caf - Prefectura Braila

CADRULDE AUTO-EVALUAREA MODULUI DEFUNCTIONAREA INSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE(CAF)

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF)CE ESTE CAF?Cadrul de auto-evaluare a modului de functionare a institutiiloradministratiei publice sau Common Assessment Framework (CAF) esterezultatul cooperarii ministrilor responsabili de administratie publica dinstatele membre ale Uniunii EuropeneCAF are patru obiective principale:» Identifica trasaturile specifice ale organizatiilor din sectorul public;» Este un instrument pentru “responsabilii administrativi” preocupati deimbunatatirea performantei organizatiei lor» Este o “punte de legatura” intre diferitele modele utilizate inmanagementul prin calitate;» Faciliteaza studierea comparativa a performantelor (benchmarking) intreorganizatiile sectorului public

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF)Procesul de implementare CAFCAF IMPLICA TREI FAZE PRINCIPALE:o PREGATIREAo AUTO- EVALUAREAo UTILIZAREA RESURSELOR

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF)FAZA 1 - ORGANIZAREA EVALUARII Etapa 1 – Angajamentul directiunii si integrarea CAF intr-undemers de imbunatatireInainte de a lansa acest proiect se vor stabili urmatoareleaspecte: Scopul auto-evaluarii Modalitatile de conducere ale auto-evaluarii Urmarile acestei auto-evaluari

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF) Etapa 2 – Angajamentul directiunii si integrarea CAF intr-undemers de imbunatatireSeful de proiect se va asigura ca grupul de auto-evaluare sa dispuna deinformatiile si documentatia necesara, va distribui informatia in cadrul grupului,organizeaza reuniuni, rapoartele catre conducere, etc. Etapa 3 – Componenta grupului de evaluare, desemnareacoordonatorului grupului de auto-evaluare Componenta grupului de auto-evaluare trebuie sa tina cont de doua necesitati: Sa reprezinte o varietate de puncte de vedere pentru a avea cea maiprecisa si mai detaliata posibil perspectiva interna a organizatiei Sa aiba un grup limitat care sa garanteze eficacitatea muncii colective (ase evita un numar mai mare de zece persoane)

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF)PROCESUL DE IMPLEMENTARE CAF Etapa 4 – Informarea grupului de evaluare asuprascopurilor si modalitatilor demersului Va fi organizata o prima reuniune a auto-evaluatorilor pentru a li seprezenta CAF. Vor fi explicate scopurile si natura procedurii deautoevaluare. Grupul va fi asigurat ca nimeni nu va avea de suferit de peurma exprimarii unei opinii sincere Pentru ca grupul sa inteleaga mai bine modul in care opereaza CAF, vorputea fi evaluate in comun un aspect legat de factori si un aspect legatde rezultate. Va trebui sa se obtina un consens asupra modului deevaluare a justificarilor cu atribuirea unei note

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILOR ADMINISTRATIEIPUBLICE (CAF)FAZA 2 EVALUAREA Etapa 5 – Faza de evaluare individuala Se cere fiecarui membru din grupul de auto-evaluare sa evaluezefiecare sub-criteriu in ordinea in care sunt prezentate. In acest scop,evaluatorii vor utiliza “Ghidul evaluatorului” Este indispensabil ca evaluarea sa se bazeze pe elemente concrete, pefapte. De aceea se recomanda evaluatorului sa inceapa cu identificareaaspectelor favorabile si defavorabile legate de sub-criteriul respectiv,bazandu-se pe cunoasterea personala a organizatiei si pe experienta sade munca, inainte de a-i atribui o nota. Coordonatorul este responsabil de compilarea tuturor auto-evaluarilor side listarea pistelor de imbunatatire, a punctelor tari si slabe legate defiecare sub-criteriu

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF)Etapa 6 – Cautarea unui consensDupa faza de evaluare individuala , se face o a doua reuniune a grupului de evaluare,“reuniunea de consens”. Aceasta reuniune va permite evaluatorilor sa-si schimbepunctul de vedere asupra punctelor tari, slabe, pistelor de imbunatatire, notarii fiecaruisub-criteriu. Este de preferat ca perioada de timp intre reuniunea de prezentare a CAFsi reuniunea de consens sa fie destul de scurta (maximum o luna)In procesul de cautare a consensului, poate fi utilizata o metoda in patru etape:Prezentarea notelor individuale pentru fiecare sub-criteriu, cat si a medieistatistice a evaluarilor individuale;Identificarea punctelor semnificative de consens si de divergente;Discutarea motivelor, a contextului pentru fiecare caz semnificativ de divergentaIncercarea de a se ajunge la un consens, eventual pe baza unei a doua evaluaripentru criteriul respectiv

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF)FAZA 3 UTILIZAREA REZULTATELOREtapa 7 – Alegerea aspectelor prioritare deimbunatatitRezultatele auto-evaluarii vor trebui comunicate organizatiei siexaminate cu grija de catre conducere pentru a identifica cele maiimportante concluzii, pentru a determina domeniile in care estecel mai necesar o imbunatatire si pentru a preconiza modurile deactiune cele mai adaptate. Pregatirea unui astfel de plan , trebuiesa urmareasca o abordare structurata care sa continaurmatoarele aspecte:Fixarea strategiei si a obiectivelorCe tip de actiuni trebuie sa intreprindem pentru a atinge acesteobiective (plan de actiune/definirea sarcinilor)

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILORADMINISTRATIEI PUBLICE (CAF) Etapa 8 – Dezvoltarea si implementareaunui plan de imbunatatire Chiar daca auto-evaluarea prin CAF marcheaza inceputul uneistrategii de imbunatatire pe termen lung, evaluarea va arata inmod sigur si cateva probleme care vor putea fi abordate relativrepede si usor. Daca se va actiona in sensul acestora,credibilitatea programului de imbunatatire va spori si se vorvedea rezultate imediate in termeni de timp si formare

CADRUL DE AUTO-EVALUARE AMODULUI DE FUNCTIONARE AINSTITUTIILOR ADMINISTRATIEIPUBLICE (CAF) Etapa 9 – Urmarirea progreselor si reluareaevaluarii Dupa ce a fost formulat planul de actiuni de imbunatatire siimplementare a schimbarilor a inceput, este important sa se verificedaca schimbarile au un efect pozitiv si nu afecteaza in mod negativdomeniile in care organizatia functiona bine; Unele organizatii au introdus o auto-evaluare regulata in procesul deplanificare a activitatilor lor. Evaluarile lor sunt programate pentru asustine procesul anual de fixare a obiectivelor si cererea de resursefinanciare. Rezultatele auto-evaluarii vor face parte integranta din banca de dateCAF europeana, care contine informatii privind organizatiile care auutilizat CAF.Oferind aceste informatii cheie, banca de date poate ajutaorganizatiile din sectorul public sa identifice parteneri de benchmarkingpotriviti.