CAIET DE SARCINI - Radiocom
CAIET DE SARCINI - Radiocom
CAIET DE SARCINI - Radiocom
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong><br />
SN RADIOCOMUNICATII FORMULARE SI MO<strong>DE</strong>LE pagina 1
Cuprins<br />
Structuri si cadrul organizatoric ................................................................... 4<br />
Descrierea organizatiei............................................................................ 4<br />
Context legal........................................................................................ 5<br />
Structuri organizatorice si dispersie teritoriala ............................................... 5<br />
Activitatea Companiei ............................................................................... 6<br />
Obiectul de activitate.............................................................................. 6<br />
Autonomie si aspecte colaborative.............................................................. 9<br />
Obiectul licitatiei – Sistem Informatic Integrat.............................................................. 10<br />
Situatia actuala in cadrul <strong>Radiocom</strong>unicatii SA ............................................................ 12<br />
Structura echipamentelor de tehnica informatiei în functiune si obiect al proceselor<br />
investitionale în derulare.......................................................................... 12<br />
Aplicatii software instalate in cadrul companiei .............................................. 12<br />
OBIECTIVELE PROIECTULUI SI BENEFICIILE ESTIMAT A FI ATINSE PRIN<br />
IMPLEMENTAREA SII..................................................................................................... 13<br />
Obiectiv central dat de tema prezentului proiect – implementarea unei solutii<br />
informatice integrate............................................................................... 13<br />
Obiective generale la nivelul Radicomunicatii S.A. si beneficii estimate a se obtine prin<br />
introducerea SII..................................................................................... 14<br />
Obiective .......................................................................................... 14<br />
Beneficii ........................................................................................... 15<br />
PROCESE <strong>DE</strong> BUSINESS IMPORTANTE <strong>DE</strong>SFASURATE IN CADRUL S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A. CE SE DORESC A FI MO<strong>DE</strong>LATE IN CADRUL SII. 17<br />
Solutia conceptuala propusa pentru modelarea proceselor si cerintelor de business<br />
ale companiei...................................................................................................................... 18<br />
CERINTE GENERALE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT .. 19<br />
Cerinte generale ale sistemului informatic integrat ........................................... 19<br />
Cerinte privind managementul de proiect si comunicatia cu contractantul............. 21<br />
Managementul de Proiect ......................................................................... 21<br />
COMUNICATIA CU CONTRACTANTUL .................................................... 23<br />
CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SI<br />
AL ARHITECTURII PROPUSE........................................................................................ 24<br />
CERINTE FUNCTIONALE SI <strong>DE</strong> UTILIZARE .............................................. 24<br />
1. Financiar-Contabilitate ......................................................................... 24<br />
1.1. Contabilitate Generala ........................................................................ 24<br />
1.2. Contabilitatea furnizorilor si a platilor ..................................................... 25<br />
1.3. Contabilitatea clientilor si a incasarilor .................................................... 28<br />
SN RADIOCOMUNICATII FORMULARE SI MO<strong>DE</strong>LE pagina 2
1.4. Managementul Trezoreriei................................................................... 30<br />
1.5. Imobilizari corporale si necorporale........................................................ 34<br />
1.6. Gestiunea bugetelor…………………………………………………………………34<br />
1.7. Reporting Sistem............................................................................... 34<br />
2. Logistica........................................................................................................................... 36<br />
2.1. Contabilitatea de gestiune.................................................................... 36<br />
2.2. Gestiunea fluxului de aprovizionare ....................................................... 37<br />
2.3. Gestiunea stocurilor........................................................................... 40<br />
2.4. Gestiunea vanzari ............................................................................. 43<br />
3. Gestiune Intretinere si mentenanta ............................................................................. 50<br />
3.1. Cerinte specifice desfasurarii proceselor intretinere si mentenanta ................... 50<br />
3.1.1. Cerinte specifice privind structurarea echipamentelor si instalatiilor............ 50<br />
3.1.2. Cerinte specifice proceselor de intretinere preventiva .............................. 51<br />
3.1.3. Cerinte specifice proceselor de executie a intretinerii si reparatiilor ............. 52<br />
3.2. Gestiunea parcului auto ...................................................................... 53<br />
3.3. Gestiune operatiuni vama.................................................................... 53<br />
4. Gestiunea proiectelor..................................................................................................... 54<br />
5. Resurse Umane............................................................................................................... 56<br />
5.1. Gestiune Resurse Umane .................................................................. 56<br />
5.2. Salarizare..................................................................................... 60<br />
6. Sistem de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru................... 63<br />
6.1. Cerinte functionale Modul de Arhivare................................................. 63<br />
6.2. Cerinte functionale Modul Document Management .................................. 64<br />
6.3. Cerinte functionale Modul Captura...................................................... 69<br />
7. Cerinte specifice privind Sistemul de instruire a utilizatorilor............................... 73<br />
8. Cerinte specifice de integrare....................................................................................... 74<br />
8.1. Integrare ERP cu “Mind” (aplicatia de billing)......................................... 74<br />
8.2. Integrarea aplicatiei DM cu sistemul ERP .............................................. 74<br />
8.3. Integrarea ERP cu alte sisteme............................................................ 75<br />
9. Cerinte servicii Managed Service ................................................................................ 81<br />
Livrabile............................................................................................................................... 84<br />
Clauze contractuale ................................................................................ 84<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 3
INFORMATII GENERALE<br />
Structuri si cadrul organizatoric<br />
Descrierea organizatiei<br />
Societatea Nationala de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A, denumita in continuare S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A., este unul dintre principalii furnizori de retele si<br />
servicii de comunicatii electronice din Romania si, in acelasi timp, lider de piata in<br />
domeniul broadcasting-ului.<br />
In prezent, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. s-a angajat intr-un proiect extins de<br />
modernizare in vederea cresterii competitivitatii si diversificarii serviciilor de<br />
telecomunicatii oferite, utilizand infrastructura cea mai complexa din Romania.<br />
Pornind de la cele doua domenii de activitate: broadcasting si telecomunicatii, S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A. a evoluat continuu, dovedind maturitate si inovare in<br />
dezvoltarea sa permanenta.<br />
Portofoliul variat de servicii oferite de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. se<br />
adreseaza, in principal, segmentului business: Internet, VPN, linii inchiriate,<br />
telefonie nationala si internationala, servicii integrate de comunicatii: date &<br />
Internet & telefonie, videoconferinta, servicii de comunicatii prin satelit.<br />
Incepand cu anul 2004, odata cu lansarea serviciilor de cartele telefonice preplatite<br />
si abonamente pentru convorbiri nationale si internationale, S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A. si-a extins adresabilitatea serviciilor sale si catre<br />
segmentul utilizatorilor finali.<br />
S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. urmareste, prin investitii permanente in<br />
tehnologii moderne, furnizarea de noi servicii precum si imbunatatirea celor<br />
existente, in scopul furnizarii catre clienti de servicii care sa raspunda cerintelor si<br />
asteptarilor acestora.<br />
S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. dispune in prezent de peste 2200 specialisti cu<br />
inalta calificare, aflati intr-un continuu proces de instruire si adaptare la cele mai<br />
noi tehnologii din domeniu.<br />
Garantia serviciilor de cea mai inalta calitate furnizate de S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A. a fost recunoscuta prin obtinerea certificatului pentru<br />
Sistemul de Management Integrat de Calitate, Mediu, Sanatate si Securitate in<br />
Munca, conform standardelor SR EN ISO 9001:2000, SR EN ISO 14001:2005 si<br />
OHSAS 18001:2004.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 4
Business Initiative Directions (BID) a acordat, cu ocazia desfasurarii Quality<br />
Summit New York 2006 in data de 14 mai 2006, pentru S.N. RADIOCOMUNICATII<br />
S.A., distinctia Gold Award for Excellence and Business Prestige.<br />
S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. isi propune sa devina principalul furnizor<br />
national atat de servicii de broadcasting pentru posturile publice si private cat si de<br />
retele si servicii de comunicatii electronice, cu o prezenta notabila pe piata<br />
regionala si cu un rol semnificativ pe piata locala de comunicatii electronice, in<br />
transformare - dintr-o societate de stat intr-o companie privata, moderna si<br />
profitabila.<br />
Context legal<br />
Societatea Nationala de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A. s-a infiintat in anul 1998 conform<br />
H.G. nr. 372/1998 prin reorganizarea Regiei Autonome de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A.<br />
Este o persoana juridica, societate pe actiuni cu capital integral de stat, care<br />
functioneaza pe baza de gestiune economica si autonomie financiara.<br />
Potrivit art. 4 din Hotararea de infiintare, Societatea Nationala de <strong>Radiocom</strong>unicatii<br />
S.A (S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.) isi desfasoara activitatea in domeniul<br />
telecomunicatiilor, avand ca obiect principal de activitate transportul si difuzarea<br />
cu mijloace radio a programelor nationale de radio si televiziune, ca servicii de<br />
interes public national, precum si alte servicii in diferite benzi de frecventa alocate<br />
in acest scop in temeiul legii si al licentelor si autorizatiilor acordate de Ministerul<br />
Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor ori alt organ competent”.<br />
Structuri organizatorice si dispersie teritoriala<br />
S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. este format dintr-un sediu central in Bucuresti si<br />
4 sucursale in tara. Fiecare sucursala raspunde de activitatile dintr-un numar de<br />
judete (fiecare judet apartine de o sucursala si numai una), in fiecare judet exista un<br />
numar de locatii (aprox 600), in care pot exista echipamente in functiune, se pot<br />
oferi diferite servicii etc. In jur de 150 dintre acestea au personal permanent.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 5
Structura organizationala, in mare, este urmatoarea (organigrama detaliata este<br />
confidentiala, va putea fi consultata de catre implementator in masura in care este<br />
necesar):<br />
Financiar Strategie Dezvoltare<br />
Contabilitate<br />
Financiar<br />
Servicii Centralizate (achizitii, derulare contracte, administrativ, asistenta<br />
Tehnica Vamala)<br />
Investitii<br />
Tehnic (comunicatii electronice)<br />
Tehnic (comunicatii fixe si broadcasting)<br />
Comercial<br />
Marketing<br />
Vinzare “Comunicatii Electronice”<br />
Vinzare Retail (de exemplu cartele Ring)<br />
etc<br />
Diferite birouri si departamente de suport<br />
Sucursalele nu au personalitate juridica, au conturi bancare din care fac plati, pot<br />
lua imprumuturi bancare, incheia contracte etc.<br />
Un angajat si un departament dintr-o sucursala au subordonare dubla: fata de<br />
conducerea sucursalei si fata de conducerea societatii.<br />
Exista 2 departamente de vinzari paralele (cu diferite moduri de vinzare, clienti,<br />
servicii, tipuri contracte, activitati, personal).<br />
Exista citeva depozite dar un numar foarte mare de gestiuni (fiecarei locatii ii este<br />
alocata o gestiune).<br />
Activitatea Companiei<br />
Obiectul de activitate<br />
Societatea Nationala de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A. este singurul operator national de<br />
interes public in domeniul radiocomunicatiilor, potrivit art.1 alin (3) din Actul<br />
constitutiv al societatii, asigurand in principal difuzarea programelor de<br />
radiofuziune si televiziune publica in tara si strainatate.<br />
Obiectul principal de activitate al Societatii Nationale de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A.<br />
consta in:<br />
prestarea si comercializarea de servicii de comunicatii;<br />
<br />
intretinerea si exploatarea, dezvoltarea si modernizarea sistemului<br />
national de radiocomunicatii (retele proprii de radiorelee,<br />
radiodifuziune, televiziune, radiocomunicatii mobile, comunicatii<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 6
prin satelit si retele telefonice de conectare prin radio la reteaua<br />
publica comutata);<br />
<br />
<br />
organizarea serviciilor de radiocomunicatii necesare sistemului<br />
national de operare si de siguranta nationala in conditiile legii;<br />
asigurarea activitatii de semnatar la organizatiile internationale de<br />
comunicatii prin satelit, la care Romania este parte.<br />
Societatea Nationala de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A. (S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.)<br />
administreaza si exploateaza infrastructura proprie pentru difuzarea programelor<br />
nationale de radiofuziune si televiziune, ca unic furnizor/operator de servicii de<br />
radiocomunicatii pe intreg teritoriul Romaniei. In acest sens, potrivit art. 4 alin. (4)<br />
din Actul constitutiv al societatii, societatea are ca obiect de activitate in domeniul<br />
radiocomunicatiilor:<br />
Servicii:<br />
administrarea si exploatarea infrastructurii proprii pentru<br />
difuzarea programelor nationale de radiofuziune si televiziune, ca<br />
unic furnizor/ operator de servicii;<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
difuzarea programelor de radio si televiziune ale tertilor;<br />
servicii de teletext, RDS etc;<br />
servicii de radiodifuziune si televiziune digitala TDAB, DTVB etc;<br />
administrarea si exploatarea infrastructurii proprii de radiorelee<br />
pentru realizarea altor tipuri de comunicatii;<br />
servicii de telecomunicatii mobile GSM, DCS 1800, NMT;<br />
servicii de radiocomunicatii navale;<br />
servicii cu valoare adaugata de tip radio, VSAT, transmisii de<br />
date, radiotelefonie mobila, Internet;<br />
proiectare, constructii, punere in functiune, exploatare si<br />
intretinere de echipamente de radiocomunicatii si echipament<br />
auxiliar al acestora;<br />
<br />
utilizarea spectrului de frecvente alocat pentru serviciile de<br />
radiofuziune la nivel national si pentru serviciile de<br />
radiocomunicatii terestre si spatiale;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 7
servicii de comunicatii prin satelit, cu asigurarea accesului la<br />
satelitii de comunicatii si, asigurarea, in calitate de semnatar, a<br />
segmentului spatial pentru utilizatori;<br />
cursuri si programe de perfectionare profesionala si reconversie in<br />
domeniul comunicatiilor;<br />
consultanta in comunicatii, studii si cercetari privind<br />
administrarea si dezvoltarea sistemului national de<br />
radiocomunicatii si pentru imbunatatirea calitatii prestatiilor;<br />
<br />
<br />
corelarea sistemului national de radiocomunicatii cu celelalte<br />
sisteme de comunicatii din Romania si din strainatate;<br />
servicii de transmisie pentru orice tip de comunicatii, asigurate<br />
prin echipamentul propriu;<br />
orice alte tipuri de comunicatii prin radio, conform<br />
reglementarilor legale in vigoare;<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Comercializare<br />
servicii de comunicatii realizate prin orice sistem de comunicatii<br />
prin satelit, cu respectarea reglementarilor organizatiilor<br />
internationale la care Romania este parte;<br />
echipamente, piese de schimb, ansambluri si subansambluri de<br />
comunicatii din productia proprie a tertilor;<br />
import – export, inclusiv prin realizarea de operatiuni de tip<br />
clearing, barter, leasing, de export, tranzit:<br />
produse ale industriei de telecomunicatii (echipamente, aparate,<br />
piese de schimb) electrice si electronice;<br />
programe de radio si televiziune;<br />
Productie de :<br />
echipamente de radiocomunicatii, instalatii, aparate de<br />
transmitere a informatiilor, instrumente de masura, inclusiv<br />
reparatii;<br />
<br />
<br />
productie de audiovizual prin studiouri proprii;<br />
montaj, reglaje, masuratori si service, in tara si in strainatate;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 8
Autonomie si aspecte colaborative<br />
Societatea Nationala de <strong>Radiocom</strong>unicatii S.A. îsi realizeaza în mod autonom<br />
obiectul sau de activitate.<br />
Pentru realizarea acestuia, societatea poate întretine relatii de colaborare, în cadrul<br />
legislativ existent, cu alte societati cu capital de stat, privat sau mixt si cu<br />
regii/companii autonome, precum si cu organisme guvernamentale si autoritati<br />
publice locale, atât din tara cât si din strainatate.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 9
Obiectul licitatiei – Sistem Informatic Integrat<br />
Compania urmeaza sa implementeze un Sistem Informatic Integrat (SII)<br />
performant pentru Managementul Activitatilor ca solutie informatica integrata,<br />
adresata domeniului specific, solutie cu grad scazut de risc si recunoastere<br />
internationala (verificata prin implementari în plan global), la nivelul actual al<br />
tehnicii si tehnologiei informatiei.<br />
Sistemul orientat catre gestiunea activitatii S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. va<br />
realiza modelarea si automatizarea proceselor de afaceri, atât financiare cât si mare<br />
parte din cele tehnico-operative si va oferi suportul informational pentru analize si<br />
luarea deciziilor.<br />
În cele ce urmeaza, solutia ce face obiectul licitatiei va fi referita si ca: SII – sistem<br />
informatic integrat.<br />
Caracteristicile tehnice generale si specifice necesar de implementat ale sistemului<br />
integrat sunt prezentate în capitolele urmatoare.<br />
Ofertantul trebuie sa raspunda punctual la fiecare dintre cerintele exprimate în<br />
continuare si sa mentioneze în clar daca cerinta este îndeplinita de sistemul<br />
standard (functionalitate standard a SII ofertat), daca necesita customizari si/sau<br />
dezvoltari aditionale. Toate cerintele care nu se regasesc punctate in grila de<br />
evaluare tehnica sunt considerate implicit minime si obligatorii.<br />
Ofertantul va livra urmatoarele produse si servicii ce rezolva cerintele generale si<br />
specifice atingând obiectivele (globale si specifice la nivel de proces), precum si<br />
beneficiile estimate, conform strategiei asa cum rezulta din capitolele aferente:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Propunere integrata a unei arhitecturi functionale si fizice a SII<br />
si/sau identificarea suitei de aplicatii dedicate domeniului care sa<br />
raspunda nevoilor si obiectivelor avansate de prezentul caiet de<br />
sarcini – obiective detaliate si rafinate ulterior, pe parcursul<br />
Analizei de detaliu, ca prima faza a implementarii SII.<br />
Modelarea conceptuala a afacerii specifice, modelare procese<br />
si/sau parametrizarea proceselor optimizate din aplicatia<br />
dedicata concretizata minimal în modelul companiei; consultanta<br />
ce vizeaza în principal bunele practici internationale implementate<br />
în SII; indicarea deciziilor interne cu impact în scurtarea<br />
implementarii, a adaptarii si adoptarii sistemului; sprijin în<br />
implementarea Politicilor de firma impuse/sprijinite de noul SII.<br />
Implementarea propriu-zisa a solutiei prin cedarea de competente,<br />
livrarea, instalarea si startarea elementelor ca:<br />
Aplicatii<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 10
Manualele de utilizare, in limba romana, pentru toate<br />
componentele Sistemului Informatic Integrat ce va fi implementat<br />
<br />
Va pune la dispozitie echipamente, infrastructuri, software baza,<br />
baze de date si utilitare ca suport aplicativ, precum si prestarea<br />
serviciilor adiacente, servicii necesare implementarii si sustinerii<br />
unei solutii la cheie.<br />
Propuneri cu caracter organizatoric si strategic legate de<br />
conceptele de Data Center.<br />
Propunerile si aspectele organizatorice tratate de Ofertant<br />
(conform solutiei identificate si arhitecturilor ofertate) vor referi<br />
atât elementele concrete necesare instalarii echipamentelor de<br />
calcul conform cu actualul caiet de sarcini si necesare bunei<br />
functionari a SII propus, cât si directii de dezvoltare vizând<br />
viitoare procese investitionale.<br />
Propunere de Mentenanta a SII pe baza de contract anual, pentru<br />
un orizont de timp de minim 5 ani; servicii incluse, mod prestare<br />
etc.<br />
Livrarea aplicatiilor si echipamentelor se va face conform planului<br />
de proiect ce va fi prezentat de fiecare ofertant si va fi urmata de<br />
implementarea sistemului pe durata ceruta de prezentul caiet de<br />
sarcini.<br />
Durata de implementare este de maxim 18 luni de la semnarea<br />
contractului de achizitie.<br />
Este obligatoriu ca abordarea ofertantului cu privire la realizarea<br />
acestui proiect sa fie bazata pe configurarea unui set de aplicatii cu<br />
functionalitati standard cu minim de programare, si aceasta doar<br />
pentru functionalitati extrem de specifice S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A.. În acest sens, în timpul perioadei de<br />
evaluare a ofertelor, Autoritatea contractanta, dupa evaluarea<br />
documentelor de calificare si a propunerilor tehnice, poate solicita<br />
organizarea unei sesiuni demonstrative a functionalitatilor<br />
standard ale sistemului integrat propus de catre ofertant.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 11
Situatia actuala in cadrul <strong>Radiocom</strong>unicatii SA<br />
Structura echipamentelor de tehnica informatiei în functiune si obiect<br />
al proceselor investitionale în derulare<br />
In prezent in S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. exista urmatoarea inzestrare<br />
tehnica:<br />
Aproximativ 650 Pc-uri cu Windows XP, cu procesoare X86 peste 1GHz,<br />
memorie peste 512MB<br />
Exista LAN-uri la nivelul fiecarui sediu, un WAN care leaga principalele<br />
locatii<br />
Aplicatii software instalate in cadrul companiei<br />
In prezent exista in functiune urmatoarele aplicatii:<br />
Programe de contabilitate, salarii, mijloace fixe, “gestiune flota automobilefleet<br />
care” (cite unul pentru fiecare sediu, de tipuri diferite). In aplicatiile de<br />
