Raportul anual de activitate al ANR, 2012 - Arhivele Naţionale ale ...

Accesul la documentele deţinute de Arhivele Naţionale prin intermediul sălilor de studiu
a continuat să fie unul facil, mai ales din punct de vedere al efortului financiar presupus de către
cercetătorii interesaţi de fotocopiere, fotografiere dar şi de consultarea informaţiilor publicate pe
site-ul Arhivelor Naţionale.
Activitatea de informare şi relaţii publice a avut în vedere asigurarea transparenţei
decizionale, informarea corectă, obiectivă şi promptă a publicului cu privire la atribuţiile
instituţiei şi asigurarea accesului la informaţiile de interes public. Astfel, la nivelul Aparatului
Central al Arhivelor Naţionale au fost înregistrate 36 de cereri formulate în baza Legii 544/2001.
Cele mai multe dintre solicitări s-au referit la locaţia unor fonduri de arhivă, condiţiile de
acces la fondurile arhivistice administrate de către instituţia noastră, derularea unor cursuri de
pregătire pentru arhivişti, atribuţiile instituţiei, programul de audienţe al directorului instituţiei,
legislaţie şi reglementări interne etc.
6. Activitatea de control pe linia aplicării prevederilor legale în domeniul arhivistic şi
asistenţa de specialitate la creatorii şi deţinătorii de documente
Acordarea asistenţei de specialitate, îndrumarea şi controlul respectării prevederilor
legislaţiei arhivistice au rămas în continuare priorităţi ale Arhivelor Naţionale. Venind în
sprijinul organizaţiilor creatoare şi deţinătoare de documente, au fost efectuate 6.166 de deplasări
la creatorii şi deţinătorii fiind soluţionate 1.960 nomenclatoare arhivistice faţă de 2.031 în anul
anterior şi 3.429 lucrări de selecţionare înaintate spre rezolvare de către persoanele juridice, faţă
de 3.258 în anul 2011. În perioada de referinţă, au fost organizate 2.637 de controale la
instituţiile creatoare de arhivă fiind verificate modul de păstrare, conservare, prelucrare şi
întocmire a evidenţelor documentelor deţinute.
În perioada vizată au fost aplicate 11 amenzi contravenţionale (de către SJAN Brăila - 5 ,
Timiş - 3, Maramureş -1, Teleorman -1, Mehedinţi - 1) şi 49 de avertismente (de către BJAN
Giurgiu - 21, SJAN Mehedinţi - 13, Brăila - 4, Buzău - 4, Iaşi - 3, Călăraşi - 3, Teleorman - 1).
Având în vedere numărul de creatori şi deţinători de arhivă aflat în aria de competenţă a
unei structuri a Arhivelor Naţionale, raportat la numărul de arhivişti desemnat să efectueze
activităţi de control, precum şi mijloacele auto aflate în condiţii precare cu o grad de uzură
ridicat, rezultă că un creator de documente ar fi verificat, în medie, în cel mai bun caz, o dată la
cinci ani, fapt ce duce la imposibilitatea urmăririi eficiente a modului de îndeplinire a măsurilor
stabilite prin actele de control. Astfel, se creează premisele pentru distrugeri neautorizate de
documente, ilegalităţi în activităţile de prelucrare şi folosire a documentelor, lipsa unor evidenţe
actualizate a deţinătorilor de arhivă cu consecinţe negative pentru cetăţeni. De asemenea, lipsa
15