13.07.2015 Views

Proceduri de decont 1. Procedura de decont Pentru a fi ... - AFCN

Proceduri de decont 1. Procedura de decont Pentru a fi ... - AFCN

Proceduri de decont 1. Procedura de decont Pentru a fi ... - AFCN

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

<strong>Proceduri</strong> <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont<strong>1.</strong> <strong>Procedura</strong> <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont<strong>Pentru</strong> a <strong>fi</strong> aprobată, o cheltuială trebuie să <strong>fi</strong>e eligibilă. Stabilirea eligibilităţiiunei cheltuieli se face în conformitate cu preve<strong>de</strong>rile prezentului Ghid.Documentul <strong>de</strong> referinţă pentru eligibilitatea cheltuielilor este Anexa nr. 2 –Bugetul <strong>de</strong> venituri si cheltuieli. Urmând structura bugetului estimativ, pecategorii <strong>de</strong> cheltuieli, Raportul <strong>fi</strong>nanciar <strong>fi</strong>nal trebuie să menţioneze tipul,numărul şi data documentelelor justi<strong>fi</strong>cative, precum şi valoarea cheltuielilorefectuate.Dacă din motive obiective, pe perioada <strong>de</strong>rulării proiectului condiţiile impunmodi<strong>fi</strong>cări în structura şi valoarea unei cheltuieli, bene<strong>fi</strong>ciarul este obligat sainformeze Autoritatea <strong>fi</strong>nanţatoare în ve<strong>de</strong>rea obţinerii acordului acesteia.Sunt acceptate, cu acordul prealabil al <strong>AFCN</strong>, următoarele tipuri <strong>de</strong> modi<strong>fi</strong>căriîn cadrul bugetului, în condiţiile în care modi<strong>fi</strong>carea este esenţială pentrurealizarea proiectului:- modi<strong>fi</strong>carea numărului <strong>de</strong> unităţi şi/sau a costului unitar, cu încadrare întotal pe linie <strong>de</strong> cheltuieli;- compensarea valorilor totale <strong>de</strong> la o linie <strong>de</strong> cheltuieli la alta dar numaiîntre cheltuielile suportate din aceeaşi sursă <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare (<strong>fi</strong>nanţare<strong>AFCN</strong>, respectiv co<strong>fi</strong>nanţare).Nu se acceptă:- <strong>de</strong>păşirea valorii maxime a <strong>fi</strong>nanţării aprobate.2. Modalitatea <strong>de</strong> stabilire a eligibilităţii unei cheltuieliCheltuielile proiectului sunt consi<strong>de</strong>rate toate cheltuielile cuprinse în raportul<strong>fi</strong>nanciar, adică atât cele realizate din <strong>fi</strong>nanţarea <strong>de</strong> la <strong>AFCN</strong>, cât şi celerealizate din co<strong>fi</strong>nanţarea asigurată <strong>de</strong> bene<strong>fi</strong>ciar.Eligibilitatea cheltuielilor proiectului se stabileşte la raportul intermediar şi laraportul <strong>fi</strong>nal, pentru cheltuielile cuprinse în raportul <strong>fi</strong>nanciar.Stabilirea eligibilităţii unei cheltuieli se face luând în consi<strong>de</strong>rare următoareleaspecte:- cheltuiala a fost realizată pentru proiect (este dovedită legătura directă cuproiectul)- cheltuiala a fost efectuată pe perioada <strong>de</strong> <strong>de</strong>sfăşurare a proiectului, pentruactivităţi şi plăţi realizate după semnarea contractului <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare- cheltuiala a fost aprobată în buget- bene<strong>fi</strong>ciarul prezintă toate documentele justi<strong>fi</strong>cative <strong>de</strong> plată (în original şicopie), conform precizărilor <strong>de</strong> mai jos, pentru <strong>fi</strong>ecare tip <strong>de</strong> cheltuială- bene<strong>fi</strong>ciarul a dovedit realizarea activităţii pentru care a fost realizatăcheltuială în cauză.1