contabilitate actuale exista un plan de conturi analitic (dezvoltare in analitic<br />
ce cuprinde diferite marimi, de ex gestiune etc) si o lista de centre de cost/<br />
profit.<br />
Programe dezvoltate cu forte proprii care rezolva anumite probleme<br />
punctuale (“ACC Activity” pentru vinzari retail, Gestiune Resurse pentru<br />
Biroul “Alocare Resurse”, etc)<br />
O multitudine de aplicatii Excel<br />
Se solicita preluarea functionalitatilor acestora in noul sistem informatic integrat<br />
(SII) pe baza unei analize detaliate la momentul implementarii.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 12
OBIECTIVELE PROIECTULUI SI BENEFICIILE ESTIMAT A<br />
FI ATINSE PRIN IMPLEMENTAREA SII<br />
În cele ce urmeaza au fost structurate obiectivele ce trebuie sa fie atinse de S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A. prin implementarea noului sistem informatic integrat<br />
în:<br />
Obiective generale, obiective la nivelul societatii, derivate din<br />
decizia de organizare a întregii activitati pe criterii de eficienta si<br />
aliniere la conformitati, precum si la procese optimizate prin<br />
bunele practici internationale, de sprijinire a abordarii strategice si<br />
a deciziilor tactice pe un sistem performant care sa permita<br />
trendul de redefinire a companiei pe o piata concurentiala<br />
dinamica.<br />
Obiective locale/ departamentale si/ sau la nivel de procese<br />
generale si specifice desfasurate pe tot lantul de valoare adaugata<br />
de la receptia materialelor necesare desfasurarii procesului, la<br />
echipamentele de transport, executia serviciilor etc (pentru nivelul<br />
si aria de cuprindere a se vedea si structurarea organizatorica -<br />
capitolul 1.1.3).<br />
Obiectiv central dat de tema prezentului proiect – implementarea unei<br />
solutii informatice integrate<br />
Obiectivul central este sustinerea deciziei strategice de implementare a unei solutii<br />
informatice integrate, care sa asigure modelarea proceselor de baza si specifice prin<br />
arhitecturi moderne si functionalitati (asa cum se va mentiona în capitolele<br />
urmatoare), astfel încât sa sustina atingerea atât a obiectivelor generale, cât si a<br />
celor specifice.<br />
Alaturi de obiectivul central au fost identificare urmatoarele obiective:<br />
Alinierea IT-ului la business-ul specific pentru a asigura suportul<br />
în implementarea planurilor strategice si de perspectiva – atât prin<br />
(re)modelarea proceselor si a actualului mod de abordare<br />
manifestat în elemente de optimizare/ restructurare, cât si prin<br />
elementele de bune practici ce vor suplimenta solutia specifica,<br />
atât cu elemente consacrate, cât si cu o deschidere catre trendurile<br />
internationale.<br />
<br />
Formalizarea si informatizarea Politicilor de companie, inclusiv<br />
sprijinirea managementului calitatii, precum si alinierea la cerinte<br />
de mediu si Conformitati specifice.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 13
Sistemul trebuie sa asigure securitatea si confidentialitatea datelor<br />
si informatiilor, precum si sprijin în implementarea unei politici<br />
de securitate în conformitate cu standardele moderne si caracterul<br />
strategic al activitatii, cu particularitatile domeniului de activitate.<br />
Securitatea si securizarea SII trebuiesc abordate concomitent cu<br />
factori ca „transparenta” si acces la date, trasabilitate, pregatirea<br />
sistemului pentru audit intern si extern.<br />
Obiective generale la nivelul Radicomunicatii S.A. si beneficii<br />
estimate a se obtine prin introducerea SII<br />
Obiective<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Cresterea substantiala a eficientei pe toate nivelurile, începând cu<br />
cele operationale si un management performant;<br />
Reducerea costurilor tuturor operatiilor;<br />
Imbunatatirea profitabilitatii companiei;<br />
Cresterea vizibilitatii companiei si consolidarea bunului renume;<br />
Eficientizarea actului de conducere la toate nivelurile (Sediul<br />
Central si structuri subordonate);<br />
Accelerarea si sustinerea unui sistem de calitate modern si<br />
performant. Sistemul informatic oferit trebuie sa permita<br />
promovarea/accelerarea si sustinerea unui sistem de calitate<br />
(conform ISO 9001/2000). Serviciile de implementare oferite de<br />
furnizor trebuie de asemeni sa fie certificate conform ISO<br />
9001/2000.<br />
Implementarea si/sau alinierea la necesarul de Conformitati atât<br />
în ceea ce priveste setul de norme si reglementari românesti în<br />
domeniu, cât si regulamentele si normele internationale (EU).<br />
Obiectivul vizeaza alinierea la normele, normativele si standardele<br />
generale cu care opereaza compania, standardele departamentale<br />
si/sau la nivelul proceselor specifice, precum si dorinta de<br />
standardizare, restructurare si aliniere a Radicom S.A. la bunele<br />
practici internationale, la procese optimizate modelate de aplicatia<br />
specifica.<br />
Utilizarea optimizata a infrastructurii existente si fundamentarea<br />
directiilor de dezvoltare a acestora.<br />
Implementarea si sustinerea unui sistem de securitate si securizare<br />
în concordanta cu caracterul strategic al companiei si cu<br />
specificitatea domeniului de activitate<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 14
Beneficii<br />
Beneficiile rezida în însasi atingerea obiectivelor, precum si prin armonizarea<br />
obiectivelor generale de la nivelul Diviziilor cu obiectivele si politica Sediului<br />
Central.<br />
Se urmareste obtinerea de importante beneficii tehnice si economice ce decurg din<br />
cunoasterea operativa si accesarea usoara a unui volum foarte mare si diversificat<br />
de informatii din toate sectoarele de activitate ale companiei, la nivelul acuratetei si<br />
preciziei impuse de sistemul calitativ al firmei si de legislatia în vigoare.<br />
În urma introducerii noului sistem informatic integrat specific activitatii societatii,<br />
dintre beneficiile asteptate a se obtine la nivelul organizatiei se mentioneaza câteva<br />
mai jos. La aceste beneficii se vor adauga cele asteptate din atingerea obiectivelor<br />
specifice, precum si cele detaliate de Ofertant, beneficii induse de solutiile propuse.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Optimizarea activitatii si o crestere globala a eficientei prin<br />
procesul de modelare a proceselor si identificarea elementelor<br />
neconforme cu bunele practici, prin constientizarea carentelor si<br />
realiniere a companiei, optimizare perceputa ca un proces<br />
continuu, motiv pentru care s-a încercat identificarea mai jos a<br />
beneficiilor aduse de SII si atingerea unor obiective masurabile în<br />
efecte benefice si timp.<br />
Cresterea eficientei procesului managerial – decizional, prin:<br />
obtinerea informatiilor necesare, în timp real, la toate nivelele:<br />
strategic<br />
functional<br />
operational<br />
cresterea calitatii suportului de decizie pentru management, în<br />
scopul de a putea raspunde rapid cerintelor specifice pietei,<br />
imperativelor strategice si situatiilor de criza în domeniu;<br />
Implementarea de metode moderne de evidenta, management si<br />
conducere, inclusiv prin instrumente si aspecte procedurale de<br />
managementul situatiei de criza/ a deciziilor rapide.<br />
furnizarea de jurnale de bord, instrumente performante de<br />
analiza.<br />
<br />
posibilitatea de a stoca, compara informatii si a decela trenduri.<br />
Reducerea costurilor prin reducerea consumurilor de resurse,<br />
datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecare<br />
proiect si activitate;<br />
Modelarea proceselor sustinuta si implementata într-un sistem<br />
elastic trebuie sa permita adaptarea rapida a <strong>Radiocom</strong>unicatii<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 15
S.A. la tendintele pietei si mentinerea concordantei cu schimbarile<br />
legislative din domeniu; Sa acopere prin scalabilitate si logica<br />
initiala a arhitecturilor o integrare cât mai buna a proceselor ce<br />
definesc atât obiectul de activitate, cât si pozitionarea pe piata a<br />
companiei.<br />
Implementarea de multiple forme de organizare a diviziunii<br />
muncii, a individualizarii responsabilitatilor si a efortului fiecarui<br />
centru de cost, conducând la instituirea unei discipline economico<br />
– financiare si la tratarea unitara a fenomenelor.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 16
PROCESE <strong>DE</strong> BUSINESS IMPORTANTE <strong>DE</strong>SFASURATE IN<br />
CADRUL S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. CE SE DORESC<br />
A FI MO<strong>DE</strong>LATE IN CADRUL SII<br />
Procesele si procedurile sint descrise in detaliu in documentatia interna <strong>Radiocom</strong>;<br />
aceasta este confidentiala, va putea fi consultata de implementator.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 17
Solutia conceptuala propusa pentru modelarea proceselor si<br />
cerintelor de business ale companiei<br />
Pentru a indeplini necesitatile S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., trebuie<br />
implementat un nou SII (sistem informatic integrat) prin indeplinirea urmatoarelor<br />
activitati:<br />
De implementat un sistem ERP cu urmatoarele module/<br />
functionalitati:<br />
Contabilitate Generala<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Contabilitatea Furnizorilor si a platilor<br />
Contabilitatea Clientilor si a incasarilor<br />
Managementul Trezoreriei<br />
Contabilitatea Mijloacelor fixe si Obiecte de Inventar<br />
Gestiune Bugete<br />
Reporting Sistem<br />
Contabilitate de Gestiune<br />
Gestiunea fluxurilor de aprovizionare<br />
Gestiunea stocurilor<br />
Gestiiunea vanzarilor<br />
Mentenanta/ Service<br />
Gestiune operatii vama<br />
Gestiune parc auto<br />
Gestiune Proiecte<br />
Gestiune Resurse Umane<br />
Salarizare<br />
De implementat o solutie de gestiune electronica a documentelor<br />
si fluxurilor de lucru, integrata cu ERP-ul ales. De configurat/<br />
programat fluxurile de operatii/ documente necesare bunei<br />
desfasurari a activitatii in cadrul Radicom conform proceselor si<br />
procedurilor detaliate in documentatia specifica <strong>Radiocom</strong><br />
De integrat aplicatia de billing « Mind », existenta, cu solutia ERP<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 18
CERINTE GENERALE LA NIVELUL SISTEMULUI<br />
INFORMATIC INTEGRAT<br />
Cerinte generale ale sistemului informatic integrat<br />
Se solicita implementarea unui sistem informatic integrat (SII) care sa aiba ca parte<br />
centrala o aplicatie de tip ERP. Sistemul Informatic Integrat trebuie sa<br />
indeplineasca urmatoarele cerinte:<br />
1. In date sa existe redundante minime, o informatie sa fie introdusa o singura<br />
data in sistem<br />
2. Sistemul sa nu permita inregistrarea dubla a documentelor;<br />
3. Folosirea planului de conturi astfel incat acesta sa raspunda specificului<br />
companiei.<br />
4. Constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes<br />
general (nomenclator unic, banci de date proprii si banci de date publice in<br />
societate);<br />
5. Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre<br />
utilizatori;<br />
6. Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere de<br />
competenta;<br />
7. Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurarea<br />
calitatii si integritatii acestor colectii de informatii;<br />
8. Asigurarea suportului informational pentru raportare si informare online;<br />
9. Respectarea legislatiei romanesti. Sa fie adaptat legislatiei romanesti si sa nu<br />
necesite o interventie speciala pentru a realiza aceasta compatibilitate.<br />
10. Sa fie complet in limba romana (interfata, mesajele de eroare);<br />
11. Asigurarea unui grad inalt de confidentialitate a datelor. Sa asigure<br />
delimitarea responsabilitatilor fiecarui individ cat si inregistrarea tuturor<br />
actiunilor ale fiecaruia;<br />
12. Sa lucreze in timp real;<br />
13. Sa fie complet configurabil;<br />
14. Sa asigure accesul concurent la informatii, cu evitarea blocarilor reciproce;<br />
15. Sa permita completarea de catre beneficiar a produsului informatic cu<br />
rapoarte specifice pe baza structurii bazei de date, a procedurilor si a<br />
legaturilor dintre module, puse la dispozitie de furnizor;<br />
16. Sa asigure preluarea informatiilor din aplicatiile actuale, conform<br />
specificatiilor de import furnizate de ofertant;<br />
17. Sa prezinte garantii cu privire la dezvoltari ulterioare ale sistemului;<br />
18. Sa fie up-gradabil – sa suporte extinderea activitatii institutiei, inclusiv<br />
modificarea structurii acesteia;<br />
19. Sa permita o intretinere usoara;<br />
20. Sistemul sa poata fi utilizata in arhitectura tip client / server;<br />
21. Sa asigure confidentialitatea, responsabilitatea, securitatea informatiilor si<br />
monitorizarea accesului la date printr-un sistem de drepturi si parole de<br />
acces la nivel de:<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 19
utilizator;<br />
functie;<br />
modul;<br />
22. Sa asigure multiple forme de organizare a diviziunii muncii, a<br />
individualizarii responsabilitatilor si a efortului fiecarei structuri<br />
organizatorice, conducand la instituirea unei discipline economicofinanciare<br />
si la tratarea unitara a fenomenelor;<br />
23. Sa fie usor folosit de catre utilizatori;<br />
24. Fiecarui utilizator i se stabileste multimea functiilor la care are acces;<br />
25. Toate mesajele si informatiile sa fie in limba romana;<br />
26. Existenta unui sistem de «help» ;<br />
27. Sa permita accesul la structura datelor cat si posibilitatea de export/import a<br />
datelor in alte formate de baze de date;<br />
28. Sistemul de rapoarte standard trebuie sa permita selectii si optiuni multiple;<br />
29. Sistemul de rapoarte sa afiseze rezultate in urmatoarele formate: .txt, .pdf,<br />
.xls;<br />
30. Sistemul va avea meniuri bara, popup, precum si meniuri pull-down, astfel<br />
incat sa asigure o navigare confortabila in sistem;<br />
31. Sistemul trebuie sa permita navigarea in toate modulele la care utilizatorul<br />
are acces, fara sa trebuiasca sa se deconecteze si reconecteze la sistem;<br />
32. Sa permita interfatarea cu module ERP existente pe care institutia doreste sa<br />
le utilizeze in continuare;<br />
33. Sistemul sa preia toate tranzactiile neinchise din sistemul/ele vechi;<br />
34. Sa asigure instruirea personalului pe toate modulele si in ansamblul<br />
produsului pana la functionarea intregului sistem;<br />
35. Sa asigure accesul simultan pentru un nr. suficient de mare de utilizatori.<br />
36. Sistemul sa permita posibile viitoare integrari cu sisteme de tip CRM.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 20
Cerinte privind managementul de proiect si comunicatia cu<br />
contractantul<br />
Managementul de Proiect<br />
<br />
<br />
Ofertantul va nominaliza un manager de proiect si va prezenta<br />
explicit rolul acestuia in urmatoarele:<br />
autoritate in luarea deciziilor cu caracter tehnic, incluzand aici<br />
modificari si ordine de schimbare<br />
legatura intre S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si firma<br />
ofertantului<br />
<br />
<br />
administrare si autorizare financiara<br />
asigurarea calitatii<br />
autoritatea pentru managementul de contract fata de subcontractori<br />
Managerul de proiect al ofertantului va fi pe deplin responsabil de<br />
activitatile aflate sub controlul ofertantului, si va fi permanent<br />
asistat de managerul de proiect al S.N. RADIOCOMUNICATII<br />
S.A.. Managerul de proiect al ofertantului va fi persoana de<br />
legatura pentru managerul de proiect al S.N.<br />
RADIOCOMUNICATII S.A. si echipa de management a<br />
proiectului.<br />
In cadrul ofertei se va prezenta un plan detaliat de implementare a<br />
sistemului informatic integrat bazat pe estimarile initiale. Acest<br />
plan va fi evaluat din punct de vedere al indeplinirii sarcinilor<br />
necesare implementarii SII conform cerintelor prezentului caiet de<br />
sarcini.<br />
Se cere ca ofertantul sa utilizeze un sistem automatizat de<br />
management a proiectelor, cum ar fi MS Project, CA -<br />
SuperProject, Primavera Project Manager, sau un grafic echivalent<br />
PERT (Program Evaluation and Review Technique), cu o<br />
prezentare grafica (schematica) a etapelor si termenelor de<br />
finalizare a acestora (milestones), resursele si sistemul de calcul al<br />
costurilor, pentru dezvoltarea si prezentarea planului de lucru.<br />
Planul acceptat va servi drept punct de plecare (Baseline) pentru<br />
performanta proiectului in timpul derularii acestuia. Planul va<br />
trebui sa includa :<br />
Un grafic de activitati planificate si termene de realizare<br />
(milestones), cu date estimative privind inceperea lucrarilor si<br />
durata lor, evidentiind interdependenta activitatilor detaliat pe<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 21
sistemele functionale, asa cum sunt descrise in Capitolul<br />
“CERINTE SPECIFICE LA<br />
NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC<br />
INTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE”<br />
<br />
Dupa completarea fiecarei componente, modulele individuale si<br />
interfetele vor fi integrate in aplicatia completa. Dupa aceea<br />
abilitatea functionala a modulelor individuale si a interfetelor din<br />
sistem vor fi verificate cu teste speciale de integrare propuse de<br />
ofertant, care vor demonstra functionalitatea intregului sistem.<br />
Echipa de proiect si resursele materiale ale contractantului<br />
principal, subcontractantilor, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.,<br />
incluzand aici si articolele livrate folosite ca resurse asociate<br />
activitatilor.<br />
<br />
In cazul existentei unor module executate de subcontractanti se<br />
cere descrierea intrarilor de la fiecare dintre parteneri, precum si<br />
distributia si interactiunea activitatilor si responsabilitatile<br />
fiecaruia.<br />
Costurile estimative asociate resurselor umane, serviciilor si<br />
articolelor livrate (echipamente hardware si licente soft )<br />
Se cere realizarea de catre contractor a unui raport scris lunar cu<br />
privire la progresul realizat in luna precedenta, nu mai tarziu de a<br />
5-a zi lucratoare a lunii urmatoare. Raportul va oferi detalii cu<br />
privire la datele de incepere si finalizare ale fiecarei activitati,<br />
schimbarile intervenite in alocarea personalului, intirzierile<br />
produse sau anticipate, impreuna cu motivele intarzierilor,<br />
precum si problemele existente si anticipate. Acest raport poate sa<br />
contina o revizuire a planului proiectului descris la punctul 3 de<br />
mai sus, atat timp cat proiectul original este pastrat ca baza in<br />
scopuri comparative.<br />
Raportul contractorului va servi drept baza pentru intalnirile<br />
formale, cerute de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., contractor<br />
sau subcontractor, la fiecare trei luni, sau mai des, daca se<br />
considera necesar de catre S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., In<br />
cadrul intalnirilor vor fi discutate progresele pana la acea data si<br />
problemele produse sau asteptate, concluziile putand eventual<br />
determina schimbari ale planului proiectului.<br />
Se va nota ca raportarea contractorului si supravegherea<br />
performantelor proiectului cerute aici sunt aditionale prevederilor<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 22
contractuale cu S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si nu inlocuiesc<br />
prevederile contractului / facturii, platile si alte probleme de<br />
contabilitate financiara cerute de contract in concordanta cu legile<br />
si actele normative in vigoare. Cu toate acestea, este de dorit ca<br />
facturile contractorului referitoare la costurile etapelor si resursele<br />
planului de proiect, sa fie realizate in termenii prevazuti in<br />
contract, pentru a facilita eficienta si efectivitatea managementului<br />
proiectului.<br />
Planul proiectului nu va fi o metodologie generala, acesta va face<br />
obligatoriu referinta la cerintele generale si specifice din Caietul<br />
de sarcini.<br />
COMUNICATIA CU CONTRACTANTUL<br />
Integratorul solutiei va asigura un serviciu de HELP <strong>DE</strong>SK ca unic punct de contact<br />
pentru problemele tehnice si de operare care nu pot fi rezolvate de personalul de<br />
specialitate al S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si care va escalada problemele catre<br />
integrator. Acesta serviciu va fi capabil:<br />
Sa opereze la o capacitate adaptata cererilor pe durata<br />
programului de lucru;<br />
Sa produca rapoarte de utilizare lunar, pentru identificarea<br />
incidentelor repetitive si a necesarului de pregatire de specialitate<br />
a utilizatorilor finali si introducere a incidentelor si solutiilor in<br />
cadrul sistemului de invatare online;<br />
Sa asigure suport tehnic calificat pentru sistemele de operare,<br />
aplicatiile dedicate ale S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. prin<br />
interpretarea mesajelor de eroare, stocarea si accesarea datelor in<br />
arhive si asistenta pentru parcurgerea pasilor de instalare a<br />
produselor noi;<br />
Sa asigure suport tehnic pentru izolarea si identificarea naturii<br />
disfunctionalitatilor semnalate : eroare de software, eroare de<br />
hardware, eroare de aplicatie specifica sau eroare de operare,<br />
declansand prompt procedurile de asistenta tehnica specifica;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 23
CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC<br />
INTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE<br />
In continuare este expusa o varianta de clasificare a functionalitatilor necesare;<br />
Functionalitatile vor fi oferite pentru un numar de 150 (unasutacincizeci) utilizatori<br />
CERINTE FUNCTIONALE SI <strong>DE</strong> UTILIZARE<br />
1. Financiar-Contabilitate<br />
Sistemul va furniza facilitati pentru toate activitatile specifice acestui domeniu de<br />
activitate si va trebui sa raspunda tututor cerintelor legislatiei in vigoare.<br />
1.1. Contabilitate Generala<br />
O cerinta de baza pentru modulul de contabilitate generala, este aceea de a permite<br />
gestionarea informatiei contabile pentru o entitate cu structura complexa, cu<br />
functiuni operationale si de raportare distincte.<br />
Sistemul va administra planul de conturi si perioadele contabile si va integra toate<br />
inregistrarile contabile.<br />
Cerinte functionale:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Folosirea planului de conturi astfel incat acesta sa raspunda specificului<br />
companiei, asigurand o imagine completa a situatiei financiare a acesteia.<br />
Sistemul informatic integrat trebuie sa raspunda mai multor raportari<br />
financiare in paralel in conformitate cu standardele romanesti de<br />
contabilitate (RAS) si cu standardele de contabilitate internationale (IAS,<br />
GAAP).<br />
Sa nu conditioneze prelucrarea informatiilor dintr-o perioada de finalizare a<br />
lucrarilor intr-o alta perioada;<br />
Sistemul sa permita adaugarea de documente auxiliare prin diverse note<br />
contabile.<br />
Sa asigure posibilitatea reflectarii fenomenelor economice si a rapoartelor in<br />
valute diferite: una de BAZA (LEU) si alta de REFERINTA ($, Euro, etc);<br />
Sistemul sa permita consolidarea conturilor in vederea intocmirii situatiilor<br />
financiare consolidate aferente reglementarilor legale in vigoare.<br />
Sistemul sa fie complet configurabil:<br />
sa contina un plan de conturi general care sa poata fi ulterior<br />
dezvoltat; Definirea si intretinerea planului de conturi al institutiei<br />
si posibilitatea de a dezvolta conturi sintetice de gradul 1 si 2,<br />
precum si conturi analitice ;<br />
sa permita o monografie completa a oricarei tranzactii;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 24
contabilitatea tranzactiilor sa fie propusa/executata de catre<br />
sistem pe baza monografiilor intocmite (contare<br />
implicita/automata);<br />
activitatea sa se desfasoare pe baza unei multimi de variabile de<br />
setare, stabilite de catre administrator, dand astfel posibilitatea<br />
alegerii unei metode de organizare si conducere;<br />
Sa permita obtinearea registrelor contabile obligatorii<br />
Sa realizeze toate rapoartele financiare impuse de legislatia si practica<br />
romaneasca: fisa cont sintetica si analitica, carte mare, balanta de verificare<br />
