15.01.2017 Views

Excel complet scurtat

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Picon Training Center<br />

Operator calculator<br />

electronic şi reţele<br />

Metode avansate de lucru<br />

cu <strong>Excel</strong> 2010<br />

Curs autorizat de către<br />

Autoritatea Naţională pentru Calificări<br />

Trainer: Polixeniu Anghel<br />

polixeniu@gmail.com; 0744 536 080<br />

www.cursuri-picon.ro; office@cursuri-picon.ro<br />

021 213 129 457; 0724 772 425; 0767 172 343; 0749 989 353<br />

1


CURS: Metode avansate de lucru<br />

cu aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> 2010<br />

Aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> face parte din suita de aplicații Microsoft Office, fiind folosită<br />

pentru prelucrarea datelor organizate matriceal în linii și coloane (planificarea bugetelor,<br />

lucrul cu date financiare, realizarea de grafice, etc.).<br />

STRUCTURA CURSULUI:<br />

1. Elemente de formatare avansată<br />

1.1 Formatarea celulelor<br />

1.2 Lucrul cu foile de calcul<br />

1.3 Opțiuni de lipire specială<br />

1.4 Șabloane<br />

1.5 Securitatea registrelor de calcul<br />

2. Lucrul cu datele<br />

2.1 Sortarea datelor<br />

2.2 Liste particularizate<br />

2.3 Filtrarea datelor<br />

2.4 Subtotaluri<br />

2.5 Legături<br />

2.6 Importare datelor dintr-un fișier text<br />

2.7 Importare datelor dintr-o pagină web<br />

3. Formule și funcții<br />

3.1 Funcții de dată și oră<br />

3.2 Funcții matematice și statistice<br />

3.3 Funcții de text<br />

3.4 Funcții financiare<br />

3.5 Funcții de căutare și referință<br />

3.6 Funcții logice<br />

3.7 Funcții imbricate<br />

4. Tabele pivot (Rapoarte)<br />

4.1 Crearea unui tabel pivot<br />

4.2 Actualizarea datelor în tabele pivot<br />

4.3 Filtrarea și sortarea<br />

4.4 Gruparea datelor<br />

5. Tabele de ipoteze<br />

5.1 Cu o variabilă<br />

5.2 Cu două variabile<br />

6. Scenarii<br />

6.1 Crearea și modificarea unui scenariu<br />

6.2 Sumarul unui scenariu<br />

7. Validare și audit<br />

7.1 Validarea datelor<br />

7.2 Auditarea datelor<br />

7.3 Comentarii asociate celulelor<br />

7.4 Modificare și revizuire<br />

8. Automatisme (Macrocomenzi)<br />

9.1 Înregistrarea unei macrocomenzi<br />

9.2 Rularea unei macrocomenzi<br />

9.3 Asocierea unei macrocomenzi unui<br />

buton din panglica de meniuri<br />

2


Utilizarea aplicației Microsoft <strong>Excel</strong> 2010<br />

Aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> face parte din suita de aplicații Microsoft Office, fiind<br />

folosită pentru prelucrarea datelor organizate matriceal în linii și coloane (planificarea<br />

bugetelor, lucrul cu date financiare, realizarea de grafice, etc.).<br />

Partea I: Noțiuni introductive<br />

1. Generalități<br />

1.1.1 Deschiderea și închiderea aplicației<br />

Pentru deschiderea aplicației Microsoft <strong>Excel</strong> 2010 se apasă butonul (Start) din bara<br />

de aplicații și din opțiunea Toate aplicațiile (All programs) se alege directorul Microsoft<br />

Office, din care se selectează aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> 2010 și se execută click stânga pentru<br />

deschidere.<br />

Închiderea aplicației <strong>Excel</strong> se realizează prin una din următoarele variante:<br />

Din meniul Fișier (File) – Ieșire (Exit).<br />

Buton din dreapta sus.<br />

Buton din stânga sus – opțiunea Închidere (Close).<br />

Tastele Alt+F4.<br />

1.1.2 Elementele ferestrei în aplicația <strong>Excel</strong>:<br />

Bara de instrumente de acces rapid (Quick Acces Toolbar) – situată în colțul din<br />

stânga sus al ferestrei;<br />

Bara de titlu – afișează numele aplicației și numele documentului activ;<br />

Panglica (Ribbon) – conține butoane organizate în grupuri logice (Tab-uri): Pornire<br />

(Home), Inserare (Insert), etc. Grupurile conțin categorii cu liste de comenzi specifice.<br />

Bara pentru formule – specifică aplicației <strong>Excel</strong>, permite afișarea/editarea valorii sau<br />

formulei utilizate într-o celulă.<br />

Foaia de calcul – spațiul de lucru efectiv cu informațiile specifice <strong>Excel</strong>. Este<br />

alcătuită din rânduri (numerotate cu cifre) și coloane (identificate prin litere).<br />

Bara cu etichetele foilor de lucru, barele de derulare verticală și orizontală<br />

Bara de stare – o zonă orizontală situată în partea de jos a ferestrei ce conține<br />

informații despre starea curentă a ferestrei, mod de vizualizare, panoramare (zoom).<br />

Aplicația <strong>Excel</strong> 2010 conține 1.048.576 rânduri și 16.384 coloane.<br />

1.2. Lucrul cu fișiere <strong>Excel</strong><br />

Fișierele cu care se lucrează în Microsoft <strong>Excel</strong> se numesc registre de calcul care pot<br />

avea una sau mai multe foi de lucru (worksheet): Sheet1, Sheet2, etc. Aplicația Microsoft<br />

<strong>Excel</strong> atribuie implicit registrelor de calcul extensia .xlsx și un nume temporar Registrun<br />

(n=1,2,3,etc.), nume care poate fi schimbat prin salvare. Ulterior, documentele pot fi deschise<br />

pentru vizualizare, editare sau partajare, pot fi copiate, mutate, redenumite sau șterse (pentru<br />

detalii se poate consulta secțiunea „Lucrul cu fișiere” – Windows 7).<br />

Fișierele pot fi salvate și în alt format, după necesități. Pot fi deschise simultan mai<br />

multe fișiere care se pot comuta între ele.<br />

1.2.1 Crearea unui document nou<br />

La deschiderea aplicației <strong>Excel</strong> se deschide implicit un registru de calcul nou<br />

(autodenumit Registru1). Prestabilit, registrul de calcul <strong>Excel</strong> conține 3 foi de calcul, ale căror<br />

3


denumiri apar în partea stângă jos a ecranului. Se pot insera foi de calcul până la numărul<br />

maxim de 256. Aplicația <strong>Excel</strong> poate opera cu date din foi de lucru diferite (sau din registre<br />

de lucru diferite); De asemenea, se poate crea un registru de calcul nou pe baza unui șablon<br />

existent (Butonul Fișier – opțiunea Nou – Șabloane eșantion (Sample Templates).<br />

Un document nou se poate crea și prin apăsarea tastelor Ctrl+N<br />

1.2.2 Deschiderea unui document existent se poate face apăsând butonul Fișier –<br />

opțiunea Deschidere (Open); este afișată fereastra de navigare prin structura de directoare, de<br />

unde se alege documentul dorit. Se apasă butonul Deschidere (sau dublu click-stânga).<br />

Deschiderea unui document se poate face și prin apăsarea tastelor Ctrl+O<br />

1.2.3 Închiderea unui document: se face rapid prin apăsarea butonului Închidere din<br />

colțul dreapta-sus al ferestrei (sau alegerea comenzii Închidere asociată butonului Fișier).<br />

Dacă au fost efectuate modificări, la închiderea documentului este afișată o casetă<br />

de dialog ce solicită salvarea modificărilor prin apăsarea butonului Salvare (Save).<br />

1.2.4 Lucrul cu foi de calcul<br />

Inserarea unei noi foi de calcul<br />

- Click pe opțiunea Inserare foaie de calcul (din bara de foi de calcul din stânga jos)<br />

- De la tastatură Shift + F11<br />

Redenumirea/ștergerea unei foi de calcul<br />

- Click dreapta pe numele foii respective<br />

- Din meniul rapid se alege comanda redenumire/ștergere<br />

Copierea/mutarea unei foi de calcul<br />

- Click dreapta pe numele foii respective, din meniul rapid se aleg comenzile<br />

- Crearea unei copii – pentru a crea o copie în registrul de lucru curent<br />

- Mutare – fie în registrul curent, în fața unei foi existente, fie în alt registru de lucru<br />

deschis<br />

1.2.5 Ascunderea și reafișarea foilor de calcul:<br />

o Pentru a ascunde o foaie de calcul:<br />

- Din fila Pornire – grupul Celule – butonul Format (lista derulantă)<br />

- Comanda Ascundere – opțiunea Ascundere foaie de calcul (Hide Sheet)<br />

o Pentru a reafișa o foaie de calcul:<br />

- Din fila Pornire – grupul Celule – butonul Format (lista derulantă)<br />

- Comanda Ascundere – opțiunea Afișare (Unhide) – se selectează numele foii de<br />

calcul dorite;<br />

Rapid, ascunderea și afișarea foilor de calcul se pot face și din meniul contextual afișat la<br />

click-dreapta pe foaia de calcul dorită.<br />

1.2.6 Scindarea ecranului – permite vizualizarea mai multor zone din aceeași foaie<br />

de calcul în același timp;<br />

Din fila Vizualizare (View), se apelează comanda Scindare (Split) care va despărți<br />

ecranul pe orizontală și verticală în raport cu celula curentă. Barele pot fi mutate cu ajutorul<br />

mouse-ului până în poziția dorită;<br />

Eliminarea barelor:<br />

4


- Dublu click pe acestea;<br />

- Apăsând din nou butonul Scindare;<br />

1.3 Lucrul cu rânduri și coloane<br />

‣ Selectare<br />

În foile de calcul, există posibilitatea de a selecta celule, rânduri sau coloane pentru a<br />

formata datele sau pentru a insera alte celule, rânduri sau coloane. Modalități de selectare:<br />

- cea mai simplă modalitate de selectare a unei celule este cu ajutorul mouse-ului (click<br />

stânga).<br />

- cu ajutorul casetei de nume (se introduce referința celulei și se apasă Enter );<br />

- selectarea unui grup de celule: se ține apăsat butonul stâng al mouse-lui și se deplasează<br />

cursorul peste celulele care se doresc a fi selectate.<br />

- selectarea cu ajutorul tastaturii: Shift în combinație cu tastele săgeți (în cazul în care<br />

celulele nu sunt adiacente se ține apăsată tasta Ctrl și se selectează cu mouse-ul fiecare<br />

celulă dorită).<br />

- selectarea unei coloane întregi sau a unui rând întreg se face prin click de mouse pe<br />

eticheta rândului sau coloanei;<br />

Pentru a selecta simultan un rând și o coloană se ține apăsată tasta Ctrl în timpul selecției.<br />

