program de dezvoltare a sistemului de control managerial în cadrul ...

PROGRAM DE DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL ÎN CADRULADMINISTRAŢIEI REZERVAŢIEI BIOSFEREI DELTA DUNĂRII1. PREMISE CONCEPTUALEÎn vederea aplicării Ordinului MF nr. 946/2005 s-a constituit o structură internă(Grup de lucru) cu atribuţii în monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică cuprivire la sistemele proprii de control managerial.Controlul este privit ca o funcţie managerială şi nu ca o operaţiune de verificare, iarprin funcţia de control, managementul constată abaterile rezultatelor de la obiective,analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce seimpun.Controlul este prezent pe toate palierele entităţii publice şi se manifestă sub formaautocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic.2. SCOPUL PROGRAMULUI– Codul Controlului Intern, aprobat prin Ordinul 946/2005) în cadrul AdministraţieiRezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi elaborarea procedurilor formalizate pe activităţi, înacord cu specificul instituţiei.3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI3.1 OBIECTIVE GENERALE– realizarea atribuţiilor stabilite în concordanţă cu misiunea instituţiei, în condiţii deregularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă;– protejarea bunurilor, informaţiilor şi fondurilor publice împotriva pierderilor datorateerorii, abuzului sau fraudei;– respectarea legii, a regulamentelor interne şi a deciziilor conducerii;– dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şidifuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şiproceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.3.2 OBIECTIVE SPECIFICE– reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operaţiunilorinstituţiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat adocumentelor;– înregistrarea în mod cronologic şi corect a tuturor operaţiunilor;1

– asigurarea aprobărilor şi efectuării operaţiunilor exclusiv de persoane special împuterniciteîn acest sens;– separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încâtatribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie încredinţate unor persoane diferite;– asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;– accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi responsabileîn legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.STANDARDELE DE MANAGEMENT/ CONTROL INTERNStandardele de management/control intern ale Administraţiei Rezervaţiei BiosfereiDelta Dunării, au în vedere o nouă abordare a controlului intern, acquis-ul comunitar îndomeniul controlului intern fiind alcătuit, în mare masură, din principii generale de bunapractică, acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană.În contextul principiilor generale de bună practică care compun acquis-ul comunitar,controlului i se asociază o accepţiune mult mai largă, acesta fiind privit ca o funcţiemanagerială şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin funcţia de control, managementulconstată abaterile rezultatelor de la obiective, analizează cauzele care le-au determinat şidispune măsurile corective sau preventive ce se impun.Obiectivele Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării pot fi grupateîn trei categorii:1) Eficacitatea şi eficienţa funcţionării. Această categorie cuprinde obiectivele legate descopurile entităţii publice şi de utilizarea eficientă a resurselor. De asemenea, sunt incluse şiobiectivele privind protejarea resurselor ARBDD , identificarea şi eliminarea riscurilor şi apierderilor.2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe, această categorie include obiectivele legatede ţinerea unei contabilităţi adecvate, ca şi de fiabilitatea informaţiilor utilizate în cadrulARBDD sau difuzate către terţi.3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, această categoriecuprinde obiective legate de asigurarea că activităţile din ARBDD se desfăşoară înconformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente, precum şi cu respectareapoliticilor interne.Controlul este prezent pe toate structurile ierarhice ale ARBDD şi se manifestă sub forma:- autocontrolului,-controlului în lanţ (pe faze ale procesului)-controlului ierarhic.Din punctul de vedere al momentului în care se exercită, controlul este:- concomitent (operativ), şi-ex-post (feed-back).Printre activităţile de control curente se regăsesc: observarea, compararea,aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea,examinarea, separarea funcţiunilor şi monitorizarea.În afara activităţilor de control integrate în linia de management, pot fi organizate controalespecializate, efectuate de componente structurate anume constituite (comisii, compartimentede control etc), a căror activitate se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea înconsiderare a riscurilor.2

Controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şiimplementate de către sistemul de management, în vederea furnizării unei asigurărirezonabile pentru: atingerea obiectivelor ARBDD într-un mod economic şi eficient curespectarea regulilor externe a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şia informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor decontabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentulfinanciar şi de management.La elaborarea standardelor interne ale ARBDD s-a ţinut cont de experienţa îndomeniu a Comisiei Europene, INTOSAI.Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial:1.Mediul de control, acesta grupează problemele legate de organizare, managementulresurselor umane, etică, deontologie şi integritate.2.Performanţa şi managementul riscurilor, acest element subsumează problematicamanagementului legată de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuală),programare (planul de management) şi performanţa (monitorizarea performanţei).3.Informarea şi comunicarea, în aceasta secţiune sunt grupate problemele ce ţin de creareaunui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului demanagement, a bugetului, a utilizării resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea,conservarea şi arhivarea documentelor trebuie avută în vedere.4.Activităţi de control, astfel standardele subsumate acestui element-cheie al controluluimanagerial se focalizează asupra: documentării procedurilor; continuităţii operaţiunilor;înregistrării excepţiilor (abaterilor de proceduri); separării atribuţiilor; supravegherii(monitorizării)etc.5.Auditarea şi evaluarea, această problematică priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare acontrolului managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare aacestuia.Fiecare standard este structurat pe 3 componente:a)Descrierea standardului - prezintă trăsăturile definitorii ale domeniului de managementla care se referă standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;b)Cerinţe generale - anunţă direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederearespectării standardului;c)Referinţe principale - listează actele normative reprezentative, care cuprind prevederiaplicabile standardului.LISTA STANDARDELOR- Mediul de controlStandardul 1 - ETICA, INTEGRITATEAStandardul 2 - ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINIStandardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTAStandardul 4 - FUNCŢII SENSIBILEStandardul 5 - DELEGAREAStandardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICĂ- Performanţe şi managementul risculuiStandardul 7 - OBIECTIVEStandardul 8 - PLANIFICAREAStandardul 9 - COORDONAREA3

Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANŢELORStandardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUIStandardul 15 - IP0TEZE, REEVALUĂRI- Informarea şi comunicareaStandardul 12 - INFORMAREAStandardul 13 - COMUNICAREAStandardul 14 - CORESPONDENŢAStandardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITATILOR- Activitati de controlStandardul 17 - PROCEDURIStandardul 18 - SEPARAREA ATRIBUŢIILORStandardul 19 - SUPRAVEGHEREAStandardul 20 - GESTIONAREA ABATERILORStandardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITĂŢIIStandardul 22 - STRATEGII DE CONTROLStandardul 23 - ACCESUL LA RESURSEStandardul 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUIStandardul 25 - AUDITUL INTERNSTANDARDUL 1 – ETICA, INTEGRITATEA1.1. Descrierea standarduluiA.R.B.D.D. asigură condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi a reglementărilor careguvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor si neregulilor.Salariaţii au obligaţia de a cunoaşte şi de a se informa continuu cu privire la toatereglementările prevăzute de legile în vigoare, pentru a oferi informaţii exacte tuturorsolicitanţilor de servicii publice. Site-ul instituţiei este actualizat permanent pentru a asigura obună informare şi documentare a salariaţilor dar şi a tuturor celor care au nevoie deinformaţii referitoare la serviciile pe care A.R.B.D.D. le asigură. Regulamentul de OrdineInterioară denumit în continuare R.O.I. asigură cadrul general de organizare şi stabileşteregulile de conduită şi de disciplină a muncii în vederea îndeplinirii atribuţiilor prevăzute deLegea nr. 82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi a Hotărârii deGuvern nr. 367/2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare aAdministraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării.R.O.I. a fost întocmit cu respectarea următoarelor acte normative:Legea nr. 53/2003 Codul muncii;Legea nr.188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici;Legea nr. 7/2004 Republicată, privind Codul de conduită a funcţionarilor publici;Legea nr.477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şiinstituţiile publice;Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publiceşi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii;Legea nr.82/1993 privind constituirea RBDD;Hotărârea Guvernului nr. 1635/2009, privind organizarea şi funcţionarea MinisteruluiMediului şi Pădurilor.4

R.O.I. are ca scop să aducă la cunoştinţa personalului instituţiei drepturile şi obligaţiile ce îirevin în vederea asigurării disciplinei în muncă, motivându-se astfel că fără disciplină,A.R.B.D.D. Tulcea nu ar putea să-şi atingă obiectivele generale.Disciplina răspunde unei nevoi fundamentale şi anume ea creează fiecărui salariatsentimentul de siguranţă, ce concură direct la performanţe individuale şi de grup.Disciplina presupune existenţa şi respectarea ansamblului de norme juridice, iar în caz denerespectare a acestora , se aplică sancţiuni disciplinare corespunzătoare normei încălcate.1.2. Cerinţe generaleGuvernatorul instituţiei şi salariaţii trebuie să aibă un nivel corespunzător de integritateprofesională si personală şi să fie conştienţi de importanţaactivităţii pe care o desfăşoară;Conducerea instituţiei, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorileetice şi integritatea profesională şi personală a salariaţilor. Deciziile şi exemplul personaltrebuie să reflecte:• valorificarea transparenţei si probităţii în activitate;• valorificarea competenţei profesionale;• iniţiativa prin exemplu;• conformitatea cu legile, regulamentele, regulile si politicile specifice;• respectarea confidenţialitaţii informaţiilor;• tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor;• relaţiile loiale cu colaboratorii;• caracterul complet şi exact al operaţiilor si documentaţiilor;• modul profesional de abordare a informaţiilor financiare;- salariaţii manifestă acel comportament şi dezvoltă acele acţiuni perceputeca etice în entitatea publică;- managerul şi salariaţii au o abordare pozitivă faţă de controlul financiar, a cărui funcţionareo sprijină.Norme generale de conduită profesională ale personalului din ARBDD.1. Asigurarea unui serviciu public de calitateFuncţionarii publici au obligaţia de a asigura un serviciu public de calitate în beneficiulcetăţenilor, prin participarea activă la luarea deciziilor şi la transpunerea lor în practică, înscopul realizării competenţelor autorităţilor şi ale instituţiilor publice.În exercitarea funcţieipublice , funcţionarii publici au obligaţia de a avea un comportament profesionist, precum şide a asigura în condiţiile legii , transparenţă administrativă, pentru a căştiga şi a menţineîncrederea publicului în integritatea, imparţialitatea şi eficacitatea autorităţilor şi instituţiilepublice.2. Loialitatea faţă de Constituţie şi lege.Funcţionarii publiciau obligaţia ca, prin actele şi faptele lor , să respecte Constituţia , legileţării şi să acţioneze pentru punerea în aplicare a dispoziţiilor legale, în conformitate cuatribuţiile care le revin, cu respectarea eticii profesionale.3. Loialitatea faţă de autorităţile şi instituţiile publice.Funcţionarii publici au obligaţia de a apăra în mod loial prestigiul ARBDD, precum şi de a seabţine de la orice act ori fapt care poate produce prejudicii imaginii sau intereselor legale aleacesteia.5

