Universidade do Sul de Santa Catarina - UNISUL - Qualidade.ifsc ...
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<strong>Universida<strong>de</strong></strong> <strong>do</strong> <strong>Sul</strong> <strong>de</strong> <strong>Santa</strong> <strong>Catarina</strong> - <strong>UNISUL</strong><br />
Gerson Luíz Joner da Silveira<br />
Reitor<br />
Sebastião Salésio Herdt<br />
Vice-Reitor<br />
Prof. Ailton Nazareno Soares<br />
Pró-Reitor Acadêmico<br />
Cristiane Salvan Macha<strong>do</strong><br />
Coor<strong>de</strong>nação <strong>de</strong> Integração das Bibliotecas<br />
Apoio:<br />
Setor <strong>de</strong> Psicologia - SP - Projeto Com. Vivência<br />
Acessoria <strong>de</strong> Assuntos Estratégicos - ASSEST<br />
Pró-Reitoria Acadêmica - Proac<br />
Coor<strong>de</strong>nações das Bibliotecas <strong>do</strong>s campi e seus multiplica<strong>do</strong>res
<strong>Universida<strong>de</strong></strong> <strong>do</strong> <strong>Sul</strong> <strong>de</strong> <strong>Santa</strong> <strong>Catarina</strong><br />
Coor<strong>de</strong>nação <strong>de</strong> Integração das Bibliotecas<br />
Biblioteca Universitária : Cartilha 5S<br />
Tubarão, 2004
Sumário<br />
1 COISAS QUE VOCÊ JÁ DEVE SABER........................................................... 5<br />
2 UMA CULTURA ORIENTAL............................................................................. 5<br />
3 CINCO O QUÊ?................................................................................................ 6<br />
3.1 O Senso <strong>de</strong> Seleção.................................................................................................. 6<br />
3.2 O Senso <strong>de</strong> Or<strong>de</strong>nação.............................................................................................. 7<br />
3.3 O Senso <strong>de</strong> Limpeza.................................................................................................. 7<br />
3.4 O Senso <strong>de</strong> Saú<strong>de</strong>..................................................................................................... 8<br />
3.5 O Senso <strong>de</strong> Autodisciplina......................................................................................... 8<br />
4 O X DA QUESTÃO............................................................................................ 9<br />
5 COISAS QUE VOCÊ PRECISA SABER.......................................................... 9<br />
5.1 Origem........................................................................................................................ 9<br />
5.2 Os 5S......................................................................................................................... 9<br />
5.3 As Justificativas <strong>do</strong> Processo..................................................................................... 10<br />
5.4 Os Novos 5S.............................................................................................................. 11<br />
5.5 Benefícios 5S............................................................................................................. 12<br />
6 OS BASTIDORES............................................................................................. 13<br />
6.1 Implementação <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong>......................................................................................... 13
Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
1 COISAS QUE VOCÊ JÁ DEVE SABER<br />
O processo 5S propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam a<br />
transformar o ambiente <strong>de</strong> trabalho e familiar. Ao fazer isso, entretanto,<br />
transforma hábitos e atitu<strong>de</strong>s das pessoas em relação a esses ambientes, aos<br />
seus colegas e a si mesmas.<br />
Por esse motivo o programa 5S propõe que façamos uma reflexão sobre a<br />
nossa vida, sobre o mo<strong>do</strong> como nos comportamos com relação a nós mesmos,<br />
aos nossos parentes, amigos, vizinhos, colegas <strong>de</strong> trabalho. Em relação à nossa<br />
casa, nossa rua, nosso bairro, nossa cida<strong>de</strong>, nosso país.<br />
Em resumo, o programa 5S questiona a nossa situação enquanto<br />
cidadãos, enquanto membros ativos <strong>de</strong> uma socieda<strong>de</strong> organizada e <strong>de</strong>mocrática,<br />
on<strong>de</strong> cada indivíduo tem direitos e obrigações e <strong>de</strong>ve esforçar-se para cumprir<br />
suas obrigações. E, mais resumidamente,<br />
“A CONSCIÊNCIA É A ESTRUTURA DAS VIRTUDES” (Bacon)<br />
Praticar o 5S é praticar "bons hábitos" ou "bom senso". Apesar da<br />
simplicida<strong>de</strong> <strong>do</strong>s conceitos e da facilida<strong>de</strong> <strong>de</strong> aplicação na prática, a sua<br />
implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência <strong>do</strong>s<br />
conceitos é a promoção <strong>de</strong> mudança <strong>de</strong> atitu<strong>de</strong>s e hábitos das pessoas, portanto<br />
um processo “educacional”.<br />
2 UMA CULTURA ORIENTAL<br />
O programa 5S teve início no Japão, logo após a 2ª Guerra Mundial, para<br />
combater a sujeira das fábricas, ten<strong>do</strong> si<strong>do</strong> formalmente lança<strong>do</strong> no Brasil em<br />
1991 através da Fundação Christiano Ottoni, em Minas Gerais.<br />
Como você <strong>de</strong>ve ter percebi<strong>do</strong>, cada "S" é conheci<strong>do</strong> por diversas<br />
<strong>de</strong>nominações. Porém, neste projeto, utilizaremos a terminologia <strong>de</strong> cada "S" da<br />
seguinte maneira:<br />
Senso <strong>de</strong> Seleção 1º S<br />
