Noções de Arquivamento e Procedimentos Adiministrativos - ALUB
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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO<br />
E<br />
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS<br />
1
O QUE É ARQUIVOLOGIA?<br />
É o ramo da ciência <strong>de</strong>stinada ao estudo da<br />
natureza dos arquivos, das teorias, dos<br />
métodos e técnicas a serem observados na<br />
implantação, organização, <strong>de</strong>senvolvimento<br />
e utilização dos documentos e das<br />
informações.<br />
2
<strong>Noções</strong> <strong>de</strong> <strong>Arquivamento</strong><br />
Órgãos <strong>de</strong> Documentação<br />
• Arquivo: É o conjunto organizado <strong>de</strong><br />
documentos produzidos ou recebidos pela<br />
instituição ao longo <strong>de</strong> suas ativida<strong>de</strong>s.<br />
•Biblioteca: Conjunto <strong>de</strong> material impresso e<br />
não impresso disposto or<strong>de</strong>nadamente para<br />
estudo e consulta.<br />
• Museu: É o lugar <strong>de</strong>stinado ao estudo, à<br />
reunião e à exposição <strong>de</strong> peças e obras <strong>de</strong><br />
valor, representativas dos diferentes campos<br />
<strong>de</strong> conhecimento humano.<br />
Lei 8.159, <strong>de</strong> 08/01/1991
Princípios da Arquivologia<br />
Princípio da Proveniência:<br />
Arquivos originários <strong>de</strong> uma instituição<br />
ou <strong>de</strong> uma pessoa <strong>de</strong>vem manter a<br />
respectiva individualida<strong>de</strong>, <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> seu<br />
contexto orgânico <strong>de</strong> produção, não<br />
<strong>de</strong>vendo ser mesclados a outros <strong>de</strong><br />
origem distinta distinta.<br />
4
Princípio da Organicida<strong>de</strong>:<br />
é a qualida<strong>de</strong> segundo a qual os arquivos<br />
espelham a estrutura, funções e<br />
ativida<strong>de</strong>s da entida<strong>de</strong> produtora/<br />
acumuladora em suas relações internas e<br />
externas externas.<br />
5
Princípio da Unicida<strong>de</strong>:<br />
forma, forma, gênero, tipo ou suporte, os<br />
documentos <strong>de</strong> arquivo conservam seu<br />
caráter único, em função do contexto em<br />
que foram produzidos.<br />
6
Princípio da Invisibilida<strong>de</strong> ou integrida<strong>de</strong>:<br />
Os Os fundos <strong>de</strong> arquivo <strong>de</strong>vem ser<br />
preservados sem dispersão, mutilação,<br />
alienação, <strong>de</strong>struição não autorizada ou<br />
adição in<strong>de</strong>vida.<br />
7
Princípio da cumulativida<strong>de</strong>:<br />
O arquivo é uma formação progressiva,<br />
natural e orgânica.<br />
8
Princìpio do respeito á or<strong>de</strong>m original:<br />
O arquivo <strong>de</strong>ve conservar o arranjo dado<br />
pela entida<strong>de</strong> produtora.<br />
9
Conceitos básicos:<br />
•Informação: Idéia, conhecimento.<br />
• Suporte: Todo e qualquer meio físico<br />
utilizado para registrar a informação. Ex:<br />
papel, CD, VHS, DVD.<br />
• Documento: Informação registrada em<br />
qualquer tipo <strong>de</strong> suporte. Ex: livro,<br />
relatório, certidão, memorando.<br />
10
Características dos documentos<br />
• Forma: é o estágio <strong>de</strong> preparação e<br />
transmissão do documento <strong>de</strong> arquivo e<br />
passa por três formas diferentes:<br />
1. Rascunho(minuta);<br />
2. Original;<br />
3. Cópia.<br />
• Formato: é a configuração física do<br />
documento, <strong>de</strong> acordo com a natureza e o<br />
modo como foi confeccionado.<br />
Ex: Papel = cartão,ficha,livro,folha,<br />
