Informaţii referitoare la modalitatea de micşorare a documentelor

Recomandări pentru comprimarea fişierelor în cadrul
procesului eRecrutare
Procesul de aplicare online ne permite acceptarea şi procesarea mai rapidă a documentelor
dumneavoastră. Pentru ataşarea de informaţii suplimentare, puteţi utiliza funcţia de adăugare documente la
aplicaţia dumneavoastră Asiguraţi-vă că scrisoarea de intenţie, CV-ul şi alte diplome şi certificate relevante
sunt deja în format de fişier. Utilizarea unui format adecvat al documentelor dumneavoastră reduce
considerabil timpul de procesare, avantaj de pe urma căruia veţi beneficia şi dumneavoastră.
Iată câteva recomandări pentru pregătirea şi transmiterea aplicaţiei:
1. Informaţii generale: scurtă prezentare
1.1. Formatele fişierelor
Puteţi salva fişierele în mai multe formate. Formatele depind, printre altele, de programul cu ajutorul căruia
creaţi fişierele. De obicei, formatul fişierelor poate fi recunoscut după extensia numelui fişierului. De
exemplu, un fişier denumit “CV.pdf” a fost salvat în format Portable Document Format (PDF), care poate fi
deschis şi citit de programul Adobe Acrobat Reader. La transmiterea aplicaţiei online către Grupul Hella, vă
rugăm să utilizaţi următoarele formate pentru ataşamente: doc, pdf, ppt, pps, xls, or ppt. Nu se pot încărca
fişiere în alte formate, precum fişierele zip de exemplu.
În general, formatul de fişier PDF este cel mai indicat pentru ataşamente, deoarece poate fi citit de toţi
utilizatorii de PC-uri, iar programul utilizat la citirea fişierelor PDF (Adobe Acrobat Reader) poate fi descărcat
gratuit de pe internet. În plus, acest format nu este predispus la atacuri ale viruşilor informatici şi, de obicei,
reduc substanţial dimensiunea fişierelor dumneavoastră. De asemenea, dacă utilizaţi ataşamente în format
PDF, veţi avea posibilitatea să uniţi toate documentele aplicaţiei (scrisoare de intenţie, CV, referinţe) într-un
singur fişier.
1.2. Dimensiunea fişierelor
Un document scanat se salvează în computer ca fişier (în general în format fişier imagine). Formatul datelor
şi setările rezoluţiei pot să fie specificate pe scaner dinainte, ceea ce poate afecta în mare măsură viitorul
fişier. Pentru informaţii suplimentare, vezi funcţia de asistenţă din meniul respectiv.
—–
Ataşamentele pe care le încărcaţi (CV, scrisoare de intenţie, referinţe etc.) nu trebuie să depăşească 2 MB
pe fiecare fişier. În special certificatele, diplomele, referinţele şi alte documente scanate pot creşte
semnificativ dimensiunea ataşamentelor dumneavoastră. De aceea, vă rugăm să utilizaţi programe de
conversie a acestor fişiere în cele mai mici formate posibile, de exemplu PDF.
1.3. Numele fişierelor
Când sunteţi gata să salvaţi documentele create, este util să le denumiţi cu nume care au
un înţeles clar pentru ceilalţi. De exemplu, când o persoană primeşte un fişier denumit “CV_JohnSmith.pdf”,
aceasta va înţelege clar la ce anume se referă fişierul respectiv, în timp ce un fişier denumit
“9209_423_1.doc” nu oferă nicio indicaţie.
2. Crearea, editarea şi prelucrarea fişierelor
2.1. Crearea unui document PDF dintr-un document Word
Pentru a crea un fişier PDF dintr-un document deschis în Microsoft Word, va trebui să descărcaţi un
program utilitar de pe Internet. Recomandăm programul PDFCreator (http://www.pdfcorp.com) care poate fi
descărcat gratuit, dar desigur, în acest scop puteţi utiliza şi alte instrumente. După descărcarea programului,
instalaţi-l pe hard discul dumneavoastră. După instalarea cu succes, procedaţi astfel:
Deschideţi Microsoft Word şi documentul pe care doriţi să-l convertiţi. Apoi selectaţi “Print…”
din meniul fişierului. Selectaţi “PDFCreator” ca imprimantă şi confirmaţi cu OK.
Se va deschide o a doua fereastră de dialog, care va permite modificarea numelui documentului, în cazul în
care doriţi acest lucru.