4. Libertatea opiniilorÎn îndeplinirea atribuţiilor de serviciu, funcţionarii publici au obligaţia de a respectademnitatea funcţiei publice deţinute, corelând libertatea dialogului cu promovarea intereselorARBDD.5. Activitatea publicăRelaţiile cu mijloacele de informare în masă se asigură de către funcţionarii publici desemnaţiîn acest sens de conducerea ARBDD.6. Cadrul relaţiilorÎn relaţiile cu personalul din cadrul ARBDD, precum şi cu persoanele fizice sau juridice,funcţionarii publici sunt obligaţi să aibă un comportament bazat pe respect, buna-credinţă,corectitudine şi amabilitate.7. Conduita în cadrul relaţiilor internaţionaleFuncţionarii publici au obligaţia să promoveze o imagine favorabilă ţării şi insituţiei publicepe care o reprezintă.Răspund: şefii de servicii,birouri, directorii executivi adjuncţi.Măsuri: elaborarea de înscrisuri prin care se aduce la cunoştinţa angajaţilor acţiuneasusmenţionată şi semnătura angajaţilor.Termen: 30.03.2011 şi permanent cu ocazia modificărilor noi care apar.Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.STANDARDUL 2 – ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI2.1. Descrierea standarduluiA.R.B.D.D. transmite angajaţilor şi actualizează permanent:• documentul privind misiunea entităţii publice;• regulamentele interne;• fişa postului (funcţiei).Activitatea Administraţiei Rezervaţiei Biosferei ,,Delta Dunării”, denumită în continuareAdministraţia Rezervaţiei, se desfăşoară în temeiul prevederilor Legii nr. 82/1993 privindconstituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, cu modificările şi completările ulterioare, aHotărârii de Guvern nr. 248/1994 pentru adoptarea unor măsuri în vederea aplicării Legii nr.82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei "Delta Dunării", a Hotărârii de Guvernnr. 367/2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare a AdministraţieiRezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi a componenţei nominale a Consiliului Ştiinţific, aOrdonanţei de Urgenţă nr. 195/2005 privind protecţia mediului, a Ordonanţei de Urgenţănr. 57/2007 privind regimul ariilor naturale protejate, conservarea habitatelor naturale, aflorei şi faunei sălbatice, precum şi pe baza prevederilor Regulamentului de Organizare şiFuncţionare al ARBDD.(1) Obiectul de activitate al Administraţiei Rezervaţiei îl constituie crearea şi aplicarea unuiregim special de administrare pentru conservarea şi protecţia diversităţii biologice dinecosistemele naturale ale Rezervaţiei, pentru dezvoltarea aşezărilor umane şi organizareaactivităţilor economice în corelaţie cu capacitatea de suport a acestor ecosisteme.(2) În realizarea obiectului său de activitate Administraţia Rezervaţiei îndeplineştefuncţia de autoritate de mediu, în condiţiile legii, pe întregul teritoriu al Rezervaţiei.6

A. ATRIBUŢIILE ADMINISTRAŢIEI REZERVAŢIEIAdministraţia Rezervaţiei este instituţie publică cu personalitate juridică şi funcţionează însubordinea Ministerului Mediului şi Pădurilor (Autoritatea centrală pentru mediu şi păduri),având regimul juridic de serviciu descentralizat al acestuia, cu sediul în municipiul Tulcea.Administraţia Rezervaţiei are următoarele atribuţii principale:a) evaluează starea ecologică a patrimoniului natural, organizând cercetarea ştiinţifică,elaborează strategia de conservare şi redresare şi, după aprobarea acesteia de către Consiliulştiinţific al Administraţiei Rezervaţiei, asigură măsurile necesare pentru conservarea şiprotecţia biodiversităţii;b) stabileşte şi aplică măsurile de reconstrucţie ecologică a ecosistemelor deltaice şidispune măsurile legale corespunzătoare pentru protecţia, ameliorarea şi refacerea stării decalitate a mediului, acolo unde a fost deteriorat;c) administrează în mod direct domeniul public de interes naţional din perimetrulRezervaţiei şi ia măsuri pentru refacerea şi protecţia unităţilor fizico-geografice componente;organizează şi exercită supravegherea şi controlul modului în care sunt puse în aplicare şirespectate dispoziţiile legale în vigoare privind măsurile de protecţie stabilite în statutulAdministraţiei Rezervaţiei şi alte aspecte care, potrivit legii, sunt de competenţaAdministraţiei Rezervaţiei;d) în exercitarea atribuţiilor sale Administraţia Rezervaţiei poate solicita instituţiilorstatului cu atribuţii în combaterea practicilor ilegale sprijin pentru controlul şi sancţionarea,potrivit legii, a faptelor săvârşite pe teritoriul Rezervaţiei, ce contravin reglementărilor legaleîn vigoare. Instituţiile solicitate au obligaţia de a răspunde cererii Administraţiei Rezervaţiei;e) stabileşte, împreună cu Autoritatea publică centrală pentru transporturi, regulile decirculaţie şi acces pe braţele Dunării pentru bărci, şalupe, nave fluviale şi maritime, iar pentrucanalele şi lacurile interioare din perimetrul Rezervaţiei propune spre aprobare Autorităţiipublice centrale pentru mediu şi păduri regulile de acces şi circulaţie, exercitând controlulasupra modului de respectare a acestora. Căpitănia Portului Tulcea şi Inspectoratul Poliţieide Frontieră, prin subunităţile din teritoriu, vor asigura, la solicitarea AdministraţieiRezervaţiei, sprijin pentru aplicarea măsurilor legale asupra navelor care au produs poluări aleapelor, în conformitate cu legislaţia în vigoare;f) în cooperare cu serviciile descentralizate ale celorlalte autorităţi de specialitate aleadministraţiei publice centrale, cu autorităţile administraţiei publice locale şi în parteneriat cualte instituţii publice locale şi cu sectorul privat:- elaborează obiectivele de management pentru conservarea biodiversităţii şi dezvoltareadurabilă în Rezervaţie (Planul de management al Administraţiei Rezervaţiei), prin care sepromovează realizarea obiectivelor prioritare pentru mediu şi dezvoltare durabilă, înconformitate cu obiectivele Strategiei naţionale pentru protecţia mediului, ale Strategieinaţionale pentru dezvoltare durabilă şi ale Planului naţional de aderare la UniuneaEuropeană;- elaborează şi pune în aplicare strategii locale pentru mediu şi dezvoltare durabilă, înconformitate cu obiectivele şi recomandările Agendei 21, ale strategiilor şi programelor deacţiuni elaborate şi puse în aplicare în cadrul Procesului Mediu pentru Europa;- participă la elaborarea şi punerea în aplicare a planurilor de amenajare a teritoriului şi aplanurilor de amenajare a teritoriului şi de urbanism, asigurând integritatea dimensiunii demediu şi a cerinţelor ecologice în politicile şi strategiile zonale şi locale privind planificareautilizării, organizarea şi amenajarea teritoriului şi a aşezărilor umane, cu luarea în considerare7

) reprezintă Administraţia Rezervaţiei în raporturile acesteia cu persoane juridice şifizice, cu autorităţile locale şi centrale ale autorităţii publice, cu organizaţiileguvernamentale sau neguvernamentale din domeniul propriu de activitate;c) are calitatea de ordonator secundar de credite pentru activităţile din domeniul său deactivitate, finanţate de la bugetul de stat;d) emite dispoziţii pentru aplicarea hotărârilor Consiliului ştiinţific şi ale Colegiuluiexecutiv;e) propune modificarea sau îmbunătăţirea organizării activităţii, a organigramei, astatului de funcţii şi a structurii de personal;f) propune îmbunătăţirea dotării Administraţiei Rezervaţiei cu mijloace fixe necesaredesfăşurării activităţii;g) analizează şi urmăreşteh) activitatea de contractare, finanţare şi realizare a lucrărilor de cercetare ştiinţifică;i) face propuneri conducerii autorităţii centrale pentru mediu şi păduri pentru numiri înfuncţiile de conducere din subordine;j) analizează şi propune organelor competente modificarea nivelurilor taxelor şitarifelor;k) constată şi sancţionează contravenţii potrivit competenţei legale, în domeniul său deactivitate;l) controlează modul în care se respectă regulile de circulaţie şi accesul pe braţeleDunării pentru bărci, şalupe, nave fluviale şi maritime, stabilite de AdministraţiaRezervaţiei împreună cu autoritatea publică centală pentru transporturi; efectueazăîmpreună cu organele de poliţie controale ale vehiculelor aflate în circulaţie, cândexistă indicii cu privire la săvârşirea unor infracţiuni în domeniul mediului;m) Guvernatorul Administraţiei Rezervaţiei poate delega unele dintre atribuţiile sale, petermen limitat, unor membri ai Colegiului executiv şi altor cadre de conducere sauexecuţie care lucrează în cadrul Administraţiei Rezervaţiei.Directorul executiv adjunct pentru managementul ecologic are următoarele atribuţii:a) Îndeplineşte potrivit împuternicirii, atribuţiile Guvernatorului pe perioada în careacesta lipseşte de la conducerea Administraţiei Rezervaţiei;b) Coordonează şi controlează activitatea compartimentelor din subordine;c) Asigură aplicarea programelor de reconstrucţie ecologică, controlează modul deexecuţie a investiţiilor afectate acestui scop şi participă la recepţia lucrărilorrealizate;d) Fundamentează proiectul programului de investiţii proprii ale AdministraţieiRezervaţiei şi asigură elaborarea documentaţiilor, finanţarea lucrărilor, contractareaşi execuţia obiectivelor, participă la recepţia lucrărilor realizate;e) Urmăreşte fundamentarea planului de acţiune privind managementul AdministraţieiRezervaţiei;f) Face propuneri pentru proiectul programului de cercetare ştiinţifică, asigurăcontractarea şi valorificarea cercetărilor aprobate şi finanţate;g) Asigură implementarea Sistemului informatic integrat al Administraţiei Rezervaţieişi utilizarea acestuia în suţinerea managementului Rezervaţiei;h) Întocmeşte şi prezintă Colegiului Executiv informări, rapoarte şi note de sinteză.10

Directorul executiv adjunct pentru educaţie ecologică are următoarele atribuţii:a) Coordonează şi controlează activitatea serviciilor din subordine;b) Fundamentează şi discută termenii proiectelor de programe sau acorduri de colaborare cuorganizaţii similare din străinătate, prezentând proiectele acestor acorduri sau programe spreaprobare, forurilor stabilite;c) Coordonează şi asigură implementarea proiectelor şi acordurilor de colaborare în careAdministraţia Rezervaţiei este parte;d) Organizează şi conduce desfăşurarea acţiunilor cu caracter protocolar în care este implicatăAdministraţia Rezervaţiei şi se desfăşoară pe teritoriul rezervaţiei;e) Coordonează elaborarea şi implementarea planului de management pentru centrele de vizită;f) Coordonează relaţiile Administraţiei Rezervaţiei cu organele mass-media naţionale şi dinstrăinătate;g) Coordonează activitatea de atragere a unor finanţări externe pentru realizarea proiectelor şiprogramelor Administraţiei Rezervaţiei;h) Propune deplasările în străinătate ale personalului Administraţiei Rezervaţiei corelândutilitatea acestora cu strategia generală şi obiectivele de management ale AdministraţieiRezervaţiei.Directorul executiv adjunct pentru logistică are următoarele atribuţii:a) Îndeplineşte potrivit împuternicirii, atribuţiile Guvernatorului pe perioada în careacesta lipseşte de la conducerea Administraţiei Rezervaţiei;b) Coordonează şi controleaza activitatea compartimentelor din subordine;c) Elaborează şi fundamentează proiectul de buget pe care îl susţine la autoritateacentrală pentru mediu şi păduri;d) Exercită şi organizează controlul financiar preventiv;e) Propune conducerii Adinistraţiei Rezervaţiei virările de credit între subdiviziunileclasificaţiei bugetare ce intră în competenţa sa de aprobare, precum şi cele ce seînaintează spre aprobare ministerului;f) Avizează antecalculaţiile preţurilor şi fundamentarea acestora, ţine legătura cuorganele de sinteză în domeniu;g) Asigură managementul financiar al proiectelor finanţate din fonduri structurale saudin alte fonduri;h) Asigură reflectarea corectă a patrimoniului unităţii, îndrumă metodologic şicontrolează modul cum este condusă evidenţa contabilă, urmărind: Întocmirea documentelor justificative; Înregistrarea operaţiunilor patrimoniale; Întocmirea bilanţului;i) Verifică întocmirea la timp şi în bune condiţii ştatele de salarii şi a altor drepturibăneşti cuvenite salariaţilor conform legii;j) Asigură responsabilitatea financiară a acordurilor şi contractelor internaţionale;k) Asigură baza tehnico-materială necesară desfăşurării activităţii AdministraţieiRezervaţiei, precum şi funcţionarea acesteia în condiţii optime;l) Organizează sistemul de circulaţie internă a documentelor de evidenţă primară;m) Organizează acţiunea de inventariere anuală a patrimoniului şi controlează modul devalorificare a acesteia.11

