СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека
СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека
СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД НА ВАШИ ЗАДАЧИ - Библиотека
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Летограф<br />
Переход к электронному документообороту:<br />
проблемы и пути решения<br />
Цели и проблемы<br />
Внедрение систем электронного документооборота<br />
(СЭД) сегодня становится<br />
все более актуальным. С какой целью<br />
большие и малые, государственные и<br />
коммерческие организации выбирают<br />
подобные системы?<br />
Прежде всего СЭД должна предоставлять<br />
механизмы для улучшения и упрощения<br />
управляемости организацией, способствовать<br />
осуществлению контроля исполнения<br />
поручений, предоставлять возможность<br />
в любой момент получить точную<br />
информацию о состоянии дел в организации,<br />
а также гарантировать актуальность<br />
и надежность предоставленной<br />
информации.<br />
СЭД должна позволять создать единое<br />
информационное пространство организации<br />
и обеспечить единый централизованный<br />
доступ к корпоративной информации,<br />
тем самым повысить эффективность<br />
работы и взаимодействия сотрудников.<br />
Конечной целью внедрения СЭД<br />
является постепенный переход к электронному<br />
документообороту.<br />
Для документооборота госструктур характерны<br />
следующие проблемы:<br />
• огромное количество бумажных документов<br />
в организации;<br />
• тиражирование бумажных копий документов;<br />
• трудно получить информацию о нахождении<br />
документа;<br />
• несвоевременное исполнение поручений<br />
вследствие невозможности их<br />
контроля.<br />
Что касается коммерческих организаций,<br />
то, помимо вышеперечисленных<br />
проблем, их документооборот зависит от<br />
изменяющихся требований бизнеса —<br />
к типам документов, с которыми производится<br />
работа, к схемам обработки документов<br />
и т.д. Следовательно, внедряемая<br />
СЭД должна не только решать вышеперечисленные<br />
задачи, но также легко и<br />
быстро адаптироваться к новым требованиям<br />
бизнеса.<br />
Ситуация на рынке<br />
Спрос рождает предложение, и сегодня<br />
на российском рынке корпоративных<br />
информационных систем представлен<br />
целый спектр подобных решений.<br />
Для «частных решений» характерно то,<br />
что они легко устанавливаются, но пользователям<br />
приходится адаптировать<br />
свою работу под возможности системы,<br />
вместо того чтобы использовать возможности<br />
системы в соответствии с собственными<br />
требованиями.<br />
Для разработки «платформы» требуется<br />
работа целой группы аналитиков и программистов,<br />
внедрение и сопровожде-<br />
ние такой системы требует времени и существенных<br />
материальных затрат.<br />
Наиболее востребована рынком гибкая<br />
и настраиваемая система, которая легко<br />
адаптируется для решения поставленной<br />
задачи без необходимости разработки<br />
программного кода. Именно такую систему<br />
представляет собой ЛЕТОГРАФ.<br />
Что такое ЛЕТОГРАФ<br />
ЛЕТОГРАФ является «конструктором» из<br />
настраиваемых компонент — функциональных<br />
модулей и шаблонов.<br />
ЛЕТОГРАФ легко адаптируется согласно<br />
требованиям конкретной организации.<br />
ЛЕТОГРАФ опирается на интеграционную<br />
платформу, что позволяет организовать<br />
взаимодействие с другими системами,<br />
используемыми в организации.<br />
ЛЕТОГРАФ представляет собой веб-решение,<br />
система устанавливается только<br />
на сервере, нет необходимости установки<br />
или настройки программного обеспечения<br />
на компьютерах пользователей.<br />
Для работы с системой пользователи используют<br />
обычный браузер.<br />
Задачи электронного документооборота<br />
Ниже мы рассмотрим наиболее часто<br />
встречающиеся задачи и предложим их<br />
решения с помощью системы ЛЕТОГРАФ:<br />
• недостаточная автоматизация бизнеспроцессов<br />
компании;<br />
• низкая скорость подготовки решений;<br />
• потеря управленческой информации;<br />
• слабый контроль исполнения принятых<br />
