Raport de audit intern - ITM Botosani

INSPECŢIA MUNCIIINSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNCĂ BOTOSANIStr. Calea Nationala nr.83 A, cod poştal 710038 , jud. BOTOSANITel.: (0231) 537892 Fax: (0231) 514854www.itmbotosani.roNr. 131 din 08.01.2013AVIZAT,Inspector Şef,Stelian MetlerRAPORTPRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERNPE ANUL 2012Botosani1Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

1. INTRODUCERE1.1.Scopul raportului este prezentarea activitatii de audit intern din cadrulInspectoratului Teritorial de Munca Botosani si a progreselor inregistrate in anul 2012 in acestdomeniu in conformitate cu prevederile cadrului normativ si procedural si a standardelorprofesionale ,prezentarea principalelor concluzii si recomandari formulate in cadrul misiunilorde audit derulate in perioada de raportare, sintetizand contributia functiei de audit intern laimbunatatirea activitatii institutiei.Raportul este destinat atat managementului care poate aprecia rezultatul munciiauditorilor interni , cât şi structurii de audit ierarhic superioare, fiind unul din principaleleinstrumente de monitorizare a activităţii de audit intern. De asemenea pe baza acestuia seelaborează raportul anual de activitate la nivel naţional pentru informarea Guvernului şi aComisiei Europene.1.2. Perioada la care se face referire : 21.05.2012 - 31.12.2012.1.3. Data transmiterii raportului : 09.01.20131.4. Date de identificare a institutiei :-INSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNCA BOTOSANI-Bugetul derulat in cursul anului 2012- 2239950 lei-Numar de salariati - 42-Numar de auditori - 11.5. Persoana raspunzatoare de intocmirea raportului : auditor public intern –economist Istina Anica.1.6.Circuitul raportului :-elaborat Compartiment Audit Public Intern-analizat si avizat Inspector Şef-transmis Compartiment Audit Intern Inspectia Muncii Bucuresti1.7. Baza legala a raportului :-Legea 672/2002 privind auditul public intern-Ordonanta Guvernului nr. 37/29.01.2004 pentru modificarea si completareareglementarilor privind auditul intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr.672/2002 privind auditul public intern cu prevederile referitoare la auditul financiar.-OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitareaactivitatii de audit public intern2Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

-OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditoruluiintern-Normele proprii privind organizarea si exercitarea activitatii de audit public intern.1.8. Baza documentara a raportului :Elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit intern desfasurata in cadrulI.T.M. Botosani are la baza rapoartele misiunilor de audit intocmite in anul 2012.2. CONSTATARI2.1. Evaluarea modului de organizare , a cadrului metodologic siprocedural , a necesarului de personal si a nivelului de experienta sicalificare a auditorilor din cadrul Compartimentului Audit Public Intern2.1.1 Forma de organizare : compartiment2.1.2.Statutul Compartimentului Audit Public Intern si al activitatii de auditin cadrul I.T.M. Botosani :Compartimentul Audit Public Intern este subordonat direct Inspectorului Şefasigurandu-se raportarea activitatii celui mai inalt nivel al conducerii, independenta functionalanecesara unei evaluari obiective a disfunctiilor constatate si formularea unor recomandariadecvate solutionarii acestora. Prin atributiile pe care le are exercita o functie distincta siindependenta de activitatile desfasurate de alte structuri ale institutiei si nu este implicat inelaborarea procedurilor de control sau in exercitarea activitatilor supuse auditului intern.2.1.3. Stadiul implementarii cadrului metodologic si procedural necesardesfasurarii activitatii de audit intern :Activitatea compartimentului are la baza Normele metodologice proprii privind organizareasi functionarea activitatii de audit intern in cadrul Inspecţiei Muncii şi a InspectoratelorTeritoriale de Muncă avizate de Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale prin Adresa50174/10.11.2009.In anul 2012 activitatea de audit s-a desfasurat in concordanta cu prevederile Carteiauditului intern si a Codului privind conduita etica a auditorului intern.Carta de audit aprobata de conducatorul institutiei si inregistrata cu nr. 4057/31.07.2006 ,actualizata, inregistrata cu nr. 7127/20.08.2012, stabileste drepturile si obligatiile auditorului siurmareste : sa informeze despre obiectivele si metodele de audit ; sa clarifice misiunea deaudit ; sa fixeze regulile de lucru intre auditor si auditat ; sa promoveze regulile de conduita.3Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