2.2. Cerinţe generale- Atribuţiile A.R.B.D.D.pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştiaacţionează concertat;- Fiecare salariat are un rol bine definit în instituţie, stabilit prin fişa postului;- Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager –salariat – manager (şef – subaltern – şef);- Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unorsituaţii dificile şi care influentează în mod negative managementul instituţiei;- Managerul trebuie sa susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.Răspund: Colegiul executiv, Guvernatorul, Directorii adjuncţi executivi, şefii deservicii şi birouri.Măsuri: elaborarea şi actualizarea regulamentelor şi fişelor de post în vedereamenţinerii concordanţei între atribuţiile instituţiei şi cele ale personalului angajat;îmbunătăţirea structurii fişelor de post astfel încât să devină unul dintre principalelesuporturi pentru organizarea şi gestionarea întregului personal, precum şi uninstrument util în evaluarea performanţelor şi responsabilizarea angajatului.Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar.Verifică: structurile ce le coordonează, şefii de compartimente din ARBDD.STANDARDUL 3 – COMPETENŢĂ, PERFORMANŢĂ3.1. Descrierea standarduluiManagerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţeazăsarcini potrivit competenţelor şi asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale asalariatului.Ocuparea posturilor se realizează prin concurs, potrivit prevederilor Legii nr. 188/1999, pecriterii de competenţă cerute de fiecare post, în vederea îndeplinirii în mod corespunzător asarcinilor stabilite.Numirea într-o funcţie publică în A.R.B.D.D. se face în condiţiile legii în baza aptitudinilor şicompetenţei profesionale, în limitele funcţiilor publice disponibile, vacante sau nou înfiinţate.Ocuparea unei funcţii publice vacante se face prin promovare, transfer, redistribuire şiconcurs.Funcţionarii publici debutanţi vor parcurge o perioadă de stagiu, având ca obiect verificareaaptitudinilor profesionale în îndeplinirea atribuţiilor şi responsabilităţilor unei funcţii publice,formarea practică, precum şi cunoaşterea de către aceştia a specificului administraţiei publiceşi a exigenţelor acesteia. Funcţionarii publici de conducere au obligaţia să examineze şi săaplice cu obiectivitate criteriile de evaluare a competenţei profesionale pentru personalul dinsubordine, atunci când propun sau aprobă avansări, promovări, transferuri, numiri saueliberări din funcţii. Procedura de selectare prin concurs se face fără discriminări pe criteriipolitice, ori acordarea de stimulente materiale sau morale.3.2. Cerinţe generaleManagerul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilităţi şi experienţă care fac posibilă indeplinireaeficientă şi efectivă a sarcinilor;12

Răspund: Guvernator, directorii, şefii de servicii,.Măsuri: elaborarea inventarului funcţiilor sensibile, a listei cu salariaţii ce ocupăaceste funcţii şi a planului pentru asigurarea rotaţiei acestora.Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar.Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.STANDARDUL 5 – DELEGAREA5.1. Descrierea standarduluiManagerul, Guvernatorul asigură conducerea Administraţiei RezervaţieiBiosferei Delta Dunării şi reprezintă instituţia în raporturile cu instituţiile statului, centraleşi locale, Ministerul Mediului şi Pădurilor, cu persoane juridice şi fizice.Guvernatorul emite în exercitarea atribuţiilor sale, dispoziţii de serviciu iar în cazulabsenţei din instituţie stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe carele deleagă.Directorul executiv adjunct răspunde pentru toate activităţile din cadrul ARBDDpentru îndeplinirea în mod corespunzător a sarcinilor în situaţia delegării responsabilităţilor.Delegarea responsabilităţilor se face de asemenea şi în cazul absenţei directoruluiexecutiv adjunct şi a şefilor de servicii.Pentru toate cazurile de delegare a atribuţiunilor şi responsabilităţilor se emit deciziicare se înaintează persoanelor desemnate responsabile cu preluarea acestora, care semneazăde luare la cunoştinţă.5.2. Cerinţe generaleDelegarea de competenţă se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmează a filuate de persoanele delegate şi de riscurile asociate acestor decizii:– Salariatul delegat trebuie să aibă cunoştinţa, experienţa şi capacitatea necesareefectuării actului de autoritate încredinţat;– Asumarea responsabilităţii, de către salariatul delegat, se confirmă prin semnatură;– Subdelegarea este posibilă cu acordul managerului;– Delegarea de competenţă nu exonerează pe manager de responsabilitate.Răspund: Guvernator, Directorii, şefii de servicii, birouri.Măsuri: întocmirea reglementărilor de delegare şi elaborarea modelului actului dedelegare.Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar.Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.STANDARDUL 6 – STRUCTURA ORGANIZATORICĂ6.1. Descrierea standarduluiOrganizarea şi funcţionarea Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării sestabilesc prin statut propriu, avizat de Ministerul Mediului şi Pădurilor şi Academia Românăşi aprobat de Guvern.17

ARBDD defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile,sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală, şi informează în scrissalariaţii. Salariaţii ARBDD sunt funcţionari publici care îşi desfăşoară activitatea conformLegii nr.188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şicompletările ulterioare , Legii nr. 7/2004, privind codul de conduită al funcţionarilor publici,Legii nr. 115/19996, privind declararea şi controlul averilor demnitarilor, magistraţilor şi aleunor persoane cu funcţii de conducere.Salariaţii cunosc misiunea ARBDD şi acţionează în scopul asigurării controluluirespectării prevederilor legale.În anul 2011 ARBDD are aprobat un număr de 173 posturi şi este structurată astfel:Administraţia Rezervaţiei este condusă de Consiliul ştiinţific în subordinea căruia seaflă Colegiul executiv ca organ de aplicare a hotărârilor Consiliului ştiinţific. PreşedinteleConsiliului ştiinţific şi al Colegiului executiv este guvernatorul Administraţiei Rezervaţiei.Administraţiei Rezervaţiei este organizată în direcţii, servicii, birouri, compartimentefuncţionale.Guvernatorul este preşedintele Consiliului ştiinţific şi al Colegiului executiv şi are însubordine directă directorii executiv adjuncţi, serviciul juridic, contencios administrativ,resurse umane, serviciul inspecţie şi pază ecologică, compartimentul de audit intern.Directorul executiv adjunct pentru management ecologic are în subordine directăserviciul reglementare autorizare, serviciul administrarea patrimoniului natural, serviciulimplementare proiecte, biroul monitoring şi sistem informatic integrat, compartimentulachiziţii publice.18

Directorul executiv adjunct pentru educaţie ecologică şi relaţii are în subordine directăserviciul educaţie ecologică, relaţii publice şi compartimentul relaţii internaţionale.Directorul executiv adjunct pentru logistică are în subordine directă serviciul buget –finanţe, serviciul administrativ – transporturi.6.2. Cerinţe generaleAtribuţiile tuturor salariaţilor sunt stabilite clar în fişele de post.Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociatepostului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentrurealizarea obiectivelor instituţiei;Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizareaactivităţilor specifice postului;Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se inscrie în limiteleariei de competenţă;Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.Răspund: Directorii executivi adjuncţi, şefii de servicii şi birouri.Măsuri: elaborarea şi modificarea Regulamentului de organizare şi funcţionare aARBDD în funcţie de schimbările legislative.Termen: 30.06.2011Verifică: GuvernatorSTANDARDUL 7 - OBIECTIVE7.1. Descrierea standarduluiARBDD trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii,precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile,regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şiterţilor interesaţi.Obiectivele generale ale ARBDD sunt bazate pe:– Eficacitatea şi eficienţa funcţionării;– Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe;– Conformitate cu legile, regulamentele şi politicile interne şi externe;Obiectivele generale sunt particularizate de conducerea instituţiei înconcordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice fiecărui compartiment.Acesteatrebuie să fie măsurabile, construite piramidal pe sub-obiective repartizate îninteriorul compartimentului, să aibă termene realiste şi să poată fi monitorizate.Obiectivele principale urmărite de ARBDD în gestionarea ecologică a teritoriuluirezervaţiei sunt:conservarea şi protecţia patrimoniului natural existent;promovarea utilizării durabile a resurselor generate de ecosistemele naturaleale rezervaţiei;reconstrucţia ecologică a zonelor degradate de impactul activităţilor umane.Obiectul de activitate al Administraţiei Rezervaţiei îl constituie crearea şiaplicarea unui regim special de administrare pentru conservarea şi protecţia19

diversităţii biologice din ecosistemele naturale ale Rezervaţiei, pentru dezvoltareaaşezărilor umane şi organizarea activităţilor economice în corelaţie cu capacitatea desuport a acestor ecosisteme. În realizarea obiectului său de activitate AdministraţiaRezervaţiei îndeplineşte funcţia de autoritate de mediu, în condiţiile legii, pe întregulteritoriu al Rezervaţiei.7.2. Cerinţe generaleObiectivele generale sunt concordante cu misiunea entităţii publice:– ARBDD transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptatepentru fiecare activitate şi le comunică personalului;– Obiectivele trebuie astfel definite încât sa raspundă pachetului de cerinţe"S.M.A.R.T.", (specifice, măsurabile, necesare, realiste şi cu termen de realizare.)– Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatearealizării acestora revine atât managementului, cât şi salariaţilor;– Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse degrupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităţilor, răspunderilor, de aasigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc.Obiectivele generale ale ARBDD se referă la: Realizarea unor servicii publice de bunăcalitate, în conditii de eficienţă şi eficacitate maximă, aşa cum sunt prezentate acesteobiective în actul normativ care reglementează organizarea şi funcţionarea instituţiei, Legea83/1993 privind constituirea RBDD. şi HG nr.367/2002 privind aprobarea Statutului deorganizare şi funcţionare a ARBDD şi a componenţei nominale a Consiliului Ştiinţific.Obiective propuse de ARBDD :1. Identificare flux de informaţii la nivel de compartiment şi întrecompartimente.2. Identificare costuri şi ponderea acestora în bugetul instituţiei.3. Analiza diagnostic la nivel de ARBDD, identificarea disfuncţionalităţilor şicauzelor acestora.Analiza diagnostic are în vedere următoarele elemente:a. Misiune, atribuţii, activităţi derulate la nivel de direcţie.b. Identificarea procedurilor operaţionale de lucru.c. Structura organizatorică, relaţiile de subordonare şi colaborare.4. Elaborarea de instrumente şi proceduri de lucru.5. Implementarea procedurilor de lucru la nivelul fiecărui serviciu.6. Monitorizarea implementării procedurilor de lucru.7. Dezvoltarea unui program de pregătire profesională în domeniul SCMI.8. Responsabilizarea managementului şi a personalului de execuţie.9. Monitorizarea continuă a performanţelor personalului.Realizarea unui fluxinformaţional îmbunătăţit, cu accent pe circuitul documentelor.10. Folosirea eficientă a resurselor materiale şi umane în scopul îmbunătăţiriiperformanţei.Identificarea atribuţiilor fiecărui compartiment, separareaacestora şi eliminarea paralelismelor.11. Creşterea calităţii serviciilor şi a relaţiei cu publicul.12. Standardizare şi o mai mare predictibilitate a acţiunilor.13. Identificarea şi gestionarea riscurilor.14. Realizarea unui plan de acţiune şi elaborarea unui program pentru dezvoltareaSCMI.20

15. Conformitate cu legile, regulamentele şi politicile interne.Răspund: Guvernator, directorii, şefii de servicii, birouri.Măsuri: actualizarea şi îmbunătăţirea continuă a Planului de Management şi pornindde la obiectivele globale incluse în acesta, stabilirea de către fiecare persoană deconducere a obiectivelor derivate, specifice activităţilor din compartimentul pe care îlconduce, astfel încât acestea să fie realiste şi în deplină concordanţă cu misiunea şiatribuţiile compartimentului şi repartizarea acestora în interiorul compartimentului pesub-obiective individuale.Termen: permanentVerifică: GuvernatorSTANDARDUL 8 - PLANIFICAREA8.1. Descrierea standarduluiARBDD întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesarepentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfel încât riscurile de anu realiza obiectivele să fie minime.8.2. Cerinţe generale– Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului;– Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilorpentru realizarea obiectivelor.– Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită deciziicu privire la cel mai bun mod de alocare;– Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprimă planului un caracter dinamic.– Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentareimpune actualizarea planului;– Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variază înfuncţie de diversi factori, precum: structura decizională a acestuia, necesitateaaprobării formale a unor activităţi etc.După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează:planuri anuale;planuri multianuale,de management, etc.Specifică planificării multianuale, de management, este stabilirea unei succesiuni demăsuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor.Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unuiset clar de instrumente de măsurare care să poată indica - pe de o parte - care este progresulîn realizarea obiectivelor şi - pe de altă parte - acţiunile corective, atunci când este necesar.Răspund: directorii, şefii de servicii, birouri.Măsuri: întocmirea de planuri şi prognoze privind activitatea ARBDD în scopulrealizării planului de management al instituţiei.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, Guvernator.21