3. Condiţii ce trebuie în<strong>de</strong>plinite pentru virarea tranşelor <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţareFinanţarea din partea <strong>AFCN</strong> se acordă în tranşe, prin virament bancar, dinbugetul <strong>AFCN</strong> în contul bene<strong>fi</strong>ciarului, pe bază <strong>de</strong> factură <strong>fi</strong>scală emisă <strong>de</strong>bene<strong>fi</strong>ciar pentru <strong>fi</strong>ecare tranşă. Factura <strong>fi</strong>scală va conţine următoareleinformaţii:- Numărul facturii;- Data emiterii;- Datele <strong>de</strong> i<strong>de</strong>nti<strong>fi</strong>care ale furnizorului (<strong>de</strong>numire, adresa, cod <strong>de</strong>i<strong>de</strong>nti<strong>fi</strong>care <strong>fi</strong>scală, telefon, e-mail);- Datele <strong>de</strong> i<strong>de</strong>nti<strong>fi</strong>care ale cumpărătorului respectiv, Administratia FonduluiCultural National;- Denumirea serviciului: contravaloare tranşa reprezentând <strong>fi</strong>nanţareacordată proiectului dumneavoastră (speci<strong>fi</strong>caţi titlul proiectului);- Valoarea tranşei (în LEI)Factura trebuie transmisă în original şi trebuie semnată şi ştampilată <strong>de</strong> cătrebene<strong>fi</strong>ciar.Prima tranşă<strong>Pentru</strong> prima tranşă, bene<strong>fi</strong>ciarii persoane juridice si/sau persoane <strong>fi</strong>ziceautorizate vor <strong>de</strong>pune o cerere pentru eliberarea tranşei, precum şi factura<strong>fi</strong>scală, în cel mai scurt timp după semnarea contractului <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare.Tranşa <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare acordată va <strong>fi</strong> justi<strong>fi</strong>cată la termenul stipulat în contract şiva inclu<strong>de</strong>, pe lângă documentele <strong>fi</strong>nanciare, şi Raportul intermediar(formularul se poate <strong>de</strong>scărca <strong>de</strong> pe site-ul <strong>AFCN</strong>).În situaţia în care, în urma veri<strong>fi</strong>cării documentaţiei <strong>fi</strong>nanciare <strong>de</strong>justi<strong>fi</strong>care a primei tranşe, se constată prezentarea unor documenteneeligibile ce nu pot <strong>fi</strong> <strong>de</strong>contate, bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>de</strong>vine neeligibil pentruacordarea tranşei următoare, <strong>de</strong>venind aplicabile şi preve<strong>de</strong>rilecontractuale privind rezilierea contractului, urmată <strong>de</strong> recuperareasumelor datorate A.F.C.N.Tranşa <strong>fi</strong>nală<strong>Pentru</strong> ultima tranşă (<strong>fi</strong>nală), în cuantum <strong>de</strong> cel puţin 15% din valoarea totalăa <strong>fi</strong>nantării primite <strong>de</strong> la <strong>AFCN</strong>, bene<strong>fi</strong>ciarii vor <strong>de</strong>pune un raport <strong>fi</strong>nal, însoţit<strong>de</strong> documentele justi<strong>fi</strong>cative aferente tranşei, precum si <strong>de</strong> factura <strong>fi</strong>scalacorespunzatoare. Formularul tipizat al Raportului <strong>fi</strong>nal se poate <strong>de</strong>scărca <strong>de</strong>pe site-ul <strong>AFCN</strong>.În mod obligatoriu, tranşele <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare vor <strong>fi</strong> acordate numai pe bazafacturii <strong>fi</strong>scale emisă <strong>de</strong> către bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţării nerambursabile.4. Acordarea integrală sau parţială a <strong>fi</strong>nanţării aprobateAdministraţia Fondului Cultural Naţional şi bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţării vor stabili,prin contractul <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare, valoarea maximă a <strong>fi</strong>nanţării. În nicio situaţie,suma <strong>fi</strong>nală totală plătită bene<strong>fi</strong>ciarului nu poate să <strong>de</strong>păşească sumamaximă a <strong>fi</strong>nanţării aprobate, chiar dacă costurile eligibile totale reale<strong>de</strong>păşesc costurile eligibile totale estimate.2