2.1.4. Modul de acoperire cu resurse umane al compartimentului de auditintern si statutul auditorului intern ;La I.T.M. Botosani auditorul public intern este functionar public , grad superior, gradatia 5,clasa salarizare 64 si activeaza in cadrul compartimentului din data de 21 mai 2012, in bazadeciziei nr 32 din 21.05.2012. Aneterior acestei decizii a activat in cadrul ServiciuluiEconomic, Achizitii Publice si Executare Silita al ITM Botosani.2.1.5. Nivelul general de experienta si calificare al auditorului intern dincadrul I.T.M. Botoşani.Auditorul intern are studii superioare de lunga durata in domeniul economic si posedacunostinte, calitati si abilitati corespunzatoare realizarii misiunilor de audit la nivelulstandardelor profesionale.In vederea mentinerii si dezvoltarii competentei profesionale in anul 2009 auditorul aabsolvit cursurile Programului de masterat ,,Managementul financiar-contabil aladministratiei publice ’’.2.1.6. Perfectionarea profesionala a auditorilor interni in anul 2012.In vederea asigurarii pregatirii profesionale continue a auditorului cadrul legislativprevede obligativitatea asigurarii unui minim de 15 zile pe an pentru perfectionareaprofesionala.Auditorul intern nu a participat în anul 2012 la cursuri de perfecţionare profesionala dar s-a preocupat in permanenta de imbunatatirea cunostintelor profesionale prin : studiu individualal noilor acte normative si a tematicilor specifice din publicatiile de specialitate .2.1.7. Evaluari interne, externe sau autoevaluari ale compartimentului deaudit internEvaluarea performantelor profesionale individuale ale auditorului intern pe anul 2012 a fostrealizata de catre Inspectorul Şef al institutiei.2.1.8. Raportarea cazurilor in care auditorilor interni le-a fost refuzat/limitat accesul la documente : nu au fost inregistrate astfel de cazuri.2.2. Evaluarea modului de indeplinire a atributiilor CompartimentuluiAudit Public Intern.2.1.2.Planificarea activitatii compartimentului :4Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

Conform cadrului procedural auditul intern este o activitate planificata , in acest sens, s-adefinit planul de activitate viitor atat cel strategic cat si cel anual , determinand domeniile incare se pot manifesta riscuri semnificative care pot impiedica institutia sa-si atinga obiectiveleprogramate.Urmarind principiul periodicitatii in auditare s-a procedat la elaborarea unui planstrategic pe termen mediu pentru perioada 2012-2014 utilizand metodologia recomandata denormele profesionale si buna practica in domeniul auditului intern respectiv :identificareaactivitatilor auditabile din cadrul institutiei ;identificarea potentialelor riscuri si a sistemului decontrol intern; evaluarea riscurilor asociate activitatilor auditabile, stabilirea factorilor deanaliza a riscurilor si a ponderii acestora ; ierarhizarea activitatilor in functie de nivelulriscurilor asociate urmarindu-se a se realiza cu prioritate misiunile de audit cu coeficient de riscridicat.Planul strategic ofera o imagine de perspectiva a tuturor activitatilor institutiei pe o perioadade 3 ani urmarind ca munca de audit sa fie orientata catre problemele importante si cu impactmajor asupra realizarii obiectivelor I.T.M. Botosani. In acelasi timp ofera elementele necesareplanificarii anuale si fundamentarii capacitatii de audit intern.Planul de audit public intern pe anul 2012 respecta structura prevazuta de NormeleMetodologice proprii privind organizarea şi funcţionarea activităţii de audit public intern încadrul Inspecţiei Muncii şi a Inspectoratelor Teritoriale de Muncă avizate de Ministerul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale prin Adresa 50174/10.11.2009. Auditorul a urmarit identificareaunor obiective clare printr-o evaluare logica a operatiunilor desfasurate in cadrul activitatilorauditabile , studiind fisele posturilor si legislatia specifica fiecarei activitati.In anul 2012 ( trimestrele III si IV) au fost planificate un numar de 2 misiuni de audit publicintern , s-au realizat 2 misiuni ( procent 100%).Analiza fondului de timp pentru temele cuprinse in planul de audit pe anul 2012 :- Numar zile lucratoare din anul 2012 - 157 zile din care :- 53 zile - misiuni de asigurare ;- 49 zile - pregatire profesionala ;- 25 zile - concediu de odihna ;- 30 zile - planificare activitate 2012 si 2013.2.2.2. Contributia auditului intern la imbunatatirea activitatii structurilorauditate materializata in recomandarile Compartimentului Audit Public Internsistematizate pe principalele domenii auditate :In conformitate cu Planul anual pentru anul 2012 (semestrul II) au fost realizate urmatoarelemisiuni de audit public intern:5Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

