manual

Governo do Estado de Mato Grosso

Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão

Coordenadoria de Monitoramento de Pessoal

Sumário

1- INSERIR E VALIDAR JUSTIFICATIVA .................................................................................................................. 2

1.1. Inclusão de justificativas (para perfil “Usuário”):................................................................................................ 2

1.2. Validação das justificativas (Chefia Imediata / Gestor): ................................................................................... 5

1.3.Inserir justificativa coletiva (Uso exclusivo para “Administrador de Órgão”): ................................................. 7

2 - ATESTADO MÉDICO ATÉ 03 DIAS ................................................................................................................... 14

2.1 Inclusão de justificativas: ...................................................................................................................................... 14

2.2. Iniciando a inclusão da justificativa: .................................................................................................................. 14

2.3 Validação das justificativas (Chefia Imediata / Gestor): .................................................................................. 17

2.4. Exclusão de justificativas: ................................................................................................................................... 19

2.5. Dúvidas frequentes: ............................................................................................................................................. 20

3 – ASSINATURA DE FOLHA DE FREQUÊNCIA (SERVIDOR):........................................................................ 21

3.1. Assinando como Servidor (assinatura eletrônica): .......................................................................................... 22

3.3 Perguntas Frequentes .......................................................................................................................................... 26

4 – ATRIBUIR SETOR A CHEFIA (Uso do perfil “Administrador de Órgão”) ..................................................... 27

4.1. Cadastro de Usuário: ........................................................................................................................................... 27

4.2 Dúvidas frequentes: .............................................................................................................................................. 30

Elaborado por: Elaborado em: Edição:

Gerência de Assiduidade e Conformidade Funcional 31/05/2021 01

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1- INSERIR E VALIDAR JUSTIFICATIVA

1.1. Inclusão de justificativas (para perfil “Usuário”):

Na tela inicial, o servidor de imediato visualizará o novo layout os botões “Incluir justificativa”,

“Assinar folha de frequência”, “Minhas horas diárias” e “Minhas justificativas”.

Iniciando a inclusão da justificativa:

Clique no botão Incluir Justificativa na tela principal, será exibida nova janela, onde o servidor tem

a permissão de incluir as justificativas, não sendo necessária a inclusão pelo gestor do ponto:

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Segue abaixo relação de códigos disponibilizados para lançamento do próprio servidor:

Cód.

Ocorrência

1 Atestado de comparecimento, consulta ou afastamento médico até 03 dias

2 Reunião externa ou Visita técnica

3 Greve ou reunião sindical / Associação

4 Entrada com atraso ou saída antecipada autorizada (Até 03 vezes no mês)

5 Presença não registrada (até 03 vezes no mês)

6 Convocação de serviço eleitoral

7 Convocação para trabalho extraordinário

8 Compensação de serviço extraordinário / eleitoral

9 Participação em conferências, congressos, cursos, treinamentos e eventos similares

11 Viagem a serviço

12 Atividade externa por meio de ordem de serviço

13 Teletrabalho

14 Doação de sangue

15 Concessão em razão de casamento

16 Concessão em razão de falecimento

17 Concessão para se alistar como eleitor – servidor efetivo

18 Convocação para júri e outros serviços obrigatórios por lei

19 Participação em competição desportiva

20 Deslocamento para a nova sede

21 Licença à gestante, adotante ou paternidade

29 Afastamento para estudos ou missão no exterior ou em outro estado

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Os campos devem ser todos preenchidos.

Toda justificativa de uma ausência terá o prazo de 02 (dois) dias úteis após o seu término para ser

inserida no sistema.

O documento enviado através do WEBPonto (upload), deverá ser compatível com o original, além

de obrigatoriamente ser enviado em formato de arquivo digitalizado (JPG, PNG, JPEG, PDF),

orientação do papel em retrato, de boa qualidade (sem cortes, rasuras ou emendas), com todas as

informações legíveis e com tamanho máximo de 2MB.

Clicar no botão “salvar”:

Aparecerá uma janela (imagem abaixo) com alerta, clique em SIM estando tudo certo.

Após as confirmações no Sistema WEBPonto, a justificativa ficará “em análise”:

As justificativas podem ser acessadas através do botão Minhas Justificativas na tela principal:

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Observação: Todas as justificativas serão mostradas, independente do status.