Hella XXXXDE-EN_C (200Y-XX)
Faceţi clic pe “Save” pentru conversia documentului în format PDF şi salvaţi-l pe hard disc. Acum selectaţi
locaţia unde doriţi să salvaţi documentul PDF (de ex. desktop) şi faceţi clic pe “Save”. Documentul PDF va fi
creat în locaţia aleasă.
2.2. Scanarea
Când scanaţi documentele pe care doriţi să le ataşaţi aplicaţiei, puteţi reduce volumul de date prin setarea
unor parametri corespunzători softului de scanare. Puteţi obţine o bună calitate a fişierului, asigurându-vă că
parametrii de rezoluţie şi culoare sunt cei adecvaţi pentru documentele dumneavoastră. Programele de
Pagina 1 / 2

Recomandări pentru comprimarea fişierelor în cadrul
procesului eRecrutare
scanare create de diverşi producători de echipamente diferă ca prezentare, utilizare şi gamă de funcţii, însă
toate oferă în mod esenţial aceleaşi funcţii de bază, doar numele utilizate pentru opţiunile meniurilor
individuale sunt altele. Dacă aveţi nelămuriri referitoare la aceste aspecte, consultaţi manualul de utilizare
pentru scaner sau funcţia de asistenţă online.
Pentru o scanare optimă, urmaţi cei 5 paşi de mai jos:
1. Deschideţi funcţia Preview sau Prescan din programul de scanare.
2. Reglaţi chenarul de selectare, după cum este necesar.
3. Selectaţi tipul: fulltone (pentru documente cu zone mari de aceeaşi culoare); halftone
(imagini în scală de gri, documente multicolore).
4. Selectaţi rezoluţia de scanare.
Rezoluţia de scanare se măsoară în dpi (puncte pe inchi) şi are un efect semnificativ asupra calităţii. O
rezoluţie prea mică scade calitatea; o rezoluţie prea mare ocupă în mod inutil prea mult spaţiu din memorie,
ceea ce poate duce la timpi lungi de aşteptare pentru tipărirea şi transmiterea fişierelor excesiv de mari.
Selectarea rezoluţiei de scanare depinde de parametrii oferiţi de dispozitivul de ieşire (monitor sau
imprimantă). O rezoluţie de 75 dpi este suficientă pentru o afişare de calitate a documentelor dumneavoastră
pe ecranul computerului. Cu toate acestea, vă rugăm să utilizaţi o rezoluţie mai mare, astfel încât
departamentul nostru de Resurse Umane să poată tipări un document de bună calitate, deoarece
imprimantele au o rezoluţie mai mare. Rezoluţiile variază în mare măsură de la o imprimantă la alta: între
600 şi 720 dpi pentru imprimante cu jet de cerneală şi 600 dpi pentru imprimantele laser. Pentru a stabili
rezoluţia optimă, împărţiţi la 2 rezoluţia aproximată a dispozitivului de ieşire. Acest lucru va permite un
compromis excelent între claritate şi dimensiune fişier.
5. Porniţi scanarea, făcând clic pe butonul “Scan”.
—–
2.3. Scanarea documentelor text
Pentru documentele text formate în cea mai mare parte din elemente grafice precum linii sau caractere,
selectaţi opţiunea “fulltone” şi, pentru a beneficia de cele mai bune rezultate, utilizaţi o “rezoluţie medie” de
“150 dpi”. De asemenea, puteţi controla dimensiunea fişierelor dumneavoastră scanând documentele în
scală de gri. Aceasta reduce substanţial dimensiunea fişierelor, dar menţine o bună claritate a paginii.
Scanările alb-negru sunt în general dificil de citit, aşadar sunt inadecvate.
Dacă doriţi să editaţi documentele scanate, salvaţi-le în format gif. Ideal este să le salvaţi ca fişiere PDF,
astfel încât acestea să fie recomprimate, dar şi datorită faptului că formatul PDF asigură afişarea
documentelor dumneavoastră într-o formă nemodificată.
Dacă la crearea documentelor de aplicaţie veţi respecta aceste recomandări, veţi reuşi să ataşaţi şi să ne
transmiteţi
cu uşurinţă documentele dumneavoastră odată cu aplicaţia online. Sperăm că veţi considera aceste sugestii
ca fiind utile şi aşteptăm aplicaţia dumneavoastră!
Cu stimă,
Echipa de recrutare
Hella XXXXDE-EN_C (200Y-XX)
Pagina 2 / 2