Carta de Serviços ao Cidadão - Arquivo Nacional

Carta de Serviços ao CidadãoArquivoNacional

Carta de Serviços ao CidadãoArquivoNacionalComissão de Acesso à InformaçãoPresidenteVice-presidenteMaria Aparecida Silveira TorresCarmen Tereza MorenoPresidenta da RepúblicaMinistro da JustiçaDiretor-Geral do Arquivo NacionalCoordenadora-Geral de Acessoe Difusão DocumentalCoordenadora-Geral de Processamentoe Preservação do AcervoDilma RousseffJosé Eduardo CardozoJaime Antunes da SilvaMaria Aparecida Silveira TorresCarmen Tereza MorenoCoordenação-Geral de Acessoe Difusão DocumentalFlávio Aníbal RamazziniMaria Helena Soares MirandaNadilene Alves Fernandes da RosaSátiro Ferreira NunesViviane GouvêaCoordenação-Geral de Processamentoe Preservação do Acervo Carla Machado LopesSheila Christina Mueller MelloThiago de Oliveira VieiraCoordenação Regional noDistrito Federal Pablo Endrigo FrancoVivien Fialho da Silva IshaqMinistérioda JustiçaCoordenadora de Pesquisae Difusão do AcervoRevisãoProjeto gráficoMaria Elizabeth Brêa MonteiroMariana SimõesGiselle Teixeira • 2013

SumárioApresentação 41.Canais e Horários de Atendimento5Funcionamento da instituição 5Atendimento ao usuário 52.Serviços ao Usuário 63.Requisitos e Condições de Atendimento7Atendimento a distância e presencial pelo SIC-AN 7Atendimento a distância 7Atendimento presencial 7Consulta a documentos dos órgãos de segurançae informações do regime militar (presencial e a distância)4.Normas e Procedimento Atendimento Presencial85. Tempo de Espera Previsto para Atendimento9Atendimento presencial e a distância pelo SIC-AN 9Atendimento presencial 9Atendimento a distância 106.Prazos e Condições dos Serviços108De documento textual original – alta resolução 11De documento cartográfico original 11De documento iconográfico original – resolução padrão 11De documento iconográfico original – alta resolução 11De obra rara original 12De documento sonoro e imagens em movimento 12Reprodução em papel 12De documento em microforma (microfilme e microficha) 12De documento em meio digital 12De documento textual original (fotocópia) – A4 12De documento textual original arquivístico/bibliográfico12(digitalização e impressão) – A4 e A3Transcrições paleográficas 12Certidões probatórias (extrato de documento, custódia de12documento original, desembarque e “nada consta”)7.Dúvidas, Reclamações, Elogios e Sugestões 138.Condições de Acesso e Circulação 13de Pessoas comNecessidades EspeciaisLeis e Normas 14Referências 14Condições para reprodução, transcrição e certidão de documentos 10Reprodução em disco óptico e fita videomagnética 11De documento em microforma (microfilme e microficha) 11De documento em meio digital 11De documento textual original – resolução padrão 11

ApresentaçãoO Arquivo Nacional, criado em 1838, é o órgão central doSistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) daadministração pública federal e integra a estrutura básica doMinistério da Justiça, conforme o decreto n. 7.430, de 17 dejaneiro de 2011.Tem por finalidade implementar e acompanhar a políticanacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacionalde Arquivos (Conarq), por meio da gestão, recolhimento,tratamento técnico, preservação e divulgação do patrimôniodocumental do país, garantindo pleno acesso à informaçãopara apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativo,o cidadão na defesa de seus direitos e incentivara produção de conhecimento científico e cultural.Com base no decreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009, queprevê a simplificação do atendimento público, instituindo aCarta de Serviços ao Cidadão, o Arquivo Nacional apresenta oresultado do trabalho desenvolvido para a elaboração destedocumento, que ratifica o compromisso institucional com abusca contínua pela excelência na execução de sua missão, quecompreende, sobretudo, o atendimento ao usuário.O objetivo deste documento é divulgar os compromissos dequalidade assumidos com os usuários dos serviços oferecidospelo Arquivo Nacional, informando e munindo o cidadão deinstrumentos capazes de permitir sua participação efetiva noprocesso de modernização do setor público.