sintetica si analitica, registrul jurnal, jurnale TVA, bilant, contul de profit si<br />
pierdere, cash-flow, notele la bilant, etc.<br />
Posibilitatea contabilizarii automate a tuturor operatiunilor contabile in baza<br />
unor sabloane definite de utilizator.<br />
Operatii de închidere: pregatirea si executarea tuturor procedurilor care sunt<br />
necesare pentru:<br />
închiderea unei zile<br />
închiderea unei luni<br />
închiderea unui an<br />
Posibilitatea inregistrarii tuturor operatiunilor atat in lei cat si intr-o valuta<br />
de conversie (USD, EUR).<br />
Introducerea unui document sa comporte urmatoarele etape:<br />
o pregatirea documentului;<br />
o listarea (optional);<br />
o validarea documentului din punct de vedere tehnic-operativ;<br />
o modificarea, daca este cazul, a inregistrarilor contabile propuse de<br />
sistem;<br />
o validarea din punct de vedere contabil, fapt ce induce actualizarea<br />
fenomenului in toate domeniile sistemului (din acest moment<br />
tranzactia respectiva sa fie reflectata in toate aspectele pe care le poate<br />
genera).<br />
Sistemul trebuie sa permita reevaluarea la sfarsit de an a soldurilor<br />
conturilor gestionate in valuta<br />
Sistemul trebuie sa permita inchiderea automata pentru TVA, venituri si<br />
cheltuieli<br />
Efectuarea usoara a lucrarilor de inchidere de perioada contabila,<br />
recalculul/ corectie/ simulare<br />
Obtinerea situatiilor contabile - in special pentru conturile de venituri si<br />
cheltuieli pe locatie, judet, sucursala sau pe toata compania<br />
Stabilirea de campuri obigatorii de completat la inregistrarea notelor<br />
contabile<br />
Sistemul trebuie sa permita importul datelor (bilant, Declaratia 394,<br />
Declaratia 390) in programele Ministerului de Finante<br />
1.2. Contabilitatea furnizorilor si a platilor<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 25
Ea trebuie sa gestioneze informatia despre furnizori, sa inregistreze in sistem<br />
facturile de la furnizori, precum si alte tranzactii (note de debit, credit, plati in<br />
avans, etc.), sa asigure procesul de aprobare a facturilor pentru plata, sa efectueze<br />
platile si sa reconcilieze platile cu extrasul de cont bancar.<br />
Contabilitatea furnizorilor trebuie sa asigure instrumente eficiente de control<br />
asupra platilor, pentru a optimiza planificarea acestora.<br />
Contabilitatea furnizorilor trebuie sa fie integrata in intreg sistemul informational;<br />
informatia referitoare la tranzactiile efectuate urmeaza sa fie transmisa in<br />
contabilitatea generala, fiind inregistrata in conturile corespunzatoare.<br />
Cerinte functionale:<br />
1. Sa defineasca furnizorii in sistem:<br />
cod,<br />
denumire,<br />
adresa,<br />
persoane de contact,<br />
nr. din registrul comertului,<br />
termeni de plata,<br />
codul taxei,<br />
codul de platitor de TVA.<br />
2. Sa permita ca un furnizor sa aiba mai multe adrese.<br />
3. Sa permita fuzionarea mai multor furnizori.<br />
4. Sa permita ca un furnizor sa fie in acelasi timp client.<br />
5. Sa asigure introducerea si gestionarea in sistem a facturilor de la furnizori.<br />
Vor fi gestionate diversele tipuri de facturi: facturi standard, plati in avans,<br />
note de debit si credit.<br />
6. Contabilitatea Furnizorilor trebuie sa asigure functiuni si facilitati pentru<br />
gestionarea facturilor de la furnizori si controlul riguros al platilor,<br />
intelegand prin aceasta: verificarea si aprobarea facturilor pentru plata, sau<br />
blocarea lor, emiterea (sau inregistrarea) documentelor de plata, efectuarea<br />
platilor la termenele scadente, valorificarea discountului acordat de furnizor,<br />
prevenirea platilor duble, prognoza necesarului de lichiditati.<br />
7. Este necesar un mecanism prin care sa se introduca lunar conform<br />
contractului tranzactiile pentru leasing (masini, echipamente, etc), cu<br />
calculul diferentelor de curs.<br />
8. Gestionarea si urmarirea clara a deconturilor de deplasare pe fiecare salariat<br />
9. Tranzactiile aprobate vor fi transferate automat in Contabilitatea Generala,<br />
preluate de aceasta si inregistrate in conturile din planul de conturi.<br />
10. Sistemul va asigura controlul termenelor de plata la nivele diferite,<br />
incluzand nivelul articolului din catalogul de furnizori.<br />
11. Sistemul va defini in sistem taxele care vor fi utilizate in tranzactii.<br />
12. Taxa va fi calculata automat sau manual pe baza tipului de taxa, in factura<br />
aparand linia de taxa. Taxa va fi calculata pe intreaga factura, sau pe fiecare<br />
linie a facturii.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 26
13. Sistemul trebuie sa permita crearea si gestionarea termenelor de plata.<br />
14. Conturile care participa la tranzactii vor fi predefinite in cadrul configurarii<br />
sistemului si vor apare automat pe documente.<br />
15. Factura de la furnizor poate incarca contul de stoc, sau de cheltuieli; este<br />
important ca sumele din liniile facturii sa fie distribuite in conturile<br />
corespunzatoare;<br />
16. In privinta facturilor in moneda straina, se va retine valoarea in moneda<br />
respectiva si suma convertita in lei (moneda functionala), dupa rata de<br />
schimb dorita (a institutiei, sau a utilizatorului, sau oficiala). Tranzactionarea<br />
in diverse valute pastrand ca moneda de baza a tranzactiei moneda RON;<br />
17. Generare automata a inregistrarilor contabile in cazul : TVA-ului si a<br />
diferentelor de curs<br />
18. Analizarea facturilor pe scadente, posibilitatea modificarii intervalelor<br />
stabilite pentru afisarea scadentelor.<br />
19. Sistemul va permite corectarea, sau stornarea facturilor, sau liniilor de<br />
factura.<br />
20. Blocarile de la plata ale facturilor vor putea fi anulate de utilizator, cu<br />
conditia ca acesta sa aiba autorizarea necesara.<br />
21. Inregistrari manuale sau automate incasari. Platile se pot efectua in moduri<br />
diferite: prin cecuri, ordine de plata, etc.; plata poate fi manuala (de<br />
exemplu: cec-urile se scriu manual si doar se inregistreaza in sistem), sau<br />
automata – de exemplu: cec-urile se genereaza automat si se tiparesc de<br />
sistem. In ultimul caz, este necesara o evidenta riguroasa a cec-urilor emise.<br />
22. Sistemul trebuie sa nu aiba limitari in privinta numarului de banci si conturi<br />
bancare.<br />
23. Metodele de plata, discount-ul, data de referinta pentru plata, eventuale<br />
dobanzi la intarzierea platilor sunt parametri care se stabilesc la nivelul<br />
sistemului si al furnizorilor.<br />
24. O plata sa se poata referi la una sau mai multe facturi.<br />
25. O plata sa poata fi partiala sau totala.<br />
26. Daca pentru un furnizor s-au efectuat plati in avans, la plata unei facturi<br />
catre acel furnizor, sistemul va lua in considerare platile in avans pentru a fi<br />
aplicate facturii respective.<br />
27. Pe o factura platita sa nu se mai poata aplica alte plati.<br />
28. Sistemul va prevedea un mod de urmarire riguroasa a cec-urilor,<br />
inregistrand cec-urile -numar, data, suma, factura la care se refera si starea<br />
cecului- daca este in asteptare, trimis, sau anulat.<br />
29. Periodic, la nivelul unei luni, sistemul va realiza inchiderea perioadei si<br />
transferul tranzactiilor in Jurnale din Contabilitatea generala pentru a fi<br />
inregistrate in conturile din Cartea mare. Anterior transferului, sistemul<br />
ofera instrumente de auditare a informatiei stocate, on-line si prin rularea<br />
unor rapoarte.<br />
30. Transferul in Contabilitatea generala se va realiza la diferite niveluri de<br />
detaliere - de detaliu (nivelul audit complet), nivelul facturii (audit partial),<br />
sau la nivelul sumelor pe conturi.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 27
31. Sistemul va asigura un acces rapid on-line la facturile pe care utilizatorul<br />
doreste sa le vizualizeze, inclusiv documentele in legatura cu acestea cum ar<br />
fi comenzile, platile, platile in avans, etc. Selectia se va face prin furnizor,<br />
interval calendaristic, starea facturilor.<br />
32. Sistemul va oferi rapoartele legale si rapoarte care sa permita auditul al<br />
proceselor din contabilitatea platilor:<br />
o Registrul de facturi<br />
o Registrul de plati<br />
o Evidenta platilor in avans<br />
Registrul de cec-uri<br />
Lista facturilor in ordinea vechimii<br />
Necesarul de numerar<br />
Diferente nerealizate de schimb valutar<br />
Fise de cont<br />
Sistemul va permite reconcilierea platilor cu extrasele de cont bancar<br />
33. Sistemul va perimite obtinerea automata a Registrului de casa din aplicatia<br />
ERP<br />
34. Sa permita listarea scrisorilor de confirmare sold ale furnizorilor la o<br />
anumita data<br />
35. Sistemul va permite prognoza necesarului de lichiditati.<br />
36. Sa permita inregistrarea operatiunilor de compensare (inclusiv situatia cand<br />
furnizorul este si client)<br />
1.3. Contabilitatea clientilor si a incasarilor<br />
Modulul de contabilitate a clientilor si a incasarilor va asigura suportul pentru<br />
activitatile legate de relatia cu clientii, avand ca scop realizarea unui control riguros<br />
asupra sumelor datorate si a celor incasate.<br />
Modulul va gestiona informatia despre clienti, atat datele de definire, cat si istoricul<br />
relatiilor cu acestia.<br />
Cerinte functionale:<br />
1. Gestionarea informatiei despre clienti :<br />
numar, denumire client<br />
adresa pentru facturare<br />
alte adrese<br />
informatii de contact - persoana, telefon<br />
taxe<br />
banca<br />
2. Sa permita mai multe locatii si adrese ale clientului;<br />
3. Sa permita fuzionarea clientilor definiti multiplu;<br />
4. Sa mentina cel putin informatia despre client din ultimii doi ani referitor la<br />
incasari, penalizari, facturi, si sa actualizeze informatia imediat, pe masura<br />
derularii proceselor zilnice;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 28
5. Sa asigure posibilitatea de a efectua diferite tipuri de tranzactii: facturi,<br />
incasari, note de debit si note de credit, incasari in avans;<br />
6. Sa permita inregistrarea tranzactiilor in perioada curenta, chiar daca<br />
perioada anterioara nu a fost inchisa;<br />
7. Sa permita inregistrari de tranzactii in perioade trecute si urmatoare;<br />
8. Sa poata crea facturi recurente pentru tranzactii care se repeta;<br />
9. Sa genereze un numar unic pentru fiecare document creat sau introdus in<br />
sistem, cu posibilitatea ca utilizatorul sa defineasca propriile intervale de<br />
numere pentru diversele tipuri de documente;<br />
10. Sa poata anula, storna facturi;<br />
11. Sa calculeze taxa automat, pe baza tipurilor de taxe predefinite;<br />
12. Sa introduca facturi in alte valute, sa converteasca valoarea in lei (moneda<br />
functionala) la cursul predefinit in sistem si sa salveze informatia in ambele<br />
monede;<br />
13. Sa predefineasca conturile pentru clienti, taxe etc astfel incat sa apara<br />
automat la introducerea unei facturi;<br />
14. Incasarea sa poata fi aplicata unei facturi, sau unei linii a facturii;<br />
15. Sa permita incasari partiale ale unei facturi;<br />
16. Sa inregistreze incasarile fara factura corespondenta intr-un cont rezervat<br />
pentru actiuni in asteptare;<br />
17. La incasarea facturilor, sa ia in consideratie incasarile in avans, sau depozitul<br />
clientului;<br />
18. Sa permita reconcilierea platilor cu extrasul de cont bancar;<br />
19. Sa asigure accesul on-line la intreaga informatie stocata, informatia despre<br />
clienti, facturi, incasari prin selectii dupa criterii multiple, cum ar fi:<br />
client,<br />
perioada,<br />
starea facturii;<br />
20. Sistemul trebuie sa asigure calculul automat de dobânzi/penalitati pentru<br />
scadente depasite, posibilitatea definirii perioadelor de gratie pentru<br />
anumiti clienti si emiterea facturii pentru aceste creante.<br />
21. Sa ofere un set de rapoarte:<br />
Registrul de tranzactii<br />
Jurnal de vanzari pe conturi de carte mare<br />
Registrul de incasari<br />
Registrul de TVA din vanzari<br />
Raportul de TVA incasat<br />
Registrul de reconciliere TVA<br />
Balanta de verificare<br />
Raport de facturi neplatite dupa transe de perioade scadente, pe<br />
vechime<br />
Fisa contului<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 29
1.4. Managementul Trezoreriei<br />
Cerinte functionale:<br />
1. Gestionarea conturilor de disponibilitati;<br />
2. Sistemul va putea sa lucreze cu valute multiple;<br />
3. Se va crea posibilitatea definirii principalelor trezorerii si conturi bancare cu<br />
care se lucreaza in mod curent (se vor putea defini conturile proprii precum<br />
si cele ale clientilor/furnizorilor);<br />
4. Pentru conturile bancare vor fi gestionate: trezoreria, contul bancar, valuta<br />
contului, unitatea proprietara a contului bancar respectiv (client, furnizor<br />
sau firma proprietara);<br />
5. Se va asigura preluarea electronica a extraselor bancare (prin multicash)<br />
6. Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei,<br />
documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatia<br />
respectiva;<br />
7. Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principalele<br />
operatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont<br />
8. Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei,<br />
documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatia<br />
respectiva;<br />
9. Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principalele<br />
operatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont;<br />
10. Sistemul va permite urmarirea in permanenta a soldului pe fiecare cont<br />
bancar.<br />
11. Inregistrarea incasarilor/platilor clienti/furnizori<br />
incasarile si platile sa se poata face (prin intermediul unor module<br />
dedicate) prin diferite moduri :<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
- prin banca : cec-uri, ordine de plata (preluare din modulul banca)<br />
- prin casierie (preluare din modulul casa)<br />
- avansuri de incasare/plata (preluare din modulul casa, banca)<br />
- compensare<br />
Posibilitatea de a se face operatii de compensare (la nivel de document<br />
sau la nivel de partener) intre doi sau mai multi parteneri de afaceri.<br />
Compensarea documentelor se va face prin incasarea/plata<br />
documentelor partial sau total.<br />
Incasarile/platile sa se poata face la nivel de document primar gestionat<br />
in sistem sau la nivel de partener (fara specificarea documentului<br />
primar).<br />
Sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in<br />
moneda documentului primar.<br />
Sa existe posibilitatea inregistrarii zilnice a cursurilor valutare pentru<br />
valutele utilizate in operatiunile curente.<br />
12. Inregistrarea documentelor de incasare/plata (Ordine de plata, CEC-uri)<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 30
Inregistrarile documentelor de incasare/plata vor contine :<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
numar<br />
data<br />
cont bancar firma proprietara<br />
cont bancar partener<br />
valuta<br />
partenerul pentru care se face inregistrarea respectiva<br />
documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata (daca<br />
operatia se refera la un document primar)<br />
suma aferenta inregistrarii curente atat in valuta cat si convertita in<br />
lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa se<br />
poata face incasare/plata totala sau partiala)<br />
13. Incasarile/platile prin banca<br />
Acestea vor trebui sa permita:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
posibilitatea operarii pe conturi analitice<br />
evidentierea soldurilor pe documentele de banca (extrase) conform cu<br />
operatiile zilnice prelucrate ; in cazul in care este nevoie sistemul sa<br />
permita modificarea soldurile initiale propuse pentru extrasul curent<br />
specificarea numarului si a datei extrasului ce se inregistreaza<br />
specificarea contului bancar pentru care se face inregistrarea extrasului<br />
respectiv<br />
specificarea valutei<br />
specificarea documentului pregatitor pentru incasare/plata (CEC, ordin<br />
de plata, etc)<br />
specificarea partenerului pentru care se face inregistrarea respectiva<br />
specificarea documentului primar la care se refera operatiunea<br />
inregistrata (daca operatia se refera la un document primar)<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
specificarea sumei aferente inregistrarii curente atat in valuta cat si cea<br />
convertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar<br />
sa se poata face incasare/plata totala sau partiala)<br />
afisarea informativa a soldului actual pe documentul primar pe care se<br />
face operatia respectiva<br />
este de dorit ca pentru anumite tipuri de tranzactii sa se defineasca<br />
reguli de distributie a sumelor pe conturile contabile<br />
posibilitatea ca pentru o tranzactie sa se poata specifica defalcarea sa pe<br />
mai multe perechi de conturi contabile<br />
posibilitatea ca pentru inregistrarea unei pozitii de extras referitoare la<br />
un document primar sa se poata face operarea la nivel de pozitie din<br />
cadrul documentului,<br />
specificarea centrului de cost pentru care se face inregistrarea (cand este<br />
cazul),<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 31
specificarea numar/data nota de banca (sau nota contabila) asociata<br />
inregistrarii respective<br />
posibilitatea ca pentru operatiile in valuta se se poata inregistra<br />
automat diferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, aceste<br />
propuneri de diferente de curs sa se poata modifica<br />
sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in<br />
moneda documentului primar<br />
posibilitatea de a se introduce pozitii de extras, de incasare/plata, care<br />
sa nu afecteze soldul extrasului.<br />
evidentierea tranzactiilor pe un anumit cont pe o perioada de timp<br />
specificata, atat detaliat cat si centralizat.<br />
evidenta tuturor tranzactiilor pe zi, luna, detaliat si centralizator.<br />
14. Incasarile/platile prin casierie<br />
Inregistrarea acestor operatiuni vor permite:<br />
<br />
evidentierea soldurilor (initiale si finale) conform cu operatiile zilnice<br />
prelucrate<br />
posibilitatea de a se defini mai multe casierii pentru care se fac<br />
inregistrarile; pentru fiecare dintre ele sa se poata defini la inceput, daca<br />
este cazul, soldul initial de casa<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
specificarea valutei si a cursului valutar<br />
specificarea partenerului pentru care se face inregistrarea respectiva,<br />
sa se poata face inregistrarea operatiilor specifice de casa la nivel de tip de<br />
partener (ex. Particular, Client, Furnizor, Salariat, Centru de Cost)<br />
specificarea documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata<br />
(daca operatia se refera la un document primar)<br />
specificarea sumei aferente inregistrarii curente atat in valuta cat si cea<br />
convertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa<br />
se poata face incasare/plata totala sau partiala)<br />
afisarea informativa a soldului actual al documentului primar pentru care<br />
se face operatia respectiva<br />
este de dorit ca pentru anumite tipuri de tranzactii sa se defineasca reguli<br />
de distributie a sumelor pe conturile contabile<br />
posibilitatea ca pentru o tranzactie sa se poata specifica defalcarea sa pe<br />
mai multe perechi de conturi contabile<br />
posibilitatea de a se specifica numarul chitantei de casa cu care s-a facut<br />
incasarea-plata<br />
posibilitatea ca pentru inregistrarea unei pozitii de casa referitoare la un<br />
document primar sa se poata face operarea la nivel de pozitie din cadrul<br />
documentului<br />
specificarea centrului de cost pentru care se face inregistrarea (cand este<br />
cazul)<br />
specificarea numar/data nota contabila asociata inregistrarii respective<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 32
posibilitatea ca pentru operatiile in valuta sa se poata inregistra automat<br />
diferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, aceste propuneri de<br />
diferente de curs sa se poata modifica<br />
posibilitatea inregistrarii si urmaririi operatiilor privind avansurile de<br />
decontare cu salariatii<br />
sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in<br />
moneda documentului primar.<br />
evidentierea tranzactiilor pe un anumit cont pe o perioada de timp<br />
specificata, atat detaliat cat si centralizat<br />
evidenta tuturor tranzactiilor pe zi, luna, detaliat si centralizat.<br />
15. Gestiunea si urmarirea avansurilor clienti/furnizori:<br />
inregistrarea unui avans : numar avans, partener, valuta<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
adaugarea de documente ce constituie avans (ordin de plata, casa, extras),<br />
posibilitatea de a se ‘stinge’ documente primare din avansul constituit<br />
(partial sau total document)<br />
posibilitatea de a se modifica, sterge un document primar care a diminuat<br />
un avans<br />
posibilitatea de a se inregistra din punct de vedere contabil operatia de<br />
‘stingere’ a documentelor din avansuri.<br />
16. Incasarile/platile prin Compensare<br />
posibilitatea de a se realiza compensari in valute diferite<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
posibilitatea de a se realiza compensarea intre mai multi parteneri (nu<br />
numai firma proprietara cu clientul/furnizorul)<br />
posibilitatea de se specifica documentele ce intra intr-o compensare<br />
posibilitatea ca intr-o compensare sa intre nu numai documente ci si sume<br />
ce se refara la incasari/plati pentru partenerul respectiv<br />
posibilitatea de a se inregistra automat in conturi compensarea efectuata<br />
posibilitatea de a se evidentia in mod automat si eventualele diferente de<br />
curs rezultate din compensare<br />
posibilitatea de a se realiza compensarea pe sume diferite (suma de<br />
incasari diferita de cea de plati), rezultatul putand fi urmarit prin<br />
intermediul documentelor de incasare-plata (de ex. Ordin de plata) sau<br />
avansurilor.<br />
17. Situatii de raportare<br />
liste de rapoarte referitoare la tertele parti si obligatii cu defalcarea sumelor<br />
restante in functie de vechime (30, 60, 90, ... zile),<br />
<br />
<br />
balante analitice pentru un cont contabil care sa contina detaliat informatii<br />
privind : solduri initiale pe partener-valuta, rulaje curente, sold final (si<br />
componenta soldului)<br />
listarea rapoartelor : Fisa Clienti si Fisa Furnizori (detaliat pe operatiile<br />
efective realizate si centralizat la nivel de client/furnizor), pe o perioada<br />
specificata<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 33
listarea de rapoarte specifice care vor permite urmarirea incasarilor de la<br />
clienti si a platilor catre furnizori, conform termenelor de incasare/plata<br />
scadente.<br />
listarea documentelor de incasare/plata de la clienti/catre furnizori, cu<br />
legatura la documentele primare (daca acestea sunt gestionate in baza de date).<br />
rapoarte speciale pentru urmarirea incasarii/platii documentelor, precum si a<br />
situatiei debitorilor/creditorilor.<br />
datele primare, la nivel de clienti/furnizori, vor fi prelucrate si vor putea fi<br />
raportate sub forma unor situatii statistice, ce vor face obiectul analizelor in<br />
cadrul instrumentelor suport de decizie.<br />
situatii privind operatiile realizate prin intermediul unui cont bancar<br />
situatii privind operatiile efectuate pe o anumita nota contabila (defalcat si<br />
centralizat la nivel de grupe de conturi)<br />
situatie cu incasarile pe unul sau mai multi clienti, zilnic/lunar.<br />
1.5. Imobilizari corporale si necorporale<br />
Cerinte functionale:<br />
Sistemul va permite importul datelor din aplicatia care tine evidenta operativa a<br />
imobilizarilor corporale si necorporale , precum si a materialelor dea natura obiectelor de<br />
inventar.<br />
Deasemenea sistemul va permite emiterea de rapoarte aferente contabilitatii financiare si de<br />
gestiune.<br />
1.6. Gestiunea bugetelor<br />
Cerinte functionale:<br />
Sistemul va permite introducerea bugetului de venituri si<br />
cheltuieli in formatul stabilit prin HG 208/2005. Activitatile de<br />
prestari servicii de broadcasting, comunicatii si celelalte activitati<br />
se urmaresc a fi incluse in bugetul de venituri si cheltuieli(BVC).<br />
Ele se urmaresc la nivel de societate, respectiv sucursale. Ca<br />
orizont de timp, bugetul de venituri si cheltuieli este defalcat pe<br />
luna, trimestru, semestru, an.<br />
