Directório Global das TIC | Empresas e Profissionais | 2016/2017

102 | PUBLIREPORTAGEm diretório global das tic | 103
®
transformação digital:
Quando nos DIVIDIMOS ENTRE
SER PIONEIROS OU SEGUIDORES
Paulo M. Gomes
Country Sales General Manager Large Accounts & Global Document Outsourcing
A ambição da transformação digital permanece
por realizar na maior parte das
organizações, é o que demonstra um estudo
realizado pela Xerox junto dos líderes de TI.
O desejo de adotar e trabalhar segundo
processos digitais em vez de continuar a ser
uma empresa com base em papel, é claro
e forte, mas a maioria das empresas ainda
não tem planos para liderar a mudança.
Do estudo “Digitisation at Work” realizado
pela Xerox em parceria com a Coleman
Parkes Research 1 , verifica-se que cerca de 58
por cento dos inquiridos acredita que a transformação
digital pode acelerar a eficácia dos
processos. Mas em contraponto, ainda uma
grande percentagem dos inquiridos afirma
que aos dias de hoje, continuam a criar e
a adicionar processos em papel, embora
acreditem que estes mesmos processos são
demasiado dispendiosos e que representam
um claro risco à segurança da informação.
Apesar do estudo “Digitisation at Work”
apresentar um enorme otimismo dos
gestores inquiridos, este é um caminho
que tem ainda muito que percorrer.
A redução de custos obtida através da transformação
digital dos processos empresariais,
é uma das vantagens apontada por mais
de 40 por cento dos gestores inquiridos e
os decisores acreditam que no espaço de
2 anos, apenas 9 por cento de processos
empresariais essenciais estará dependente
de papel. Mas em paralelo, cerca de metade
da amostra admite que os processos das
suas empresas ainda dependem muito ou
na totalidade do papel e cerca de um terço
(29%) ainda comunica com os clientes através
de suporte em papel em vez de e-mail
ou de outros canais digitais.
Setor financeiro
menos otimista
45 por cento dos executivos inquiridos
realça que a dificuldade ou morosidade na
análise dos dados e os riscos da segurança
Soluções simples e eficientes de workflow
automation, são a solução para aumentar
o número de colaboradores com
diferentes níveis de conhecimento
e responsabilidade, capazes de fazerem
a gestão dos seus documentos e processos,
com o mínimo de treino.
da informação, são as maiores dificuldades
que o setor financeiro sente ao basear a sua
actividade em processos em papel.
Ainda assim a verdade é que uma em cada
cinco (17%) ainda não começou a digitalizar
qualquer das áreas chave, incluindo desenvolvimento
de produto, faturação, gestão
de clientes, RH ou gestão de contratos.
Mudar o trabalho
Trabalhar a mudança
Lembra-se de quando ouviu dizer que a tecnologia
iria facilitar a sua vida? Que faria por si
o trabalho árduo, para que pudesse desfrutar
de mais tempo para si e para o crescimento
do seu negócio? A Xerox lembra-se.
Em Portugal, como em todo o mundo,
os conceitos BYOD (Bring Your Own
Device), IoT (Internet of Things), Mobility ou
Appification, estão em todo o lado, promovendo
a mobilidade dos utilizadores. E os
processos organizacionais e em última
análise a forma como as empresas trabalham
não pode estar fora desta realidade.
Mas mesmo com todo o entusiasmo que se
vai gerando em torno destes conceitos, a
maior parte das vezes, parece que são os utilizadores
a trabalhar para a tecnologia e não
o contrário
Então o que correu mal? E como resolvemos
este problema? Como podemos fazer com
que o trabalho se faça de melhor forma?
Se virmos bem como as empresas trabalham,
percebemos que, por trás de qualquer
negócio, estão processos e documentos,
sejam eles em papel ou digital.
Os processos existem para assegurar a comunicação
das coisas certas às pessoas certas
na altura certa. E isso é feito através de
documentos com informações críticas para
o negócio.
Escolher o parceiro certo
é parte do sucesso
Tanto os CIO’s como os CFO’s concordam
que a gestão de IT tem que ser um contribuinte
activo para o aumento da eficiência
organizacional. Só assim será possível libertar
recursos para áreas críticas ao sucesso dos
seus negócios.
Mas a resposta não está apenas dentro das
organizações. Estas não são, nem têm que
ser, especialistas em todas as áreas e os recursos
não são ilimitados. É por isso que a realidade
atual se enquadra numa necessidade
de trabalhar em rede e com os melhores
especialistas nas respectivas áreas. Isso tornou-se
fundamental para que as organizações
se possam centrar no seu core business
de forma a melhorarem a sua produtividade,
eficiência e fazer crescer os seus resultados.
Mas a realidade é que poucos são ainda
os fornecedores de serviços de gestão de
impressão que estão preparados para dar
resposta global a estes desafios.
Uma das questões muitas vezes descurada
pelas organizações, na busca da solução
financeiramente mais económica, é a da correcta
selecção do parceiro de outsourcing.
É necessário perceber se o parceiro escolhido
tem a capacidade de implementar
um plano integrado, que permita escalabilidade,
flexibilidade para integrar os diferentes
processos da organização e que adicione
inovação. Ao mesmo tempo é fundamental
ter a capacidade de conseguir acompanhar
o cliente com um programa de transição
para as novas soluções e processos, de
forma coerente com os objectivos da própria
organização.
Enquanto líder em tecnologia e serviços
de gestão de impressão (managed print
services), a Xerox tem tentado, ao longo
das últimas décadas, olhar sempre mais à
frente investindo na capacidade de inovação,
transformação e de estabelecimento
das parcerias certas, para cumprir o compromisso
de transformar os desafios das
empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis
ao longo dos anos.
Xerox
Um passo em frente
A Xerox tem vindo a liderar a transformação
das organizações, identificando o que
poderá vir a ser o futuro da impressão
e de todas as infra-estruturas tecnológicas
a elas relacionadas, nomeadamente tudo o
que tem a ver com a gestão de documentos
e os respectivos fluxos documentais e processos
de trabalho.
Para a Xerox a necessidade de transformação
digital das organizações já foi há muito
identificada, o que nos colocou numa posição
de liderança, que principais analistas
de mercado reconhecem.
roteiro para automatizar
os workflows
de documentos
Avaliar e Otimizar:
Avaliar e Otimizar, através
de ferramentas que possibilitam efectuar
um levantamento rigoroso e exaustivo do
custo total de exploração (TCO), é possível
desenhar uma solução optimizada para o
cliente, tendo em conta,
por exemplo rácios por equipamento
e métricas de sustentabilidade.
É possível apresentar ao cliente vários
cenários de revisão dos diferentes
ambientes de impressão (centralizada
e descentralizada) para que o cliente
possa tomar as suas decisões mediante
os objectivos que pretende alcançar.
Proteger e Integrar
Integrando todas as novas funcionalidades
de mobilidade de modo seguro,
respondendo ao desafio de que o escritório
não é mais um lugar físico ao mesmo
tempo que é feita a migração de ambientes
em papel para o digital.
Automatizar e Simplificar
Para ajudar as empresas a automatizarem,
simplificarem e reduzirem a utilização
de papel nos seus processos de trabalho,
garantindo eficiências através da
automatização de workflows documentais.