Operações técnicas e formalidades do ciclo vital da ... - DGAJ
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<strong>Operações</strong> <strong>técnicas</strong> e <strong>formali<strong>da</strong>des</strong> <strong>do</strong> <strong>ciclo</strong> <strong>vital</strong> <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação judicial: a incorporação<br />
em arquivo distrital e a eliminação de <strong>do</strong>cumentos<br />
Com o objetivo de salvaguar<strong>da</strong>r a <strong>do</strong>cumentação judicial e de estabilizar a sua extensão ou, pelo<br />
menos, de manter sob controlo o seu crescimento, devem os arquivos <strong>do</strong>s tribunais, fin<strong>do</strong>s os<br />
prazos de conservação administrativa fixa<strong>do</strong>s na Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro,<br />
proceder: (i) à remessa, para arquivo distrital, <strong>do</strong>s processos e demais <strong>do</strong>cumentos com valor<br />
relevante <strong>do</strong> ponto de vista <strong>da</strong> salvaguar<strong>da</strong> <strong>do</strong>s direitos <strong>do</strong>s ci<strong>da</strong>dãos e <strong>do</strong> Esta<strong>do</strong> ou <strong>do</strong> ponto de<br />
vista <strong>da</strong> investigação científica; (ii) à eliminação <strong>do</strong>s restantes processos e <strong>do</strong>cumentos.<br />
Estas operações arquivísticas, regula<strong>da</strong>s no diploma atrás referi<strong>do</strong>, deverão ser acompanha<strong>da</strong>s <strong>da</strong><br />
produção de uma guia de remessa e auto de entrega, no caso <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação a incorporar nos<br />
arquivos distritais e de uma relação de eliminação e auto de eliminação, no caso <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação<br />
a eliminar. Detenhamo-nos um pouco em ca<strong>da</strong> uma destas operações e nas <strong>formali<strong>da</strong>des</strong> que lhes<br />
estão associa<strong>da</strong>s, com o intuito de as promover e, assim, fazer face à hipertrofia <strong>do</strong>cumental que<br />
se assinala em grande número de arquivos judiciais, com to<strong>da</strong>s as suas indesejáveis<br />
consequências.<br />
1.Remessas para arquivo distrital<br />
Decorri<strong>do</strong>s os prazos de conservação administrativa fixa<strong>do</strong>s nas tabelas de seleção anexas à<br />
Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, deverão ser remeti<strong>do</strong>s para arquivo definitivo os<br />
<strong>do</strong>cumentos que, de acor<strong>do</strong> com aquelas tabelas, se considerem de conservação permanente (Cf.:<br />
nº 1 <strong>do</strong> artº 7º).<br />
Nos termos <strong>do</strong> nº 2 <strong>do</strong> cita<strong>do</strong> artº 7º, o arquivo definitivo <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação judicial é o arquivo<br />
distrital referente ao distrito administrativo onde se localiza o tribunal ou a Torre <strong>do</strong> Tombo.<br />
1.1.Formali<strong>da</strong>des <strong>da</strong>s remessas<br />
As remessas para arquivo definitivo (i.é., arquivo distrital) são acompanha<strong>da</strong>s por um auto de<br />
entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa destina<strong>da</strong> à identificação e<br />
controlo <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação envia<strong>da</strong> (cf.: nº 1 <strong>do</strong> artº 8º).<br />
1.1.1. Auto de entrega<br />
Do auto, feito em duplica<strong>do</strong> - uma via para o serviço produtor outra para o serviço de destino -,<br />
deverão constar:<br />
a) a <strong>da</strong>ta;<br />
b) a designação <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de destinatária;<br />
c) o nome e cargo <strong>do</strong> responsável <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de remetente;<br />
d) o nome e cargo <strong>do</strong> responsável <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de destinatária;<br />
e) o diploma legal que autoriza o ato;<br />
f) a natureza <strong>do</strong> ato;<br />
g) a identificação <strong>da</strong> proveniência <strong>do</strong> conjunto <strong>do</strong>cumental;<br />
h) a referência à guia de remessa em anexo;<br />
i) as assinaturas <strong>do</strong>s responsáveis designa<strong>do</strong>s em c) e d).<br />
É exemplo desse auto de entrega o nº 1 <strong>do</strong> anexo II <strong>da</strong> Portaria que, na rubrica Formulários, se<br />
reproduz.<br />
1.1.2. Guia de remessa
A guia de remessa, feita em duplica<strong>do</strong> ou em triplica<strong>do</strong>, consoante o acor<strong>da</strong><strong>do</strong> com o arquivo<br />
distrital - uma via para o serviço produtor <strong>do</strong>s <strong>do</strong>cumentos, a(s) outra(s) via(s) para o serviço<br />
recetor -, deverá contemplar os elementos informativos constantes <strong>do</strong> nº 2 <strong>do</strong> anexo II <strong>da</strong> Portaria,<br />