1. Administrare si monitorizare relatii de munca, zilieri si contracte colective de munca.2. Auditarea activitatii de supraveghere a pietei si indrumare angajatori si angajati indomeniul securitatii si sanatatii in muncaPrincipalele constatari, concluzii si recomandari rezultate din activitatea de auditdesfasurata in anul 2012 se prezinta dupa cum urmeaza :1.Administrare si monitorizare relatii de munca, zilieri si contracte colectivede muncaConstatări :Inspectoratul Teritorial de Munca elibereaza certificate si adeverinte numai in cazul in caresituatiile sau datele a caror confirmare se cere rezulta din documentele existenta in arhivainstitutiei.Pentru certificatele si adeverintele care sunt supuse platii anticipate a unor taxe stabilite prinreglementarispeciale , ca de exemplu, Ordinul ministerului muncii, familiei si protectiei socialenr. 1323/2009 privind aprobarea Normativului cu tarifele pentru plata prestatiilor de servicii indomeniile de activitate ale Inspectiei Muncii, cu modificarile si completarile ulterioare, seconstata respectarea prevederilor art. 6 al O.G nr. 33/2002. Prestatiile de servicii se efectueazanumai dupa confirmarea achitarii tarifului stabilit in normativ, in baza facturii intocmite laserviciul economic. Incasarea se face cu chitanta la casieria inspectoratului sau cu ordin de platain contul deschis la trezoreria statului, pe seama Inspectoratului Teritorial de Munca Botosani.Sumele colectare se fac venit la bugetul de stat.Inpectoratul Teritorial de Munca Botosani, in perioada auditata ( 2011) , a inregistrat un numarde 727 solicitari si a eliberat urmatoarele tipuri de adeverinte si certificate:- adeverinte de vechime in munca, eliberate la solicitarea persoanelor fizice indreptatite ori amandatarilor legali ai acestora. Aceste inscrisuri sunt scutite de taxe daca privesc solicitari aleunor persoane fizice ori ale mandatarilor legali ai acestora, care nu au intocmite carnete demunca si solicita aceste documente pentru prima data;- adeverinta privind forta de munca specializata angajata cu contract individual de munca,conform anexei la HG nr 85/2004 privind Regulamentul de vanzare a masei lemnoase de catredetinatorii de fond forestier proprietate publica catre agentii economici, modificata sicompletata. Aceste adeverinte se elibereaza in baza datelor ce rezulta din documentele depusede angajatori, cu privire la numarul de salariati cu contract individual de munca, pregatirea lorin specialitate, etc.- adeverinta privind numarul de salariati angajati cu contract individual de munca, conformOUG nr. 194/2002 privind regimul strainilor in Romania, republicata, prin cate ITM atesta, in6Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