Se solicita, de asemenea, ca in procesul de bugetare sa se tina cont de alocarea<br />
codurilor CPV, definite conform cu legislatia in vigoare.<br />
1.7. Reporting Sistem<br />
Cerinte functionale:<br />
Se solicita posibilitatea de calcul a indicatorilor financiari standard<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 34
1. Conducerea, coordonarea si controlul activitatii sa se realizeze prin:<br />
sistem de indicatori;<br />
jurnale de bord, analize economice la zi sub forma forma de<br />
situatii de raportare.<br />
2. Sa permita definirea practic nelimitata a:<br />
registrelor de contabilitate;<br />
jurnalelor de bord;<br />
indicatorilor;<br />
rapoartelor de bilant;<br />
contabilitatilor analitice.<br />
3. Sa permita prezentarea starii financiare, a rentabilitatii pana la cel mai mic nivel<br />
posibil cu ajutorul mai multor instrumente, exprimate in valuta de BAZA sau<br />
de REFERINTA:<br />
rapoarte financiare;<br />
bugete;<br />
jurnale de bord;<br />
analize economico-financiare;<br />
statistici;<br />
previziuni;<br />
indicatori economico-financiari.<br />
4. Analizele economice sa aiba in vedere:<br />
cifra de afaceri;<br />
cheltuielile variabile;<br />
cheltuielile fixe;<br />
riscul de exploatare;<br />
rentabilitatea;<br />
starea financiar-patrimoniala<br />
gestiunea activelor fixe.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 35
2. Logistica<br />
Cerinte functionale:<br />
2.1. Contabilitatea de gestiune<br />
1. Prin implementarea noului sistem informatic se solicita corecta inregistrare si<br />
urmarire a costurilor si veniturilor aferente societatii, la nivelul activitatilor<br />
specifice care le-au generat. De asemenea, se urmareste alocarea corecta a<br />
cheltuielilor indirecte pe obiecte de cost, pe baza mecanismelor specifice din<br />
companie.<br />
2. Noul sistem trebuie sa permita raportarea costurilor si veniturilor pe categoriile<br />
de servicii furnizate de societate, pentru a se putea analiza profitabilitatea<br />
acestora, atat la nivelul intregii companii, cat si la nivelul fiecarei sucursale.<br />
3. Contabilitatea interna trebuie sa fie in stransa legatura cu contabilitatea<br />
financiara, astfel incat tranzactiile din contabilitatea financiara relevante, ce<br />
presupun inregistrari pe conturi de profit si pierdere, sa fie transmise automat<br />
contabilitatii de gestiune. De asemenea, sistemul trebuie sa permita<br />
reconcilierea dintre contabilitatea financiara si cea interna.<br />
4. Modulul de contabilitate de gestiune trebuie sa permita definirea obiectelor de<br />
cost (centre de cost, centre de profit, alte obiecte daca este cazul) conform cu<br />
cerintele societatii, planificarea costurilor si veniturilor companiei, inregistrarea<br />
tuturor costurilor si veniturilor specifice activitatii desfasurate, respectiv<br />
obtinerea de rapoarte relevante, conform cu necesitatile exprimate.<br />
5. Sistemul va permite gestiunea costurilor in doua monezi (RON si USD)<br />
6. Definirea obiectelor de cost va tine cont de structura companiei fiind necesare o<br />
mapare intre aceste doua elemente.<br />
7. Sistemul va permite inregistrarea si alocarea costurilor distinct functie de<br />
categoriile de servicii furnizate de societate.<br />
8. Pentru proiecte este necesara posibilitatea de a defini bugete si de a face analize<br />
ale costurilor efective versus cele bugetate.<br />
9. Va fi necesara posibilitatea de definire de ierarhii de centre de cost/ profit.<br />
10. Este necesar sa fie puse la dispozitie functionalitati specifice de verificare,<br />
control, corectie de înregistrari costuri la închidere de perioada.<br />
11. Generarea de analize plan fata de efectiv, respectiv plan recalculat fata de<br />
efectiv.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 36
2.2. Gestiunea fluxului de aprovizionare<br />
Cerinte functionale:<br />
1. Modulul trebuie sa permita configurarea in sistem a limitelor pentru proceduri<br />
de achizitie si achizitii directe – daca aceste limite sint depasite sa se avertizeze<br />
direct din aplicatie. Daca nu exista o pozitie aprobata in Programul anual, sa se<br />
impuna existenta unui referat de oportunitate aprobat de persoanele<br />
indreptatite. Sa permita consumul distribuit in timp din aceasta limita, sa se<br />
stabileasca cind e nevoie de numerar, si de cit este nevoie.<br />
2. Modulul trebuie sa permita fluxuri de documente pentru aprovizionare (cerere<br />
de aprovizionare/ cheltuiala, aprobare, comanda achizitie, trimitere la furnizor,<br />
primire confirmare de expediere, receptie, inregistrare nir, inregistrare factura,<br />
etc). Daca in faza de cerere de aprovizionare s-a trecut departamentul/ locatia<br />
care primeste produsul, la iesirea din flux materialul (mijloc fix etc) receptionat<br />
sa fie alocat pentru acel departament/ locatie/ proiect.<br />
3. Modulul trebuie sa ofere suport pentru gestionarea contractelor, mecanisme de<br />
avertizare automate daca un contract urmeaza sa expire intr-o perioada - cu<br />
posibilitatea de introducere de conditii de cantitate, pret, valoare, distribuite pe<br />
mai multi ani.<br />
4. Pe contracte se vor preciza produsele si preturile, cu posibilitatea de a detalia pe<br />
pret de lista, rabat, cheltuieli de transport, etc.<br />
5. Se vor preciza, de asemenea, termene de livrare, conditii de livrare, conditii de<br />
plata. Se solicita posibilitatea de programare a livrarilor.<br />
6. Se vor putea defini acorduri cadru cu cantitate minima si maxima. Se vor putea<br />
defini si acorduri cadru, din care se vor crea ulterior contracte subsecvente.<br />
7. Modulul/Aplicatia trebuie sa permita atât intrarea bunurilor cu referinta la<br />
contractele existente cât si fara referinta la un contract (achizitii directe de valori<br />
mici).<br />
8. În cazul intrarii bunurilor cu referinta la un contract existent, aplicatia va aduce<br />
din contract liniile respective cu toate datele aferente, solicitînd operatorului<br />
numai confirmarea cantitatii receptionate.<br />
9. Aplicatia va tipari NIR-ul în forma specificata de lege.<br />
10. Modulul trebuie sa permita introducerea facturilor furnizor doar daca acestea<br />
sunt asociate unei receptii de bunuri, sau, în cazul serviciilor si lucrarilor, daca<br />
sunt asociate unui contract sau au aprobarile necesare<br />
11. Modulul trebuie sa verifice automat daca prin însumarea pozitiilor facturii si a<br />
taxelor se obtine valoarea totala a facturii. Va verifica si daca taxele sunt<br />
introduse corect. În caz de erori va avertiza operatorul. Aplicatia va permite<br />
blocarea la plata a unor facturi sau a unor furnizori.<br />
12. Modulul trebuie sa ofere suport pentru crearea de grafice de livrari si de plati<br />
de diferite tipuri (sponsorizari, acord cadru, contract subsecvent, de produse,<br />
lucrari servicii, training, asigurare auto/ de viata/ echipamente,cladiri,<br />
promovare produse/ imagine, inchiriere, etc).<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 37
13. Modulul trebuie sa permita propunerea, definirea, urmarirea, gestionarea<br />
Programului anual de achizitii de produse/ servicii/ lucrari.<br />
14. Modulul va usura urmarirea derularii contractelor, va asigura verificarea<br />
respectarii de catre furnizori a clauzelor contractuale, va permite înregistrarea<br />
tuturor miscarilor de materiale atât în interiorul companiei cât si catre / dinspre<br />
terti.<br />
15. Modulul trebuie sa permita definirea in sistem a tuturor tipurilor de documente<br />
de aprovizionare necesare desfasurarii proceselor specifice:<br />
Referate de necesitate;<br />
Cereri de oferta;<br />
Oferte;<br />
Comenzi de aprovizionare (simple sau cu referinta la contracte);<br />
Contracte;<br />
Grafice de livrare (generale pe perioade mai lungi sau detaliate<br />
pentru perioad scurte);<br />
16. Posibilitatea crearii tuturor acestor documente cu referinta la alt document de<br />
aprovizionare care exista in sistem sau, in unele cazuri cu referinta la mai multe<br />
documente (ex: comanda de aprovizionare cu referinta atat la un referat de<br />
necesitate, cat si la un contract);<br />
17. Posibilitatea crearii unor strategii diferite de aprobare a oricarui document de<br />
aprovizionare, in functie de necesitati, dupa criterii liber definibile;<br />
18. Posibilitatea utilizarii monedelor necesare in raport cu fiecare furnizor;<br />
19. Posibilitatea definirii unor parametrii specifici pentru fiecare material in relatia<br />
cu un anumit furnizor:<br />
Termeni de livrare;<br />
Taxe;<br />
Conditii de pret specifice cu posibilitatea definirii acestora pe<br />
anumite perioade de timp;<br />
Conditii de livrare;<br />
Posibilitatea definirii de preturi diferite in functie de unitati de<br />
masura diferite;<br />
Limite de sublivrare sau supralivrare specifice furnizorului;<br />
Cantitati minime de livrare;<br />
Durate minime pana la expirarea produsului;<br />
Producator preferat in cazul unor intermediari.<br />
20. Definirea unor liste sursa cuprinzand furnizorii agreati.<br />
21. Definirea unui furnizor preferential in cazul in care se doreste determinarea<br />
automata a unui furnizor in referatele de necesitate.<br />
22. Utilizarea in procesul de aprovizionare a unui subcod specific relatiei material –<br />
producator.<br />
23. Definirea de conditii speciale de pret si evidentierea separata a acestora in<br />
documente pentru taxe, discount-uri, cheltuieli de transport, vama, etc..<br />
24. Posibilitatea existentei unui istoric al preturilor in relatia cu furnizorii.<br />
25. Posibilitatea comunicarii automate a documentelor de aprovizionare<br />
furnizorului si prin alte metode convenite: fax, e-mail.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 38
26. Posibilitatea comunicarii cu furnizorul folosind codul de material utilizat de<br />
acesta.<br />
27. Crearea de grafice de livrare in fiecare document de aprovizionare trimis<br />
furnizorului.<br />
28. Posibilitatea definirii unor adrese de livrare diferite;<br />
29. Posibilitatea introducerii automate sau manuale de texte definite anterior in<br />
datele de baza ale materialului, furnizorului sau in documente de aprovizionare<br />
premergatoare;<br />
30. Posibilitatea alocarii unui obiect de cost in documentele de aprovizionare, in<br />
cazul in care materialul nu se aprovizioneaza pentru stoc sau in cazul<br />
aprovizionarii cu servicii externe (comenzi de productie, centre de cost, etc.).<br />
31. Posibilitatea definirii in documentele de aprovizionare a tipului de<br />
aprovizionare (standard, in custodie, subcontractare, livrare catre o terta parte).<br />
32. Posibilitatea compararii automate a preturilor unor oferte, luand in considerare<br />
toate cheltuielile de aprovizionare.<br />
33. Posibilitatea tiparirii in formatul dorit a documentelor trimise furnizorilor.<br />
34. Posibilitatea identificarii si procesarii tuturor referatelor de necesitate alocate<br />
unui furnizor in momentul crearii unei comenzi de aprovizionare catre acesta.<br />
35. Posibilitatea crearii unor contracte atat cantitativ, cat si valoric.<br />
36. Posibilitatea utilizarii pentru fiecare document a mai multor versiuni.<br />
37. Posibilitatea crearii automate a comenzilor pe baza referatelor de necesitate<br />
aprobate si care au furnizor cunoscut, in conditii determinate.<br />
38. Inregistrarea modificarilor aduse unui document de aprovizionare si a<br />
utilizatorului care le-au efectuat.<br />
39. Inregistrarea in comanda de aprovizionare sau in contract a istoricului tuturor<br />
operatiilor (documentelor) efectuate cu referinta la aceasta.<br />
40. Posibilitatea verificarii on-line din documentele de aprovizionare a situatiei<br />
stocurilor de materiale existente, precum si a tuturor cerintelor existente la<br />
momentul respectiv si a stadiilor in care se afla acestea.<br />
41. Posibilitatea definirii de conditii de pret specifice serviciilor, atat pentru<br />
serviciul respectiv, cat si in relatie cu un anumit furnizor.<br />
42. Posibilitatea crearii unui document de acceptanta a serviciilor executate de un<br />
furnizor si a aprobarii acestuia functie de o strategie liber definibila.<br />
43. Posibilitatea tiparirii documentului de acceptanta si, de asemenea, a transmiterii<br />
automate a acestuia furnizorului, dupa aprobare, prin diverse alte metode (fax,<br />
e-mail).<br />
44. Posibiliatea monitorizarii in timp real a procesului de aprovizionare, dupa<br />
diverse criterii, prezetand informatii despre toate campurile existente in<br />
documentele de aprovizionare.<br />
45. Posibilitatea crearii unor situatii statistice pentru activitatea de aprovizionare,<br />
dupa criterii liber definibile. Acestea trebuie sa prezinte situatiile cerute atat<br />
pentru momentul respectiv, cat si pentru orice alta perioada necesara, atat<br />
tabelar, cat si grafic.<br />
46. Posibilitatea aprovizionarii unor materiale sau servicii care nu sunt definite in<br />
nomenclatoare, prin introducerea manuala a tuturor informatiilor necesare.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 39
47. Posibilitatea aprovizionarii de la furnizori ocazionali, fara a exista necesitatea<br />
definirii furnizorului in nomenclatorul specific.<br />
48. Posibilitatea evaluarii automate a furnizorilor in functie de pret, calitatea<br />
produselor, respectarea termenelor de livrare si a cantitatilor specificate.<br />
49. Posibilitatea crearii automate de atentionari, la termene prestabilite, in cazul<br />
intarzierilor.<br />
50. Posibilitatea anularii documentelor de aprovizionare numai in cazul in care nu<br />
exista documente ulterioare create cu referinta la ele.<br />
51. Pentru materiale necesare activitatii care au valori mici si pot fi aprovizionate in<br />
mod curent, sistemul trebuie sa permita urmatoarele functionalitati:<br />
Determinarea automata a necesarului de planificat in cazul<br />
materialelor pentru care exista posibilitatea stabilirii unor nivele<br />
de stoc. Sistemul trebuie sa determine necesarul pe baza nivelului<br />
minim si maxim al stocurilor, al stocului de siguranta si al<br />
timpului planificat de livrare. De asemenea, trebuie sa tina cont de<br />
posibilele rotunjiri necesare ale cantitatilor de aprovizionat;<br />
Crearea automata de referate de necesitate in cazul celorlalte<br />
materiale, pe baza unor rezervari introduse in sistem;<br />
Sa creeze un centralizator al disponibilitatii materialelor, care sa<br />
cuprinda situatia acestora in functie de consumul istoric mediu si<br />
de documentele de aprovizionare existente (acoperire de stoc);<br />
Sa permita corectii on-line a documentelor rezultate, direct din<br />
raportul situatiei materialelor, dupa rularea programului de<br />
determinare a necesarului. De asemenea sa permita crearea de noi<br />
documente direct din respectivul raport si modificarea<br />
rezultatelor finale tinand cont de corectiile facute;<br />
Sa permita rularea in mod de simulare a programului de<br />
determinare a necesarului de materiale.<br />
Cerinte functionale:<br />
2.3. Gestiunea stocurilor<br />
In aria de gestiune a stocurilor, sistemul trebuie sa raspunda, in principal,<br />
urmatoarelor cerinte:<br />
Gestiunea cantitativ si valorica a stocurilor;<br />
Crearea de documente de material si contabile pentru toate miscarile de<br />
bunuri;<br />
Inventarierea fizica a materialelor;<br />
Sa fie complet integrat cu modulele de contabilitate financiara, contabilitatea<br />
costurilor, aprovizionare, planificarea si urmarirea productiei, vanzari si<br />
distributie, managementul calitatii materialelor.<br />
Pentru indeplinirea acestor cerinte, sistemul trebuie sa permita urmatoarele:<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 40
1. Posibilitatea introducerii in timp real a tuturor miscarilor de material si<br />
recalcularea automata a stocurilor rezultate in urma acestor miscari.<br />
2. Crearea automata a unor documente financiar-contabile corespunzatoare si,<br />
eventual, a unor documente de costuri in modulul de gestiune a costurilor.<br />
3. Modulul trebuie sa permita operarea tuturor miscarilor de stocuri necesare<br />
functionarii unei companii: intrari, iesiri, transferuri, casari, diferente de<br />
inventar; stornari, etc. Aplicatia va permite tiparirea documentelor aferente<br />
miscarilor de stocuri in forma solicitata prin lege.<br />
4. Sistemul va permite înregistrarea tuturor miscarilor de materiale atât în<br />
interiorul companiei cât si catre / dinspre terti.<br />
5. Modulul va permite gestionarea unei game complete de materii prime, piese de<br />
schimb, materiale consumabile, marfuri, obiecte de inventar, etc. Totodata,<br />
modulul/aplicatia va permite gestionarea materialelor aflate în stoc în magazii<br />
cât si a celor în tranzit sau în custodie.<br />
6. Descarcarea stocurilor se va face la pretul mediu ponderat calculat la nivel de<br />
sucursala (exista un numar mare de gestiuni). Pentru stocurile care vor deveni<br />
obiecte de inventar sau mijloace fixe valoarea stocului trebuie descarcata cu<br />
metoda FIFO, la nivel de sucursala.<br />
7. Modulul trebuie sa permita gestiunea stocurilor, stoc de siguranta, avertizari ca<br />
stocurile au scazut sub un minim, operatii de completare stoc (replenishment).<br />
Este necesar ca operatiile de aprovizionare sa decurga cit se poate de repede<br />
pentru a nu se intirzia operatiunile viitoare din cauza lipsei stocului necesar.<br />
8. Posibilitatea verificarii on-line din documentele de aprovizionare a situatiei<br />
stocurilor de materiale existente, precum si a tuturor cerintelor existente la<br />
momentul respectiv si a stadiilor in care se afla acestea.<br />
9. Modulul va permite operatii de inventariere, de inregistrare a diferentelor<br />
cantitative rezultate in urma inventarului dar numai dupa o etapa de analiza si<br />
eventual corectie a diferentei. Inventarierea se face pentru o data anterioara,<br />
inregistrarea diferentelor trebuie facuta retroactiv, pentru acea data.<br />
10. Modulul va integra cât mai bine partea logistica cu partea financiara prin<br />
generarea automata, imediata, de note contabile aferente operatiunilor logistice<br />
înregistrate (acolo unde e cazul).<br />
11. Pentru fiecare material se vor defini cel putin urmatoarele informatii:<br />
Unitatile de masura, formulele de transformare dintr-o unitate de masura<br />
în alta<br />
Dimensiunile, volumul, greutatea<br />
Conditiile de depozitare<br />
Conturile (care apar implicit in tranzactii dar pot fi modificate de<br />
operator inainte de salvarea tranzactiei) de material si de cheltuieli<br />
pentru materialul respectiv (pentru înregistrarea automata a notelor<br />
contabile aferente miscarilor de materiale).<br />
Categorie material.<br />
12. Modulul va permite lucrul cu loturi de materiale. Un lot va grupa o anumita<br />
cantitate dintr-un material cu proprietati similare (produsa la aceeasi data, cu<br />
aceeasi data de expirare, etc).<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 41
13. Modulul va permite lucrul cu numere seriale pentru materiale.<br />
14. Modulul trebuie sa permita urmarirea stocurilor de orice tip, oriunde sunt ele:<br />
in depozit, in curs de transport, in custodia ASM-ului (area sales manager) sau a<br />
clientului.<br />
15. Este necesar sa existe nativ o varietate de rapoarte referitoare la stocuri si<br />
miscari de stocuri, cu diferite marimi dupa care se face selectie, sortare,<br />
totalizare, afisare:<br />
Balanta stocurilor la o data pe cod/ furnizor/ tip produs/ sucursala/<br />
gestiune/ locatie/ etc<br />
Registrul stocurilor la data<br />
Miscari de stocuri intr-o perioada, etc<br />
16. Cheltuielile de aprovizionare sa poata fi introduse in evaluarea materialelor<br />
(implicit a pretului acestora);<br />
17. In cazul receptiei de materiale pe baza de comanda, sistemul trebuie sa:<br />
Propuna pentru receptie cantitatile din comanda de aprovizionare pentru a<br />
usura introducerea acestora;<br />
Verifice automat tolerantele admise la livrare din punct de vedere cantitativ;<br />
Creeze automat in comanda de aprovizionare un istoric al miscarilor de<br />
material efectuate;<br />
Permita introducerea materialelor in stocuri speciale, pentru inspectie de<br />
calitate sau blocate;<br />
Permita informarea automata a responsabilului de aprovizionare despre<br />
receptia materialelor.<br />
18. Posibilitatea crearii de rezervari si utilizarea acestora ca referinta pentru<br />
miscarile de materiale.<br />
19. Inregistrarea tuturor tipurilor posibile de miscari, inclusiv la nivel de lot, daca<br />
este cazul:<br />
Receptii de materiale, atat pentru comenzi de aprovizionare, cat si pentru<br />
comenzile de productie;<br />
Consumuri de materiale pentru toate obiectele de cost posibile si eventuale<br />
retururi la magazie;<br />
Transferuri de materiale;<br />
Esantionari pentru inspectii de calitate;<br />
Casari de materiale;<br />
Retururi la furnizori;<br />
20. Tiparirea tuturor documentelor de material create (receptii, consumuri, etc.).<br />
21. Gestionarea stocurilor de materiale la nivel de lot, sau in cazuri speciale, la nivel<br />
de numar serial.<br />
22. Gestionarea stocurilor speciale de materiale:<br />
Stocuri in custodie ale furnizorilor sau la clienti<br />
Stocuri la subcontractori<br />
Stocuri de ambalaje returnabile, etc..<br />
23. Sa nu permita consumul de materiale din stocuri blocate sau aflate inca in<br />
inspectie de calitate.<br />
24. Introducerea datei de expirare a materialelor si, in anumite conditii, sa poata<br />
bloca receptia acestora daca data de expirare este sub o limita prevazuta.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 42
25. Monitorizarea stocurilor pe magazii, atat a celor nerestrictionate, cat si<br />
stocurilor speciale, inclusiv la nivel de lot.<br />
26. Anularea unor documente de material si, implicit a documentelor contabile<br />
corespunzatoare.<br />
27. Rapoartele de stocuri trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:<br />
Sa prezinte situatia exacta a acestora in timp real, inclusiv la nivel de lot;<br />
Sa prezinte istoricul situatiei materialelor pentru fiecare magazie;<br />
Sa prezinte, in functie de diverse criterii, toate documentele de material sau<br />
contabile aferente miscarilor de stoc;<br />
Sa permita compararea valorii stocurilor cu valoarea contabila a acestora din<br />
modulul financiar si sa evidentieze posibilele diferente;<br />
Sa permita identificarea stocurilor nefolosite intr-o perioada de timp sau a<br />
celor cu miscare lenta;<br />
Sa prezinte cerintele de consum existente la un moment dat impreuna cu<br />
situatia stocurilor.<br />
28. Executarea tuturor functiilor necesare realizarii inventarului fizic, pe magazii,<br />
ori de cate ori este nevoie:<br />
Crearea automata sau manuala de documente cu toate materialele supuse<br />
inventarierii, inclusiv la nivel de lot daca este cazul;<br />
Introducerea cantitatilor numarate in cadrul procesului de inventariere;<br />
Renumararea materialelor in cazul in care este necesar;<br />
Blocarea sau inghetarea stocurilor pe perioada inventarierii;<br />
Crearea de documente de diferente de inventar intre stocul scriptic si cel<br />
numarat;<br />
Crearea de documente contabile pe baza documentelor de diferenta;<br />
Reevaluarea stocurilor in caz de necesitate.<br />
29. Sistemul sa permita evitentierea stocului de natura obiectelor de inventar.<br />
Cerinte functionale:<br />
2.4. Gestiunea vanzari<br />
Sistemul de vanzari si distributie trebuie sa asigure totalitatea relatiilor intre<br />
companie si clienti, incepand cu momentul primului contact si al activitatilor de<br />
promovare a produselor pana la fazele de livrare si facturare a acestora.<br />
Principalele functionalitati pe care trebuie sa le permita sistemul sunt urmatoarele:<br />
Integrabilitate totala atat cu sistemele financiar-contabile si de<br />
gestiune a costurilor, cat si cu celelalte sisteme logistice: gestiunea<br />
materialelor, planificarea si urmarirea productia, managementul<br />
calitatii;<br />
Vizibilitate asupra intregului proces de vanzare si distributie,<br />
documentele intregului flux trebuind sa fie interconectate si<br />
prezentate in conformitate cu desfasurarea procesului;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 43
Gestiunea unor nomenclaoare unice pentru datele de baza,<br />
integrate, unde este cazul, cu celelalte module;<br />
Posibilitatea de reprezentare in sistem a oricarui tip de vanzare,<br />
distributie sau facturare;<br />
Gestionarea intregii activitati de distributie;<br />