Senso <strong>de</strong> Or<strong>de</strong>nação 2º S<br />
Senso <strong>de</strong> Limpeza 3º S<br />
Senso <strong>de</strong> Conservação 4º S<br />
Senso <strong>de</strong> Autodisciplina 5º S<br />
O termo "Senso <strong>de</strong>” significa "exercitar a<br />
capacida<strong>de</strong> <strong>de</strong> apreciar, julgar e<br />
enten<strong>de</strong>r". Significa ainda a "aplicação<br />
correta da razão para julgar ou raciocinar<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
em cada caso particular”.<br />
3 CINCO O QUÊ?<br />
3.1 O Senso <strong>de</strong> Seleção<br />
Saiba como praticar a Seleção<br />
‣ Avalie se aquilo que não é<br />
necessário para você, não será útil para<br />
outra pessoa.<br />
‣ Evite guardar coisas<br />
“temporariamente” na idéia <strong>de</strong> que elas<br />
serão úteis algum dia.<br />
‣ Não guar<strong>de</strong> informações<br />
<strong>de</strong>snecessárias na memória <strong>do</strong><br />
computa<strong>do</strong>r.<br />
‣ Não receba informações, da<strong>do</strong>s<br />
ou relatórios inúteis (converse com seu<br />
fornece<strong>do</strong>r e o instrua sobre o que<br />
receber).<br />
‣ Seja firme consigo mesmo e fiel<br />
às suas <strong>de</strong>cisões.<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
Regra: Eliminar tu<strong>do</strong> que é <strong>de</strong>snecessário.<br />
3.2 O Senso <strong>de</strong> Or<strong>de</strong>nação<br />
Saiba como praticar a Or<strong>de</strong>nação<br />
‣ Separe o que usa a toda hora,<br />
to<strong>do</strong> dia, toda semana, to<strong>do</strong> mês e<br />
coloque o material <strong>de</strong> uso mais<br />
freqüente perto <strong>de</strong> você e o <strong>de</strong> uso<br />
menos freqüente, mais longe.<br />
‣ Determine o lugar <strong>de</strong> cada coisa;<br />
‣ Desenvolva a comunicação<br />
visual – <strong>de</strong> segurança, <strong>de</strong> informação, <strong>de</strong><br />
orientação, etc.<br />
‣ As comunicações nos quadros<br />
<strong>de</strong> avisos <strong>de</strong>vem ter valida<strong>de</strong>.<br />
Regra: Um lugar para cada coisa e cada coisa em um lugar.<br />
3.3 O Senso <strong>de</strong> Limpeza<br />
Saiba como praticar a Limpeza<br />
‣ Dividir a área que <strong>de</strong>verá ser<br />
limpa e <strong>de</strong>terminar seus responsáveis.<br />
‣ Definir o que <strong>de</strong>ve ser limpo, a<br />
or<strong>de</strong>m e a execução <strong>do</strong> trabalho.<br />
‣ As informações <strong>de</strong>vem ser<br />
corretas (limpas).<br />
‣ Limpar mesas, prateleiras,<br />
luminárias, varrer pisos, passarelas e<br />
áreas.<br />
‣ Eliminar a causa da sujeira.<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
Regra: Mais importante que limpar, é não sujar.<br />
3.4 O Senso <strong>de</strong> Saú<strong>de</strong><br />
Saiba como praticar a Saú<strong>de</strong><br />
‣ Exercitar a criativida<strong>de</strong> para tornar as<br />
anormalida<strong>de</strong>s mais visíveis fazen<strong>do</strong> com que<br />
qualquer pessoa atenta possa i<strong>de</strong>ntificá-las.<br />
‣ Manter a mentalida<strong>de</strong> <strong>do</strong> correto.<br />
‣ Avisos para ajudar as pessoas a evitar erros<br />
operacionais.<br />
‣ A<strong>do</strong>te padrões <strong>de</strong>fini<strong>do</strong>s: o que <strong>de</strong>ve ser feito,<br />
como <strong>de</strong>ve ser feita a manutenção, o que fazer em<br />
caso <strong>de</strong> emergência, etc.<br />
‣ As áreas <strong>de</strong> uso comum, como banheiros e<br />
refeitórios, refletem o grau <strong>de</strong> zelo consigo mesmo e<br />
com o seu colega <strong>de</strong> trabalho.<br />
Regra: Melhorar continuamente para que os sensos anteriores não<br />
retrocedam.<br />
3.5 O Senso <strong>de</strong> Autodisciplina<br />
Saiba como praticar a Autodisciplina<br />
‣ Estu<strong>de</strong> o comportamento<br />
humano.<br />
‣ Entenda o conceito <strong>de</strong><br />
empatia.<br />
‣ Seja um bom amigo na<br />
Empresa.<br />
‣ Seja um bom ser humano.<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
Regra: Fazer <strong>do</strong> PROGRAMA 5S's um hábito <strong>de</strong> vida.<br />
4 O X DA QUESTÃO<br />
O 5s é um processo simples, como você po<strong>de</strong> ver. Agora<br />
que você já sabe o que fazer, não perca tempo. No entanto<br />
lembre-se, não seja apenas “duas mãos-<strong>de</strong>-obra”, mas um<br />
“cérebro <strong>de</strong> obra”.<br />
O que se busca é que você seja criativo, inova<strong>do</strong>r, crítico,<br />
ousa<strong>do</strong> e que nunca pare <strong>de</strong> conhecer e apren<strong>de</strong>r; afinal, você<br />
vive gran<strong>de</strong> parte <strong>do</strong> seu dia-a-dia em uma biblioteca e o nosso<br />
maior diferencial é o conhecimento que adquirimos.<br />
Então conheça o que está por trás <strong>de</strong> tu<strong>do</strong> isso, saiba o que você<br />
realmente está fazen<strong>do</strong>, porque você está fazen<strong>do</strong> e pense sobre<br />
isso. PENSE sobre isso!<br />
5 COISAS QUE VOCÊ PRECISA SABER<br />
Informe-se, leia mais, saiba mais e seja mais!<br />
5.1 Origem<br />
Este méto<strong>do</strong> foi concebi<strong>do</strong> por Kaoru Ishikawa, em 1950, no Japão <strong>do</strong> pósguerra,<br />
inspira<strong>do</strong> na necessida<strong>de</strong> que havia <strong>de</strong> colocar or<strong>de</strong>m na gran<strong>de</strong> confusão<br />
a que ficou reduzi<strong>do</strong> o país após a <strong>de</strong>rrota na Segunda Guerra Mundial. O méto<strong>do</strong><br />
<strong>de</strong>monstrou ser tão eficaz enquanto reorganiza<strong>do</strong>r das empresas e da própria<br />