Suma <strong>fi</strong>nală acordată cu titlul <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare nerambursabilă se stabileşte înfuncţie <strong>de</strong> raportul narativ şi <strong>de</strong> cheltuielile eligibile reale ale proiectului, pebaza documentelor justi<strong>fi</strong>cative <strong>de</strong>puse <strong>de</strong> bene<strong>fi</strong>ciar. În consecinţă, înurma evaluării raportului narativ şi a celui <strong>fi</strong>nanciar, Autoritatea <strong>fi</strong>nanţatoare ia<strong>de</strong>cizia acordării integrale/parţiale a <strong>fi</strong>nanţării.Valoarea <strong>fi</strong>nanţării efectiv plătită poate <strong>fi</strong> mai mică <strong>de</strong>cât valoarea<strong>fi</strong>nanţării aprobate iniţial, conform bugetului estimativ, în următoarelesituaţii:- cheltuielile efectuate au fost mai mici <strong>de</strong>cât cele estimate;- anumite cheltuieli nu au mai fost efectuate;- unele cheltuieli efectuate nu au fost consi<strong>de</strong>rate eligibile, în urma evaluăriiraportului intermediar/<strong>fi</strong>nal;- nivelul co<strong>fi</strong>nanţării asigurate <strong>de</strong> bene<strong>fi</strong>ciar reprezintă minimum 10% dintotalul <strong>fi</strong>nanţării aprobate. Ambele valori – a <strong>fi</strong>nanţării şi a co<strong>fi</strong>nanţării – secalculează la <strong>fi</strong>nalul proiectului, după evaluarea raportului <strong>fi</strong>nal. Neasigurareaprocentului minim <strong>de</strong> co<strong>fi</strong>nanţare atrage diminuarea <strong>fi</strong>nanţării (din cheltuielileeligibile) până la acoperirea acestui procent.Atenţie!Finanţarea nerambursabilă nu se acordă pentru activităţi generatoare <strong>de</strong>pro<strong>fi</strong>t. În cazul în care din activităţile proiectului se obţin venituri,acestea se vor scă<strong>de</strong>a din valoarea <strong>fi</strong>nanţării, proporţional cu contribuţia<strong>fi</strong>ecărei părţi la realizarea proiectului.5. Justi<strong>fi</strong>carea cheltuielilor efectuate<strong>Pentru</strong> a <strong>fi</strong> aprobate, documentele prezentate trebuie să facă dovada legăturiidirecte dintre cheltuieli şi activităţile proiectului şi vor în<strong>de</strong>plini următoarelecondiţii obligatorii pentru stabilirea eligibilităţii cheltuielii: Sunt emise pe numele bene<strong>fi</strong>ciarului <strong>fi</strong>nanţării sau pe numelepartenerului (partenerilor); Sunt emise în perioada <strong>de</strong> <strong>de</strong>sfăşurare a proiectului; Sunt completate cu <strong>de</strong>talierea exactă a produselor sau serviciilorachiziţionate în legătură cu activităţile proiectului; Sunt completate cu toate datele necesare din punct <strong>de</strong> ve<strong>de</strong>re alformei (numărul şi data emiterii, emitentul documentului, bene<strong>fi</strong>ciarul,semnate şi ştampilate); Sunt însoţite <strong>de</strong> dovada plăţii (chitanţă, ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> bancă,ordin <strong>de</strong> plată electronic evi<strong>de</strong>nţiat în extrasul <strong>de</strong> cont) Persoanele <strong>fi</strong>zice autorizate şi cele juridice vor <strong>de</strong>pune documentelejusti<strong>fi</strong>cative în copii lizibile, semnate si ştampilate cu menţiunea "conform cuoriginalul"; Toate documentele justi<strong>fi</strong>cative externe (emise <strong>de</strong> un prestator dinafara României către bene<strong>fi</strong>ciarului <strong>fi</strong>nanţării, către partener (parteneri) saucătre participanţii la proiect se vor prezenta la <strong>de</strong>cont însoţite <strong>de</strong> traducereaacestora în limba română, efectuată, semnată şi ştampilată <strong>de</strong> untraducător autorizat. Traducerea nu trebuie legalizată! <strong>Pentru</strong> achiziţionarea unui bun sau serviciu, bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţării areobligaţia să respecte întocmai preve<strong>de</strong>rile O.U.G. 34/2006 privind achiziţiilepublice:3