Posibilitati de optmizare a procesului de facturare;<br />
Functionalitatile unui sistem de vanzari si distributie trebuie sa permita:<br />
Gestiunea centralizata a preturilor si conditiilor de formare a<br />
preturilor (rabaturi, discount-uri, promotii , taxe, etc.) si existenta<br />
unui istoric al tuturor preturilor, dicounturilor, taxelor, etc,<br />
structurate pe perioade de valabilitate.<br />
Posibiliatea crearii de proceduri de pret complexe, functie de o<br />
varietate de factori:<br />
Material;<br />
Relatia client-material;<br />
Cerinte specifice ale clientului,<br />
Cantitati comandate, etc..<br />
1. Cataloage (liste) de preturi si a termenelor de valabilitate a acestora.<br />
2. Utilizarea oricarei monede necesare in relatia cu clientii.<br />
3. Gestiunea clientilor si a altor tipuri de parteneri (ex. agenti de vanzari).<br />
Gestiunea produselor finite, marfurilor.<br />
Managementul creditului acordat clientilor si posibilitatea de<br />
blocare automata a unei tranzactii in cazul in care creditul stabilit<br />
a fost depasit.<br />
Procesarea mesajelor (tiparirea si transmisia documentelor<br />
specifice vanzarii).<br />
Gestionarea centralizata a taxelor de vanzare (TVA , taxe de<br />
transport, etc)<br />
Gestiunea produselor in liste specifice clientilor;<br />
Getiunea excluderilor (materiale care nu mai sunt disponibile<br />
pentru vanzare sau sunt inlocuite de alt material).<br />
Gestiunea unor texte standard specifice acestui domeniu de<br />
acrivitate in mai multe limbi si posibilitatea de folosire a lor in<br />
mod autimat sau manual.<br />
Determinarea automata a conturilor necesare crearii documentelor<br />
contabile, functie de tipul tranzactiei.<br />
Nomenclatorul de produse trebuie sa fie unic si sa fie continut in<br />
aceeasi baza de date cu toate celelalte materiale, avand toate<br />
functionalitatile cerute pentru acestea.<br />
Posibilitatea definirii unice a unui client, atat pentru procesele de<br />
vanzari si distriburie, cat si pentru activitatile financiar-contabile.<br />
Posibilitatea clasificarii clientilor.<br />
Posibilitatea definirii unor texte standard pentru fiecare client,<br />
texte utilizabile automat sau nu in documentele de vanzari.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 44
Posibilitatea definirii unor informatii generale complete despre<br />
clienti: adrese diferite in cazul unor sedii diferite, persoane de<br />
contact, termeni de cautare, limba de comunicare, termeni si<br />
metode de plata, etc.<br />
Posibilitatea blocarii totale sau partiale a operatiilor pentru un<br />
anumit client.<br />
Posibiliatea utilizarii loturilor de material in tot procesul de<br />
vanazri si distributie.<br />
Posibilitatea modificarii in masa a unor anumite valori in toate<br />
datele de baza.<br />
Inregistrarea tuturor modificarilor aduse datelor de baz si a<br />
utilizatorilor care au efectuat modificarea.<br />
Sistemul de raporatare trebuie sa prezinte, atat cantitativ, cat si<br />
valoric:<br />
Comenzi de vanzare: deschise, total comenzi<br />
Liste Oferte<br />
Liste Contracte<br />
Lista Livrari<br />
Livrari total<br />
Livrari de prelucrat (ridicare din depozit si iesire din gestiune)<br />
Lista Facturi<br />
Documente de facturat<br />
Documente blocate<br />
Documente incomplete<br />
4. Rapoartele sa poata contine informatii combinate, obtinute din<br />
documentele de vanzare (comenzi, facturi, retururi, comenzi deschise,<br />
documente de credit si debit, etc.), care sa poata fi defalcate pe fiecare<br />
obiect in parte: departament de vanzari, canalul de distributie, divizia de<br />
produse, client, regiune, birou de vanzari, agent de vanzari, produs, grupa<br />
de produse, moneda de raportare, perioada de raportare, etc..<br />
5. Tranzactiile din cadrul procesului de vanzare trebuie sa fie inregistrate in<br />
sistem prin intermediul documentelor de vanzare. Sistemul trebuie sa<br />
contina cel putin urmatoarele tipuri de documente:<br />
Cereri de oferta de la clienti si oferte catre clienti;<br />
Comenzi de vanzare;<br />
Contracte (valorice sau cantitative);<br />
Retururi, reclamatii cu posibilitati de livrari suplimentare,etc<br />
Principalele functionalitati pe care trebuie sa le permita sistemul sunt urmatoarele:<br />
1. Documentele care se creaza in sistem trebuie sa preia automat datele<br />
relevante din datele de baza existente (produse, clienti, conditii de pret, etc.).<br />
2. In cazul in care exista contracte, datele si conditiile se preiau din contract<br />
pentru toate documentele create cu referinta la contract si au prioritate fata<br />
de celelalte surse de date posibile.<br />
3. Introducerea codului de produs al clientului.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 45
4. Verificarea eventualei disponibilitati de stoc si verificarea posibilitatii de<br />
livrare a produsului la termenul cerut. Daca termenul cerut nu poate fi<br />
respectat, sistemul trebuie sa propuna o data de livrare posibila, creand o<br />
planificare a livrarilor.<br />
5. Introducerea tuturor specificatiilor clientului (marca, cerinte speciale de<br />
calitate, ambalare, marcare, conditii de livrare, etc.) si transferul lor automat<br />
in mod operational catre modululele beneficiare (planificarea si urmarirea<br />
productiei, aprovizionare, managementul calitatii, desfacere).<br />
6. Comanda de vanzare trebuie sa ofere si informatii asupra costurilor necesare<br />
fabricarii produsului cerut pentru a putea fi comparat cu pretul de vanzare.<br />
7. Sistemul ERP trebuie sa îmbunatateasca procesarea comenzilor/contractelor<br />
de prestare servicii si diverse vânzari, de la introducerea comenzii/<br />
contractului, a pretului, esalonarea în timp a prestatiilor contractate/<br />
alocarea produselor, la livrarea si facturarea acestora.<br />
8. Modulul specializat va fi integrat cu modulul de contabilitate clienti, cu cel<br />
de gestiune materiale si modulul financiar si va permite introducerea datelor<br />
despre contracte, monitorizarea contractelor de colocare (echipamentele<br />
tertilor gazduite in locatii proprii), de servicii de date (linii inchiriate,<br />
Internet, VPN, telefonie) precum si cele de vanzare a cartelelor telefonice.<br />
9. Modulul trebuie sa realizeze gestiunea facturilor emise clientilor care se fac<br />
in baza unui contract si pot avea citeva caracteristici:<br />
pot fi in suma fixa (conforma contractului, pentru servicii de<br />
comunicatii electronice) sau depinzind de consum (servicii de<br />
telefonie/ internet pentru cartele Ring sau servicii de broadcasting<br />
tv, radio).<br />
Pe prima factura a unui contract pot aparea suplimentar serviciile<br />
de instalare pentru un client (site survey etc).<br />
Facturile aferente unui contract „cu suma fixa” se fac lunar, pe<br />
toata perioada de valabilitate a contractului ; pentru aceste<br />
contracte trebuie sa existe un mecanism de emitere automata,<br />
lunara de comenzi de vinzare urmind sa se faca apoi verificare si<br />
facturare.<br />
Contractele prevad in general suma in euro iar factura se face la<br />
cursul BNR al euro din ziua facturarii.<br />
Factura trebuie emisa chiar daca suma de plata (pe o linie sau pe<br />
factura) este zero – se comunica astfel clientului ca nu datoreaza<br />
ceva pentru acel serviciu pentru acea perioada.<br />
10. Modulul de contractari servicii si diverse vânzari va gestiona<br />
vânzarea/livrarea de:<br />
servicii de colocare<br />
servicii de punere in functiune (internet, VPN);<br />
dare in custodie a anumitelor echipamente;<br />
stipularea consumului de energie in contract (si facturarea catre<br />
client a acestuia)<br />
servicii de transmisii ocazionale sau de urgenta<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 46
cartele telefonice in regim de consignatie si in viitor internet<br />
pentru rezidentiali<br />
diverse echipamente pentru furnizarea serviciului de internet<br />
11. Modulul de contractari servicii si diverse vânzari va permite gestionarea<br />
urmatoarelor date sau operatiuni:<br />
termene de plata<br />
perioade de gratie, de proba, de suspendare al serviciului (in caz<br />
de neplata, daca clientul isi intrerupe activitatea)<br />
indicatori ca pentru acel client se calculeaza penalizari (sau nu), ce<br />
procent etc<br />
taxe si tarife utilizate.<br />
conditii de pret<br />
penalitati la plata, discounturi, somatii de plata;<br />
analize lunare privind: contractele pe agent de vanzari, cantitatile<br />
(capacitatile) livrate, cantitatile facturate/incasate<br />
existenta a doua perioade de facturare: retroactiv si in avans<br />
stabilirea rutelor de transport pentru livrarea stocurilor tampon de<br />
cartele telefonice la clienti<br />
raportarea minutelor consumate de pe cartelele telefonice,<br />
tinandu-se cont de numerele de serie ale cartelelor<br />
sistemului de facturare direct la client si validarea facturilor la<br />
sediul central retururi din consignatie<br />
12. Se solicita rapoarte pe clienti, contracte si facturi. Urmarirea si analiza<br />
contractelor se vor efectua dupa urmatoarele criterii minimale:<br />
la nivel de tip de serviciu, valoare si capacitate;<br />
la nivel de regiune;<br />
la nivel de termen scadent;<br />
încasari realizate;<br />
termene de notificare;<br />
alte analize complexe în functie de datele gestionate.<br />
13. Modulul va permite inregistrarea/raportarea unei serii de indicatori care<br />
vor permite departamentelor de Contractari si diverse vânzari sa detecteze<br />
si sa evalueze din timp schimbarile pietei si tendintele economice.<br />
14. Toate datele si indicatorii (ex: cantitatile totale, cantitatile facturate), marjele<br />
de profit, (ex: de eficienta sau performanta) vor fi integrate si analizate în<br />
diferite moduri si sub diferite aspecte:<br />
de la tarif special sau material la consum total sau totalul<br />
vânzarilor pentru un grup de servicii sau produse:<br />
de la un anumit client pâna la grupuri sau ierarhii de clienti;<br />
pe tipuri de servicii prestate sau diverse vânzari;<br />
media procentului de penalitate (nr zile scadenta);<br />
15. Modulul trebuie sa ofere posibilitatea introducerii in rapoartele de clienti a<br />
unui camp in care sa fie precizat motivul incetarii colaborarii cu clientul.<br />
16. Modulul trebuie sa permita calculul bonusurilor vinzatorilor pentru facturile<br />
incasate in termen, conform cu diferiti algoritmi.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 47
17. Pentru o monitorizare eficienta a activitatii agentilor de vanzari si pentru<br />
gestionarea sistemului flexibil de bonusuri, vor trebui sa existe rapoarte<br />
zilnice si lunare privind:<br />
numarul de contracte la nivel de agent (birou vanzari)<br />
numarul facturilor incasate<br />
volum vanzari dealeri pentru stabilirea comisioanelor<br />
18. Factura va trebui sa poata fi transmisa pe e-mail sau fax catre diferite<br />
persoane de contact, angajati ai clientului.<br />
19. Sa se permita trimiterea unei notificari pe sms catre client in momentul<br />
emiterii facturii<br />
20. In cadrul negocierii contractului cu clientul, se intocmeste un document<br />
numit “marja negociere” prin care se pot acorda unui contract client<br />
reduceri fata de lista de pret (intr-o limita ce depinde de nivelul de<br />
competenta al semnatarului, cu escaladare catre persoane cu functii mai<br />
mari in caz de nevoie); aceste reduceri nu trebuie sa apara pe factura, dar in<br />
rapoartele manageriale sa se vada aceste reduceri si motivul acordarii lor. In<br />
facturi trebuie sa apara pretul conform contractului si reducerile fata de<br />
acesta cu motivul reducerilor (de exemplu datorate suspendarii serviciului<br />
pe o perioada).<br />
21. Este necesar ca aplicatia sa permita facturarea prestatiilor executate in trecut<br />
iar in rapoarte/ analize sa apara corect aceste prestatii, pentru lunile in care<br />
au fost executate.<br />
22. Este necesar ca modulul/aplicatia sa permita obtinerea unei multitudini de<br />
rapoarte, printre care:<br />
Facturi pe clienti si contracte comparativ cu cele din luna<br />
anterioara (sau aceeasi luna din anul anterior), in euro.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Sa existe motivul diferentei (coduri: upgrade, reziliere, intreruperi<br />
nefacturate, clienti pierduti si cauzele etc);<br />
Sa apara niste date referitoare la contract (de ex capacitatea<br />
contractata).<br />
Vor fi 3 tipuri de asemenea rapoarte:<br />
Data prestare serviciu intr-o perioada definita de operator<br />
Data facturare serviciu intr-o perioada definita de operator<br />
Data incasare factura intr-o perioada definita de operator<br />
Raport calcul penalizari pentru intirzierea de plata a facturilor.<br />
Inregistrarea contabila a penalitatilor nu se va face automat ci cind<br />
se doreste acest lucru, cu emiterea unei facturi.<br />
Raport care sa evidentieze pentru o perioada, pentru fiecare client,<br />
ponderea veniturilor pe fiecare serviciu din total venituri.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 48
In cadrul acestor procese de distributie si livrare sunt necesare urmatoarele<br />
functiuni:<br />
1. Monitorizarea datelor scadente ale livrarilor.<br />
2. Crearea si procesarea livrarilor scadente la nivel individual, pentru fiecare<br />
comanda in parte, cit si colectiv, pe baza listei de livrari scadente – sistemul<br />
poate propune crearea de livrari comune in cazul in care exista mai multe<br />
livrari scadente pentru acelasi client, sau livrari separate pentru fiecare<br />
comanda in parte<br />
3. Planificarea si monitorizarea listelor de lucru pentru activitatile de expeditie:<br />
Afisarea pentru prelucrare directa a dispozitiilor de livrare ce<br />
<br />
urmeaza a fi ridicate din depozit si pregatite pentru transportul la<br />
clienti;<br />
Afisarea dispozitiilor de livrare ce au fost deja ridicate din depozit<br />
dar pentru care nu s-au inregistrat docuemntele de gestiune si<br />
notele contabile aferente;<br />
4. Monitorizarea disponibilitatii produselor si procesarea comenzilor de iesire<br />
din stoc.<br />
5. Ambalarea produselor.<br />
6. Planificarea livrarilor si a transportului, rute si mijloace de transport.<br />
7. Tiparirea si trimiterea dispozitiilor de livrare si a avizelor de expeditie.<br />
8. Actualizarea automata a stocurilor la iesirea produselor.<br />
9. Crearea automata a notelor contabile si de gestiune a costurilor, aferente<br />
iesirii produselor din stoc.<br />
10. Livrarile trebuie sa permita utilizarea de numere serialesi sa actualizeze<br />
automat situatia stocurilor la nivel de numar serial.<br />
11. Posibilitatea de blocare manuala a livrarilor.<br />
<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 49
3. Gestiune Intretinere si mentenanta<br />
Cerinte generale<br />
Scopurile pe care sistemul de intretinere si mentenanta trebuie sa le indeplineasca<br />
sunt:<br />
1. Reprezentarea structurilor organizatorice din punctul de vedere al activitatii<br />
de intretinere;<br />
2. Sa permita reprezentarea structurii tehnice ale echipamentelor si<br />
instalatiilor care vor fi subiectul activitatii de intretinere;<br />
3. Planificarea si executia detaliata a activitatilor de intretinere:<br />
Inspectii privind starea sistemelor aflate in intretinere;<br />
Intretinerea preventiva a echipamentelor si instalatiilor;<br />
Reparatii accidentale ale echipamentelor si instalatiilor;<br />
4. Planificarea capacitatilor si a resurselor;<br />
5. Planificarea si calculul final al costurilor;<br />
6. Crearea unui sistem statisitic al activitatii de intretinere si intretinerea unui<br />
istoric al activitatilor desfasurate;<br />
7. Sistemul de intretinere si reparatii sa fie complet integrat cu sistemele de<br />
planificarea productiei, gestiunea materialelor si a serviciilor externe,<br />
financiar-contabil, mijloace fixe, gestiunea costurilor, resurse umane;<br />
8. Sistemul trebuie sa contina functionalitati specifice pentru gestiunea<br />
parcului auto;<br />
3.1. Cerinte specifice desfasurarii proceselor intretinere si mentenanta<br />
3.1.1. Cerinte specifice privind structurarea echipamentelor si instalatiilor<br />
Un sistem informatic in domeniul intretinerii si mentenantei poate functiona corect<br />
doar daca obiectele si sistemele tehnice vizate de aceste activitati sunt reprezentate<br />
corect. Din acet motiv, reprezentarea sistemelor tehnice trebuie sa indeplineasca<br />
cateva cerinte de baza:<br />
1. Posiblitatea de structurare variabila a echipamentelor si instalatiilor cu un<br />
numar nelimitat de nivele ierarhice. Aceasta structurare variabila trebuie sa<br />
permita instalarea sau dezinstalarea unui subechipament la un echipament<br />
superior, inlocuirea unui echipament cu altul, etc.;<br />
2. Istoricul acestor operatii de structurare trebuie sa existe in sistem impreuna<br />
cu datele aferente;<br />
3. Posibilitatea de individualizare a oricarui echipament si instalatie, a.i. la<br />
nivelul obiectelor tehnice sa se poata:<br />
gestiona date individuale de intretinere;<br />
realiza sarcini individuale de intretinere;<br />
pastra evidenta sarcinilor de intretinere efectuate;<br />
colecta si evalua date despre obiect in perioade mari de timp;<br />
4. Posibilitati de intretinere centralizata a structurilor utilizand structuri de<br />
referinta si posibilitatea de transfer ierarhic de date in cadrul unei structuri<br />
pentru obtinerea unot avantaje in activitatea curenta:<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 50
educerea timpului necesar gestionarii obiectelor;<br />
simplificarea gestionarii mentenantei si solicitarilor de intretinere;<br />
reducerea timpului necesar introducerii datelor de intretinere;<br />
datele referitoare la intretinere pot fi evaluate individual, rapid si in<br />
detaliu;<br />
5. Posibilitatea de reprezentare a legaturilor existente intre diferite<br />
echipamente si instalatii<br />
6. Posibilitatea de regasire rapida in sistem a codurilor ecipamentelor si<br />
instalatiilor in cazul in care nu sunt cunoscute<br />
7. Posibilitate de definire a unor contoare de masurare a activitatii obiectelor<br />
tehnice, in orice unitate de masura necesara<br />
8. Posibilitatea introducerii in sistem a masuratorilor privind activitatea unui<br />
echipament sau a unor parametri de functionare;<br />
9. Posibilitatea de a introduce in sistemul informatic date despre garantiile<br />
oferite de producatori sau executantii de lucrari<br />
10. Posibilitate de definire in sistem a unei liste de materiale (piese de<br />
schimb,etc.) sau subansamble continand componentele echipamentului sau<br />
instalatiei respective<br />
11. Posibilitatea de a accesa un istoric al tuturor interventiilor executate asupra<br />
unui obiect tehnic in decursul timpului si al costurilor aferente;<br />
12. Posibilitatea de a urmari eventuale stocuri de obiece tehnice, la nivel<br />
individual<br />
13. Posibilitatea de a crea o legatura intre obiectele tehnice si obiecte din<br />
domeniul financiar (mijloace fixe, centre de cost,etc.) sau logistic (echipa de<br />
intretinere, etc.)<br />
14. Posibilitatea de definire a unui sistem de clasificare al obiectelor tehnice<br />
dupa criterii liber definibile<br />
3.1.2. Cerinte specifice proceselor de intretinere preventiva<br />
Intretinerea preventiva reprezinta un complex de activitati ce are ca scop<br />
mentinerea functionalitatilor unui sistem tehnic pe o durata mare de timp. Pentru<br />
realizarea acestui deziderat, sistemul trebuie sa permita:<br />
1. Crearea unor liste de sarcini de intretinere pentru fiecare obiect tehnic sau<br />
pentru grupe de obiecte tehnice pentru definirea activitatilor ce trebuie<br />
realizate (operatii ce trebuie efectuate, consumuri normate de materiale sau<br />
servicii externe, timpi de masina sau manopera normati, utilaje necesare,<br />
etc.);<br />
2. Evaluarea volumului sarcinilor de intretinere preventiva si inspectii, precum<br />
si momentele la care trebuie efectuate asupra echipamentelor si locatiilor<br />
functionale;<br />
3. Stabilirea automata a frecventei (ciclurilor) intretinerii periodice (bazata pe<br />
timp, performanta sau alte strategii specifice) si sincronizarea activitatilor<br />
pentru mai multe obiecte tehnice;<br />
4. Calculul costurilor aferente intretinerii preventive si inspectiilor planificate a<br />
avea loc in viitor;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 51
5. Crearea de planuri de intretinere care sa tina cont de recomandarile<br />
producatorului sau de cerintele legale sau de mediu;<br />
6. Planificarea necesarului de materiale sa tina cont de cerintele planurilor de<br />
intretinere preventiva;<br />
7. De asemenea, aceste planuri sa fie luate in calcul de sistemul de planificare a<br />
capacitatilor;<br />
8. Simularea activitatii de planificare pentru a analiza posibilele incarcari de<br />
capacitate sau costuri;<br />
3.1.3. Cerinte specifice proceselor de executie a intretinerii si reparatiilor<br />
Executia operatiilor de intretinere si mentenanta se refera atat la activitatile<br />
planificate, cat si la cele accidentale. Functionalitatile sistemului informatic in acest<br />
domeniu trebuie sa permita:<br />
1. Crearea, in cazul defectiunilor, a unui document primar de constatare si<br />
instiintare, care sa poata furniza anumite informatii necesare:<br />
Obiectul la care s-a produs evenimentul;<br />
Tipul de eveniment;<br />
Motivul care au dus la producerea evenimentului;<br />
Sarcinile trasate pentru rezolvarea problemei aparute;<br />
Activitatile executate pentru rezolvarea problemei;<br />
2. Crearea, atat in cazul intretinerii planificate, cat si a reparatiilor, a unei<br />
comenzi de intretinere cu urmatoarele functii:<br />
Identificarea operatiilor ce trebuie efectuate, a parametrilor normati si<br />
a altor informatii liber definibile necesare;<br />
Posibilitatea calcularii costurilor planificate;<br />
Posibilitatea verificarii capacitatilor si resurselor existente, a<br />
disponibilitatii materialelor necesare si planificarii operatiilor;<br />
Posibilitatea transmiterii catre sistemul de planificare a productiei<br />
starea de eventuala nefunctionare a sistemului tehnic pentru<br />
replanificarea activitatilor de productie;<br />
Crearea unei rezervari automate de materiale pentru comanda<br />
respectiva sau a unor referate de necesitate pentru servici externe sau<br />
piese speciale care nu sunt in stoc;<br />
3. Crearea de comenzi de reparatii piese de schimb, care sa permita repararea<br />
unor loturi de piese de schimb si sa fie complet integrate cu sistemul de<br />
gestiune a stocurilor.<br />
4. Introducerea datelor despre realizarea activitatilor necesare, pe parcursul<br />
executie sau la final. Aceste date trebuie sa se refere la:<br />
Materialele utilizate;<br />
Manopera sau timpii masina utilizati;<br />
Cantitatile reparate in cazul comenzilor de reparatii piese schimb;<br />
5. Calculul costurilor efective pe comanda in urma introducerii datelor despre<br />
activitatile realizate.<br />
6. Toate informatiile despre activitatile si elementele utilizate in cadrul<br />
comenzilor de intretinere sa poata fi regasite in sistem ca date istorice pe<br />
tipuri de activitati sau de obiecte tehnice.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 52
3.2. Gestiunea parcului auto<br />
Cerinte generale<br />
Scopurile pe care sistemul de gestiune a parcului auto trebuie sa le indeplineasca<br />
sunt:<br />
1. Situatia gradului de înzestrare al sucursalelor pe tip de autovehicul<br />
2. Evidenta nominala a autovehiculelor dupa numarul de înmatriculare<br />
3. Evidenta nominala a autovehiculelor grupate pe structuri administrativ<br />
teritoriale (pana la nivel de judet)<br />
4. Evidenta gradului de utilizare a autovehiculelor (numarul de kilometrii<br />
parcursi) cu posibilitatea de raportare lunara, bianuala si anuala.<br />
5. Posibilitatea introducerii în sistem a kilometrilor parcursi pe baza foilor de<br />
parcurs.<br />
6. Posibilitatea înregistrarii caracteristicilor fiecarui autovehicul în parte<br />
(model, tip, culoare, numar VIN etc.)<br />
Cerinte generale<br />
3.3. Gestiune operatiuni vama<br />
Scopurile pe care sistemul de gestiune a operatiunilor prin vama trebuie sa le<br />
indeplineasca sunt:<br />
1. Evidenta Facturi – DVI - Plati<br />
2. Inregistrarea facturilor de la furnizori externi prin contabilizarea<br />
informatiilor uzuale si prin referirea contractului de catre apartin.<br />
3. Inregistreaza DVI-urile aferente facturilor de la furnizorii externi<br />