‣ Deselectare: simplu click oriunde în spațiul gol al foii;<br />

‣ Inserare:<br />

se selectează rândul deasupra căruia se dorește inserarea unui rând nou.<br />

se selectează coloana în stânga căreia se dorește inserarea unei noi coloane.<br />

click dreapta pe selecție – Inserare (Insert).<br />

‣ Ștergere:<br />

se selectează rândul sau coloana care urmează să fie șterse<br />

click dreapta pe selecție – Ștergere (Delete).<br />

‣ Redimensionare:<br />

o Manual - se selectează rândurile sau coloanele care urmează să fie redimensionate, apoi :<br />

- dublu click pe limita din dreapta a etichetei unei coloane, sau pe limita de jos de sub<br />

eticheta unui rând, ori<br />

- click pe „granița” dintre cele două coloane/rânduri (cursorul ia forma unei cruci negre) și<br />

(prin glisare cu mouse-ul) se redimensionează coloana sau rândul.<br />

o Automat – cu ajutorul funcțiilor Înălțime rând (Row height) și Lățime coloană<br />

(Column Width), din tab-ul Pornire (Home), secțiunea Celule (Cells) funcția Format<br />

(oferă și opțiunea de Potrivire automată – AutoFit).<br />

1.3.1 Ascunderea și reafișarea rândurilor și coloanelor<br />

În cadrul unei foi de calcul, coloanele sau rândurile mai puțin importante se pot ascunde.<br />

Rândurile și coloanele ascunse nu sunt șterse din cadrul foii de calcul, ci doar nu mai sunt<br />

vizibile! Indiciul că în foaia de calcul sunt rânduri și coloane ascunse este discontinuitatea<br />

numerotării lor.<br />

După salvarea și închiderea registrului de calcul rândurile și coloanele rămân ascunse (de<br />

asemenea rămân ascunse și la imprimarea foii de calcul);<br />

o Pentru a ascunde un rând sau o coloană:<br />

- Se selectează rândul sau coloana;<br />

5


- Din fila Pornire – grupul Celule – butonul Format (lista derulantă)<br />

- Comanda Ascundere;<br />

o Pentru a reafișa un rând sau o coloană:<br />

- Se identifică discontinuitatea numerotării etichetelor;<br />

- Se selectează rândul de deasupra și de sub rândul ce se dorește a fi reafișat (sau<br />

coloanele aflate de fiecare parte a coloanelor pentru care se dorește reafișarea);<br />

- Din fila Pornire – grupul Celule – butonul Format (lista derulantă)<br />

- Comanda Reafișare;<br />

Rapid, ascunderea și afișarea rândurilor se pot face și din meniul contextual afișat la<br />

click-dreapta pe celula sau rândul dorit.<br />

1.4 Lucrul cu celule<br />

Intersecția dintre un rând și o coloană se numește celulă, având o adresă (referință)<br />

formată din litera coloanei și numărul rândului (A2, C18, H21, etc.). Celula activă<br />

(indicată printr-un chenar îngroșat) are referința afișată în Caseta de nume.<br />

Adresele sau referințele celulelor sau ale grupurilor de celule (domenii) îi specifică<br />

aplicației <strong>Excel</strong> unde să caute datele pe care le utilizează în formule. Pot fi:<br />

o Adrese relative: dacă poziția celulei care conține formula se modifică, se modifică și<br />

referința. Dacă se copiază formula, se ajustează automat și referința.: A1, B4<br />

o Adrese absolute: nu se ajustează automat la copiere; referă celulele dintr-o poziție<br />

fixă. Pentru a realiza o referință absolută la o celulă trebuie pus semnul $ în fața rândului sau a<br />

coloanei care se dorește a rămâne constantă (se fixează).<br />

Exemple: $A$1, $B$4 – coloană și rând fixate<br />

o Adrese mixte: acest tip de referinţă îşi modifică fie numărul rândului, fie litera<br />

coloanei (rămâne constant fie litera coloanei, fie numărul rândului) la copierea formulei.<br />

Componenta, din adresa unei celule, care rămâne constantă va fi precedată de semnul „$”. Se<br />

poate fixa fie numai rândul, fie numai coloana.<br />

Exemple: $A1, $B4 – coloană fixată; A$1, B$4 – rând fixat.<br />

Transformarea unei adrese relative în adresă absolută se poate face apăsând tasta F4<br />

Pentru a face referire la un grup de celule (domeniu) se introduce referința celulei din<br />

stânga sus, urmată de semnul ” : ” și apoi referința celulei din colțul din dreapta jos al zonei<br />

de celule.<br />

1.5 Introducerea datelor<br />

Completarea foilor de lucru se face prin introducerea în celule (de la tastatură) a datelor de<br />

tip:<br />

‣ Valori – sunt date constante (nu se modifică decât prin intervenția utilizatorului):<br />

Text - șiruri de caractere formate din litere, cifre, semne speciale ( max. 32000 de<br />

caractere), aliniate automat la stânga în celulă. În cazul textelor lungi, atunci când celula<br />

din dreapta e liberă textul se revarsă peste aceasta, iar dacă e ocupată va fi afișat<br />

trunchiat.<br />

Numere – combinații de cifre de la 0-9 și caractere speciale, aliniate automat la dreapta<br />

în celulă. Reprezentarea numerelor este de 15 cifre semnificative. Virgula zecimală și<br />

separatorul pentru mii se pot seta din Panoul de Control – Setări regionale (Control<br />

Panel – Regional Settings).<br />

6


Date calendaristice – exprimă date calendaristice pe care aplicația <strong>Excel</strong> le tratează tot<br />

ca pe niște numere (data calendaristică este reprezentată de un număr serial).Spre<br />

exemplu, pentru data calendaristică 15/08/2013, formatată ca și număr, rezultatul va fi<br />

41501 – acest număr semnifică numărul de zile de la 01 ianuarie 1900 (data de referință)<br />

până la 15 august 2013.<br />

‣ Formule – se recalculează automat în urma modificării datelor, fără intervenția<br />

utilizatorului. La introducerea datelor în celule trebuie să se țină cont de anumite<br />

reguli:<br />

O celulă poate conține doar un tip de date (text, numere, etc.). Este recomandabil să se<br />

introducă valori separate în fiecare celulă (exemplu: numele într-o celulă, prenumele<br />

în alta, numărul de telefon în alta ș.a.m.d.).<br />

Datele pentru celula activă se pot introduce direct în Bara de Formule.<br />

O foaie de lucru nu trebuie să conțină rânduri sau coloane goale.<br />

1.5.1 Formatarea datelor<br />

Pentru ca datele dintr-o foaie de calcul să poată fi interpretate mai uşor este<br />

indicat ca după introducerea lor să fie formatate, adică să li se schimbe aspectul (culoare,<br />

dimensiune, etc.).<br />

Formatarea celulelor pentru a afișa diferite formate<br />

Se realizează astfel:<br />

1. Se selectează elementele (celule, rânduri, coloane) în care există date al căror<br />

aspect se va schimba.<br />

2. Se alege Fila Pornire, grupul Celule, butonul Format, comanda Formatare celule;<br />

(altfel: clic dreapta pe celulele selectate → Formatare celule); Apare caseta de dialog<br />

Formatare celule (Format Cells), care conţine mai multe taburi:<br />

‣ Fila Număr (Number) – permite alegerea modului de reprezentare a diferitelor tipuri de<br />

date din celule, conform categoriei alese din lista Categorie (Category). Dintre categoriile<br />

cel mai des utilizate amintim:<br />

General (General)– anulează formatarea existentă pentru valori numerice.<br />

Număr (Number) – permite:<br />

- Stabilire număr de zecimale - Număr zecimale (Decimal places);<br />

- Afişare numere utilizând separator mii – Utilizarea separator mii (Use 1000<br />

Separator);<br />

- Afişarea numere negative – Numere negative (Negative Numbers).<br />

Procentaj (Percentage) – permite:<br />

- Transformarea valorii numerice existentă în celulă într-o valoare procentuală prin<br />

înmulţirea valorii iniţiale cu 100 şi adăugarea simbolului „%”;<br />

- Stabilire număr de zecimale (Decimal places).<br />

Simbol monetar (Currency) – arată valorile numerice însoţite de simbolul monetar.<br />

Permite:<br />

- Alegerea simbolul monetar din lista Simbol (Symbol). Simbolul implicit este cel ales<br />

pentru opţiunile regionale;<br />

- Stabilire număr de zecimale (Decimal places);<br />

- Forma de afişare a numerelor negative (Negative Numbers).<br />

Dată (Date) – permite selectarea diferitelor formate de afişare pentru data calendaristică.<br />

Oră (Time) – permite selectarea diferitelor formate de afişare pentru momentul de timp.<br />

7


‣ Fila Aliniere (Alignment) – permite alinierea conţinutului celulei (pe orizontală şi<br />

verticală),<br />

orientarea, încadrarea textului în celulă, unirea mai multor celule (îmbinare celule).<br />

‣ Fila Font (Font) – permite formatarea fonturilor (caracterelor);<br />

‣ Fila Bordură (Border) – permite alegerea stilului, culorii şi poziţiei chenarelor celulelor<br />

selectate;<br />

‣ Fila Umplere (Fill) – permite alegerea culorii de fundal pentru celulele selectate;<br />

1.5.2 Completarea automată a seriilor de date – Auto Fill: <strong>Excel</strong> oferă posibilitatea<br />

<strong>complet</strong>ării automate a seriilor de date (numerotare, copierea multiplă a unei valori de tip text,<br />

inserarea lunilor anului, inserarea zilelor săptămânii, inserarea unei perioade calendaristice: de<br />

la o dată de început la o dată de sfârșit, etc.). Metode:<br />

o Manual<br />

- se introduc primele două valori ale seriei în două celule alăturate<br />

- se selectează cele două celule <strong>complet</strong>ate<br />

- click pe colțul din dreapta jos al selecției și se trage în jos/dreapta până la valoarea dorită<br />

a seriei; pe măsura <strong>complet</strong>ării seriei, <strong>Excel</strong> afișează în colțul din dreapta jos (în căsuță),<br />

ultima valoare a seriei.<br />

o Automat<br />

- din fila Pornire, grupul Editare, butonul Umplere (Fill), comanda Serii<br />

- în caseta de dialog Serii se introduce unitatea de incrementare (pasul seriei) și valoarea la<br />

care seria se oprește;<br />

Completarea automată nu se poate face decât pentru celule alăturate<br />

1.6. Utilizarea formulelor și funcțiilor<br />

1.6.1 Formula – reprezintă o expresie de calcul formată din:<br />

obligatoriu primul caracter dintr-o formulă<br />

Paranteze rotunde pentru a schimba ordinea normală de efectuare a calculelor.<br />