fol<strong>de</strong>r, cartaz.<br />
11
• Espécie: é a <strong>de</strong>finição do aspecto<br />
formal, da forma como as informações são<br />
distribuídas no documento e da aplicação<br />
a que este documento se <strong>de</strong>stina.Ex:<br />
ofícios, certidões, atestados, atas,<br />
contratos, <strong>de</strong>clarações.<br />
• Tipologias ou tipo: É a soma da<br />
espécie documental com a<br />
ativida<strong>de</strong>(finalida<strong>de</strong>) a que o documento se<br />
<strong>de</strong>stina.<br />
12
EXEMPLO:<br />
Espécie Ativida<strong>de</strong> Tipo ou tipologia<br />
Contrato Aluguel Contrato <strong>de</strong><br />
aluguel<br />
Declaração Imposto <strong>de</strong> renda Declaração <strong>de</strong><br />
imposto <strong>de</strong> renda<br />
Memorando Apresentação <strong>de</strong> Memorando <strong>de</strong><br />
servidor apresentação <strong>de</strong><br />
servidor<br />
Nota Promissória Nota promissória<br />
Ata Reunião Ata <strong>de</strong> reunião<br />
Relatório Ativida<strong>de</strong>s Relatório <strong>de</strong><br />
ativida<strong>de</strong>s<br />
Requerimento Férias Requerimento <strong>de</strong><br />
férias<br />
13
GÊNERO DOS DOCUMENTOS<br />
O documento é classificado <strong>de</strong> acordo com<br />
a forma que a informação foi registrada.<br />
Assim, o documento po<strong>de</strong> ser classificado<br />
em um ou mais gênero.Ex:<br />
Textuais ou escritos;<br />
Iconográficos;<br />
Iconográficos;<br />
Filmográficos;<br />
Sonoro;<br />
Informáticos ou digitais;<br />
Cartográficos;<br />
Fotográficos;<br />
Micrográficos.<br />
14
TIPOS DE ARQUIVOS<br />
Quanto às entida<strong>de</strong>s mantenedoras:<br />
• Públicos: Formado por documentos<br />
provenientes <strong>de</strong> órgãos fe<strong>de</strong>rais, estaduais,<br />
distritais ou municipais, mantidos por<br />
instituição pública.Ex.: Arquivo Nacional,<br />
Arquivos públicos dos municípios, etc.<br />
• Privados: Constituído por documentos <strong>de</strong><br />
instituições particulares (comerciais,<br />
industriais e pessoais) e mantidos por<br />
instituições privadas.<br />
15
Quanto à natureza dos documentos:<br />
• Especiais: Guardam documentos <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>terminados tipos ou suporte.<br />
• Especializados: Guardam documentos <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>terminados assuntos específicos.<br />
16
Quanto á extensão <strong>de</strong> sua localização:<br />
• Setoriais: São aqueles estabelecidos<br />
junto aos órgãos operacionais,cumprindo<br />
funções <strong>de</strong> arquivo corrente. Ex.: Arquivo<br />
do Departamento <strong>de</strong> Pessoal.<br />
•Central ou geral: São os que se <strong>de</strong>stinam<br />
receber os documentos correntes<br />
provenientes dos diversos órgãos e<br />
instituições, centralizando, por tanto, as<br />
ativida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> arquivo corrente.<br />
17
Quanto aos valores dos documentos:<br />
• Primários(administrativo): É o valor que o<br />
documento apresenta para o funcionamento <strong>de</strong><br />
ativida<strong>de</strong>s realizadas pela instituição.Todo<br />
documento<br />
per<strong>de</strong>.<br />
nasce com esse valor e <strong>de</strong>pois o<br />
É o valor temporário e estará presente nas fases<br />
corrente e intermediária.<br />
• Secundário(histórico): É o valor que o<br />
documento apresenta para história da<br />
instituição.É o valor <strong>de</strong>finitivo(dura para<br />
sempre)e nem todo documento o apresentará<br />
18
Quanto ao seu estágio <strong>de</strong> evolução<br />
• CORRENTE:<br />