STANDARDUL 9 – COORDONAREA9.1. Descrierea standardului.În scopul asigurării coerenţei şi pentru atingerea rezultatelor dorite, Guvernatorulasigură coordonarea activităţilor în cadrul ARBDD şi monitorizează modul de îndeplinire asarcinilor trasate personalului din subordine.9.2. Cerinţe generaleManagementul asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelorstructurale ale ARBDD , prin serviciile şi compartimentele de specialitate. Atunci cândnecesităţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul înactivitatea de coordonare.În acest sens în ARBDD a fost organizat Serviciul Inspecţie şi Pază Ecologică careare în atribuţiuni organizarea şi coordonarea activităţilor de inspecţie şi control a zonelor deprotecţie integrală, tampon şi economice de pe întreg teritoriul RBDD.În componenţa serviciului există personal specializat în această activitate,coordonatori districte, cu următoarele sarcini şi atribuţii:• Planifică şi conduc activitatea de coordonare şi supervizare a activităţilor de control şiinspecţie realizate;• Asigură resursele necesare desfăşurării în bune condiţii a activităţii de inspecţie şi control;• Asigură buna desfăşurare a activităţii din cadrul districtelor pe care le reprezintă;• Elaborează rapoarte de activitate la nivel teritorial.• Iniţiază controale la persoanele juridice din perimetrul R.B.D.D., le supune spre aprobareşi participă la efectuarea acestora;• Avizează, cu informarea şefului serviciului, propunerile de acţiuni specifice de inspecţie şicontrol în zonele strict protejate, tampon şi economice;• Analizează activitatea desfăşurată la nivel teritorial şi propune acţiuni corective.• Elaborează informări privind activitatea desfăşurată în domeniul controlului habitatelornaturale, biodiversităţii şi ariilor protejate;Coordonarea influenţează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrulraporturilor profesionale;Salariaţii trebuie să ţină cont de consecinţele deciziilor şi acţiunilor lor asupra intregiiinstituţii;Coordonarea eficientă presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilorARBDD, cât şi între structurile respective.Răspund: şefii de servicii, birouri, direcţii.Măsuri: desfăşurarea activităţilor în conformitate cu competenţele acordate şiraportarea în timp optim în cazul în care există riscul posibilităţii neîndepliniriisarcinilor.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.22

STANDARDUL 10 - MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR10.1. Descrierea standarduluiARBDD asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor,utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate,eficienţă şi eficacitate. În scopul realizării obiectivelor , se planifică şi se desfăşoarăactivităţile conform atribuţiilor instituţiei reglementate prin Legea nr.82/1993 privindconstituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, cu alocarea resurselor necesare.10.2. Cerinţe generaleSistemele de control intern trebuie monitorizate pentru a evalua calitateaperformanţei sistemului în timp. Monitorizarea se realizează prin activităţi de rutină, evaluăriseparate sau o combinare a acestor două metode.a) Monitorizarea continuă a controlului intern este încorporată în activităţile normale,obişnuite, de funcţionare ale instituţiei.Ea include activităţi de conducere şi de supervizare repetate. Activităţile demonitorizare continuă acoperă fiecare componentă a controlului intern şi implică măsuriîmpotriva sistemelor de control nesistematice, neetice, neeconomice şi ineficiente.Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfăşurării activităţiiinstituţiei de la toate compartimentele funcţionale ale ARBDD.b) Evaluări separateSfera şi frecvenţa evaluărilor separate va depinde în primul rând de evaluareariscurilor şi de eficienţa procedurilor de monitorizare continuă.Datele şi raportările primite de la serviciile funcţionale se analizează şi se compară cudatele din perioada anterioară pentru a se stabili dacă acţiunile întreprinse în perioadaanalizată şi rezultatele obţinute au fost eficiente.Managementul evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de laobiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun; Aceste rezultate se analizează şi sediscută în şedinţele lunare de lucru cu şefii serviciilor şi şefii de districte din teritoriu,şedintele de colegiu director şi alte întruniri cu toţi factorii implicaţi în activitatea ARBDD.Prin acest sistem de control managerial , se urmăreşte:- Măsurarea rezultatelor şi constatarea abaterilor de la obiectivelor stabilite;- Analizarea cauzelor care le-au determinat;- Dispunerea măsurilor corective sau preventive care se impun.Sistemul de monitorizare a performanţei este influenţat de modificarea/schimbareaobiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.Monitorizarea performanţelor - supraveghere, urmărire, este realizată de către echipade conducere , prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţii aflate încoordonare.Răspunde: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea de rapoarte lunare de activitate a compartimentelor.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.23

STANDARDUL 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI11.1. Descrierea standarduluiManagementul riscului reprezintă un proces complex de abordare ştiintifică ariscurilor, care utilizează resurse materiale, financiare şi umane pentru atingereaobiectivelor care vizează reducerea expunerii la pierderi.În procesul de management al riscului trebuie atinse două mari categorii de obiective,si anume: obiective pre si post eveniment. Obiectivele din prima categorie vizeaza, înprincipal, costurile si economiile legate de tratarea expunerii la risc. Obiectivele din a douacategorie vizează, în principal, asigurarea continuitătii, existenţei si funcţionării entităţii.În cazul expunerii la risc a unei entităţi, nu este afectat numai conducătorul acesteia, cişi salariaţii si familiile acestora, clienţii beneficiari ai produselor sau serviciilor prestate, şichiar populaţia din zona. Din această perspectivă, obiectivul care vizează „responsabilitateasocială” trebuie să aparţină atât categoriei obiectivelor pre, cât si categoriei obiectivelor posteveniment.Managementul riscului cuprinde urmatoarele patru faze:- identificarea si evaluarea riscului;- analiza riscului;- gestiunea riscului;- finanţarea riscului.Identificarea si evaluarea risculuiIdentificarea riscului reprezinta prima şi cea mai importantă fază a procesului demanagement al riscului, aceasta constând în identificarea pericolelor potenţiale care există încadrul entităţii.Activitatea de identificare a pericolelor are drept finalitate depistarea, pe cât posibil, atuturor factorilor de risc existenţi. Avantajul identificarii factorilor de risc se concretizeazaatât în crearea conditiilor propice tratarii si analizei acestora într-un mod eficient deoarecesunt cunoscuti, cât si în stabilirea riscurilor latente. Identificarea riscului este un processistematic si continuu, având în vedere ca factorii de risc se modifica în timp.Pentru sistematizarea activităţii de identificare a riscului, pot fi utilizate maimulte metode de lucru cum sunt: chestionare sau liste cu întrebari, cataloage sauliste de pericole, metode de analiza cantitative si calitative de identificare apericolelor. Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor sunt: intervievarearesponsabililor strategici si sondajul si chestionarul, brainstorming-ul pe activitati saucompartimente, organizarea grupurilor focus (grupuri de dezbatere, coordonate de unmoderator specializat, pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat), comparatii,grupari, verificari, s.a.Factorii de riscFactorii de risc asociati entităţilor din mediul economic pot fi clasificaţi astfel:- factori interni de risc;- factori externi de risc.La rândul lor, factorii externi de risc se pot diviza în:- factori de risc determinaţi de mediu (obiectivi);- factori de risc de natura umana (subiectivi).Este important de precizat ca factorii de risc nu sunt independenti, iar pierderileînregistrate în situaţiile manifestării riscului sunt deseori consecinţe ale interdependenţeiîntre ei.24

Factorii interni de risc sunt asociaţi activităţilor si operaţiunilor desfăşurate îninteriorul entităţii si exprimă, în principal, deficienţele cu care subsistemele entităţii suntproiectate, realizate si exploatate de catre utilizatori. Aceştia pot conduce, în unele cazuri, laobţinerea unor performanţe scăzute ale sistemului (entitaţii) în ansamblu.Factorii externi de risc produşi de mediu (încalzire globală, umiditate, ploaie, zapadă,îngheţ, radiaţie solară, cutremure, incendii, tornade etc.) nu au o determinare umana, în timpce factorii externi cauzaţi de om actionează în toate fazele existenţei entităţii privită casistem, însumând toate erorile umane care au loc în activitatile de proiectare si exploatare aresurselor entităţii.Eroarea umanaCu toate ca noţiunea de eroare umană are un pronunţat caracter subiectiv, aceasta sepoate defini ca fiind o acţiune periculoasă ce depaşeşte o anumita limită de acceptabilitate.Indiferent de forma de participare la activităţi si procese economico-sociale, factoruluman conditionează, fie direct, fie indirect, nivelurile riscurilor potentiale asociate entitatiidin care face parte.Statisticile existente arata ca eroarea umana este la originea a 20-90% din toateaccidentele majore ale sistemelor. Numarul erorilor produse este determinat de fiabilitateafactorului uman, subiect ce ramâne larg discutat de catre specialisti si înca imposibil deprevizionat cu suficienta precizie.Fiabilitatea factorului uman depinde chiar pentru acelasi individ si aceeasi operatie, deun numar ridicat de factori care nu întotdeauna pot fi modelati veridic. Cercetarile efectuateîn acest domeniu pun în evidenta realitatea ca rata greselilor umane creste semnificativproportional cu cresterea complexitatii tehnice a sistemului din care face parte, cât si acomplexitatii sarcinii pe care acesta o are de îndeplinit.În functie de gradul de constienţă, erorile umane se clasifica în conştiente (alegereaunui scop nepotrivit sau a unei modalitati periculoase în îndeplinirea corecta a unei sarcini) siinconştiente (acţiuni/inacţiuni care conduc la eşecul îndeplinirii obiectivului propus).În funcţie de momentul apariţiei efectelor generate de erori, acestea se clasifică înactive (cele ale caror consecinţe se manifestă imediat) şi latente (efectele se manifestă si devinevidente dupa trecerea unei perioade de timp).În funcţie de modul de anticipare, erorile umane se clasifică în anticipate (aceleadespre care se ştie ca se pot produce şi care au mai avut loc în condiţii similare) si neanticipate(ale caror apariţii si efecte nu sunt familiare).Factorii care contribuie la apariţia erorilor umane pot fi grupaţi în trei categoriiprincipale: intrinseci (motivarea, abilitatea fizică, abilitatea mentala, temperamentul,concentrarea, cunoştinţele profesionale etc.), factori de mediu (fizici – temperatura, umiditatea,zgomotul, iluminarea etc.; organizaţionali – relaţii cu colegii si cu şefii, satisfacţia muncii,remunerarea muncii, perspective de promovare, etc.; personali – foame, sete, oboseala,boala, viata de familie etc.) si factori de stres (organizare si conducere necorespunzatoare,factori fiziologici, factori psihologici, factori sociali si factori economici).Un element caracteristic factorului uman constă în aceea ca eroarea comisă poate fiîndreptată, caracteristica ce poarta numele de recuperarea erorii, fiind foarte importantă deestimat, deoarece intră în calculul riscului uman.Cercetarile au pus în evidenţă realitatea aparent paradoxală ca prezenta foarte micasau prea mare a stresului favorizează creşterea numarului erorilor umane. Un anumit nivelde stres denumit stres optim, care diferă de la persoană la persoană şi care poate fi definit înanumite limite, determină scaderea numarului de erori umane şi fiabilitaţii umane.25

