Noções de Arquivamento e Procedimentos Adiministrativos - ALUB

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO
E
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
1

O QUE É ARQUIVOLOGIA?
É o ramo da ciência destinada ao estudo da
natureza dos arquivos, das teorias, dos
métodos e técnicas a serem observados na
implantação, organização, desenvolvimento
e utilização dos documentos e das
informações.
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Noções de Arquivamento
Órgãos de Documentação
• Arquivo: É o conjunto organizado de
documentos produzidos ou recebidos pela
instituição ao longo de suas atividades.
•Biblioteca: Conjunto de material impresso e
não impresso disposto ordenadamente para
estudo e consulta.
• Museu: É o lugar destinado ao estudo, à
reunião e à exposição de peças e obras de
valor, representativas dos diferentes campos
de conhecimento humano.
Lei 8.159, de 08/01/1991

Princípios da Arquivologia
Princípio da Proveniência:
Arquivos originários de uma instituição
ou de uma pessoa devem manter a
respectiva individualidade, dentro de seu
contexto orgânico de produção, não
devendo ser mesclados a outros de
origem distinta distinta.
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Princípio da Organicidade:
é a qualidade segundo a qual os arquivos
espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade produtora/
acumuladora em suas relações internas e
externas externas.
5

Princípio da Unicidade:
forma, forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em
que foram produzidos.
6

Princípio da Invisibilidade ou integridade:
Os Os fundos de arquivo devem ser
preservados sem dispersão, mutilação,
alienação, destruição não autorizada ou
adição indevida.
7

Princípio da cumulatividade:
O arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica.
8

Princìpio do respeito á ordem original:
O arquivo deve conservar o arranjo dado
pela entidade produtora.
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Conceitos básicos:
•Informação: Idéia, conhecimento.
• Suporte: Todo e qualquer meio físico
utilizado para registrar a informação. Ex:
papel, CD, VHS, DVD.
• Documento: Informação registrada em
qualquer tipo de suporte. Ex: livro,
relatório, certidão, memorando.
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Características dos documentos
• Forma: é o estágio de preparação e
transmissão do documento de arquivo e
passa por três formas diferentes:
1. Rascunho(minuta);
2. Original;
3. Cópia.
• Formato: é a configuração física do
documento, de acordo com a natureza e o
modo como foi confeccionado.
Ex: Papel = cartão,ficha,livro,folha,
folder, cartaz.
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• Espécie: é a definição do aspecto
formal, da forma como as informações são
distribuídas no documento e da aplicação
a que este documento se destina.Ex:
ofícios, certidões, atestados, atas,
contratos, declarações.
• Tipologias ou tipo: É a soma da
espécie documental com a
atividade(finalidade) a que o documento se
destina.
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EXEMPLO:
Espécie Atividade Tipo ou tipologia
Contrato Aluguel Contrato de
aluguel
Declaração Imposto de renda Declaração de
imposto de renda
Memorando Apresentação de Memorando de
servidor apresentação de
servidor
Nota Promissória Nota promissória
Ata Reunião Ata de reunião
Relatório Atividades Relatório de
atividades
Requerimento Férias Requerimento de
férias
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GÊNERO DOS DOCUMENTOS
O documento é classificado de acordo com
a forma que a informação foi registrada.
Assim, o documento pode ser classificado
em um ou mais gênero.Ex:
Textuais ou escritos;
Iconográficos;
Iconográficos;
Filmográficos;
Sonoro;
Informáticos ou digitais;
Cartográficos;
Fotográficos;
Micrográficos.
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TIPOS DE ARQUIVOS
Quanto às entidades mantenedoras:
• Públicos: Formado por documentos
provenientes de órgãos federais, estaduais,
distritais ou municipais, mantidos por
instituição pública.Ex.: Arquivo Nacional,
Arquivos públicos dos municípios, etc.
• Privados: Constituído por documentos de
instituições particulares (comerciais,
industriais e pessoais) e mantidos por
instituições privadas.
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Quanto à natureza dos documentos:
• Especiais: Guardam documentos de
determinados tipos ou suporte.
• Especializados: Guardam documentos de
determinados assuntos específicos.
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Quanto á extensão de sua localização:
• Setoriais: São aqueles estabelecidos
junto aos órgãos operacionais,cumprindo
funções de arquivo corrente. Ex.: Arquivo
do Departamento de Pessoal.
•Central ou geral: São os que se destinam
receber os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos e
instituições, centralizando, por tanto, as
atividades de arquivo corrente.
17