Operatorii sunt simbolurile care precizează operația efectuată asupra operanzilor. Sunt<br />

patru categorii de operatori:<br />

Operatori aritmetici – acționează asupra numerelor: + (adunare), - (scădere), *<br />

(înmulțire), / (împărțire), ^ (ridicare la putere);<br />

Operator pentru texte – combină prin concatenare două sau mai multe valori de tip text<br />

într-o singură valoare de tip text: &;<br />

Operatori relaționali – compară două valori de același tip și au ca rezultat o valoare logică<br />

de tipul TRUE sau FALSE: = (egal), > (mai mare strict), >= (mai mare sau egal), < (mai<br />

mic strict),


1. Se selectează celula în care se aşteaptă rezultatul.<br />

2. Se tastează semnul „=”.<br />

3. Se introduc componentele formulei:<br />

• Operatori, paranteze – direct de la tastatură;<br />

• Operanzii se introduc de la tastatură sau, dacă aceştia sunt referinţe la celulele implicate<br />

în calcul, pot fi specificaţi şi prin selectare cu mouse-ul direct din foaia de calcul.<br />

4. Se confirmă formula apăsând tasta Enter sau prin click pe butonul de pe bara de<br />

formule. Exemplu: =300 +(A2+40)/5<br />

1.6.2 Introducerea funcțiilor; Aplicația <strong>Excel</strong> dispune de aproximativ 15000 de<br />

funcții predefinite, grupate pe categorii diverse: matematice, statistice, text, data și ora,<br />

căutare și referință, financiare, logice, etc. La bază, o funcție este tot o formulă (efectuează<br />

anumite prelucrări);<br />

Sintaxa unei funcții = nume funcție(argumente)<br />

Indiferent de tipul funcției introduse, procedura este aceeași: se alege comanda Inserare<br />

Funcție din meniul Formule (mai rapid, se apasă butonul din bara de formule); se<br />

deschide fereastra Inserare Funcție, iar în caseta de dialog Căutare funcție se introduce<br />

numele funcției și se apasă butonul Salt (Go) pentru a începe procesul de căutare.<br />

Rapid: în celula unde se dorește rezultatul, se introduce semnul = și se tastează numele<br />

funcției; se deschide un meniu de previzualizare din care se selectează funcția dorită.<br />

Inserarea funcțiilor uzuale se poate face și din fila Pornire, grupul Editare, butonul<br />

Cele mai întâlnite funcții simple sunt: SUM, MIN, MAX, AVERAGE, COUNT:<br />

- Funcția SUM: determină suma valorilor din celulele selectate (sau dintr-un domeniu);<br />

- Funcția MAX: determină maximul dintr-un domeniu de valori;<br />

- Funcția MIN: determină minimul dintr-un domeniu de valori;<br />

- Funcția AVERAGE: determină media aritmetică dintr-un domeniu de valori;<br />

- Funcția COUNT: determină numărul de celule care conțin date numerice;<br />

1.6.3 Erori recunoscute de aplicația <strong>Excel</strong><br />

Formulele pot avea uneori ca rezultat valori de erori sau rezultate neprevăzute.<br />

Atunci când apar erori, <strong>Excel</strong> va afişa diverse avertismente, în funcţie de greşeala apărută,<br />

astfel:<br />

- #### -> coloana nu este destul de lată pentru a afişa toată valoarea;<br />

- #VALUE! -> în una dintre celule există date necompatibile cu rularea unei formule de<br />

calcul. (Exemplu: se adună text cu număr); formula conţine un argument greşit.<br />

- #NAME? -> este o eroare ce apare atunci când Microsoft <strong>Excel</strong> nu recunoaşte o variabilă<br />

declarată cu ajutorul comenzii Definire nume;<br />

- #REF! -> formula se referă la o celulă care nu există;<br />

- #DIV/0! -> formula se împarte la 0;<br />

- #N/A -> o valoare nu este disponibilă pentru o funcţie sau o formulă;<br />

- #NULL -> apare atunci când se specifică o intersecţie a două suprafeţe care nu se<br />

intersectează.<br />

9


Partea II – Elemente de formatare avansată<br />

2.1. Formatarea celulelor<br />

2.1.1 Aplicarea unui format automat unui grup de celule<br />

Aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> oferă numeroase stiluri predefinite pentru formatarea rapidă a<br />

celulelor. Se selectează grupul de celule dorit și din fila Pornire (Home), grupul Stiluri<br />

(Styles), se apasă butonul Formatare ca tabel (Format as Table), de unde se alege stilul dorit.<br />

După aplicarea unui stil grupului de celule, <strong>Excel</strong> îl transformă automat într-un tabel<br />

(anteturile tabelului conțin săgeți de sortare și filtrare, cu posibilități de umbrire a rândurilor).<br />

Programul atribuie automat un nume tabelului și fiecărei coloane din tabel. Atunci când se<br />

introduce o formulă (doar în cazul în care se face click pe celulele tabelului la care se face<br />

referire în formulă), <strong>Excel</strong> va folosi aceste nume în locul referințelor explicite; combinația de<br />

nume de tabel și de coloane este denumită referință structurată.<br />

O dată cu apăsarea tastei Enter (în urma introducerii unei formule cu referințe structurate),<br />

<strong>Excel</strong> creează automat o coloană calculată (formula este copiată pe întreaga coloană,<br />

ajustând-o pentru fiecare rând).<br />

Referințele structurate nu apar atunci când în formule se tastează adresele celulelor!<br />

Dacă se dorește transformarea tabelului într-o zonă normală de celule, se selectează tabelul și<br />

din meniul contextual Proiectare (Design) se apasă butonul Conversie la interval (Convert<br />

to Range).<br />

2.1.2 Formatarea condițională a celulelor – permite evidențierea anumitor celule în<br />

funcție de valorile pe care acestea le conțin. Se selectează grupul de celule dorit și din fila<br />

Pornire (Home), grupul Stiluri (Styles), se apasă butonul Formatare condițională<br />

(Conditional Formatting), de unde se alege una din opțiunile:<br />

o Evidențiere reguli celule (Highlight cells rules):<br />

• Mai mare decât (Greater than) – formatează celulele mai mari decât o anumită valoare. În<br />

fereastra de dialog apărută, se înscrie valoarea dorită (în prima casetă de text), iar din lista<br />

derulantă se aleg opțiunile de formatare dorite.<br />

• Mai mic decât (Less than) - formatează celulele mai mari decât o anumită valoare;<br />

• Între (Between) - formatează celulele situate într-un interval de valori;<br />

• Este egal cu (Equal to) - formatează celulele egale cu o anumită valoare;<br />

• Valori dublate (Duplicate values) - formatează celulele duplicate.<br />

o Reguli primii/ultimii (Top/bottom rules) – identifică valoarea minimă/maximă<br />

dintr-o zonă de celule pe baza unei valori de separare:<br />

• Primele 10 elemente (Top 10 items);<br />

• Deasupra mediei (Above average) – identifică valorile aflate deasupra valorii medii;<br />

• Sub medie (Below average) - identifică valorile aflate sub valoarea medie a unei zone de<br />

celule;<br />

o Bare de date (Data bars) – permit vizualizarea și compararea valorii unei<br />

celule în raport cu alte celule (încorporarea graficelor în interiorul celulelor). Lungimea<br />

barelor grafice reprezintă valoarea din celulă;<br />

o Scale în culori (Color scales) – permit reprezentarea variației datelor pe baza<br />

unei gradații de 2 sau 3 culori;<br />

o Set pictograme (Icon sets) – permit evidențierea variației valorilor, cât și<br />

relevanța celulelor respective.<br />

10


2.1.3 Formatarea condițională pe baza unei formule – utilizează o formulă logică<br />

pentru a stabili criteriile de formatare. Se selectează celulele dorite, apoi se alege opțiunea<br />

Regulă nouă (New rule) din lista derulantă deschisă la apăsarea butonului Formatare<br />

condițională. Din lista Se selectează un tip de regulă (Select a Rule Type) se alege<br />

opțiunea Se utilizează o formulă pentru a determina care celule să fie formatate (Use a<br />

formula to determine wich cells to format). Se introduce formula în caseta Se formatează<br />

valorile unde formula este adevărată (Format values where yhis formula is true). Apoi se<br />

apasă butonul Format și se aleg caracteristicile de formatare dorite.<br />

Gestionarea regulilor de formatare condiționată se realizează din opțiunea Gestionare<br />

reguli (Manage rules).<br />

2.2. Opțiuni de lipire specială<br />

Aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> oferă opțiuni suplimentare legate de copierea și mutarea<br />

datelor. Astfel, după copierea datelor se apasă săgeata din partea de jos a butonului Lipire și<br />

se alege din lista derulantă opțiunea dorită:<br />

Lipire (Paste) – lipește conținutul celulelor copiate (păstrându-le și formatarea);<br />

Formule (Formulas) – lipește doar formula (fără a păstra și formatarea celulelor);<br />

Lipire valori (Paste Values) – lipește conținutul celulelor copiate (fără a păstra și<br />

formatarea celulelor);<br />

Fără borduri (No Borders) - lipește conținutul celulelor copiate (fără a păstra bordurile<br />

aplicate celulelor);<br />

Transpunere (Transpose) – inversează rândurile cu coloanele (și invers);<br />

Lipire Legătură (Paste Link) – face o legătură între datele din celula inițială și cele din<br />

celula unde s-a efectuat lipirea;<br />

Lipire Specială (Paste special) – deschide fereastra Lipire Specială de unde se pot alege<br />

opțiuni suplimentare de lipire (se pot efectua operații matematice fără utilizarea funcțiilor<br />

sau formulelor între celulele copiate și celulele destinație), astfel:<br />

Adăugare (Add) – adaugă valorile decupate sau copiate la valorile existente în<br />

zona de destinație;<br />

Scădere (Substract) - scade valorile decupate sau copiate la valorile existente în<br />

zona de destinație;<br />

Înmulțire (Multiply) – înmulțește valorile decupate sau copiate la valorile<br />

existente în zona de destinație;<br />

Împărțire (Divide) – împarte valorile decupate sau copiate la valorile existente în<br />

zona de destinație;<br />

2.4. Șabloane<br />

2.4.1 Crearea unui șablon<br />

Se deschide registrul de calcul care se dorește a fi utilizat ca șablon. Din fila Fișier se<br />

alege comanda Salvare ca, iar în caseta Tip fișier (din meniul derulant) se alege una din<br />

opțiunile Șablon <strong>Excel</strong> sau Șablon <strong>Excel</strong> cu macrocomenzi, apoi se apasă butonul Salvare<br />

(șablonul se salvează automat în folderul Șabloane).<br />

2.4.2 Crearea unui registru de calcul pe baza unui șablon<br />

Din fila Fișier se alege comanda Nou. Va apărea o fereastră din care putem alege<br />

opțiunea dorită:<br />

- Șabloane recente – utilizate de curând;<br />

- Șabloane eșantion – șabloane predefinite ale aplicației (diverse domenii);<br />