economia japonesa que, até hoje, é consi<strong>de</strong>ra<strong>do</strong> o principal instrumento <strong>de</strong> gestão<br />
da qualida<strong>de</strong> e produtivida<strong>de</strong> utiliza<strong>do</strong> naquele país.<br />
5.2 Os 5S<br />
a) Significa<strong>do</strong> <strong>do</strong> Senso <strong>de</strong> Seleção<br />
Ter senso <strong>de</strong> seleção é i<strong>de</strong>ntificar materiais, equipamentos, ferramentas,<br />
utensílios, informações e da<strong>do</strong>s necessários e <strong>de</strong>snecessários, <strong>de</strong>scartan<strong>do</strong> ou<br />
dan<strong>do</strong> a <strong>de</strong>vida <strong>de</strong>stinação àquilo consi<strong>de</strong>ra<strong>do</strong> <strong>de</strong>snecessário ao exercício das<br />
ativida<strong>de</strong>s.<br />
b) Significa<strong>do</strong> <strong>do</strong> Senso <strong>de</strong> Or<strong>de</strong>nação<br />
Ter Senso <strong>de</strong> Or<strong>de</strong>nação é <strong>de</strong>finir locais apropria<strong>do</strong>s e critérios para<br />
estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios,<br />
informações e da<strong>do</strong>s <strong>de</strong> mo<strong>do</strong> a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura,<br />
localização e guarda <strong>de</strong> qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu<br />
<strong>de</strong>vi<strong>do</strong> lugar".<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
c) Significa<strong>do</strong> <strong>do</strong> Senso <strong>de</strong> Limpeza<br />
Ter Senso <strong>de</strong> Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para<br />
manter limpo o ambiente (pare<strong>de</strong>s, armários, teto, gavetas, estantes, piso), sen<strong>do</strong><br />
que os locais mais limpos, não são os que mais se limpam, mas os que<br />
menos se sujam.<br />
O mais importante neste conceito não é o ato <strong>de</strong> limpar, mas o ato <strong>de</strong> "não<br />
sujar". Isto significa que além <strong>de</strong> limpar é preciso i<strong>de</strong>ntificar a fonte <strong>de</strong> sujeira e as<br />
respectivas causas, <strong>de</strong> mo<strong>do</strong> a evitarmos que isto ocorra (bloqueio das causas).<br />
d) Significa<strong>do</strong> <strong>do</strong> Senso <strong>de</strong> Conservação<br />
Significa que o esta<strong>do</strong> <strong>de</strong> excelência obti<strong>do</strong> nos três primeiros sensos <strong>de</strong>ve<br />
ser manti<strong>do</strong>, a pessoa neste nível não só está como é excelente. Para se<br />
assegurar que a conservação está sen<strong>do</strong> cumprida, aleatoriamente são feitas<br />
avaliações <strong>de</strong> alguns itens <strong>de</strong> excelência, o resulta<strong>do</strong> segue uma classificação.<br />
e) Significa<strong>do</strong> <strong>do</strong> Senso <strong>de</strong> Autodisciplina<br />
Ter Senso <strong>de</strong> Autodisciplina é <strong>de</strong>senvolver o hábito <strong>de</strong> observar e seguir<br />
normas, regras, procedimentos, aten<strong>de</strong>r especificações, sejam elas escritas ou<br />
informais. Este hábito é o resulta<strong>do</strong> <strong>do</strong> exercício da força mental, moral e física.<br />
Po<strong>de</strong>ria ainda ser traduzi<strong>do</strong> como <strong>de</strong>senvolver o "querer <strong>de</strong> fato", "ter vonta<strong>de</strong> <strong>de</strong>",<br />
"se predispor a".<br />
5.3 As Justificativas <strong>do</strong> Processo<br />
A implantação <strong>do</strong> processo 5S exige uma visão diferenciada da que está<br />
em voga, no momento, <strong>de</strong>ntro das empresas. Hoje, muitas empresas estão<br />
buscan<strong>do</strong> o processo como um instrumento para dar início àcaminhada <strong>de</strong>ntro da<br />
gestão pela qualida<strong>de</strong> total, por ser <strong>de</strong> simples implantação e resulta<strong>do</strong>s rápi<strong>do</strong>s<br />
a curto prazo, satisfazen<strong>do</strong>, assim, nossa ânsia das "coisas" acontecerem <strong>de</strong>ntro<br />
da organização. Utilizar o processo 5S como uma porta <strong>de</strong> entrada para a<br />
qualida<strong>de</strong> total, é uma boa opção, pois ele auxilia na preparação <strong>do</strong> terreno<br />
organizacional. Ele estimula a organização, a disciplina, a criativida<strong>de</strong>, a<br />
padronização, a resolução <strong>de</strong> problemas e a maturida<strong>de</strong> da equipe para absorver,<br />
futuramente, com mais facilida<strong>de</strong> a meto<strong>do</strong>logia da gestão pela qualida<strong>de</strong> total.<br />
É um equívoco, no entanto, pensar que o processo é <strong>de</strong> fácil implantação e<br />
com resulta<strong>do</strong>s rápi<strong>do</strong>s, pois ele exige uma mudança cultural que necessita <strong>de</strong><br />
tempo e persistência para acontecer. O processo 5S é <strong>de</strong> simples compreensão,<br />
mas não <strong>de</strong> fácil implantação e os resulta<strong>do</strong>s rápi<strong>do</strong>s são <strong>de</strong> curta duração e<br />
necessitam <strong>de</strong> reforços planeja<strong>do</strong>s para não voltar à"estaca zero".<br />
O sucesso <strong>do</strong> processo, no nosso parecer, precisa <strong>de</strong> três pilares bem<br />
<strong>de</strong>fini<strong>do</strong>s e trabalha<strong>do</strong>s <strong>de</strong> maneira conjunta e bem estruturada. Estes pilares são:<br />
comprometimento, responsabilida<strong>de</strong> e planejamento a longo prazo.<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
Po<strong>de</strong>-se ressaltar como fundamentais as atribuições dispostas a seguir.<br />