‣ Achiziţionarea unui bun/serviciu cu valoarea sub 15.000 <strong>de</strong> euro sepoate face prin cumpărare directă.‣ În cazul cumpărării directe, bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţării are obligaţia să facădovada prospectării pieţei, în concordanţă cu principiul e<strong>fi</strong>cacităţii utilizăriifondurilor publice, cu anexarea unui tabel <strong>de</strong> prezentare comparativă aofertelor primite <strong>de</strong> la prestatorii <strong>de</strong> servicii/comercianţi.‣ Dovada selecţiei <strong>de</strong> oferte se face cu următoarele documente:cereri <strong>de</strong> ofertă transmise la furnizori/prestatori (cu <strong>de</strong>taliereaproduselor/serviciilor solicitate), 3 oferte primite <strong>de</strong> lafurnizori/prestatori, tabel comparativ al ofertelor/proces verbal <strong>de</strong>selecţie, asumat <strong>de</strong> către reprezentantul legal al bene<strong>fi</strong>ciarului sau unresponsabil/o comisie numit/ă <strong>de</strong> către acesta.LA EFECTUAREA DECONTULUI: Bene<strong>fi</strong>ciarii vor îndosaria documentele în ordinea activităţilor şi aprezentării lor în raportul <strong>fi</strong>nanciar; Documentaţiile <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont vor conţine, în mod obligatoriu,elementele <strong>de</strong> i<strong>de</strong>nti<strong>fi</strong>care a proiectului: nume bene<strong>fi</strong>ciar, <strong>de</strong>numireproiect, titlu proiect, nr. contract <strong>fi</strong>nanţare etc; Dosarele <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont vor inclu<strong>de</strong> un opis al documentelor <strong>de</strong>puse,semnat şi ştampilat <strong>de</strong> către bene<strong>fi</strong>ciar; Documentaţia <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont se prezintă în copie, purtând menţiunea„Conform cu originalul”, însoţită <strong>de</strong> semnătura şi ştampila bene<strong>fi</strong>ciaruluipe <strong>fi</strong>ecare pagină; Factura <strong>fi</strong>scală, în original, necesară pentru eliberarea tranşei <strong>de</strong><strong>fi</strong>nanţare va <strong>fi</strong> inclusă în dosarul <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont; Documentaţia va conţine referirea la nr. Contractului <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţareîncheiat cu <strong>AFCN</strong> şi titlul proiectului pentru care se efectuează<strong>de</strong>contarea; Documentaţiile prezentate la <strong>AFCN</strong> spre <strong>de</strong>contare, care nurespectă condiţiile <strong>de</strong> prezentare enumerate mai sus se vor returnaexpeditorului pe loc (în cazul celor trimise prin <strong>de</strong>legat), prin poştă cuplata la <strong>de</strong>stinaţie (în cazul celor trimise prin poştă sau curier);ATENŢIE: În cazul returnării documentaţiei ca urmare a nerespectăriicondiţiilor <strong>de</strong> întocmire menţionate în prezentul ghid, responsabilitatea<strong>de</strong> încadrare în termenele <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont stipulate în <strong>de</strong>cont, revine întotalitate bene<strong>fi</strong>ciarului <strong>fi</strong>nanţării nerambursabile! La <strong>de</strong>punerea dosarelor <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont, acestea vor primi un nr. <strong>de</strong>intrare în instituţie, iar la <strong>fi</strong>nalizarea veri<strong>fi</strong>cării <strong>de</strong>contului, bene<strong>fi</strong>ciarii vor<strong>fi</strong> înştiinţaţi în legătură cu rezultatul veri<strong>fi</strong>cării. Veri<strong>fi</strong>carea documentaţieinu se efectuează pe loc, la momentul <strong>de</strong>punerii acesteia la <strong>AFCN</strong>. În situaţia în care documentaţiile sunt incomplete şi bene<strong>fi</strong>ciarilor<strong>fi</strong>nanţării nerambursabile li se solicită completări /clari<strong>fi</strong>cări, acestea sevor transmite <strong>AFCN</strong> într-o formă corespunzătoare (îndosariate), purtândaceleaşi elemente <strong>de</strong> i<strong>de</strong>nti<strong>fi</strong>care ca şi <strong>de</strong>contul iniţial (nume bene<strong>fi</strong>ciar,<strong>de</strong>numire proiect, titlu proiect, nr. contract <strong>fi</strong>nanţare etc.)4


Cerinţe obligatorii pentru documentele solicitate în ve<strong>de</strong>rea <strong>de</strong>contăriicheltuielilor prevăzute în buget:Categorie bugetCazareDecontarea se va facecu respectareabaremurilor legaleaplicabile instituţiilorpublice (tarif maxim 3stele)Masă (la nivelul maxim<strong>de</strong> 13 lei/persoană/zi)DiurnăDecontarea se va facecu respectareabaremului legalTransportinternaţional (avion,tren sau autovehicul)şi transport intern(între localităţi, înaceeaşi ţară)DecontareaModalitate <strong>de</strong> <strong>de</strong>cont<strong>1.</strong> factură externă sau internă <strong>de</strong> cazare <strong>de</strong>taliatăcu menţionarea numelor persoanelor cazate a durateicazării şi a tarifului perceput/noapte;2. dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cunumerar) sau ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> bancă şi extras<strong>de</strong> cont sau altă dovadă a achitări facturii (pentruplăţile electronice);3. dovada procedurii <strong>de</strong> selecţie, dacă e cazul;Cheltuielile <strong>de</strong> cazare, diurnă sau transport (internsau internaţional) achitate <strong>de</strong> către operatorii culturalidiverselor persoane <strong>fi</strong>zice [precizări generale]: B.I. / C.I. sau paşaport (copie), tabel nominal cu datele <strong>de</strong> i<strong>de</strong>nti<strong>fi</strong>care alepersoanelor <strong>fi</strong>zice şi cu semnăturile acestora privindplata diurnei; diagrama locurilor <strong>de</strong> cazare pe perioa<strong>de</strong>levizate, eliberată <strong>de</strong> către hotel/pensiune (copie).Dacă masa a fost asigurată <strong>de</strong> un prestator <strong>de</strong> astfel<strong>de</strong> servicii:<strong>1.</strong> factură externă sau internă <strong>de</strong>taliata cuprecizarea numărului <strong>de</strong> persoane şi a numărului <strong>de</strong>zile sau bonurile <strong>fi</strong>scale aferente;2. dovada plăţii: chitanţă pentru plata făcută cunumerar sau ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> bancă şi extras<strong>de</strong> cont sau altă dovadă a achitări facturii (pentruplăţile electronice);Diurna acordată, în condiţiile legii, pentru personalulcu statut <strong>de</strong> salariat: lista nominală, a bene<strong>fi</strong>ciarilor<strong>de</strong> diurnă, cu precizarea sumelor primite şi a coduluinumeric personal, întocmită <strong>de</strong> bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţăriisau <strong>de</strong> partenerul/ii acestuia, cu semnăturile <strong>de</strong>primire a sumelor <strong>de</strong> către bene<strong>fi</strong>ciarii diurnei şi cusemnătura bene<strong>fi</strong>ciarului <strong>fi</strong>nanţării sau apartenerului/partenerilor.Transportul rutier cu autoturismul/microbuzul sau alteautovehicule <strong>de</strong>stinate transportului <strong>de</strong> persoane:foaia <strong>de</strong> parcurs, <strong>de</strong>legaţia/le şi bonurile <strong>de</strong>combustibil sau BCF-uri (bonuri <strong>de</strong> consumcarburant), contract închiriere a autovehiculelor, dupăcaz.<strong>1.</strong> Transport cu autoturismul sau autocarul propriu:bon <strong>de</strong> benzină/motorina, cu înscrierea peverso a numărului maşinii şi ştampilate (condiţie5