5 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo Nacional1.Canais e HoráriosFuncionamento da instituiçãoSedeEndereço postal: Praça da República, 173 – Centro – 20211-350Rio de Janeiro – RJTelefone: (21) 2179-1228Nos dias úteis das 8h às 18hCoordenação Regional no Distrito FederalEndereço postal: Setor de Indústrias Gráficas, quadra 6, lote 800Prédio da Imprensa Nacional – 70604-900 – Brasília – DFTelefone: (61) 3344-8242Nos dias úteis das 8h às 18hAtendimento ao usuárioSítio na internet: www.arquivonacional.gov.brde AtendimentoOuvidoriaEndereço postal: Praça da República, 173 – Centro – 20211-350Rio de Janeiro – RJTelefone: (21) 2179-1349 (dias úteis das 8h30 às 17h)Endereço eletrônico (e-mail): ouvidoria@arquivonacional.gov.brCoordenação de Atendimento a DistânciaEndereço postal: Praça da República, 173 – Centro – CEP 20211-350Rio de Janeiro – RJTelefone: (21) 2719-1257Fax: (21) 2719-1304 (dias úteis das 8h30 às 17h)Endereço eletrônico (e-mail): consultas@arquivonacional.gov.brCoordenação de Consulta ao AcervoEndereço postal: Praça da República, 173 – Centro – CEP 20211-350Rio de Janeiro – RJTelefone: (21) 2719-1235 (esclarecimentos por telefone e presencialnos dias úteis das 8h30 às 17h, podendo permanecer até às 18h)Endereço eletrônico (e-mail): saladeconsultas@arquivonacional.gov.brCoordenação Regional no Distrito FederalEndereço postal: Setor de Indústrias Gráficas, quadra 6, lote 800Prédio da Imprensa Nacional – 70604-900 – Brasília – DFTelefone: (61) 3344-5140 (dias úteis das 8h30 às 17h)Endereços eletrônicos (e-mails): consultasdf@arquivonacional.gov.br ecoreg@arquivonacional.gov.br (acervos do regime militar)Serviço de Informação ao Cidadão (SIC)Endereço postal: Praça da República, 173 – Centro – 20211-350Rio de Janeiro – RJTelefone: (21) 2179-1317 (dias úteis das 8h30 às 17h)Endereço eletrônico (e-mail): sic@arquivonacional.gov.br

6 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo Nacional2.Serviços ao UsuárioAtender a solicitações de informações referentes às atividadesdo Arquivo Nacional, de 1985 até hoje, assim como do ConselhoNacional de Arquivos (Conarq), a partir de 1994, por meio doSistema de Informações ao Cidadão (SIC).Acesso a informações sobre os documentos que integram oacervo recolhido e custodiado pelo Arquivo Nacional e a imagensdos documentos já digitalizados, por meio de consulta aoSistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN).Atendimento presencial com acesso a documentos originais,mediante agendamento, respeitadas as restrições de acessoindicadas no Sistema de Informações do Arquivo Nacional(SIAN).Emissão gratuita de certidões probatórias nas formas de extratode documento e “nada consta”.Transcrição integral de documento, mediante pagamentoantecipado de Guia de Recolhimento da União (GRU), conformeTabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizadospelo Arquivo Nacional definida em Ordem de serviço própria.Atendimento a distância a pessoas físicas e jurídicas (públicas eprivadas) nacionais e estrangeiras, por meio de correspondênciapostal, eletrônica ou fax, com prestação de informações sobrea documentação de interesse, orientação de referência e enviode reproduções ou certidões, após solicitação e pagamentoantecipado de Guia de Recolhimento da União (GRU), conformeTabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizadospelo Arquivo Nacional definida em Ordem de serviço própria,referente aos serviços de reprodução e de postagem.Venda de publicações do Arquivo Nacional, no edifício principal, nasede, ou mediante solicitação por correspondência postal (sede)ou eletrônica: vendasdepublicacoes@arquivonacional.gov.br.Atendimento presencial com acesso imediato a cópias dedocumentos no suporte disponível (disco óptico, microfilme,fitas videomagnéticas, fitas audiomagnéticas).Reprodução de documentos por meio de cópia em papel, emdisco óptico (CD e DVD, fornecidos pela instituição) e em meiovideomagnético, mediante a entrega do suporte (fitas Mini DVou Betacam analógica) pelo usuário. Em todos os casos, apóspagamento de Guia de Recolhimento da União (GRU), conformeTabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizadospelo Arquivo Nacional definida em Ordem de serviço própria.