a saber:<br />
a) enti<strong>da</strong>de remetente;<br />
b) número <strong>da</strong> remessa;<br />
c) <strong>da</strong>ta <strong>da</strong> remessa;<br />
d) responsável pela remessa;<br />
e) enti<strong>da</strong>de destinatária;<br />
f) número <strong>da</strong> receção;<br />
g) <strong>da</strong>ta <strong>da</strong> receção;<br />
h) responsável pela receção;<br />
i) número total e tipo de uni<strong>da</strong>des de instalação a remeter (maços, caixas, livros,<br />
pastas, capas...);<br />
j) dimensão total <strong>da</strong> remessa;<br />
k) fun<strong>do</strong> ou núcleo <strong>do</strong>cumental a remeter (ex.: Tribunal de...);<br />
l) designação <strong>da</strong> subuni<strong>da</strong>de orgânico-funcional (ex.: juízo ou vara e secção);<br />
m) série <strong>do</strong>cumental;<br />
n) número de referência <strong>da</strong>s tabelas de seleção;<br />
o) <strong>da</strong>tas extremas;<br />
p) suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte<br />
que não o papel);<br />
q) número e tipo de uni<strong>da</strong>des de instalação referentes à série;<br />
r) dimensão <strong>da</strong> série;<br />
s) referência a ca<strong>da</strong> uni<strong>da</strong>de de instalação, com indicação <strong>do</strong> nº atribuí<strong>do</strong> a ca<strong>da</strong> uma<br />
para efeitos de controlo <strong>da</strong> remessa, e descrição <strong>do</strong> seu conteú<strong>do</strong>, atentas as<br />
necessi<strong>da</strong>des de informação <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de de produtora e <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de destinatária;<br />
t) referências <strong>do</strong> arquivo (elementos que permitem a ulterior recuperação <strong>do</strong> processo<br />
ou <strong>da</strong> uni<strong>da</strong>de de instalação no arquivo).<br />
Ten<strong>do</strong> por base aqueles elementos informativos é possível produzir diferentes modelos de guias<br />
de remessa, consoante o sistema de arquivo <strong>do</strong> tribunal e, como referi<strong>do</strong> em s), as necessi<strong>da</strong>des<br />
de informação <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de produtora e <strong>da</strong> enti<strong>da</strong>de destinatária.<br />
A aplicação Habilus assegura a elaboração deste instrumento de descrição para os processos<br />
nasci<strong>do</strong>s na aplicação e que, a seu tempo, deverão <strong>da</strong>r entra<strong>da</strong> no arquivo distrital respetivo. Para<br />
os processos antigos e em particular para os arquivos judiciais marca<strong>do</strong>s pela acumulação<br />
<strong>do</strong>cumental, a produção desta guia de remessa pode, na ausência de outro instrumento, ser<br />
assegura<strong>da</strong> por uma simples tabela, apresentan<strong>do</strong>-se na rubrica Formulários um formato possível<br />
a partir <strong>do</strong> qual outros se podem construir em função <strong>da</strong>s necessi<strong>da</strong>des locais.<br />
2. Eliminação de <strong>do</strong>cumentos judiciais<br />
Após a prescrição <strong>do</strong>s prazos de conservação administrativa, consigna<strong>do</strong>s nas tabelas constantes<br />
<strong>do</strong> anexo I <strong>da</strong> Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, <strong>do</strong>cumentos há que, nos termos <strong>do</strong> mesmo<br />
diploma, podem ser elimina<strong>do</strong>s por não se lhes reconhecer qualquer outro valor que justifique a<br />
sua conservação.
A eliminação de <strong>do</strong>cumentos que não estejam menciona<strong>do</strong>s nas tabelas de seleção é<br />
obrigatoriamente precedi<strong>da</strong> de parecer favorável <strong>do</strong> órgão coordena<strong>do</strong>r <strong>da</strong> política arquivística<br />
nacional, o Instituto <strong>do</strong>s Arquivos Nacionais/Torre <strong>do</strong> Tombo. (cf.: nº 2 <strong>do</strong> artº 9º).<br />
A decisão sobre o mo<strong>do</strong> de eliminar os <strong>do</strong>cumentos, deven<strong>do</strong> ter em conta critérios de<br />
confidenciali<strong>da</strong>de e de racionali<strong>da</strong>de de meios e custos, cabe ao secretário de justiça (cf.: nº 4 <strong>do</strong><br />
artº 9º). Os processos mais comuns de efetuar a eliminação de <strong>do</strong>cumentos são a maceração e o<br />
corte manual ou com o recurso a máquinas. Sem prejuízo <strong>da</strong> confidenciali<strong>da</strong>de <strong>da</strong> informação,<br />
deverá ser seleciona<strong>do</strong> um processo que não agri<strong>da</strong> o Ambiente, ou seja, que permita a<br />
reciclagem <strong>do</strong> papel.<br />
Quan<strong>do</strong> na eliminação de <strong>do</strong>cumentos se recorrer à ven<strong>da</strong> <strong>do</strong> papel esta deverá: (i) decorrer de<br />