transportului efectuatcu mijloace auto propriise face în baza: consumului <strong>de</strong>7,5 litri <strong>de</strong> carburant la100 km, pentrutransportul înRomânia; consumuluispeci<strong>fi</strong>cat <strong>de</strong> carteatehnică a maşinii,pentru transport peparcurs extern.Transport local (înlocalitate)Cheltuieli conexetransportuluiinternaţional <strong>de</strong>persoane: cheltuielilecu viză, asigurare <strong>de</strong>sănătate, taxe <strong>de</strong> drumşi taxe <strong>de</strong> parcare.pentru bonurile emise în România), însoţite <strong>de</strong> o<strong>de</strong>claraţie din care să reiasa ruta, datele <strong>de</strong> călătorieşi persoanele care au efectuat transportul şi copiacărţii tehnice a maşinii.copie după paşaport cu viza <strong>de</strong> intrare şi <strong>de</strong>ieşire din ţară (un<strong>de</strong> se aplică);2. Transport feroviar si/ sau aerian: <strong>de</strong>legaţia/le; tichetele / biletele <strong>de</strong> transport.Transport feroviar: clasa I-a (pentru distanţe mai mari <strong>de</strong> 300 km) clasa a II-a (pentru distanţe mai mici <strong>de</strong> 300km)3. Servicii <strong>de</strong> transport<strong>1.</strong> biletele <strong>de</strong> călătorie (sau copii ale biletelor <strong>de</strong>avion, tren, autocar <strong>de</strong> linie);2. copie după paşaport cu viza <strong>de</strong> intrare şi <strong>de</strong> ieşiredin ţară (un<strong>de</strong> se aplică) şi/sau boarding pass;3. contract sau comandă, tabel semnat şiştampilat <strong>de</strong> bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţării sau partenerulacestuia, care să cuprindă numele şi prenumelepersoanelor bene<strong>fi</strong>ciare ale transportului şi ruta;4. factura externă sau internă;5. dovada plăţii: chitanţă pentru plata făcută cunumerar sau ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> bancă şi extras<strong>de</strong> cont sau altă dovadă a achitări facturii (pentruplăţile electronice);6. dovada prospectării pieţei pentru obţinerea <strong>de</strong>oferte, dacă este cazul;În condiţiile în care transportul extern se face cumijloace proprii şi nu rezultă din niciun document datatrecerii frontierei, bene<strong>fi</strong>ciarul va întocmi o <strong>de</strong>claraţiepe proprie răspun<strong>de</strong>re privind numărul <strong>de</strong> zilepetrecute în străinătate pentru <strong>de</strong>sfăşurareaproiectului, con<strong>fi</strong>rmată prin semnatură şi <strong>de</strong>bene<strong>fi</strong>ciarul <strong>fi</strong>nanţării sau partenerul acestuia;<strong>1.</strong> bilete <strong>de</strong> transport în comun, metrou2. bonuri <strong>de</strong> benzină (ştampilate pe verso, condiţiepentru bonurile emise în România), însoţite <strong>de</strong> foi <strong>de</strong>parcurs;3. bon <strong>de</strong> taxi, numai pentru transport întreaeroport/gară- hotel şi retur;<strong>1.</strong> document intern al bene<strong>fi</strong>ciarului <strong>fi</strong>nanţării <strong>de</strong> laA.F.C.N. (<strong>de</strong>cizie/hotărâre/ordin) prin care se aprobăexpres efectuarea acestor cheltuieli din <strong>fi</strong>nanţareaprimită, cu nominalizarea persoanelor care vorefectua <strong>de</strong>plasarea;2. factură externă sau internă <strong>de</strong>taliată;3. dovada plăţii: chitanţă pentru plata făcută cunumerar sau ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> bancă şi extras6