7 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo Nacional3.Requisitos e Condiçõesde AtendimentoAtendimento a distância e presencialpelo SIC-ANEnvio de pedido de informação por meio do sistema e-SIC, oucorrespondência (eletrônica ou física), ou preenchimento deformulário próprio e entrega na sede (Sala de Consultas) ou naCoordenação Regional (DF), contendo dados de identificação(documentos de identidade) e endereço para resposta(eletrônico ou postal).O pedido de informação deve ser formulado de maneiraobjetiva e conter uma única solicitação, de modo a facilitar acompreensão do que está sendo requerido e reduzir o tempo deresposta.Evitar dados que possam identificar o solicitante no campoDescrição da Solicitação.Atendimento a distância – sede e CoordenaçãoRegionalFormalização da consulta por escrito (correspondência postal,eletrônica ou fax), contendo dados de identificação e endereçopostal completo, e encaminhamento à Coordenação deAtendimento a Distância (COADI) ou à Coordenação Regionaldo Arquivo Nacional no Distrito Federal (COREG) nos endereçosdisponíveis no item 1.Prestação de informações sobre o objeto da consulta queauxiliem no levantamento da documentação e no atendimentodo pedido.Apresentação do número do CPF, na solicitação de serviço dereprodução ou transcrição.Para solicitação de serviço de reprodução ou transcrição,pagamento antecipado de Guia de Recolhimento da União(GRU), conforme Tabela de prazos e valores dos serviços dereprodução realizados pelo Arquivo Nacional definida em Ordemde serviço própria, referente aos serviços de reprodução e depostagem.Para prazos e condições de realização dos serviços dereprodução, transcrição e certidão de documentos, ver item 6.Atendimento presencial – sede e CoordenaçãoRegionalCadastramento do usuário mediante apresentação dedocumento de identidade com foto ou, se estrangeiro,passaporte.Apresentação do número do CPF, no caso de cobrança de serviço.Prestação de informações sobre o objeto da consulta queauxiliem no levantamento da documentação e no atendimentodo pedido.

8 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo NacionalO usuário terá acesso imediato a qualquer documentomicrofilmado ou em meio digital, aos documentos sonoros e deimagens em movimento cujos instrumentos de pesquisa estejamdisponíveis nas salas de consultas.O usuário terá acesso aos documentos originais medianteagendamento prévio, respeitando-se o prazo mínimo de 2 emáximo de 7 dias úteis.4.Normas eProcedimentosAtendimento PresencialDocumentos originais que já possuam reprodução em microfilmeou em meio digital serão acessados somente por estes meios.Para prazos e condições de realização dos serviços dereprodução, transcrição e certidão de documentos, ver item 6.Consulta a documentos dos órgãos desegurança e informações do regime militar(presencial e a distância)Preenchimento e assinatura de Termo de responsabilidadepelo uso e divulgação de informações pessoais, medianteapresentação de documento de identidade com foto e númerode CPF, ou envio postal de cópias destes documentos, no caso deatendimento a distância.Para prazos e condições de realização dos serviços dereprodução e certidão de documentos, ver item 6.É permitido aos usuários levar para a Sala de Consultas osobjetos listados a seguir, devidamente acondicionados em bolsasplásticas fornecidas pela recepcionista do Guarda-Volumes:• lápis ou lapiseira• borracha• apontamentos de pesquisa (não impressos e/ou encadernados)• papel avulso para anotação• porta-notas de pequenas dimensões, talão de cheques,cartões de crédito e documentos de identificação pessoal(carteira de identidade e CPF ou passaporte)• telefones celulares (modo silencioso)É permitido fotografar (sem uso de flash) o material pesquisado,exceto imagens em movimento e documentos iconográficos.A entrada na Sala de Consultas de qualquer material deutilização imprescindível à realização de pesquisas, comocomputadores portáteis, câmeras e outros equipamentosfotográficos, deverá ser registrada na recepção da entradaprincipal, em formulário próprio.