4. Inregistrarea (absorbtia) in costul produselor a cheltuielilor aditionale de<br />
achizitie (vama, transport, asigurare, procesare vamala).<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 53
4. Gestiunea proiectelor<br />
Cerinte functionale:<br />
In cadrul sistemului ERP trebuie sa existe un modul specializat pentru<br />
managementul proiectelor care sa raspunda urmatoarelor cerinte:<br />
1. Sa permita definirea unui program / subprogram de activitati (proiecte)<br />
2. Sa permita gestiunea financiara a proiectelor si a subcontractorilor<br />
acestora.<br />
3. Sa permita gestiunea tranzactiilor platilor pentru proiecte<br />
4. Sa permita integrarea in componenta financiara a tranzactiilor pe proiecte<br />
Sa permita gestionarea distincta de diferite categorii de proiecte cu<br />
functionalitati specifice pe fiecare categorie (proiecte de investitii<br />
in infrastructura, proiecte de tip cercetare- dezvoltare – strategii)<br />
Sa permita gestionarea proiectelor derulate in diferite locatii cu<br />
posibilitati de analiza pe fiecare din locatiile acoperite de un<br />
proiect.<br />
Sa permita gestionarea proiectelor cu responsabilitati cross<br />
departamentale, cu posibilitatea de definire responsabilitati per<br />
proiect, etape din proiect, activitati.<br />
5. Sa permita definirea de resurse asociate proiectelor<br />
6. Sa permita definirea de drepturi resurselor asociate proiectelor functie de<br />
rolurile pe care le detin<br />
7. Sa permita definirea concisa a cerintelor pentru fiecare resursa<br />
8. Sa permita asigurarea cautarii in sistem a resurselor adecvate pentru<br />
proiectul potrivit si in intervalul de timp potrivit<br />
9. Sa permita trecerea in revista a candidatilor selectati<br />
10. Sa permita vizualizarea comparativa a informatiilor planificate si realizate<br />
in legatura cu utilizarea resurselor<br />
11. Sa permita activitati de planificare prognozare, precum si de urmarire a<br />
prognozelor<br />
12. Sa asigure executia sincronizata a proiectelor<br />
13. Sa asigure monitorizarea coordonata si flexibila a proiectelor<br />
14. Sa permita gestiunea in timp real a proiectelor<br />
15. Sa asigure securitatea accesului la informatia de proiect pe baza de roluri<br />
16. Sa permita definirea de grafice Gantt, cu termene, si relationari intre<br />
activitati, atat in stadiu de planificare cat si de executie.<br />
17. Sa permita posibilitatea corelarii graficelor Gantt aferente proiectelor<br />
diferite, prin stabilire dependente intre proiecte.<br />
18. Sa permita posibilitatea alocarii milestone-uri pentru a marca trecerea de la<br />
o etapa la alta in cadrul proiectului.<br />
19. Sa permita posibilitatea derularii de proiecte pe mai multi ani gestionarea<br />
proiectelor cu finantare din surse diferite (interne sau externe), in moneda<br />
corespunzatoare fiecarei surse, cu posibilitatea definirii de surse dedicate<br />
(echipamente, C+M, etc.).<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 54
20. Sa permita definirea / modificarea planului de proiect<br />
21. Sa permita definirea, versionarea si aprobarea bugetelor pe proiecte<br />
22. Sa permita gestiunea performantelor proiectelor<br />
23. Informatiile sa poata fi urmarite in flux si comparate in orice moment; sa<br />
poata compara estimatul din cadrul programului de investitii cu realizatul<br />
cantitativ si valoric.<br />
24. Sa permita gestiunea costurilor pe proiect, atat in stadiu planificat cat si<br />
efectiv, la nivel de rezumat sau detaliere, inclusiv categoriile privind<br />
materiale si echipamente, forta de munca, cheltuieli, cu posibilitatea de<br />
inregistrari reale si analize in diferite monede.<br />
25. Sa permita gestiunea contractelor cu furnizorii interni si externi de<br />
echipamente si a achizitiilor pe proiecte.<br />
26. Sa permita gestiunea contractelor cu furnizorii de servicii, cu posibilitatea<br />
administrarii mai multor contracte pentru acelasi proiect<br />
27. Sa permita stocarea informatiilor cu acces protejat, asigurarea securitatii<br />
datelor si posibilitatea definirii dpreturilor de acces la diferite<br />
nivele/categorii de informatii<br />
28. Sa permita obtinerea de situatii/ jurnale periodice, cu gruparea<br />
informatiilor pe categorii de proiecte, pe fiecare proiect, etapa, sau<br />
responsabil.<br />
29. Sa permita comunicarea rapida si relevanta a starii proiectului putand<br />
obtine rapoarte privind stadiul proiectului, analiza variatiilor (planificat<br />
vs. realizat), analiza tendintelor, atat in domeniul evolutiei costurilor cat si<br />
a bugetelor si mai ales a termenelor de executie, la nivel de rezumat sau<br />
detaliat.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 55
5. Resurse Umane<br />
5.1. Gestiune Resurse Umane<br />
Modulul de resurse umane trebuie sa asigure managementul eficient al angajatilor.<br />
O buna administrare a resurselor umane inseamna capabilitati de angajare, de<br />
motivare si pastrare a angajatilor deosebiti si specializati, inseamna o informatie<br />
corecta si la timp, precum si asigurarea calitatii fortei de munca si a conditiilor de<br />
munca sigure si sanatoase.<br />
Aplicatia de management a resurselor umane trebuie sa foloseasca aceeasi baza de<br />
date cu celelalte aplicatii ale sistemului, evitand redundantele.<br />
Cerinte functionale:<br />
1. Sa permita inregistrarea si intretinerea nomenclatorului de personal si a datelor<br />
aferente personalului (nume, sex, adresa, calificare, premii, statut marital,<br />
numere de telefon, informatii despre locul de munca, cod numeric personal).<br />
2. Solutia va asigura suport informatic pentru urmatoarele activitati:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
gestiunea flexibila a structurilor organizationale<br />
selectia si recrutarea personalului<br />
evidenta istoricului de angajare a personalului<br />
instruirea si perfectionarea continua a angajatilor<br />
evaluarea performantei profesionale a angajatilor<br />
gestiunea carierei<br />
gestiunea competentelor<br />
motivarea si asigurarea satisfactiei angajatilor<br />
raportare operativa si manageriala<br />
Solutia trebuie sa asigure urmatoarele functionalitati:<br />
Gestiunea structurilor organizatorice trebuie sa permita:<br />
1. Proiectarea si verificarea variantelor de structuri organizatorice<br />
(organigrama) si a statului de functii, pe baza consultarii bazei de date, cu<br />
urmatoarele detalii:<br />
2. Intocmirea, actualizarea (modif. Nr. de functii intr-un serviciu, modific.<br />
denumire serviciu...), modificarea (reorganizarea), vizualizarea si listarea<br />
urmatoarelor documente:<br />
3. Organigrama SNR<br />
4. Stat de functii (Posturi incadrate, Vacante, Cu timp partial, Perioada<br />
nedeterminata/deteminata )<br />
5. Stat de personal (inclusiv drepturi salariale din CIM/Act Aditional la CIM)<br />
continind miscarile de personal (intrari, plecari, mutari, schimbarea locului<br />
de munca, suspendare CIM , detasare, delegare, trecere temp alt loc, etc.)<br />
vizualizarea si listarea unor formulare standardizate necesare in<br />
cadrul activitatii de miscare de personal.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 56
existenta unei evidente cu istoricul miscarilor de personal<br />
6. Vizualizare grafica a organigramei pe toate nivelele structurii organizatorice<br />
cu evidentierea angajatilor si posturilor asignate fiecarei subdiviziuni<br />
7. Definirea tipurilor de subdiviziuni organizatorice specifice regiei cu<br />
precizarea atributelor de identificare<br />
8. Atasarea unui numar nelimitat de adrese tinând cont de tipul acestora<br />
pentru fiecare structura organizatorica definita în aplicatie<br />
9. Implementarea modificarii structurii organizatorice a regiei în timp real cu<br />
pastrarea istoricului activitatii desfasurate anterior. Astfel, toate elementele<br />
privind structura organizatorica sa poata fi gestionate cu istoric.<br />
10. Gestiunea structurilor de lucru: functii, posturi si calificari<br />
11. Definirea structurilor de lucru la nivelul întregii organizatii<br />
12. Gestionarea statului de functiuni – cu definirea posturilor existente în el<br />
13. Asocierea de scheme si criterii de promovare cu structura de calificari si<br />
existenta pe post a personalului.<br />
14. Stabilirea cerintelor de calificare pentru fiecare post de lucru<br />
15. Verificarea rapida dupa criterii configurabile a ocupantilor diferitelor<br />
posturi.<br />
16. Evidenta posturilor vacante; sa se poata specifica posturile vacante oricât de<br />
detaliat.<br />
17. Uniformizarea indicatorilor de resurse umane de la Sediul Central şi cele<br />
patru sucursale.<br />
Informatiile despre angajati gestionate de sistem sa cuprinda:<br />
1. evidenta datelor personale - nume, CNP, vârsta, sex, adresa, act identitate,<br />
stare civila, parinti, copii, handicap, statut marital, numere de telefon,<br />
situatie medicala, fotografia angajatului<br />
2. evidenta datelor de angajare – loc munca, tip contract angajare (determinat /<br />
ne-determinat), functie, data angajare în munca, în SNR, durata munca,<br />
conditii munca, etc.<br />
3. evidenta deducerilor – deduceri personale inclusiv pentru persoanele aflate<br />
în întretinerea angajatului<br />
4. folosirea CNP - ului fiecarui angajat pentru o identificare rapida a acestora.<br />
5. înregistrarea mai multor adrese pentru o persoana (domiciliu stabil, flotant,<br />
case vacanta).<br />
6. definirea unor tipuri diferite de personal: angajati, persoane externe<br />
(colaboratori externi), etc.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 57
7. înregistrarea persoanelor care sunt în legatura cu un anumit angajat: sotia,<br />
parintii, copiii, persoane aflate în întretinere;<br />
8. gestionarea urmatoarelor informatii lunare: salariu de baza, sporuri,<br />
adaosuri, indemnizatii, alte drepturi salariale, retineri, concedii, pontaje, pe<br />
subunitati si categorii de personal, lunar si cumulat<br />
9. monitorizarea utilizarii timpului de lucru lunar de catre fiecare angajat cu<br />
identificarea modului de plata<br />
10. înregistrarea pregatirii profesionale a angajatilor cu evidentierea<br />
urmatoarelor elemente: studii, cursuri si calificari obtinute, limbi straine<br />
cunoscute<br />
11. urmarirea tuturor modificarilor în timp intervenite în relatia contractuala cu<br />
un angajat de la: schimbarea functiei, tip de contract – durata determinata /<br />
ne-determinata, durata de munca, schimbarea locului de munca, detasari,<br />
suspendari.<br />
12. centralizarea şi valorificarea periodică a celor cinci baze de date pentru<br />
determinarea următoarelor situaţii numerice:<br />
a) continuarea aplicaţiei privind calculul salariilor potrivit legii pentru<br />
salariaţii din Sediul Central şi generalizarea acestui sistem cu aceeaşi<br />
configuraţie şi la cele 4 sucursale ale S.N.<strong>Radiocom</strong>unicaţii<br />
b) compoziţia şi structura personalului S.N. <strong>Radiocom</strong>unicaţii din care să<br />
rezulte:<br />
<br />
<br />
vărstă, raportul bărbaţi-femei, stare civilă, copiii şi vărsta acestora,<br />
domiciliul, telefon de contact, acte de identitate, CNP, marca,<br />
categorii de vize de ieşire din ţară şi termenul de valabilitate,<br />
legitimaţii de acces pe numere şi serii;<br />
funcţii îndeplinite (grupate pe nivele ierarhice) si domeniile de<br />
activitate (grupate pe execuţie sau conducere), compartimentele<br />
din organigrama societăţii în care îşi desfăşoară activitatea<br />
corelate cu evoluţia modificărilor, vechimea în astfel de funcţii,<br />
istoricul funcţiilor ca denumire si vechimea în astfel de funcţii, pe<br />
perioade şi compartimente; seria şi numărul carnetului de muncă<br />
şi data încheierii;<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 58
vechimea în societate, în muncă, în specialitate şi pe domenii de<br />
activitate;<br />
categorii de contracte de muncă, termene de probă şi perioade de<br />
suspendare a CIM; data semnării fişei de post corespunzător<br />
funcţiei şi locului de muncă la care lucrează;<br />
nivelul şi durata studiilor de bază, specialitatea acestora, anul<br />
absolvirii, inclusiv a cursurilor de pregătire/ perfecţionare, cursuri<br />
post universitare, masterat, doctori sau doctoranzi; calificări<br />
suplimentare: categoria permisului de conducere, etc.<br />
limbi străine cunoscute şi gradul de însuşire al acestora;<br />
Cerintele referitoare la gestiunea evaluarilor, a instruirii de personal si a<br />
planului de cariera sunt:<br />
1. Posibilitatea definirii fiselor de evaluare<br />
2. Posibilitatea inregistrarii de evaluari cu unul sau mai multi evaluatori la<br />
nivel de fiecare angajat si agregarii automate a rezultatelor evaluarii intro<br />
singura fisa de evaluare.<br />
3. Posibilitatea vizualizarii completarii de catre angajat a autoevaluarii,<br />
inregistrarea de comentarii la evaluarile primite precum si vizualizarii<br />
calificativului final primit in urma evaluarii.<br />
4. Posibilitatea inregistrarii in sistem a cursurilor deja efectuate de catre<br />
angajati pana la data implementarii sistemului.<br />
5. Posibilitatea definirii sesiunilor de training interne si externe la care<br />
urmeaza sa participe angajatii.<br />
6. Posibilitatea definirii/vizualizarii/ intretinerii unui calendar de cursuri<br />
si a propunerii de participare la curs de catre managerii de departamente<br />
pentru fiecare angajat.<br />
7. Sistemul sa permita transmiterea de notificari/ avertizari automate<br />
privind participarea la cursuri, catre participanti si/sau persoanele<br />
desemnate de administratorul sistemului.<br />
8. Sa permita inregistrarea participantilor la cursuri precum si a<br />
evaluarilor/rezultatelor primite in urma finalizarii cursurilor.<br />
9. Sa permita asocierea dintre post-competente-cursuri<br />
10. Sa permita definirea de obiective pornind de la cel mai inalt nivel al<br />
structurii organizatorice si posibilitatea transferului lor si extinderii listei<br />
pana la nivel de angajat (companie – departament – post – angajat)<br />
11. Sa permita evidentierea unei perioade de timp aferente obiectivelor, a<br />
evidentierii de categorii si caracteristici la nivel de obiective( de<br />
performanta, de comportament, profesionale, etc.)<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 59
12. Sa permita definirea planului de cariera la nivel de post/ angajat cu<br />
indicarea pozitiilor vizate, a planului de inlocuire a angajatilor cu alti<br />
angajati pe masura ce acestia evolueaza in cariera.<br />
13. Sa permita generarea de rapoarte grafice referitoare la evolutia<br />
profesionala a fiecarui angajat cu referinta la obiectivele si criteriile de<br />
evaluare utilizate in sistem.<br />
Cerintele referitoare la gestiunea compensatiilor si beneficiilor sint urmatoarele:<br />
1. Sistemul sa permita definirea si intretinerea unor indicatori de<br />
performanta cuantificabili numeric.<br />
2. Sistemul sa permita definirea de pachete de compensatii valorice fixe sau<br />
procentuale si beneficii la nivel de post<br />
3. Sistemul sa permita definirea/ intretinerea de bonusuri exprimate in<br />
sume nete sau brute sau ca procent cu referire la alte elemente (salariu de<br />
incadrare sau brut, etc).<br />
4. Sistemul de permita corelarea rezultatelor obtinute la evaluarile de<br />
personal cu activitatea de acordare de compensatii si beneficii.<br />
5. Sistemul sa permita crearea si intretinerea unui nomenclator de beneficii<br />
(autoturism serviciu, telefon, cazare gratuita, hrana gratuita, abonamente<br />
diverse, etc.)<br />
Selectia si recrutarea personalului va permite:<br />
1. Definirea si monitorizarea posturilor vacante<br />
2. Posibilitatea lansarii procesului de recrutare intern si/sau extern<br />
3. Definirea etapelor în procesul de selectie: primirea aplicatiilor, interviuri,<br />
testari, etc.<br />
4. Urmarirea costurilor de recrutare<br />
5. Introducerea solicitantilor interni si externi cu informatiile aferente acestora<br />
cu posibilitatea de reutilizare a datelor acestora<br />
6. Asistenta în selectia solicitantilor prin compararea competentelor acestora cu<br />
competentele necesare ocuparii pozitiei vacante<br />
7. Monitorizarea stadiului recrutarii<br />
8. Generarea automata de corespondenta specifica procesului de recrutare<br />
catre solicitanti<br />
9. Monitorizarea istoricului solicitantilor<br />
10. Convertirea facila a solicitantului în angajat<br />
5.2. Salarizare<br />
Cerinte functionale:<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 60
Modulul de salarizare trebuie sa functioneze integrat cu cel de resurse umane si cu<br />
modulele de gestiune financiara, asigurand:<br />
1. Gestiunea completa a procesului de salarizare in conformitate cu<br />
legislatia romana si cu CCM - ul in vigoare, avand ca finalitate calculul<br />
drepturilor salariale ale angajatilor regiei.<br />
2. Gestiunea tuturor elementelor de salarizare care intervin în calculul<br />
salarial al angajatului si urmarirea evolutiei acestora pe intervale de timp<br />
formate din una sau mai multe perioade fiscale<br />
3. Calculul automat al procentilor de vechime lunar aferent fiecarui angajat<br />
corelat cu o grila de procente definite pe numar de ani de vechime<br />
4. Configurarea atributelor stabilite prin lege si CCM: grila de impozitare,<br />
salariul minim pe economie, coeficienti de deducere, praguri de<br />
indexare, sarbatori legale<br />
5. Definirea / Introducerea si calcularea de sporuri (permanente sau<br />
ocazionale), adaosuri, indemnizatii, prime, retineri, popriri, penalizari si<br />
alte drepturi salariale ce vor fi utilizate in calculul drepturilor salariale.<br />
6. Definirea unei grile de salarizare si actualizarii acesteia cu pastrarea<br />
istoricului in cazul renegocierii grilei de salarizare.<br />
7. Definirea de programe de lucru (regie/ tura, timp partial, etc) si<br />
utilizarea combinata a acestora la nivel de persoana.<br />
8. Evidenta si tratarea orelor suplimentare unde este cazul.<br />
9. Evidenta numarului de zile de concediu de odinha (de efectuat afferent<br />
anului in curs; reportat din ani anteriori, efectuat , ramas de efectuat) cu<br />
referinta la data de 31 dec a anului current.<br />
10. Posibilitatea introducerii / calcularii salariului de baza<br />
11. posibilitatea efectuarii calculului avansului chenzinal.<br />
12. Calcul indemnizatiilor de concedii medicale, concedii odihna si alte<br />
tipuri de concedii conform legislatiei romane si CCM - ului în vigoare cu<br />
referinta la un istoric cu posibilitatea modificarii formulei de calcul in<br />
functie de CCM si cu acordarea unui avans daca este permis.<br />
13. Calcul drepturilor salariale pentru urmatoarele tipurile de angajati:<br />
permanenti sau cu perioada determinata, cu regim de lucru normal sau<br />
partial<br />
14. Posibilitatea inregistrarii pontajului pe tip de activitate la nivel de<br />
salariati (ore de noapte, ore suplimentare, etc.), si evidentierea in cadrul<br />
sucursalelor/ departamentelor/ punctelor de lucru/ sau la nivel de<br />
angajat.<br />
15. Calculul drepturilor salariale aferente lichidarii.<br />
16. Calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare element<br />
de calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative.<br />
17. Calcul drepturilor salariale pentru colaboratorii externi daca este cazul<br />
18. Generarea automata a fisei individuale a fiecarui salariat (document care<br />
cuprinde datele de personal si drepturile salariale detaliate ale fiecarui<br />
angajat, acordate lunar si cumulat pe total an).<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 61
19. Calculul salariilor nete pornind de la brut si a salariilor brute pornind de<br />
la net.<br />
20. Calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare element<br />
de calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative.<br />
21. Calculul contributiilor angajatorului.<br />
22. Generarea de fisiere/rapoarte pentru viramente bancare<br />
23. Generarea de note contabile cu defalcare pe centre de cost si proiecte.<br />
24. Intocmirea statelor de plata, a centralizatoarelor aferente si a fluturasilor<br />
de salarii / avans cu posibilitatea generarii lor la nivel de<br />
sucursala/department/punct de lucru<br />
25. Intocmirea si listarea tuturor declaratiilor prevazute de lege(Ex.: fisa<br />
fiscala, declaratia nominala CAS, declaratie nominala somaj, etc.)<br />
26. Importul / exportul de date specifice salarizarii în diverse formate doc,<br />
xls, pdf.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 62
6. Sistem de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru<br />
Sistemul de gestiue electronica a documentelor si fluxurilor va cuprinde :<br />
Modul/Componenta de arhivare.<br />
Modul/Componenta de Document Management, prevazut cu<br />
capacitati de workflow pentru distributia documentelor si<br />
urmarirea acestora.<br />
Modul/Componenta de Captura<br />
Sistemul trebuie sa poata acoperi sediile S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. din<br />
Bucuresti, cele 4 sedii din tara, precum si utilizatorii din sediile / centrele / locatiile<br />
/ statiile din intreg teritoriul.<br />
6.1. Cerinte functionale Modul de Arhivare<br />
1. Integrare nativa in cadrul Sistemului de gestiune electronica a documentelor<br />
si fluxurilor de lucru<br />
2. Scalabilitate si capacitatea de a rula pe sisteme de operare variate (minim MS<br />
Windows 2003 Server, o versiune comerciala de Linux, o versiune<br />
comerciala de Unix)<br />
3. Stocarea documentelor si a informatiilor asociate intr-o baza de date<br />
relationala<br />
4. Stocarea centralizata a documentelor si structurarea lor in ierarhii, in functie<br />
de necesitati.<br />
5. Sa aiba o componeneta de administrare centralizata care sa permita unui<br />
administrator sa realizeze managementul platformei de pe orice statie din<br />
cadrul organizatiei prin interfata Web, dar si in linie de comanda de la o<br />
consola de administrare.<br />
6. Functii de automatizare /programare: sa ofere posibilitatea de construire<br />
politici care sa permita marirea spatiului alocat pentru back-up precum si<br />
pentru log-uri sau alte informatii.<br />
7. Sa ofere capabilitati de conectare la medii de tip SAN (Storage Area<br />
Network) pentru back-up si sa permita utilizarea acestor medii concomitent<br />
cu alte aplicatii<br />
8. Sa ofere clase de securitate pentru orice nivel de stocare<br />
Back-up automat nesupravegheat, incremental, viteza mare de<br />
stocare, perioada lunga de disponibilitate a datelor,<br />
disponibilitatea datelor in intreaga organizatie.<br />
9. Suport extins pentru sisteme de operare (Unix, Linux, Windows)<br />
10. Solutia de arhivare trebuie sa dispuna de un depozit unic pentru intregul<br />
continut al arhivei (documente scanate, documente generate electronic)<br />
11. Proiectarea si personalizarea de catre administratorul aplicatiei a<br />
bibliotecilor de documente in functie de necesitati.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 63
12. Cautari si regasiri de documente pe baza metadatelor, dar si prin cautari de<br />
tip asociative in continutul documentelor (cautare in continut, independent<br />
de limba, bazata pe retele neurale. Rezultatele cautarii sa fie exprimate in<br />
procente de relevanta iar procentele de relevanta sa poata fi setate si afisate<br />
prin culori diferite). Se apreciaza existenta nativa a acestei facilitati.<br />
13. Arhivarea e-mail-urilor.<br />
14. Arhivarea oricarui tip de document in format electronic, de tipul: fisiere<br />
office, fisiere text, imagini (jpg, gif, tiff, bmp, etc), fisiere proprietare (psd,<br />
cdr, etc), fisiere cad, fisiere multimedia audio-video (avi, mp3, mpg, etc)<br />
15. Salvarea criteriilor de arhivare intr-un fisier, si refolosirea acestora ori de<br />
cate ori este necesar.<br />
16. Automatizarea procesului de arhivare dar si prin executarea acestei operatii<br />
din linie de comanda, ca orice comanda sistem.<br />
17. Arhivarea pe medii WORM, conform standardelor de arhivare, stocare pe<br />
medii optice ca: drive SCSI, autochanger, jukebox, etc<br />
18. Sa aiba posibilitatea de arhivare automata pe mediu de stocare secundar,<br />
stocare optica sau banda magnetica, oferind astfel un cost total al proprietatii<br />
cat mai scazut.<br />
19. Sistemul trebuie sa ofere suport pentru dispozitive de Compresia datelor<br />
20. Sa permita definirea de sabloane de completare de metadate prin<br />