‣ Definir objetivos alinha<strong>do</strong>s com as necessida<strong>de</strong>s da Unisul.<br />
‣ Monitorar os itens <strong>de</strong> controle.<br />
‣ Facilitar a integração <strong>do</strong> processo na rotina da Biblioteca.<br />
‣ Disponibilizar um orçamento específico ao <strong>de</strong>senvolvimento <strong>do</strong> processo.<br />
‣ Estimular o planejamento a longo prazo e o uso das ferramentas da<br />
qualida<strong>de</strong> no gerenciamento <strong>de</strong> processos.<br />
‣ Trabalhar em parceria com a estrutura <strong>do</strong> programa e gestores, buscan<strong>do</strong><br />
as causas reais <strong>do</strong>s andamento ou não da implantação em to<strong>do</strong>s os<br />
setores da biblioteca.<br />
‣ Participar <strong>de</strong> eventos internos e externos.<br />
‣ Oportunizar o <strong>de</strong>senvolvimento das pessoas e <strong>do</strong>s processos.<br />
Os gestores têm um papel fundamental no processo <strong>de</strong> implantação e<br />
manutenção <strong>do</strong> programa, pois são eles que têm a autorida<strong>de</strong> legal e real para<br />
fazer a mudança acontecer. É o gestor que disponibilizará tempo aos seus<br />
colabora<strong>do</strong>res, para a triagem das necessida<strong>de</strong>s levantadas e facilitará a sua<br />
operacionalização, ressaltan<strong>do</strong> os ganhos para a equipe.<br />
Além disso, o gestor é o lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> sua equipe e seu comprometimento é<br />
fundamental, pois se não fizer, isso afetará a credibilida<strong>de</strong> <strong>de</strong>sse instrumento<br />
administrativo.<br />
A escolha da equipe interna <strong>de</strong>ve ser cuida<strong>do</strong>sa, pois a biblioteca irá<br />
investir nessas pessoas <strong>de</strong> forma diferenciada. Deve ser oportuniza<strong>do</strong>, à equipe<br />
interna, treinamentos específicos para o seu <strong>de</strong>senvolvimento, assim como<br />
<strong>de</strong>vem ser cria<strong>do</strong>s mecanismos que favoreçam a permanência <strong>de</strong>stes o tempo<br />
necessário, a fim <strong>de</strong> garantir o retorno <strong>do</strong> investimento feito. Esta equipe terá<br />
como funções básicas, coor<strong>de</strong>nar a implantação, disseminar a nova cultura,<br />
perpetuar os ganhos e prever ações que amenizem a "mobilida<strong>de</strong>" das pessoas,<br />
isto é, não personalizar o processo, a tecnologia <strong>de</strong>ve ser da biblioteca e não <strong>do</strong>s<br />
indivíduos. Muitas empresas fazem o planejamento operacional e não estratégico<br />
<strong>do</strong> processo e este, normalmente, <strong>de</strong>cai após o dia "D".O planejamento<br />
proporciona o registro histórico da implantação, a organização e priorização das<br />
ativida<strong>de</strong>s a serem realizadas, focalização <strong>de</strong> esforços/recursos, assim como, a<br />
busca e solução <strong>do</strong>s problemas, <strong>de</strong>ntro da meto<strong>do</strong>logia da gestão da qualida<strong>de</strong><br />
total.<br />
A organização que implantou ou preten<strong>de</strong> implantar o programa 5S <strong>de</strong>ve<br />
ter em mente que os pilares <strong>do</strong> sucesso são o início da jornada e que esta vale a<br />
pena não só pela chegada, mas sim pela caminhada.<br />
Aqueles que dizem que não dá para fazer, <strong>de</strong>vem<br />
sair da frente daqueles que já estão fazen<strong>do</strong><br />
Joel Barker<br />
5.4 Os Novos 5S<br />
Em 1986, quan<strong>do</strong> se imaginava que os 5S estivesses totalmente esgota<strong>do</strong>s<br />
em suas aplicações, um grupo <strong>de</strong> consultores especializa<strong>do</strong>s em Qualida<strong>de</strong> e<br />
Produtivida<strong>de</strong> escreveu um livro aprimoran<strong>do</strong> ainda mais essa técnica: "Os Novos<br />
5 S".<br />
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A diferença <strong>de</strong> abordagem, responsável pela melhoria <strong>do</strong>s Novos 5S, está<br />
concentrada nos 3º e 5º S – Seisso e Shitsuke. Seisso, passou a ter significa<strong>do</strong><br />
<strong>de</strong> limpeza com inspeção, para verificar e garantir a funcionalida<strong>de</strong>. Assim, não<br />
basta estar limpo. É preciso que tu<strong>do</strong> esteja em condições <strong>de</strong> ser utiliza<strong>do</strong> a<br />
qualquer momento.<br />
Em relação ao 5º passo, Shitsuke, a disciplina passa a ter uma<br />
interpretação diferente, mais autônoma e livre – educação e formação ética e<br />
moral. O ambiente on<strong>de</strong> convivo é partilha<strong>do</strong> por outros. Portanto, toda e qualquer<br />
mudança <strong>de</strong>ve ocorrer ten<strong>do</strong> como princípio o bom senso. Assim, com esta nova<br />
conotação, os Novos 5 S preconizam a eliminação <strong>do</strong>s problemas na origem, não<br />
nos efeitos. O que se busca não é atenuar o efeito, mas eliminar a causa. Não se<br />
trata <strong>de</strong> limpar sempre, mas evitar que se suje.<br />
Desta forma, po<strong>de</strong>-se dizer que os 3 primeiros S têm em sua aplicação o<br />
senti<strong>do</strong> operacional, fican<strong>do</strong> os <strong>do</strong>is últimos com a função <strong>de</strong> sustentar o que foi<br />
<strong>de</strong>senvolvi<strong>do</strong> pelos primeiros.<br />
Com a proposta <strong>de</strong> propiciar a melhoria no ambiente <strong>de</strong> trabalho e na vida<br />
<strong>de</strong> um mo<strong>do</strong> geral, os conceitos <strong>do</strong>s Novos 5S po<strong>de</strong>m atuar diretamente no<br />
resgate da dignida<strong>de</strong> <strong>do</strong> servi<strong>do</strong>r como profissional e cidadão participante <strong>do</strong><br />