9 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo NacionalNão é permitida a entrada na Sala de Consultas de objetos quepossam causar danos aos documentos e instalações do ArquivoNacional, comprometer a segurança do acervo ou perturbar osilêncio, tais como:• alimentos e bebidas• canetas, líquidos corretores, cortadores de papel eassemelhados• bolsas, pastas, embrulhos, sacolas, valises, malas e guardachuvas• agendas, livros, encadernados, revistas, jornais, folhetos,fotografias, mapas, plantas, gravuras, microfilmes eassemelhados• copiadoras portáteis (scanners)5.Tempo de EsperaPrevistopara AtendimentoAtendimento presencial e a distânciapelo SIC-ANO atendimento às solicitações dirigidas ao SIC-AN será realizadono prazo de 20 dias, prorrogáveis por mais 10, com justificativaexpressa, e obedecerá à ordem de chegada, resguardadas asprioridades previstas em lei.Atendimento presencialO atendimento obedecerá à ordem de chegada, resguardadas asprioridades previstas em lei.O tempo de espera dependerá da quantidade de usuários naSala de Consultas, não ultrapassando 20 minutos.A reprodução dos documentos obedecerá aos prazosdeterminados no item 6, acrescidos dos prazos de postagem,se for o caso.

11 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo NacionalApenas as cópias em papel recebem autenticação do ArquivoNacional.Para a contabilização das reproduções de documentos serãoutilizadas as unidades de medida: imagem, fotograma, página(de documento original), minuto, resolução padrão e altaresolução.Para contagem dos prazos de realização dos serviços seráconsiderado o primeiro dia útil subsequente ao da requisição.Os prazos para realização dos serviços poderão variar,excepcionalmente, em razão do estado de conservação dosdocumentos.Reprodução em disco óptico e fitavideomagnéticaDe documento em microforma (microfilme e microficha)• de 1 a 500 imagens/fotogramas, 10 dias úteis• acima de 500 imagens/fotogramas, acrescentar 5 dias úteis acada 500 fotogramasDe documento em meio digital• de 1 a 100 imagens, 3 dias úteis• acima de 101 imagens, acrescentar 1 dia útil a cada 100imagensDe documento textual original – resolução padrão• de 1 a 30 páginas, 9 dias úteis• acima de 30 páginas, acrescentar 3 dias úteis a cada 30páginasDe documento textual original – alta resolução• de 1 a 5 páginas, 20 dias úteis• de 6 a 10 páginas, 30 dias úteis• acima de 10 páginas, acrescentar 3 dias úteis a cada páginaDe documento cartográfico original• de 1 a 5 imagens, 15 dias úteis• de 6 a 10 imagens, 25 dias úteis• acima de 10 imagens, acrescentar 3 dias úteis a cada imagemDe documento iconográfico original – resolução padrão• de 1 a 10 imagens, 10 dias úteis• de 11 a 30 imagens, 15 dias úteis• de 31 a 50 imagens, 20 dias úteis• acima de 50 imagens, acrescentar 3 dias úteis a cada 20imagensDe documento iconográfico original – alta resolução• de 1 a 5 imagens, 7 dias úteis• acima de 5 imagens, acrescentar 5 dias úteis a cada 10imagens

