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Tributação Digital
Novas realidades
no processamento de
faturas e arquivo – Dúvidas,
desafios e benefícios
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RUI CARVALHO
Senior Manager, Tax Services
O Decreto-Lei n.º 28/2019,
de 15 de fevereiro
(“DL 28/2019”), procedeu
à regulamentação das
obrigações relativas ao
processamento de faturas
e outros documentos
fiscalmente relevantes
e das obrigações de
conservação de livros,
registos e respetivos
documentos de suporte,
que recaem sobre os
sujeitos passivos do
Imposto sobre o Valor
Acrescentado (IVA).
O referido diploma vem consolidar
e atualizar diversa legislação
dispersa relativa ao processamento
de faturas e de outros documentos
fiscalmente relevantes,
harmonizando regras divergentes
em matéria de conservação de
documentos.
De facto, são criadas através do
presente decreto-lei as condições
para a desmaterialização de documentos,
incentivando a adoção
de um sistema de faturação eletrónica
e de arquivo eletrónico de
documentos, permitindo às empresas
uma redução dos custos
com o cumprimento das obrigações
fiscais, estimulando o desenvolvimento
e a utilização pelas
empresas de novos instrumentos
tecnológicos, incorporando uma
filosofia de inovação e desburocratização.
Uma dessas medidas consiste nas
“Faturas sem papel”, prevendo-se
assim a possibilidade de dispensa
de impressão de faturas.
Contudo, são muitas as dúvidas
sobre conceitos como “faturas
sem papel” e “faturação eletrónica”
que importa esclarecer.
A fatura eletrónica poderá entender-se
como um documento
comercial em todo semelhante a
uma fatura tradicional, a qual foi
desmaterializada, isto é, transmitida
em formato eletrónico, com
todos os dados relevantes. Nos
termos do nº 10 do artigo 36º do
Código do IVA e do artigo 12º e seguintes
do DL 28/2019, estabelecem-se
as condições necessárias
para a emissão de faturas por via
eletrónica, sendo de destacar: (i)
a prévia aceitação por parte do
destinatário; (ii) a garantia da autenticidade
da sua origem, a integridade
do seu conteúdo e a sua
legibilidade através de quaisquer
controlos de gestão que criem
uma pista de auditoria fiável, considerando-se
cumpridas essas
exigências se adotada, nomeadamente,
uma assinatura eletrónica
avançada ou um sistema de intercâmbio
eletrónico de dados (EDI).
Neste sentido, o simples envio de
uma fatura digitalizada em formato
PDF não se subsume no conceito
de faturação eletrónica prevista
no DL 28/2019 se não forem asseguradas
as condições referidas
anteriormente.
Ainda que estejam pendentes de
esclarecimento por parte da Autoridade
Tributária e Aduaneira (AT)
alguns procedimentos para implementação
de “Faturas sem papel”,
a dispensa de impressão da fatura
ou do seu envio em formato eletrónico
passará a ocorrer quando
o adquirente se tratar de um particular
que forneça o seu número
de identificação fiscal (“NIF”) e a
entidade emitente, que emite a
fatura, tenha optado pela transmissão
eletrónica dos elementos
das faturas em tempo real à AT.
Desta forma, desde que o consumidor
aceite, as faturas deixam de
ser impressas em papel e passam
a poder ser emitidas por meio
eletrónico (através de um programa
informático certificado), sendo
disponibilizadas no Portal da AT e
enviadas pelo emitente por meio
eletrónico.
“Faturação eletrónica” e “Faturas
sem papel” são assim realidades
diferentes, mas com um impacto
relevante na vida das empresas,
nomeadamente a redução da
despesa associada à emissão das
mesmas, o aumento da produtividade
e eficiência administrativa
e o rigor na transmissão dos dados.
Estas vantagens, aliadas aos
benefícios que resultam dos procedimentos
de arquivo inerentes
a cada tipologia de faturas (eletrónicas,
sem papel e em papel
– esta última com possibilidade
de os documentos poderem ser
digitalizados e arquivados em formato
eletrónico), nomeadamente
o acesso facilitado à documentação
e poupança no espaço físico,
resultam num novo paradigma
dos processos administrativos e
financeiros que terá um impacto
considerável para as empresas e
também para os consumidores
finais.