11


- Șabloanele mele – șabloane salvate de utilizator;<br />

- Șabloane Office.com – șabloane care se pot descărca de pe site-ul Microsoft;<br />

După selectarea formatului dorit se apasă butonul Creare.<br />

2.5. Securitatea registrelor de calcul<br />

2.5.1 Protejarea unor celule cu ajutorul unei parole – împiedică modificarea sau<br />

ștergerea datelor din zone importante ale foii de calcul:<br />

- se selectează celulele care se doresc a fi protejate;<br />

- în fila Pornire – butonul Format – opțiunea Formatare celule – tab-ul Protecție se bifează<br />

caseta Blocat;<br />

- în fila Revizuire (Review) – butonul Protejare foaie (Protect sheet)<br />

- în lista Se permite tuturor utilizatorilor acestei foi de lucru să (Allow all users of this<br />

worksheet to) se selectează operațiile pe care utilizatorii să le poată executa;<br />

- în caseta Parolă pentru anularea protecției foii (Password to unprotect sheet) se tastează o<br />

parolă aleasă (după apăsarea butonului OK se reconfirmă);<br />

- pentru deprotejare se apasă butonul Deprotejare foaie (Unprotect sheet) și se reintroduce<br />

parola.<br />

2.5.2 Protejarea unui registru de calcul împotriva accesului neautorizat:<br />

- fila Revizuire (Review) - butonul Protejare registru de lucru (Protect workbook);<br />

- din fereastra deschisă se bifează opșiunea dorită:<br />

Structură (Structure) – protejează structura registrului de lucru (nu se mai pot<br />

redenumi sau șterge foile de lucru existente, nu se pot adăuga foi noi);<br />

Ferestre ( Windows) – păstrează poziția și dimensiunea ferestrelor registrului la<br />

fiecare deschidere;<br />

- în caseta Parolă (Password) tastați parola (după apăsarea butonului OK se reconfirmă);<br />

- pentru deprotejare se apasă butonul Deprotejare registru de lucru (Unprotect workbook) și<br />

se reintroduce parola.<br />

Rapid, din Fișier (File) – Informații – Protejare registru de lucru – Criptare cu parolă<br />

Partea III – Lucrul cu datele<br />

3.1 Sortarea datelor pe mai multe coloane simultan<br />

Se folosește atunci când se dorește gruparea anumitor valori după mai multe criterii<br />

simultan. <strong>Excel</strong> 2010 acceptă maxim 64 de niveluri de sortare a datelor.<br />

Se selectează celulele ale căror valori se doresc a fi sortate. În fila Pornire, grupul<br />

Editare se apasă butonul Sortare și filtrare, iar din lista derulantă se alege comanda Sortare<br />

particularizată. Se deschide fereastra Sortare, unde:<br />

- în caseta Sortare după - se selectează prima coloană în funcție de care se sortează<br />

datele; pentru a adăuga încă un nivel de sortare se apasă butonul Adăugare nivel<br />

(pentru a șterge un nivel de sortare se apasă butonul Ștergere nivel). Sortarea se<br />

realizează în ordinea în care sunt alese câmpurile.<br />

- Din lista derulantă Valori - se alege sortarea datelor în funcție de valorile din celulă,<br />

culoarea celulei, fontul textului din celulă.<br />

- Din lista derulantă Ordine - se alege modul de sortare (A-Z, Z-A, listă<br />

particularizată).<br />

12


3.2 Crearea listelor particularizate<br />

Sortarea datelor se poate face și pe baza unei liste particularizate. <strong>Excel</strong> 2010<br />

furnizează o serie de liste particularizate predefinite (cu zilele săptămânii și lunile anului), dar<br />

se pot crea propriile liste particularizate cu valori cu care se lucrează frecvent. După<br />

parcurgerea etapelor de mai sus, se alege modul de sortare Listă particularizată, care<br />

deschide fereastra Liste particularizate, unde se alege opțiunea Listă nouă. În caseta Intrări<br />

listă se introduc valorile noii liste particularizate (după fiecare valoare se apasă tasta Enter),<br />

apoi se apasă butonul Adăugare (lista nou creată va apărea împreună cu listele predefinite).<br />

Listele create pot fi folosite în orice registru de calcul ulterior.<br />

3.3 Filtrarea datelor<br />

O modalitate de regăsire a anumitor date în cadrul unei foi de calcul constă în<br />

aplicarea unui filtru asupra acestora. Astfel, vizualizarea este activată doar pentru datele care<br />

respectă criteriile stabilite. Filtrarea este: automată și avansată.<br />

3.3.1 Filtrarea automată a datelor<br />

Opțiunea de filtrare automată creează trei tipuri de filtre:<br />

- După valorile din celule<br />

- După formatul celulelor<br />

- După criterii particularizate<br />

Se selectează grupul de celule care se doresc a fi filtrate. În fila Pornire, grupul Editare<br />

se apasă butonul Sortare și filtrare, iar din lista derulantă se alege comanda Filtrare.<br />

Aplicația va afișa o săgeată în dreptul fiecărei etichete de coloană. Cu click pe săgeată se<br />

alege tipul de filtru dorit:<br />

Pentru valori de tip text (Filtre text):<br />

Egal cu – afișează valori text egale cu un anumit șir de caractere;<br />

Nu este egal cu - afișează valori text diferite de un anumit șir de caractere;<br />

Începe cu - afișează valori text care încep cu un anumit șir de caractere;<br />

Se termină cu - afișează valori text care se termină cu un anumit șir de caractere;<br />

Conține - afișează valori text care conțin anumite caractere;<br />

Nu conține - afișează valori text care nu conțin anumite caractere;<br />

Filtru particularizat - afișează valori text care respectă anumite condiții;<br />

Pentru valori text care au în comun anumite caractere, se pot utiliza metacaracterele:<br />

? – înlocuiește un caracter; * - înlocuiește orice număr de caractere<br />

<br />

Pentru valori numerice (Filtre număr):<br />

Egal cu – afișează valori numerice egale cu o anumită valoare;<br />

Nu este egal cu - afișează valori numerice diferite de o anumită valoare;<br />

Mai mare decât - afișează valori numerice mai mari decât o anumită valoare;<br />

Mai mare sau egal cu - afișează valori numerice mai mari sau egale decât o anumită<br />

valoare;<br />

Mai mic decât - afișează valori numerice mai mici decât o anumită valoare;<br />

Mai mic sau egal cu - afișează valori numerice mai mici sau egale decât o anumită<br />

valoare;<br />

Între - afișează valori numerice situate într-un interval de valori;<br />

Primele 10 - afișează primele 10 valori în ordine descrescătoare;<br />

Deasupra mediei - afișează valori numerice situate peste medie;<br />

Sub medie - afișează valori numerice situate sub medie;<br />

13


Filtru particularizat - afișează valori numerice care respectă anumite condiții;<br />

3.3.2 Filtrarea avansată a datelor<br />

Pentru aplicarea unui filtru avansat:<br />

o Se inserează cel puțin 3 rânduri goale deasupra grupului de celule ce urmează a fi<br />

filtrat(zona de criterii);<br />

o Zona de criterii trebuie să aibă etichetele de coloană ale grupului de celule ce urmează a<br />

fi filtrat;<br />

o Trebuie să existe cel puțin un rând ne<strong>complet</strong>at între zona de criterii și grupul de celule;<br />

Criteriile înscrise în același rând vor fi îndeplinite simultan, cele înscrise în rânduri diferite<br />

vor fi interpretate ca și condiții separate!<br />

După stabilirea criteriilor se apelează comanda Complex din fila Date, care deschide<br />

fereastra Filtru avansat. Cu click în caseta Zonă de criterii se selectează zona de criterii;<br />

dacă se dorește ca rezultatul filtrării să fie să fie afișat în altă zonă a foii de calcul se bifează<br />

opțiunea Copiere în altă locație, iar cu click în caseta Copiere se selectează celula unde se<br />

dorește a fi afișat rezultatul.<br />

3.4 Utilizarea opțiunii de subtotal<br />

În cadrul listelor, aplicația <strong>Excel</strong> 2010 poate realiza subtotaluri după anumite criterii.<br />

Primul pas îl reprezintă sortarea datelor în funcție de câmpul după care se dorește realizarea<br />

subtotalului. Apoi, din fila Date (Data), se apasă butonul Subtotal. La deschiderea ferestrei<br />

Subtotal se definește modul de realizare a subtotalului:<br />

Din lista derulantă La fiecare modificare în (At each change in) se alege câmpul după<br />

care se va realiza subtotalul;<br />

Din lista derulantă Utilizare funcție (Use function) se alege funcția utilizată pentru a<br />

calcula subtotalul;<br />

Adaugă subtotal la (Add subtotal to) – se bifează caseta de selectare pentru fiecare<br />

coloană ce conține valorile ce se vor subtotaliza;<br />

Aplicația <strong>Excel</strong> va afișa subtotalurile lunare și un total general. Dacă se dorește calcularea<br />

mai multor subtotaluri, pentru evitarea suprascrierii acestora, trebuie debifată caseta de<br />

selectare Înlocuire subtotaluri curente (Replace current subtotals).<br />

Pentru a afișa (sau ascunde) nivelurile de grupare a datelor se apasă simbolurile + și -<br />

Pentru eliminarea subtotalurilor, se apasă butonul Eliminare toate (Remove all), în<br />

fereastra Subtotal.<br />

Aplicația <strong>Excel</strong> nu permite calcularea subtotalurilor în cadrul unei liste formatate ca tabel!<br />

3.5 Legături<br />

Între celulele unei foi de calcul și alte fișiere sau pagini web se pot crea legături prin<br />

intermediul hyperlink-urilor.<br />

3.5.1 Inserarea, ștergerea sau editarea unui hyperlink<br />

Selectând celula unde se dorește inserarea unui hyperlink, se apasă butonul Hyperlink din<br />

fila Inserare (Insert), grupul Linkuri (Links), sau din meniul de context al celulei. În<br />

fereastra Inserare Hyperlink se selectează opțiunea Fișier sau pagină web care există<br />

(Existing File or Web Page), apoi se stabilește locația fișierului sau a paginii web dorite, care<br />

se inserează în caseta Adresă, apoi OK pentru confirmare. Un hyperlink se poate edita sau<br />

șterge cu click dreapta pe celula respectivă.<br />

14


3.5.2 Crearea unei legături între datele dintr-un registru de calcul, registre diferite<br />

sau aplicații diferite<br />

Se pot crea legături între registrul sursă și registrul destinație. Modificările făcute în<br />

registrul sursă se vor aplica automat și în registrul destinație.<br />

Se deschide registrul sursă și se selectează celula (sau grupul de celule), apoi se alege<br />

comanda Copiere. În registrul de calcul destinație se execută click în celula unde se dorește<br />

afișarea informațiilor, se alege comanda Lipire specială, apoi se apasă butonul Lipire cu<br />

legătură (Paste Link). Aplicația va crea o legătură de referință externă pentru fiecare celulă<br />

din grupul copiat (se poate vizualiza în bara de formule a celulelor destinație).<br />