intermediul unor unelte vizuale, folosibile de catre utilizatori care nu poseda<br />
cunostinte avansate de programare<br />
6.2. Cerinte functionale Modul Document Management<br />
Principalul obiectiv al sistemului de flux al documentelor cerut este de a oferi<br />
organizatiei un mecanism informatic care sa sustina cresterea vitezei de reactie si a<br />
vitezei de comunicare, ducind la cresterea calitatii activitatii proceselor de luare a<br />
deciziilor si a controlului realizarii acestora, prin asigurarea urmatoarelor<br />
functionalitati minime si obligatorii:<br />
1. Modelarea structurii ierarhice a organizatiei;<br />
2. Circulatia documentelor, pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de<br />
catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii<br />
acestora<br />
3. Crearea standardizata, distribuirea si circulatia informatiilor si<br />
documentelor interne in interiorul organizatiei, precum si cele generate<br />
in relatia cu alte organizatii, asigurindu-se cele mai inalte standarde de<br />
securitate si confidentialitate<br />
4. Documentele inregistrate de catre angajatii Institutiei se vor trimite catre<br />
unul sau mai multi Destinatari pentru a fi rezolvate. Fiecare Destinatar<br />
va crea raspunsuri la documentul primit, avind posibilitatea de a<br />
trimite documentul catre alte Directii / Departamente incluse in<br />
structura organizatorica.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 64
5. Accesul utilizatorului se va face numai la documentele ce au fost initiate,<br />
au fost trimise de catre un utilizator sau la cele la care este nominalizat cu<br />
drepturi de acces.<br />
6. Drepturi de acces trebuie sa fie definite la nivel de obiecte stocate<br />
respectiv la nivel de functionalitate.<br />
7. Informatiile vor fi organizate pe categorii, institutii etc. Orice informatie<br />
poate fi regasita prin utilizarea motoarelor de cautare incorporate care<br />
permit regasirea facila a acesteia dupa o anumita categorie, cuvant cheie<br />
sau orice alta informatie asociata sau continuta intr-un document.<br />
8. Fiecare utilizator se va autentifica in sistem prin cod utilizator, parola si<br />
certificat electronic emis intern de catre un furnizor de certificata<br />
autorizate<br />
9. Sistemul trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:<br />
Sa asigure confidentialitatea informatiilor<br />
<br />
Sa garanteze integritatea datelor transmise<br />
Sa asigure protectia datelor cu caracter personal<br />
10. Sistemul de Document Management si Workflow trebuie sa fie construit<br />
din module/aplicatii care sa acopere urmatoarele functionalitati:<br />
<br />
<br />
Publicarea de informatii cu caracter general intr-un mediu de<br />
lucru unitar (Avizier electronic), unde toti angajatii sistemului vor<br />
putea avea acces. Aceste informatii pot fi de tipul: ()<br />
o Proceduri<br />
o Manualul calitatii<br />
o Declaratii ale Pofiticii si Obiectivele Calitatii<br />
o Fise de post<br />
o Regulament de ordine interioara<br />
o Regulament de organizare si functionare<br />
o Hotarari si Decizii ale managementului<br />
o Documente interne<br />
Alte tipuri de documente cu caracter public intern:<br />
Modelarea organigramei si structurarea problematicilor care intra<br />
in responsabilitatea fiecarui departament si rutarea automata a<br />
documentelor pe baza acestor asocieri.<br />
<br />
Inregistrarea documentelor care intra, ies sau circula intern in<br />
organizatie, transmiterea lor automata spre informare, verificare,<br />
aprobare pe baza unor fluxuri de lucru precum si inregistrarea<br />
circulatiei acestor pana in momentul stabilirii unei rezolutii finale.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 65
Sistemul va stoca intreg istoricul unui document atat din punct de<br />
vedere al modificarilor efectuate asupra lui, precum si din punct<br />
de vedere al traseului urmat in cadrul organizatiei. Sistemul va<br />
pastra referinte temporale ale fiecarei actiuni, si va permite<br />
notificari in cazul depasirii unor termene de realizare a diferitelor<br />
activitati.<br />
Modalitatile de vizualizare a documentelor trebuie sa se poata<br />
face dupa: initiator/cod directie, data inregistrarii, numar de<br />
inregistrare, emitent, persoana - cuprinde persoanele ce au<br />
actionat asupra documentelor principale sau raspunsuri,<br />
modalitatile de rezolvare, starea documentelor.<br />
Aplicatia trebuie sa permita cautarea documentelor pe baza unor<br />
expresii de interogare ad-hoc, pe baza unor interogari construite<br />
ad-hoc folosind informatiile asociate unui document precum si pe<br />
baza unor rapoarte specifice<br />
Aplicatia trebuie sa permita obtinerea de rapoarte pentru o<br />
anumita directie / departament si pentru un interval de timp<br />
definit de utilizator<br />
Pentru fiecare document, sa se poata urmari circulatia acestuia<br />
intre directii, data intrarii si iesirii in / din directie, cu rezolutiile si<br />
termenele de rezolvare care au fost puse.<br />
Fiecare utilizator va putea urmari documentele pe care le-a emis si<br />
stadiul in care se afla acestea.<br />
Stocarea documentelor se va face centralizat.<br />
Formulare electronice, cu drepturi de acces la nivel de camp,<br />
reguli de validare si completare a campurilor si posibilitatea de<br />
preluare de informatii din alte sisteme.<br />
Administrarea centralizata a nomenclatoarelor, utilizatorilor<br />
drepturilor de acces.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 66
Posibilitatea de a crea documente interne administrative. Este<br />
necesara circulatia acestora pe un flux de lucru pentru verificari,<br />
informari, aprobari Emiterea sarcinilor si urmarirea acestora ()<br />
Observatie: Tipurile de documente, informatiile continute intr-un document,<br />
fluxurile exacte dupa care se face circulatia documentelor in organizatie, vor fi<br />
specificate in etapa de analiza de implementare.<br />
11. Managementul documentelor are ca principal scop gestiunea unitara si<br />
controlata a informatiilor de tip document electronic sau tiparit pe hârtie.<br />
12. Aplicatia trebuie sa prezinte facilitati de integrare cu dispozitivele de tip<br />
scanner pentru a putea prelua documentele tiparite, care nu sunt<br />
accesibile electronic.<br />
13. Documentele trebuie sa poata fi procesate electronic, astfel încât sa se<br />
obtina varianta acestora sub forma de text, permitându-se indexarea<br />
continutului acestuia.<br />
14. Aplicatia trebuie sa se integreze nativ cu aplicatiile Office, astfel încât sa<br />
permita editarea / salvarea documentelor direct pe server.<br />
15. Aplicatia trebuie sa asigure suport pentru ciclul de viata al unui<br />
document (creare, validare, aprobare, publicare, arhivare).<br />
16. Aplicatia trebuie sa permita gestiunea istoricului versiunilor pentru<br />
fiecare document.<br />
17. Aplicatia trebuie sa permita posibilitatea alocarii de numere de<br />
înregistrare fiecarui document.<br />
18. Aplicatia trebuie sa permita organizarea documentelor într-o structura<br />
ierarhica intuitiva. Aceasta organizare ierarhica trebuie sa fie prezentata<br />
într-o structura arborescenta, similara sistemelor de fisiere<br />
comune/obisnuite. Se doreste ca documentele sa poata fi organizate în<br />
structuri care sa simuleze modalitatea reala de organizare în dosare si<br />
fisete.<br />
19. Aplicatia trebuie sa permita printarea documentelor în functie de<br />
necesitati.<br />
20. Aplicatia trebuie sa permita definirea de tipuri de documente si de<br />
metadate specifice acestor tipuri.<br />
21. Aplicatia trebuie sa fie flexibila si sa permita modificarea tipurilor de<br />
documente si a metadatelor.<br />
22. Aplicatia trebuie sa permita definirea de metadate flexibile si dinamice la<br />
nivel de document si de informatie (acestea vor fi de 2 tipuri: optionale<br />
sau obligatorii).<br />
23. Aplicatia trebuie sa ofere posibilitatea de asociere pe fiecare document în<br />
parte a unor informatii auxiliare despre data crearii, autor, cuvinte cheie,<br />
tipul documentului si descriere pe fiecare versiune în parte.<br />
24. Aplicatia trebuie sa permita indexarea si cautarea documentelor si<br />
informatiilor dupa diverse criterii care au la baza aceste metadate, astfel<br />
încât utilizatorii sa poata regasi informatiile din documente, informatii<br />
necesare desfasurarii în bune conditii a activitatii.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 67
25. Aplicatia trebuie sa ofere suport pentru blocarea accesului (pentru<br />
modificare) la un fisier atâta timp cât un alt utilizator lucreaza în acel<br />
document. Sistemul trebuie sa poata afisa si care este utilizatorul care<br />
lucreaza în acel moment cu documentul în cauza.<br />
26. Salvarea documentelor sa se faca în baza de date.<br />
27. Aplicatia sa permita integrarea cu celelalte sisteme informatice ale<br />
Beneficiarului.<br />
28. Aplicatia client sa permita si functionare WEB in cadrul unui web<br />
browser independent de platforma.<br />
29. Aplicatia trebuie sa permita implementarea viitoare a fluxurilor<br />
informationale si sa ofere un model flexibil de modificare a acestora în<br />
functie de schimbarile solicitate, cu impact minim asupra sistemului<br />
informational existent al Beneficiarului.<br />
30. Aplicatia trebuie sa ofere posibilitatea definirii viitoare de fluxuri de<br />
procesare. În cadrul acestora se vor defini pasii, aplicatia stocând<br />
descrierile acestor pasi ai fluxurilor de lucru.<br />
31. Bazându-se pe definitiile fluxurilor de lucru, aplicatia trebuie sa fie<br />
capabila in viitor sa distribuie sarcinile automat utilizatorilor carora le<br />
sunt destinate si sa avanseze automat în fluxul de procesare.<br />
32. Pentru fiecare pas din cadrul fluxului de procesare, aplicatia trebuie in<br />
viitor sa puna automat la dispozitia utilizatorului responsabil de<br />
prelucrarea respectiva documentele necesare si va permite transmiterea<br />
mai departe a documentelor create de catre acesta, eventual si a celor<br />
primite.<br />
33. Aplicatia trebuie sa ofere o reprezentare grafica, intuitiva, a fluxurilor de<br />
procesare, sub forma unei diagrame care sa prezinte pasii pe care trebuie<br />
sa îi parcurga documentele în cadrul procesului respectiv. Schema<br />
fluxului de procesare rezultat trebuie sa poata fi salvata pentru referinte<br />
ulterioare.<br />
34. Utilizatorii cu drepturi ce implica responsabilitate în cadrul organizatiei<br />
trebuie sa poata urmari vizual avansarea prelucrarilor în cadrul<br />
fluxurilor de procesare, stadiul în care s-a ajuns, precum si un istoric al<br />
actiunilor realizate pâna la momentul consultarii<br />
35. Modulul de management al fluxurilor trebuie sa fie in viitor bazat pe<br />
roluri, activitatile din cadrul unui flux fiind atribuite unor roluri.<br />
36. Fluxurile de lucru trebuie sa permita includerea de fluxuri în cadrul<br />
activitatilor sub forma de sub-fluxuri, precum si posibilitatea reutilizarii<br />
acestora.<br />
37. Aplicatia trebuie sa permita in viitor transmiterea de notificari pe e-mail<br />
pentru activitatile care trebuie întreprinse. Notificarea trebuie sa permita<br />
accesul direct la activitatea ce trebuie întreprinsa de catre utilizatorul care<br />
a fost notificat.<br />
38. Aplicatia trebuie sa permita in viitor posibilitatea delegarii activitatilor /<br />
responsabilitatilor catre o alta persoana.<br />
39. Aplicatia trebuie sa permita in viitor posibilitatea de amânare autorizata<br />
a unei activitati si notificarea ulterioara.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 68
40. Aplicatia trebuie sa ofere in viitor suport pentru activitati de workflow<br />
automate sau manuale.<br />
41. Aplicatia trebuie sa modeleze intre 150 si 200 de procese, cu cite 3-4<br />
documente/ process, cu 10-20 pasi fiecare process. In unii pasi trebuie sa<br />
se citeasca sau sa scrie date in ERP.<br />
42. Sa permita definirea de workflow-uri prin intermediul unor unelte<br />
vizuale, folosibile de catre utilizatori ai beneficiarului care nu poseda<br />
cunostinte avansate de programare<br />
43. Sa permita cautari atat in documentele aflate in locatia electronica on-line<br />
cat si in cele arhivate.<br />
44. Sa permita transmiterea prin email a documentelor;<br />
45. sa aiba posibilitatea versionarii (realizarea de revizii minore sau majore<br />
pentru un nou document sau crearea unei noi versiuni).<br />
46. Consultarea istoricului documentelor cu posibilitatea de vizualizare a<br />
oricarei versiuni anterioare.<br />
47. Sa permita auditarea activitatilor administrative ( de ex. Crearea<br />
userilor,bibliotecilor,etc.)<br />
48. Sa permita auditarea activitatilor utilizatorilor in aplicatie prin urmarirea<br />
evenimentelor, cum ar fi crearea, modificarea si stergerea documentelor,<br />
adaugarea, stergerea paginilor, crearea, modificarea, stergerea<br />
informatiilor index, vizualizarea, tiparirea, exportul sau transmiterea<br />
prin email a documentelor din arhiva, crearea, stergerea, indexarea<br />
loturilor de documente, salvarea, stergerea, executarea, modificarea<br />
criteriilor de cautare in arhiva, operatiile de tip check in si check out, etc.<br />
49. Auditarea evenimentelor trebuie sa poata fi realizata atat in baza de date<br />
care sustine sistemul de arhivare electronica, cat si intr-un fisier aflat intro<br />
locatie stabilita de catre administrator.<br />
50. Sa permita accesul diferentiat la biblioteci in functie de utilizator, pe baza<br />
autentificarii cu un nume de utilizator si o parola, care vor furniza acces<br />
la majoritatea modulelor sistemului.<br />
51. Sa permita importul si sincronizarea cu utilizatorii sistemului de operare.<br />
52. Sa aiba facilitati de setare a securitatii la diverse nivele precum si crearea<br />
de profile in acest sens.( Useri, grup,profile)<br />
6.3. Cerinte functionale Modul Captura<br />
Pentru a asigura o flexibilitate maxima, solutia de captura trebuie sa utilizeze, ca<br />
unitate de procesare, lotul de documente. Loturile de documente care pot fi definite<br />
in cadrul subsistemului de captura trebuie sa aiba o structura arborescenta, pe mai<br />
multe niveluri, fiecare nivel reprezentand un tip de document caruia i se pot atasa<br />
unul sau mai multi metadescriptori.<br />
Solutia de captura va trebui sa implementeze urmatoarele functionalitati minime<br />
si obligatorii:<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 69
1. Solutia de captura a documentelor trebuie sa permita ca etape distincte<br />
din cadrul unui flux (scanare, indexare) sa poata fi executate de pe statii<br />
diferite si chiar de utilizatori diferiti.<br />
2. Sistemul trebuie sa permita mai multe niveluri de organizare a colectiilor<br />
digitale (documentele scanate). Cel mai inalt nivel de organizare trebuie<br />
sa fie biblioteca de documente. Bibliotecile vor fi alcatuite din<br />
documente. Fiecare document va avea unul sau mai multe campuri index<br />
atasate care se vor comporta ca o eticheta pentru documentul respectiv.<br />
Documentele vor putea contine una sau mai multe pagini. Sistemul<br />
trebuie sa permita in faza de implementare alegerea modului de<br />
versionare a continutului intre versionarea la nivel de document si cea la<br />
nivel de pagina, in functie de necesitatile institutiei<br />
3. Solutia de scanare trebuie sa permita introducerea documentelor prin<br />
scanare sau import<br />
4. Sistemul trebuie sa permita definirea si customizarea de noi fluxuri de<br />
captura a documentelor, astfel incat orice schimbari organizatorice la<br />
nivelul institutiei sa poata fi implementate in cadrul sistemului de<br />
arhivare direct de catre personalul de specialitate al RADIOCOM.<br />
5. Sistemul trebuie sa asigure in mod automat succesiunea fazelor<br />
procesului de captura asa cum a fost el proiectat si implementat. Astfel,<br />
operatorul de indexare, de exemplu, nu trebuie decat sa ia decizia ca a<br />
terminat de indexat si imediat sistemul va transmite lotul de documente<br />
catre urmatoarea etapa din cadrul fluxului, de exemplu la validare.<br />
6. Sistemul:<br />
o trebuie sa permita captura distribuita a documentelor (loturile de<br />
documente scanate in mai multe locatii sa poata fi transmise la<br />
nivel central) si stocarea la nivel central in sistemul de gestiune a<br />
arhivei.<br />
o trebuie sa permita gestionarea diferitelor tipuri de documente in<br />
format fizic sau electronic.<br />
o trebuie sa permita afisarea, tiparirea, transmiterea prin fax sau<br />
email a documentelor capturate.<br />
o trebuie sa permita stabilirea anumitor drepturi de acces la fiecare<br />
biblioteca.<br />
o trebuie sa permita accesul la mai multe biblioteci diferite de<br />
documente printr-o singura conectare.<br />
o trebuie sa permita, pentru fiecare biblioteca, definirea de campuri<br />
index personalizate, specificandu-se tipul informatiei si formatul<br />
ei<br />
o trebuie sa permita indexarea de tip full-text a documentelor.<br />
Aceasta facilitate trebuie sa permita indexarea full-text cel putin<br />
pentru urmatoarele tipuri de documente: imagini scanate (cu<br />
ajutorul unui motor de recunoastere OCR), documente electronice<br />
tip office (MS Word, Excel, Power Point), PDF, HTML, etc.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 70
o trebuie sa contina un modul specializat in recunoasterea optica a<br />
caracterelor (OCR) din documentele de tip imagine arhivate.<br />
Motorul de OCR trebuie sa permita:<br />
asigurarea unei inalte calitati a procesului de recunoastere<br />
optica a caracterelor;<br />
aplicarea recunoasterii optice a caracterelor la nivel de<br />
document, la nivel de pagina sau la nivel de zona a unei<br />
pagini;<br />
o trebuie sa permita administratorului configurarea tuturor<br />
modulelor si a loturilor de documente scanate.<br />
o trebuie sa permita ulterior extensia facila prin adaugarea de<br />
statii de scanare sau de statii de procesare a documentelor.<br />
o trebuie sa permita atat definirea de utilizatori si grupuri de<br />
utilizatori cat si acordarea de drepturi la nivelul fiecarui<br />
utilizator.<br />
o trebuie sa permita stabilirea de drepturi ale utilizatorilor<br />
pentru :<br />
• crearea de loturi de documente;<br />
• vizualizarea si prelucrarea loturilor de documente<br />
(detaliat pentru fiecare tip de prelucrare in parte);<br />
• exportul loturilor de documente in sistemul de<br />
gestiune a arhivei, etc.<br />
7. Sistemul trebuie sa permita tuturor utilizatorilor configurarea modului in<br />
care acestia vizualizeaza bibliotecile, documentele si informatiile index<br />
atasate.<br />
8. Sistemul trebuie sa fie usor de utilizat, intuitiv si sa beneficieze de<br />
interfata grafica atat pentru utilizatori cat si pentru administrator.<br />
9. Solutia de scanare trebuie sa permita selectarea echipamentului de<br />
scanare utilizat.<br />
10. Solutia de captura trebuie sa permita configurarea rezolutiei, a modului<br />
de scanare (alb-negru sau color), a dimensiunii paginii, etc., in functie de<br />
facilitatile oferite de echipamentul de scanare.<br />
11. Sistemul trebuie sa ofere suport cel putin pentru urmatoarele interfete de<br />
scanare: ISIS si TWAIN.<br />
12. Sistemul trebuie sa permita scanarea duplex a documentelor printr-o<br />
singura trecere a documentului prin echipamentul de scanare.<br />
13. Sistemul trebuie sa permita la o singura scanare obtinerea atat a imaginii<br />
alb-negru cat si a imaginii color.<br />
14. Pentru optimizarea procesului de scanare, solutia trebuie sa permita<br />
detectia automata, urmata eventual de eliminarea automata a paginilor<br />
albe si a separatorilor de documente. Nivelul de pagina alba trebuie sa fie<br />
configurabil si sa permita detectarea ca pagina alba inclusiv a<br />
documentelor ce prezinta gauri de indosariere.<br />
15. Sistemul trebuie sa permita definirea structurii arborescente a lotului de<br />
documente, fara a limita sau impune numarul maxim sau tipul<br />
documentelor in cadrul acestuia.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 71
16. Sistemul trebuie sa permita manipularea documentelor in cadrul<br />
structurii arborescente a lotului.<br />
17. Sistemul trebuie sa permita rescanarea documentelor necorespunzatoare.<br />
Aceasta operatiune poate sa fie solicitata atat de operatorii de scanare a<br />
documentelor cat si de operatorii modulelor ulterioare (precum indexare<br />
sau validare), care trebuie sa poata marca paginil ce trebuie rescanate.<br />
Operatiunea de rescanare nu trebuie sa permita modificarea structurii<br />
lotului de documente.<br />
18. Solutia de captura trebuie sa permita aplicarea de algoritmi de<br />
detectie/imbunatatire a imaginilor scanate precum :<br />
Indreptarea imaginilor, data acestea prezinta un anumit grad<br />
de inclinare;<br />
Detectarea si eliminarea impuritatilor de fond (noise);<br />
Detectarea si eliminarea automata a bordurilor negre;<br />
Detectarea si eliminarea automata a paginilor albe;<br />
Detectarea, interpretarea si eliminarea separatorilor de<br />
documente;<br />
Detectarea si recunoasterea codurilor de bare;<br />
Netezirea contururilor din imagine (in special pentru caractere,<br />
pentru imbunatatirea rezultatelor procesului de OCR).<br />
19. Sistemul de captura trebuie sa permita atasarea de metadescriptori la<br />
documentele scanate, fara sa limiteze sau sa impuna numarul sau tipul<br />
acestora. Totodata, subsistemul trebuie sa permita coexistenta in acelasi<br />
lot de documente a mai multor tipuri de documente carora le sunt<br />
atasate seturi diferite de metadescriptori.<br />
20. trebuie sa permita utilizarea si sa asigure validarea aferenta, cel putin<br />
pentru urmatoarele tipuri de metadescriptori:<br />
Alfanumerice;<br />
Numerice;<br />
Data calendaristica;<br />
Valoare logica (Da/nu).<br />
21. Solutia de captura trebuie sa permita limitarea posibilitatii utilizatorilor<br />
de a introduce valori nepermise prin utilizarea de sabloane asupra<br />
metadescriptorilor si a listelor de valori predefinite sau obtinute pe baza<br />
interogarii unor surse de date externe.<br />
22. Sistemul trebuie sa ofere o interfata ergonomica si facila operatorilor de<br />
indexare.<br />
23. Trebuie sa permita preluarea metadescriptorilor atat manual cat si<br />
automat (din coduri de bare, prin extinderea capabilitatilor cu functii de<br />
recunoastere optica a caracterelor – OCR.<br />
24. Trebuie sa permita extinderea capabilitatilor de validare a<br />
metadescriptorilor prin definirea de functii custom in biblioteci dinamice<br />
externe.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 72
7. Cerinte specifice privind Sistemul de instruire a utilizatorilor<br />
1. Furnizorul va asigura scolarizarea unui numar de 10 specialisti desemnati<br />
de SN Radiodifuziune, in vederea testarii, punerii in functiune, administrarii<br />
sistemului si instruirii utilizatorilor.<br />
2. Furnizorul va asigura scolarizarea personalului SN Radiodifuziune înainte<br />
de testarea functionalitatilor pe platforma de testare.Cursurile urmand a fi<br />
accesibile oricarui angajat.<br />
3. Scolarizarea personalului SN Radiodifuziune va avea loc la centrul de<br />
pregatire al Furnizorului din Romania sau în centre de instruire<br />
recomandate de Furnizor si acceptate de SN Radiodifuziune.<br />
4. Scolarizarea se va desfasura în limba româna.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 73
8. Cerinte specifice de integrare<br />
8.1. Integrare ERP cu “Mind” (aplicatia de billing)<br />
1. Sistemul de billing actual (Mind) trebuie va integrat in viitorul SII,<br />
el gestioneaza serviciile de telefonie, internet, si pe viitor probabil<br />
si altele. Baza de date folosita de aplicatia de billing Mind e de tip<br />
Oracle, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. cunoaste structura<br />
tabelelor folosite, exista proceduri de interogare trimise de<br />
furnizor, se poate cere ajutorul furnizorului.<br />
2. Trebuie scrisa o aplicatie care, la fiecare sfirsit de luna va face<br />
interogari pe baza de date de billing, si va introduce in modulul<br />
ERP de vinzari, pentru fiecare client, cite o comanda de vinzare<br />
care va contine cite o linie pentru fiecare gen de serviciu prestat,<br />
linie care va avea totalul consumului din perioada, pretul din<br />
contract, etc. In acest sens este necesara si o integrare cu modulul<br />
ERP de contracte clienti.<br />
3. In billing exista o mare varietate de configurari pentru servicii (de<br />