-É a fase em que os documentos são<br />
criados;<br />
-Nesta fase os documentos tramitam<br />
bastantes e são muito consultados;<br />
19
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS<br />
CORRENTES<br />
Devem ser localizados junto aos órgãos<br />
produtores nos próprios escritórios ou próximos<br />
a eles, a fim <strong>de</strong> facilitar o acesso aos<br />
documentos.<br />
20
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO<br />
CORRENTES<br />
O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).<br />
21
ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE<br />
• PROTOCOLO<br />
• EXPEDIÇÃO<br />
• ARQUIVAMENTO<br />
• EMPRESTIMO<br />
• CONSULTA<br />
22
DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA<br />
ARQUIVO CORRENTE<br />
1 Ida<strong>de</strong>;<br />
Setorial;<br />
Administrativo;<br />
Ativo; Ativo;<br />
De movimento;<br />
Em curso;<br />
Núcleos <strong>de</strong> arquivo;<br />
1ª fase.<br />
23
• INTERMEDIÁRIA:<br />
-É a fase em que os documentos ainda<br />
têm valor administrativo mas são pouco<br />
consultados.<br />
-Nesta fase, os documentos aguardam<br />
sua <strong>de</strong>stinação final(eliminação ou guarda<br />
permanente).<br />
24
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS<br />
INTERMEDIÁRIOS<br />
Devem estar em locais afastados dos órgãos que<br />
produziram ou receberam os documentos.<br />
25
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO<br />
INTERMEDIÁRIO<br />
O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).<br />
O acesso aos documentos pelo publico apenas<br />
quando a sua fonte geradora autorizar.<br />
26
DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA<br />
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO<br />
2 Ida<strong>de</strong>;<br />
Pré-arquivo;<br />
Records Centers;<br />
Semi-ativo;<br />
Limbo ou Purgatório;<br />
Temporário;<br />
Transitório;<br />
2 Fase<br />
27
• PERMANENTE:<br />
-É a fase em que os documentos já<br />
per<strong>de</strong>ram seu valor administrativo e são<br />
guardados pelo seu valor histórico;<br />
-Os documentos <strong>de</strong>sta fase jamais serão<br />
eliminados.<br />
28
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS<br />
PERMANENTES<br />
Os pesquisadores são o seu principal publico.<br />
Por essa razão, <strong>de</strong>vem estar localizados junto<br />
aos centros culturais ou próximos as<br />
universida<strong>de</strong>s.<br />
29
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO<br />
PERMANENTE<br />
O acesso é liberado ao público sem restrições<br />
<strong>de</strong>vido ao seu valor secundário.<br />
30
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE<br />
• DESTINAÇÃO<br />
• ARRANJO<br />
• DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO<br />
• CONSERVAÇÃO<br />
• REFERÊNCIA<br />
31
DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA<br />
ARQUIVO PERMANENTE<br />
3 Ida<strong>de</strong>;<br />
Nacional ou Histórico;<br />
De De custódia;<br />
Inativo;<br />
Estático;<br />
Definitivo;<br />
Final;<br />
3 Fase.<br />
32
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS<br />
Arquivo<br />
Corrente<br />
Massa<br />
documental:<br />
100%<br />
Guarda: média<br />
5 anos<br />
Acesso restrito ao<br />
órgão <strong>de</strong> origem<br />
Transferência<br />
Recolhimento<br />
Arquivo Intermediário<br />
Massa documental:<br />
50%<br />
Guarda: média<br />
50 anos<br />
Acesso restrito ao<br />
órgão <strong>de</strong> origem<br />
Recolhimento<br />
Arquivo<br />
Permanente<br />
Massa<br />
documental:<br />
10%<br />
Guarda:<br />
permanente<br />
Acesso Público<br />
33