Até a validação da chefia imediata que deverá ser realizada em até 02 (dois) dias úteis após a

inclusão pelo servidor, somente após a validação da chefia imediata que a justificativa será incluída

como abono na Folha de Frequência do servidor.

1.2. Validação das justificativas (Chefia Imediata / Gestor):

Para verificar as justificativas inseridas pelos usuários, acesse através do botão “Minhas

Justificativas” na tela principal.

Na janela que abrir, terá com grid com as justificativas realizadas, independente do status.

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As justificativas com status “EM ANÁLISE” precisam ser validadas em até 02 (dois) dias.

Para validar clique em “AÇÕES” na primeira coluna e será exibida nova janela.

A chefia imediata tem as opções de visualizar o documento apresentado, validar e recusar a

justificativa apresentada pelo servidor.

Caso a chefia recuse o documento apresentado pelo servidor, é necessário justificar o motivo

(dados incompletos, dados incorretos, ilegível, prazo ultrapassado ou rasurado):

Caso concorde (Validar) com a justificativa apresentada, deverá confirmar alguns dados (período

e categoria):

Aguarde a mensagem de confirmação.

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Somente após a validação da chefia imediata, a justificativa será migrada para a folha de

frequência do servidor.

1.3.Inserir justificativa coletiva (Uso exclusivo para “Administrador de Órgão”):

Observação: Primeiramente, é preciso salientar que a justificativa coletiva só deve ser inserida nos

casos em que todo o setor ou todo o órgão será abonado pelo mesmo motivo.

Na tela inicial, o servidor imediatamente visualizará o novo layout. Novos Botões “Incluir

justificativa”, “Assinar folha de frequência”, “Minhas horas diárias” e “Minhas justificativas”.

Iniciando a inclusão da justificativa coletiva:

Clique no botão Minhas Justificativas na tela principal, será exibida nova janela, onde o

administrador do órgão iniciará o procedimento de justificativa.

Na parte inferior da janela existirá o botão para dar início a justificativa coletiva, no entanto antes

de clicar para a próxima janela, verifique os passos a seguir para fazer a justificativa de forma

correta.

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Existem 2 maneiras de iniciar, tudo depende da quantidade de setores (1, mais de 1 ou todos)

que receberão o abono.

Tudo começará através do filtro que fizer no campo setor na tela de Minhas Justificativas

- Abonar 1 (um) setor somente:

Na janela das Minhas Justificativas, selecione o setor desejado e clique no botão LANÇAR

JUSTIFICATIVA COLETIVA.

A próxima janela a se abrir será a de preenchimento dos dados (bem idêntica à de justificativa

individual).

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Note que o dado de Setor já está selecionado, conforme filtro anterior.

Preencha todos os campos, inclusive com o arquivo comprobatório necessário.

Clique no botão Salvar e demais alertas até a mensagem de confirmação.

- Abonar mais de 1 (um) setor ou todos, ou seja, o órgão inteiro:

Na janela das Minhas Justificativas, selecione em Setor, a informação em branco, existente no final

da lista de setores.

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A próxima janela a se abrir será a de preenchimento dos dados (bem idêntica à de justificativa

individual).

Note em destaque amarelo, que o dado de Setor, está selecionado com TODOS (o destaque em

azul está desmarcado), ou seja, se você deseja fazer o abono para o órgão inteiro, basta preencher

os campos de Motivo em diante, inclusive com o arquivo comprobatório necessário.


Todavia se a intenção é abonar alguns setores, note que há uma caixa (destaque em azul), marque

ela e abrirá uma nova janela sobreposta.

Na janela que abriu, selecione todos os setores que deseja abonar, e depois clique no botão OK.

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Na janela da Justificativa, faça o preenchimento dos campos de Motivo em diante, inclusive com o

arquivo comprobatório necessário.


-Após as confirmações de inserção da justificativa no Sistema WEBPonto, essa ficará com status

“em análise”.

CÓDIGOS

-Relação de Códigos possíveis para Justificativa Coletiva, abaixo:

Cód.

Ocorrência

2 Reunião externa ou Visita técnica;

3 Greve ou reunião sindical / associação;

7 Convocação para trabalho extraordinário;

9

Participação em programa de treinamento regularmente instituído em conferências,

congressos, cursos, treinamentos e eventos similares;

12 Atividade externa;

13 Teletrabalho;

20 Deslocamento para a nova sede em outra localidade da atual lotação;

38 Desligado;

42 Servidor Não Cadastrado;

43 Dispensa Coletiva;

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45 Frequência Manual.