exemplu se pot si se solicita a se configura tarife diferite pe tip<br />
diferit de clienti, intervale orare, preturi promotionale acordate<br />
unor clienti, preturi promotionale pentru convorbirile cu o<br />
anumita zona intr-o perioada, etc). In faza de analiza detaliata<br />
post-achizitie se va face o analiza detaliata asupra acestei integrari.<br />
8.2. Integrarea aplicatiei DM cu sistemul ERP<br />
1. Aplicatia de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de<br />
lucru trebuie sa ofere suport pentru integrarea sistemului de arhivare<br />
cu aplicatia de tip ERP prin:<br />
API nativ;<br />
Componente vizuale;<br />
1. Componentele de integrare cu aplicatia de tip ERP trebuie sa fie<br />
certificate si compatibile cu ea.<br />
2. Aplicatia de document management sa permita utilizatorilor<br />
aplicatiei ERP sa execute cautari de documente utilizand metadate<br />
sau cautari asociative in continut.<br />
3. Aplicatia de document management sa permita utilizatorilor<br />
aplicatiei de ERP vizualizarea rezultatelor cautarilor sub forma<br />
unei liste de rezultate, in cadrul aplicatiei de ERP.<br />
4. Aplicatia de document management sa permita utilizatorilor<br />
aplicatiei de ERP vizualizarea documentelor din arhiva in cadrul<br />
view-erului inclus in aplicatia ERP.<br />
5. Aplicatia de document management sa permita anumitor<br />
utilizatori non-ERP sa caute documente apartinand aplicatiei de<br />
ERP direct din aplicatia de document management.<br />
6. Aplicatia de document management sa permita arhivarea<br />
documentelor specifice ERP (ex: print list-uri, balante, etc) direct<br />
din cadrul aplicatiei de ERP.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 74
7. Documentele arhivate din aplicatia de ERP sa poata fi convertite<br />
in formate ce garanteaza pastrarea pe terment lung (TIFF format<br />
sau PDF).<br />
8. Aplicatia de ERP sa contina un viewer ce permite vizualizarea<br />
tuturor formatelor de fisiere (minim 150) ce pot fi arhivate si<br />
vizualizate de aplicatia de document management.<br />
9. View-erul aplicatiei de ERP sa permita pentru documente:<br />
adnotarea, stampilarea, markere etc.<br />
10. Aplicatia de ERP, la procesarea documentelor specifice ei, sa poata<br />
integra functii specifice aplicatiei de document management,<br />
precum: controlul automat al versiunilor, conversie automata la<br />
PDF.<br />
11. Sistemul trebuie sa furnizeze accesul la functiile si la bazele de<br />
documente prin interfata de automatizare. Functiile (cum ar fi<br />
adaugarea unui document, afisarea lui, trimiterea pe fax, printarea<br />
si multe altele) trebuie sa poata fi executate dintr-o aplicatie<br />
software integrata. In acelasi timp, informatiile existente in<br />
aplicatia software integrata vor putea fi folosite pentru indexarea<br />
unui nou document, extragerea sau afisarea de documente.<br />
12. Integrarea dintre aplicatia de document management si cea de<br />
ERP, sa<br />
13. reprezinte o solutie viabila, dovedita ca si functionalitate in timp,<br />
recunoscuta si certificata.<br />
8.3. Integrarea ERP cu alte sisteme<br />
Solutia ERP trebuie sa aiba la baza o infrastructura care sa-i permita integrarea cu<br />
alte sisteme pe baza de arhitectura de tip SOA<br />
Cerinte de inzestrare cu echipamente hardware si de comunicatii<br />
Solutia conceptuala propusa trebuie sa aiba asigurat suportul hardware si de<br />
comunicatii corespunzator. In acest sens, arhitectura hardware si de comunicatii ce<br />
trebuie asigurata trebuie sa fie de de natura sa sigure disponibilitatea maxima a<br />
solutiilor software instalate.<br />
Aceasta presupune ca echipamentele necesar a fi puse la dispozitie trebuie<br />
sa indeplineasca cateva conditii de baza recomandate de bunele practici in<br />
domeniu:<br />
Arhitectura hardware trebuie sa fie in configuratie cluster cu suport pentru<br />
failover<br />
Serverele de aplicatii si baze de date trebuie sa aiba la baza tehnologii<br />
verificate de-a lungul timpului in implementari echivalente. In acest sens, este<br />
recomandat ca sistemele pe care vor rula solutiile software sa fie de tip enterprise,<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 75
dotate cu procesoare cu arhitectura de tip RISC, EPIC pe 64 biti sau substantial<br />
echivalenta.<br />
Sistemele de operare instalate pe serverele de aplicatii si baze de date sa fie<br />
pe 64 de biti si sa ofere suport nativ pentru cluster. Este recomandabil ca sistemele<br />
de operare instalate pe serverele de aplicatii si baze de date sa fie din familia UNIX<br />
si de tip enterprise.<br />
Se recomanda, pentru o mai buna gestiune a resurselor hardware, ca<br />
sistemele sa ofere suport pentru virtualizare si partitionare logica sau fizica a<br />
resurselor interne: procesoare, memorie, dispozitive de intrare/iesire. In acest fel<br />
este asigurata posibilitatea de mapare facila a resurselor de procesare catre<br />
aplicatiile care au un grad de solicitare mai mare la un moment dat.<br />
Se recomanda ca sistemele pe care vor rula aplicatiile sa aiba instalate<br />
resurse suficiente pentru procesare si stocare in termeni de: Procesoare, Memorie<br />
interna, unitati de stocare interna etc.<br />
Se recomanda, datorita volumului mare de date ce urmeaza a fi stocate si<br />
datorita faptului ca este recomamdabila o solutie de tip cluster, ca solutia de<br />
stocare sa aiba la baza dispozitive de stocare externa, conectate la serverele de<br />
aplicatii si baze de date prin intermediul unor legaturi si echipamente de mare<br />
viteza (ex. Conexiune de tip FC)<br />
Se recomanda, de asemenea, implementarea unei solutii de backup externe<br />
pentru a evita eventuale pierderi de date accidentale.<br />
Pe baza recomandarilor enuntate mai sus se solicita ca furnizorul Sistemlui<br />
Informatic Integrat sa puna la dispozitie , pe langa solutia software, si solutia<br />
hardware(incluzand software-ul de infrastructura) si de comunicatii care sa<br />
indeplineasca minim urmatoarele cerinte:<br />
Arhitectura oferita va fi de tip cluster cu suport pentru failover si<br />
va contine minim 2 noduri (servere).<br />
Sistemele de operare tip server din arhitectura cluster pe care vor<br />
rula serverele de aplicatie/baza de date sa fie de tip enterprise.<br />
Sistemele de tip server sa permita partitionarea resurselor de<br />
procesare/stocare/intare-iesire la nivel logic sau fizic<br />
Serverele sa fie dotate cu procesoare de tip RISC/EPIC (pe 64 de<br />
biti) sau substantial echivalente<br />
Numarul de unitati de procesare (CORE) sa fie de minim 8/server<br />
(instalate si active) cu capacitate de extensie/expandabilitate la<br />
minim 16/server;<br />
Memorie interna : minim 32GB/server instalata si activa si<br />
upgradabila la 128 GB/server.<br />
Sistemele server vor dispune de Capabilitati RAS (reliability,<br />
availability, serviceability):<br />
Ventilatoare si surse redundante si hot-swap<br />
<br />
<br />
Mecanisme de protectie a memoriei<br />
Disk-uri hot-swap<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 76
Procesor de servicii dedicat<br />
Sistem de operare tip UNIX 64bit<br />
Software de cluster dedicat pentru inalta disponibilitate pentru<br />
sistemul de operare ofertat.<br />
port integrat pentru consola si acces web securizat SSL la consola,<br />
monitorizare si diagnosticare hardware a sistemului, controlul si<br />
monitorizarea surselor de alimentare<br />
Performanta minima a sistemelor server ofertate sa fie dovedita<br />
dovedita prin urmatoarele performante certificate oficial pe site-ul<br />
organismelor in cauza:<br />
minim 30.000 TPC-H@3TB<br />
Sistemele server trebuie sa aiba capacitate de scalare.<br />
Sistemul de stocare externa cu disk-uri FC (un echipament) cu<br />
minim urmatoarele caracteristici:<br />
numar de discuri FC instalate: 16 discuri de 146 GB/15000 RPM<br />
nivele RAID suportate: 1, 1+ 0, 5<br />
memorie cache instalata pe controller: 2 GB expandabila la 8GB<br />
porturi dedicate pentru conectare în SAN : 8 porturi FC la 4Gbps<br />
capacitate maxima: 224 discuri (fara licentiere suplimentara)<br />
numar de bucle FC-AL (Fibre Channel - Arbitrated Loop) instalate pe<br />
sistem, pentru conectarea interna a discurilor: 8 FC-AL Switched la 4 Gbps<br />
sistemul sa permita upgrade-ul software si hardware fara oprirea<br />
sistemului<br />
sa aiba aplicatie inclusa pentru replicarea locala a volumelor snapshot si<br />
clona<br />
sistemul sa includa aplicatia pentru managementul cailor de acces dinspre<br />
servere înspre sistemul de stocare si functii permitând atât comutarea<br />
traficului între cele doua cai redundante de acces, ambele active, cât si<br />
balansarea încarcarii pe caile redundante (load balancing) indiferent de<br />
numarul de servere conectate<br />
sa ofere suport pentru replicare la distanta mod sincron si asincron prin<br />
licentiere ulterioara<br />
sa includa surse de alimentare si ventilatoare redundante<br />
sa ofere suport pentru cluster dual-node sau multinod<br />
sa include aplicatie pentru administrarea si configurarea sistemului de<br />
discuri<br />
sa permita o viteza de transmitere a datelor: 1600 MB/s si un Numar de<br />
operatii I/O: 225.000 IOPS.<br />
sa aiba garantie hardware si mentenanta software (upgrade-uri majore si<br />
minore) de 3 ani<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 77
Infrastructura redundanta de conectare la sistemul de disk-uri<br />
extern. In acest sens vor fi puse la dispozitie minim 2 SAN switchuri<br />
cu minim urmatoarele caracteristici:<br />
Sa puna la dispozitie o capacitate totala de minim 16 porturi FC cu<br />
negocierea automata a ratei de transfer (1, 2, 4 Gbps) plus 4 porturi FCIP<br />
Sa ofere suport pentru topologia fabric<br />
Sa ofere interfata web, SNMP si telnet pentru management cu acces<br />
securizat si diferentiat în functie de utilizator aceasta facilitate trebuie<br />
inclusa în solutie<br />
Sa includa suport pentru urmatoarele protocoale: FC, FCIP, iSCSI<br />
Sa ofere posibilitatea crearii de zone de acces în interiorul retelei SAN (prin<br />
intermediul porturilor switch-urilor sau prin intermediul adreselor WWN<br />
(World Wide Number) ale interfetelor FC; astfel, echipamentele conectate în<br />
reteaua SAN nu vor putea accesa decât alte echipamente aflate în aceeasi<br />
zona; facilitate inclusa în solutie<br />
Sa permita gruparea a pâna la 16 legaturi inter-switch (ISL - Inter-Switch<br />
Link) fizice într-o singura legatura logica de mare viteza (trunking);<br />
facilitate inclusa în solutie<br />
Sa dispuna de surse de alimentare redundante cu capabilitati „hot-swap”<br />
Biblioteca de benzi pentru backup (un echipament) care sa<br />
indeplineasca minim urmatoarele caracteristici<br />
numar de drive-uri de benzi instalate: 2 x Ultrium(sau echivalent) 4 Fibre<br />
Channel Tape Drive cu interfata FC la 4 Gbps<br />
numar de drive-uri de benzi suportate (in configuratie maxima): 16 unitati<br />
de banda Ultrium(sau echivalent) 4 Fibre Channel Tape Drive cu interfata<br />
FC la 4 Gbps<br />
capacitatea de stocare nativa (fara compresie) pe o banda: 800 GB<br />
rata de transfer nativa (fara compresie) in configuratie maxima: 5 TB/hr<br />
numar minim de sloturi pentru benzi initial instalate: 70<br />
numar maxim de sloturi pentru benzi (in configuratie maxima): 350<br />
display frontal de tip touch-screen pentru administrarea / operarea<br />
bibliotecii<br />
interfata grafica pentru administrarea / operarea bibliotecii, atât local, cat si<br />
de la distanta<br />
conectivitate FC la 4 Gbps la nivelul drive-urilor de banda si conectivitate<br />
FC pentru<br />
conectarea intregii biblioteci in SAN, prin intermediul a patru porturi FC la<br />
4 Gbps<br />
surse de alimentare redundante<br />
asigurarea alimentarii cu UPS<br />
Sa fie implemenata solutia software (inclusiv licentele) pentru<br />
salvare si restaurare care sa indeplineasca minim urmatoarele<br />
cerinte:<br />
Sa fie o solutie de salvare/restaurare centralizata, capabila sa opereze în<br />
mediu eterogen (Microsoft Windows, Linux, UNIX)<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 78
Sa ofere suport pentru un numar nelimitat de clienti de backup<br />
Sa ofere posibilitatea efectuarii operatiei backup prin SAN<br />
Sa ofere interfata grafica comuna pentru UNIX si Windows<br />
Sa ofere managementul centralizat al solutiei<br />
Sa ofere posibilitatea alocarii acelorasi setari unor grupuri de clienti<br />
Sa permita excluderea automata a unor anumite perioade de timp<br />
predefinite<br />
Sa ofere drepturi predefinite pentru administrator operator si utilizator<br />
Sa asigure autentificare interna la nivel de aplicatie<br />
Sa ofere posibilitatea de a limita functionalitatiile aplicatiei în functie de<br />
utilizator<br />
Sa ofere suport pentru backup prin SAN (de pe copii sau snapshot-uri) fara<br />
impact asupra performantelor volumelor de productie<br />
Aplicatia trebuie sa permita efectuarea backup-ului doar pentru fisierele<br />
care au suferit schimbari de la ultimul backup si pentru fisierele nou create.<br />
Pentru sistemul de fisiere FAT/NTFS, solutia trebuie sa fie capabila de a<br />
salva doar portiunea modificata a unui fisier<br />
Administrarea solutiei de backup trebuie sa se poata realiza prin<br />
intermediul unei interfete web pentru mai multe servere de backup,<br />
indiferent de platforma pe care ruleaza acestea.<br />
Clientii de backup trebuie sa ofere propria interfata web, independenta de<br />
cea de administrare, astfel incat administratorii sa aiba la dispozitie un<br />
mecanism facil de operare de la distanta direct cu clientul de backup<br />
Solutia trebuie sa dispuna de un model de administrare flexibil si sa<br />
permita accesul mai multor utilizatori (administratori si operatori), fiecare<br />
cu nivel de autorizare diferit.<br />
Solutia de backup trebuie sa asigure copii de siguranta pentru mai multe<br />
versiuni ale aceluiasi fisier, astfel incat sa ofere posibilitatea restaurarilor<br />
selective.<br />
Solutia trebuie sa fie capabila de a sterge copiile de siguranta ale versiunilor<br />
expirate ale fisierelor (in conformitate cu politica de backup) astfel incat sa<br />
se elibereze spatiu pe mediile de stocare (benzi).<br />
In cazul in care in timpul procesului de backup/restore conexiunea dintre<br />
client si server se intrerupe, solutia trebuie sa fie capabila de a relua acest<br />
proces din momentul intreruperii si nu de la inceput.<br />
Securitate: solutia trebuie sa fie capabila de criptarea datelor transmise de la<br />
client la server in timpul procesului de backup/restore<br />
Aplicatia trebuie sa permita setarea perioadelor de pastrare a datelor<br />
salvate.<br />
Salvare / restaurare online baze de date: solutia trebuie sa asigure salvarea<br />
online (fara oprirea serviciilor) a bazelor de date.<br />
Aplicatia trebuie sa genereze rapoarte locale cat si rapoarte consolidate<br />
asupra intregului mediu de backup<br />
Trebuie implemenata solutia software(inclusiv licentele aferente)<br />
pentru cluster (arhitectura de inalta diponibilitate) in vederea<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 79
ealizarii unei solutii de înalta disponibilitate prin implentarea<br />
functionalitatilor de cluster între serverele de baze de date.<br />
Software-ul trebuie sa asigure protejarea aplicatiilor în fata caderilor<br />
hardware sau software.<br />
Software-ul trebuie sa asigure monitorizarea cel putin a procesoarelor, a<br />
memoriei si a adaptoarelor LAN si a aplicatiilor ce ruleaza pe nodurile<br />
clusterului si sa realizeze operatiile de fail-over în cazul indisponibilitatii<br />
uneia sau mai multor componente de la nivelul unui nod al clusterului.<br />
Software-ul trebuie sa se integreze cu sisteme de fisiere proiectate pentru a<br />
fi accesate concurent de nodurile unui cluster;<br />
Software-ul trebuie sa suportate minim urmatoarele sisteme de fisiere: JFS,<br />
VxFS, CFS.<br />
Pentru clusterul prezentat mai sus se va oferi consola de management<br />
Cerinte de timp pentru implementarea sistemului<br />
Sistemul Informtatic Integrat va fi implementat in termen de maxim 18 luni de la<br />
semnarea contractului<br />
Implementarea se va desfasura in 2 Faze conform grilei prezentate.<br />
Arie de activitate/Durata<br />
Financiar – Contabilitate: 7 luni (Luna1- Luna7)<br />
Logistica: 7 luni (Luna2-Luna8)<br />
Gestiunea Intretinere si Mentenanta: 5 luni (Luna9- Luna13)<br />
Gestiunea proiectelor: 7 luni (Luna2-Luna8)<br />
Resurse Umane: 14 luni (Luna2-Luna15)<br />
Document Management: 15 luni (Luna2-Luna16)<br />
Integrari conform cerintelor specificate: 14 luni (Luna3-Luna16)<br />
Luna 1 reprezinta prima luna de la semnarea contractului.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 80
9. Cerinte servicii Managed Service<br />
Furnizorul va trebui sa instaleze aplicatia achizitionata in Data Center-ul<br />
acestuia.<br />
Furnizorul va trebui sa realizeze customizarile/extensiile necesare pentru<br />
obtinearea unei solutii integrate conforme cu procesele de business ale<br />
clientului.<br />
Furnizorul va trebui sa realizeze implementarea aplicatiei in conformitatea<br />
cu procesele de business ale clientului si sa furnizeze Servicii de Mentenanta<br />
dupa lansarea in productie a sistemului, precum si servicii de tip managed<br />
service pe o perioada de 5 ani.<br />
Furnizorul va furniza Servicii de Mentenanta pentru dezvoltarile /<br />
extensiile din cadrul implementarii (customizari si dezvoltari).<br />
Furnizorul va trebui sa asigure un canal privat de comunicatii (VPN) intre<br />
Sediul Central S.N. RADIOCOMUNICATII S.A si potentialul furnizor.<br />
Potentialul furnizor va fi responsabil de conexiunea intre acesta si sediul<br />
SNR, de problemele aparute in legatura cu largimea de banda, latenta<br />
exagerata, intreruperea retelei si/ sau alte probleme aparute din cauza<br />
providerului deservicii Internet sau din cauza legaturii la retea.<br />
Furnizorul va trebui sa asigure servicii de tip Managed Service bazate pe Service<br />
Level Agreement care sa cuprinda urmatoarele:<br />
- Servicii de Help Desk<br />
- Fault Management<br />
- Suport in caz de urgenta<br />
- Rapoarte de deranjamente si corelarea erorilor<br />
- Subscriptii software<br />
Service Level Agreement<br />
Clasificare nivelelor de deranjament<br />
- Definitiile prioritatilor de deranjament sunt cele de mai jos:<br />
Prioritate Descrierea nivelului de prioritate<br />
CRITIC - Deranjamente care afecteaza serviciile, cauzand<br />
nefunctionarea sistemelelor sau blocarea<br />
functiilor importante de retea sau subsisteme.<br />
- Aceste deranjamente afecteaza in mod direct<br />
serviciile furnizate de elementele sau<br />
subsistemele de retea , restrictioneaza in mod<br />
semnificativ activitatile de operare in retea sau<br />
clientul este afectat in totalitate.<br />
MAJOR - Problemele majore care au un impact<br />
semnificativ in funtionarea sistemelor si<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 81
afecteaza in mod direct serviciile clientilor.<br />
Aceste probleme nu sunt tolerate in folosinta<br />
sistemelor.<br />
MINOR - Problemele minore nu au un impact semnificativ<br />
in funtionarea sistemelor si nu afecteaza in mod<br />
direct serviciile clientilor. Aceste probleme sunt<br />
tolerate in folosinta sistemelor.<br />
Timpi de raspuns si rezolutii<br />
Timpii de raspuns si rezolutiile problemelor sunt stabilite pentru fiecare<br />
categorie in parte. La sfarsitul fiecarui caz deschis furnizorul va efectua o<br />
analiza a cauzelor care au dus la producerea deranjamentului si va fi<br />
inclusa in recomandarea finala. Furnizorul va respecta urmatorii timpi<br />
de raspuns:<br />
Timp de<br />
raspuns<br />
Critic 15 min 4 ore<br />
Major 1h 8h<br />
Minor 4h 48h<br />
Timp de remediere<br />
Timpii de mai sus sunt calculati din momentul in care furizorul a fost instiintat de<br />
aparitia problemelor.<br />
Furnizorul va garanta ca SLA-ul mai sus mentionat se bazeaza pe servicii de<br />
suport software furnizate. In cazul in care apare un deranjament hardware, timpii<br />
de raspuns sunt calculati deasemenea pe baza tabelului de mai sus.<br />
Puncte de contact si escaladare pentru serviciile de suport.<br />
Furnizorul va pune la dispozitia SNR un punc unic de contact pentru raportarea<br />
incidentelor bazat pe telefon de tip hotline, email si site suport.<br />
Descrierea serviciilor de suport<br />
Furnizorul va oferi un conturi de utilizator in cadrul aplicatiei de tip Help Desk.<br />
Operatorii care vor inregistra problemele ridicate de SNR sunt specialisti ai furnizorului.<br />
Definitii:<br />
Definitiile , care sunt scrise mai jos cu caractere italice , se aplica la Service Level<br />
Agreement:<br />
Timp de Remediere<br />
Durata de timp pana la oferirea solutiei finale<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 82
Timp de Raspuns<br />
SLA<br />
Subscriptie Software<br />
Suport<br />
HELP<strong>DE</strong>SK<br />
Timpul scurs de la contactul initial dintre SNR si furnizor<br />
HELP<strong>DE</strong>SK si raspunsul primit de la echipa de suport a<br />
furnizorului catre SNR. Aceasta actiune se va desfasura<br />
prin intermediul telefonului.<br />
Service Level Agreement, asa cum este reprezentat in<br />
acest document, care identifica funtionalitatile si defineste<br />
procesele care implica livrarea de catre furnizor a<br />
diferitelor servicii de suport catre SNR.<br />
Acces inregistrat la modificari, corectari, si/sau updateuri<br />
de Software; incluzand Hotfixuri, Service Packuri, Feature<br />
Packs, si/sau Upgradeuri majore, oferite catre SNR prin<br />
intermediul suportului electronic (mail) sau prin suport fix<br />
media.<br />
Telefonul de suport tehnic, asistenta web si e-mail oferite de<br />
furnizor pentru a ajuta SNR in rezolvarea problemelor aparute<br />
Suportul este oferit la un Major Release al produsului si la un<br />
Release Secvential Anterior al produsului.<br />
Centrul de asistenta tehnica este un serviciu de preluare<br />
a cererilor prin telefon, web si e-mail operat de catre<br />
personalul care face parte din suportul furnizorului<br />
oferind asistenta cu diagnosticare si rezolutie al<br />
defectiunilor si/sau avariilor aparute in cazul produselor<br />
implementate in cadrul SII.<br />
Valabilitatea HELP<strong>DE</strong>SK-ului<br />
Accesul la suportul telefonic, web sau e-mail trebuie sa fie disponibile pentru SNR<br />
sapte zile pe saptamana, 24 ore pe zi, 365 zile ale anului.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 83
Livrabile<br />
Oferta va cuprinde:<br />
Arhitectura sistemului propus (software si hardware)<br />
Descrierea aplicatiilor ce compun Sistemul Informatic Integrat,<br />
precum si a infrastructurii software;<br />
Descrierea solutiei hardware<br />
Descrierea solutiei de comunicatii;<br />
Metodologia de implementare si managementul proiectului;<br />
Descrierea modului în care se va asigura instruirea utilizatorilor si<br />
mentenanta SII post implementare;<br />
Data sheet-uri ale aplicatiilor si echipamentelor oferite;<br />
Raspunsul punct cu punct la cerintele detaliate exprimate in<br />
caietul de sarcini;<br />
Manualele de utilizare, in limba romana, pentru toate<br />
componentele software ofertate<br />
Prezentarea echipei de implementare, însotita de CV-uri;<br />
Certificatele ISO 9001 ale ofertantului si ale eventualilor membri în<br />
consortiu;<br />
Referinte nationale si internationale ale componentelor solutiei<br />
propuse.<br />
Oferta financiara<br />
Clauze contractuale<br />
Durata contractului :48 de luni de la semnare<br />
Plata: in rate lunare. Plata pretului contractului se va face in 48 de rate lunare, calculate<br />
astfel :<br />
PC=Pretul din propunerea financiara/ 48 rate<br />
Pana la implementarea sistemului (respectiv in 18 luni),lunar , Prestatorul va trebui sa<br />
presteze si/sau sa furnizeze in valoare de cel putin ”PC”. Dupa plata integrala a pretului<br />
contractului aplicatia va trece in proprietatea SN <strong>Radiocom</strong>unicatii SA.<br />
Inaintea anuntarii clasamentului ofertantilor, autoritatea contractanta solicita<br />
acestora organizarea unei sesiuni demonstrative a functionalitatilor standard ale<br />
sistemului integrat propus care sa sustina oferta tehnica. Toate cheltuielile<br />
aferente acestei sesiuni vor fi suportate de catre ofertanti.<br />
SN RADIOCOMUNICATII <strong>CAIET</strong> <strong>DE</strong> <strong>SARCINI</strong> pagina 84