Ver/Abrir - Biblioteca Digital do IPG - Instituto Politécnico da Guarda

Relatório de Estágio
3.3. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
CONTABILÍSTICOS
3.3.1. Recepção dos documentos e sua organização
Como referido anteriormente, os documentos, de origem interna e externa, são a base de
todo o processo contabilístico, pelo que devem ser tratados e arquivados de forma
cuidada. Na sua grande maioria, os clientes do gabinete GuardaConta, depositam
directamente os documentos contabilísticos nas suas instalações.
Após a sua recepção, segue-se a separação dos documentos, os quais devem ser,
individualmente, analisados com atenção, no que se refere aos nomes e números de
contribuinte, preço, valor e taxa de IVA, quantidades e valores liquidados, de forma a
satisfazer todos os requisitos do n.º 5, do artigo 35º, do CIVA, para que se minimizem
os erros de contabilização.
3.3.2. Separação e arquivo dos documentos
Após a recepção dos documentos, procede-se à sua separação por diários e respectivo
arquivo, tendo em conta as datas do mês a que correspondem e não esquecendo os
seguintes aspectos:
Conferência da data, já que os documentos são ordenados da data mais antiga
(início do mês) para a data mais recente (final do mês):
Averiguar se foram entregues os documentos originais. No caso de extravio de
um documento é necessário solicitar uma 2.ª via.
Verificar se todos os documentos estão de acordo com o n.º 5, artigo 35.º do
CIVA, analisando, entre outros, se todos os documentos têm nome e número de
contribuinte correctos, se contêm as quantidades e preços dos bens ou serviços
transaccionados, a taxa de IVA que lhe é aplicável e o montante devido, ou em
caso de ser isento, os motivos justificativos da não aplicação do imposto.
© Alexandra Fernandes Teixeira (2009)
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