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека
СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ОФИСНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ<br />
50<br />
Летограф<br />
Контроль исполнения принятых<br />
решений<br />
При централизованном контроле одна<br />
группа сотрудников отвечает за ведение<br />
информации об исполнении поручений,<br />
при децентрализованном каждый руководитель<br />
самостоятельно формирует поручения<br />
и контролирует их исполнение.<br />
Отсутствие единого хранилища информации<br />
и механизмов контроля исполнительской<br />
дисциплины влечет за собой<br />
невозможность своевременно получить<br />
информацию об исполнении контрольных<br />
документов и уведомить исполнителя<br />
о наступлении срока контроля документов.<br />
ЛЕТОГРАФ предоставляет широкие возможности<br />
по организации контроля исполнительской<br />
дисциплины: «Жесткая»<br />
и «свободная» маршрутизация документов,<br />
определение местоположения документа<br />
в реальном времени, автоматическое<br />
уведомление исполнителя о наступлении<br />
срока контроля документов, организация<br />
системы сообщений-напоминаний<br />
и обсуждения документа.<br />
Согласование документов<br />
и передача их на исполнение<br />
Большинство внутренних документов<br />
проходит процедуру согласования: составляется<br />
лист согласования, документ<br />
тиражируется, каждому согласующему<br />
лицу вручается отдельный экземпляр.<br />
При этом происходит потеря времени на<br />
размножение документов, формирование<br />
протокола передачи и, наконец, передачу<br />
документа «из рук в руки».<br />
ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность<br />
перейти к безбумажной процедуре согласования<br />
документов, организовать<br />
параллельную, последовательную или<br />
смешанную маршрутизацию документов,<br />
автоматическую публикацию и обсуждение<br />
документов.<br />
Контроль доступа к документам<br />
ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность<br />
разграничения прав доступа к любому<br />
объекту системы для пользователя или<br />
группы пользователей, а также если<br />
пользователь исполняет обязанности<br />
временно отсутствующего лица или не<br />
зарегистрирован в системе.<br />
ЛЕТОГРАФ позволяет удостоверить документы<br />
и их версии с помощью электронной<br />
цифровой подписи и осуществить<br />
шифрование информации.<br />
ЗАКАЖИТЕ В<br />
Составление и обработка документов<br />
В современных организациях возникают<br />
неоправданные временные затраты на<br />
составление и обработку документов,<br />
что в одних случаях вызвано невозможностью<br />
ведения единой базы шаблонов<br />
документов, в других — невозможностью<br />
своевременно изменить или дополнить<br />
шаблоны и правила обработки документов<br />
в условиях динамично развивающегося<br />
бизнеса.<br />
ЛЕТОГРАФ позволяет эффективно организовать<br />
работу в рамках единого информационного<br />
пространства путем ведения<br />
произвольного количества шаблонов<br />
документов любой сложности, тиражирования<br />
документов на бланке, а также<br />
возможности осуществления потокового<br />
ввода документов и данных.<br />
«Лоскутная» автоматизация<br />
Отсутствие единого решения для управления<br />
документами приводит к тому,<br />
что в компании одновременно эксплуатируется<br />
большое количество приложений,<br />
автоматизирующих различные<br />
участки деятельности: регистрация входящей<br />
и исходящей корреспонденции,<br />
заказ пропусков, учет телефонных переговоров<br />
и т.д. Компания вынуждена содержать<br />
собственный штат службы поддержки<br />
подобных систем. При этом отсутствует<br />
документация на системы, решающие<br />
«мелкие» задачи, сами системы<br />
устаревают, обмен информацией между<br />
системами затруднен.<br />
ЛЕТОГРАФ предназначен для решения<br />
всех задач управления информацией: от<br />
регистрации входящих и исходящих документов<br />
и централизованного контроля<br />
исполнения до реализации узкоспециализированных<br />
задач. Переход от<br />
разрозненных систем к единому решению<br />
может происходить поэтапно: сначала<br />
с помощью системы решаются неавтоматизированные<br />
задачи, затем постепенно<br />
происходит отказ от «лоскутных»<br />
решений.<br />
Снижение издержек на сопровождение<br />
системы<br />
Нередко представители крупных компаний,<br />
внедряющих у себя системы документационного<br />
обеспечения, говорят,<br />
что покупка системы — это только первичные<br />
и не самые большие затраты.<br />
Главные расходы начинаются на этапе<br />
«подгонки» дорогой, но многофункциональной<br />
системы под особенности существующей<br />
структуры компании и ее те-<br />
+7 (495)232-00-23<br />
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ. ОБУЧЕНИЕ. КОНСАЛТИНГ • БЕСПЛАТ<strong>НА</strong>Я ДОСТАВКА И ПОДДЕРЖКА<br />
www.letograf.ru<br />
кущие бизнес-процессы. Однако, если<br />
через некоторое время организационная<br />
структура компании меняется, или появляется<br />
новое направление и новые бизнес-процессы,<br />
то весь процесс наладки<br />
начинается снова. Это вынуждает компании<br />
постоянно содержать штат программистов,<br />
поддерживающих систему,<br />
либо делает их зависимыми от компании-разработчика<br />
на весь срок эксплуатации<br />
системы.<br />
Использование системы ЛЕТОГРАФ не<br />
требует применения навыков программирования<br />
и поэтому не приводит к дополнительным<br />
затратам на доработку и<br />
поддержание системы. Все настройки<br />
(создание хранилищ документов, разграничение<br />
прав доступа, настройка<br />
персональных страниц пользователя и<br />
т.д.) осуществляются администратором<br />
системы или пользователем, имеющим<br />
соответствующие права доступа.<br />
Преимущества внедрения системы<br />
ЛЕТОГРАФ<br />
Переход к электронному документообороту<br />
позволяет учитывать все документы<br />
организации, обеспечивает быстрый поиск<br />
необходимых документов, обеспечивает<br />
сохранность и исключает возможность<br />
потери информации.<br />
• ЛЕТОГРАФ позволяет решить все задачи<br />
традиционного документооборота,<br />
начиная от регистрации входящей<br />
корреспонденции, передачи документов<br />
по маршрутам, создания поручений<br />
по документам и контроля<br />
их исполнения до помещения документов<br />
в хранилище или в архив организации.<br />
• Руководители получают возможность<br />
в любой момент получить информацию<br />
о состоянии дел в организации и<br />
могут контролировать исполнение<br />
приказов. Тем самым повышается исполнительская<br />
дисциплина и улучшается<br />
управляемость организацией.<br />
• ЛЕТОГРАФ способен предоставить<br />
централизованный доступ ко всей<br />
корпоративной информации и создать<br />
единое хранилище всех документов<br />
организации.<br />
• Если в организации используется несколько<br />
систем, ЛЕТОГРАФ позволяет<br />
организовать обмен данными между<br />
этими системами, в том числе представить<br />
результат взаимодействия<br />
этих систем между собой в виде документов<br />
ЛЕТОГРАФ.<br />
• Внедрение системы может происходить<br />
поэтапно: начав с автоматизации<br />
отдельных задач документооборота,<br />
со временем организация может полностью<br />
отказаться от бумажного документооборота<br />
и работать с документами<br />
только в электронном виде, таким<br />
образом, полностью исключив возможность<br />
потери информации.<br />
Компания «ЛЕТОГРАФ»<br />
Москва, ул. В. Красносельская, д. 3<br />
Тел.: +7 (495) 980-55-29 e-mail: info@letograf.ru<br />
http://www.softline.ru
Change language