решений;<br />
• потеря времени при согласовании документов<br />
и передаче на исполнение;<br />
• отсутствие контроля доступа сотрудников<br />
к документам;<br />
• неоправданные временные затраты на<br />
составление и обработку документов;<br />
• «лоскутная» автоматизация;<br />
• высокие издержки на поддержание<br />
системы.<br />
Автоматизация бизнес-процессов<br />
компании<br />
Преимущества автоматизации ключевых<br />
и вспомогательных бизнес-процессов<br />
компаний очевидны: повышается<br />
эффективность управления компанией,<br />
улучшается исполнительская дисциплина<br />
сотрудников, достигается «прозрачность»<br />
бизнеса. В то же время автоматизация<br />
невозможна без построения эффективной<br />
системы управления документами,<br />
поскольку именно они обеспечивают<br />
информационную поддержку<br />
всех бизнес-процессов.<br />
Санкт-Петербург +7(812)336-44-46<br />
Екатеринбург +7(343)371-08-67<br />
Казань +7(843)527-98-50<br />
Красноярск +7(3912)52-59-91<br />
Нижний Новгород +7(8312)61-92-08<br />
Новосибирск +7(383)362-00-10<br />
Омск +7(3812)31-83-63<br />
Ростов-на-Дону +7(863)237-99-49<br />
Самара +7(846)270-04-80<br />
Уфа +7(347)292-44-50<br />
Хабаровск +7(4212)32-92-95<br />
Азербайджан, Баку +994(12)436-81-59<br />
www.letograf.ru<br />
Традиционно автоматизацию начинают<br />
с управления финансовыми потоками и<br />
управления персоналом. Далее следует<br />
учет входящей и исходящей корреспонденции.<br />
Между тем, «прозрачность» бизнеса<br />
обеспечивается именно за счет управления<br />
внутренними бизнес-процессами<br />
в рамках единой информационной<br />
системы.<br />
Построение системы управления корпоративной<br />
информацией — трудоемкий<br />
процесс, он должен учитывать особенности<br />
корпоративных стандартов.<br />
ЛЕТОГРАФ позволяет создать произвольное<br />
количество хранилищ документов,<br />
набор шаблонов документов, правил их<br />
обработки, нумерации и маршрутизации.<br />
Настройка решения для конкретного<br />
предприятия осуществляется без доработки<br />
программного кода.<br />
Скорость подготовки решений<br />
Принятие управленческих решений основано<br />
на обработке входящей и исходящей<br />
корреспонденции, информации о<br />
контроле исполнения поручений и т.д.<br />
Если в компании недостаточно внимания<br />
уделяется построению единого информационного<br />
пространства, то временные<br />
затраты, необходимые для поиска<br />
информации, могут оказаться неприемлемыми<br />
и повлечь задержку исполнения<br />
срочных поручений и утрату актуальности<br />
информации.<br />
ЛЕТОГРАФ позволяет организовать логически<br />
единое хранилище информации,<br />
составить библиотеку форм типовых<br />
решений, предоставляет широкие<br />
возможности по организации поиска информации<br />
и гибкий механизм построения<br />
отчетов.<br />
Исключение возможности потери<br />
управленческой информации<br />
Вопрос потери информации становится<br />
особо актуальным для компаний, переживающих<br />
реорганизацию или расширение<br />
бизнеса. Отсутствие комплексной<br />
регистрации, организации хранилищ<br />
информации, ведение классификаторов<br />
и контроля работы над документами<br />
приводит к тому, что документы создаются<br />
и хранятся на рабочих местах сотрудников.<br />
Важные документы могут<br />
быть потеряны из-за отсутствия сотрудника<br />
или сбоя аппаратного обеспечения<br />
локального рабочего места. Хранение и<br />
использование истории изменений документов<br />
в таких ситуациях становится<br />
практически невозможным.<br />
ЛЕТОГРАФ обеспечивает надежное хранение<br />
информации, создание шаблонов<br />
документов любой структуры, ведение<br />
протокола обработки информации и управление<br />
версиями документов.<br />
Беларусь, Минск +375(17)290-71-80<br />
Казахстан, Алматы +7(327)250-75-70<br />
Кыргызстан, Бишкек +996(612)91-00-00<br />
Таджикистан, Душанбе +992(44)600-60-00<br />
Украина, Киев +380(44)201-03-00<br />
Узбекистан, Ташкент +998(71)120-49-09<br />
ОФИСНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ<br />
49
Change language