Rapid: Se deschid ambele registre<br />

- În celula destinație se tastează semnul =<br />

- În celula sursă (selectată) se apasă Enter<br />

Legăturile dintre un registru <strong>Excel</strong> și alte tipuri de fișiere se creează prin opțiunea Inserare<br />

obiect (Insert object) din Fila Inserare, Butonul Obiect, iar în fereastra deschisă, se<br />

accesează eticheta Creare din fișier (Create from) și se caută locația fișierului dorit cu<br />

ajutorul butonului Răsfoire (Browse); după stabilirea locației se bifează caseta Legătură<br />

către fișier (Link to file).<br />

3.5.3 Actualizarea unei legături<br />

La fiecare deschidere a unui fișier care conține legături către alte fișiere, aplicația<br />

afișează un mesaj de avertizare prin care se solicită actualizarea legăturilor. Pentru a vizualiza<br />

(și edita) legăturile externe se apelează Fila Date, butonul Editare legături (Edit links), cu<br />

opțiunile:<br />

- Actualizare valori (Update values)<br />

- Modificare sursă (Change source)<br />

- Deschidere sursă (Open source)<br />

- Eliminare legătură (Break Link)<br />

3.6 Importarea datelor din fișiere text<br />

Pentru importul datelor din fișiere text, din fila Date, grupul Preluare date externe<br />

(Get external data), se apasă butonul Din text (From text). În fereastra Import fișier text<br />

(Import text file) se alege locația fișierului text ce se dorește a fi importat, apoi se apasă<br />

buton Import, care deschide fereastra Expert import text (Text import wizard), cu trei<br />

pași:<br />

- Pasul 1: se alege una din cele două opțiuni:<br />

o Delimitat Delimited) – împarte textul în coloane funcție de caracterele de separare;<br />

o Lățime fixă (Fixed width) – împarte textul în raport de spațiul dintre cuvinte;<br />

În caseta Pornire import de la rândul (Start import at row) se alege rândul de la care să<br />

înceapă importul datelor;<br />

- Pasul 2: se stabilește caracterul delimitator în funcție de care se realizează împărțirea<br />

datelor în coloane;<br />

- Pasul 3: definirea tipului de date pentru fiecare coloană în parte;<br />

După parcurgerea celor 3 pași, se deschide fereastra Se importă date (Importing data), unde<br />

se alege celula în care se vor importa datele. Tot aici se poate apăsa butonul Proprietăți, care<br />

deschide fereastra Proprietăți zonă de date externe, de unde se pot face setări privind<br />

Controlul reâmprospătării, Formatare și aspect date ș.a.<br />

15


Partea IV – Formule și funcții<br />

Aplicația Microsoft <strong>Excel</strong> 2010 pune la dispoziția utilizatorilor peste 15000 de funcții<br />

predefinite, grupate în categorii foarte diverse: funcții de date și oră, logice, matematice,<br />

statistice, financiare, de text, etc.<br />

Pentru a introduce o funcție (două metode):<br />

o Fila Formule, opțiunea Inserare funcție<br />

o Butonul f x din bara de formule<br />

Se va deschide fereastra Inserare funcție (Insert function). În caseta Căutare funcție<br />

(Search for a function) se tastează numele funcției și se apasă butonul Salt (Go). Se va afișa<br />

o listă cu funcțiile care corespund căutării. De asemenea, se poate căuta funcția respectivă din<br />

categoria din care face parte.<br />

Rapid: în celula dorită se inserează semnul = apoi se tastează primele caractere din numele<br />

funcției. Aplicația afișează o listă cu toate funcțiile care încep cu respectivele caractere, din<br />

care se alege cea dorită.<br />

Sintaxa unei funcții = nume funcție(argumente)<br />

4.1 Funcții de dată și oră<br />

Cu ajutorul lor se analizează și se prelucrează valori de dată calendaristică și oră. Aceste<br />

funcții prelucrează, de fapt, numărul serial aferent unei date calendaristice.<br />

Exemplu: dacă se introduce data 11.05.2014 și se formatează ca număr, atunci numărul<br />

serial aferent va fi 41770. Acest număr serial reprezintă numărul de zile care a trecut de la<br />

01.01.1900. Diferența dintre două date calendaristice este un număr de zile.<br />

Cele mai importante sunt:<br />

o NOW (Acum) – returnează data și ora curentă. Această funcție nu are argumente.<br />

Sintaxa: =NOW( ).<br />

o TODAY (Azi) - returnează data curentă; Această funcție nu are argumente.<br />

Sintaxa: =TODAY( ).<br />

o DAY (Data) – returnează un număr cuprins între 1 și 31, corespunzător datei în cadrul<br />

lunii.<br />

Sintaxa: =DAY(număr_serial ).<br />

o MONTH (Luna) – returnează un număr cuprins între 1 și 12, corespunzător lunii<br />

datei calendaristice introduse;<br />

Sintaxa: =MONTH(număr_serial ).<br />

o YEAR (Anul) – returnează anul corespunzător datei calendaristice introduse;<br />

Sintaxa: = YEAR (număr_serial ).<br />

4.1.1 Calculul diferenței dintre două date calendaristice<br />

‣ Calculul numărului de ore dintre două date calendaristice:<br />

- În aceeași zi: = ora sfârșit-ora început<br />

- În zile diferite: = (ora sfârșit-ora început)*24<br />

calculul numărului de minute: (ora sfârșit-ora început)*1440<br />

calculul numărului de secunde: (ora sfârșit-ora început)*86400<br />

16


‣ Calculul numărului de zile dintre două date calendaristice:<br />

- Data sfârșit - data început<br />

Nu se ține cont că cele două date sunt din același an sau din ani diferiți!<br />

‣ Calculul numărului de zile lucrătoare dintre două date calendaristice:<br />

o NETWORKDAYS (zile lucrătoare) – returnează numărul zilelor lucrătoare cuprinse<br />

între data început și data sfârșit.<br />

Sintaxa: = NETWORKDAYS(data început; data sfârșit;sărbători legale);<br />

Sărbători legale (Holidays) este un interval opțional cu una sau mai multe date care<br />

se exclud din zilele lucrătoare (sărbătorile naționale și religioase); Lista poate fi un<br />

domeniu de celule care conține datele considerate sărbători.<br />

Argumentul Holidays nu permite introducerea unui număr, ci doar a unui format de dată!<br />

‣ Calculul numărului de luni dintre două date calendaristice:<br />

- În același an: =MONTH(Data sfârșit)-MONTH(data început)<br />

- Din ani diferiți:<br />

(YEAR(Data sfârșit)-YEAR(Data început))*12+MONTH(Data sfârșit)-MONTH(data<br />

început)<br />

‣ Calculul numărului de ani dintre două date calendaristice:<br />

=YEAR(Data sfârșit)-YEAR(Data început)<br />

‣ Funcția DATEDIF – returnează numărul exact de luni/ani/zile dintre două date<br />

calendaristice. Este utilă în calcularea vechimii, vârstei, etc.<br />

Funcția nu este documentată în <strong>Excel</strong> 2010!<br />

Nu este disponibilă în Insert Function și nu are Help contextual!<br />

Sintaxa: =DATEDIF(Data început; Data sfârșit; Interval)<br />

Unde Interval poate fi unul dintre următoarele argumente:<br />

Interval Descriere Explicații<br />

”d” Zile Numărul de zile dintre Data1 și Data2<br />

”m” Luni Numărul de luni întregi dintre Data1 și Data2<br />

”y” Ani Numărul de ani întregi dintre Data1 și Data2<br />

”yd” Zile excluzând Numărul de zile dintre Data1 și Data2, din același an<br />

ani<br />

”ym” Luni excluzând Numărul de zile dintre Data1 și Data2, din același an, aceeași lună<br />

ani<br />

”md” Zile excluzând<br />

ani și luni<br />

Numărul de luni dintre Data1 și Data2, din același an<br />

‣ Funcția EDATE – returnează data peste un număr indicat de luni, din aceeași zi,<br />

înainte sau după o dată specificată (Data început);<br />

Sintaxa: =EDATE(Data început;luni)<br />

Luni – numărul de luni dinainte sau după data de început. O valoare pozitivă<br />

dă o dată viitoare, o valoare negativă dă o dată trecută;<br />

‣ Funcția EOMONTH – returnează data pentru ultima zi din lună peste un număr<br />

indicat de luni, înainte sau după o dată specificată.<br />

17


Sintaxa: = EOMONTH(Data început;luni)<br />

Luni – numărul de luni dinainte sau după data de început. O valoare pozitivă<br />

dă o dată viitoare, o valoare negativă dă o dată trecută;<br />

4.2 Funcții matematice și statistice<br />

‣ Funcția ROUND – rotunjește un număr la un număr specificat de cifre.<br />

Sintaxa: = ROUND(număr; număr poziții)<br />

‣ Funcția ROUNDUP – rotunjește prin adaos un număr la un număr specificat de cifre.<br />

Sintaxa: = ROUND(număr; număr poziții)<br />

‣ Funcția ROUNDDOWN – rotunjește prin lipsă un număr la un număr specificat de cifre.<br />

Sintaxa: = ROUNDDOWN(număr; număr poziții)<br />

‣ Funcția MROUND – rotunjește un număr la un multiplu specificat.<br />

Sintaxa: = MROUND(număr; multiplu)<br />

‣ Funcția TRUNC – trunchează la un număr specificat de zecimale;<br />

Sintaxa: = MROUND(număr; număr zecimale)<br />

‣ Funcția SUM – adună toate numerele dintr-o zonă de celule;<br />

Sintaxa: = SUM(număr1, număr2,…..)<br />

‣ Funcția SUMIF – adună toate numerele dintr-o zonă de celule care îndeplinesc un singur<br />

criteriu;<br />

Sintaxa: = SUMIF(zonă, criteriu, [zonă_sumă])<br />

Zonă - Obligatoriu. Reprezintă zona de celule în care se regăsește criteriul;<br />

Criteriu - Obligatoriu. Reprezintă criteriul care definește care celule se vor însuma.<br />

<br />

zonă_sumă - Opțional. Reprezintă celulele efective de însumat (dacă este omis, sunt<br />

însumate celulele specificate în argumentul Zonă);<br />

‣ SUMIFS – adună toate numerele dintr-o zonă de celule specificate de minim două<br />

criterii;<br />

Sintaxa: = SUMIFS(zonă_sumă, zonă_criterii1, criterii1, zonă_criterii2, criterii2,….)<br />