12 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo NacionalDe obra rara original• de 1 a 100 páginas, 10 dias úteis• acima de 100 páginas, acrescentar 2 dias úteis a cada 100páginasDe documento textual original arquivístico/bibliográfico(digitalização e impressão) – A4 e A3• de 1 a 30 páginas, 10 dias úteis• acima de 30 páginas, acrescentar 5 dias a cada 30 páginasDe documento sonoro e de imagens em movimento• de 1 a 10 minutos, 7 dias úteis• de 11 a 60 minutos, 8 dias úteis• de 61 a 180 minutos, 10 dias úteis• acima de 180 minutos, acrescentar 1 dia útil a cada 10 minutosReprodução em papelDe documento em microforma (microfilme e microficha)• de 1 a 100 reproduções, 15 dias úteis• acima de 100 reproduções, acrescentar 5 dias úteis a cada100 reproduçõesDe documento textual em meio digital• de 1 a 100 reproduções, 10 dias úteis• acima de 100 reproduções, acrescentar 2 dias úteis a cada100 reproduçõesTranscrições paleográficas• de 1 a 5 páginas de documento original, 25 dias úteis• de 6 a 10 páginas de documento original, 45 dias úteis• de 11 a 20 páginas de documento original, 65 dias úteis• de 21 a 30 páginas de documento original, 85 dias úteis• acima de 30 páginas de documento original, acrescentar 3 diasúteis a cada páginaCertidões probatórias(extrato de documento, custódia de documento original,desembarque e “nada consta”)• 15 dias, conforme a lei n. 9.051, de 18 de maio de 1995,respeitados os critérios de organização e conservação dosdocumentosDe documento textual original (fotocópia) – A4• até 200 cópias, 10 dias úteis• acima de 200 cópias, acrescentar 15 dias a cada 100 cópias

13 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo NacionalDúvidas, Reclamações,Elogios e Sugestões7. 8.Condições de Acesso eCirculaçãode Pessoas comNecessidades EspeciaisA Ouvidoria do Arquivo Nacional tem sede no Rio de Janeiroe é a unidade responsável por receber, atender, administrare responder a dúvidas, reclamações, denúncias, elogios esugestões para o aperfeiçoamento da qualidade dos serviçosprestados aos cidadãos.O usuário pode se manifestar junto à Ouvidoria utilizando osseguintes canais:• Preencher e enviar o formulário disponível no sítiowww.arquivonacional.gov.br, seção Acesso à Informação, Ouvidoria• Enviar mensagem para o endereço eletrônico (e-mail)ouvidoria@arquivonacional.gov.brO Arquivo Nacional, em sua sede no Rio de Janeiro e em suaCoordenação Regional em Brasília, dispõe de espaço paraestacionamento de veículos de pessoas com necessidadesespeciais, próximo às salas de consultas.O acesso às salas de consultas poderá ser feito por rampas ouelevador plataforma.O Arquivo Nacional, na sede no Rio de Janeiro e na CoordenaçãoRegional em Brasília, dispõe de banheiros adaptados a pessoascom necessidades especiais.As salas de consultas disponibilizam espaços para ledores.• Presencialmente, solicitar formulário na recepção da entradaprincipal (sede e Coordenação Regional do Arquivo Nacional noDistrito Federal – COREG) e depositar na caixa de coleta

14 Carta de Serviços ao Cidadão Arquivo NacionalLeis e NormasConstituição da República Federativa do Brasil, de 5 de dezembrode 1988Editais de reconhecimento de conjuntos documentais quecontêm informações pessoais como necessários à recuperaçãode fatos históricos de maior relevância, publicados no sítioinstitucional, seção Acesso à Informação, Atos Normativos deAcessoLei n. 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispõe sobre a expedição decertidões para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaçõesLei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre apolítica nacional de arquivos públicos e privados e dá outrasprovidênciasLei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso ainformações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do §3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; alteraa lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a lei n. 11.111,de 5 de maio de 2005, e dispositivos da lei n. 8.159, de 8 dejaneiro de 1991; e dá outras providênciasDecreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009. Dispõe sobre asimplificação do atendimento público prestado ao cidadão,ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentosproduzidos no Brasil, institui a Carta de Serviços ao Cidadão e dáoutras providênciasReferênciasBRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.Secretaria de Gestão. Carta de serviços ao cidadão. Brasília:MP/SEGES, versão 2/2008.______. Constituição (1998). Constituição da RepúblicaFederativa do Brasil. Brasília: Senado, 1988.Decreto n. 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a lei n.12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acessoa informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, noinciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da ConstituiçãoOrdem de serviço n. 2, de 15 de maio de 2012. Dispõe sobreprazos e valores para execução dos serviços de reprodução dedocumentos sob a guarda do Arquivo Nacional