VALIDAÇÃO

Assim como uma justificativa individual, a coletiva também precisará ser validada, e esta ficará a

cargo de cada Gestor (Chefia Imediata Validar) fazer de sua unidade.

São acessadas da mesma forma que a individual, acesse através do botão Minhas Justificativas

na tela principal,

Na janela que abrir, terá com grid com as justificativas realizadas, independente do Status:

A justificativa realizada ficará junto com todas as outras individuais, mas na guia nome será

identificada como “JUSTIFICATIVA COLETIVA”

A justificativa com Status “EM ANÁLISE” precisa ser validada em até 02 (dois) dias;

Para validar clique em “AÇÕES” na primeira coluna e será exibida nova janela;


justificativa apresentada;

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A chefia só recusará caso não concorde com aquela justificativa para o setor, mas antes deve entrar

em contato com a Gestão de Pessoas para se informar corretamente.

O mais provável é que ocorra a Validação:


Somente após a validação da chefia imediata, a justificativa será migrada para a folha de


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2 - ATESTADO MÉDICO ATÉ 03 DIAS

2.1 Inclusão de justificativas:

Na tela inicial, o servidor já visualizará o novo layout. Novos Botões “Incluir justificativa”,

“Assinar folha de frequência”, “Minhas horas diárias” e “Minhas justificativas”.

2.2. Iniciando a inclusão da justificativa:

Clique no botão “Incluir Justificativa” na tela principal será exibida nova janela, onde o servidor

tem a permissão de incluir as justificativas, não sendo necessária a inclusão pelo gestor do ponto:

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No campo “MOTIVO”, selecione o código 01 – ATESTADO DE COMP. CONSULTA....

Todos os outros campos devem ser preenchidos:

a) Período: “Justificativa de período integral” ou “Justificativa de meio período”

b) Início;

c) Fim;

d) Conselho: código do profissional no conselho profissional;

e) Médico: nome completo do médico/profissional da área de saúde responsável;

f) Clínica/Hospital: nome do local onde foi realizada a consulta;

g) Categoria: servidor ou familiar;

h) UF: Estado onde foi realizada a consulta;

i) Cidade: Cidade onde foi realizada a consulta;

j) Obs.: observação complementar ao abono.

k) Arquivo: Foto/Imagem/arquivo PDF do atestado em estado legível.

Toda a justificativa de uma ausência terá o prazo de 02 (dois) dias úteis após o seu término para

ser inserida no sistema.

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O documento enviado através do WebPonto (upload), deverá ser compatível com o original, além

de obrigatoriamente ser enviado em formato de arquivo digitalizado (JPG, PNG, JPEG, PDF),

orientação do papel em retrato, de boa qualidade (sem cortes, rasuras ou emendas), com todas as

informações legíveis e com tamanho máximo de 2MB.

Clique no Botão “Salvar”

Aparecerá uma janela (imagem abaixo) com alerta, clique em SIM caso esteja tudo correto.

Após as confirmações no Sistema WEBPonto, a justificativa ficará “em análise”:

As justificativas podem ser acessadas através do botão Minhas Justificativas na tela principal,

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Observação: Todas as justificativas serão mostradas, independente do Status.

Até a validação da chefia imediata que deverá ser realizada em até 02 (dois) dias úteis após a

inclusão pelo servidor, somente após a validação da chefia imediata que a justificativa será incluída

como abono na Folha de Frequência do servidor.

2.3 Validação das justificativas (Chefia Imediata / Gestor):

Para verificar as justificativas inseridas pelos usuários, acesse através do botão “Minhas

Justificativas” na tela principal.

Na janela que abrir, terá com grid com as justificativas realizadas, independente do Status.

As justificativas com status “EM ANÁLISE” precisam ser validadas em até 02 (dois) dias.

Para validar clique em “AÇÕES” na primeira coluna e será exibida nova janela.

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justificativa apresentada pelo servidor:

Caso a chefia recuse o documento apresentado pelo servidor, é necessário justificar o motivo

(dados incompletos, dados incorretos, ilegível, prazo ultrapassado ou rasurado):

Caso concorde (Validar) com a justificativa apresentada, deverá confirmar alguns dados (período e

categoria):

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Somente após a validação da chefia imediata que a justificativa será migrada para a folha de


2.4. Exclusão de justificativas:

A opção de excluir uma justificativa lançada (ainda não validada pela chefia imediata) está

disponível no sub-menu “Minhas Justificativas”:

Ao selecionar o botão “Ações”, abrirá a tela com as opções “Visualizar” e “Excluir”:

Selecionando a opção “Excluir”, aparecerá a tela abaixo:

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Após selecionar “OK”, a justificativa desaparecerá da tela.