Tendinte în evaluarea factorilor de risc financiar si organizaţionalDin practica rezultă ca niciodată riscurile nu pot fi evaluate în totalitate. Etapaactuală reprezintă un imperativ ce ar putea fi denumit „gestiune a reactivitaţii, adică necesitateade a urmari schimbarea sau ştiinţa de a diagnostica, de a arbitra schimbările si riscurileasociate acestora care afecteaza organizaţia”Orientarile noi în activitatea de evaluare a riscurilor pot fi prezentate sintetic întabelul următor.În prezent, în domeniul evaluării riscurilor se poate vorbi de o noua optică în sensulcă liderii organizaţiilor apreciază ca procesul de identificare şi evaluare a riscurilor asociateoperaţiunilor derulate în cadrul organizaţiilor pe care le conduc, este mai puţin fiabil iar unsistem de evaluare a riscurilor ar putea atenua mai eficient potenţialele crize.Nr. Evaluarea riscului în trecutcrt. (anterior anului 2000)Evaluarea riscului în prezent1. Analiza activităţilor cu riscuri. Masurarea logică a factorilor de risc.Instituirea unui sistem de evaluare Instituirea unui sistem de evaluare a riscurilor2.a controlului intern.din organizaţie;Preocupare importanta pentru cresterea34.5.6.7.Nu exista un departament saucompartiment de analiză ariscurilor.Riscurile erau o preocupare amanagementului de linie (midlemanagement), dar nu si a topmanagementului.Lipsa unei strategii în evaluarearisculuiCentrul de greutate cade peauditul de regularitate (nuintereseaza cuantificarea sievaluarea riscurilor).În cadrul controlului intern,prioritatea se axeaza pe controlulierarhic.aportului de plusvaloare pentru organizaţie.Constituirea unor compartimente saudepartamente însarcinate cu gestiuneariscurilor.Evaluarea riscurilor reprezinta o preocuparemajora a top-managementului.Adoptarea unor strategii de evaluare ariscurilor.Centrul de greutate cade pe auditul de sistem sial performantei, adica pe identificarea riscurilorsi a strategiilor de gestiune optima aorganizatiei.Controlul ierarhic tinde sa fie înlocuit de uncontrol profesional – prin formare si informare– alaturi de autocontrolul executantilor.Analiza risculuiCea de-a doua fază a procesului de management al riscului, analiza riscului, debuteazăcu dezvoltarea scenariilor posibile de producere a pierderilor de catre factorii de riscidentificaţi anterior. De asemenea, trebuie definite în mod clar si tipurile de pierderi care vorfi evaluate.Obiectivele principale ale acestei faze constau în a cuantifica probabilitatile de aparitiesi marimea pierderilor produse de factorii de risc, deziderat dificil adeseori de îndeplinit.În general, factorii de risc ce influentează apariţia si manifestarea riscurilor sunt:26

- fiabilitatea umana (erori de operare, mentenanţa etc.);- factori de mediu (interni, externi);- cauze externe (cunoscute si necunoscute, imprevizibile);- alte cauze.Contribuţia erorilor umane poate induce o doza mare de incertitudine în evaluareaprobabilităţii de producere a unui eveniment periculos.Cel de-al doilea pas al analizei riscului este reprezentat de evaluarea mărimiipierderilor potenţiale. Literatura de specialitate prezinta mai multe modalitati de exprimare apierderilor potentiale alaturi de o întreaga tipologie a riscului în functie de criteriile utilizate.O posibila harta a riscurilor specifice din ARBDD ar putea fi desenată, prinacţiunea urmatoarelor tipuri de riscuri: riscuri de proprietate (incendii, explozii,acţiuni teroriste, transport, poluare etc.), riscuri de funcţionare (blocaje, pierderiulterioare, dependenţa de furnizori etc.), riscuri de personal (decese, îmbolnaviri,invalidităţi, şomaj etc.) si riscuri de afaceri ( decizii politice, modificarea înclinaţieide consum, greve, contracte neavantajoase etc.).În practică, în cele mai multe cazuri, riscul se estimează prin raportarea pierderilorexprimate fie cantitativ (numar victime, avarii, pierderi materiale etc.), fie calitativ (unităţimonetare), la o masura a expunerii la insecuritate .Alegerea criteriilor de analiză a riscurilorCriteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului sunt:- aprecierea vulnerabilitatii entităţii;- aprecierea impactului financiar;- aprecierea controlului intern.Probabilitatea de apariţie a riscului variază de la imposibilitate la certitudine si esteexprimată pe o scara de valori pe trei niveluri:- probabilitate mică;- probabilitate medie;- probabilitate mare.Pentru aprecierea vulnerabilităţii entităţii se examinează o serie de factori cu incidenţăasupra domeniului, cum ar fi: resursele umane, complexitatea prelucrării operaţiilor simijloacele tehnice existente.Vulnerabilitatea se exprima pe trei niveluri: redusă, medie si mare.Impactul financiar se exprima tot pe trei niveluri, astfel: slab, mediu si important.Aprecierea controlului intern se realizează pe baza unei analize a calităţii controluluiintern al entităţii, pe trei niveluri: corespunzator, insuficient, cu lipsuri grave.Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuieidentificate.Managementul are obligaţia de a identifica riscurile şi de a întreprinde aceleacţiuni care plasează şi menţin riscurile în limite acceptabile.ARBDD analizează sistematic,ori de câte ori este nevoie dar cel puţin o dată pe an, riscurilelegate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţialimitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili înaplicarea planurilor respective.În scopul implementării unui management al riscului, adecvat, este necesară oevaluare a riscurilor din fiecare activitate şi acţiune întreprinsă din instituţie.Managementul riscurilor este necesar a se implementa deoarece produce efectebenefice în activitatea instituţiei astfel:27

– Mai puţine surprize costisitoare şi rezultate neacceptabile.– Mai puţin timp pierdut cu îndepărtarea efectelor nedorite.– Mai puţine întreruperi, erori, neregularităţi în activitate/operaţiuni/procese.– Identificarea nivelului acceptabil de expunere la risc se face printr-un sistemfuncţional care ia măsurile necesare în vederea gestionării riscurilor până la un nivelconsiderat acceptabil.Guvernatorul trebuie să stabilească portofoliul de perspectivă al riscului în ARBDD.Conducerea de la toate nivelele trebuie să aibă în vedere evenimentele care pot aveaimpact în domeniul lor de activitate.Angajaţii din instituţie au şi ei în vedere riscurile propriei activităţi, cunoscându-şiresponsabilităţile şi limitele de competenţă şi autoritate.Scopul gestionării riscului este acela de a permite managementului să identificeelemental de nesiguranţă privind atingerea obiectivelor stabilite şi riscul asociat acestuia,deciderea de acţiuni care să îl limiteze sau să îl înlăture, astfel încât să se ofere serviciieficiente, economice şi eficace cu respectarea legislaţiei.Riscul poate fi considerat în sens negativ o incertitudine, ameninţare, obstacol sau însens pozitiv o oportunitate.11.2. Cerinţe generaleManagementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control global alriscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitateapublică, cu costuri minime.Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor;Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justificăîn plan financiar;Riscurile semnificative apar şi se dezvoltă în special ca urmare a:– managementului inadecvat al raporturilor dintre ARBDD şi mediile în care aceastaacţionează;Procesul de gestionare a riscului implică:1* identificarea riscurilor aferente obiectivelor instituţiei, inclusiv a celor datoratefactorilor interni şi externi, la nivel de instituţie şi la nivel de activitate.ARBDD prin obiectul său de activitate şi atribuţiile pe care le are, se poate confruntacu o multitudine de riscuri atât la nivel de activitate, prin acţiunile şi serviciile oferite cât şiprin posibilele riscuri ca urmare a unor evenimente nedorite care pot să afectezeecosistemele.Responsabilitatea evaluării riscurilor, adică estimarea semnificaţiei riscurilor dar şievaluarea probabilităţii producerii riscurilor revine tuturor serviciilor funcţionale dinARBDD,salariaţilor cu responsabilităţi specifice, dar şi conducerii acestora.2* Crearea răspunsurilor/stabilirea acţiunilor ce trebuie întreprinse.În acest sens trebuie avute în vedere patru tipuri de răspunsuri la risc: transfer,toleranţă, tratare sau terminare.Dintre acestea, tratarea riscurilor este cea mai relevantă, deoarece controalele interneeficiente reprezintă principalul mecanism de tratare a riscurilor.Evitarea riscurilor pot fi de depistare sau de prevenire prin controalele adecvate carepot fi introduse.ARBDD trebuie să găsească echilibrul între risc, costuri şi valoare, în condiţiile în careun beneficiu semnificativ este de a avea rezultate bune cu resurse minime. Organigrama28

instituţiei este astfel elaborată pentru a se implementa un sistem de management adecvat alriscurilor, serviciile colaborând între ele în îndeplinirea sarcinilor, respectarea reglementărilorşi a ordinelor interne, informarea tuturor factorilor de decizie pentru prevenirea şi tratareariscurilor.Managementul instituţiei înţelege riscurile cu care se confruntă, cunoaşte riscurilecheie, acceptându-se nivelul corect de risc.Prin planul de management pe care îl aplică, ARBDD cunoaşte dacă riscurile propriise gestionează corespunzătorşi ia măsuri pentru conştientizarea întregului personal referitorla măsurile care se impun pentru prevenirea sau eliminarea riscurilor.âManagerul are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern sănătos, înprincipal, prin:– identificarea riscurilor majore care pot afecta eficienţa operatiunilor, respectarearegulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de managementintern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;– definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;– evaluarea probabilităţii ca riscul să se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;– monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne lagestionarea riscurilor;– verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe şi investiţii.Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şiorganizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale ARBDD,precum şi analiza factorilor de risc intr-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.Riscurile principale asociate obiectivelor şi activităţii ARBDD sunt furnizarea tardivăa actelor de reglementare privind evidenţa, evaluarea şi gestionareacorespunzătoare a factorilor de risc care se pot produce şi pot afectaactivitatea, misiunea şi obiectivele generale ale ARBDD există un documentspecific referitor la risc (registru).Ameninţări privind situaţia managementuluiEficienţa managementului Rezervaţiei este strâns legată de asigurarea condiţiiloroptime pentru implementarea obiectivelor stabilite prin Planul de management. Nu vorputea fi realizate obiectivele de management fără asigurarea resurselor materiale necesareconstând într-o infrastructură adecvată (mijloace de transport, mijloace de comunicare, spaţiide lucru, aparatură de laborator, echipamente pentru informatizarea activităţii, etc.).Implementarea Planului de Management este condiţionată şi de asigurarea resurselorfinanciare, necesare pentru realizarea proiectelor de reconstrucţie ecologică pentrureaducerea amenajărilor piscicole şi agricole abandonate în regimul hidrologic natural, pentrurealizarea lucrărilor care asigură funcţionarea optimă a sistemului hidrologic din complexeleacvatice, a proiectelor de protecţie a speciilor periclitate şi cu valoare conservativă ridicată.Asigurarea resurselor umane reprezintă, de asemenea, o cerinţă importantă. Nu vorputea fi realizate obiectivele de management ale Rezervaţiei fără un număr corespunzător depersonal având un grad adecvat de pregătire. În perioada trecută de la înfiinţare, personalulRezervaţiei a cunoscut evoluţii contradictorii cunoscând o creştere graduală, în perioada 1991– 2000, când s-a ajuns la un număr total de circa 180 de salariaţi din care 83 agenţi ecologi.Acest număr a cunoscut reducere substanţială, după 2001, ajungându-se la 107 în2004, după care s-a înregistrat o creştere lentă a numărului până la 133, în prezent. Acestnumăr de personal ce cuprinde 40 de agenţi ecologi, este total insuficient pentru29