Zonă - Reprezintă zona de celule din care se adună datele.<br />

zonă_criterii1- Zona în care se regăsește criteriul1;<br />

criterii1- primul criteriu de selectare;<br />

zonă_criterii2- Zona în care se regăsește criteriul2;<br />

criterii2- al doilea criteriu de selectare;<br />

etc.<br />

‣ Funcția AVERAGE- returnează media aritmetică dintr-un domeniu de valori;<br />

Sintaxa: = AVERAGE (număr1, număr2,…..)<br />

‣ Funcția AVERAGEIF- returnează media aritmetică dintr-un interval de celule care<br />

îndeplinesc un anumit criteriu;<br />

<br />

<br />

Sintaxa: = AVERAGEIF (zonă, criteriu, [zonă_medie])<br />

Zonă - Obligatoriu. Zona de celule pentru care se calculează media;<br />

Criterii - Obligatoriu. Criteriul definește celulele pentru care se calculează media;<br />

18


Zonă_medie Opțional. Este setul de celule care pentru care se calculează media. Dacă<br />

lipsește, se utilizează un interval.<br />

‣ Funcția AVERAGEIFS- returnează media aritmetică dintr-un interval de celule care<br />

îndeplinesc minim două criterii;<br />

Sintaxa: = AVERAGEIFS(zonă_medie, zonă_criterii1, criterii1,<br />

[zonă_criterii2, criterii2], ...)<br />

<br />

<br />

<br />

Zonă_medie - Obligatoriu. Zona de celule pentru care se calculează media;<br />

Zonă_criterii1, zonă_criterii2, … Zonă_criterii1 este obligatoriu, următoarele sunt<br />

opționale. Reprezintă 1 până la 127 zone în care se evaluează criteriile asociate.<br />

Criterii1, criterii2, … Criteriu1 este obligatoriu, următoarele sunt opționale.<br />

Reprezintă de la 1 la 127 de criterii care definesc, celulele pentru care se calculează<br />

media;<br />

‣ Funcția MIN – returnează cel mai mic număr dintr-un set de valori;<br />

Sintaxa: = MIN(număr1, [număr2], ...);<br />

‣ Funcția MAX – returnează cel mai mare număr dintr-un set de valori;<br />

Sintaxa: = MAX(număr1, [număr2], ...);<br />

‣ Funcţia COUNT- numără câte celule dintr-un interval conţin numere;<br />

Sintaxa: = COUNT(valoare1, [valoare2], ...)<br />

‣ Funcţia COUNTIF- numără câte celule dintr-un interval îndeplinesc un singur criteriu;<br />

Sintaxa: = COUNTIF(zonă;criteriu)<br />

‣ Funcţia COUNTIFS - numără câte celule dintr-un interval îndeplinesc minim două<br />

criterii;<br />

Sintaxa: = COUNTIFS(zonă_criterii1, criterii1, [zonă_criterii2, criterii2]…)<br />

‣ Funcția COUNTA – contorizează numărul de celule care nu sunt goale dintr-o zonă;<br />

Sintaxa: COUNTA(valoare1, [valoare2], ...)<br />

‣ Funcția COUNTBLANK - Numără celulele goale dintr-o zonă de celule.<br />

Sintaxa: = COUNTBLANK(zonă)<br />

‣ Funcția RANK – Întoarce rangul unui număr dintr-o listă de numere. Dacă lista ar fi<br />

ordonată, rangul numărului ar fi poziţia sa din lista ordonată.<br />

<br />

<br />

<br />

Sintaxa: = RANK(număr;ref,[ordine])<br />

Număr - Obligatoriu. Este numărul al cărui rang se doreşte a fi aflat;<br />

Ref - Obligatoriu. Este o listă de numere. Valorile nenumerice din argumentul ref sunt<br />

ignorate.<br />

Ordine - Opțional. Este un număr ce specifică modul de atribuire al rangului.<br />

- Dacă ordine este 0 (zero) sau omis, Microsoft <strong>Excel</strong> atribuie rangul numărului ca și<br />

cum ref ar fi o listă sortată în ordine descrescătoare.<br />

- Dacă ordine este orice valoare nenulă, Microsoft <strong>Excel</strong> atribuie rangul numărului ca<br />

și cum ref ar fi o listă sortată în ordine crescătoare.<br />

19


‣ Funcția LARGE – returnează a k-a din cele mai mari valori dintr-un set de date (Ex: al<br />

treilea dintre cele mai mari numere);<br />

<br />

Sintaxa: = LARGE(matrice;k)<br />

Matrice – Obligatoriu.Zona de date pentru care se determină a k-a valoare ca mărime;<br />

k - Obligatoriu. Poziția valorii de întors (față de cea mai mare) din matrice;<br />

‣ Funcția MODE – returnează valoarea cea mai frecventă dintr-un set de date;<br />

<br />

Sintaxa: = MODE(număr1;[număr2];…)<br />

Număr1; număr2;… – Obligatoriu. Sunt de la 1 la 255 numere (zona de date) pentru<br />

care se determină mod-ul;<br />

4.3 Funcții de text<br />

‣ Funcția CONCATENATE – uneşte până la 255 şiruri text într-un singur şir text;<br />

Sintaxa: = CONCATENATE(text1; [text2]; ...)<br />

În locul funcţiei CONCATENATE se poate utiliza şi operatorul de concatenare &<br />

( în utilizare se va tine cont şi de caracterul spaţiu!)<br />

‣ Funcția UPPER – transformă textul în majuscule.<br />

Sintaxa: = UPPER (text)<br />

‣ Funcția LOWER – transformă textul în minuscule.<br />

Sintaxa: = LOWER(text)<br />

‣ Funcția PROPER – transformă în majusculă prima literă a fiecărui cuvânt.<br />

Sintaxa: = PROPER(text);<br />

‣ Funcția TRIM – elimină spaţiile în plus între cuvinte, la începutul sau la sfârşitul<br />

cuvântului;<br />

Sintaxa: = TRIM(text);<br />

‣ Funcția LEFT – returnează numărul precizat de caractere de la începutul unui șir text;<br />

<br />

<br />

Sintaxa: =LEFT(text, [car_num]);<br />

Text - Obligatoriu. Șirul text care conține caracterele pe care doriți să le extrageți.<br />

Car_num - Specifică numărul de caractere pe care doriți să le extragă LEFT.<br />

‣ Funcția RIGHT– returnează numărul precizat de caractere de la sfârșitul unui șir text;<br />

<br />

<br />

Sintaxa: =RIGHT(text, [car_num]);<br />

Text - Obligatoriu. Șirul text care conține caracterele pe care doriți să le extrageți.<br />

Car_num - Specifică numărul de caractere pe care doriți să le extragă RIGHT.<br />

4.4 Funcții logice<br />

‣ Funcția IF – returnează o valoare dacă o condiție specificată se evaluează la TRUE și altă<br />

valoare dacă acea condiție se evaluează la FALSE.<br />

Sintaxa: =IF(test_logic, [valoare_dacă_adevărat], [valoare_dacă_fals])<br />

‣ Funcția AND – returnează TRUE dacă toate argumentele sale sunt TRUE; returnează<br />

FALSE dacă unul sau mai multe argumente sunt FALSE;<br />

Sintaxa: = AND(logic1, logic2,…)<br />

‣ Funcția OR – returnează TRUE dacă cel puţin un argument este TRUE; returnează<br />

FALSE dacă toate argumentele sale sunt FALSE;<br />

Sintaxa: = OR(logic1, logic2,…);<br />

20


4.5 Funcții de căutare și referință<br />

Se utilizează pentru a găsi valori în liste sau tabele.<br />

‣ Funcția VLOOKUP – caută o valoare în prima coloană a unui tabel și returnează o<br />

valoare aflată pe același rând, dar pe altă coloană a tabelului.<br />

Sintaxa: =VLOOKUP (valoare căutată;tabel;număr coloană;potrivire)<br />

• Valoare căutată – valoare după care are loc căutarea (obligatoriu în prima<br />

coloană a tabelului!);<br />

• Tabel – zona de celule în care se realizează căutarea (de obicei se fixează<br />

acest grup de celule) – fără antet!<br />

• Număr coloană – numărul coloanei din tabel de unde se va returna valoarea<br />

potrivită;<br />

• Potrivire – o valoare logică care specifică dacă datele sunt căutate exact sau<br />

aproximativ:<br />

• TRUE (implicit) – căutare aproximativă (returnează valoarea cea mai<br />

apropiată, dar mai mică decât valoarea căutată);<br />

• FALSE – căutare exactă (atunci când nu găsește valoarea înscrisă ca<br />

prim argument, returnează #N/A);<br />

Al 4-lea argument este opțional. Dacă nu este introdus, datele din prima coloană a<br />

tabelului în care se face căutarea trebuie să fie sortate crescător!<br />

‣ Funcția HLOOKUP – caută o valoare în primul rând al unui tabel și returnează o<br />

valoare aflată pe aceeași coloană, dar pe alt rând al tabelului.<br />

Sintaxa: = HLOOKUP (valoare căutată;tabel; număr rând; potrivire)<br />

Al 4-lea argument este opțional. Dacă nu este introdus, datele din primul rând al<br />

tabelului în care se face căutarea trebuie să fie sortate crescător (de la stânga la dreapta)!<br />

4.6 Funcții imbricate<br />

Sunt formule complexe în cadrul cărora se utilizează mai multe funcții (o funcție este<br />

folosită ca și argument pentru altă funcție);<br />

Exemplu =IF((AVERAGE(F3:H3)>5);"admis";"respins") – dacă media valorilor din<br />

domeniul de celule F3:H3 este mai mare decât 5, funcția IF să afișeze „admis” sau „respins”.<br />

Funcția AVERAGE este imbricată (încastrată) în funcția IF.<br />

O funcție poate avea maxim 7 nivele de funcții imbricate;<br />

Partea V – Tabele pivot (Rapoarte)<br />

5.1 Crearea unui tabel pivot<br />

Un tabel pivot (Raport) este o structură totalizatoare aplicată unei foi de calcul <strong>Excel</strong><br />

care conține cantități mari de date. Înainte de creare, se verifică să îndeplinească următoarele<br />

condiții:<br />

Fiecare celulă este formatată conform tipului de date conținut;<br />

Tabelul nu conține coloane goale;<br />

Tabelul conține un antet (cap de tabel), cu denumirea fiecărei coloane.<br />

21


Pentru crearea unui tabel pivot, se accesează fila Inserare, Butonul Tabel Pivot (Pivot<br />

