Processo Trabalhista versus Gestão Documental

A BOLA DE NEVE EM
PROCESSOS TRABALHISTAS
Em suma, quando falamos em
GED, falamos em gestão. Falando
em gestão, falamos em controle e
controle nos permite a busca por economia
de recursos e tempo, realidade esta presente
na grande maioria das empresas, sejam
elas nacionais ou estrangeiras, pequenas,
médias ou grandes, mas a grande maioria das
empresas enfrenta o dilema de “não temos
onde cortar”!
Todos os anos, no período de definir seus
orçamentos, o que vemos nas empresas
é uma grande margem de manobra para
diminuir gastos e aumentar a produtividade,
eliminando o que ninguém mais pode se dar
ao luxo de perder: tempo. Mas para isso é
preciso encarar um novo mundo corporativo,
uma nova forma de se fazer as coisas. É
preciso mexer – e todo mundo sabe o quanto
isso é penoso – na cultura organizacional.
A maturidade da gestão documental, ainda
pouco adotada no Brasil, pode fazer mais
do que reduzir custos, pode gerar mais
competitividade, mais produtividade, mais
agilidade e maior aderência às legislações.
Dados da PwC e do Radicati Group apontam
realidades alarmantes em empresas nacionais
e estrangeiras, pois além de não gerar
oportunidades de contenção de gastos e de
aumento de produtividade, a falta de uma
política de gestão documental corretamente
implantada e em vigor, por sua vez, permite
que as empresas sofram prejuízos decorrentes
da falta de documentos (ou dificuldade de
encontrá-los), com multas aplicadas pelo
Fisco e ações trabalhistas.
Matéria publicada pelo jornal O Globo
aponta que os processos trabalhistas
crescem em ritmo acelerado e força mais
empresas a separar mais dinheiro para pagar
ações judiciais. Segundo levantamento do
jornal, 36 das maiores empresas de capital
aberto do país reservaram R$24,9 bilhões
para processos trabalhistas em 2012, um
crescimento de 23% em relação a 2011.
Segundo especialistas, os números sinalizam
que o ritmo de condenações das empresas
seguirá acelerado no Tribunal Superior do
Trabalho (TST), trabalhadores receberam no
total R$ 14,75 bilhões por ações trabalhistas
no ano passado, um incremento de 20%
frente a 2011.
PENSE COMIGO
Sua empresa realmente adota gestão documental com foco na economia de recursos ou
ganho de produtividade? Pense nas perguntas abaixo e analise suas alternativas.
• Quanto sua empresa solicita e acessa os documentos no arquivo físico?
• Por que a cada mês que passa, aumenta o número de caixas de documentos guardados
no depósito e por que não há um plano de descarte dessas caixas.
• Quantas ações trabalhistas os valores acordados poderiam ter sido menores se todos os
documentos necessários estivessem nos autos do processo?
• Quantas autuações do Fisco e outros órgãos, por falta de documentos comprobatórios,
poderiam ter sido evitadas?
• Quantos arquivos duplicados e até mesmo inválidos ocupam os diretórios oficiais,
gerando necessidade recorrente de aumentar os espaços e servidores?
Alguns empresários, depois desta análise, podem até pensar que seu risco é baixo, pois seus
funcionários acharam os documentos e tiveram poucos ou nenhum problema fiscal, mas qual
foi o custo? Quanto tempo foi gasto? Qual o tamanho da sua equipe para isso?
Tenho certeza que uma passagem mental rápida por essas questões é capaz de te impressionar
além do que você poderia imaginar. Reflita e repasse para sua equipe, gestão não é escolha, é
necessidade e o caminho do sucesso.
Boa sorte e conte conosco!
Caso queira ler toda a matéria publicada no site do jornal O Globo,
acesse o link http://goo.gl/NNhzN5.