TABELA DE TEMPORALIDADE<br />
É o instrumento que <strong>de</strong>fine o prazo <strong>de</strong><br />
guarda(tempo que o documento será<br />
guardado nas fases corrente e<br />
intermediária) bem como a <strong>de</strong>stinação<br />
final dos documentos (eliminação ou<br />
guarda permanente).<br />
34
CODIGO ASSUNTO CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO<br />
FINAL<br />
005 TERMO DE POSSE 5 ANOS 95 ANOS ELIMINAÇÃO<br />
010 Organização<br />
funcionamento<br />
Normas,<br />
regulamentações<br />
diretrizes.<br />
e<br />
010.1 Requisição <strong>de</strong><br />
material<br />
023 REGIMENTO<br />
INTERNO<br />
5 ANOS 5 ANOS PERMANENTE<br />
5 ANOS ................. ELIMINAÇAO<br />
ENQUANTO<br />
VIGORAR<br />
................. PERMANENTE<br />
35
Avaliação <strong>de</strong> Documentos<br />
É o processo em que são estabelecidos<br />
prazos <strong>de</strong> guarda nas fases correntes e<br />
intermediária, bem como a <strong>de</strong>stinação<br />
final dos documentos da<br />
instituições(eliminação ou guarda<br />
permanente).Na prática é o ato <strong>de</strong> se<br />
criar a tabela <strong>de</strong> temporalida<strong>de</strong>,<br />
realizado pela comissão permanente <strong>de</strong><br />
avaliação <strong>de</strong> documentos.<br />
36
a<br />
Assim na tarefa <strong>de</strong> avaliar, <strong>de</strong>ve-se constituir equipes<br />
técnicas integradas por:<br />
• Arquivista ou responsável pela guardados<br />
documentos;<br />
• Autorida<strong>de</strong> administrativa, conhecedora da estrutura<br />
e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o<br />
setor responsável pela guarda dos documentos;<br />
• Profissionais da área jurídica;<br />
• Profissionais da área financeira;<br />
• Profissionais ligados ao campo <strong>de</strong> conhecimento<br />
<strong>de</strong> que tratam os documentos, objeto <strong>de</strong><br />
avaliação(historiador, economista,<br />
Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc.).<br />
37
Grau <strong>de</strong> sigilo<br />
• Ostensivo é o documento cuja divulgação<br />
não prejudica a administração.<br />
• Sigilosos são os documentos que, por sua<br />
natureza, <strong>de</strong>vam ser <strong>de</strong> conhecimento<br />
restrito e, por isso, requerem medidas<br />
especiais <strong>de</strong> guarda para sua custódia e<br />
divulgação.<br />
Decreto n. 4.553, <strong>de</strong> 27/12/2002<br />
38
Grau <strong>de</strong><br />
sigilo<br />
Natureza do assunto<br />
Documentos<br />
sigilosos<br />
Documentos<br />
sem grau <strong>de</strong><br />
sigilo<br />
Ultrasecreto<br />
secreto<br />
confi<strong>de</strong>ncial<br />
reservado<br />
Ostensivo<br />
ou<br />
Ordinário<br />
39
GRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDO<br />
ULTRA-SECRETO MÁXIMO DE 30 ANOS/+30 Acarreta dano<br />
excepcionalmente<br />
grave à segurança da<br />
socieda<strong>de</strong> e do estado<br />
SECRETO MÁXIMO DE 20 ANOS/+20 Acarreta dano grave à<br />
segurança da socieda<strong>de</strong><br />
e do estado<br />
CONFIDENCIAL MÁXIMO DE 10 ANOS/+10 Acarreta dano à<br />
segurança da socieda<strong>de</strong><br />
e do estado<br />
RESERVADO MÁXIMO DE 5 ANOS/+5 Revelação não<br />
autorizada <strong>de</strong> dados<br />
po<strong>de</strong>m comprometer<br />
planos,operações ou<br />
objetivos neles previstos<br />
40
• A classificação classificação é a atribuição do grau<br />
<strong>de</strong> sigilo.<br />
• A reclassificação reclassificação é a alteração do grau<br />
<strong>de</strong> sigilo.<br />
• A <strong>de</strong>sclassificação <strong>de</strong>sclassificação é a retirada do grau<br />