aza datelor ce rezulta din documentele depuse de angajatori, numarul de salariati angajati cucontract individual de munca cu norma intreaga, conform ultimelor dovezi de calcul adrepturilor salariale depuse.- adeverinta privind repartizarea de contingent, solicitata de angajatori in baza OrdunuluiMMSSF nr 133/2005, privind aprobarea procedurii de repartizare pe contingent a societatilorcomerciale cu sediul in Romania, ce executa contracte de lucrari in Germania;- adeverinta prin care atesta numarul total de salariati incadrati cu contract individual de munca,in baza interogarii bazelor de date din REVISAL, precum si daca au fost sanctionaticontraventional pentru munca fara forme legale.-ITM Botosani elibereaza, dupa caz certifica si alte tipuri de adeverinte si certificate, dacasolicitarile sunt facute in conformitate cu cprevederile OG nr 33/2002.Pentru agentii economici care, in conformitate cu art 11 din Legea 52/2011 pot presta activitaticu caracter ocazional ITM distribuie, la cerere, „Registrul de evidenta a zilierilor”.Din analiza evidentei privind registrele de zilieri rezulta ca ]n perioada 01.05.2011 -31.12.2011au fost eliberate 115 registre. Pentru un numar de 86 angenti economici, din care doar 69 agentieconomici au transmis, pana la 31 decembrie 2011, copia registrului, asa cum este prevazut laart. 7 alin 2 din Legea nr. 52/2011.Referitor la obiectivul nr 3 al misiunii, Contractul colectiv de munca , din analizadocumentelor puse la dispozitie rezulta ca numarul total de unitati din judet cu peste 21 salariatieste de 420, din care: cu capital de stat ( inclusiv bugetari) 171 unitati, cu capital mixt 1 unitatisi cu capital privat 248 unitati.La sfarsitul anului 2011, la nivelul judetului Botosani erau inregistrate 32 contracte colective demunca si 24 acte aditionale. Din verificarile efectuate asupra e;antionului constituit se constat[respectarea procedurilor si a legislatiei privind inregistrarea contractelor colective de muncaincheiate la nivel de unitate si concilierea conflictelor colective de munca.Auditorul a formulat urmatoarea recomandare:1. Lunar, dupa generarea raportului :Situatie referitoare la Legea 52/2011” se vaintocmi si prezenta inspectorului sef adjunct relatii de Munca situatia agentiloreconomici care au procurat registre zilieri si care nu au depus copia pana cel tarziula data de 5 a fiecarei luni, asa cum prevede art 11 din Legea 52/15.04.20112. Auditarea activitatii Supravegherea pietei si indrumare angajatori siConstatari:angajati in domeniul securitatii si sanatatii in munca.7Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

Inspectia muncii efectueaza prin personalul propriu, analize expertize tehnice si acordaasistenta tehnica de specialitate si consultanta in domeniul securitatii si sanatatii in munca.In baza prevederilor HG 246/2007 privind metodologia de reinnoire a avizelor de incadrare alocurilor de munca in conditii deeosebite, reinnoirea avizelor se realizeaza numai pentrusocietatile care au detinut avize de incadrare in locuri de munca deosebite potrivit HG261/2001. Pentru locurile de munca nou infiintate se aplica prevederile HG 1091/2006 privindcerintele minime de securitate si sanatate in munca.Pentru anul 2011 a solicitat reannoirea avizului de incadrare a locurilor de munca in conditiideosebite Directia sanitar veterinara si pentru siguranta alimentelor Botosani:Viza anuala pentru Autorizatia de a prepara, detine, transporta, comercializa si folosi materialeexplozive a fost acordata pentru anul 2011 la un num[r de 7 persoane juridice solicitante.Expertize si analize in vederea eliberarii autorizatiei pentru producere, detinere, transport,comercializare si utilizare produse toxice s-au efectuat pana la aparitia Legii 263/2005 pentrumodificarea ;i aplicarea Legii nr. 360/2003 privind regimul substantelor si preparatelor chimicepericuloase, care a abrogat Decretul .r. 446/1979 privind regimul produselor si substantelortoxice ( 07.octombrie 2005).In conformitate cu prevederile Ordinului nr 1102 din 19 decembrie 2008 privind avizareaspatiilor destinate depozitarii munitiilor, capselor sau pulberilor pentru munitie, persoanelejuridice de drept privat care, potrivit Legii nr. 295/2004 privind regimul armelor si al munitiilor,cu modificarile si completarile ulterioare, detin spatii destinate depozitarii munitiilor, capselorsau pulberilor pentru munitie depun documentatie in vederea avizarii acestor spatii. Avizul sesolicita inspectoratului teritorial de munca pe raza caruia se afla spatiul de depozitare, pentrufiecare spatiu si are valabilitatea de un an.In perioada auditata au fost avizate spatiile de depozitare a munitiilor, capselor si pulberilorpentru munitie pentru 16 solicitanti, care au demonstrat ca indeplinesc conditiile prevazute inOrdinul 1102/2008 la capitolul II.In conformitate cu prevederile Legii nr 319/2006 si a Normelor metodologice de aplicare acesteia aprobate prin HG 1425/2006 art. 3 si 4 in vederea asigurarii conditiilor de securitate sisanatate in munca si pentru prevenirea accidentelor si a bolilor profesionale, angajatorii auobligatia de a obtine autorizatia de functionare din punct de vedere al securitatii si sanatatii inmunca.Potrivit Normelor metodologice au rams sa fie autorizate din punct de vedere al securitatii sisanatatii in munca institutiile publice ( scoli, spitale, primarii, inspectorate silvice, etc.),cabinete medicale individuale, fundatiile si alte forme asociative.8Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