Remuneraţii acordateprestatorilor <strong>de</strong> serviciiOnorarii acordatetitularilor <strong>de</strong> drepturi <strong>de</strong>autor sau <strong>de</strong> drepturiconexeAchiziţiile <strong>de</strong> bunuriconsumabile cum ar<strong>fi</strong>: rechizite, <strong>fi</strong>lme foto,dischete şi alte bunuriconsumabile necesare<strong>de</strong>sfăşurării proiectuluiAchiziţiile <strong>de</strong> servicii<strong>de</strong>stinate organizării şi<strong>de</strong>rulării proiectului,cum ar <strong>fi</strong> servicii <strong>de</strong>:concepţie, <strong>de</strong>sign,tipărituri,tehnoredactare,editare, traduceri,servicii <strong>de</strong> promovare aproiectului,comunicaţii, expedieripoştale etc.<strong>de</strong> cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentruplăţile electronice);4. copie după paşaport cu viza5. asigurarea <strong>de</strong> sănătate;6. bonuri taxe autostradă, bonuri taxe parcare.<strong>1.</strong> contractele civile încheiate cu colaboratori, curespectarea preve<strong>de</strong>rilor legale şi în care semenţionează clar obiectul contractului, valoarea brutăa contractului şi modalitatea <strong>de</strong> plată, perioada <strong>de</strong>valabilitate a contractului;2. dovada achitării contibutiilor sociale, <strong>de</strong> sanatate sia impozitului (ordin <strong>de</strong> plată şi extras <strong>de</strong> cont), potrivitlegislatiei in vigoare, aplicabila institutiilor publice;3. copii după statele <strong>de</strong> plată semnate <strong>de</strong> primitori sidatate;4. copia actului <strong>de</strong> i<strong>de</strong>ntitate a colaboratorului.5. act <strong>de</strong> autorizare (cali<strong>fi</strong>care) a prestatorului (<strong>de</strong> ex.în cazul consultanţilor <strong>de</strong> specialitate, a traducătorilor,etc).<strong>1.</strong> contractele <strong>de</strong> cesiune ale drepturilor <strong>de</strong> autor şidrepturi conexe încheiate cu respectarea preve<strong>de</strong>rilorlegale şi în care se menţionează clar obiectulcontractului, valoarea brută şi modalitatea <strong>de</strong> plată,perioada <strong>de</strong> valabilitate a contractului;2. dovada achitării contributiilor (ordin <strong>de</strong> plată şiextras <strong>de</strong> cont), potrivit legislatiei in vigoare, aplicabilainstitutiilor publice;3. copii după statele <strong>de</strong> plată semnate <strong>de</strong> primitori şidatate;4. copia actului <strong>de</strong> i<strong>de</strong>ntitate a titularului drepturilor <strong>de</strong>autor.<strong>1.</strong> factură externă sau internă <strong>de</strong>taliată;2. dovada plăţii: chitanţă, bon <strong>fi</strong>scal pentru platafăcută în numerar, ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> bancă şiextras <strong>de</strong> cont cont sau altă dovadă a achitări facturii(pentru plăţile electronice);3. dovada procedurii <strong>de</strong> selecţie, dacă e cazul;<strong>1.</strong> contractul <strong>de</strong> prestări servicii;2. contractul <strong>de</strong> închiriere;3. factura <strong>fi</strong>scală <strong>de</strong>taliată emisă <strong>de</strong> vânzător,prestator, locator;4. dovada plăţii: chitanţă pentru plata făcută înnumerar sau ordin <strong>de</strong> plată vizat <strong>de</strong> banca şi extras<strong>de</strong> cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentruplăţile electronice; <strong>de</strong>claraţie a bene<strong>fi</strong>ciarului <strong>fi</strong>nanţăriiprivind distribuirea gratuită a materialelor <strong>de</strong>promovare, precum şi <strong>de</strong>stinatarii acestora);5. dovada procedurii <strong>de</strong> selecţie, dacă e cazul.7


