SÍNTESE DAS CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES - Tribunal de ...

Tribunal de Contas
A movimentação física dos bens envolve, no entanto, diversas outras pessoas, designadamente
o pessoal da cozinha, que levanta o que necessita do armazém, registando
a saída do bem numa designada ficha de movimentos, documento que se encontra
no economato.
No que concerne à selecção dos fornecedores, só são efectuadas consultas ao mercado
na eventualidade de aquisição de novos produtos; as poucas consultas efectuadas
são-no telefonicamente, não existindo documentação comprovativa das mesmas. Por
regra, a selecção é feita de entre os fornecedores que se apresentam e deixam as suas
tabelas de preços, isto porque a política do centro de férias nesta matéria é, desde que
os bens a adquirir mantenham a qualidade e não sofram aumentos significativos, conservar
os mesmos fornecedores ao longo dos anos.
A decisão de comprar o quê e quando é, normalmente, do ecónomo, o qual se baseia
nas ementas e em mapas que lhe chegam diariamente, obtidos através do programa
New Hotel, contendo informação sobre o número de refeições a servir.
Não são emitidas notas de encomenda (ou documento semelhante) aos fornecedores,
sendo estes que as elaboram.
Quem compra recepciona a mercadoria e procede à respectiva conferência.
A gestão de stocks é feita informaticamente, utilizando o programa New F & B, programa
que, embora contendo algumas deficiências, não está a ser utilizado na íntegra,
por falta de tempo do técnico da área.
A principal deficiência que o programa F & B apresenta é o não abatimento automático
às existências dos bens consumidos nos diversos serviços. Assim, apenas se obtém
o valor existente em armazém através do registo das entradas (efectuado através
da factura ou guia de remessa) e das saídas (com base nas requisições internas efectuadas
pelos diversos sectores), o que implica a inexistência de controlo dos bens em
poder dos vários sectores.
A informação obtida neste sector, nomeadamente os outputs do programa anteriormente
referido e a imputação da mão de obra utilizada nos diversos sectores, é utilizada
pelo administrador, não só na gestão do centro de férias, como para produção
dos relatórios a enviar à sede.
As condições de armazenamento são, em geral, boas, existindo separação de armazenamento
por tipo de produtos, encontrando-se os produtos com maior risco de serem
objecto de furto, tais como certas bebidas, em local de mais difícil acesso.
Mod. TC 1999.001
As contagens físicas são realizadas pelos próprios responsáveis por estas áreas, não
tendo, no entanto, sido detectada evidência documental da respectiva realização.
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