In perioada analizata au fost emise 57 certificate constatatoare pentru angajatorii care au depusdocumentatie, conform normelor in vigoare.Documentele depuse de angajatori sunt arhivate in ordine cronologica a autorizarii. Copiilexerox ale certificatelor constatatoare eliberate sunt anhivate intr-un dosar separat.Referitor la obiectivul Supravegherea pietei constatarile sunt urmatoarele:Controlul cu caracter tematic pentru supravegherea pietei produselor industriale se executa inbaza Programului cadru anual de actiuni al Inspectiei Muncii, a Programului sectorial desupraveghere a pietei, a programului de actiuni al Inspectoratului Teritoriaal de MuncaBotosani , a periodicitatii anuale si a graficelor lunare de control ale inspectorilor de munc[ cuatributii de supraveghere din cadrul ITM Botosani.Auditorul a constatat ( Fisa problemei nr. 1) ca nu sunt realizate numarul de controale privindsupravegherea pietei conform programului sectorial pe 2011.Auditorul a formular urmatoarele recomandari:- Realizarea actiunilor de supravegherea pietei cu respectarea etapizarii prezentatein metodologie si fundamentate pe programul sectorial.- In termen de 10 zile de la data efectuarii controlului, inspectorii de munca cuatributii de supraveghere a pietei vor inregistra produsele in baza de date, pentruactualizarea permenent a acesteia.2.2.3.Sistemul de raportare a activitatii de audit :-raportarea iregularitatilor : nu au fost cazuri.-raportarea recomandarilor neinsusite : Recomandarile formulate de auditor au fost insusitein totalitate de structurile auditate .Prin recomandarile primite structurile auditate au fostajutate sa isi realizeze atributiile conform normelor de legalitate, regularitate, economicitate,eficienta si eficacitate.Trimestrial auditorul raporteaza Compartimentului Audit Public Intern al InspectieiMuncii ,, Situatia recomandarilor neimplementate’’.-rapoarte de activitate :Rapoartele de audit public intern sunt supuse avizarii conducatorului institutiei.Trimestrial auditorul prezinta si raporteaza constatarile, concluziile , recomandarilerezultate din activitatile sale de audit precum si progresele inregistrate in implementarearecomandarilor Compartimentului de Audit Public Intern al Inspectiei Muncii.In conformitate cu normele profesionale auditorul elaboreaza raportul anual al activitatiide audit public intern.9Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)

2.3. Constientizarea generala a managementului in privinta valoriiadaugate de audit internAuditul public intern este o activitate independenta si obiectiva, care da institutiei publice oasigurare in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor, o indruma pentru a-iimbunati operatiunile si contribuie la adaugarea unui plus de valoare.Auditul intern este considerat ca fiind ultimul nivel al sistemului de control intern alunitatii.Competentele profesionale ale auditorului intern produc adevarate beneficii pentruinstitutie printr-o evaluare sistematica pe baza standardelor de audit si a celor mai bune practicia politicilor, procedurilor si operatiilor realizate de unitate.Obiectivele auditului intern au in vedere un control asupra activitatilor care sa conduca laimbunatatirea performantelor existente si nu la judecarea acestora.Auditul intern se exercita asupra tuturor operatiunilor care afecteaza fondurile publicesi/sau patrimoniul public.Avand in vedere situatia de incompatibilitate a auditorului fata de activitatiledesfasurate de Serviciul Economic, Achizitii Publice si Executare Silita, aceste activitatinu au putut fi incluse in Planul de audit pentru anul 2012 si nici pentru anul 2013.3.Sugestii pentru imbunatatirea activitatii de audit internAuditorul I.T.M. Botosani considera ca activitatea de audit intern este pe un ,,traseuascendent’’ dar trebuie sustinuta cu tot efortul din partea persoanelor cu putere de decizie caretrebuie sa perceapa auditul intern ca un ajutor, un sprijin competent si independent si nu ca peun ,,nou control’’.AUDITOR,Istina Anica10Print to PDF without this message by purchasing novaPDF (http://www.novapdf.com/)