<strong>de</strong> sigilo.<br />
41
Classificação<br />
ULTRA-SECRETO; informações referentes à:<br />
• soberania e à integrida<strong>de</strong> territorial nacionais,<br />
a planos e operações militares;<br />
• às relações internacionais do País;<br />
• projetos <strong>de</strong> pesquisa e <strong>de</strong>senvolvimento<br />
científico e tecnológico <strong>de</strong> interesse da <strong>de</strong>fesa<br />
nacional;<br />
• programas econômicos.<br />
42
A classificação no grau ultra-secreto é <strong>de</strong><br />
competência das seguintes autorida<strong>de</strong>s:<br />
• Presi<strong>de</strong>nte da República;<br />
• Vice-Presi<strong>de</strong>nte da República;<br />
• Ministros <strong>de</strong> Estado e autorida<strong>de</strong>s com as<br />
mesmas prerrogativas;<br />
• Comandantes da Marinha, do Exército e da<br />
Aeronáutica; e Chefes <strong>de</strong> Missões Diplomáticas<br />
e Consulares permanentes no exterior.<br />
Decreto n°5.301 9/12/2004
OBS: OS DOCUMENTOS DE CARÁTER ULTRA-<br />
SECRETOS SÓ PODERÃO SER RECLASSIFICADOS<br />
OU DESCLASSIFICADOS MEDIANTE<br />
AUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE RESPONSÁVEL<br />
PELA SUA CLASSIFICAÇÃO.<br />
44
SECRETO; informações referentes:<br />
• a sistemas, instalações, programas, projetos,<br />
planos ou operações <strong>de</strong> interesse da <strong>de</strong>fesa<br />
nacional;<br />
• assuntos diplomáticos e <strong>de</strong> inteligência e a<br />
planos ou <strong>de</strong>talhes, programas ou instalações<br />
estratégicos.<br />
45
CONFIDENCIAL dados ou informações <strong>de</strong> interesse<br />
do Po<strong>de</strong>r Executivo e das partes, <strong>de</strong>vam ser <strong>de</strong><br />
conhecimento restrito e cuja revelação nãoautorizada<br />
possa frustrar seus objetivos ou<br />
acarretar danos a um individuo ou criar<br />
embaraços administrativos ex: assuntos<br />
referentes a pessoal, material,<br />
finanças,segurança da socieda<strong>de</strong> e do estado.<br />
46
RESERVADO dados ou informações cuja revelação<br />
não-autorizada possa comprometer:<br />
• planos, operações ou objetivos neles previstos<br />
ou referidos ex: Partes <strong>de</strong> planos, programas e<br />
projetos e suas respectivas or<strong>de</strong>ns <strong>de</strong> execução;<br />
cartas, fotografias aéreas e negativos.<br />
47
EXPEDIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE<br />
DOCUMENTOS SIGILOSOS<br />
48
• serão acondicionados em envelopes duplos;<br />
no envelope externo não constará qualquer<br />
indicação do grau <strong>de</strong> sigilo ou do teor do<br />
documento;<br />
• no envelope interno serão apostos o <strong>de</strong>stinatário<br />
e o grau <strong>de</strong> sigilo do documento, <strong>de</strong> modo a<br />
serem i<strong>de</strong>ntificados logo que removido o<br />
envelope externo;<br />
• o envelope interno será fechado, lacrado e<br />
expedido mediante recibo, que indicará,<br />
necessariamente, remetente, <strong>de</strong>stinatário e<br />
número ou outro indicativo que i<strong>de</strong>ntifique o<br />
documento.<br />
49
• sempre que o assunto for consi<strong>de</strong>rado <strong>de</strong><br />
interesse exclusivo do <strong>de</strong>stinatário, será inscrita<br />
a palavra pessoal no envelope contendo o<br />
documento sigiloso.<br />
• A expedição, condução e entrega <strong>de</strong> documento<br />
ultra-secreto, em princípio, será efetuada<br />
pessoalmente, por agente público autorizado,<br />
sendo vedada a sua postagem.<br />
• A expedição <strong>de</strong> documento secreto, confi<strong>de</strong>ncial<br />
