Relatório e Contas Anual - CTT

Relatório & Contas 2012Relatório de Governoda Sociedade5.2. CONTROLO INTERNOOs CTT dispõem de meios, nomeadamente de umadireção de Auditoria e Qualidade, que assegura aavaliação da eficiência e da eficácia dos sistemas decontrolo interno das unidades organizacionais dosCTT e suas subsidiárias, tendo igualmente atribuiçõesno âmbito do Compliance e política de prevenção debranqueamento de capitais e financiamento de terrorismo.O Conselho de Administração estabeleceu uma políticade rigor, transparência e responsabilização propiciadorade uma cultura de controlo a todos os níveisda organização.Para além da identificação dos fatores de risco ao níveldas atividades empresariais e da atribuição de responsabilidadesespecíficas que permitam assegurarque as ações identificadas são executadas de formatempestiva, estão estabelecidos canais formais e informaisde informação e comunicação, que permitemuma monitorização da atividade empresarial.O sistema de controlo interno em vigor nos CTT, visaassegurar, com um grau de segurança razoável, a execuçãodos seguintes objetivos:• a utilização económica e eficiente dos recursos;• a eficácia e eficiência das operações;• a fiabilidade e integridade da informação financeira;• a conformidade com as políticas, planos, procedimentos,leis, normas e regulamentos aplicáveis;• a deteção e reporte de riscos relevantes à atividadeda empresa, assim como riscos de corrupção e infraçõesconexas;• o cumprimento dos princípios de transparência, deigualdade, de concorrência, de imparcialidade, da boafé e da boa administração;• a adesão a preocupações de sustentabilidade, responsabilidadesocial e ambiental.Como instrumento de gestão a todos os níveis da organização,o sistema de controlo interno assenta nasseguintes cinco componentes:Ambiente de controlo – determina o funcionamentoda organização e influencia o comportamento dosseus trabalhadores, constituindo a base das restantescomponentes do sistema de controlo interno.Neste capítulo, destacam-se:• a estrutura orgânica dos CTT, com a definição daslinhas de reporte, missão e funções das diversas unidadesorganizacionais;• os diplomas de delegação de competências, definindoquais os limites e atos delegados nos diversosníveis de gestão, enquadrados pelos planos e orçamentosaprovados;• o Regulamento do Conselho de Administração e afunção do Secretário da Sociedade para o exercíciodas funções constantes dos artigos 446.º-C, 446.º-E e446.º-F do Código das Sociedades Comerciais;• o Código de Ética (distribuído a todos os trabalhadores)que engloba os valores e normas de conduta dosCTT que os seus responsáveis e demais trabalhadoresdevem observar e a Comissão de Ética que tem a seucargo a análise, tratamento e resposta às comunicaçõesque lhe são veiculadas pelos stakeholders;• o Manual de Disciplina que serve de ferramentade apoio à formação de chefias e como instrumentode consulta aos trabalhadores;• o Manual de Compliance meio mitigador dos riscosdecorrentes da utilização do sistema financeirodos CTT para efeitos de branqueamento de capitaise finan ciamento do terrorismo;• a formação como vetor estratégico determinantepara a melhoria do desempenho dos trabalhadores;• a aprovação dos Princípios Orientadores da Políticade Segurança da Informação e sua classificação;• a emissão e divulgação de um vasto conjunto denormas e procedimentos que regulam a atividade dasdiversas empresas dos CTT, nas mais variadas vertentesde atuação.Avaliação, gestão e controlo de riscos – a gestãoe controlo dos riscos é assumida, nos CTT, por todaa sua estrutura organizacional (serviços centraise áreas de negócio), pelos seus responsáveis em primeirolugar e, em cooperação mútua, por todos os trabalhadoresem geral.Compete à unidade de Finanças e Gestão do Risco,a coordenação centralizada de todo o processode gestão do risco dos CTT, colaborando na criação deuma cultura daquela natureza, gerindo o processode planeamento e implementação de programas/projetos de ação sobre os riscos identificados.272