Transport <strong>de</strong>echipamente,materiale <strong>de</strong>stinateorganizării şi<strong>de</strong>sfăşurării proiectului,cu mijloace închiriate<strong>de</strong> la furnizoriiautorizaţi.Închirieri: spaţii, spaţiipublicitare,echipamente, mijloace<strong>de</strong> transportALTE CHELTUIELI stat <strong>de</strong> plată semnat şi ştampilat <strong>de</strong> persoanaautorizată, respectiv semnătura bene<strong>fi</strong>ciarului aceleiplăţi; copie după BI/CI/ paşaportul persoanei; O.P. (pentru plata furnizorului/prestatorului sauplata impozitului pe venitul persoanelor <strong>fi</strong>zice şi/sauplata obligaţiilor către bugetul <strong>de</strong> stat în cazulcontractelor individuale <strong>de</strong> muncă); extrasul <strong>de</strong> cont(pen tru platile <strong>de</strong> mai sus) chitanta privind plata furnizorilor/prestatorilor(pentru platile in numerar).‣ realizarea <strong>de</strong> studii şi cercetări; Exemple: onorariicercetători, achiziţii materiale informative (cărţi,publicaţii);‣ organizarea <strong>de</strong> întâlniri preliminarii, seminarii,conferinţe, ateliere <strong>de</strong> lucru; Exemple: închiriere săli,servicii <strong>de</strong> traducere-interpretare,‣ stagii <strong>de</strong> formare; Exemple: cursuri, module,specializări (onorarii profesori, mo<strong>de</strong>ratori; materialesuport<strong>de</strong> curs);‣ închirieri <strong>de</strong> spaţii şi aparatură; Exemple: aparaturăpentru sonorizare, iluminare, vi<strong>de</strong>o-proiecţie, spaţiipentru <strong>de</strong>rularea unor spectacole, reuniuni, seminare;‣ acţiuni promoţionale şi <strong>de</strong> publicitate, tipărituri;Exemple: a<strong>fi</strong>şe, pliante, cărţi poştale, broşuri, bannere;Note <strong>de</strong> intrare-recepţie, bon <strong>de</strong> consum, aviz <strong>de</strong>expediţie/ dispoziţie <strong>de</strong> livrare;PREMII Premiul = recompensă oferită unui artist (uneipersoane <strong>fi</strong>zice), în cazul <strong>de</strong> faţă, care excelează îndomeniul său; Nu se acordă premii persoanelor juridice; Premiul se acordă conform preve<strong>de</strong>rilor unuiregulament ; <strong>Pentru</strong> premiile acordate în domeniul cultural,se calculează şi reţine impozit pentru sume ce<strong>de</strong>păşesc 600 lei (vezi art. 17 din Codul <strong>fi</strong>scal) ; Impozitare:Codul Fiscal(art. 41, art. 43 alin f. siart. 77)DOTĂRI INDEPENDENTE Achiziţionare <strong>de</strong> bunuri materiale ce intră încategoria investiţii (bunuri cu valoare <strong>de</strong> peste <strong>1.</strong>800lei) <strong>de</strong>cizie/hotărâre a organizaţiei culturale -persoană juridică - privind aprobarea listei <strong>de</strong>investiţii cuprinzând:• <strong>de</strong>talierea bunurilor (dotărilor) respective (înanexa la centralizator).8


Din <strong>fi</strong>nanţarea nerambursabilă <strong>de</strong> la <strong>AFCN</strong> nu se<strong>fi</strong>nanţeaza dotări in<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>nte; acestea suntacceptate în buget, numai din contribuţia proprie sauatrasă <strong>de</strong> la alţi co<strong>fi</strong>nanţatori.CHELTUIELILE FUNCŢIONALEATENŢIE: Bene<strong>fi</strong>ciarilor <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţare - instituţii publice- nu li se <strong>de</strong>contează SALARIILE SAU ALTEDREPTURI DE NATURĂ SALARIALĂ chirii pentru biroul implicat în organizareaproiectului cultural. utilităţi - apă curentă, gaze naturale, energieelectrică, altele. convorbiri telefonice, corespon<strong>de</strong>nţă, internet,poştă electronică, alte cheltuieli; (se prezintă<strong>de</strong>sfăşurătorul <strong>de</strong> convorbiri telefonice pentrufactura/facturile prezentate).Facturile telefonice (contravaloarea convorbirilor), <strong>de</strong>acces la Internet, poştă electronică sunt acceptate şi<strong>de</strong>contate în situaţia în care persoana juridică /persoana <strong>fi</strong>zică <strong>fi</strong>nanţată prin <strong>AFCN</strong> este titularafacturilor respectiveNB‣ Cheltuielile <strong>de</strong> masă ale participanţilor; cheltuieli funcţionale aferenteprogramului, proiectului sau acţiunii culturale (chirii pentru biroulorganizaţiei cultural, utilităţi: consum <strong>de</strong> apă curentă, gaze naturale,energie electrică, altele asemenea; convorbiri telefonice,corespon<strong>de</strong>nţă, Internet, poştă electronică, alte cheltuieli - se vornominaliza); închirieri <strong>de</strong> spaţii şi aparatură - aceste categorii <strong>de</strong>cheltuieli se acoperă, cumulat, în limita unui procent <strong>de</strong> 20% dintotalul <strong>fi</strong>nanţării nerambursabile acordate.‣ Achiziţionarea <strong>de</strong> dotări necesare <strong>de</strong>rulării proiectului - cheltuielile laaceasta categorie se acoperă în limita unui procent <strong>de</strong> 20% din totalul<strong>fi</strong>nanţării nerambursabile acordate.‣ <strong>Pentru</strong> <strong>de</strong>contarea achiziţiilor <strong>de</strong> bunuri şi servicii este necesară factura<strong>fi</strong>scală însoţită <strong>de</strong> chitanţă, bon <strong>fi</strong>scal sau ordin <strong>de</strong> plată şi extras <strong>de</strong>cont, dacă s-a efectuat un virament bancar. Aceste documente suntabsolut obligatorii pentru bunurile şi serviciile cu valoare peste 100 lei.Fac excepţie: bonurile <strong>de</strong> benzină şi bonurile <strong>de</strong> parcare. <strong>Pentru</strong>valorile până la 100 RON se acceptă, în mod excepţional, bonul <strong>fi</strong>scalştampilat.‣ Finanţarea nerambursabilă nu se acordă pentru activităţi generatoare<strong>de</strong> pro<strong>fi</strong>t. În cazul în care din activităţile proiectului bene<strong>fi</strong>ciarul obţine9