ou reservado po<strong>de</strong>rá ser feita mediante serviço<br />
postal, com opção <strong>de</strong> registro, mensageiro<br />
oficialmente <strong>de</strong>signado, sistema <strong>de</strong> encomendas<br />
ou, se for o caso, mala diplomática.<br />
50
QUANTO AO ACESSO<br />
• Serão liberados à consulta pública os<br />
documentos que contenham informações<br />
pessoais, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> que previamente autorizada<br />
pelo titular ou por seus her<strong>de</strong>iros, naquilo que<br />
diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse<br />
particular ou do interesse coletivo ou geral,<br />
mediante requerimento ao órgão ou entida<strong>de</strong><br />
competente.<br />
51
• O acesso <strong>de</strong> visitas a áreas e instalações<br />
sigilosas será disciplinado por meio <strong>de</strong><br />
instruções especiais dos órgãos, entida<strong>de</strong>s ou<br />
instituições interessados.<br />
52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS<br />
53
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE<br />
ARQUIVOS<br />
• Levantamento <strong>de</strong> dados;<br />
• Análise dos dados coletados;<br />
• Planejamento;<br />
• Execução ou implantação e acompanhamento.<br />
54
CORRESPONDÊNCIAS<br />
È toda e qualquer forma <strong>de</strong> comunicação<br />
escrita que circula nos órgãos ou<br />
entida<strong>de</strong>s, á exceção dos processos.Ex:<br />
Externa<br />
Interna Interna<br />
Oficial<br />
Particular<br />
Recebida<br />
Expedida<br />
55
PROTOCOLO<br />
É o controle da tramitação <strong>de</strong> documentos da<br />
instituição.É uma ativida<strong>de</strong> típica da fase<br />
corrente.<br />
Ativida<strong>de</strong>s do setor <strong>de</strong> protocolo:<br />
• Recebimento e Classificação;<br />
• Registro e controle (autuação/<br />
movimentação);<br />
• Expedição(distribuição);<br />
56
ATIVIDADES DO PROTOCOLO<br />
Setor <strong>de</strong> recebimento e classificação<br />
1. Receber a correspondência;<br />
2. Separar a correspondência oficial da particular ;<br />
3. Distribuir a correspondência particular ;<br />
4. Separar a correspondência oficial <strong>de</strong> caráter ostensivo<br />
da <strong>de</strong> caráter sigiloso ;<br />
5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa;<br />
6. Abrir a correspondência ostensiva;<br />
7. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva<br />
verificando a existência <strong>de</strong> antece<strong>de</strong>ntes ;<br />
57
8. Requisitar ao Arquivo os antece<strong>de</strong>ntes. Se os<br />
antece<strong>de</strong>ntes não estiverem no Arquivo, o Setor <strong>de</strong><br />
Registro e Movimentação informará on<strong>de</strong> se encontram<br />
e os solicitará para ser feita a juntada;<br />
9. Interpretar e classificar a correspondência;<br />
10. Apor carimbo <strong>de</strong> protocolo no canto superior<br />
direito do documento ;<br />
11. Anotar abaixo do número e da data a primeira<br />
distribuição e o código <strong>de</strong> assunto, se for o caso ;<br />
12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha<br />
<strong>de</strong> protocolo;<br />
13. Encaminhar os papéis ao Setor <strong>de</strong> Registro e<br />
Movimentação .<br />
58
Setor <strong>de</strong> registro e controle<br />
1. Preparar a ficha <strong>de</strong> protocolo, em duas vias,<br />
anotando: número <strong>de</strong> protocolo, data <strong>de</strong> entrada,<br />
procedência, espécie, número e data do documento,<br />
código e resumo do assunto, primeira distribuição;<br />
2. Anexar a segunda via da ficha ao documento,<br />