Quanto aos valores dos documentos:
• Primários(administrativo): É o valor que o
documento apresenta para o funcionamento de
atividades realizadas pela instituição.Todo
documento
perde.
nasce com esse valor e depois o
É o valor temporário e estará presente nas fases
corrente e intermediária.
• Secundário(histórico): É o valor que o
documento apresenta para história da
instituição.É o valor definitivo(dura para
sempre)e nem todo documento o apresentará
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Quanto ao seu estágio de evolução
• CORRENTE:
-É a fase em que os documentos são
criados;
-Nesta fase os documentos tramitam
bastantes e são muito consultados;
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LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
CORRENTES
Devem ser localizados junto aos órgãos
produtores nos próprios escritórios ou próximos
a eles, a fim de facilitar o acesso aos
documentos.
20

ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO
CORRENTES
O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).
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ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE
• PROTOCOLO
• EXPEDIÇÃO
• ARQUIVAMENTO
• EMPRESTIMO
• CONSULTA
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DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA
ARQUIVO CORRENTE
1 Idade;
Setorial;
Administrativo;
Ativo; Ativo;
De movimento;
Em curso;
Núcleos de arquivo;
1ª fase.
23

• INTERMEDIÁRIA:
-É a fase em que os documentos ainda
têm valor administrativo mas são pouco
consultados.
-Nesta fase, os documentos aguardam
sua destinação final(eliminação ou guarda
permanente).
24

LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
INTERMEDIÁRIOS
Devem estar em locais afastados dos órgãos que
produziram ou receberam os documentos.
25

ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO
O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).
O acesso aos documentos pelo publico apenas
quando a sua fonte geradora autorizar.
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DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
2 Idade;
Pré-arquivo;
Records Centers;
Semi-ativo;
Limbo ou Purgatório;
Temporário;
Transitório;
2 Fase
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• PERMANENTE:
-É a fase em que os documentos já
perderam seu valor administrativo e são
guardados pelo seu valor histórico;
-Os documentos desta fase jamais serão
eliminados.
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LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
PERMANENTES
Os pesquisadores são o seu principal publico.
Por essa razão, devem estar localizados junto
aos centros culturais ou próximos as
universidades.
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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO
PERMANENTE
O acesso é liberado ao público sem restrições
devido ao seu valor secundário.
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ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE
• DESTINAÇÃO
• ARRANJO
• DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO
• CONSERVAÇÃO
• REFERÊNCIA
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DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA
ARQUIVO PERMANENTE
3 Idade;
Nacional ou Histórico;
De De custódia;
Inativo;
Estático;
Definitivo;
Final;
3 Fase.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Arquivo
Corrente
Massa
documental:
100%
Guarda: média
5 anos
Acesso restrito ao
órgão de origem
Transferência
Recolhimento
Arquivo Intermediário
Massa documental:
50%
Guarda: média
50 anos
Acesso restrito ao
órgão de origem
Recolhimento
Arquivo
Permanente
Massa
documental:
10%
Guarda:
permanente
Acesso Público
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TABELA DE TEMPORALIDADE
É o instrumento que define o prazo de
guarda(tempo que o documento será
guardado nas fases corrente e
intermediária) bem como a destinação
final dos documentos (eliminação ou
guarda permanente).
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CODIGO ASSUNTO CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL
005 TERMO DE POSSE 5 ANOS 95 ANOS ELIMINAÇÃO
010 Organização
funcionamento
Normas,
regulamentações
diretrizes.
e
010.1 Requisição de
material
023 REGIMENTO
INTERNO
5 ANOS 5 ANOS PERMANENTE
5 ANOS ................. ELIMINAÇAO
ENQUANTO
VIGORAR
................. PERMANENTE
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Avaliação de Documentos
É o processo em que são estabelecidos
prazos de guarda nas fases correntes e
intermediária, bem como a destinação
final dos documentos da
instituições(eliminação ou guarda
permanente).Na prática é o ato de se
criar a tabela de temporalidade,
realizado pela comissão permanente de
avaliação de documentos.
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a
Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes
técnicas integradas por:
• Arquivista ou responsável pela guardados
documentos;
• Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura
e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o
setor responsável pela guarda dos documentos;
• Profissionais da área jurídica;
• Profissionais da área financeira;
• Profissionais ligados ao campo de conhecimento
de que tratam os documentos, objeto de
avaliação(historiador, economista,
Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc.).
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Grau de sigilo
• Ostensivo é o documento cuja divulgação
não prejudica a administração.
• Sigilosos são os documentos que, por sua
natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, por isso, requerem medidas
especiais de guarda para sua custódia e
divulgação.
Decreto n. 4.553, de 27/12/2002
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Grau de
sigilo
Natureza do assunto
Documentos
sigilosos
Documentos
sem grau de
sigilo
Ultrasecreto
secreto
confidencial
reservado
Ostensivo
ou
Ordinário
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GRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDO
ULTRA-SECRETO MÁXIMO DE 30 ANOS/+30 Acarreta dano
excepcionalmente
grave à segurança da
sociedade e do estado
SECRETO MÁXIMO DE 20 ANOS/+20 Acarreta dano grave à
segurança da sociedade
e do estado
CONFIDENCIAL MÁXIMO DE 10 ANOS/+10 Acarreta dano à
segurança da sociedade
e do estado
RESERVADO MÁXIMO DE 5 ANOS/+5 Revelação não
autorizada de dados
podem comprometer
planos,operações ou
objetivos neles previstos
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• A classificação classificação é a atribuição do grau
de sigilo.
• A reclassificação reclassificação é a alteração do grau
de sigilo.
• A desclassificação desclassificação é a retirada do grau
de sigilo.
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Classificação
ULTRA-SECRETO; informações referentes à:
• soberania e à integridade territorial nacionais,
a planos e operações militares;
• às relações internacionais do País;
• projetos de pesquisa e desenvolvimento
científico e tecnológico de interesse da defesa
nacional;
• programas econômicos.
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A classificação no grau ultra-secreto é de
competência das seguintes autoridades:
• Presidente da República;
• Vice-Presidente da República;
• Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas;
• Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e Chefes de Missões Diplomáticas
e Consulares permanentes no exterior.
Decreto n°5.301 9/12/2004

OBS: OS DOCUMENTOS DE CARÁTER ULTRA-
SECRETOS SÓ PODERÃO SER RECLASSIFICADOS
OU DESCLASSIFICADOS MEDIANTE
AUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE RESPONSÁVEL
PELA SUA CLASSIFICAÇÃO.
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SECRETO; informações referentes:
• a sistemas, instalações, programas, projetos,
planos ou operações de interesse da defesa
nacional;
• assuntos diplomáticos e de inteligência e a
planos ou detalhes, programas ou instalações
estratégicos.
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CONFIDENCIAL dados ou informações de interesse
do Poder Executivo e das partes, devam ser de
conhecimento restrito e cuja revelação nãoautorizada
possa frustrar seus objetivos ou
acarretar danos a um individuo ou criar
embaraços administrativos ex: assuntos
referentes a pessoal, material,
finanças,segurança da sociedade e do estado.
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RESERVADO dados ou informações cuja revelação
não-autorizada possa comprometer:
• planos, operações ou objetivos neles previstos
ou referidos ex: Partes de planos, programas e
projetos e suas respectivas ordens de execução;
cartas, fotografias aéreas e negativos.
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EXPEDIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE
DOCUMENTOS SIGILOSOS
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• serão acondicionados em envelopes duplos;
no envelope externo não constará qualquer
indicação do grau de sigilo ou do teor do
documento;
• no envelope interno serão apostos o destinatário
e o grau de sigilo do documento, de modo a
serem identificados logo que removido o
envelope externo;
• o envelope interno será fechado, lacrado e
expedido mediante recibo, que indicará,
necessariamente, remetente, destinatário e
número ou outro indicativo que identifique o
documento.
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• sempre que o assunto for considerado de
interesse exclusivo do destinatário, será inscrita
a palavra pessoal no envelope contendo o
documento sigiloso.
• A expedição, condução e entrega de documento
ultra-secreto, em princípio, será efetuada
pessoalmente, por agente público autorizado,
sendo vedada a sua postagem.
• A expedição de documento secreto, confidencial
ou reservado poderá ser feita mediante serviço
postal, com opção de registro, mensageiro
oficialmente designado, sistema de encomendas
ou, se for o caso, mala diplomática.
50