2.5. Dúvidas frequentes:

a) Este código é único e exclusivo para afastamento médico até 03 dias, podendo também ser

utilizado para consulta ao médico/odontológico ou para exames laboratoriais (Art.14, Decreto

nº 554/2020).

b) Serão permitidos até 04 atestados integrais ou 08 atestados parciais por mês.

c) NÃO será permitido a ausência total de mais de 04 dias por mês. (Soma de todos os

atestados).

d) Acima de 04 dias, o servidor deverá ser encaminhado a Gestão de Pessoas de seu Órgão

(Art. 15, Decreto nº 554/2020).

e) Atestado de acompanhamento familiar deverá conter o grau de parentesco. (Pais, filhos,

cônjuge, avós, irmãos, madrasta, padrasto, enteados e menor sob guarda ou tutela).

f) A justificativa somente será migrada para a folha de frequência após a validação da chefia

imediata.

g) Para servidores exclusivamente comissionados:

‣ Até 3 dias: não é necessário passar por Perícia Médica (Código 01, Anexo I, Decreto

nº 554/2020);

‣ De 4 a 15 dias: o servidor precisa passar pela Perícia Médica do estado (Código 24,

Anexo I, Decreto nº 554/2020);

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‣ A partir do 16º dia de atestado: o servidor deve passar pela Perícia do INSS (Código

24, Anexo I, Decreto nº 554/2020).

h) Para estagiários:

‣ Até 3 dias: Código 01, Anexo I, Decreto nº 554/2020;

‣ A partir de 4 dias: Código 24, Anexo I, Decreto nº 554/2020.

3 – ASSINATURA DE FOLHA DE FREQUÊNCIA (SERVIDOR):

Na tela inicial, o servidor prontamente visualizará o novo layout. Novos Botões “Incluir

justificativa”, “Assinar folha de frequência”, “Minhas horas diárias” e “Minhas justificativas”.

Observação: Não assine a folha de frequência antes de conferir todos os seus registros do mês.

Todas as justificativas devem ser realizadas dentro do prazo de 2 dias uteis após o fim da ocorrência.

Portanto não perca os prazos.

Para realizar a conferência de seus registros, clique em MINHAS HORAS DIÁRIAS, a visualização

estará disponível em tela ou Salvar em PDF.

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3.1. Assinando como Servidor (assinatura eletrônica):

- Está assinatura será equivalente a assinatura que se fazia na folha impressa, só que agora de

forma eletrônica;

- Acessar a função de assinatura de duas maneiras: na tela Principal no botão ASSINAR FOLHA

DE FREQUÊNCIA ou na tela Minhas Horas Diárias, também no botão ASSINAR FOLHA DE

FREQUÊNCIA.

- Clique no botão, e abrirá uma janela solicitando que preencha com seu Usuário e Senha para

confirmação; Clique em Assinar, aguarde e confirme as mensagens de notificação.

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Se atente para os prazos, você enquanto servidor tem até o 4º dia útil do mês subsequente para

realizar a assinatura.

NÃO PERCA OS PRAZOS

3.2 Assinatura da Folha de Frequência (chefia imediata):

O acesso será por outro caminho, segue imagem:

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Esta função deverá estar acessível a todos aqueles com cargo de chefia, perfil Gestor.

Na próxima janela será exibida a lista dos servidores daquele setor que você pertence ou faz

gestão. Realize o filtro de setor, caso faça gestão de mais de um setor.

Mês de referência

Assinar a folha como chefe imediato

Gera a Folha de Frequência dos servidores

Verifique se a referência corresponde ao mês que acaba de ser encerrado.

Antes de assinar, o gestor pode visualizar a folha frequência de todos os servidores do setor filtrado.

Para ASSINAR, selecione os servidores que deseja assinar (pode ser um, vários ou todos).

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Com a lista de servidores selecionada, clique em ASSINAR FOLHA DE FREQUÊNCIA:

Abrirá uma janela solicitando que preencha com seu Usuário e Senha para confirmação.

Clique em Assinar, aguarde e confirme as mensagens de notificação.