encaminhando-o ao seu <strong>de</strong>stino, juntamente com os<br />
antece<strong>de</strong>ntes, após o registro e as anotações<br />
pertinentes nas respectivas fichas;<br />
3. Inscrever os dados constantes da ficha <strong>de</strong><br />
protocolo nas fichas <strong>de</strong> procedência e assunto,<br />
rearquivando-as em seguida ;<br />
59
4. Arquivar as fichas <strong>de</strong> protocolo em or<strong>de</strong>m<br />
numérica;<br />
5. Receber dos vários setores os documentos a<br />
serem redistribuídos, anotar nas respectivas<br />
fichas (numéricas) o novo <strong>de</strong>stino.<br />
6. Encaminhar os documentos aos respectivos<br />
<strong>de</strong>stinos, <strong>de</strong> acordo com <strong>de</strong>spacho <strong>de</strong> autorida<strong>de</strong><br />
competente<br />
60
Setor <strong>de</strong> Expedição<br />
1. Receber a correspondência<br />
2. Verificar se não faltam folhas ou anexos<br />
3. Numerar e completar a data, no original e nas<br />
cópias<br />
4. Separar o original da cópias<br />
5. Expedir o original com os anexos<br />
6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dos<br />
antece<strong>de</strong>ntes que lhes <strong>de</strong>ram origem, ao<br />
arquivo.<br />
61
ETAPAS:<br />
ARQUIVAMENTO(Na fase corrente)<br />
1. Inspeção;<br />
2. Análise;<br />
3. Or<strong>de</strong>nação;<br />
4. <strong>Arquivamento</strong>.<br />
62
• De consumo<br />
• Permanente<br />
MATERIAL DE ARQUIVO<br />
63
ESTRUTURA DA PASTA<br />
64
Tipos <strong>de</strong> pastas<br />
68
Tipos <strong>de</strong> Arquivos<br />
69
GESTÃO DE DOCUMENTOS<br />
É o controle <strong>de</strong> todo fluxo <strong>de</strong> documentos da<br />
instituição, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> a criação dos mesmo até sua<br />
<strong>de</strong>stinação final.<br />
70
Objetivos da gestão <strong>de</strong> documentos<br />
Assegurar, <strong>de</strong> forma eficiente, a produção,<br />
administração, manutenção e <strong>de</strong>stinação <strong>de</strong><br />
documentos.<br />
Garantir que a informação institucional esteja<br />
disponível quando e on<strong>de</strong> seja necessária à<br />
instituição e aos cidadãos.<br />
Assegurar a eliminação dos documentos que não<br />
tenham valor administrativo, fiscal, legal ou<br />
para a pesquisa científica.<br />
71
Assegurar o uso a<strong>de</strong>quado da micrográfica,<br />
processamento automatizado <strong>de</strong> dados e outras<br />
técnicas avançadas <strong>de</strong> gestão da informação.<br />
Contribuir para o acesso e preservação dos<br />
documentos que mereçam guarda permanente<br />
por seus valores histórico e científico.<br />
72
Etapas da gestão <strong>de</strong> documento<br />
• Produção;<br />
• Uso (tramitação, arquivamento e outros);<br />
• Avaliação e <strong>de</strong>stinação final (eliminação ou<br />
guarda permanente).<br />
73
Diagnóstico<br />
È analise <strong>de</strong>talhada do funcionamento do<br />
arquivo da instituição <strong>de</strong> forma a<br />
i<strong>de</strong>ntificar as falhas ou lacunas existentes.<br />
74
BENEFÍCIOS DO DIGNÓSTICO<br />
Otimização <strong>de</strong> processos <strong>de</strong> gerenciamento<br />
<strong>de</strong> documentos e arquivo;<br />
Garantia <strong>de</strong> uma eficiente e imediata<br />
recuperação da informação;<br />
Racionalização e padronização do material<br />
utilizado para arquivo;<br />
Racionalização tanto da produção<br />
documental quanto do espaço físico para<br />
armazenagem tanto em papel quanto<br />
eletronicamente;<br />
75
Redução do volume <strong>de</strong> documentos;<br />