processo <strong>de</strong> mudança da comunida<strong>de</strong> on<strong>de</strong> vive.<br />
5.5 Benefícios 5S<br />
Benefícios Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke<br />
Eliminação <strong>do</strong> <strong>de</strong>sperdício x x x x x<br />
Organização <strong>do</strong> espaço x x o o o<br />
Racionalização <strong>do</strong> tempo o x o x x<br />
Redução <strong>do</strong> estressedas pessoas o x o x x<br />
Redução <strong>de</strong> condições inseguras o o x o x<br />
Prevenção <strong>de</strong> quebras o o x o x<br />
Aumento da vida útil <strong>do</strong>s equipamentos o o x o x<br />
Padronização o x o<br />
Prevenção da poluição x o x<br />
Melhoria da qualida<strong>de</strong> o x x<br />
Melhoria <strong>de</strong> relações humanas o o x o x<br />
Incremento da eficiência x x x x x<br />
Confiabilida<strong>de</strong> <strong>do</strong>s da<strong>do</strong>s o o x<br />
Redução <strong>de</strong> aci<strong>de</strong>ntes o o x o x<br />
Incentivo à criativida<strong>de</strong> x x x x x<br />
Autodisciplina o o x<br />
Dignificação <strong>do</strong> ser humano o o o x x<br />
Base para Qualida<strong>de</strong> Total o o o x x<br />
Legenda : o-Boa contribuição<br />
x-Ótima contribuição<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
6 OS BASTIDORES<br />
6.1 Implementação <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong><br />
a) Criação e Composição <strong>do</strong> Comitê<br />
Os integrantes <strong>do</strong> Comitê atuarão como facilita<strong>do</strong>res ou multiplica<strong>do</strong>res, sen<strong>do</strong><br />
também responsáveis pelo treinamento das <strong>de</strong>mais pessoas que farão parte <strong>do</strong><br />
movimento.<br />
• Facilita<strong>do</strong>r - é o dissemina<strong>do</strong>r <strong>de</strong> conteú<strong>do</strong> e <strong>de</strong>verá exercer o papel <strong>de</strong><br />
consultor durante a implantação <strong>do</strong> méto<strong>do</strong>.<br />
• Multiplica<strong>do</strong>r – é o responsável pela multiplicação <strong>de</strong> um assunto<br />
específico da Qualida<strong>de</strong> para todas as pessoas que estejam envolvidas no<br />
processo <strong>de</strong> implantação.<br />
Po<strong>de</strong>rão integrar o Comitê pessoas com conhecimento em diversas áreas<br />
(Ex: médicos, <strong>de</strong>ntistas, religiosos, professores, marceneiros, mecânicos,<br />
encana<strong>do</strong>res, eletricistas, ambientalistas, etc.), com o objetivo <strong>de</strong> facilitar a<br />
movimentação das pessoas e a execução das tarefas.<br />
Após <strong>de</strong>finida a composição <strong>do</strong> Comitê, inclusive da equipe <strong>de</strong> apoio, o<br />
Comitê irá se <strong>de</strong>dicar ao planejamento <strong>de</strong> ativida<strong>de</strong>s até o dia da implantação,<br />
bem como agendar os passos seguintes.<br />
Esses passos <strong>de</strong>verão estar dispostos numa planilha, <strong>de</strong> maneira que seja<br />
estabeleci<strong>do</strong> um cronograma a ser segui<strong>do</strong> pelo Comitê, on<strong>de</strong> conterá, além <strong>do</strong><br />
prazo, o responsável pela ação.<br />
b) Perfil e Atribuições <strong>do</strong> Coor<strong>de</strong>na<strong>do</strong>r<br />
Perfil<br />
• Amplo conhecimento da instituição, <strong>do</strong> bairro, da comunida<strong>de</strong>, da cida<strong>de</strong>,<br />
etc.<br />
• Respeita<strong>do</strong>, tanto pessoal quanto tecnicamente na instituição, no bairro, na<br />
comunida<strong>de</strong>, na cida<strong>de</strong>.<br />
• Conhecimento e interesse por assuntos relaciona<strong>do</strong>s à qualida<strong>de</strong>.<br />
• Livre acesso a direção da instituição, lí<strong>de</strong>res comunitários, religiosos,<br />
profissionais liberais, li<strong>de</strong>ranças partidárias.<br />
• Boa comunicação, credibilida<strong>de</strong>.<br />
• Disponibilida<strong>de</strong> para apren<strong>de</strong>r.<br />
• Noções técnicas <strong>de</strong> didática.<br />
Atribuições<br />
• Propor o plano <strong>de</strong> implantação <strong>do</strong> méto<strong>do</strong>.<br />
• Exercer a coor<strong>de</strong>nação geral da implantação <strong>do</strong> méto<strong>do</strong>.<br />
• Responsável pela disseminação <strong>do</strong>s conceitos <strong>do</strong> méto<strong>do</strong>.<br />
• Monitorar e avaliar toda implantação <strong>do</strong> méto<strong>do</strong>.<br />
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Programa <strong>de</strong> Gestão da Qualida<strong>de</strong> - Biblioteca Universitária -------------------------<br />
• Elaborar o orçamento da implantação.<br />
• Elaborar o balanço da implantação.<br />
c) Planejamento das Ativida<strong>de</strong>s<br />
As ativida<strong>de</strong>s apresentadas neste item e a sua seqüência têm por objetivo<br />
criar um referencial teórico sobre o processo e proporcionar conhecimento para<br />
uma avaliação mais fundamentada <strong>do</strong> méto<strong>do</strong>.<br />
d) Mapeamento das Áreas<br />
O local a ser implanta<strong>do</strong> o Méto<strong>do</strong> 5S <strong>de</strong>verá ser analisa<strong>do</strong>, <strong>de</strong> mo<strong>do</strong> a<br />
facilitar não apenas o <strong>de</strong>senvolvimento das ações <strong>do</strong> Comitê, como também a<br />
comunicação entre o Comitê e as <strong>de</strong>mais pessoas envolvidas. A análise <strong>de</strong>verá<br />
obe<strong>de</strong>cer a critérios que contemplem to<strong>do</strong>s os pontos a serem atingi<strong>do</strong>s pela<br />
implantação como um to<strong>do</strong>.<br />