administrarea unei arii protejate de dimensiunile Rezervaţiei. În prezent unei persoane dinAdministraţia Rezervaţiei îi revine o suprafaţă de circa 4360 ha de arie protejată, iar unuiagent îi revine 14.500 ha de arie protejată ceea ce reprezintă una din cele mai reduse încadrăride personal de pe continentul european, în acest domeniu. Spre comparare, se menţioneazăcă tot în Dobrogea, pentru Parcul Naţional Munţii Măcinului, în suprafaţă totală de 11.227ha, este asigurat un personal de 12 persoane (1 persoană la 935 ha), iar în partea ucraineană aDeltei Dunării, pentru o suprafaţă totală de circa 48.000 ha, există un personal de 40persoane, ceea ce înseamnă un raport net superior (1 persoană/1200 ha). Trebuie menţionatcă orice reducere de personal sub nivelul actual pune în pericol realizarea obiectivelorRezervaţiei.În urma unei evaluări realizate de experţi IUCN în cadrul unui proiect finanţat deBERD, în perioada 1993-1994, necesarul de personal pentru administrarea RBDD, a fostevaluat la un număr de 335 de posturi, din care 122, agenţi ecologi. Pe de altă parte, prinLegea nr. 142/30.12.1994, de ratificare a acordului de împrumut nerambursabil cu BIRD,România s-a angajat să crească numărul agenţilor ecologi cu 20 de posturi în fiecare an pe odurată de cinci ani (1995-2000), având ca bază, nivelul personalului înregistrat în aceaperioadă (circa 180 de persoane).Este necesar, de asemenea, asigurarea unui nivel corespunzător de pregătire apersonalului, ceea ce presupune promovarea unui program complex şi corespunzător pentrurealizarea acestui deziderat.Neasigurarea acestor condiţii principale prezentate mai sus, reprezintă tot atâteariscuri de nu realiza o activitate corespunzătoare de gestionare a Rezervaţiei.O altă ameninţare pentru desfăşurarea managementului Rezervaţiei în condiţii optimeo constituie posibila instabilitate a cadrului legislativ. În prezent, Legea nr. 82/1993 privindînfiinţarea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării cu modificările ulterioare, cuprinde necorelăricu prevederile legislative privind gestionarea ariilor protejate din România.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea de către şefii de compartimente, pentru fiecare activitate în parte,a listei riscurilor identificate şi evaluate la nivelul sarcinilor elementare componente.Termen: 15.08.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar.Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.STANDARDUL 12 - INFORMAREA12.1. Descrierea standarduluiInformarea şi comunicarea sunt esenţiale pentru realizarea tuturor obiectivelor decontrol intern din instituţiile publice.ARBDD stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şidestinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmitereainformaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile.Tipurile de informaţii stabilite sunt informaţiile operaţionale din cadrul serviciilor despecialitate.De asemenea există informaţii referitoare la aplicarea unor legi specifice activităţiiARBDD , a unor ordine şi reglementări în vigoare, informaţii financiare, nefinanciare şi deconformitate ceea ce face posibilă executarea şi controlarea activităţii.30

12.2. Cerinţe generaleInformaţiile corecte trebuie identificate, obţinute şi comunicate într-o formă şi într-uninterval de timp care să permită personalului să realizeze controlul intern şi responsabilităţilecare îi revin.În cadrul ARBDD se utilizează următoarele metode de informare:– şedinţe săptămânale şi discuţii individuale;– internet, e-mail, fax, telefon,materiale primite /transmise prin corespondenţă;Săptămânal, se organizează şedinţă de lucru , conduse de Guvernatorul ARBDD iarîn lipsa acestuia de Directorul adjunct executiv, în scopul de a se analiza modul de îndeplinirea sarcinilor trasate fiecărui salariat , respectarea termenelor acestora, precum şi planificareaactivităţilor imediat următoare, moment în care se realizează schimbul necesar de informaţii–conducere-salariat şi invers. În unele situaţii, pot fi convocate şedinţe la care participă fieîntreg colectivul, fie parte din membrii acestuia, în vederea clarificării unor probleme urgenteşi a unor cerinţe apărute.De câte ori consideră necesar, conducerea poate purta discuţiiindividuale cu salariaţii din instituţie. Informarea se realizează şi prin intermediul notelorscrise ori folosindu-se poşta electronică.Toate informaţiile necesare desfăşurării activităţii sunt generate în ARBDD desistemele informatice dar şi din informarea directă care se face ori de câte ori este cazul,de şeful de serviciu sau de conducerea unităţii, prin şedinţe de lucru, reuniuni etc.Totodatăsalariaţii din instituţie colaborează direct, informându-se asupra unor lucrări communepentru a se încadra în termenele stabilite dar şi pentru acurateţea datelor şi evitarea unorerori, confuzii sau neclarităţi.Pentru realizarea în timp util a lucrărilor sau pentru elaborareaunor răsunsuri la problemele pe care unii clienţi interni sau externi le au, se accesează foarterapid sistemul informatic de legi, ,,Lex’’ dar şi site-ul ARBDD care cuprinde o bază de datefoarte complexă.Această bază de date cu toate informaţiile legate de instituţie şi activitatea acesteiapoate fi accesată de toţi cei interesaţi, din exteriorul ARBDD, ne referim aici la toţi clienţii şicolaboratorii care apelează la servicii de reglementare sau informaţii despre RBDD.De asemenea pentru a oferi informaţii şi servicii eficiente şi rapide tuturor celorinteresaţi, ARBDD are deschise centre de informare şi documentare la Tulcea, Sulina,Murighiol, Sf. Gheorghe, Crişan unde sunt bine reprezentate de salariaţi informaţi şidocumentaţi, astfel încât informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă,oportună, utilă, uşor de înţeles şi receptat.ARBDD are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor, caşi în ceea ce priveşte lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii(autoritate de mediu), responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor , planuriloretc.Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace,identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora. Informaţia trebuie săbeneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.Răspund: şefii de servicii, birouri.Măsuri: întocmirea de solicitări de informare adresate conducerii ARBDD în cazulîn care există pericolul neîndeplinirii sarcinilor din cauza lipsei de informaţii.Termen: permanentVerifică: directorii executivi adjuncţi.31

STANDARDUL 13 - COMUNICAREA13.1. Descrierea standarduluiComunicarea eficientă trebuie să se desfăşoare de sus în jos ,de jos în sus şi la nivelulinstituţiei, prin toate componentele şi întreaga sa structură.Tot personalul trebuie săprimească de la conducere mesajul clar că responsabilităţile de control trebuie luate în serios.ARBDD trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şiexternă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încâtacestea, să ajungă complete şi la timp la utilizatori.13.2. Cerinţe generaleManagerul asigură funcţionarea unui sistem eficient de comunicare;Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor;Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul ARBDD, cât şi întreaceasta şi mediul extern.Comunicarea internă se realizează prin intermediul notelor scrise ori folosindu-sepoşta electronică.Totodată comunicarea internă se poate face prin şedinţe săptămânale şidiscuţii individuale, internet, e-mail, fax,telefon, material primate/transmise princorespondenţă.Comunicarea externă se realizează fie prin solicitări scrise, discuţii, consultări sautelefon. Comunicarea cu mediul extern se realizează şi prin intermediul ghişeelor derelaţii cu publicul deschise la centrele de informare şi documentare.Materialele scrise poartă antetul ARBDD, însoţit de adresa şi numărul de telefon şisunt semnate de Guvernatorul ARBDD sau în lipsa acestuia de directorul executivadjunct.În ARBDD s-au deschis în anul 2011 două centre de informare şi documentare încomunele Murighiol şi Sf. Gheorghe unde salariaţi ai instituţiei informează şi comunicăcu toate persoanele care solicită datele necesare privind activitatea turistică, traseeturistice, zone de protecţie integrală, informaţii utile legate de activitatea de pescuit,legislaţie de mediu, prevederile legale privind activitatea de colectare a deşeurilor înperimetrul RBDD,etc.âProcesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, înceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materiede comunicare.Răspund: şefii de, servicii, direcţii.Măsuri: întocmirea de propuneri privind perfecţionarea sistemului actual decomunicare.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, Guvernator.32

STANDARDUL 14 - CORESPONDENTA ŞI ARHIVAREA14.1. Descrierea standarduluiARBDD organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţeiastfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare îndomeniu.Corespondenţa este primită la secretariatul ARBDD dar şi la ghişeul de relaţii cupublicul unde se înregistrează în condica de intrări, cu număr de înregistrare, expeditoruldocumentului, actului, adresei, etc. Toate acestea ajung la Guvernatorul instituţiei care lerepartizează directorilor de resort. La rîndul lor directorii adjuncţi executivi repartizeazălucrările serviciilor de specialitate. Secretara instituţiei distribuie corespondenţa şefilor deserviciu pe bază de semnătură prin condica de înregistrări ieşiri corespondenţă. Aceastăcorespondenţă ajunge la serviciul de resort unde este repartizată pe salariaţi, în condica deintrări lucrări, pe bază de semnătură, specificându-se şi data primirii. Arhivareacorespondenţei se face pe servicii, fiecare salariat îşi păstrează documentele şi toateinformaţiile necesare pe suport de hârtie, CD, sau în format electronic, respectând termenelede păstrare în arhiva serviciului de specialitate, conform reglementărilor în vigoare.Totodată după expirarea termenului de păstrare în cadrul serviciului, documentele sepot arhiva la arhiva unităţii pe bază de proces verbal de predare-primire a acestora,respectându-se modul de înscriere a actelor şi numerotarea filelor în dosarele prezentate a searhiva. Procesul verbal întocmit în două exemplare va fi semnat de persoana care predă şicea care primeşte documementele. Arhivarea documentelor se realizează pe activităţi şi anulcând au fost elaborate.14.2. Cerinţe generaleCorespondenţa trebuie să fie purtatoarea unor informaţii utile în interiorul şi înexteriorul ARBDD.Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, benzi magnetice,floppy, CD etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, poşta, poşta electronică, faxetc).Ponderea în care ARBDD utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unulsau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenţei este determinată de o serie de factori,cum ar fi: gradul de dotare internă şi/sau al terţilor, nivelul de pregătire al salariaţilor,urgenţa, distanţa, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc.În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire lacorespondenţa, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuie adaptatecorespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, săpoată fi reflectate cerinţele majore privind;– asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;– confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;– stocarea (arhivarea) corespondenţei;– accesul la corespondenţa realizată.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea de reglementări privind aspectele menţionate.Termen: permanentVerifică: , structurile ce le coordonează.33

STANDARDUL 15 - IPOTEZE, REEVALUĂRI15.1. Descrierea standarduluiFixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens.Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor.15.2. Cerinţe generateIpotezele se formulează în legatură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau labaza fixării acestora. Salariaţii implicati în realizarea unui obiectiv trebuie sa fie conştienţi deipotezele formulate şi acceptate în legatură cu obiectivul în cauză. Ipotezele de care salariaţiinu sunt conştienţi reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare. Reevaluări ale nevoilorde informare - concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate,în modul de colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe - trebuieefectuate dacă se modifică ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea de măsuri suplimentare pentru realizarea obiectivelor.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului ExecutivSTANDARDUL 16 – SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR16.1 Descrierea standarduluiSalariaţii, în afară de comunicările pe care le realizează în legatură cu atingereaobiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduridistincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări sa atragă un tratamentinechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.16.2. Cerinţe generaleManagerii trebuie să stabilească şi să comunice salariaţilor procedurilecorespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularităţi.Managerii au obligaţia să intreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celorsemnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se impun.Salariaţii care semnalează, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sauindirect, au cunoştinţa, vor fi protejaţi impotriva oricăror discriminări.Semnalarea neregularităţilor trebuie sa aibă un caracter transparent pentru eliminareasuspiciunii de delaţiune.Managerul trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere.Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextulaplicării valorilor culturii încrederii şi al asigurării unui mediu de moralitate în cadrul , datfiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfaţă cu delaţiunea. Pentru ca acest riscsă fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe înţelegerea faptului că, în cadrulARBDD, toti salariaţii exercită diverse nivele de management şi că au, în mod esenţial,aceleaşi obiective:– de a realiza servicii publice de bună calitate, cu costuri minime, trebuincioasecontribuabilului;34