Se atente para os prazos, a chefia imediata tem até o 5º dia útil do mês subsequente para realizar

a assinatura.

Observação: a chefia imediata jamais assina o ponto como chefia dele próprio. A chefia imediata

pode assinar o ponto da sua equipe independente da assinatura individual de cada um. Este

para casos em que o servidor esteja ausente (licença/férias/etc.) e não pode assinar o próprio

ponto.

NÃO PERCA OS PRAZOS

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3.3 Perguntas Frequentes

a) Por que eu servidor tenho que assinar? Por legislação todo servidor tem que dar ciência na

sua folha de frequência, ou em sua ausência, a sua chefia imediata.

b) Por que eu chefe imediato tenho que assinar? Por legislação, assim como o servidor, você

deve dar ciência a frequência do colaborador por qual é responsável.

c) Na ausência do meu chefe imediato, quem assina? Pode ter sido delegado outra pessoa a

assinar (um substituto) ou o próximo chefe na hierarquia do setor. Exemplo: na ausência da

gerencia, assina a coordenação.

d) Assinatura Eletrônica? Assim como anteriormente você assinava sua folha de frequência

impressa, no intuito de evitar desperdício de impressão, criamos a solução para a assinatura seja

realizada eletronicamente no sistema, através do seu usuário e senha.

e) Posso recusar a assinar? Você pode deixar de assinar, mas isso não invalida as informações

da sua frequência, e caso seja necessário, você será penalizado conforme legislação.

f) Há informação que discordo na folha de frequência? Qualquer informação divergente na

folha, deve ser reclamada dentro do prazo (exemplo: uma falta que não foi justificada). Caso tenha

perdido o prazo, você deve assinar a folha mesmo assim, e entrar com um processo administrativo

requerendo correção.

g) Um evento de publicação não está inserido na minha folha de frequência? Exemplo: Licença

tratamento de saúde. Procure sua gestão de pessoas em tempo, ela está orientada a corrigir esta

informação.

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4 – ATRIBUIR SETOR A CHEFIA (Uso do perfil “Administrador de Órgão”)

4.1. Cadastro de Usuário:

Navegar pelo menu do sistema e clicar Cadastro / Usuário:

- Na janela aberta, selecione o setor de lotação;

- Digite o Nome da chefia para buscar mais rapidamente;

) para ter acesso e Editar o cadastro;

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Certifique-se que o TIPO DE USUÁRIO esteja como GESTOR;

Por padrão, o gestor já deve ser atribuído (no mínimo) ao setor que ele esteja lotado:

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Na janela que se abre, relação de todos os setores do órgão:

Navegue pela relação de setores.

Selecione todos os setores imediatamente vinculados que a chefia fará gestão.

Após seleção, clique no botão “OK”.

Observação: Para cada situação de chefia, deverá ser realizada a atribuição específica. Portanto,

recomenda-se verificar com a chefia em questão, qual setor está subordinado a ele.

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4.2 Dúvidas frequentes:

a) Quem deverá ser gestor?

R: Todo cargo em comissão com perfil de chefia.

b) O que é cargo de chefia?

R: Cargos de secretário, adjunto, superintendente, diretor, etc.

c) Assessoria, DGA-9, DGA-10?

R: Estes não possuem perfil de chefia.

d) Cargos com perfil de chefia, mas não são comissionados?

R: Delegado, Oficial Militar, Diretor/Coordenador/Secretário escolar.

e) Pode ser delegado o perfil a quem não for chefe?

R: Sim, desde que não esteja enquadrado no parágrafo único do Art. 23 (exceto estagiário

e contratado temporário).

f) Chefia de licença/férias quem fará a validação?

R: Na ausência, atribuir o perfil de gestor ao substituto, mesmo que em ausências de poucos

dias.

g) Tem alternativa para a situação anterior?

R: Sim, atribuir o perfil ao superior imediatamente acima daquele ausente. Exemplo:

coordenador ausente, atribuir ao superintendente.

Nota: Providenciaremos a médio prazo pelo próprio sistema, de forma quase que totalmente

automática, está atribuição de substituto.

h) Por que toda está atribuição de setor de gestão, não foi realizada de forma automática?

R: Infelizmente o sistema não é integrado com o SEAP na questão lotação, tanto que a

nomenclatura pode ser divergente nos sistemas.

Nota: Quando esta integração de lotação e setores for resolvida, todo este procedimento

será automatizado.

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