e) Sensibilização (Multiplicação <strong>do</strong>s Conceitos <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong>)<br />
A multiplicação <strong>de</strong>verá ser levada a efeito pelo Comitê, através da<br />
apresentação <strong>do</strong>s conceitos <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong> e <strong>do</strong> seu cronograma <strong>de</strong> implantação,<br />
com informações <strong>de</strong>talhadas sobre cada conceito e o "Dia D", ressaltan<strong>do</strong> sua<br />
importância para a prática <strong>do</strong>s <strong>de</strong>mais S, além <strong>de</strong> orientações <strong>de</strong> como cada<br />
pessoa po<strong>de</strong>rá colaborar no processo.<br />
É importante que a composição <strong>do</strong> grupo para a sensibilização seja<br />
heterogênea, procuran<strong>do</strong> uma interação entre as pessoas que integram a<br />
localida<strong>de</strong>.<br />
A carga horária sugerida para o treinamento é <strong>de</strong> 7 horas. O Comitê <strong>de</strong>verá<br />
a<strong>de</strong>quar o tempo à realida<strong>de</strong> da localida<strong>de</strong>.<br />
Durante o treinamento, o multiplica<strong>do</strong>r <strong>de</strong>verá solicitar voluntários para as<br />
funções <strong>de</strong> força-tarefa e <strong>de</strong> representantes <strong>do</strong>s diversos segmentos que<br />
compõem a ação e i<strong>de</strong>ntificar outros participantes que tenham perfil a<strong>de</strong>qua<strong>do</strong> à<br />
execução <strong>de</strong> ativida<strong>de</strong>s na área da qualida<strong>de</strong>.<br />
Para um maior envolvimento, recomenda-se que os convites para a<br />
palestra e o evento sejam feitos individualmente, através <strong>de</strong> visitas por parte <strong>do</strong><br />
Comitê.<br />
f) Definição <strong>do</strong>s Representantes <strong>do</strong>s Segmentos Diversos e da Força-Tarefa<br />
O Comitê <strong>de</strong>finirá formalmente os nomes <strong>do</strong>s Representantes <strong>do</strong>s<br />
segmentos diversos e daqueles que comporão a Força-Tarefa, escolhen<strong>do</strong>,<br />
<strong>de</strong>ntre os voluntários, os que possuam o perfil a<strong>de</strong>qua<strong>do</strong> para cada ativida<strong>de</strong>.<br />
Recomenda-se que, antes da formalização, cada pessoa seja contatada<br />
para confirmação da sua disponibilida<strong>de</strong> em participar, esclarecen<strong>do</strong> qual será<br />
sua função no processo, consi<strong>de</strong>ran<strong>do</strong>-se que po<strong>de</strong>rá haver <strong>de</strong>sistência por<br />
motivos diversos.<br />
g) Reunião <strong>de</strong> Avaliação <strong>do</strong> Processo<br />
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É importante que o Coor<strong>de</strong>na<strong>do</strong>r <strong>do</strong> Comitê reúna-se com a Comissão <strong>do</strong>s<br />
Responsáveis pelos diversos segmentos, para relatar as ativida<strong>de</strong>s planejadas,<br />
apresentar os próximos passos e discutir as dificulda<strong>de</strong>s encontradas.<br />
Recomenda-se que as reuniões sejam pautadas para agilizar os trabalhos<br />
e evitar perda <strong>de</strong> tempo. Todas as <strong>de</strong>cisões <strong>de</strong>vem ser registradas em ata.<br />
Sugere-se realizar estas reuniões após a conclusão <strong>de</strong> cada três ou quatro<br />
passos <strong>do</strong> processo, permitin<strong>do</strong>, <strong>de</strong>sse mo<strong>do</strong>, dar consistência ao andamento da<br />
implantação e manter o Comitê e a Comissão <strong>de</strong> Representantes sempre<br />
atualiza<strong>do</strong>s.<br />
h) Levantamento das Necessida<strong>de</strong>s<br />
O Comitê <strong>de</strong>verá elaborar planilhas para serem utilizadas pelos<br />
participantes, cujo preenchimento <strong>de</strong>verá ser orienta<strong>do</strong> pelo representante <strong>do</strong>s<br />
segmentos :<br />
• "Planilha <strong>de</strong> Solicitação <strong>de</strong> Material"- discriminar e quantificar os produtos<br />
necessários para limpeza e organização <strong>de</strong> cada local;<br />
• "Planilha <strong>de</strong> Descrição <strong>de</strong> Melhorias"- discriminar as necessida<strong>de</strong>s relativas<br />
à manutenção, aquisições modificação <strong>de</strong> lay-out, construções, etc.<br />
Toda a <strong>do</strong>cumentação <strong>de</strong>verá ter um padrão uniforme, para facilitar o<br />
manuseio e a elaboração <strong>do</strong>s relatórios.<br />
i) Documentação da Situação Atual<br />
Consiste em fotografar os locais-alvo da ação <strong>de</strong> implantação <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong>:<br />
salas, jardim, ruas, praças, prédios, etc. A concordância, bem como a aceitação<br />
por parte daqueles que freqüentam o local é imprescindível para o resulta<strong>do</strong> final.<br />
Para tanto, são necessários os esclarecimentos <strong>do</strong> objetivo das fotos e a<br />
orientação quanto ao melhor ângulo.<br />
Recomenda-se evitar fotografar pessoas e objetos pessoais para não<br />
causar constrangimento.<br />
j) Montagem <strong>do</strong> Quadro <strong>de</strong> Fotos<br />
As fotos <strong>de</strong>verão ser colocadas <strong>de</strong> mo<strong>do</strong> a permitir a inclusão das outras<br />
que registrarão as melhorias da ação <strong>do</strong> "Dia D" e durante o processo <strong>de</strong><br />
implantação.<br />
O quadro <strong>de</strong>verá ser afixa<strong>do</strong> no próprio local fotografa<strong>do</strong>, em lugar visível,<br />
<strong>de</strong> mo<strong>do</strong> que to<strong>do</strong>s possam acompanhar as mudanças que estiverem sen<strong>do</strong><br />
