Raportul anual de activitate al ANR, 2012 - Arhivele Naţionale ale ...

şi BJAN Covasna) şi controale tematice (la SJAN Vaslui, Vâlcea şi Prahova), cu scopul de a
cunoaşte şi aprecia nivelul în care personalul vizat şi-a îndeplinit atribuţiile şi sarcinile prevăzute
în planificările periodice şi pentru asigurarea aplicării legilor, ordinelor, procedurilor şi
dispoziţiilor care reglementează activitatea Arhivelor Naţionale. În urma verificărilor efectuate
cu ocazia acţiunilor de control de fond au fost constatate numeroase aspecte pozitive, ce privesc
preocupări constante pentru perfecţionarea actului managerial (S.J.A.N. Dâmboviţa, B.J.A.N.
Covasna şi S.J.A.N. Gorj), activitatea de folosire a documentelor din depozitele de arhivă în
scopuri practice şi ştiintifice (S.J.A.N. Dâmboviţa, B.J.A.N. Covasna şi S.J.A.N. Gorj),
întocmirea documentaţiei rezultate cu ocazia acţiunilor de control la creatorii şi deţinătorii de
documente în concordanţă cu Procedurile în vigoare (S.J.A.N. Dâmboviţa), activitatea Comisiei
de selecţionare(S.J.A.N. Dâmboviţa, B.J.A.N Covasna şi S.J.A.N. Gorj), modul de păstrare în
depozite a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute (B.J.A.N. Covasna şi S.J.A.N. Gorj). În
acelaşi timp, au fost semnalate o serie de nereguli şi disfuncţionalităţi în activitatea structurilor
controlate, după cum urmează :
- nu întotdeauna intrumentele de evidenţă au fost completate cu respectarea Normelor
Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale (S.J.A.N. Dâmboviţa şi B.J.A.N
Covasna);
- nu au fost centralizate măsurile propuse în vederea perfecţionării evidenţei (S.J.A.N.
Dâmboviţa şi B.J.A.N. Covasna) şi conservării documentelor (S.J.A.N. Dâmboviţa şi B.J.A.N.
Covasna);
- întocmirea actelor de control încheiate în urma acţiunilor desfăşurate la creatorii şi
deţinătorii de documente, fără respectarea în totalitate a prevederilor Procedurilor privind
exercitarea atribuţiilor Arhivelor Naţionale în raporturile cu organizaţiile creatoare şi deţinătoare
de documente în vederea administrării şi protejării Fondului Arhivistic Naţional (S.J.A.N. Gorj şi
B.J.A.N. Covasna);
- nu au fost întocmite planuri de control, conform precizărilor din Procedurile care
reglementează activitatea (S.J.A.N. Gorj).
- în cuprinsul actelor de control la obiectivul privind măsurile şi termenele de realizare
pentru remedierea abaterilor constatate nu s-a precizat funcţia persoanelor responsabile cu
îndeplinirea măsurilor şi nici dispoziţiile legale specifice domeniului arhivistic în baza cărora
acestea au fost stabilite (S.J.A.N. Dâmboviţa, B.J.A.N. Covasna şi S.J.A.N. Gorj).
- nu au fost întocmite planificări ale controalelor de revenire în baza măsurilor şi
termenelor stabilite cu ocazia controalelor desfăşurate anterior (S.J.A.N. Dâmboviţa, B.J.A.N
Covasna şi S.J.A.N. Gorj);
7