Manual de Cerimonial do MPF, de 2008 - Procuradoria Geral da ...

A elaboração do convite é a parte mais
simples e objetiva do planejamento de um
evento, apesar das dezenas de regras e
detalhes criados por livros de etiqueta. A
norma reza que, quando se convida uma
autoridade, deve-se fazê-lo por ofício, mas
esse procedimento está em desuso e a maioria
dos órgãos tem preferido emitir convites
impressos. Na PGR, envia-se ofício-convite
apenas para aquelas autoridades que vão
compor a mesa de honra ou que vão fazer
uso da palavra durante a solenidade ou são
palestrantes, mas mesmo assim envia-se o
convite impresso em anexo. O objetivo do
ofício-convite é justamente informar detalhes
sobre o evento, que só são pertinentes aos
convidados que estejam inseridos na ordem
do dia.
Em condições ideais, o prazo correto para se
enviar um convite formal para autoridades é de
30 dias, tendo em vista a grande quantidade de
convites que recebem diariamente. Na prática,
porém, não é sempre que o cerimonial recebe
as informações sobre a solenidade ou a lista de
convidados em tempo hábil de cumprir o prazo
acima. Muitas vezes uma cerimônia importante
é marcada de uma semana para outra. Por isso,
o prazo de 10 a 15 dias para convites formais é
considerado aceitável, assim como o de cinco a
oito dias, para os menos formais.