mo<strong>do</strong> a salvaguar<strong>da</strong>r a confidenciali<strong>da</strong>de <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação; (ii) a receita obti<strong>da</strong> com a ven<strong>da</strong> <strong>do</strong><br />
papel ser deposita<strong>da</strong> à ordem <strong>do</strong> Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial <strong>do</strong> Ministério <strong>da</strong><br />
Justiça, e (iii) deve a<strong>do</strong>tar procedimentos que satisfaçam os princípios <strong>da</strong> transparência, <strong>da</strong><br />
igual<strong>da</strong>de e <strong>da</strong> concorrência, de acor<strong>do</strong> com o disposto no nº 4, <strong>do</strong> artº 1º, <strong>do</strong> Código <strong>do</strong>s<br />
Contratos Públicos, aprova<strong>do</strong> pelo DL nº 18/2008, de 29 de Janeiro.<br />
2.1. Formali<strong>da</strong>des <strong>da</strong> eliminação<br />
Constituin<strong>do</strong> um ato de abate patrimonial, a eliminação de <strong>do</strong>cumentos deverá ficar regista<strong>da</strong> em<br />
auto de eliminação, que dela fará prova <strong>do</strong>cumental, e deverá conter em anexo uma relação, <strong>da</strong><br />
responsabili<strong>da</strong>de <strong>do</strong> secretário de justiça, com os <strong>do</strong>cumentos e processos objeto de eliminação<br />
(cf.: alínea a <strong>do</strong> nº 1 <strong>do</strong> artº 10º).<br />
2.1.1. Auto de eliminação<br />
Nesse auto, deverão constar:<br />
a) a <strong>da</strong>ta de eliminação;<br />
b) o responsável pelo processo (o secretário de justiça);<br />
c) a referência ao diploma que autoriza a eliminação;<br />
d) a referência ao mo<strong>do</strong> de eliminação;<br />
e) a referência à relação de <strong>do</strong>cumentos a eliminar e que deverá ser anexa<strong>da</strong>;<br />
f) a assinatura <strong>do</strong> responsável pelo processo.<br />
Previamente à eliminação propriamente dita, deverá o auto ser homologa<strong>do</strong> pelo presidente <strong>do</strong><br />
tribunal ou pelo magistra<strong>do</strong> <strong>do</strong> ministério público, consoante a proveniência <strong>do</strong>s <strong>do</strong>cumentos. É<br />
exemplo desse auto de eliminação o nº 1 <strong>do</strong> anexo III <strong>da</strong> Portaria, reproduzi<strong>do</strong> na rubrica dedica<strong>da</strong><br />
aos Formulários.<br />
2.1.2. Relação de eliminação<br />
A relação <strong>da</strong> <strong>do</strong>cumentação a eliminar, anexa ao auto, deverá, contemplar os seguintes elementos<br />
informativos (cf.: nº 2 <strong>do</strong> anexo III <strong>da</strong> Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro):<br />
a) enti<strong>da</strong>de produtora (tribunal) com indicação <strong>da</strong> subuni<strong>da</strong>de orgânico-funcional (juízo<br />
ou vara e secção);<br />
b) série <strong>do</strong>cumental (no caso <strong>do</strong>s processos judiciais, o tipo <strong>do</strong> processo);<br />
c) número de referência <strong>da</strong> série na tabela de seleção;<br />
d) <strong>da</strong>tas extremas (no caso <strong>do</strong>s processos judiciais, <strong>da</strong>ta <strong>do</strong> processo mais antigo e<br />
<strong>da</strong>ta <strong>do</strong> processo mais recente objeto de eliminação);<br />
e) número e tipo de uni<strong>da</strong>des de instalação (no caso de <strong>do</strong>cumentação administrativa:<br />
livros, pastas, capas; no caso de processos judiciais: número de processos);
f) dimensão em metros lineares;<br />
g) identificação concreta e individual <strong>do</strong>s processos judiciais a eliminar através <strong>do</strong> seu<br />
número/ano.<br />
Exemplo dessa relação a<strong>da</strong>pta<strong>da</strong> à eliminação de processos é o modelo que se apresenta na já<br />
referi<strong>da</strong> rubrica Formulários (à semelhança <strong>do</strong> referi<strong>do</strong> na remessa de <strong>do</strong>cumentos para arquivo<br />
distrital, também para a eliminação de <strong>do</strong>cumentos, a aplicação Habilus permite construir, para os<br />
processos nasci<strong>do</strong>s na aplicação, este instrumento de descrição).<br />
Estes instrumentos - o auto propriamente dito e a relação de eliminação anexa - referencian<strong>do</strong> de<br />
mo<strong>do</strong> sumário os <strong>do</strong>cumentos objeto de eliminação e eluci<strong>da</strong>n<strong>do</strong> acerca de um ato administrativo -<br />
a eliminação de <strong>do</strong>cumentos - são feitos em duplica<strong>do</strong>: o original fica no serviço de origem, o<br />
duplica<strong>do</strong> é remeti<strong>do</strong> para o arquivo distrital que, assim, passa a deter informação sobre os<br />
<strong>do</strong>cumentos elimina<strong>do</strong>s (cf.: alínea c <strong>do</strong> nº 1 <strong>do</strong> artº 10º).