efetuadas.<br />
A montagem das fotos <strong>de</strong>ve ficar a cargo <strong>de</strong> pessoa da localida<strong>de</strong> ou<br />
segmento que tiver melhor habilida<strong>de</strong> para a organização. Recomenda-se não<br />
afixar o quadro em local que possa causar constrangimentos.<br />
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l) Seleção <strong>de</strong> Ações Viáveis<br />
O Comitê <strong>de</strong>verá, juntamente com os Representantes <strong>do</strong>s segmentos,<br />
analisar os pedi<strong>do</strong>s <strong>de</strong>scritos nas planilhas <strong>de</strong> solicitação <strong>de</strong> melhorias,<br />
selecionan<strong>do</strong> e priorizan<strong>do</strong> aquelas que po<strong>de</strong>rão ser executadas no próprio "Dia<br />
D" e estabelecer uma pauta <strong>de</strong> reuniões com os responsáveis pelos segmentos,<br />
para as <strong>de</strong>mais que serão analisadas e executadas no <strong>de</strong>correr da implantação<br />
<strong>do</strong> Méto<strong>do</strong>.<br />
m)"Feed-Back” para Ações Não-Viáveis<br />
Após analisar as ações que não po<strong>de</strong>rão ser executadas a médio e longo<br />
prazo, no <strong>de</strong>correr da implantação, o Comitê <strong>de</strong>verá estar atento às justificativas<br />
das possíveis negativas, <strong>de</strong> mo<strong>do</strong> a não frustrar os participantes quanto ao<br />
processo <strong>de</strong> melhorias e também para que não traga prejuízos na continuida<strong>de</strong> da<br />
implantação <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong> 5S.<br />
n) Definição das Áreas <strong>de</strong> Descarte Local<br />
O Comitê e os Representantes <strong>do</strong>s segmentos <strong>de</strong>verão <strong>de</strong>finir os locais<br />
a<strong>de</strong>qua<strong>do</strong>s para receber o material <strong>de</strong>scarta<strong>do</strong>, consi<strong>de</strong>ran<strong>do</strong> a facilida<strong>de</strong> <strong>de</strong><br />
acesso tanto para quem está <strong>de</strong>scartan<strong>do</strong>, quanto para a Força-Tarefa que será<br />
responsável pela transferência para a área <strong>de</strong> <strong>de</strong>scarte global.<br />
o) Definição das Áreas <strong>de</strong> Descarte Global<br />
Também será <strong>de</strong>fini<strong>do</strong> pelo Comitê, juntamente com os Representantes<br />
<strong>do</strong>s seguimentos, o local on<strong>de</strong> serão agrupa<strong>do</strong>s os materiais <strong>de</strong>scarta<strong>do</strong>s por<br />
todas as localida<strong>de</strong>s.<br />
Deve ser um local amplo, coberto, seguro e que possa ser ocupa<strong>do</strong><br />
durante o perío<strong>do</strong> em que o Comitê estará efetuan<strong>do</strong> a avaliação e contabilizan<strong>do</strong><br />
o total <strong>de</strong> materiais <strong>de</strong>scarta<strong>do</strong>s, bem como <strong>de</strong>cidin<strong>do</strong> o <strong>de</strong>stino <strong>do</strong>s materiais<br />
inúteis à localida<strong>de</strong>.<br />
p) Distribuição das Ativida<strong>de</strong>s<br />
O Comitê fará reunião com Representantes <strong>do</strong>s segmentos e a Força-<br />
Tarefa, para <strong>de</strong>finir as atribuições e apresentar as instruções operacionais,<br />
principalmente para o "Dia D".<br />
q) "Dia D"<br />
É o lançamento da implantação <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong> 5S na localida<strong>de</strong>. Inician<strong>do</strong> pela<br />
prática <strong>do</strong>s três primeiros S. Até esta data, é necessário que o Comitê tenha<br />
cumpri<strong>do</strong> e segui<strong>do</strong> com atenção todas as etapas.<br />
Sugere-se uma cerimônia <strong>de</strong> abertura com a reunião <strong>de</strong> todas as pessoas<br />
da localida<strong>de</strong> envolvidas, incluin<strong>do</strong>-se a fala <strong>de</strong> um representante, esclarecen<strong>do</strong> o<br />
objetivo <strong>do</strong> dia e qual resulta<strong>do</strong> se espera <strong>de</strong>ssa ação.<br />
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r) Documentação <strong>do</strong> “Depois”<br />
Consiste em fotografar os ambientes on<strong>de</strong> foram realiza<strong>do</strong>s o <strong>de</strong>scarte e as<br />
melhorias efetuadas para que se possa comparar o aspecto com as fotos tiradas<br />
anteriormente.<br />
Recomenda-se utilizar o mesmo ângulo das primeiras fotos para se ter<br />
clareza das mudanças ocorridas.<br />
s) Divulgação das Fotos<br />
Utilizan<strong>do</strong> o mesmo quadro das fotos tiradas antes <strong>do</strong> "Dia D", anexar as<br />
fotos <strong>do</strong> "Depois" e afixá-las nas localida<strong>de</strong>s para que to<strong>do</strong>s possam apreciar o<br />
trabalho realiza<strong>do</strong> e o esforço conjunto.<br />
t) Contabilização <strong>do</strong> Descarte<br />
O Comitê, juntamente com os Representantes <strong>do</strong>s segmentos e a Força-<br />
Tarefa, serão os responsáveis por preparar o balanço <strong>do</strong> resulta<strong>do</strong> da ativida<strong>de</strong>.<br />
Lixo e sucata <strong>de</strong>vem ser pesa<strong>do</strong>s. Bens móveis <strong>de</strong>vem ser relaciona<strong>do</strong>s e<br />
anota<strong>do</strong>s os que foram disponibiliza<strong>do</strong>s para as organizações <strong>de</strong>ntro da<br />
localida<strong>de</strong>.<br />
Os materiais não aproveita<strong>do</strong>s <strong>de</strong>verão ser relaciona<strong>do</strong>s e seu <strong>de</strong>stino<br />
anota<strong>do</strong> (venda, <strong>do</strong>ação, etc.).<br />