Determinação <strong>de</strong> prazos <strong>de</strong> valida<strong>de</strong> dos<br />
documentos;<br />
Economia <strong>de</strong> custos com espaço, tempo e<br />
equipamento;<br />
Mudança <strong>de</strong> foco para implementação <strong>de</strong><br />
novas metodologias <strong>de</strong> gestão <strong>de</strong><br />
documentos e arquivo.<br />
76
GED<br />
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO<br />
• É O PROCESSO DE CONVERTER DOCUMENTOS EM<br />
SUPORTE PAPEL OU MICROFILME PARA UM<br />
FORMATO ELETRÔNICO.<br />
77
PAPEL<br />
• Figura <strong>de</strong><br />
uma<br />
pagina<br />
SCANNER<br />
SOFTWARE<br />
• Converte<br />
• Armazena<br />
a imagem • Recupera<br />
• Visualiza<br />
78
MICROFILMAGEM<br />
79
É uma técnica que permite criar uma<br />
cópia do documento em formato micro<br />
gráfico ou microficha.O microfilme é<br />
uma imagem reduzida da forma maior: é<br />
por tanto o tamanho<br />
extraordinariamente reduzido da<br />
imagem <strong>de</strong> um documento qualquer.<br />
80
BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM<br />
Valor legal;<br />
Acesso fácil e rápido;<br />
Segurança;<br />
Garantia <strong>de</strong> confi<strong>de</strong>ncialida<strong>de</strong> das<br />
informações;<br />
Durabilida<strong>de</strong>;<br />
Redução sensível <strong>de</strong> espaço.<br />
81
MICROFILMAGEM<br />
DE SUBSTITUIÇÃO<br />
DE DE PRESERVAÇÃO<br />
DE SEGURANÇA<br />
82
CÓPIA DE SEGURANÇA<br />
DUPLICATAS<br />
OU<br />
BACKUP<br />
83
TABELA<br />
84
Tipos <strong>de</strong> filmes<br />
85
Microfilmadoras<br />
86
Leitoras <strong>de</strong> microfilmes<br />
87
Caixa Forte<br />
88
SINAR<br />
CONARQ<br />
SIAR-DF<br />
90
Conservação e Restauração <strong>de</strong><br />
documentos<br />
91
• Agentes externos:<br />
Químicos: poluição, poeira, tintas.<br />
Físicos:luminosida<strong>de</strong>, umida<strong>de</strong>, temperatura.<br />
Biológicos:insetos,microorganismos,roedores,o<br />
homem.<br />
92
EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL<br />
93
TEMPERATURA E UMIDADE<br />
LUZ<br />
POLUENTES E POEIRA<br />
AGENTES BIOLOGICOS<br />
DESASTRES DESASTRES NATURAIS OU CAUSADOS<br />
PELO HOMEM<br />
95
Papel<br />
96
Principais operações <strong>de</strong> conservação e<br />
restauração<br />
Desinfecção<br />
Limpeza<br />
Alisamento<br />
Banho Banho <strong>de</strong> gelatina ou cola<br />
Tecido com pasta <strong>de</strong> amido<br />
Silking<br />
Laminação<br />
- Mecânica ou Manual<br />
Encapsulação<br />
97
100
101
102
TIPOS DE ARQUIVAMENTO<br />
• Horizontal: Os documentos ou fichas são<br />
colocados uns sobre os outros e<br />
arquivados em caixas, estantes ex:<br />
arquivos permanentes, mapas, plantas e<br />
<strong>de</strong>senhos.<br />
103
• Vertical: Os documentos ou fichas são<br />
dispostos uns atrás dos outros,<br />
permitindo sua rápida consulta ex:<br />
arquivo corrente.<br />
104
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO<br />
• Sistema direto é aquele em que a busca<br />
é feita diretamente sem a necessida<strong>de</strong> <strong>de</strong><br />
se consultar um índice<br />
• Sistema indireto é aquele em que, para<br />
se localizar o documento, é preciso antes<br />
consultar um índice ou um código.<br />
105
BÁSICOS:<br />
ALFABÉTICOS<br />
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO<br />
GEOGRÁFICOS<br />
NUMÉRICOS:<br />
-SIMPLES<br />
-CRONOLÓGICO<br />
-DÍGITO-TERMINAL<br />
IDEOGRÁFICOS<br />
-ALFABÉTICOS: ENCICLOPÉDICO E DICIONÁRIO<br />
-NUMÉRICOS: DUPLEX E DECIMAL<br />
106
PADRONIZADOS:<br />
VARIADEX<br />
AUTOMÁTICO<br />
SOUNDEX<br />
MNEMÔNICO<br />
ALFANUMÉRICO<br />
107