venituri, acestea se vor scă<strong>de</strong>a din valoarea <strong>fi</strong>nanţării, proporţional cucontribuţia <strong>fi</strong>ecărei părţi la realizarea proiectului.‣ Bugetul proiectului trebuie să <strong>fi</strong>e echilibrat şi să acopere toatecheltuielile necesare implementării în bune condiţii a proiectului.‣ Nu se vor <strong>fi</strong>nanţa în cadrul unui proiect DOAR cheltuieli cu onorarii saucu remuneraţii pentru colaboratori.‣ Toate documente reprezentând plăţi efectuate în numerar, prin casieriainstituţiei vor purta menţiunea *Achitat* şi vor <strong>fi</strong> semnate <strong>de</strong> cătrecasier.DOCUMENTE DE REFERINŢĂ PENTRU REDACTAREA RAPORTULUIFINANCIAR şi implicit a bugetului proiectului Norme metodologice privind organizarea şi funcţionarea comisiilor,procedura <strong>de</strong> selecţie a programelor, proiectelor şi acţiunilor culturale înve<strong>de</strong>rea acordării <strong>de</strong> <strong>fi</strong>nanţări nerambursabile din Fondul Cultural Naţional,precum şi <strong>de</strong> soluţionare a contestaţiilor, aprobate prin Ordinul ministruluiculturii şi patrimoniului naţional nr. 2231/2011; Legea nr. 500/2000 privind <strong>fi</strong>nanţele publice cu modi<strong>fi</strong>cările şicompletările ulterioare; O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul <strong>fi</strong>nanciarpreventiv; O.U.G. nr. 34/2006 şi normele <strong>de</strong> aplicare; H.G. nr. 552/1991 privind normele <strong>de</strong> organizare în ţară a acţiunilor <strong>de</strong>protocol; O.G. nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative <strong>de</strong> cheltuieli pentruautorităţile şi instituţiile publice; H.G. nr. 543/1995 privind drepturile băneşti ale salariaţilor instituţiilorpublice şi regiilor autonome cu speci<strong>fi</strong>c <strong>de</strong>osebit pe perioada <strong>de</strong>legării şi<strong>de</strong>taşării în altă localitate, precum şi în cazul <strong>de</strong>plasării, în cadrul localităţii, îninteresul serviciului; Legea nr. 8 /1996 privind drepturile <strong>de</strong> autor, cu modi<strong>fi</strong>cările şicompletările ulterioare; Legea nr.8/1996 a dreptului <strong>de</strong> autor si drepturilor conexe Codul Fiscal al României.Actele normative mai sus menţionate se completează cu reglementările legale<strong>de</strong> modi<strong>fi</strong>care sau completare a acestora, precum şi cu actele normative carereglementează aceleaşi aspecte juridice.Legislaţie <strong>de</strong> referinţă pentru realizarea bugetelor şi rapoartelor<strong>fi</strong>nanciare ale proiectelor FINANŢATE PRIN ADMINISTRAŢIA FONDULUICULTURAL NAŢIONALhttp://www.afcn.ro/legislatie_transversala.php, http://legislatie.just.ro/10

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!