Table), care deschide fereastra Creare Tabel Pivot (Create Pivot Table). Refeințele datelor<br />

sursă vor fi afișate automat în caseta Tabel/Zonă (Table/Range), iar în partea de jos a<br />

ferestrei se alege opțiunea de amplasare a tabelului pivot (Foaie de lucru nouă sau Foaie de<br />

lucru existentă); după apăsarea butonului OK, aplicația va afișa un tabel pivot gol, iar în<br />

partea din dreapta o fereastră Listă de Câmpuri Tabel Pivot (Pivot Table Field List), de<br />

unde se pot alege câmpurile tabelului și poziționarea lor în tabel. Astfel, pentru crearea<br />

tabelului pivot, se vor glisa câmpurile către casetele din partea de jos:<br />

Etichete de coloană (Column Labels) – datele care se vor afișa în coloane;<br />

Etichete de Rând (Row Labels) - datele care se vor afița în rânduri;<br />

Valori (Values) – datele cu care se fac operații (implicit, se face însumarea valorilor);<br />

Filtru raport (Raport filter) – realizează filtrarea datelor după anumite criterii;<br />

După crearea tabelului pivot se poate modifica aspectul lui prin afișarea/ascunderea<br />

elementelor unui anumit câmp. Click pe săgeata din partea dreaptă a câmpului și se selectează<br />

care elemente vor fi afișate sau ascunse (se bifează/debifează caseta de validare aferentă);<br />

5.2 Actualizarea datelor unui tabel pivot<br />

Atunci când se modifică datele care au stat la baza unui tabel pivot, acestea necesită<br />

actualizare, astfel: click dreapta pe tabelul pivot și se alege opțiunea Reâmprospătare<br />

(Refresh);<br />

5.3 Filtrarea și sortarea datelor unui tabel pivot<br />

Datele unui tabel pivot pot fi afișate în ordinea dorită de utilizator, astfel:<br />

o Se execută click pe săgeata din dreapta câmpului ale cărui elemente vor fi sortate sau<br />

filtrate, de unde se alege opțiunea dorită:<br />

Sortarea datelor (crescător/descrescător, A-Z/Z-A);<br />

Filtrarea datelor:<br />

Filtre de etichetă (Label filters) – se alege opțiunea dorită din meniu;<br />

Filtre de valoare (Value Filters) - se alege opțiunea dorită din meniu;<br />

5.4 Gruparea datelor unui tabel pivot<br />

Se selectează datele care se doresc a fi grupate, se execută click dreapta și se alege<br />

opțiunea Grupare (Group). Aplicația va genera un grup care va cuprinde datele selectate,<br />

numit Grup1 (ulterior se poate redenumi);<br />

Pentru gruparea datelor numerice pe intervale valorice, se execută click dreapta pe prima<br />

valoare din listă și se alege opțiunea Grupare, iar din fereastra deschisă se stabilesc: valoarea<br />

de început, valoarea de sfârșit și intervalul valoric de grupare a datelor;<br />

Datele calendaristice pot fi grupate pe ani, trimestre, luni, etc. Se execută click dreapta pe<br />

prima valoare din listă și se alege opțiunea Grupare, iar din fereastra deschisă se stabilesc:<br />

data de început, data de sfârșit și intervalul de grupare a datelor (ani, trimestre, luni);<br />

Partea VI – Analiză circumstanțială<br />

6.1 Tabele de ipoteze - permit exploatarea rezultatului uneia sau mai multor formule,<br />

pe baza diferitelor valori luate de unul sau doi parametrii (variabile).<br />

6.1.1 Tabelele de ipoteze cu o variabilă - permit exploatarea rezultatului uneia sau mai<br />

multor formule, pe baza diferitelor valori luate de un parametru. Are următoarele elemente:<br />

O celulă de intrare – unde se înscrie parametrul variabil;<br />

Una sau mai multe formule care vizează celula de intrare;<br />

22


Un câmp de ipoteze ce conține valorile variabile asupra cărora se vor aplica formulele,<br />

distribuite pe rând sau pe coloană;<br />

Valorile variabilei vor fi afișate pe rând (sau pe coloană), iar rezultatele vor fi afișate în<br />

coloana sau rândul adiacent:<br />

Dacă tabelul este orientat pe coloană – formula se va introduce în rândul de deasupra<br />

primei valori și în cel din dreapta coloanei valorilor;<br />

Dacă tabelul este orientat pe rând – formula se va introduce sub rândul valorilor, în<br />

coloana de la stânga;<br />

Se selectează grupul de celule care conțin câmpul de ipoteze, împreună cu rândul (sau<br />

coloana) unde este introdusă formula al cărei rezultat se va analiza. Din fila Date (Data),<br />

butonul Analiză circumstanțială (What-If Analysis), se alege comanda Tabel de date (Data<br />

Table). În fereastra de dialog apărută, se va introduce adresa celulei de intrare (care conține<br />

parametrul cu valoare variabilă, ce urmează a fi analizat), fie pe coloană, fie pe rând (după<br />

caz), apoi se apasă OK.<br />

6.1.2 Tabelele de ipoteze cu 2 variabile – permit variația simultană a 2 parametrii,<br />

necesitând 2 celule de intrare, pe baza unei formule care se introduce la intersecția celor două<br />

variabile; se selectează grupul de celule care conțin câmpurile de ipoteze, împreună cu celula<br />

unde este introdusă formula al cărei rezultat se va analiza. Din fila Date (Data), butonul<br />

Analiză circumstanțială (What-If Analysis), se alege comanda Tabel de date (Data Table).<br />

În fereastra de dialog apărută, se va introduce adresa celor două celule de intrare (care conțin<br />

ce 2 parametrii cu valoare variabilă, ce urmează a fi analizați), pe coloana și rândul<br />

corespunzător, apoi se apasă OK.<br />

Atunci când se dorește realizarea unei analize a datelor pentru mai mult de 2 variabile,<br />

se folosesc scenarii.<br />

6.2 Căutare rezultat – instrument de analiză circumstanțială care returnează un<br />

rezultat ca urmare a modificării valorii unei celule (care conține o formulă), astfel:<br />

Se selectează celula care conține formula;<br />

Din tab-ul Analiză circumstanțială, se alege comanda Căutare rezultat (Goal seek);<br />

În fereastra Căutare rezultat se alege o valoare nouă pentru celula selectată și se<br />

stabilește celula al cărei rezultat se va modifica;<br />

Se apasă OK.<br />

6.3 Scenarii – permit verificarea modului în care variația anumitor parametrii<br />

generează diferite rezultate.<br />

6.3.1 Crearea unui scenariu Pentru crearea unui scenariu, din fila Date, butonul<br />

Analiză circumstanțială, se selectează comanda Manager de scenarii (Scenario Manager).<br />

În fereastra Manager de scenarii sunt afișate scenariile definite și o serie de butoane cu<br />

ajutorul cărora se pot gestiona;<br />

La apăsarea butonului Adăugare (Add) se deschide fereastra pentru editarea<br />

scenariului, unde se stabilesc:<br />

Numele scenariului;<br />

Celulele modificabile (Changing cells) – referințele celulelor care se doresc a fi<br />

modificate (este indicat ca referințele celulelor să conțină denumiri!);<br />

După apăsarea butonului OK se deschide o casetă de dialog în care se introduc valorile<br />

prognozate pentru celulele modificabile ale scenariului;<br />

6.3.2 Modificarea unui scenariu – se poate face din fereastra Manager de scenarii, de<br />

unde se alege una din opțiunile:<br />

23


Afișare (Show) – determină actualizarea valorilor și recalcularea foii de calcul (pentru a<br />

reveni la valorile inițiale se utilizează comanda Undo);<br />

Editare (Edit) – deschide fereastra Editare scenariu (Edit scenario), unde se pot face<br />

modificările dorite;<br />

Ștergere (Delete) – determină ștergerea scenariului;<br />

6.3.3 Sumarizarea scenariilor – generarea unui raport rezumativ. În fereastra<br />

Manager de scenarii se apasă butonul Rezumat (Summary), care afișează fereastra de dialog<br />

Rezumat Scenariu (Scenario Summary), cu două tipuri de rapoarte:<br />

Rezumat Scenariu – raport sub formă de tabel (afișat într-o foaie de calcul separată);<br />

Raport Tabel Pivot de tip Scenariu (Scenario PivotTable report) – raport sub formă<br />

de tabel pivot; În caseta Celule rezultat (Result cells) se vor alege referințele celulelor care<br />

conțin rezultatele ce vor fi afișate în raport.<br />

Partea VII – Validarea datelor<br />

7.1 Validarea datelor – reprezintă un instrument de control și restricționare a datelor<br />

introduse într-o foaie de calcul (util mai ales atunci când registrul de calcul este partajat de<br />

mai mulți utilizatori).<br />

Validarea datelor (asupra uneia sau a mai multor celule selectate), este disponibilă în<br />

fila Date (Data), grupul Instrumente de date (Data Tools), butonul Validări date (Data<br />

validation), care deschide o listă derulantă din care se alege comanda Validare date, de unde<br />

se pot face configurările dorite:<br />

Limitarea valorilor doar la o anumită listă de valori;<br />

Acceptarea doar a numerelor întregi, cuprinse într-un interval;<br />

Valori de dată și oră, cuprinse într-un interval;<br />

Limitarea numărului de caractere text ce pot fi introduse;<br />

Particularizat (pe baza unei formule);<br />

Pentru a ajuta utilizatorul să corecteze erorile (în cazul introducerii valorilor incorecte),<br />

există posibilitatea de a introduce mesaje și instrucțiuni:<br />

o În fereastra Validare date, tab-ul Mesaj de intrare (Input message) se poate introduce<br />

un mesaj de avertizare (informare) ce va fi afișat la selectarea celulei ;<br />

o În fereastra Validare date, tab-ul Alertă eroare (Error alert), caseta derulantă Stil, se<br />

poate introduce un mesaj de eroare ce va fi afișat la introducerea de date invalide, astfel:<br />

Oprire (Stop) – împiedică utilizatorulsă introducă date invalide;<br />

Avertisment (Warning) – avertizează utilizatorul în legătură cu incorectitudinea<br />

datelor, oferind posibilitatea continuării introducerii (sau revocare);<br />

Informații (Information) - avertizează utilizatorul în legătură cu incorectitudinea<br />

datelor, fără a-l împiedica să le introducă;<br />

Se poate introduce un mesaj particularizat de avertizare eroare, care va fi afișat în cazul<br />

în care se introduc valori invalide;<br />

7.2 Încercuirea datelor invalide (Circle Invalid Data) – se poate aplica în cazul<br />

celulelor care conțin deja date. Aplicația <strong>Excel</strong> evidențiază datele invalide prin încercuirea<br />

lor; se selectează grupul de celule care conțin date, se stabilește criteriul de validare din fila<br />

Validare date, apoi se alege comanda Încercuirea datelor invalide. Pentru eliminarea<br />

cercurilor se introduce o valoare validă, sau se alege opțiunea Golire Cercuri Validare<br />

(Clear Validation Circles);<br />

24


7.3 Auditarea datelor – verificarea formulelor pentru a stabili acuratețea lor (sau<br />

pentru a detremina cauza erorilor apărute); comenzile de audit trasează săgeți de urmărire,<br />

care stabilesc relațiile dintre celule și formule, astfel:<br />

Celule precedente – reprezintă celulele la care se face referire de către o formulă;<br />