QUANTO AO ACESSO
• Serão liberados à consulta pública os
documentos que contenham informações
pessoais, desde que previamente autorizada
pelo titular ou por seus herdeiros, naquilo que
diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse
particular ou do interesse coletivo ou geral,
mediante requerimento ao órgão ou entidade
competente.
51

• O acesso de visitas a áreas e instalações
sigilosas será disciplinado por meio de
instruções especiais dos órgãos, entidades ou
instituições interessados.
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
53

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE
ARQUIVOS
• Levantamento de dados;
• Análise dos dados coletados;
• Planejamento;
• Execução ou implantação e acompanhamento.
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CORRESPONDÊNCIAS
È toda e qualquer forma de comunicação
escrita que circula nos órgãos ou
entidades, á exceção dos processos.Ex:
Externa
Interna Interna
Oficial
Particular
Recebida
Expedida
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PROTOCOLO
É o controle da tramitação de documentos da
instituição.É uma atividade típica da fase
corrente.
Atividades do setor de protocolo:
• Recebimento e Classificação;
• Registro e controle (autuação/
movimentação);
• Expedição(distribuição);
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ATIVIDADES DO PROTOCOLO
Setor de recebimento e classificação
1. Receber a correspondência;
2. Separar a correspondência oficial da particular ;
3. Distribuir a correspondência particular ;
4. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo
da de caráter sigiloso ;
5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa;
6. Abrir a correspondência ostensiva;
7. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva
verificando a existência de antecedentes ;
57

8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os
antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de
Registro e Movimentação informará onde se encontram
e os solicitará para ser feita a juntada;
9. Interpretar e classificar a correspondência;
10. Apor carimbo de protocolo no canto superior
direito do documento ;
11. Anotar abaixo do número e da data a primeira
distribuição e o código de assunto, se for o caso ;
12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha
de protocolo;
13. Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e
Movimentação .
58

Setor de registro e controle
1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
anotando: número de protocolo, data de entrada,
procedência, espécie, número e data do documento,
código e resumo do assunto, primeira distribuição;
2. Anexar a segunda via da ficha ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os
antecedentes, após o registro e as anotações
pertinentes nas respectivas fichas;
3. Inscrever os dados constantes da ficha de
protocolo nas fichas de procedência e assunto,
rearquivando-as em seguida ;
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4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem
numérica;
5. Receber dos vários setores os documentos a
serem redistribuídos, anotar nas respectivas
fichas (numéricas) o novo destino.
6. Encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente
60

Setor de Expedição
1. Receber a correspondência
2. Verificar se não faltam folhas ou anexos
3. Numerar e completar a data, no original e nas
cópias
4. Separar o original da cópias
5. Expedir o original com os anexos
6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo.
61

ETAPAS:
ARQUIVAMENTO(Na fase corrente)
1. Inspeção;
2. Análise;
3. Ordenação;
4. Arquivamento.
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• De consumo
• Permanente
MATERIAL DE ARQUIVO
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ESTRUTURA DA PASTA
64

Tipos de pastas
68

Tipos de Arquivos
69

GESTÃO DE DOCUMENTOS
É o controle de todo fluxo de documentos da
instituição, desde a criação dos mesmo até sua
destinação final.
70

