COLETÂNEA BITEC2008-2010 - CNI

8ª EDIÇÃO 225que haja o registro por meio de documentos formais ou não, ou até mesmo de informativos, a fim deque não haja dúvidas a respeito da organização que deve ser mantida.No shitsuke (5 o S), Ribeiro (1994) afirma que a disciplina em cumprir rigorosamente as normas etudo o que for estabelecido pelos responsáveis pelo programa é primordial para o êxito deste quintosenso e da ferramenta como um todo.Segundo Ribeiro (1998), os escritórios das organizações geralmente possuem um bom potencial deganho com o 5S. A aplicação do 5S nos escritórios provoca ganhos significativos, tais como:a) Facilidade de localização de documentos.b) Atualização e fácil consulta dos arquivos, causadas pelo descarte do desnecessário e ordenaçãodo necessário.15.2.1 Ferramentas auxiliares do programa 5SSegundo Oliveira (2004), manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridospelos executivos e funcionários da empresa, bem como forma como estes devem ser executados,quer seja individualmente, quer seja em conjunto. As vantagens dos manuais, ainda segundo esteautor, são:a) Correspondem à importante e constante fonte de informações sobre o trabalho da empresa.b) Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas.c) Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica doprocesso administrativo. Com isso, possibilitam a normatização das atividades administrativas.d) Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa.e) Representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa.f ) Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquiloque tem de ser feito está claramente estabelecido e escrito.A utilidade do uso de manuais no 5S é imprescindível, pois neles podem ser inseridas todas asinformações necessárias sobre os procedimentos que irão possibilitar a manutenção do programa, asquais estão escritas de forma padronizada, clara e precisa, assim é também para a parte operacional daempresa. Ter os procedimentos que descrevem cada passo do serviço que é prestado, bem como asatividades normais e comuns da empresa de forma padronizada, tudo facilita o fluxo de informações.Para que essa padronização da informação se dê de forma eficaz, é importante que se lance mãodo uso de outras duas importantes ferramentas auxiliares: fluxograma (ou fluxo) e “lição de um ponto”,também chamada de LUP.O objetivo principal do fluxograma é descrever o fluxo, especificando os suportes (documento, papel,disco, formulário ou qualquer outro) que sejam usados para dados e informações (ALVAREZ, 2000).Em sua confecção, são usados símbolos convencionados, que permitem poucas variações. Suas principaiscaracterísticas são clareza e objetividade.O fluxograma constitui o fundamento básico de todo trabalho racionalizado, pois não basta fazersua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e no espaço (OLIVEIRA, 2004).