Sugere-se enriquecer o relatório com fotos ou filmagem para fins <strong>de</strong><br />
registro e avaliação posterior.<br />
u) Promoção<br />
Em conformida<strong>de</strong> com os objetivos estabeleci<strong>do</strong>s pela Comissão composta<br />
por representantes <strong>do</strong>s diversos segmentos da localida<strong>de</strong>, a implantação <strong>do</strong><br />
Méto<strong>do</strong> 5S terá uma série <strong>de</strong> ações que serão concretizadas num perío<strong>do</strong><br />
previamente <strong>de</strong>termina<strong>do</strong> pela Comissão.<br />
Após o lançamento da implantação <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong>, com a realização <strong>do</strong> "Dia<br />
D", o Comitê <strong>de</strong>verá ter um plano <strong>de</strong> sustentação que acompanhará o<br />
<strong>de</strong>senvolvimento da prática <strong>do</strong>s <strong>de</strong>mais S em toda localida<strong>de</strong>.<br />
É recomenda<strong>do</strong> que, até a data <strong>do</strong> lançamento, ou seja, o "Dia D", seja<br />
feito um pré-lançamento, com frases <strong>de</strong> efeito em forma <strong>de</strong> cartazes ou faixas,<br />
para serem veicula<strong>do</strong>s com antecedência <strong>de</strong> pelo menos 15 dias da data<br />
programada para o lançamento, dividi<strong>do</strong>s em perío<strong>do</strong>s <strong>de</strong> 5 dias cada, chaman<strong>do</strong><br />
a atenção e convidan<strong>do</strong> à participação.<br />
Sugere-se, também, a confecção <strong>de</strong> peças promocionais, conten<strong>do</strong> uma<br />
logomarca para o evento.<br />
Po<strong>de</strong>-se promover um concurso para a escolha da logomarca.<br />
As peças promocionais po<strong>de</strong>m ser sacolas plásticas, botton, boné,<br />
camiseta, flanela, caneta, a<strong>de</strong>sivo, selo, etc.<br />
Também po<strong>de</strong>-se confeccionar manual <strong>de</strong> orientação (para os<br />
multiplica<strong>do</strong>res e representantes <strong>do</strong>s segmentos, conten<strong>do</strong> a meto<strong>do</strong>logia <strong>do</strong> 5S),<br />
cartilhas para os <strong>de</strong>mais participantes com os conceitos <strong>do</strong> Méto<strong>do</strong> 5S.<br />
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v) Divulgação <strong>do</strong>s Resulta<strong>do</strong>s<br />
Como parte da finalização da primeira etapa <strong>do</strong> processo <strong>de</strong> implantação<br />
<strong>do</strong> Méto<strong>do</strong> 5S, sugere-se divulgar os resulta<strong>do</strong>s da contabilização <strong>do</strong> <strong>de</strong>scarte,<br />
com uma cerimônia <strong>de</strong> confraternização, expon<strong>do</strong> as fotos, exibin<strong>do</strong> o filme, bem<br />
como divulgan<strong>do</strong> os <strong>de</strong>staques e a <strong>de</strong>dicação na atuação conjunta <strong>de</strong> todas as<br />
pessoas participantes.<br />
O Comitê será o responsável por organizar a divulgação, distribuin<strong>do</strong>,<br />
inclusive, relatório por escrito para a Comissão <strong>de</strong> Representantes <strong>do</strong>s segmentos<br />
diversos e afixan<strong>do</strong>-o em local <strong>de</strong> fácil acesso para o conhecimento <strong>do</strong>s <strong>de</strong>mais<br />
envolvi<strong>do</strong>s.<br />
x) Reconhecimento<br />
O reconhecimento consiste em dar expressão aos resulta<strong>do</strong>s das<br />
avaliações que serão realizadas durante o processo <strong>de</strong> implantação, bem como<br />
no <strong>de</strong>correr da implementação, ou seja, na aplicação <strong>do</strong>s <strong>de</strong>mais S.<br />
Esse processo <strong>de</strong> reconhecimento e avaliação se fará em três momentos:<br />
1. Auditoria 5S – manutenção <strong>do</strong> movimento<br />
2. Avaliação anual ou semestral <strong>do</strong> movimento<br />
3. Premiação<br />
O sistema <strong>de</strong> avaliação <strong>de</strong>ve focar:<br />
• Comprometimento com o processo;<br />
• Resulta<strong>do</strong>s em função da aplicação <strong>do</strong>s 5S.<br />
Também <strong>de</strong>ve avaliar:<br />
• a natureza e profundida<strong>de</strong> das mudanças <strong>de</strong> comportamento das pessoas;<br />
• a eficiência das informações proporcionadas aos participantes;<br />
• o resgate, a melhoria contínua e a internalização <strong>do</strong>s 5 "Sensos",<br />
• a satisfação <strong>do</strong>s participantes, realização das ativida<strong>de</strong>s em equipe,<br />
colaboração e sugestões espontâneas, relacionamentos, etc.<br />
A avaliação será feita em formulário padroniza<strong>do</strong>, on<strong>de</strong> serão atribuí<strong>do</strong>s<br />
pontos, na escala <strong>de</strong> 1 a 5, crescente <strong>de</strong> acor<strong>do</strong> com o grau <strong>de</strong> envolvimento na<br />
aplicação <strong>do</strong>s conceitos <strong>do</strong>s 5S.<br />
O objetivo da avaliação é educar para a busca da melhoria contínua e<br />
preparar o ambiente para os futuros passos da Qualida<strong>de</strong> Total.<br />
Assim, os avalia<strong>do</strong>res <strong>de</strong>verão ter como enfoque prioritário à orientação e o<br />
aconselhamento às pessoas da localida<strong>de</strong>, incentivan<strong>do</strong>-as à melhoria continua.<br />
Também como incentivo à melhoria, po<strong>de</strong>-se premiar o segmento e/ou<br />
pessoas que se <strong>de</strong>stacaram no <strong>de</strong>correr <strong>do</strong> movimento, utilizan<strong>do</strong> diplomas,<br />
medalhas ou troféus, <strong>de</strong> mo<strong>do</strong> que haja um aperfeiçoamento constante.”<br />
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