Objetivos da gestão de documentos
Assegurar, de forma eficiente, a produção,
administração, manutenção e destinação de
documentos.
Garantir que a informação institucional esteja
disponível quando e onde seja necessária à
instituição e aos cidadãos.
Assegurar a eliminação dos documentos que não
tenham valor administrativo, fiscal, legal ou
para a pesquisa científica.
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Assegurar o uso adequado da micrográfica,
processamento automatizado de dados e outras
técnicas avançadas de gestão da informação.
Contribuir para o acesso e preservação dos
documentos que mereçam guarda permanente
por seus valores histórico e científico.
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Etapas da gestão de documento
• Produção;
• Uso (tramitação, arquivamento e outros);
• Avaliação e destinação final (eliminação ou
guarda permanente).
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Diagnóstico
È analise detalhada do funcionamento do
arquivo da instituição de forma a
identificar as falhas ou lacunas existentes.
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BENEFÍCIOS DO DIGNÓSTICO
Otimização de processos de gerenciamento
de documentos e arquivo;
Garantia de uma eficiente e imediata
recuperação da informação;
Racionalização e padronização do material
utilizado para arquivo;
Racionalização tanto da produção
documental quanto do espaço físico para
armazenagem tanto em papel quanto
eletronicamente;
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Redução do volume de documentos;
Determinação de prazos de validade dos
documentos;
Economia de custos com espaço, tempo e
equipamento;
Mudança de foco para implementação de
novas metodologias de gestão de
documentos e arquivo.
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GED
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO
• É O PROCESSO DE CONVERTER DOCUMENTOS EM
SUPORTE PAPEL OU MICROFILME PARA UM
FORMATO ELETRÔNICO.
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PAPEL
• Figura de
uma
pagina
SCANNER
SOFTWARE
• Converte
• Armazena
a imagem • Recupera
• Visualiza
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MICROFILMAGEM
79

É uma técnica que permite criar uma
cópia do documento em formato micro
gráfico ou microficha.O microfilme é
uma imagem reduzida da forma maior: é
por tanto o tamanho
extraordinariamente reduzido da
imagem de um documento qualquer.
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BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM
Valor legal;
Acesso fácil e rápido;
Segurança;
Garantia de confidencialidade das
informações;
Durabilidade;
Redução sensível de espaço.
81

MICROFILMAGEM
DE SUBSTITUIÇÃO
DE DE PRESERVAÇÃO
DE SEGURANÇA
82

CÓPIA DE SEGURANÇA
DUPLICATAS
OU
BACKUP
83

TABELA
84

Tipos de filmes
85

Microfilmadoras
86

Leitoras de microfilmes
87

Caixa Forte
88

SINAR
CONARQ
SIAR-DF
90

Conservação e Restauração de
documentos
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• Agentes externos:
Químicos: poluição, poeira, tintas.
Físicos:luminosidade, umidade, temperatura.
Biológicos:insetos,microorganismos,roedores,o
homem.
92

EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL
93

TEMPERATURA E UMIDADE
LUZ
POLUENTES E POEIRA
AGENTES BIOLOGICOS
DESASTRES DESASTRES NATURAIS OU CAUSADOS
PELO HOMEM
95

Papel
96

Principais operações de conservação e
restauração
Desinfecção
Limpeza
Alisamento
Banho Banho de gelatina ou cola
Tecido com pasta de amido
Silking
Laminação
- Mecânica ou Manual
Encapsulação
97

100

101

102

TIPOS DE ARQUIVAMENTO
• Horizontal: Os documentos ou fichas são
colocados uns sobre os outros e
arquivados em caixas, estantes ex:
arquivos permanentes, mapas, plantas e
desenhos.
103

• Vertical: Os documentos ou fichas são
dispostos uns atrás dos outros,
permitindo sua rápida consulta ex:
arquivo corrente.
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SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
• Sistema direto é aquele em que a busca
é feita diretamente sem a necessidade de
se consultar um índice
• Sistema indireto é aquele em que, para
se localizar o documento, é preciso antes
consultar um índice ou um código.
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BÁSICOS:
ALFABÉTICOS
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
GEOGRÁFICOS
NUMÉRICOS:
-SIMPLES
-CRONOLÓGICO
-DÍGITO-TERMINAL
IDEOGRÁFICOS
-ALFABÉTICOS: ENCICLOPÉDICO E DICIONÁRIO
-NUMÉRICOS: DUPLEX E DECIMAL
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PADRONIZADOS:
VARIADEX
AUTOMÁTICO
SOUNDEX
MNEMÔNICO
ALFANUMÉRICO
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