Celule dependente – conțin formule care se referă la alte celule;<br />

Din tab-ul Formule (Formulas), grupul Audit formule (Formula auditing), se apelează<br />

butoanele:<br />

• Trasare precedențe (Trace Precedents) – afișează săgeți albastre către celulele care au<br />

impact asupra celulei selectate;<br />

• Trasare dependențe (Trace Dependents) – afișează săgeți albastre către celulele asupra<br />

cărora are impact celula selectată;<br />

Apăsarea repetată a butoanelor Trasare precedențe și Trasare dependențe determină<br />

vizualizarea pe mai multe niveluri a precedențelor și dependențelor.<br />

• Eliminare săgeți (Remove Arrows) – șterge săgețile de trasare.<br />

• Afișare formule (Show formulas) – permite vizualizarea formulelor din foaia de calcul;<br />

• Verificare erori (Error checking) – verificarea foii de calcul pentru a afișa eventualele<br />

erori; dacă în foaia de calcul există erori, în cadrul ferestrei Verificare erori vor fi afișate<br />

informații legate de tipul de eroare existentă. Se pot afișa:<br />

- Ajutor pentru eroare (Help on this error);<br />

- Afișare pași calcul (Show calculation steps);<br />

- Ignorare eroare (Ignore error);<br />

7.4 Inserarea și ștergerea comentariilor dintr-o foaie de calcul<br />

Celulelor din foaia de calcul li se pot asocia diferite comentarii (note explicative, separat<br />

de conținutul celulei). Se selectează celula dorităși se accesează tab-ul Revizuire<br />

(Review), butonul Comentariu nou (New comment). Apare un dreptunghi în care se poate<br />

introduce comentariul (identificat prin numele utilizatorului; implicit apare numele<br />

utilizatorului cu drept de administrator al calculatorului, dar se poate edita). După finalizarea<br />

comentariului se execută click în afara zonei de editare.<br />

Celulele care conțin comentarii sunt diferențiate printr-un triunghi roșu în dreapta sus.<br />

Prin poziționarea cursorului mouse-lui pe acest indicator se realizează afișarea comentariului.<br />

Comentariile se pot edita, șterge, se pot afișa sau ascunde, etc.<br />

7.5 Revizuire și urmărire modificări<br />

Opțiunea de urmărire a modificărilor este disponibilă numei în registrele de calcul partajate!<br />

Pentru partajarea unui registru de calcul se apelează butonul Partajare registru de<br />

calcul (Share workbook), din tab-ul Revizuire (Review), apoi:<br />

În fila Editare (Editing) – se bifează caseta Se acceptă modificări simultane făcute de<br />

mai mulți utilizatori (Allow changes by more than one user at the same time);<br />

În fila Complex (Advanced) – se pot opera anumite setări:<br />

- Număr de zile de păstrare a istoricului modificărilor;<br />

- Mod de actualizare;<br />

- Rezolvarea conflictelor între utilizatori<br />

După apăsarea butonului OK (și confirmarea salvării), registrul de calcul va deveni<br />

partajat (în bara de titlu apare Partajat – Shared, lângă denumirea fișierului).<br />

25


7.5.1 Urmărire modificări – apelarea tab-ului Revizuire, butonul Urmărire<br />

modificări (Track changes), opțiunea Evidențiere modificări (Highlight changes); în<br />

fereastra deschisă se bifează opțiunea Urmărire modificări în timpul editării (Track<br />

changes while editing) și opțiunea Evidențiere modificări pe ecran (Hightlight changes on<br />

screen), apoi OK pentru confirmare. După confirmarea salvării, modificările efectuate vor fi<br />

evidențiate cu o culoare în colțul stânga-sus al celulei, iar la poziționarea mouse-ului pe celulă<br />

apare o casetă text cu numele utilizatorului, data și ora modificării și modificarea efectuată.<br />

Modificările efectuate pot fi acceptate sau respinse prin apelarea tab-ului Revizuire,<br />

butonul Urmărire modificări (Track changes), opțiunea Acceptare sau respingere<br />

modificări (Accept/Reject changes); în fereastra deschisă se pot revizui informațiile cu<br />

privire la modificări, care pot fi acceptate sau respinse.<br />

O listă a modificărilor efectuate se poate genera și într-o foaie de calcul separată, astfel:<br />

În fereastra Evidențiere modificări se bifează opțiunea Listare modificări pe o foaie<br />

nouă (List changes on a new sheet). Aplicația va genera o nouă foaie de calcul numită<br />

History.<br />

Dezactivarea opțiunii de urmărire a modificărilor – se debifează opțiunea Urmărire<br />

modificări în timpul editării – OK.<br />

Dezactivarea opțiunii de partajare a registrului de calcul - se debifează opțiunea Se<br />

acceptă modificări simultane făcute de mai mulți utilizatori.<br />

Partea VIII – Automatisme (Macro-uri)<br />

O macrocomandă reprezintă o succesiune de comenzi (și instrucțiuni) în scopul automatizării<br />

unor operații care se repetă în mod frecvent.<br />

8.1 Înregistrarea unei macrocomenzi (memorarea fiecărui pas de către aplicația <strong>Excel</strong>).<br />

Macrocomenzile pot fi înregistrate prin apelarea Filei Dezvoltator (Developer); Dacă<br />

fila Dezvoltator nu este vizibilă, se procedează la inserarea ei în panglica de comenzi, astfel:<br />

- Click dreapta într-o zonă goală a Panglicii de meniuri, apoi se alege comanda Particularizare<br />

panglică;<br />

- Din fereastra deschisă, în zona File principale, se bifează Dezvoltator;<br />

- După apăsarea butonului OK, fila Dezvoltator va fi afișată în Panglica de meniuri;<br />

Pentru rularea macrocomenzilor este necesară setarea nivelului de securitate pentru<br />

acceptarea acestora; în fila Dezvoltator, se apasă butonul Securitate macrocomenzi (Macro<br />

Security), unde se bifează opțiunea Se activează toate macrocomenzile (Enable all macros);<br />

Pentru rularea macrocomenzilor relative (recomandat!) este necesară activarea butonului<br />

Utilizare referințe relative (Use relative references);<br />

Pentru a începe înregistarea unei macrocomenzi, se apelează din fila Dezvoltator butonul<br />

Înregistrare macrocomandă (Record Macro), apoi din fereastra deschisă se stabilesc<br />

detaliile:<br />

Nume macrocomandă<br />

Combinație de taste (Shortcut key) – asocierea macrocomenzii cu o combinație de<br />

taste;<br />

Memorare macrocomandă în (Store macro in) – se alege registrul de calcul în care<br />

macrocomanda să fie activă;<br />

Descriere (opțional);<br />

26


După apăsarea butonului OK, începe înregistrarea; după finalizarea succesiunii de<br />

operații dorite, oprirea înregistrării se face prin apăsarea butonului Oprire înregistrare (Stop<br />

Recording);<br />

8.2 Rularea unei macrocomenzi<br />

În fila Dezvoltator, butonul Macrocomenzi afișează lista macrocomenzilor înregistrate;<br />

se selectează numele macrocomenzii dorite, apoi se apasă Executare (Run);<br />

8.2 Asocierea unei macrocomenzi unui buton:<br />

‣ Asocierea unei macrocomenzi unui buton din Bara de instrumente de acces rapid:<br />

- Din lista derulantă deschisă la apăsarea butonului din partea dreaptă a barei de instrumente<br />

de acces rapid, se selectează opțiunea Mai multe comenzi (More Commands)<br />

- În fereastra Opțiuni <strong>Excel</strong>, din lista derulantă Alegere comenzi din (Choose<br />

commands from) se selectează opțiunea Macrocomenzi (Macros) – apoi se alege<br />

macrocomanda dorită și se apasă butonul Adăugare; butonul asociat va fi afișat în<br />

bara de instrumente de acces rapid;<br />

‣ Asocierea unei macrocomenzi unui buton inserat în foaia de calcul:<br />

- Din fila Dezvoltator, grupul de butoane Controale, se apasă butonul Inserare, de unde<br />

se alege Buton (din Controale formular);<br />

- Se desenează butonul cu mouse-ul în zona dorită din foaia de calcul, iar la deschiderea<br />

ferestrei Asociere macrocomandă se alege numele macrocomenzii care se dorește a fi<br />

asociată butonului;<br />

- La apăsarea butonului, macrocomanda asociată acestuia se va rula;<br />

- Butoanele se pot copia, muta, șterge, li se poate edita textul, mărimea, etc. (cu click<br />

dreapta se deschide meniul contextual, de unde se alege comanda dorită);<br />

Pentru a putea rula macrocomenzi, fișierul <strong>Excel</strong> trebuie salvat cu extensia .xlsm<br />

27


Nume Prenume Gen Data nasterii Județ Proba 1 Proba2 Proba3<br />

Crisan Manuela F 03.07.1994 B 9,57 6,897 3,89765<br />

Naum Geanina F 31.05.1991 B<br />

Popescu Aura F 08.12.1986 B 9,82 2,98 3,12<br />

Untaru Gigi M 21.09.1976 B<br />

Hurezan Petre M 26.02.1994 Bh 9,78 4,234 8,76<br />

Florescu Ionela F 05.06.1992 Bn 3,24 3,68 4,92<br />

Costache Ramona F 08.08.1987 Bv 6,86 2,8976 6,4567<br />

Zamfir Andrei M 26.07.1977 Bv 5,9453 3,987 8,908<br />

Lupu Stan M 04.10.1983 Dj 4,56<br />

Stan Maria F 01.04.1992 Dj 8,87 6,89 4,98<br />

Vasile Ioana F 15.08.1995 Dj 3,156 2,48 3,8<br />

Andrei Jeanina F 09.01.1991 Gr 8,36 3,7876 8,9808<br />

Mardare Anca F 23.09.1976 Gr 9,7 7,7 6,45<br />

Nastase Livia F 16.01.1981 Gr 6,2121 6,9 4,34<br />

Tatu Romeo M 05.12.1984 Gr 5,74 3,6789 3,7865<br />

Anghel Marin M 04.09.1994 Hr 5,6457 8,38 7,24<br />

Iliescu Ion M 03.05.1996 Hr 8,4235 2,78 9,34<br />

Enache Gheorghe M 23.04.1988 Mh 9,3342 6,87 4,58<br />

Gheorghe Narcis M 01.01.1992 Ot 9,57 3,987 9,9876<br />

Jinga Gabriel M 24.06.1980 Ot 4,56 3,24 2,46<br />

Marinescu Emil M 03.03.1987 Ot 7,5656 6,57 8,1<br />

Toma Mihaela F 04.02.1989 Tl 4,89 2,0989 3,876<br />

28

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!