– de a-şi păstra locurile de muncă.Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificării unor dovezi în ceea ce priveşteexistenţa unor posibile fraude, corupţie sau orice altă activitate ce poate afecta în sens negativinteresele majore ale ARBDD, care depăşesc nivelul de competenţă al managementuluipropriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, să aducă respectivele dovezi lacunoştinţa organelor abilitate ale statului. În nici un caz un salariat care descoperă dovezi deacest gen şi acţionează pentru scoaterea lor la lumină nu trebuie sancţionat, şi nicirecompensat. Acţiunea sa trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.Realizarea în practică a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea procedurii de semnalare a neregularităţilor.Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare.Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual structurile ce le coordonează.STANDARDUL 17 – PROCEDURITotalitatea metodelor de lucru şi a regulilor de aplicat, în vederea executăriiactivităţilor , atribuţiilor sau sarcinilor.Procedurile de control intern pot fi grupate în trei categorii în funcţie deobiectivul lor, astfel:1. Operaţionale: privesc aspectul procesual;2. Decizionale: se referă la exercitarea competenţei;3. Jurisdicţionale: vizează angajarea răspunderii.Procedurile trebuie să fie:a) Definite pentru fiecare activitate desfăşurată în cadrul organizaţiei;b) Deplin integrate în componentele sistemului de organizare al instituţiei;c) Precizate în documente scrise;d) Simple, complete , precise şi adaptate obiectului de activitate specific;e) Actualizate în mod regulat;f) Aduse la cunoştinţa personalului implicat;g) Bine înţelese şi bine aplicate.17.1. Descrierea standarduluiPentru activitătile din cadrul ARBDD şi, în special, pentru operaţiunile economice,aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.ARBDD a implementat Sistemul Integrat de Management Calitate-Mediu, ISO 9001/2008 şiISO 14001/2005, în anul 2010. Au fost elaborate şi sunt aplicate procedurile acestui sistemintegrat în conformitate cu cerinţele standardelor de referinţă, cu privire la activitateadesfăşurată în cadrul organizaţiei. La acest moment există proceduri de lucru pentru cele maiimportante activităţi din cadrul serviciilor de specialitate din instituţie.În cadrul Serviciului Juridic, Contencios Administrativ, Resurse Umane au fostelaborate şi sunt aplicate două proceduri prin care sunt stabilite cerinţele pentru realizareaactivităţilor de asistenţă juridică privind interpretarea şi aplicarea legislaţiei în vigoare.Suntidentificate cerinţele pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de recrutare şi angajarepersonal, salarizare, evaluarea personalului, instruire şi perfecţionare, promovări, elaborarefişe de post, programări concedii, acordare salarii, instruire internă şi externă a personalului.35

În cadrul Serviciului Inspecţie şi Pază Ecologică sunt stabilite procedurile propriice stabilesc cerinţele pentru organizarea şi coordonarea activităţilor de inspecţie şi control azonelor strict protejate, tampon şi economice şi de monitorizare a biodiversităţii înRBDD.Totodată sunt stabilite rapoarte de activitate lunară şi ori de câte ori sunt constatateneconformităţi.În cadrul Serviciului Reglementare, Autorizare, Dezvoltare sunt elaborateprocedurile activităţilor privind eliberarea acordului de mediu, a autorizaţiilor de mediu,permiselor de pescuit, etc. pentru persoanele fizice şi juridiceÎn cadrul Serviciului Buget, Finanţe personalul cunoaşte şi respectă legislaţia învigoare privind activitatea economică şi execuţia bugetară.Serviciul Administrare Patrimoniu Natural – activitatea este procedurată,desfăşurându-se activitatea de urmărire a valorificării resurselor naturale,a biodiversităţii, astării patrimoniului natural şi componentelor economico-sociale precum şi activitatea deadministrare a domeniului public de interes naţional.Serviciul Administrativ –Transporturi- au fost elaborate proceduri cu privire laactivitatea de pază, pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns,administrarea transportului rutier şi naval precum şi activităţile de mentenanţă a clădirilor,cantoanelor, centrelor de informare, etc.Serviciul Educaţie Ecologică, Relaţii Internaţionale, personalul cunoaşte şirespectă procedura privind activitatea de relaţii cu publicul şi cea de soluţionare a cererilor deinformaţii de interes public.17. 2. Cerinţe generaleARBDD trebuie să se asigure că, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ,există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în documente. În acestsens au fost întocmite documentaţii complete, precise şi care , corespund structurilor şipoliticilor instituţiei.Documentaţia cuprinde politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale,check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor. Documentaţia a fost astfelconcepută încât să fie actualizată, utilă, precisă, uşor de examinat, disponibilă şi accesibilămanagerului, salariaţilor, precum şi terţilor, dacă este cazul. În situaţia în care intervinanumite schimbări în legislaţie sau în activitatea instituţiei aceste proceduri se vor completa,adăuga sau vor suferi unele modificări sau îmbunătăţiri.Documentaţia astfel întocmită asigură continuitatea activităţii, în pofida fluctuaţiei depersonal. Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituieriscuri în realizarea obiectivelor. Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie adocumentelor la fiecare nivel de responsabilitate din ARBDD.Există două accepţiuni cu privire la proceduri:– aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizări şi instrucţiuni, elaborate decătre entitatea publică pentru organizarea aplicării unor reglementări de rang superior,aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern.– aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituieobiectul acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie:• scrise, respectiv formalizate. Cunoştinţele individuale şi colective trebuiestocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entităţii publice;36

• simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru,pentru ca executanţii să cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentrufiecare domeniu al entităţii publice;• actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor înmaterie;• aduse la cunoştinţa executanţilor.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea şi actualizarea procedurilor conform cerinţelor, inclusiv prinstabilirea cadrului legislativ şi normativ care reglementează fiecare domeniu deactivitate.Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare.Verifică:Guvernator, Reprezentant sistem de management integrat, responsabilimanagement integrat, individual, structurile ce le coordonează.STANDARDUL 18 - SEPARAREA ATRIBUŢIILOR18.1. Descrierea standarduluiElementele operaţionale, şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoaneindependente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fieseparate.18.2. Cerinţe generaleSepararea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care sereduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detectaaceste probleme.Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nici o persoană sau compartiment sănu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment; liniiledirectoare pentru control intern INTOSAI, menţionează că îndatoririle cheie şiresponsabilităţile ar trebui deţinute de persoane diferite.ARBDD a înţeles pe deplin riscul de eroare, irosirea sau greşelile din actele conexe încazul controlului efectuat de o singură persoană în toate etapele cheie ale uneilucrări,operaţiuni, proiect sau contract.În acest sens în fişa postului nu există numai o singură persoană care are îndatoriricheie şi responsabilităţi în autorizarea, procesarea, înregistrarea şi revizuirea documentelor,contractelor, proiectelor, etc, acestea fiind deţinute de mai multe persoane.În ARBDD s-a efectuat segregarea/separarea corespunzătoare a sarcinilor astfelîncât să se respecte următoarele reguli:- Să nu existe salariaţi care să execute operaţiuni de avizare a lucrărilor şi totodată şi deverificare a plăţilor atunci când acestea rezultă din activităţi;- Să nu fie cazuri de efectuare a ordonanţării, certificării şi verificării documentelor decătre aceeaşi persoană;- La anumite interval de timp sau ori de câte ori se dispune de către conducereainstituţiei se procedează la efectuarea acţiunilor de supervizare şi supraveghere a unorlucrări, operaţiuni şi acţiuni.37

- Întrucât pot exista anumite interferenţe şi execuţii de lucrări de către aceleaşipersoane, instituţia trebuie să compenseze acestea cu alte controale, de către persoaneautorizate şi competente care să verifice autenticitatea înregistrărilor şi veridicitateadatelor înscrise în documentele care se supun controlului.Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premiseleunui echilibru eficace al puterilor.Conducerea ARBDD analizează periodic atribuţiile şi sarcinile salariaţilor şi se dispundecizii scrise cu completări la fişa postului pentru rezolvarea unor probleme constatate cafiind neconforme cu standardul de separare a sarcinilor şi atribuţiilor.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: respectarea legislaţiei şi a reglementărilor interne, semnalarea nerespectăriiacestui principiu.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordoneazăSTANDARDUL 19 – SUPRAVEGHEREA19.1. Descrierea standarduluiARBDD asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unorproceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace aacestora.19.2. Cerinţe generaleManagerul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru ase asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu.Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi,rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmărespectarea procedurilor.Managerul verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimizaerorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicăriiinstrucţiunilor.Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:– fiecarui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţaatribuite;– se evaluează sistematic munca fiecărui salariat;– se aprobă rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării operaţiunii.Managementul are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ceii revin pe linia supravegherii curente a activităţii, condiţie de exercitare a acesteia şirăspunderile şi, de asemenea, să iniţieze, să aplice şi să dezvolte forme de control(supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şicontrolul ierarhic al salariaţilor.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: evaluarea sistematică a muncii fiecărui salariat de către şeful ierarhic şiîntocmirea de către aceştia a rapoartelor de abatere de la rezultatele aşteptate.Termen: permanent38

Verifică: Directori, şefi servicii, birouri.STANDARDUL 20 – GESTIONAREA ABATERILOR20.1 Descrierea standarduluiARBDD se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţedeosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documenteadecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.20.2. Cerinţe generaleÎn derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fianticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente;Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate şi justificate, în vedereaprezentării spre aprobare.Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionateacţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează afi formalizate.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea de documentaţii de justificare în cazul în care sunt necesareoperaţii ce prezintă abateri, şi aprobarea acestora înainte de efectuarea operaţiunilor.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.STANDARDUL 21 – CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII21.1. Descrierea standarduluiARBDD asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poatăcontinua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în celeconomico-financiar.21.2. Cerinţe generaleARBDD este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prinstructurile componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingereaobiectivelor propuse.Situaţii diferite, care afectează continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor;defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de unii prestatori deservicii; schimbări de proceduri etc.Pentru fiecare din situaţiile care apar, ARBDD trebuie să acţioneze în vedereaasigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu:– delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);– contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare;– contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;Existenţa inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi amăsurilor care să prevină apariţia lor.39

Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: respectarea legislaţiei şi a reglementărilor interne, semnalarea nerespectăriiacestui principiu.Termen: permanentVerifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordoneazăSTANDARDUL 22 – STRATEGII DE CONTROL22.1. Descrierea standarduluiARBDD construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelorconcepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.22.2. Cerinţe generaleExistă un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaboratepentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată,creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politică şi programele ARBDD şi,deci, al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate.Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu câtfundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai complexe şi mai dificile.Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii,în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului decontrol, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare acontroalelor etc.Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paletalargă a modalităţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regăsim:– activităţi de control: observaţia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor;coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizareaetc.;– clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total;control selectiv (prin sondaj);– clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; controlde perfecţionare; control de adaptare etc;– clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: controlpropriu; control exterior;– clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; controlierarhic; control de specialitate;– clasificarea controlului în funcţie de modul de executie: control direct; controlindirect; control încrucişat;– clasificarea controlului în funcţie de baza normativă: control normativ; controlpractic; control teoretic;– clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; controlpentru alţii;– clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;– clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante;control concomitent; control ex-post;40

Activităţile de control efectuate la nivel de Guvernator:1) Coordonarea activităţii instituţiei, în scopul atingerii obiectivelor stabilite în planul demanagement.2) Analizarea lucrărilor ce se impun a fi efectuate şi repartizarea spre soluţionare, înconcordanţă cu limitele de competenţă şi fişele de post;3) Nominalizarea persoanei responsabile de efectuarea lucrării;4) Analizarea lucrărilor din punctul de vedere al conţinutului, încadrării în termen legal şirealizarea scopului propus;5) Avizarea lucrărilor ce urmează a fi supuse aprobării conducerii Ministerului Mediului şiPădurilor;6) Monitorizarea, potrivit prevederilor legale, a anumitor activităţi specifice;7) Avizarea numirii în funcţie a directorilor executivi adjuncţi, a şefilor de serviciu, şi birouricu activitate de control din cadrul ARBDD;Activităţile de control efectuate la nivel de Director executiv adjunct:1) Verificarea rezolvării lucrărilor de serviciu în termen legal şi în conformitate cu rezoluţiaGuvernatorului.2) Monitorizarea, potrivit prevederilor legale, a anumitor activităţi specifice;3) Avizarea lucrărilor realizate de personalul din subordine pentru domeniile menţionate,care urmează a fi supuse spre aprobare conducerii ARBDD;4) Analizarea lucrărilor din punctual de vedere al conţinutului, raportat la cerinţasolicitantului;5) Analizarea necesităţii de colaborare cu unele direcţii din minister sau din afara acestuia,pentru obţinerea de puncte de vedere, în scopul rezolvării lucrărilor;Activităţile de control efectuate la nivelul personalului de execuţie :1) Verificarea lucrărilor din perspectiva înscrierii lor în atribuţiile prevăzute în fişa postului şia termenului de răspuns;2) Raportarea şefului ierarhic superior,atunci când este cazul, despre modul de finalizare alucrărilor cu grad de complexitate ridicat;3) Monitorizarea, potrivit prevederilor legale, a anumitor activităţi specifice.Aceste activităţi de control asigură pe de o parte creşterea eficienţei şi acorectitudinii iar pe de altă parte, supravegherea salariaţilor din ARBDD.Răspund: şefii de servicii, direcţii.Măsuri: elaborarea la nivelul fiecărui compartiment a unei strategii de control intern,eficient şi eficace.Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare.Verifică: Directori executivi adjuncţi, Guvernator.41

STANDARDUL 23 – ACCESUL LA RESURSE23.1. Descrierea standarduluiManagerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care auacces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice şi numeştepersoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse.23.2. Cerinţe generaleObiectivele generale ale ARBDD sunt realizate prin:1) Executarea de operaţiuni sistematice, etice, economice, eficiente si eficace.Ele trebuie sa fie conforme cu misiunea instituţiei.Sistematic înseamnă într-un mod bine organizat, metodic.Etic priveşte principiile etice. Funcţionarii publici din ARBDD ca de altfel toţifuncţionarii din instituţiile publice trebuie să servească intereselor publice în mod corect şi săadministreze resursele publice corespunzător planurilor aprobate şi în conformitate cu legileşi reglementărille în vigoare.Economic înseamnă fără risipă, prin folosirea unei cantităţi corecte de resurse, de ocalitate corespunzătoare, care să fie livrate la timpul şi la locul oportun la un cost minim.Eficient priveşte legătura dintre resursele utilizate şi rezultatele obţinute în atingereaobiectivelor.Eficace se referă la realizarea obiectivelor sau măsura în care rezultatele unei activităţisunt conforme cu obiectivul propus.2) Îndeplinirea obligaţiilor de răspundereToţi angajaţii din ARBDD poartă responsabilitatea pentru deciziile şi acţiunile lor,inclusiv pentru gestionarea corectă a fondurilor publice, în mod legal dar şi performant.3) Respectarea legislaţiei şi a reglementărilor de ordin intern.ARBDD aplică şi respectă legile dar şi reglementările aprobate de Ministerul Mediuluişi Pădurilor, respectiv Legea nr.82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei DeltaDunării, HG nr.367 /2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare aARBDD, ca legi specifice dar şi legile cu caracter general care se aplică în instituţiile publice,legate de activitatea financiar-contabilă, etc.Protejarea resurselor împotriva pierderilor şi pagubelor prin risipă, abuz, gestionarenecorespunzătoare, erori, fraude şi nereguli.În acest sens trebuie accentuată semnificaţia protejării resurselor din sectorul public,întrucât aceste resurse încorporează în general bani publici iar cheltuirea acestora presupuneo atenţie deosebită.Alte resurse, cum ar fi informaţiile,evidenţele contabile reprezintă sursa către otransparenţă publică şi a răspunderii instituţiei în faţa publicului dar şi a organelor abilitate alestatului şi trebuie apărate, întrucât există riscul folosirii necorespunzătoare sau de distrugereaccidentală.Informaţiile sensibile stocate pe mijloace informatice pot fi distruse sau copiate,distribuite sau folosite impropriu dacă nu se acordă atenţie protejării lor.Restrângerea accesului, la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de risculpierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilităţiibunurilor şi valorilor se au în vedere costul şi riscul potenţial de pierdere sau utilizareinadecvată.Între resurse şi sumele înregistrate în evidente se fac comparaţii periodice (inventare).Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determină frecvenţa acestor verificări; În ARBDD42

veridicitatea datelor faptice, aflate în gestiunea depozitului de bunuri materiale şi valori severifică în fiecare an prin operaţiunea de inventariere a acestora. La acţiunea de inventariereanuală participă un număr mare de salariaţi care verifică existenţa în fiecare gestiune, amaterialelor, mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, combustibil etc. Aceste bunuri şi valorise compară cu evidenţele contabile pentru a se stabili eventualele neclarităţi, neconcordanţe,lipsuri.Operaţiunea de inventariere a bunurilor şi valorilor poate fi dispusă de conducereaARBDD ori de câte ori se consideră necesar.Totodată se fac verificări şi la condiţiile depăstrare a acestor bunuri pentru a nu se degrada dar şi de a fi pe deplin asigurate şisecurizate.Rezultatele controlului se înaintează conducerii instituţiei care procedeazăconform legilor şi reglementărilor în vigoare după caz.Răspunde: Colegiul ExecutivMăsuri: respectarea legislaţiei şi reglementărilor interne.Termen: permanentVerifică: GuvernatorSTANDARDUL 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI24.1. Descrierea standarduluiARBDD instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici,planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.Controlul este feedback-ul procesului managerial şi, prin aceasta, impulsul acţiuniimanagerial continue. Controlul constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistareacauzelor care determină abaterile constatate şi luarea măsurilor necesare.Scopul controlului este acela de creştere a eficienţei şi eficacităţii activităţiidesfăşurate. Aceasta înseamnă că procesul managerial, concretizat în funcţiile managerialemenţionate, are ca suport exercitarea continuă a funcţiei de evaluare –control.24.2. Cerinţe generaleEtapele de desfăşurare a controlului sunt;1) Stabilirea obiectivelor de control şi documentarea asupra activităţii controlate şicare trebuie să evidenţieze direcţiile principale ale acţiunii de control, pornind de lainformaţiile deţinute ca urmare a sesizării, şi să se raporteze la norma legală care impune oanumită conduită /atitudine sau care invocă drepturi de la care nu se poate face derogare.Controlul are loc în baza unui plan de control aprobat de Guvernatorul ARBDD.2) Controlul propriu-zis presupune pregătirea şi desfăşurarea controlului.Fie că este tematic sau operativ, inopinat ori programat şi anunţat, controlul trebuie să fiedirecţionat în sensul desfăşurării sale, conform următoarelor etape:- verificări privind respectarea conformităţii şi constatări asupra stării de fapt, condiţiiprealabile continuării acţiunii, în limitele obiectivelor prestabilite, sau ale obiectivelor extinse;-consultarea cu persoana reprezentantă a structurii controlate;-încadrarea juridică a faptelor şi actelor constatate;-formularea de propuneri cu privire la abaterile constatate;3) Finalizarea activităţii de control-analiza constatărilor, a concluziilor şi a măsurilor preconizate;43

-refacerea, dacă este cazul, a constatărilor, concluziilor şi măsurilor preconizate;-întocmirea unui raport scris, ori a unei note de control;-prezentarea conducerii ARBDD a actului de control;-comunicarea raportului scris persoanelor interesate.Managerul trebuie să asigure verificareaşi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului de control intern şi a elementelor sale.Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuie rezolvate operativ, prinmăsuri corective. Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne larealizarea obiectivelor. Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţespecifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor ARBDD, fie la unele dintreacestea, opţiune care revine managerului. Managerul stabileşte modul de realizare a evaluăriieficacităţii controlului.4) Evaluarea urmărilor acţiunii de control- însuşirea actului de control sau contestarea lui;- ducerea la îndeplinire a concluziilor;- raportarea/monitorizarea îndeplinirii măsurilor propuse;- sancţiuni, dacă este cazul.Răspunde: Colegiul ExecutivMăsuri: respectarea legislaţiei şi reglementărilor interne.Termen: permanentVerifică: GuvernatorSTANDARDUL 25 – AUDITUL INTERN25.1 Descrierea standarduluiServiciile de audit intern trebuie să funcţioneze şi să fie organizate în modindependent atât cât este posibil. Rolul auditului intern este acela de a ajuta organizaţia să-şiatingă obiectivele printr-o abordare sistematică, disciplinată, pentru a evalua şi îmbunătăţieficienţa gestionării riscurilor, a controlului şi a procesului de atingere a obiectivelor.INTOSAI defineşte funcţia de audit intern ca reprezentând acele mijloace funcţionaleprin care managerii unei instituţii primesc o asigurare din surse interne asupra faptului căprocesul pentru care sunt răspunzători operează într-o astfel de manieră încât minimizeazăprobabilitatea apariţiei erorilor, a practicilor ineficiente şi neeconomice sau a fraudei.Auditul intern poate analiza aspectele slabe dar şi aspectele forte din instituţie, luândîn considerare specificul ARBDD, de conducere, cultura orgaziţională, oportunităţile dar şiameninţările care pot avea efect în obţinerea obiectivelor propuse.Analiza situaţiei financiare, a investiţiilor, a documentelor de intrare şi ieşire dinARBDD evaluează dacă gestionarea riscului identifică riscurile potenţiale iar controalelefuncţionează pentru a permite ca gestionarea fondurilor publice să se facă într-o manierăeficientă şi eficace.În cadrul activităţii de audit se colaborează cu persoanele responsabile cuadministrarea resurselor umane, materiale şi financiare.Auditul intern poate furniza asistenţă referitoare la îndeplinirea obiectivelor şisarcinilor, poate să întărească activitatea de control şi să îmbunătăţească eficienţa şieficacitatea operaţiilor.44

Este important de clarificat că în timp ce auditul intern poate asigura asistenţăcontrolului intern, acesta nu ar trebui să îndeplinească sarcinile de management sauoperaţionale.ARBDD înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura saauditori competenţi, a căror activitate se desfaşoară, de regulă, conform unor programebazate pe evaluarea riscului.25.2. Cerinţe generaleAuditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului decontrol intern al ARBDD. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit,în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentrueliminarea acestora.Guvernatorul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările dinrapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile deauditare; aprobă normele metodologice proprii de organizare şi exercitare a auditului publicintern în cadrul ARBDD.În ARBDD modelul de organizare a auditului intern este cel asigurat cu surse interne,fiind reprezentat de un consilier care desfăşoară această activitate.În desfăşurarea activităţii de audit intern independenţa şi obiectivitatea suntobligatorii. Dezvoltarea unor relaţii bune de muncă cu managementul şi cu toţi angajaţii estefundamentală pentru eficacitatea funcţiei de audit intern.Printr-o evaluare imparţială şi obiectivă asupra operaţiunilor şi resurselor publice,pentru a stabili dacă acestea sunt gestionate în mod eficient şi responsabil, astfel încât să seobţină rezultatele propuse, auditorul poate sprijini instituţia în îndeplinirea răspunderii şiintegrităţii, în îmbunătăţirea operaţiunilor şi în insuflarea încrederii clienţilor interni şi externiai ARBDD.Funcţia de audit intern este parte integrantă a controlului intern al organizaţiei.Rolulauditorului este de a audita politicile, practicile şi procedurile controlului intern din ARBDDpentru obţinerea asigurării, că astfel controalele sunt adecvate pentru îndeplinirea misiunii şia obiectivelor generale şi specifice ale instituţiei.La rândul său conducerea ARBDD este necesar să sprijine acţiunile auditoruluipunând accent pe valoarea/importanţa auditului independent şi obiectiv.De asemeneaconducerea trebuie să identifice zonele ce necesită îmbunătăţirea calităţii performanţei şi săreacţioneze la informaţiile dezvoltate prin intermediul auditurilor desfăşurate.Răspunde: Colegiul ExecutivMăsuri: respectarea legislaţiei şi reglementărilor interne.Termen: permanentVerifică: Guvernator, directorii executivi adjuncţi.45